人事档案管理办法

人事档案管理办法

一、公司员工档案管理规定总纲为更进一步强化公司员工档案的管理流程，确保档案得到妥善保护和合理运用，推动员工档案管理向规范化、制度化、科学化方向发展，依据《中华人民共和国档案法》并结合公司具体情况，特制定本规定

1、员工档案，涵盖了企业在招聘、调配、培训、评估、奖励与处罚、选拔及任用等环节中产生的，关于员工个人历史、政治态度、专业技能水平、工作业绩以及职务变动等信息的书面记录这些资料是全面、历史地评价员工的关键依据

2、在档案的管理过程中，必须严格遵守保密规定，确保档案资料的安全无虞

二、公司员工档案管理职责规定

1、行政部人力资源专员需确保员工档案的正确整理，及时更新包括转正、晋升、奖惩、岗位变动、离职等在内的各项资料，确保档案内容的完整性与信息的准确性

2、行政部人力资源主管负责维护员工档案的安全性、保密性以及保护措施

3、行政部人力资源主管负责处理员工档案的查询、借阅以及转交事宜

4、行政部人力资源主管需向相关部门提供员工情况信息、

三、公司员工档案管理规范

（一）档案内容及分类

1、个人经历资料涵盖个人简历、面试记录、入职资料、身份证明等；

2、评估与考核文件包含面试评价、试用期评估、转正申请、职位变动、晋升及薪资调整等资料；

3、岗位技能与学历证明学历证明、学位证书、培训成绩、职称证书等相关文件；

4、荣誉奖励文件公司或更高层组织颁发的物质奖励、荣誉证书及杰出事迹记录，如优秀员工、劳动模范、优秀党员等；

5、违规处分记录违反公司规定或法律受到的处罚、处分文件及个人反省材料；

6、涉及劳动合同及员工变动的文件涵盖劳动合同文本、员工名录，以及解除或终止合同的通知等文件；

7、其他有助于公司决策的参考资料

（二）档案的整理、鉴定与存档

1、行政部人资专员需及时搜集职工的考察、考核、培训、奖惩、转正定级、调薪晋升等资料，进行整理并立卷，确保档案的完整性

2、对于丢失的档案，应努力寻找；若实在找不到，需记录在案，并在分管领导批准后重建

3、若档案资料不全，行政部人资专员应负责搜集和补充缺失部分，并在分管领导批准后进行归档

4、归档的材料必须经过严格鉴别，确保其真实性和文字的清晰度，手续需齐全须经公司审核盖章或本人签字的文件，应在盖章或签字后存档，确保人与档案一致

5、必须归档的材料应完整无缺对于起止不明确、来源和时间不明的资料，需查明并注明后方可归档

6、不属于归档范围的材料，应记录在册，并转交给个人保存，或交由相关部门保管或处理

7、建立归档材料目录，将最新的职工登记表（履历表）置于首页，其他材料则根据形成时间从早到晚依次排列

（三）档案的保存

1、构建完善的档案管理规则，确保防火、防虫、防湿、防光、防盗等措施到位

2、禁止任何个人擅自持有他人档案或利用档案进行私利活动

3、档案应依据姓氏或拼音顺序编号，并依照既定分类规则装订成册

4、对于退休或离职员工的档案，应单独存放，并在员工退休或离职一年后，若无特别需求，由人力资源部门负责销毁

5、对于解除（终止）劳动合同或被开除的员工档案，在完成相关手续后，由公司行政部人力资源专员在30天内转交给员工本人

（四）档案的借阅与查阅

1、除特殊情况外，档案不得外借查阅如需借阅，必须提交载明理由的申请书，并获得行政部负责人批准后，方可办理借阅手续外部单位借阅时，还需出示工作证或身份证借出的档案必须按时归还，逾期未还者，人力资源专员需及时追回

2、借阅档案时，人力资源专员与借阅者需共同清点材料数量和页数，并进行登记签名归还时，双方需当面交接并签字确认借阅者需确保档案安全，一旦出现遗失、缺页或损坏，应立即追究责任

3、查阅档案时，必须有部门负责人签字外部单位查阅需持单位介绍信及工作证或身份证，并经行政部负责人同意后方可查阅未经许可，不得摘录或复制档案内容严禁对档案材料进行涂改、圈划、抽取或撤换

4、查阅档案需遵循以下规则1档案查阅必须在公司内部进行，并且至少需要两人参与；2在查阅过程中，严禁吸烟等可能损害档案的行为；3查阅人员必须对档案内容严格保密，不得向无关人员透露信息五档案转递

1、档案转递时应指派专人负责，禁止邮寄或由本人携带

2、对于转出的档案，必须仔细填写《档案转递确认表》，并确保其密封包装

3、收件人/单位在确认档案无误后，需在回执上签名并盖章，然后立即返还回执若逾期一周未收到回执，应立即进行催促，以避免档案丢失

（六）处罚规定若出现以下行为之一，根据情节严重程度，主管部门将对相关责任人实施纪律处分或经济处训:rm

1、未建立适当的档案管理制度或档案保管条件不当，导致档案安全受损，造成损失的；

2、档案出现破损、变质、丢失或泄密等情况时，未及时处理导致损失的；

3、未按规定将应归档的文件材料移交至本单位档案机构或档案馆的；

4、涂改、伪造、盗窃档案或擅自提供、抄录、公布和损毁档案的；

5、档案工作人员疏忽职守，导致档案损失的；

6、违反国家档案相关法规的

（七）档案管理人员守则

1、严格遵守档案管理规定，维护保密制度，忠诚履行职责

2、确保档案资料安全，严禁私自移动、分散或销毁档案文件

3、所有资料必须及时记录，并获得部门领导的批准后，才能存档

4、对于需要销毁或处理的档案文件，必须经过记录和批准程序后，方可进行处理

5、档案文件书写必须使用黑色签字笔，确保字迹工整、清晰，禁止使用圆珠笔、铅笔、红色墨水或复写纸进行书写

6、档案管理应遵循仔细鉴别、人与档案匹配、分类精确、编排有序、目录明确、检索迅速、装订规范、存放整洁、查阅（借阅）有相应手续

四、其他事项

1、本管理规定自发布之日起执行

2、根据实际工作需求，公司有权对本管理规定进行适当的补充或修改附件一档案借阅/查阅登记表序号借阅/查阅人借阅/查阅内容借阅/查阅事由预计归还时间归还确认12345附件二档案转递确认表日期转出人接收人转递档案明细、

1、

2、

3、4转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误日期转出人接收人转递档案明细、

1、

2、

3、4转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误本确认—式两联，转出人与接收人各执联档案转递确认表日期转出人接收人转递档案明细、

1、

2、

3、4转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误本确认表一式两联，转出人与接收人各执一联日期转出人接收人转递档案明细、

1、

2、

3、4转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误本确认表一式两联，转出人与接收人各执一联档案转递确认表日期转出人接收人转递档案明细、

1、

2、

3、4转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误本确认表一式两联，转出人与接收人各执一联日期转出人接收人转递档案明细、

1、

2、

3、4转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误本确认表一式两联，转出人与接收人各执一联。