某物流能源集团有限公司费用管理制度

费用管理制度编制财务部审核批准制度名称费用管理制度签发人宋扬签发日期制度编码生效日期第一章总则第一条目的为加强和规范公司费用管理，明确费用开支范围和行为，提高财务管理水平，现结合公司的具体情况，特制定本制度第二条管理制度的依据与原则在公司全面预算管理指导下，财务部对公司的业务活动给予财务监控与管理财务部依据公司全面预算管控的要求，结合公司实际情况制定公司费用管理制度第三条职责

1、财务部负有对费用项目的合法性与合规性、预算执行情况的审核责任

2、各部门主管负有对其所辖部门开支项目的合理性、可行性与计划性的审核责任和控制责任第四条适用对象本办法适用于山东物流集团清恒能源有限公司及下属子公司第五条适用范围

1、本制度适用于公司费用类支出

2、所有开支都应当是公司经济业务活动所必需的，且符合国家法律法规、公司规章制度及支出标准的各项支出第二章原始单据取得及报销单据的要求第五条原始单据的要求

1、原始单据必须是税务局统一印制的盖有税务监制章的发票联或盖有财政监制章的报销联，且用复写或计算机打印原始票据必须清晰注明单位全称、经济业务内容、单价、数量、金额等项目金额要准确，大、小写要一致，涂改无效必须盖有收款单位发票专用章；事业单位的收据，要有财务专用章报销人须对原始单据合法性、合理性、真实性负责

2、发票内容上不能列明具体项目的，可提供明细清单，但要求明细清单上必须加盖开具发票单位印章如开具内容为办公用品、日用品、食品、酒、烟等内容的发票

3、员工不得报销开具内容为礼品费、招待费的发票第六条费用报销时效及报销单的要求

1、费用发生后应及时办理报销手续，财务部有权拒绝报销日起一个月以上的费用报销（以发票日期为准），严禁发票跨年度报销

2、报销单据填写应根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目填写，注明所属部门、附件张数，简述费用内容或事由，力求整洁，不得涂改差旅费相关费用需单独填列，不得与其他费用混合报销报销单摘要栏须简要注明业务发生内容同一报销项目涉及多项内容的须在摘要栏分开填列，如差旅费中的交通费、住宿费、出差餐费；招待费中的餐饮费、食品费等

3、各票据应均匀贴在凭证粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；序列张贴；报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一处，并按金额大小排列；报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；报销单据一律用蓝、黑色钢笔或签字笔填写，报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导审核批准不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理第三章日常费用管理第七条借款及费用报销

1、日常借款日常借款必须为因公借款，借款人填制《借款单》并注明预计还款时间，借款金额原则上不超过借款人当月工资数额，经逐级签字审批后交送财务部，出纳人员根据《借款单》通过网银办理转款，原则上不受理现金借款借款款项须专款专用，不得用于借款单所列内容之外费用的支付，借款人办理借款事项应在借款单预计还款时间内进行冲抵报销，前款不清后款不予办理借款手续；对于跨期借款，将从工资中予以扣除相应借款，当月工资不足扣除的，次月继续扣除，直至还清

2、出差借款预计出差费用在2000元以内，由出差人员个人垫付；超过2000元者，出差员工可通过经审批后的《借款单》向财务部预支出差费用，填写时须注明出差期间、具体行程及预计费用员工出差结束后，应在三个工作日内办理当次出差费用的报销手续，冲抵出差借款,冲抵差额多退少补；不得以任何其他费用票据冲抵出差借款当月工资发放前不能完成冲抵报销，将从工资中予以扣除相应借款；当月工资不足扣除的，次月继续扣除，直至还清

3、费用报销费用发生后，员工根据前述报销单据填制及粘贴要求填写报销单，并按公司报销流程签字审批并交付公司出纳财务部将根据报销日期及公司资金计划安排付款费用报销要求1差旅费差旅费包含因公出差发生的交通费、住宿费、出差补助出差人员需在出差结束三个工作日内填写《费用报销单》并进行签字审批，所报销交通费、住宿费的起止时间和地点须与相应发票日期对应出差人将审批后的《差旅费报销单》附相应票据报财务部，财务部按以下标准审核交通费、住宿费等发票，核定出差补助1）出差人员乘坐交通工具的标准如下:火车动车、高铁轮船职务飞机硬卧及以三等及以软卧一等二等二等下下据实据实报据实据实据实据实据实董事长、总经理报销销报销报销报销报销报销据实报据实报销据实据实报销据实据实报销公司高层人员经济舱销报销报销据实据实据实其他人员经济舱———报销报销报销员工出差乘坐飞机应从严控制一般人员出差，单段路程在1000公里以上或出差任务紧急的，经公司领导批准后方可乘坐飞机2）出差人员住宿标准如下

①出差人员住宿费在规定的标准内凭发票报销，超标准部分自理

②住宿标准计划单列市、省会城市、特区、直辖市每天每个房间为180元，地级市为150元，县级市及以下地区为120元，副总及以上级别的（含顾问）不分区域，每个房间400元，在标准范围内据实报销

③一个地区停留20天以内的，按上述

②住宿标准执行，停留20天以上的，每个按上述

②标准的80%执行

④同性别2人共同出差须住标准间，按1个房间予以报销；同性别3人共同出差的,按

1.5个房间标准予以报销；同性别4个人出差的按2个房间标准予以报销

⑤出差人员由接待单位免费接待，无住宿费发票一律不予报销住宿费3）出差补助标准如下

①出差伙食补助每人每天补助标准为40元

②出差通讯补助一个地区停留20天以内的，每人每天补助20元；一个地区停留20天以上的，每人每天补助15元

③出差补助经财务部统计审核后，纳入当月工资发放4）出差当日返回的差旅费仅补助餐费，标准每人每天20元；若符合在外住宿条件而因工作急需、节约住宿费而返回，经本部门主管签字证明后，可以按照全天出差的规定给予各项补助5）外出参加会议及岗位培训学习期间的费用，凭主办单位出具的会议及培训通知所列费用项目凭据报销会议及培训不统一安排食宿的，按照出差标准报销住宿费和出差补助6）员工出差应按管理权限报批交通费或住宿费超标准的，超额部分自理；特殊原因造成超过所列标准等级的，须经总经理批准后报销7）员工出差因工作原因产生的退票费用（含订票费），须书面说明原因，经总经理批准后凭票据实报销

（2）业务招待费业务招待费是指公司为业务经营的需要而支付的各种交际应酬费，具体规定如下1）业务招待费使用金额由财务部审核，根据来宾的重要程度，招待金额在1000元（含）以内的，由部门主管批准（注市场部500元以下的由大区总经理批准，500-1000元之间的市场部总监批准）；招待金额超过1000元的，须由总经理批准2）业务招待人员原则上应事先根据招待额度书面或邮件分别报部门主管和总经理批准后方可施行特殊情况必须向总经理提前口头声明，获准后方可施行，事后必须补办手续，否则财务部有权拒绝报销3）业务招待费的使用只限于招待来宾用餐、住宿等4）业务招待人员在公司外完成招待任务之后，须及时凭经批准的招待申请和招待费用的正式发票到财务部办理报销手续

（3）车辆费1）车辆费用于核算公司车辆的加油费、维修费、路桥费、保险费等费用的支出2）员工私人车辆用于公司业务的，需签订私车公用协议按照办理公司业务的实际行程，每公里补助

1.2元，公司仅报销因公用车时的路桥费、停车费

（4）业务交通费仅指市内交通费，报销时须与差旅费分开填报员工外出办理市内业务时，原则上应通过综合部申请安排车辆如公司不能安排车辆需员工乘坐公交或出租等其他交通工具，取得发票报销时，须在发票背面注明时间、起止地点及业务事项报销人根据签字审批后的《费用报销单》及相应票据报财务部办理报销结算

（5）其他费用其他费用的报销经审批后实报实销，具体报销事项参照下表□H清恒ENERGY项目相关单据（例举）工资、社保、公积金付款申请单、工资、社保、公积金明细等培训费、工会经费付款申请单、发票、培训通知等财产保险费付款申请单、发票、投保明细等费用报销单、发票等（金额较大的需提供福利费、办公费、通讯费、车辆费、低值易耗合同）品、水电费、劳保费、绿化费、安全费用会务费付款申请单、发票、会议通知、邀请函等维修费、物业费、租赁费付款申请单、发票、合同等中介费代理费付款申请单、发票、合同等广告费、业务宣传费付款申请单、发票、合同等研发支出、运费付款申请单、发票、合同等税费付款申请单、税收缴款单等注首次付款申请提供合同后，下次付款不需再提供；分期付款的，需描述付款进度第四章其他事项第八条本制度如有与国家法律法规相抵触之处，遵从国家法律法规相关规定第九条本制度发布实施前公司与之有关规定，与本制度相抵触之处，以本制度为准第十条本制度由财务部负责解释与修订第十一条本制度发布之日起实行。