某物流能源集团有限公司公文管理办法

山东物流集团有限公司秘密内部普通■••制度编码SCLA002制度页数共20页公文管理办法发布日期2016年5月12日生效日期主办单位集团综合行政办公室2016年5月12日第一章总则第一条目的为适应集团发展需要，推进确保集团公文处理科学化、制度化、建设规则化、流程化和标准规范化，确保集团方针、政策及工作指示等及时上传下达和跟进落实，特根据国家有关规定，结合集团实际，制定本办法第二条本办法适用于集团总部各职能部门以及各权属公司（以下称各单位）公文处理工作第三条本办法所指公文是集团公司及各单位实施领导、履行职能、处理事务的具体特定效力和规范体式的文书，是传达集团公司指示和意图，布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等情况的重要工具第四条公文管理工作是指公文拟制、办理等一系列相互关联、衔接有序的工作第五条公文管理工作，应坚持符合集团实际、准确规范、精简高效、安全保密的原则第二章公文管理职责第六条组织体系及职责分工

1、集团综合行政办公室为集团公文的归口管理部门综合行政办公室负责接收和处理各单位对集团领导的请示、报告，负责处理所有以集团名义上报、下发的公文文件，并对集团下属各单位的公文处理工作负有检查、指导和监督责任每年组织一次各部门公文体系建设的检查

2、各公司办公室为本公司公文的归口管理部门各单位办公室负责本单位上报、下发公文的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实集团下发的工作指令等文件各单位须设专职或兼职文秘档案专员，名单报集团综合行政（仿宋字体三号加粗，顶格）（本页无正文）V（仿宋字体三号）山东物流集团有限公司年月曰发——（仿宋字体四号）送:报-----------》（发、送、报必须至于页面最底端，不可跨页，不需要部分可以删除）山东物流集团有限公司年月日印发X XX山东物流集团有限公司公文审批单编号SCLA00201密级程度编号秘密1内部公开普通1__________标题发送范围拟稿部门拟稿人部门审核相关部门会签综合行政办公室审核分管领导审核总经理审批会议通知山东物流集团有限公司会议名称会议时间会议地点会议主持参加人员会议秘书会议内容（议程）:备注:通知签发发出时间年月曰山东物流集团有限公司会议纪要纪要编号:签发人会议主题时间地点人员主持记录（仿宋三号，首行缩进2字符，

1.5倍行间距,正文—段前段后0行）

一、层次一（黑体三号）

（一）层次二（楷体三号）

1、层次三

（1）层次四编号SCLA00202工作联络函接收单位发出单位接收人发出日期抄送人事项内容（必须明确提出要求完成时间）编制/日期审核/日期签署人承办情况承办人备注

1、联络函发出单位有责任跟进承办单位完成情况，并及时将相关异常情况反馈至办公室

3、承办事宜完成后承办单位需将填写完整的联络函复印件提交相关单位备案（宋体二号加粗、

1.5倍行间距、段前L5行，段后1行，居中）关于***的请示/报告一主报〈送〉人或上级单位名称（例集团财务部）:^~（仿宋体字三号，顶行）正文一（仿宋体三号、首行缩进2字符，

1.5倍行间距，段前段后0行）

一、层次一（黑体三号）

（一）层次二（楷体三号）

1、层次三

（1）层次四妥否，请批示!（仿宋三号字体）/请示单位名称年月日附件8收文登记表收文登记表编号SCLA00203序号文件名称文件编号密级版本份数发文单位收文日期备注填表说明

1、此表由文件接收部门填写；

2、此表由文件接收部门保管，并形成收文台帐山东物流集团有限公司文件处理单编号SCLA00204来文单文号序号位文件标收文时间题内容摘要拟办意见领导批办意见年月日123456789101112领导传阅签名时间办位理见承单处意年月日山东物流集团有限公司督办通知单编号SCLA00205任务名称编.号任务来源/文任务下达人件任务概述承办部门负责人负责人协办部门负责人任务下达时间完成时限任务完成进展未完成情况说明承办部门/负责人签字验收人签字备注注此表随任务交由任务承办部门，任务完成填写完毕后由综合行政办公室留存办公室

3、发文主体集团及各单位、集团本部各部门为发文主体；集团层面项目组织及其它独立机构经集团本部授权后，可作为发文主体第三章公文文种、格式及发文流程第七条公文种类

1、公文文种在集团内部一般采用以下文种决议、决定、通知、通报、请示、报告、意见、批复、函、纪要等

2、公文使用

（1）决议适用于股东会、董事会等会议讨论通过的重大决策事项

（2）决定适用于对内部重要事项做出决定和对重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适应的决定事项

（3）通知适用于发布、传达要求下级单位执行、周知的事项，批转、转发公文

（4）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况

（5）请示适用于下级单位向上级领导就有关事项请求指示、批准

（6）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问

（7）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法

（8）批复适用于答复下级单位请示的事项

（9）函适用于无隶属关系机关之间商洽工作，询问答复问题、请求批准和答复审批事项

（10）纪要适用于记载总经理办公会、经营分析会、总结计划会、工作例会、专题会议等重要会议的主要情况和议定事项第八条公文的格式

1、集团正式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、主送机关、标题、正文、发文机关署名、成文日期、印章、附件、印发机关、印发日期、页码等组成附件11:督办登记表山东物流集团有限公司编号SCLA00206催办记录协办完成时督办单编序号状态任务内容任务来源交办时间交办人承办单位负责人催办实际完备注单位限号催办结果催办人时间成时间1公文文头标识集团本部发文用“山东物流集团有限公司文件”各下属公司文头分别为“单位名称+文件”2公文编号公文编号由“发文单位+发文类别+字+年度+当年顺序号”其中发文单位代字，规定如下山物流，山东物流集团有限公司；山物能源，山东清达新能源发展有限公司；山物清恒，山东物流集团清恒能源有限公司；山物青岛，山东物流集团青岛有限公司；山物万向，山东万向物流有限公司；山物泰山，山东物流集团鲁润石化泰安市泰山区石油化工有限公司山物信息，山东清达物流信息有限公司；山物储运，山东清达国际储运有限公司；山物龙融，山东龙融招投标代理有限公司新成立的机构，由集团综合行政办公室报总经理设定单位代字发文类别，规定如下人，与人力资源管理有关的公文；财，与会计、成本、财务及资金管理有关的公文；建，与工程管理、工程投资及工程设计等有关的公文；法，与法务管理有关公文；综，与行政管理、企业文化、战略发展、技术研发、督查审计、品牌公关和未能纳入上述分类的公文；函，适用于公函3密级按保密程度分为秘密、内部和公开普通三级秘密文件指一旦泄漏，将对集团利益产生重要影响的文件，原则上只发给相关人员阅知内部文件指只适宜在集团内部发放，不宜对外公开的文件，可以下发至相关主管阅知公开普通文件指可以对外公开的文件如会议通知、一般事务性公文、经验介绍、企业宣传资料等

（4）公文主体部分印刷板式用纸采用60克/nWO克/nf胶版印刷纸或复印纸，纸张白度为85%-90%；开本米用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为21mmX297mm；版心与页面版心尺寸为156mmX225mm（不含页面），公文用纸天头（上白边）为37mm士1mm,公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm;行数与字数一般每页22行，每行28字，行间距用3号汉字高度的7/8,特殊情况可以做适当调整；标点采用规范的全角标点，符合中文排版规范标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类除制度、规章名称加书名号外，一般不用标点符号标题行间距为段前L5行，段后1行，用二号宋体字加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，且为L5倍行间距正文一般用单号仿宋字体，编排主送单位下一行，每自然段左空2字，回行顶格，

1.5倍行间距数字、年份不能回行文中结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“

（1）”文中小标题第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体标注签发人上行文应当标注签发人姓名签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名签发人必须是本单位正职或主持工作的领导签发人平行排列于发文字号右侧发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用三号仿宋字体，“签发人”后标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名附件公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称在正文下一行左空2字符用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称附件名称后不加标点符号附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”成文时间以领导人签发日期为准用宋体加粗汉字将年、月、日标全

（5）公文署名在正文（如有附件，则在附件下方）下成文时间前用三号仿宋字体署发文单位名称

（6）文尾部分对上级单位用“报”；对同级或不相隶属的单位用“送”；对下属单位用“发”排版时遇末页仅有发文单位及日期而无正文的在末页第一行顶格用三号仿宋体字加粗标注“（此页无正文）”字样

2、非正式公文（包括会议通知、工作联络函、请示、报告、申请等）其格式参考附件第九条公文的审批流程

1、正式公文审批流程编制（拟稿人）一部门审核（部门负责人）一相关部门及领导会签（如无，可缺省）一主管领导审核（如无，可缺省）一审核（各公司办公室）一签发（集团总经理/下属公司总经理）一编号下发及备案（各公司办公室，下属公司同时报集团综合行政办公室备案）

2、非正式公文由行文部门的负责人签发，会议纪要由会议主持人签发

3、公文用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订

4、会议通知会议通知格式模板以附件4为准

5、会议纪要会议纪要格式模板以附件5为准

6、工作联络函工作联络函格式模板以附件6为准

7、请示/报告请示/报告格式模板以附件7为准第十条公文的发文流程

1、对集团范围内发文时，统一由综合行政办公室编号发文

2、公文签发后，除秘密件外，文件应在内网工作平台发布

3、以集团名义下发的编号公文必须按拟稿、会签、审核、签发、跟踪督办等程序执行

（1）拟稿拟稿要符合集团有关规章制度；情况真实，观点明确，文字精练，条理清楚，层次分明，用词准确、规范，简明扼要；文种、格式、密级、行文符合规定；文件实施日期要尽可能明确拟稿单位领导要对文稿进行审核需书面审签公文文件拟稿单位在组织签发前须详细填写“公文审批单”见附件32会签拟稿单位自行牵头组织会签，原则上在会签前应发征求意见稿至相关单位征求意见；会签时间根据文件紧急程度规定的时间而定，一般不超过2日会签单位如有意见须注明，以供拟稿单位和签发领导参考3主管领导审核审核的主要内容包括公文内容与国家的方针政策、法律、法规及集团其他规章、制度是否一致；要求和措施是否明确具体，切实可行；文种使用是否妥当4办公室审核审核的主要内容包括是否需要行文，以何种名义行文；公文体式、文种、行文是否符合规定；各公文内容的一致性文字表述是否精练通俗易懂，有无错别字，标点使用是否正确，文笔是否通顺流畅，前后行文逻辑思维是否合理；公文审批经过的流程是否完整5签发集团发文由总经理进行签发，各公司发文由公司总经理进行签发6跟踪督办各单位办公室为本公司公文跟踪督办的归口管理部门发文后，拟稿部门负责对发文的执行情况进行跟踪督办根据事项的重要、紧急程度，适时向承办部门人发出文字或口头通知，加以催办，直至落实完毕跟踪督办结果报各单位办公室7备案各下属公司下发正式公文，须报集团综合行政办公室备案第十一条公文的收文流程

1、集团总部收文流程签收、登记（综合行政办公室）一筛选（文秘）一拟办（综合行政办负责人）一批办（分管领导）一承办/传阅（承办部门）一督办（综合行政办公室）一反馈（承办部门）一存档（综合行政办公室）

（1）签收、登记，外来文件由综合行政办公室文秘统一签收，并填写《收文登记表》（见附件8）其他部门收到外来文件，须转交综合行政办公室签收

（2）筛选，综合行政办公室文秘对于与业务关联不大、属于广告性质、发放范围较广的来文可剔除

（3）拟办，综合行政办公室文秘填写《文件处理单》（见附件9）,由综合行政办公室负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，与文件一起呈交分管领导者审核定夺

（4）批办，分管领导将对公文的处置意见填写到《文件处理单》批示处，由文秘交承办部门或承办人

（5）承办，承办部门或承办人按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题

（6）传阅，指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读；告知性的公文需要传阅到下属公司班组

（7）督办，由综合行政办公室根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查，对承办部门下发《督办通知单》（见附件10）

（8）反馈，承办部门或承办人将公文承办结果反馈给批办人

（9）存档，处理完毕的公文要按照《山东物流集团有限公司档案管理办法》进行编号存档

2、其他部门收文流程签收（部门文秘档案纪要专员）一批办（部门负责人）一承办/传阅（承办人）一反馈（承办人）

（1）签收来文时，内部文件由部门专职或兼职文秘档案专员负责签收，并填写《收文登记表》，并呈交部门负责人外部文件须转交集团综合行政办公室签收

（2）批办部门负责人对文件提出处置意见，并转交给承办人

（3）承办/传阅承办人根据批示处理公文所针对的事务需要传阅的，须由部门员工签字阅知

（4）反馈承办人将承办结果反馈给批办人第十二条公文的日常管理要求各单位办公室管理人员应根据各自的职责权限，及时将有关资料整理编号存档，保证公文齐全、完整，便于保管、查找和使用

1、各部门应建立收发文台账通过0A网络发布的文件，也要在台账中做好登记

2、存档保管分工

（1）各公司公文和召开的会议所形成的文件、材料、领导讲话等，由办公室存档保管

（2）各部门公文，由各发文单位存档保管，同时需提交一份给办公室备案

（3）两个以上单位联合召开的会议形成的文件、材料，由主办单位存档保管，其他单位存复制件

3、存档保管方式遵照集团《档案管理办法》规定，书面公文资料应编号装订存档,相应公文电子文档必须存盘备份第四章附则第十三条各下属公司、各项目部上报集团的文件，必须报送至集团综合行政办公室，由综合行政办公室统一转发批办第十二条本制度自公布之日起开始实施如有相关旧制度与本制度产生矛盾时，以本制度为准第十三条本制度由集团综合行政办公室负责编制、修订、解释、归口管理附件L集团公文格式模板附附件7请示/报告公文格式模板件2正式公文审批流程附附件8收文登记表件3公文审批单附件4附件9文件处理单会议通知模板附件5会议附件10督办通知单纪要模板附件6工作联络附件11督办登记表函模板附件1:集团公文格式模板山物流（综）字（年度）号A（宋体二号加粗、

1.5倍行间距、公文标题段前

1.5行，段后1行，居中）-（仿宋三号，顶格）主送机关:（首行缩进2字符，仿宋字体三号、

1.5倍行间距、正文^段前段后0行）

一、层次一（黑体三号，首行缩进2字符）

（一）层次二（楷体三号，首行缩进2字符）

1、层次三

（1）层次四附件——（正文下空一行，首行缩进2字符，仿宋字体三号、

1.5倍行间距、段前段后0行，附件名称后不加标点）。