有限公司行政档案管理制度

企业行政档案管理制度第一章总则第二章

1.为加强企业行政档案管理，充足运用行政资源，发挥行政档案为各职能部门工作服务的作用，使企业对行政档案管理愈加原则化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》的规定，并结合****企业的J实际状况，特制定本行政档案管理制度第三章行政档案的I范围

2、本制度合用于******有限企业第四章本制度规定了企业行政档案的保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理规定我司日勺详细行政档案包括，财务资料、人事行政档案、技术文献、质量体系文献、专利资料、认证资料、供销协议、学习培训资料、原则化文献、基建图纸、企业平常会议、收文发文等行政资料、设备阐明书、图书、音像资料、照片、荣誉证书等有关档案资料第五章行政档案管理的职责

4、由行政档案管理员负责企业行政档案代I保管、定期检查和管理工作，并负责借阅档案的审批，保证企业行政档案日勺精确、安全、完整

5、档案管理人员按照企业行政档案日勺整顿规定，负责定期整顿多种档案资料，装订成册，统一编号，并移交档案室统一保管

6、档案管理人员应对某些常用文献进行扫描，做为电子档保留

7、档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案的安全、完整负责行政档案借阅登记表偿还日期文献名档案号借阅人备注日期行政档案销毁登记表日期文献名档案号执行人备注

8、综合办负责对企业行政档案的管理进行不定期的检查第六章总经办负责对本制度日勺执行监督，并负责到期档案销毁的审查第七章企业行政档案时寄存应做到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光不容许随便堆放，保证企业行政档案完整无损第八章行政档案时归档

11.归档范围但凡我司在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕日勺、具有查考保留价值日勺多种文字、图纸、表格、声像等不一样形式和载体的I文献材料，均应依法归档，任何人不得以任何理由扣留需要存档H勺文献

12.归档时间

1、文书档案本年度各部门形成的J多种不一样形式和载体的文献材料，应于完毕工作后一周内移交档案室保管

2、会计档案由财务部门立卷保管

3、人事档案由人事部门立卷保管

4、技术档案由技术部门立卷保管

5、设备档案按同一设备仪器名称，含设备购置协议、固定资产验收单、阐明书、维修保养手册、合格证、安装、调试、验收记录等文字材料，由设备科搜集整顿设备投入使用后及时移交档案室保管

6、声像档案在每项工作活动完毕后即时整顿移交档案室保管

7、实物档案所获荣誉证书、奖品、铜牌等准时间次序即时交档案室保管

13.归档规定:

（1）、归档的文献材料应为已结束的工作（或项目）的所有文献材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不一样形式和载体日勺文献材料齐全完整，按照文献材料的形成规律及其内在联络，进行分类、立卷，使案卷能对的反应出工作活动的真实状况，便于保管和运用

（2）、归档的文献材料一般一式一份重要或运用频繁日勺，可酌情增长归档份数

（3）、凡归档的文献材料，其制作材料必须利于长期保留，同步要保证图样清晰，字迹工整耐久，签订完备严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文献第九章

（4）、各部门将文献材料和案卷向档案室移交时，应编制《行政档案移交登记表》（附录1）一式二份，经交接双方查对签字后，各留一份，以备考察第十章

14、档案管理员应根据本制度，及时对有关文献进行存档，建立立卷号，并保证立卷号的唯一性，填写《行政档案存档登记表》（附录2）第十一章行政档案的借阅

15、我司内部人员借阅企业行政档案经部门领导同意后，可直接到档案室借阅,档案保管人员应及时提供有关文献资料

16、外单位人员因公需要查阅我司行政档案时，应持有查阅人身份证件，经有关部门负责人同意，报综合办同意，方能由档案管理人员接待查阅同步，档案管理人员应详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、档案名称及查阅理由等

17、企业行政档案一般不得带出室外如有特殊状况，需要带出室外复制或借出我司H勺行政档案，必须填写《行政档案借用申请表》（附录3）,经有关部门负责人、分管副总同意，同步在《行政档案借阅登记表》（附录4）上进行登记，注明借阅用途、偿还时间第十二章需耍带出档案室借阅的行政档案文献复印件，由行政档案管理员复印，加盖查询章，并由借阅人填写《行政档案借阅登记表》（附录4）第十三章查阅或借阅企业行政档案日勺人员不得对档案文献进行涂画、抽换、污染和损坏,如需拆封档案，需要由档案管理员进行拆封第十四章行政档案时销毁企业行政档案保管期满需要销毁时，由企业行政档案管理人员提出销毁意见，编制《行政档案销毁登记表》（附录5）,列明销毁行政档案的I名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容档案的I销毁鉴定工作由综合办组织“档案销毁鉴定小组”负责，鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，并报总经理同意后方可销毁并及时向主管档案工作H勺领导写档案鉴定汇报和阐明第十五章

22、销毁档案时必须注意保密，并指定专人（二人以上）监销第十六章

23、保管期限届满的文献中，部分经核定仍有保留参照价值者，档案管理人员应将《行政档案存档登记表》（附录2）及《行政档案销毁登记表》（附录5）附注在其保留文献上，并注明部分销毁之日期第十七章惩罚措施

24、私自在档案文献上涂画、拆封的罚款100元第十八章污染和损坏档案日勺，罚款200元第十九章抽换、遗失档案H勺，报请总经理处理第二十章附则

25、本制度由综合办起草，并经总经理同意公布

26、本制度自总经理同意之日起生效行政档案移交登记表送交部门送交日期序号文献名称文献内容描述备注交件人签名:收件人签名:行政档案存档登记表送存日期文献名送存人立卷号备注部门申请部门申请日期借用档案借用档案名称用途使用时间原（复印）件数量行政档案借用申请表总经理:部门负责人:申请人:。