档案的规章管理制度（20篇）

档案的规章管理制度档案的规章管理制度档案管理制度的特点.指导性和约束性制度对相关人员做些什么工作、如何开展工作都有一定的提示和指导，同时也明确相关人员不得做些什么，以及违背了会受到1什么样的惩罚因此制度有指导性和约束性的特点、鞭策性和激励性制度有时就张贴或悬挂在工作现场，随时鞭策和激励着人员遵守纪律、努力学习、勤奋工作

2、规范性和程序性制度对实现工作程序的规范化，岗位责任的法规化，管理方法的科学化，起着重大作用制度的制定必须以有关政策、法律、3法令为依据制度本身要有程序性，为人们的工作和活动提供可供遵循的依据档案的规章管理制度（通用20篇）在日新月异的现代社会中,制度使用的频率越来越高,制度泛指以规则或运作模式,规范个体行动的一种社会结构这些规则蕴含着社会的价值,其运行表彰着一个社会的秩序大家知道制度的格式吗？以下是小编收集整理的档案的规章管理制度（通用20篇），仅供参考,大家一起来看看吧档案的规章管理制度1第一章基本原则第一条为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》特制定本制度第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、按月立卷每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份1分散装订根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起2止日期、号码、装订人签章等3二会计账簿各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外,其它均需整理妥善保管会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写结转下年〃样,不填其它内容1会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账面是否齐全,是否按顺序排列2活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账壳，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册不同规格的活页账不得装订在一起3会计账簿的装订顺序、会计账簿装订封面；

4、账簿启用表；a、账户目录；b、按本账簿页数，顺序装订项页；c、会计账簿装订封底d装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象e账簿装订的封口处,应加盖装订人印章56装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行7存款日记账、分户明细账、辅助账8三会计报表会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管第三条会计档案的归档保管（-）当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由业务人员保管一年,期满后转入档案室并由专人保管调阅、销系列工作

（二）会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、

（三）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收

（四）磁性介质会计资料的归档年度终了，系统管理员将当年账簿、报表等会计电算化资料备份并详细标注，装盒交档案室归档包括:会计年度数据备份盘；同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件；操作人的密码、操作日志等其他会计资料会计档案磁性资料保管期限与书面资料一致会计软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改后五年以磁性介质保存的会计资料，根据保管期限,由系统管理员定期复制,且应标识清楚,双份归档,异地存放第四条会计档案的保管期限会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类定期保存的会计档案其保存期限从会计年度终了后的第一天算起，分为年、年、年、年、年类详见附表一3510第五条会计档案的借阅15255（-）建立会计档案清册和借阅登记清册

（二）凡需借会计档案的人员，须经领导批准后，方可办理调阅手续

（三）借阅会计档案人员,不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,更不得抽换

（四）借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,特殊情况,须经局领导批准,需要复制会计档案的,须经局领导批准后方可复制档案的规章管理制度7

一、总则.为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度

1、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录公2司档案分为受控档案和非受控档案、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）结案后及时归档工作变动或因故离职时应将经办3的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁

二、文件材料的收集管理.公司指定专人负责文件材料的管理、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归1档

2、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案会议文件由行政部收集3

三、归档范围.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等

1.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计2报表及简报

3.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料

4.本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等5

四、归档要求

6.档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系,区别不同的价值，便于保管和利用

1.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请2示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档

3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年

4、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定5稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰

五、档案管理人员职责

6.按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档

1、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安2全3

六、档案的利用.公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后,方可借阅其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,1受控文档的借阅要由总经理签字批准.档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告，报总经理处理

2.必须严格保密，不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任

3.不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制

5.必须爱4护档案，保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等

6、不准转借,必须专人专用

7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续档案的规章管理制度8

一、文书档案归档制度.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理

1.各部门形成的文件、材料由兼职档案员（各部门内勤）收集、审定、整理、立卷

2.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象

3.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档.凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素4笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写

5.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室6统一登记、立卷、归档管理7

二、专职档案工作人员岗位责任制认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爰本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案

1.工作各项规章制度.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作档案质量和工作质量符合规范”要求

2.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作.负责档案库房各项制度的落实

3.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果,认真总结经验，为领4导决策和机关各项工作提供优质服务5

三、兼职档案工作人员岗位责任制.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作

1.兼职档案人员要热爱档案工作,熟悉业务,工作认真负责，把好案卷质量关,按时完成兼管档案的任务

2.兼职档案员应于次年月底前,将整理好的档案向档案室移交.严格执行各项档案管理制度

32.接受本公司专职档案员的监督指导努力学习档案业务知识，不断提4高业务水平

5、部门立卷制度.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围

1.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、2立卷.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量3

五、档案保管制度.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作

1.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序,查找方便

2.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还，防止丢失

3.库房要保持清洁卫生,温度要经常保持在匚相对湿度要保持在防止危害档案的现象发生414—

24.档案库房内做到“八防〃即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、45—60%,防鼠、防虫，定期检查

5.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具

6、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗,确保安全

六、档案保密规则

7.档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则，认真执行各项制度

1.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准2并在指定时间内归还档案室.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室

3.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中,要及时交给档案管理部门

4.对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定,严肃处理并追究其责任5

七、档案借阅制度.借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续.凡借阅档案,需经主管领导批准外单位人员借阅档案，应持单位介1绍信，经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还

2.借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密，不得以任何理由转借他人.借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料

3.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好4无损时，方可办理归档手续对摘抄、复制的档案材料，经认真核对,正确无5误时,方能签字盖章一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任

6.

八、其他解释权归公司行政人事部档案的规章管理制度9

一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全

二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续

三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责

四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档

五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档

六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理

七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档

八、归档资料必须符合下列要求

①文件材料齐全完整；

②根据档案内容合并整理、立卷；

③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明确切，便于保管和利用

九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导

十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并根据有关规定的酌情处置

十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作档案的规章管理制度10第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息,制定本制度第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风具体要求参照公司综合档案管理办法第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供涉及调度地理信息系统数据更新的,应同步更新第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的,应按要求归档第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存,需要留存备用的可留复印件第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法档案的规章管理制度11

一、干部人事档案直（借）阅制度.查（借）阅人员必须是名中共党员，持有《查阅干部档案审批表》和《查阅干部档案介绍信》，不得凭借调查证明材料介绍信”和其它联系工12作介绍信查阅干部人事档案.干部人事档案管理部门,应根据规定,确定是否提供和提借什么材料,并对提供查阅的档案进行登记

2.任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案

3.查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂4改、折叠,不得抽换、拆散档案材料

5.未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章6后,方可使用、干部人事档案一般不借出因特殊需要（干部死亡、办理退休允许借一次）须按查（借）阅干部人事档案的审批手续办理（必须是正科级单位7政工人员），并填写借出登记借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还（最多不超过天）

二、干部人事档案计算机管理制度

15.爱护机器设备,熟悉机器性能，按程序规范操作.充分发挥《干部人事档案管理信息系统》的功能，建立完整的档案信1息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四2统一”管理.以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护,确保信息内容的准确、完整和新鲜

3.新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；干部档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作

4.对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容.不得随意使用外来磁盘,确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故5障造成信息的损坏或丢失

6、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息,贮有保密信息的载体严禁外传软件应由专人保管

7、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务

三、干部人事档案材料收集补充制度

8.按照中组部《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干1部材料,充实档案内容I.收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料,未经组织同意,个人提供的材料不得收集

2.凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写干部履历表和干部自传〃，审核后,补充进干部人事档案3工作实绩、工资待遇等内容的文件材料,是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度,严密保管,确保档案的完整与安全第二章体制、任务和人事档案干部第五条人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质,努力做好本职工作第三章人事档案材料的收集范围与归档要求第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容具体收集归档范围见附件第九条公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料,在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆第十条收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值需经组织审查盖章或本人签的,应在盖章签后方能归入人事档案第十一条不属于档案范围的材料,不得擅自归档，经过鉴别,可分别情况予以处理凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审.干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内,将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档

4、掌握形成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料

5、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料内容

6、干部人事档案材料鉴别归档制度!1!、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续.对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴7别,不属归档的材料不得擅自归档

1.归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备、不属归档范围的材料，可分别情况，予以处理凡销毁材料，必须2详细登记,并报主管负责人审查批准

3、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料,必须经过复4制方可归档.归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷5

五、干部人事档案转递制度.转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全.县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档6案

7.转出的档案必须完整齐全,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出

8.干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带9转递档案必须填写〃干部人事档案转递通知单，办理登记手续接受单位收到档案后,应认真核对,并在〃干部人事档案转递通知单〃10的回执上签名盖章，立即退回逾期一个月未退回，转出单位要查询,以防丢11失、干部人事档案应随着干部的‘工作调动或职务的变动及时转递,避免人档分离

7、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章

六、干部人事档案检直核对制度

8.干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对,一般每半年核对一次,发现问题,及时解决

1.凡提供利用的干部人事档案,在收回时,要严格检查，经核对无误后,方可入库

2.整理好的干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对,发现差错,及时纠正

3、转出和接受干部人事档案时,应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料

4、凡收集的干部人事档案材料,应检查是否属于归档材料,是否完整齐全,是否符合归档要求,是否手续完备

5.输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用6

七、干部人事档案保管保密制度.严禁按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好干部人事档案的保管保密工作

1.干部人事档案管理部门,应设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜,妥善保管干部人事档案

2、干部人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度

3、干部人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理管理人员工作变动时,必须办理好交接手续

4.非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室）.严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部5政治历史问题或其它重要问题的材料

6、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容

7、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所

8、在工作中形成的各种草稿、废纸等,不得乱扔、乱抛,一律按保密纸处理或销毁9

八、送交干部人事档案材料制度各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度

1..干部人事档案材料的形成部门,应在材料形成的一个月内,主动送交干部人事档案管理部门归档

2.任何组织与个人,不得以任何理由积压、滞留应归档的材料.干部人事档案管理部门,应与各有关部门建立联系制度，保持收集材3料的渠道畅通

4、干部人事档案管理部门,对未能按时递交档案材料的部门,应主动与有关部门联系

5、发现递交归档的材料,不符合归档要求的,及时通知有关部门补送或补办手续6

九、干部人事档案管理人员职责按照干部管理权限保管应管干部的人事档案,为国家积累档案史料；.收集、鉴别和整理干部人事档案材料L.办理干部人事档案的查阅、借阅的转递；

2.登记干部职务、工资的变动情况；

3.为有关部门提供干部的情况；

4.做好干部人事档案的安全保密、保护工作；

5、调查研究干部人事档案工作情况,制定规章制度,搞好干部人事档案6的业务建设和宏观业务指导；

7、推广、应用干部人事档案现代化管理技术；、定期向档案管（室）移交死亡干部的档案；

8、办理其他有关事项9档案的10规章管理制度12

一、目的为使学校人事档案管理与利用有章可循,特制定本规则

二、内容.归档制度对资料进行鉴别,看其是否符合归档要求1按照资料属性、内容,确定其归档的具体位置1将资料放入档案,并输入资料库

2.核查制度3检查核对一般定期进行但突发事件之后或对有些档案发生疑问之后也2要进行检查核对.保卫制度、指定专人负责档案保管

3、备齐必要的存档设备

1、档案柜保持清洁,不准存放无关物品

2、不得擅自将人事档案材料带到公共场合3统计制度4人事档案的数量

4.人事档案材料收集补充情况1档案整理和保管情况2档案及设备利用情况3转递制度4档案转递一般由工作调动等原因引起，

5.取出应转走的档案;填写人事档案转递记录；1按发文要求包装、密封

2.借档制度3由有关单位部门开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由,并加盖6公章12其次,人事档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料；3证明材料由人事处审阅,加盖公章,然后登记、发出档案的规章管理制度13第一章、总则第一条:为规范人事档案管理工作,提高档案管理水平,有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为怡通集团各项工作服务，特制定本管理制度第二条人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的,是选贤举能,知人善任,历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据第三条:本制度适用于怡通集团总部及其各子公司第二章、管理职责第四条:集团企业管理部人事档案管理的职责、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；a、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作；、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作；、负责对各子公司的c d员工人事档案管理工作进行检查与督导e第五条集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为第六条各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求建立规范的人事档案管理；负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作第七条人事档案一式两套（原件由各子公司行政部保管、复印件由集团人事部统一管理），是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成,主要有如下几类；、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等）、考核、考察材料；ab、奖励及处分材料；c、培训记录及外训协议等材料;、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料；d、其他可供企业用人参考的资料e第四章、档案编号管理f第八条各子公司行政部门必须按照管理系统中的员工编号（即:工号）进行编号,每个档案做一个标记,方便查找0A由其他单位转入的员工档案，按照转入单位的编号更换编号（转出单位100办理离职手续）第五章、人事档案的收集与整理第九条日常收集员工履历表、试用期考评表、各种奖励、职务任免、岗位/待遇调整表、续签合同等材料各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的七日之内（试岗期结束），必须将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档第十条各子公司行政部门的人事专员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作新员工报到时新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入

1.新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号（口取纸）、员工姓名、性别结束试岗期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人意见签署）；身份证（双面都印在同一页上,纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；A

4.员工办理正式入职手续时员工结束七天试用期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进2行再次归档（）《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人1意见签署）；）（（身份证双面都印在同一页上,纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件2A

4.员工办理转正手续时员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集3齐后，归入该员工的档案袋该员工的《应聘求职表》、《试用期考评表》；《劳动合同》、《保密协议》；第十一条每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷人事档案的收集范围本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料第十二条:在整理过程中，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料第六章、人事档案的借阅与移交第十三条:凡借用人事档案,必须填写《人事档案借阅登记表》，由人力资源部门的负责人核实理由，经企业管理部领导签批后，方可借出,借出的档案必须在天内归还，如确因工作需要，可办续借手续借阅档案的人员,对档案应妥善保管,不得遗失、泄密和污损,不准抽换、折卷和转换,不得复印7第十四条人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种第七章、其他规定第十五条凡是公司的员工（正式员工、试用员工和临时员工）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定第十六条档案管理人员应具有良好的思想素养，按受过正规的档案管理培训,在工作中须严格遵守保密制度第十七条不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁第十八条集团人事部定期或不定期地对各子公司的人事档案管理工作进行检查与督导,检查中凡发现不按照以上规定予以办理执行的,视情节轻重,处罚人事档案管理员元,其所属各子公司领导负连带责任,处罚元50-200第十九条各子公司人事档案管理人员是定岗管理，凡与原人事档100—200案管理人员的变动（包括换岗、离职、增减其他工作量）的，必须报经集团企业管理部，批准后方可执行,否则直接处罚当事人元,各子公司相关领导承担连带责任,处罚元50—200第二十条:奖惩投诉50—200员工对本人或他人的奖惩在以事实为依据的前提下可以越级投诉,也可以直接投诉到集团人事部受到投诉的奖惩在抽查时可暂停,待调查清楚后再予以处置.投诉调查结果属实的,撤消原奖惩决定,可以对员工投诉他人奖惩的进行表扬奖励

12.投诉调直结果不属实的，维持原奖惩决定,并对投诉员工进行教育,要规范其行为和思想,注重事实；若纯属造谣生事的,可以对投诉员工予以行政记过处罚第二十一条:本制度最终解释权归集团企业管理部第二十二条:本制度从下发之起实施档案的规章管理制度14为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法

二、档案管理内容.员工入职档案个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、1离职证明、各类合同及协议.员工培训档案培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表

2、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理

3、员工离职档案员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系,死亡等情形4

三、档案相关规定.基础管理1原则分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核

1.1查,如有虚假,可不予录用和解聘处理

1.2对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案13登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号,人事档案原则上是永久保存当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人

1.4力资源部归档,原件当场查验调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案在其报到新岗位前,对调入或新建立的档案都应登记

1.5对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字

1.6清楚、手续齐备材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档员工离职档案每月清查,另外存档,档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗年止）

1.7人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁8档案应分类编号存放,一个员工一个编号,防止重名重姓员工档案交

1.8叉,制电子目录,以便查阅

1.

9.档案的查、借阅档案分为保密与非保密,保密档案禁止查阅,只能在档案室阅览,不2得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》

2.1（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案

2.2公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部

2.

32.4（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）

2.

5.查、借阅档案注意事项不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料3不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行

3.1政人力资源部经理同意

3.2查、借阅者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节严重,予以惩处.档案的销毁

3.3公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料4某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销

4.1毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁

4.2经批准销毁的人事档案,人力资源部须认真核对,将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表43永久保存

四、制定、修订、废除与实施本管理办法经行政人力资源部经理批准后,由人力资源部实施,修订和废止亦同档案的规章管理制度15第一条人事档案的内容员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料其内容主要包括.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历,自传材料；

1、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价,对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料；

2.对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料；.记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；3查批准4，由专人负责监销第十二条人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写？第四章人事档案的管理和利用第十三条人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费第十四条对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决严格执行保密制度,确保档案的绝对安全和准确无误第十五条根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房,配置铁质档案柜库房内应保持清洁,整齐和适宜的温湿度第十六条档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行第十七条严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案不得在电话里泄露档案内容第十八条做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室办理有关材料应认真核实签署意见并加盖济南啤酒集团总公司人力资源处〃公章,方能有效第二十条对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查（借）阅制度》办理第五章档案的转递第二十一条人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信,一般介绍不予办理.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级5各类表彰、奖励的人事材料第二条人事档案保密规定公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁,并且必须严格保密,不得擅自向外扩散第三条员工个人情况变更规定.员工进入公司后,由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家1庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目、项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的2资料第四条员工人事档案的使用员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析,了解公司人员结构的变动情况,为制定公司人力资源发展规划提供依据公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用,充分发挥员工档案材料的作用,为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础档案的规章管理制度16第一章总则第一条人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据第二条员工人事档案由人力资源部集中保管,其任务是收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具调查研究档案工作情况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化第三条贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定,结合我司的实际情况制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度,同时确保档案的安全第二章人事档案归档范围和要求第五条归档范围

（一）在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料

（二）鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料;民主评议干部的综合材料,组织审定的考察材料等

（三）审计工作中涉及个人的有关处分材料

（四）成人教育（大中专）、党校、学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料

（五）评聘专业技术职称工作中形成的有关材料专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等

（六）政审工作中形成的材料调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的意见,检查交代或情况说明材料;作为结论依据的调查证明、证据材料甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料

（七）更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料;个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料,上级批复等材料

（八）党、团组织建设工作中形成的有关材料、中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;团员登记表、1民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料;取消预备党员资格的组织意见,退党材料.中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料.加入民主党派的有关材料2

（九）表彰奖励活动中形成的有关材料3劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表,立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料

（十）纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料;处分决定,免予处分的意见，上级批复,核实（调查）报告,本人检查、交待、对处分决定的意见;撤消处分的有关材料;法院判决书;复查甄别报告,决定（结论）、上级批复等

（十一）任免、调动、军队干部转业安置工作中形成的有关材料任免审批表;考察材料;军队转业干部审批表揭予（晋升）军（警）衔审批表;转业鉴定;定职、定级材料;离退休审批表等材料

（十二）考试录用形成的有关材料录用审批表，聘用审批表和合同书,政审结论和有关证明材料,辞退材料,辞职审批材料等

（十三）办理工资、待遇等工作中形成的材料转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表;享受专家特殊津贴的呈报表;解决各种待遇问题的审批表，批复材料等

（十四）办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料因公出国（出境）审批表、备案表;因私出国（出境）审批表等材料

（十五）参加区县级以上（包括区县级）党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议的代表登记表等

（十六）健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料,新录用人员体检表等

（十七）其它起重要依据作用的材料第六条收集方法

（一）为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料,充实档案的内容

（二）建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档

（三）有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等,并及时将这些材料补充进员工档案

（四）人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定,主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序,以使员工档案材料及时完成归档档案的规章管理制度17

（一）干部人事档案材料收集制度.严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围,认真做好干部人事档案材料的收集与补充工作;

1.档案工作人员要积极主动地与干部人事档案材料形成部门取得联系，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动地索要应归档的人事档案材料；

2.干部人事档案材料的形成部门，应在形成正式材料后的一个月内,将材料送交校档案馆人事档案室归档；

3.档案工作人员对收集的干部人事档案材料,要认真进行核对,对缺少的材料要逐一进行登记,及时催要,对不符合归档要求的材料,要及时通知4形成档案材料部门补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定认真办理;.对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门

（二）干部人事档案材料鉴别、归档制度5严格把好干部人事档案材料入口关〃，对收集的档案材料要认真鉴别,严格审核；

1..归档材料必须是办理完毕的正式材料；.归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完2备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期;需经组织审查盖章或3本人签字的,盖章签字后方能归入档案；.残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料,不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档；4（.干部人事档案材料应统一使用开纸厘米），材料左边应留出厘米的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和51619x

26.5复写纸书写,不得用计算机打印签名；2—

2.

5.凡属于应归入干部档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷,零星档案材料每两年装订入卷一次6

（三）干部人事档案直（借）阅制度.查（借）阅干部人事档案必须是中共党员，并填写《查阅干部档案审批表》，由查阅单位负责人签字,档案馆领导审批后,方可查（借）阅；

1.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案;.查（借）阅档案时,档案工作人员应根据规定,确定是否提供或是确定2提供材料的范围,凡与查阅内容无关的材料,不得翻阅,并对提供查阅的档案3进行登记；.查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容；.查阅人员未经许可,不得擅自摘录或复制档案内容；

4.查阅人员必须爰护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、5抽取、增添、撤换、损坏档案;违反者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪6律处分;假公济私者,按违犯《中华人民共和国档案法》处理；.档案一般不外借,特殊情况须借用时,要说明理由，经档案馆领导批准,严格履行借阅手续,方可借出,借阅档案一般不超过天,并不准擅自复制、7抄录及转借他人;不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友15

（四）干部人事档案转递制度.转递干部人事档案必须做到及时、准确、安全；.干部因工作调动或职务变动档案转出，档案工作人员在接到调档函后，1经人事处签章及档案馆领导审批后，一个星期内将档案转给新的主管单位；

2.转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的检查、整理装订,不得扣留材料或分批转出；

3.转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记,严密包封；

4.干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带；

5.转出的档案逾期一个月未收到回执的,应发函或打电话询问,以防丢失；

6.收到转递来的档案,经检查核对无误后,应在回执上签名盖章退回发档单位7

（五）干部人事档案检直核对统计制度.建立档案工作台帐登记制度,做到勤检查、勤核对,每年全面检查核对统计一次档案,发现问题及时解决；

1.提供利用后的干部人事档案，入库前要认真检查，仔细核对,确认无误后方可入库；

2.干部档案转出或转入时,要认真对照目录检查核对,防止张冠李戴放3错卷或缺少材料；.整理好的干部人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对,发现差错及时纠正4

（六）干部人事档案的保管、保密制度.严格遵守党和国家的保密法规,认真履行职责,严格照章办事，做好干部人事档案的保管保密工作；

1.非档案工作人员一律不得进入库房；.档案工作人员要严格执行查（借）阅档案审批手续，不得擅自扩大档2案的利用范围,不得将档案私自带出档案室或私自借给他人

3.认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等八防〃工作;

4.严禁吸烟，保持库房的清洁和库内适宜的温湿度（温度）相对湿度为514℃—24℃,.坚持库房检查制度,每周检查一次，防止不安全因素发生,发现异常情45%—65%;况,应及时采取措施,确保档案安全；

6.坚持值班制度,下班前档案要入库,关好门窗,切断电源;.严禁个人私自保存任何人的档案材料；

7.档案工作人员调动时,必须严格履行交接手续；

8.对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重,9根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚10

（七）人事档案管理人员职责热爰本职工作，忠于职守,认真负责保管好教职工人事档案，为国家积累档案史料;

1..建立人事档案台帐，及时收集、鉴别、整理干部档案材料,及时报送省管干部档案材料;

2.严格执行档案管理规章制度，认真办理人事档案的查（借）阅和转递;

3.及时登记教职工职务、工资变动情况;.为学校及有关部门提供教职工情况；

45.维护人事档案的完整与安全，做好人事档案的保密保护工作；.调查研究全校人事档案工作情况,制定和修订规章制度,搞好人事档6案的业务建设和业务指导；

7.完成领导交办的其他事项档案的规章管理制度188为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度

一、保密制度.认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档1案的保密工作.加强组织纪律,坚守工作岗位

2.人事档案管理部门应设立专用档案库房（室），配备铁质档案柜,妥善保管人事档案

3.人事档案库房（室）必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题,4立即报告,及时采取措施.人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理管理人员变动时,必须办理好交接手续

5.无关人员一律不得进入档案库房（室）.严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历6史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合7和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容.对利用人事档案的人员,进行保密宣传,以防边阅档案边议论档案内容

8.人事档案材料的转递,严格密封,通过机要传递或专人送达,尽量避免本人自带9人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，-律按密纸处理或销毁

10..人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时,要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天

11.属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续

12.严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案

13.发现泄密事件,认真处理

二、归档制度

14.按照《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、1工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作;材料归档范围具体见附件校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料,在材11-2料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档.每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情况而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津3贴,并暂停兑现其他相关待遇.收集的人事档案材料,必须经过认真的鉴别,属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存4备查价值需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档.不属于档案范围的材料,不得擅自归档,经过鉴别，可分别情况予以处理凡销毁材料需经人事处负责人批准,由专人负责监销

5.人事档案材料,须统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写

6.每年引进人员要填写干部履历表或补充表,充实干部人事内容.对收集的材料,要做好收集登记和交接手续78

三、鉴别制度.收集的材料必须经过鉴别,未经鉴别,不得随意归档或擅自销毁.鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行

1.鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、2实用

3.归档的材料必须真实完整,字迹清楚,对象明确,手续完备;对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查4批准.人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷

5.整理人事档案,要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮（盒）、目录纸、衬纸、切纸打孔机（缝纫机）等必备的物品和设备

1.整理要做到干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚,装订整齐

2.整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作

3.必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规,严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密

4.人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理,零材料及时装订入卷

5.不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料按规定剔出的档案材料,必须认真登记,需销毁的材料,经主管领导批准按规定销毁

6.整档过程中，要切实做好防火安全保密工作，整理室内严格吸烟,严防丢失和汇漏档案内容7

五、借阅制度.查（借）阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任,必须是中共正式党员

1.查（借）阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查（借）阅登记表》.复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院23人事处公章，方能有效校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后,方可查（借）阅.查（借）阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分4属于假公济私者,按照《中华人民共和国档案法》处理.查阅档案的单位或个人,不得擅自-拍摄复制档案内容因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）

5.档案不外借,如必须借出使用时,要说明理由，经主管部门负责人批准,并严格履行登记手续邛艮期归还,不得擅自转借他人6

六、转递制度.递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全.人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送,一般情况下,不准1公开邮寄或交本人自带如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介2绍信,一般介绍信不予办理.递档案时,必在转出手续完备的前提下,须经人事处有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出有关部门同时把本人的3现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出档案转出后，逾期一个月未见对第二十二条如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递档案转出后,逾期一个月未见对方退回回执应写信催回,以防丢失第二十三条为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室因商调而转出档案后，人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案,最多不超过三个月第二十四条公司员工因辞职、退职、刍动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等,在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前,其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费第二十五条公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作,学生分配单位有变化时应及时通知档案室,以使档案能正确投递档案的规章管理制度2

一、非本室工作人员,不得擅自进入档案室,确因工作需要,须经批准同意,由本室人员陪同方可进入

二、库房内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西

三、做好库房内六防〃（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案室卫生整洁、安全

四、案卷查阅完毕要及时归还原处，出借案卷要经过批准，并办理好借阅登记手续

五、对档案室所藏档案要进行经常性检查,发现问题及时采取有效措施

六、档案室钥匙做到专人负责保管不准随意给他人使用,若发现遗失应予全部调换档案的规章管理制度3方退回回执应写信或电话催回,以防丢失.使人事档案能够随着我校的人事变动，干部职务变动而及时调整,人事处及组织部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档4案室因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案,最多不超过三个月.职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其5档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下,方可转出.校各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作.不属于在职人员的代管人事档案,在档案转出时,按照学校有关文6件规定收取管理费用和其他费用

7.是转出的干部人事档案或材料要严密包封,并加盖机密章,有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》8

七、核直制度

1.事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次,发现问题,及时解决

2.提供利用的人事档案,再回收时,要严格检查，经核对无误后,方可入库

3.理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对,发现错误,及时纠正

4.出和接收人事档案时,应将材料与目录检直核对一遍,防止张冠李戴或缺少材料

5.收集的人事档案材料,应检查是否属于归档材料,是否齐全完整,是否符合归档要求,是否手续完备档案的规章管理制度19

一、目的为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密维护人事档案材料完整，防止材料损坏,规范人事档案的管理,特制定本制度

二、范围本制度适用于对公司人事档案的执行管理

三、职责、人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作

1、人事档案管理集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作外地分公司的员工人事档案管理由2当地人事管理部门负责管理工作、集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作

3、集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行

4、人事档案管理的内容U!员工人事档案归档及管理:新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，

1.人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容,最后将新员工的人事档案材料归档确立两级档案管理制度一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等员工人事档案自员工到岗之日建立,每人一份，按部门、职务归类员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人

1.2事档案类员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资13源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》、检查核对:人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员225工的人事档案的完整、安全但是下列情况下，也要进行检查核对突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字.转递（员工异动）档案转递过程如下,人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递3人事档案通知单》，按发文要求包装、密封在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章、保密制度由人事管理课档案管理员负责人事档案管理不得将人事档案材料带到公共场合公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认4识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密,不得擅自向外扩散、统计人事管理课每月日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写525《员工人事档案统计表》人事档案统计分类履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料

5.1人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，

5.2提报人力资源部总监审核25

五、员工人事档案管理,应严格执行国家和公司有关规定直阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准,并办理登记手续档案管理人员和直阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容档案的规章管理制度20

一、根据本单位编制的《档案分类大纲、归档范围和保管期限表》和档案管理工作制度中的归档范围,积极收集齐全,及时归档

二、定期做好对具有永久和长期保存价值的档案向县档案馆移交进馆工作,进馆的档案要分类科学,组卷合理,编目准确,档号齐全,排列系统,装订合乎质量要求

三、接收档案时，立档单位编制的全宗介绍、案卷目录（一式两份）、全引目录、文号索引、专题目录及其他与档案有关的资料，应随同档案一起接收

四、及时收集本单位在重要活动、重大事件中形成的档案;接收各科室有代表性具有永久、长期保存价值的档案

五、各科室在工作中形成的有保存价值的材料，应由科室兼职档案管理人员负责收集,加工整理归档后移交给档案室,如不符合要求的,应及时整改,不得拖延专职档案管理人员要做好接收前的各项准备工作，指导各科室档案达到规范化、标准化的要求

六、根据国家档案收集工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各科室和个人手中，以及散失在其他地方的档案，收集到档案室集中保管

一、根据档案工作业务的有关要求，集中统一管理档案的原则，凡是本公司各种门类和载体的档案由综合档案室集中管理，不得分散保存

二、档案室对档案的收进、移出、保管、利用、移交要进行登记和统计，做到数据准确、详实

三、档案室做到防盗、防光、防高温、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫、防火，维护档案的完整与安全

四、档案的销毁、保密、解密，由本局档案鉴定小组提出意见销毁过期档案，应登记造册，经领导人批准签字，报上级业务部门备案，同意后方可销毁

五、直阅档案时,要履行借阅登记手续,当面清点,用后及时归还档案若有破损或字迹模糊,应及时修补和复制

六、档案工作人员工作调动,必须办理移交手续,双方交接清楚,领导认可方能离开岗位档案的规章管理制度4

一、牢固树立保密观念，严格遵守公司的保密制度，严防失密、泄密事故发生

二、不得向与工作无关人员谈论档案内容，不准用电话、传真提供密秘级以上档案

三、凡借阅秘密级以上档案，须经主管领导及档案馆长批准，未经批准不得借出、复制或摘抄

四、档案人员不得随意丢放、擅自提供、抄录、公布、损毁、丢失、涂改、伪造或销毁档案、绝密档案要单独保管

五、密级档案要经常查对，失泄密时要及时上报局主管领导，并对责任者进行追究处量

六、非档案工作人员不得进入档案库房

七、任何人不准私自保存档案或携档案进入公共场所

八、档案管理人员应熟知本局各类档案的密级划分,调密级档案时,不少于两名工作人员

九、档案在传递时应以机密件通过机要通信转出,或由档案人员二人以上专呈递送档案的规章管理制度5为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化,更好地为公司各项工作服务，结合实际情况,特制定本制度,具体内容如下

一、档案管理的范围本公司所有需要归档的文件资料，包括对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料

二、档案的管理部门公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作对公司各类档案进行收集、整理和归档各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交续，档案室，使用部门留存复印件接收档案必须认真验收，并办理交接手维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务

三、档案的分类在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类行政管理.人事管理L.财会档案

2.生产经营管理

3.技术质量安全管理

4.基建档案

5、外来文件

6、声像档案

78、实物档案、其他档案9财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的10收集、整理、归档实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理、归档要求.归档的文件材料要完整、系统、准确.归档的文件材料必须是原件如是传真件等不易保存的文件材料,应1留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明

2.存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号

3.档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整,必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限卷内文件应按问题或文件形成4的时间系统地排列，按顺序编号，填写〃卷内目录〃目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写）,字迹工整、清晰，装订整齐、档案盒（袋）内文件的排列档案袋内文件应区分不同情况进行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,计划、总结在后；5正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列、文件归档份数一般归档份，重要的和经常使用的文件归档份或份对无保存价值和重复文件,需要办理销毁手续

612、归档时间部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）3将应立卷归档的文件整理立卷,向公司档案管理部门移交归档7

五、档案的直阅和借阅查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还L.查阅档案资料时一般不得对其进行复制确有特殊情况必须复制的，2应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制.原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可借出档案时应注意档案的密级3要求以及借阅人的相关权限借阅档案时应做到以下几点:借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找1按规定办理登记手续,定期归还,确因工作需要不能按时返还的,需办理续借手续,否则按管理规定停止借阅2要爰护档案,不得丢失,并注意保密,不得擅自转借他人所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写3借出和归还档案时,应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面4核对清楚5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事人责任调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手6续7

六、档案的移交档案移交必须办理移交手续,填写移交清单，经移交人签字,接收方核对签收

七、档案的保管要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射五防工作.档案柜所在办公室严禁吸烟

1..档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导2报告,并采取补救措施

3、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应4按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料5/V档案的销毁公司对各类档案每二年进行一次鉴定对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见,报总经理批准后予以销毁档案的规章管理制度6为了加强和规范会计档案管理，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅严防毁损、散失和泄密，根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，结合本单位工作实际情况,特制定本制度第一条会计档案的归档范围会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数据备份盘、会计核算系统软件、操作人的密码等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据具体包括（-）会计凭证类包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证

（二）会计账簿类包括总账、明细账、日记账、固定资产明细账、辅助账簿、其他会计账簿

（三）财务报告类包括月度、年度财务报告、其他财务报告，报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文说明

（四）其他类包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他在会计核算工作中直接形成的对国家和社会及各核算单位具有保存价值的会计核算资料第二条会计档案的整理年后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号（-）会计凭证。