行政公关管理制度样本

明确****公司行政公关部管理制度，充分发挥行政管理工作综合职能和服务职能，科学地规范公关工作程序，努力塑造“XXX”品牌2范畴合用于****公司所属部门、子公司、地盘3解释本制度内各项规定及表格均由****公司行政公关部负责制定，因而，各部门、子公司、地盘办理关于事项时，必要遵守本制度和对的使用关于表格；无论以何种形式或以公司、地盘名义订立雇佣合约员工，均应遵守本制度4行政公关部职责范畴

4.1在主管副总经理领导下工作，认真做好写字楼寻常管理及公关策划工作

4.2负责****公司文秘工作，涉及文献制发、公文呈转、文书档案、印鉴管理、会议组织、接待及取送信函物件等事宜

4.3负责公司外事接待工作，涉及安排食宿、陪伴参观游览、机车船票预订等事宜

4.4统一购买、分发办公用品；负责除计算机之外固定资产报批、购买、调配清点和管理；做好写字楼观赏鱼、花草、饮用水管理，清洁卫生工作

4.5负责电话申请安装、接转、故障报修，电话、传真机、复印机维修、养护及费用结算等事宜

4.6负责公司总务及后勤保障工作配合并推动关于部门寻常管理

4.7会同人力资源部负责写字楼防火、防盗、安全保卫工作

7.

1.

3.8凡以四公司名义发文，文稿由各有关部门使用统一拟稿纸草拟并签名，部门负责人核签，然后交行政公关部复核（如与其她部门有业务联系，还应进行会签），行政公关部负责拟定发文范畴、印发份数和缓急限度后，呈****公司总经理（或授权副总经理）签发

7.

1.

3.9经总经理（或授权副总经理）签发文献底稿退回行政公关部进行登记、编号、打印和发送草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔，不得在文章装订线以外书写以****公司名义发文，其发文号为XXX（部门）字（年份）第（序号）号，如下:梆**公司人力资源部XXX人字（年份）第XX）号****公司财务资金部XXX财字（年份）第XX）号****公司投资发展部XXX投字（年份）第XX）号****公司行政公关部XXX行字（年份）第（XX）号四公司发展管理部XXX发字（年份）第（XX）号****公司营销策划中心XXX营字（年份）第（XX）号

7.

1.

3.11****公司规划设计中心XXX规字（年份）第（XX）号

7.

1.

3.12XXX各部门可自行发文，亦可在公司文号背面加综字,如XXX行综字”等，但不容许占用公司文号****公司控股各子公司:XXX O上行文抄报董事会、股东大会、XXX公司领导上行文抄送****公司所属各部门、各子公司上行文只呈报公司领导传阅，勿抄送公司领导个人，此外，抄送与文献内容有关部门

7.

1.

3.13下行文主送****公司所属各部门、各子公司

7.

1.

3.14下行文抄报****公司领导上市系公司、非上市系公司需依照权限逐级行文

7.

1.

3.16公司发文，不得抄报领导个人或部门，也不得抄送领导个人需公司领导及各部门周知，由行政公关部负责传阅

7.2属于部门或子公司职权范畴事项，应当由部门或子公司自行发文，不受公司公文格式限制，且只需报送公司分管领导和关于部门，避免滥送

7.3严肃公司行文制度，要注重效用，做到少而精

7.4制度管理

7.

4.1公司各部门应制定本部门管理制度，各部门管理制度由人力资源部审查批准，行政公关部发文执行，格式参照《行政公关部管理制度》，其中

7.

4.2管理制度涉及封面、索引、正文、附表四个某些，格式参照《行政公关部管理制度》，其中封面“****公司”为小二号，黑体（加粗），居中；“XXXX部管理制度”为一号，黑体（加粗），居中；成文年月为三号，黑体（加粗），居中；下划线，居中

7.

4.4索引“索引”为二号，宋体；索引内容为宋体，五号

7.5正文正文涉及目、范畴、解释、部门职责范畴、组织架构表、员工职责描述、部门业务描述等七个某些；正文字体为宋体，小四，段落为

1.5倍行距；正文中构造层顺序数为，第一层为“1”，第二层为“

1.1”,第三层为“

1.

1.1”，第四层为“LL

1.1，第五层为“LL

1.

1.1”，各层次首行要缩进

7.66附表附表流水号采用M（Management）+年度+序号格式，如M02-01；附表标题为黑体，三号，居中；附表内容为宋体，四号；一张表单为一页

7.7页眉注明“XXXX部管理制度”，宋体五号，居中；右边注明“版本:VerX.X”,宋体五号

7.8印章管理

7.

8.1行政公关部负责****公司行政公关部印章使用管理

7.

8.2行政公关部负责****公司公章、财务专用章、合同章及各部门章刻制、更换及寻常使用管理工作

7.

8.3****公司印章需由公司总经理、副总经理订立，方可使用普通性事务，授权行政公关部总经理订立

7.

8.4凡公司领导已订立文献、合约，如需用印，视同领导批准，可直接与行政公关部联系办理遇特殊状况，需在空白纸上加盖公司印章时，必要经****公司领导批准，登记签收如未使用，须退回行政公关部

7.

8.6非签约等特殊状况，不得携带公司印章外出必要携带公司印章外出时，要经公司领导批准，并由经办人在行政公关部办理借用手续，准时归还公司印章外借时间，责任由借用人承担行政公关部负责填写印章使用登记表，涉及时间、用途、份数、批准人、承办人

7.

8.8凡授权关于部门管理使用印章要严格用印制度，认真履行登记签字手续，不得擅自扩大使用范畴；印章须有专人保管，不得随意转交她人

7.9会议室管理

1.

9.1写字楼大、小会议室由前台文员负责管理，董事会议室、宾客接待厅由行政公关部秘书负责管理原则上，除重要会议或外事活动外，普通不安排使用董事会议室及宾客接待厅

7.

9.2各部门使用会议室召开会议，应填写“会议室使用申请表”（见附表M02-01）,预先将会议时间、人数、内容、参加人员告知行政公关部，由行政公关部统筹安排会议室使用

8.

9.3会议室投影仪、电视及音响设备使用，需由使用部门事先向行政公关部提出申请，经批准后，由行政公关部委派专人负责操作,其她人员不得擅自动用

9.

9.4会议前，会议室管理人员负责会议室灯光、茶水准备；会议结束后，应及时做好清洁、整顿工作

10.

9.5提示会议室使用人员着装整洁、勿大声喧哗、禁止吸烟

7.10办公用品管理

7.

10.1公司写字楼办公用品由行政公关部统一购买各部门须指定专人负责报领；急需且行政公关部没有库存文具用品，由部门购买后,需经行政公关部负责人签字，方可到财务部报销领用文具，需填写“领取文具申请表”（见附表M02-02）,并由领用部门负责人签字承认

7.

10.3各部门每月30日前，将所需办公用品数量汇总至行政公关部收发秘书处，由其负责准备

7.

10.4每月5日、20日为办公文具领用日，其她时间不再零星发放办公用品凡100元以上较贵重文具，由行政公关部负责人审批后，方可购买计算器、胶纸座、订书机等不易耗损用品，一次配齐后，原则上不重复发放如丢失，需由部门负责人签批；如破损，需以旧换新注意节约开支，不得铺张挥霍

7.n公司信笺、信封印制，需严格统一字体、颜色和规格，以保持公司对外公司文化形象

7.12各部门对领用印有公司字头信封和信笺要严加管理，防止其她人员运用公司信封、信笺做有损公司利益活动

7.13电话、传真机管理

7.

13.1行政公关部委派专人负责管理和操作15楼电话总机、各部门传真机，并做好寻常养护及维修联系工作

7.

13.2公司写字楼电话普通不开通国内、国际长途因业务需要开通国内、国际长途电话，必要严格履行申请、审批手续使用人必要提出申请，填写“开通国际、国内长途电话申请表”（见附表M02-03）,部门负责人批准，经行政公关部总经理确认后，方可由前台文员负责开通

7.

13.3凡未按公司规定擅自开通国内、国际长途，一经查实，所发生费用及法律责任一概由当事人负责

7.

13.4因公使用长途电话，倡导用17909IP拨号，并尽量缩短通话时间，可以用电子邮件、传真办理业务，尽量不使用电话任何员工均不得使用传真机拨打长途电话和我市电话建立传真件发送登记、审批制度凡发出、收到传真件，必要进行登记不得使用传真机办理私人事项，与工作内容无关私人电话费用，由个人支付

7.

13.8行政公关部负责不定期对电话、传真机使用状况进行检查

7.14车辆管理

7.

14.1公司车辆重要是保证公司领导及重要宾客接待、员工出差接送以及其他重要活动等

7.

14.2公司车辆由行政公关部统一调度如遇特殊状况，公司领导直接向司机要车，司机应及时报告行政公关部领导，以便及时掌握车辆调度和使用状况其她人员普通不得随意调动公司车辆（含工作时间以外）

7.

14.3各部门用车须填写“车辆使用申请表”（见附表M02-04）,行政公关部按所规定人数、时间、地点派出适合车辆

7.

14.4申请用车到***市以外地区，普通须5人以上方予派车

7.

14.5遇公司领导和接待工作繁忙，行政公关部安排车辆有困难时，有权调动子公司或其她下属公司车辆，下级单位应服从大局，予以工作上支持各子公司如购买车辆，须事先申报，征得总部有关部门批准并报股份公司领导批准后方可进行

7.

14.7司机要按规定期间、地点出车，普通应提前5分钟到达出车地点,如系接听电话指令，应重复一遍时间、地点，以免失误司机行车应遵守交通规则，注意礼貌行车，要为公司领导及重要宾客打开车门

7.

14.9保持车辆清洁，定期保养维修

7.15手提电话要保持电源充分，随时接受，不得随意关机

7.16原则上任何人士不得将公司车辆开回家泊车过夜，未经容许，擅自将公司车辆开回家过夜者，不但要受到批评，一旦发生车辆问题，责任将由当事人负责

7.17写字楼管理

7.

17.1写字楼工作员工应遵守劳动纪律，文明办公

8.

17.2公司员工上班时间，必要佩带工作证，男仕必要着西装或衬衣扎领带，仪容整洁；女仕须着装整洁、大方得体，周六可着便装

9.

17.3行政公关部前台文员每日应提前20—30分钟到达工作岗位，做好报纸、信件分发工作，并将各领导水杯清洗干净，将开水瓶注满开水

10.

17.4接待客人，热情有礼；商谈业务，耐心诚恳写字楼内禁止大声喧哗，聚众谈笑接听电话，使用礼貌、低声语言

11.

7.5无特殊急需请示、报告事项，不得打扰公司领导接待客人凡需到公司领导、部门领导办公室时，必要敲门通报，得到容许后方可入内

12.

17.6不就随便打断她人谈话，不准随便翻动她人桌上文献、物品

13.

7.7办公场合要保持桌椅整洁，文献物品要摆放整洁，不得乱堆乱放，做好个人桌面清洁卫生工作

14.

17.8领导布置任务或与之交谈时，应及时起身回应，接听电话应态度和蔼、语言简约

15.

7.9禁止在写字楼用餐、吃零食、吸烟，不得乱扔纸屑或污染地毯

16.

17.10上班时间，公司员工内部上下楼层联系工作，一律不准使用电梯，请走消防梯

17.

7.11未经行政公关部允许，不得任意增长电器和大型办公设备；也不得擅自移动办公家私、办公设备及绿化花草

18.

17.12写字楼各层大门及消防门钥匙，未经允许不得擅自配制认真做好防火、防盗、防破坏工作，发现问题及时解决或报告

19.8节假日前，需进行安全保卫工作大检查，贯彻值班人员，检查水、电、门、窗、气开关与否关闭及保密文献安全存储

20.9各子公司购买或租赁写字楼，必要事先申报，征得总部有关部门批准并报股份公司领导批准后方可进行

21.0食堂管理

7.

20.1****公司总部食堂服务宗旨为以人为本，为员工服务、为生产服务

8.

20.2服务意识超前，服务态度和蔼，服务范畴周到

9.

20.3保证每日三餐正常服务及按领导规定节假日服务对因工作、加班来迟员工随时提供服务，保证供应

10.

0.4外单位人员到食堂用餐，需报部门领导批准，并在公司内网填写用餐申请表，报行政公关部领导批准

11.

0.5努力提高烹饪技术，虚心接受广大员工评议，接受员工点菜意见，不断改进工作，提高服务质量

12.

20.6每月定一次食谱，经常变化主、副食花样，做到科学调配，使就餐者吃饱、吃好、吃得满意

13.

0.7成立伙食委员会，每二个月召开一次会议，以征求关于假菜质量、成本核算等群众意见

14.

0.8严把饮食卫生关，做到无变质原料及饭菜，副食新鲜、干净，谨防食物中毒

15.

20.9食品加工过程中使用刀板、食物盛装器皿及储物冰箱等，须严格执行生熟分开卫生原则

16.

20.10各类炊具、碗筷、抹布等，做到洗刷干净、消毒及时、摆放整洁，严防变质变味和杂乱无章

17.

20.11操作台、就餐桌椅、清洗池、地面及墙壁需保证无油污，垃圾应及时清倒

1.21储存室物品应整顿有序，并定期进行消杀，杜绝蚊蝇、嶂螂滋生，防止传染病发生

1.22食堂工作人员应勤洗手、勤剪指甲、勤洗澡、勤理发，并定期进行体检工作时间，须穿工作服并保持清洁

7.23住宿管理外单位人员到****公司***市各部门出差，如需安排住宿，由行政公关部负责安排部门为外单位人员申请住宿，需报部门领导批准，将住宿时间、住宿人姓名及性别、住宿人数、费用与否自理等状况报行政公关部，由行政公关部领导审批8公关管理

8.1新闻发布管理规定

8.

1.1新闻稿件解决

8.

1.2公司所有对外发出新闻稿件，必要通过公司行政公关部审核,重要稿件需经地产领导或公司领导批准

8.

1.3行政公关部和关于部门协商拟定新闻发放对象，并登记备案关于资料，以保证宣传内容精确无误

8.

1.4新闻发布重要方式

8.

1.

4.1发布新闻稿

8.

1.

4.2普通采用传真、电邮或邮寄方式发出新闻稿，必要时安排专人发送，也可在新闻发布会等活动中直接派发，新闻稿发放要保证及时、精确，避免漏掉、延误

8.

1.

4.3记者采访

8.

4.

4.

3.1接受和邀请记者采访，均必要事先报公司行政公关部，经公司领导批准后，详细采访事宜由行政公关部安排

8.

1.

4.4行政公关部负责与新闻传媒和记者保持联系，并根据关于新闻传媒采访目、内容拟订采访题纲，由公司关于部门准备采访所需资料

8.

1.

4.5未经行政公关部安排，关于公司业务不得接受任何记者以任何形式进行采访，各部门、地盘、子公司应制止擅自闯入者进行采访

8.

1.

4.6记者招待会

8.

1.

4.

6.1记者招待会举办，事先由关于业务部门提出申请,报公司领导批准，行政公关部审定并予以安排执行

8.

1.

4.

6.2记者招待会详细事务由行政公关部会同关于业务部门负责办理

8.

1.4,

6.3记者招待会由公司最高领导主持或由公司最高领导委托人代行主持记者招待会主持人发言材料及回答记者提问关于资料，事先由关于部门准备，经行政公关部报公司领导审视，重要内容需经地产公司批准记者招待会上所回答问题，应与主持人发言基调保持一致，避免浮现矛盾

8.

1.6新闻发布应注意问题

8.

1.

6.1坚持客观和真实原则，既对公司负责，也对社会负责

8.

1.

6.2规定公司员工保密资料，公司员工要严格保密，公司已对外发布新闻，要注意与公司保持一致，不得任意更改或增长内容

8.

1.

6.3遵守新闻发言人制度，严守公司纪律

8.

1.

6.4新闻发布要严格按公司对外宣传制度进行操作

8.2信息收集与交流

8.

2.1信息收集

8.

3.2为加强公司信息交流工作，提高对外宣传水平，各部门、地盘及下属公司必要及时将本单位发生重要活动状况知会公司，重要内

4.8负责公司领导办公室、各楼层会议室、员工办公区域、多功能厅调节、使用及寻常管理

4.9负责公司食堂管理工作

4.10负责公司车辆调度、保养与管理，保证公司领导用车，合理安排、调度各部门对车辆使用

4.1111负责公司品牌宣传策划工作

4.12负责公司对内对外宣传稿件、宣传画册编写、印制；负责公司信纸、信封印制与管理

4.13负责对外公关事务联系及保持与传媒联系

4.14负责大型公关活动、会议及集体康乐活动策划、筹办与组织工作

4.15负责与物业公司***管理处沟通与协调工作

4.16负责股份公司档案室管理工作，推动和指引子公司档案工作

4.17协调、指引子公司行政管理、公关策划工作

4.18领导交办其她工作5组织架构行的八单薪改经例容涉及行讷公¥环耳II已经例行讷八¥丸日力钾已然钾项目签定；开工、奠基、封顶、竣工典礼；楼盘推出；工程进展；对外交往；联谊活动；文化娱乐及其有关数据及资料信息交流

8.3行政公关部依照公司内部信息交流和资料积累，每月编发一期《工作简报》发至公司所属各单位；负责编辑每年一期《公司大事记》，负责、《XXX》杂志组稿，并负责公司宣传册编辑工作

8.4执行《公司形象设计手册》

8.

4.1进一步贯彻贯彻《公司文化建设纲要》，全面提高XXX整体形象

8.5《XXX公司文化建设纲要》提供了地产公司系统视觉辨认各种规范，涉及公司标志、原则色、原则中英文字、辅助图形等基本图形和办公用品、公关用品、交通运送工具、施工工地形象规范等应用系统，并对各项内容规格尺寸或比例及制作规定作出了图示和规定

8.6全体员工应维护公司形象统一和完整，严格遵循手册规范进行寻常关于工作

8.7音像资料系统建立与管理

8.

7.1公司经常需要以相片或录象形式记录工程建设、地产楼盘、公司文化以及其她重大事件，公司拍照及录像事宜均由行政公关部统一办理

8.

7.2普通工程照片由地盘自行拍摄后交行政公关部留存

8.

7.3拍照、录像批准

8.

7.

3.1各部门如需使用相机，应提前知会行政公关部，并阐明拍摄地点、用途，在拍摄后底片及代表作品留存

8.8各部门如需使用公司照片、底片、录像带，必要登记签收，用后及时归还

8.9外界拍摄公司楼盘，必要通过公司批准；向外界聘请专业照相师或录像师，需通过行政公关部统筹办理

8.10大型活动组织管理

8.

10.1普通例行每年举办之节庆活动，经公司总经理或公司总经理办公会批准后，由行政公关部统筹，其她有关部门协助实行

8.

10.2其她大型活动，如研讨会、记者招待会、展览会、开盘典礼、康乐活动等，须由建议主办部门提交详细策划书和活动书，经行政公关部审核后，交公司领导审批后予以执行

8.11由各业务部门建议大型活动，普通以建议部门为主办单位，行政公关部协助办理

8.12活动结束后，主办部门须向行政公关部提交活动详细资料（涉及策划书、研讨资料、散发资料、会议总结等），供公司保存

8.13制作宣传印刷品管理

8.

13.1因业务需要制作印刷品时，需知会行政公关部，并报主管领导审批申请报告涉及印刷品名称、用途、印刷数量、费用预算、开始日期、预测完毕日期等

8.

13.2印刷品设计、图片文字、翻译须与地产公司《公司形象设计手册》关于内容保持一致

8.

13.3申请印刷品业务部门负责对印刷品内容涉及文字、数字、图片资料审核，并保证精确无误设计及文字稿应由专人负责，并跟踪校对，确认分色及文字无错误后最后定稿，经其业务部门领导及行政公关部领导签字确认后，方可正式交由公司指定印刷厂关于部门人员应仔细检查印刷品，确认无误后，安排正式分发如发既有质量差印刷品，应留存与印刷厂交涉印刷厂选取，行政公关部和关于业务部门共同邀请三间或三间以上印刷厂提供报价，依照其报价和能力择优拟定

8.14成立印刷品制作专责小组，由行政公关部和详细单位共同构成设组长和详细工作人员若干组长提供较详细工作筹划，明确各成员分工保证印刷品准时按质完毕

8.15关于印刷品表格见附表M02-

05.附表M02-

06、附表M02-

07、附表M02-08,附表M02-

098.16突发事件应急解决

8.

7.1公司成立突发事件应急工作小组，应急工作小组组长由公司重要领导担任，应急工作小组办公室设在行政公关部

8.

7.2应急工作小组重要职责

8.

7.

2.1负责公司突发事件监测与预警工作；

8.

7.

2.2负责公司突发事件信息分析与通报工作；

8.

7.

2.3及时向集团公司报告重大突发事件；

8.

7.

2.4负责公司重大突发事件解决工作；负责对子公司应急工作小组指引工作；

8.

7.

2.6负责应急预案建立、启动及修订工作

8.

7.3重大突发事件范畴

8.

7.

3.1当公司员工人身安全和公司财产安全面临严重威胁时；

8.

7.

3.2当公司正常经营秩序及办公秩序受到严重干扰时；

8.

7.

3.3当公司名誉和公司品牌形象受到影响或侵害时；当项目建设过程中浮现严重质量、安全事故时；当生产、生活及办公设施、设备发生重大意外时；

8.

7.

3.6其她也许对公司导致负面影响或危机事件

8.

7.4突发事件解决程序」各部门、地盘、子公司要认真及时发现解决各种潜在危机,如若发生突发事件，要及时解决并在第一时间向公司突发事件应急工作小组报告，报告内容见附表M04-

108.

7.

4.2对于重大突发事件，由公司应急工作小组制定应变方略和办法，并组织实行，力求将也许导致负面影响降至最低

8.

7.

4.3应急工作小组制定应变方略和办法在实行前，要征求公司内、外法律顾问意见，以求得到法律上支持和保障

8.

7.

4.4公司要拟定重大突发事件新闻发言人及发言范畴和发言重点，除发言人外，其她任何人不得随意刊登关于言论新闻发言人应精确地向社会及公众传达关于信息，同步保持先后一致，态度鲜明

8.

7.

4.5对于发生重大突发事件不及时上报或避重就轻、隐瞒不报者，一经发现将予通报批评并追究有关负责人责任9档案管理

9.1总则

9.2股份公司及各子公司应注重档案工作，建立健全档案管理机构，配备档案工作人员，实行单位档案集中统一管理，充分发挥档案在公司科技进步、施工生产、经营管理等各项活动中作用

9.3主题内容与合用范畴本原则规定了档案管理职能、案卷接受管理办法、档案整顿、检查、保密、借阅与复制、记录、运用、销毁、管理及奖罚，考核与检查等内容本原则合用于****公司及其子公司档案管理

9.4制定原则根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实行办法》、《机关档案工作业务建设规范》

9.5管理职能

9.

5.1业务主管机构本单位档案由单位档案室集中统一管理

9.

5.2职责分工

9.

5.

2.1档案室职责

9.

4.

2.

1.1贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，建立健全本单位档案规章制度，制定档案工作发展规划负责统一管理本单位档案，并按规定向关于档案部门移送

9.

4.

2.

1.3对所属单位档案工作进行监督和指引

9.

4.

2.

1.4对本单位文书部门和业务部门文献材料形成、积累、整顿、归档工作进行监督、指引

9.

4.

2.2部门兼职档案人员职责

9.6各部门应拟定一名兼职档案人员，安装档案室规定档案管理系统，负责本部门档案收集、整顿、录入、归档及向档案室移送档案等工作

9.7管理内容与规定

9.

7.1案卷接受管理办法

9.

7.

1.1案卷入库时，应由组卷部门填写移送清册（见附表M02-11,附表M02-12,附表M02-13）,一式两份，其中一份由组卷部门保存，另一份随同档案移送档案室保管档案人员检查和办理签罢手续，归档案卷应符合公司档案管理制度关于规定，否则档案人员有权回绝接受

9.

7.

1.2归档案卷应编制卷盒（卷皮）封面、卷内目录、案卷脊背及卷内备考表，卷内文献应按规定编写件号或页号

9.

7.

1.3卷内文献要排列有序，案卷页数要与卷内目录相符

9.

7.

1.4卷内文献材料要齐全、完整，线条、笔迹清晰，纸质、笔迹材料应优良，订立完备

9.

7.

1.5档案人员对接受来案卷要进行分类、登记、编目、记录和必要加工整顿

9.

7.2档案管理

9.

7.

2.1股份公司和子公司各级单位在其工作活动中形成各种门类和不同载体档案分别为一种全宗

9.

7.

2.2暂时或派出机构不建立单独全宗，其档案应纳入其主管档案部门全宗，集中统一管理

9.

7.

2.3档案应依照其内容，按照《****公司档案分类方案》进行分类

9.

7.

2.4库房内档案以全宗为单位进行排列，在全宗内按《****公司档案分类方案》进行排列

9.

7.

2.5案卷在排列顺序拟定后，要编制案卷号，以固定案卷位置在一册案卷目录内不得浮现重复案卷号

9.

7.

2.6案卷目录（见附表M02T2）,应区别不同保管期限，分别在同一保管期限内按年度顺序分别编制案卷目录要先后一致各成序列，并按****公司档案分类代码给定代号

9.

7.

2.7全宗号、分类号、案卷号编定后均应填入案卷封皮和案卷目录关于栏目内“全宗号”由股份公司档案室统一给定后填写

9.

7.3各子公司档案部门要配备电脑，接受股份公司档案业务指引和培训，采用股份公司档案室规定档案管理系统管理档案

9.

7.4档案检查

9.

7.5库存档案要定期检查清点，做到帐、物相符对破损或载体变质档案要及时进行修补和复制

9.

7.6库藏档案因移送、销毁等注销帐卡时，要查明状况，注明因素

9.

7.7档案库房设备规定

9.

7.

7.1保存档案必要有专门库房

9.

7.8库房内保持清洁、通风，应有防盗、防火、防尘、防虫、防潮、防高温、防鼠、防有害气体等设施

9.

7.9档案部门应依照工作需要，按国家规定配备温湿度计、复印机、去湿机、空调等

9.

7.10档案保密档案人员必要严格执行保密制度，遵守保密守则

9.7,11对于绝密或涉及重大机密文献材料要单独组卷，单独存储档案库房系机要重地，借阅档案人员不得进入库房，查阅档案人员在档案阅览室查阅，不得翻阅与查阅档案材料内容无关其她文献材料

9.

7.13档案借阅与复制档案资料借阅，必要经档案室负责人批准，未经允许,不得复制或外传借阅图书、档案，请自觉爱护，并严防重要资料失密

9.

7.

13.3任何部门或个人借阅图书档案，不得以任何理由擅自拆散、剪贴、涂改、圈划、增删、抽取、翻印或损坏违者，除予以必要经济补偿外，将视情节轻重，给以相应处分

9.

7.

13.4从档案室借用档案资料需要办理手续，填写档案借阅登记表、档案借阅申请表（见附表M02-

14.附表M02-15）,详细注明借阅档案资料名称、数量等，借阅档案完毕，需填写档案运用效果登记表（见附表M02-16）档案室保存档案原件，原则上概不外借使用者确需查阅，通过有关程序审批，可在档案室阅览、摘录所需内容

9.

7.

13.6外借档案资料须准时归还，不得无端长期使用，特殊状况经行政公关部领导批准后，可以延长一周，但最多不超过三周

9.

7.

13.7档案归还时，由档案管理人员当面核查后，在借阅表上及时注销

9.

7.

13.8股份公司领导需要调阅图书档案资料，由经办人开列目录，交行政公关部领导审核后，转送关于领导查阅，并负责按期归还

9.

7.

13.9查阅绝密、机密、秘密档案资料，除需经部门领导批准和行政公关部审核外，尚需报请公司领导审批，否则无权规定查阅

9.

7.

13.10绝密、机密、秘密档案资料不得擅自复印或翻录查阅非机密性图书档案资料（含开放档案），需由申请人报部门领导批准，经行政公关部领导审核后，方可在档案室查阅与复印

9.

7.

13.12查阅财务、人事等特殊档案，除需经申请人所在部门领导批准外，还需经档案所属部门领导批准，方可查阅

9.

7.

13.13摘抄或复印财务、人事等特殊档案，需填写档案摘录复印申请表，报档案所属部门领导批准，由档案室人员陪伴摘抄或复印

9.

7.14下属公司、外单位因工作关系，需查阅有关图书档案资料时，须持有单位简介信，并经行政公关部领导批准后，方可进入档案室查阅档案使用单位或使用人，对档案资料进行摘录后，如需证明其可信限度，必要经档案室工作人员校核后，方可签章生效

9.

7.16档案记录

9.

7.

16.1建立健全档案卷内目录、案卷目录、分类登记簿、总登记簿、借阅登记簿、运用效果登记簿

9.

7.17拟定专人负责记录工作，准时向上级主管部门报送记录报表

9.

7.18认真细致地做好档案机构、人数、库房、设备和档案收进数、移送数、库存数、运用状况记录，保证记录数字真实、精确、及时

9.

7.19档案开发运用

9.

7.

19.1档案人员要熟悉库藏档案状况，积极积极地为各项工作提供服务

9.

7.

19.2档案部门要编制并交流档案目录，依照运用工作需要编制档案著录卡片或专项文献目录（卡片）等著录原则按国标

3792.5-85《档案著录规则》执行

9.

7.20对档案进行加工，组织汇编专项资料

9.

7.21档案运用者，在运用工作结束后，必要如实填写《档案运用效果登记表》，并及时交档案部门存查

9.

7.22档案鉴定

9.

7.

22.1制定本单位档案保管期限表，精确地鉴定档案存毁

9.

7.23要建立由领导、专业技术人员和档案人员构成鉴定小组，定期对档案进行鉴定

9.

7.24每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见,由小组负责人签名，并且注明鉴定日期

9.

7.25档案销毁通过鉴定，凡是无需继续保存档案都必要编制档案销毁清册和撰写销毁档案内容分析报告

9.

7.

25.2要销毁档案，必要填写档案销毁登记表（见附表M02-17,附表M02-18）,通过单位领导人审核，批准后方可销毁

10.

7.

25.3销毁档案注意保密，要指定2名监销人，监销人要对所要销毁档案进行清点核对，监销后，并在销毁清册注明”已销毁”字样和销毁日期，签名盖章以示负责，销毁清册、报告、批准文献一并归档，长期保存

9.8公司所存档案资料销毁，原则上定为五年一次

9.9地盘在工程结束时，填写销毁资料清单，由单位领导组织核查后，将无用资料加以销毁

9.10奖罚

9.

10.1严格执行《档案法实行办法》中规定奖惩条款

9.

10.

1.1对档案工作有下列事迹之一人员，单位应当予以奖励

10.对档案收集、整顿、提供运用做出明显成绩；

11.

10.

1.3对档案保护和当代化管理做出明显成绩；

12.将重要或者贵重档案捐赠给国家；

13.

10.

1.5同违背档案法律、法规行为作斗争体现突出

14.

10.

1.6对档案工作有下列行为之一人员，依照情节轻重，单位要予以行政处分，导致损失，可以依照档案价值和数量，责令补偿损失

15.

10.

1.7损毁、丢失或者擅自销毁单位保管公司所有档案；

16.

10.

1.8将本职工作中形成应当归档文献材料据为己有，回绝向档案机构或档案工作人员移送；

17.

10.

1.9擅自提供、抄录、发布属于公司所有档案以及应当保密6岗位职责

6.

1.1行政公关部总经理

6.

1.2在公司主管副总经理领导下工作

6.

1.3负责行政公关部全面工作

6.

1.4负责部门工作方针、政策制定及决策，把好对外宣传、形象策划尺度

6.

1.5负责召集、组织公司会议

6.

1.6负责编制行政管理费用筹划，审核各部门行政费用开支

6.

1.7负责监督、指引寻常文秘工作

6.

1.8负责协调档案管理工作

6.

1.9负责协调公司各部门关系，推动寻常工作

6.

1.10负责公司办公用品、办公设备订购审批

6.

1.11做好食堂管理工作

6.

1.12公司领导交办其她工作行政公关部副总经理

6.

1.14在行政公关部总经理领导下，负责公关宣传工作负责公司对内对外宣传稿件撰写，宣传画册编写、印刷实行和指引工作

6.

1.16负责XXX品牌形象对外宣传，公司公司形象战略制作与推广

6.

1.17负责公司对外公共关系联系，外事接待工作和与有关单位、部门档案；

9.

10.

1.10涂改、伪造档案;

1.11单位工作人员玩忽职守，导致档案损失

9.12考核与检查

9.

12.1由档案部门负责检查与考核，各单位档案部门每半年对本单位档案管理检查考核一次，股份公司档案室对所属单位档案管理一年检查考核一次

9.

12.2档案管理考核内容依照各单位实际状况，按国家级和省级原则进行检查与考核****公司会议室使用申请表部门年月日会议名称使用时间所申请会议室人数与否准备茶水申请人行政公关部领导审批****公司领取文具申请表部门年月名称数量0序号行政公关部领导:部门领导:申请人****公司开通国际、国内长途电话申请表部门年月日国内业务范畴国际业务范畴申请人电话申请事由行政公关部领导部门领导:申请人****公司车辆使用申请表部门年月日日时分至日时分用车时间起止路程事由乘车人部门领导批准行政公关部批准****公司印刷品管理程序****公司印刷品专责小组名单印刷品专责小组名单印刷品名称印刷品出版期限专责小组组长分工:专责小组副组长分工:专责小构成员分工:专责小构成员分工:专责小构成员:分工:****公司印刷品校对单印刷品名称印刷品出版期限误正［页码］:校对人:校对日期:****公司印刷品清样送审单印刷品名称:印刷公司:设计公司:专责小组负责人签字:行政公关部总经理签字:****公司印刷品制作申请单印刷品名称详细用途费用预算印刷数量开始日期完毕日期申请部门部门/子公司经理签字:行政公关部经理意见公司领导意见及行业协会联系沟通

6.

1.18协助负责联系、邀请新闻单位对公司进行采访和报道

6.

1.19负责公司品牌宣传策划工作

6.

1.20负责大型公关活动组织工作负责公司公文纸、信封、手抽等印刷品定稿，并报部门总经理审批

6.

1.22领导交办其她事项

6.

1.23行政公关部助理总经理

6.

1.24在行政公关部总经理领导下，协助推动寻常行政工作

6.

1.25负责写字楼办公秩序及防火、防盗、安全保卫、清洁卫生工作负责办公家私、办公设备、机关食堂餐饮设备等固定资产订购、管理工作

6.

1.27负责写字楼电话系统统一管理及节假日值班安排

6.

1.28负责公司车辆调度及管理工作

6.

1.29负责与管理处协调、沟通

6.

1.30负责公司大型会务安排，协助有关策划工作

6.

1.31协助做好食堂管理工作

6.

1.32负责公司工作总结等有关文献起草和大事记等编写工作

6.

1.33领导交办其她事项

6.

1.34档案管理员

6.

1.35负责公司档案管理制度、规范及分类大纲拟制、修订工作

6.

1.36收集解决各部门移送档案

6.

1.37建立和完善档案计算机管理系统提供档案信息供各部门使用

6.

1.39对各部门档案工作进行业务指引重大突发事件报告书单位事件名称时间地点事件简要陈述也许导致影响采用应急办法善后解决意见或建议应急工作小组组长签名日期注可另附报告M04-11****公司案卷目录封面全宗号:分类号:保管期限:全宗号:分类号:保管期限:****公司案卷目录案卷号起止日保管期案卷标题页数备注期限档案馆编档案室编****公司档案移送登记表案卷数量序所属年档案名称移送日期其中备注号小计度永长短附件移送单位（盖章）接受单位（盖章）接受人（签字）；移送人（签字）监交人（签字）监收人（签字）****公司档案借阅登记表序借阅日借阅人归还人部门案卷名称案卷号备注归还日期号期签字签字****公司借阅单位/部门联系电话人年月运用目借阅日期日档案数量档案名称卷件页年月归还日期归还人档案室确认日备注档案借阅申请表行政公关部领导:借阅人所在部门领导:公司主管领导:档案所属部门领导:****公司档案运用效果登记表单位/部门运用人运用日期年月日运用档案名称运用目运用效果****公司档案销毁清册封面档案销毁清册单位名称单位领导销毁档案销毁档案起止顺序号:所属年度销毁档案清册页数编制时间:档案鉴定销毁小组:监销人公司总经理:监销人;****公司档案销毁清册卷内文献销毁因页（件）序号案卷标题年度案卷档号备注原期限素数

6.

1.40做好档案室寻常管理工作，定期进行“八防”检查

6.

1.41推动和指引香港承建及各子公司档案工作

6.

1.42协助部门行政总务工作

6.

1.43协助部门公关宣传工作

6.

1.44协助负责本部门规章制度拟制、修订工作

6.

1.45领导交办其她事项

6.

1.46总经理秘书

6.1,47跟踪实行总经理寻常事务管理工作

6.

1.48掌握总经理日程安排，为总经理接见访客做好预约工作

6.

1.49接待总经理来访人员负责总经理订立文献贯彻及催办工作

6.

1.51负责总经理文献档案管理工作

6.

1.52负责食堂费用结算及公司员工就餐管理工作协助、配合做好行政公关部其她寻常工作

6.

1.54领导交办其她事项

6.2秘书:

6.

2.1负责公司公文管理及其她寻常文秘工作

6.

2.2负责公司印章管理使用，统一办理各部门、地盘印章刻制和登记

6.

2.3负责公司各类会议告知和会务工作

6.

2.4负责写字楼办公用品购买、保管与发放工作

6.

2.5负责传真件和领导电子邮件管理、跟进工作

6.

2.6负责车船、机票预订及费用结算

6.

2.7负责来往人员住宿安排工作

6.

2.9领导交办其她事项

6.

2.10前台文员

6.

2.11写字楼维修、保养联系

6.

2.12公司领导办公室上午茶水准备

6.

2.13公司信件、资料整顿、分发

6.

2.14报刊预订及每日及时分送

6.

2.15电话接转、接待公司到访客人并及时告知关于人员

6.

2.16公司会议室、接待室分派与使用安排、茶水准备及清洁整顿

6.

2.17写字楼行政仓库及办公桌椅统一管理写字楼电话故障报修，写字楼电话、手提电话帐单汇总及结算

6.

2.19写字楼饮用水订购告知

6.

2.20协助花木寻常养护，保证写字楼植物及观赏鱼鲜活

6.

2.21领导交办其她事宜

6.3司机:

6.

3.1安全行车，并及时办理车辆保险到期续期手续

7.

3.2车辆寻常保养与清洁，做好行驶及维修记录

8.

3.3写字楼、食堂清洁用品、食物及其她物品采购

9.

3.4各楼层饮水机管理及饮用水采购

10.

3.5电话业务及办理

11.

3.6过港车辆续期、变更等手续办理

12.

3.7定期去市政府取文献

13.

3.8协助、配合做好行政公关部其她寻常工作

14.

3.9领导交办其她事项

6.4炊事员

6.

4.1保证食物原材料、辅料采购渠道畅通、安全卫生

6.

4.2食物烹调程序卫生、科学，杜绝不熟、不干净食物

6.

3.3保证食堂操作间及用餐场合卫生清洁

6.

3.4保证用火、用电、用水操作安全

6.

3.5重大活动期间，保障员工、到访人员及时用餐

6.

3.6员工用餐人数记录及日用品费用结算

6.

3.7领导交办其她事项7行政管理

7.1公文管理

7.

1.1收文

7.

1.

1.1收文办理程序涉及签收、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁

8.

1.

1.2政府部门、上级公司及各子公司、部门来文，均由行政公关部收发秘书统一登记编号，经行政公关部总经理订立拟办意见后，送交有关领导、部门批阅；各子公司来文尽量要对口，关于事宜要先报股份公司有关部门，如有需要，由其报公司领导，而不能直接行文公司领导

9.

1.

1.3行政公关部依照阅批范畴，负责文献送阅及催办，公司领导及各有关部门对文献应及时阅看并签字，之后应退回行政公关部，不得自行传递，以防丢失和延时误事

10.

1.

1.4来文解决必要做到及时、精确、安全，必要严格执行保密原则和关于保密规定，保证公司商业秘密安全

11.

1.

1.5各关于部门对公司领导已批示公文要及时解决，或复印一份留存办理，但需将解决意见或成果标注于公文签上，并将原件退回行政公关部归档备案

12.

1.

1.6传阅文献,请阅后签名并注明阅文日期，不得以圈阅代替签名

13.

1.

1.7经关于人员带回发给公司公文及关于会议文献，应统一交行政公关部登记、收存政府致公司领导信件，由收件人开封并视信件状况决定解决意见后，普通交由行政公关部保存

7.

1.3发文

7.

1.

3.1发文程序涉及拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁

7.

1.

3.

1.1****公司惯用公文种类:

7.

1.

3.

1.2决定合用于对重要事项或重大行动做出安排

7.

1.

3.

1.3告示合用于在一定范畴内发布应当遵守或周知事项

7.

1.

3.

1.4告知合用于批转下级单位公文，转发不相从属单位公文；发布规章；传达规定下级单位办理和关于单位需要周知或者共同执行事项；员工职务任免和聘任；召开各种会议

7.

1.

3.

1.5通报合用于表扬先进，批评错误，传达重要精神或状况

7.

1.

3.

1.6报告合用于向上级机构（董事会、股东大会）报告工作，反映状况，提出意见或建议，答复上级机构询问，不得夹带请示事项

7.

1.

3.

1.7请示合用于向上级机构祈求批示、批准，规定一文一事

7.

1.

3.

1.8批复合用于答复下级单位请示事项

7.

1.

3.2函合用于不相从属单位之间互相商洽业务、询问和答复问题

7.

1.

3.3会议纪要合用于记载和传达会议状况议定事项

7.

1.

3.4****公司公文格式及字体规则

7.

1.

3.

4.1文号四号仿宋GB2312左齐

7.

1.

3.

4.2标题三号黑体居中

7.

1.

3.

4.3正文小三号仿宋GB

23127.

1.

3.

4.4每行28-30字，每页28-30行视正文内容多少，行间距定义为最小值或单（双）倍行距，并通过调节字间距，尽量避免“此页无正文”和段落最后一种字另起一行，以保证页面充实、完整、美观

7.

1.

3.

4.5正文中构造层顺序数为，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1.，第四层为“⑴

7.

1.

3.

4.6除成文时间、某些构造层顺序数和词、词组、惯用语、缩略语、具备修辞色彩语句中作为词素数字必要使用中文外，别的应当使用阿拉伯数字

7.

1.

3.

4.7附件正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称

7.

1.

3.

4.8成文时间四号仿宋GB2312右齐以领导签发日期为准

7.

1.

3.5印章除会议纪要外，应加盖印章（需“骑年压月”）

7.

1.

3.6抄报、抄送四号仿宋GB2312与正文齐

7.

1.

3.7公文用纸统一采用国际原则A4型（长297mm、宽210mm）,左侧装订以“****公司”或其他公司名义发文，要分别采用相应公司信笺，并加盖相应印章，不得混用。