2025年-经理人管理技能及时间管理

管理技能之二时间管理第讲对时间的分析5【本讲重点】分析时间的重要性时间分析方法【忠告】，我们都有相同的时间，时间稍纵即逝，失去的时间是永远无法追回的真正的价值在于我们利用它做什么事卜我们只有176个小时来完成每个月的目标，只有2112个小时来完成每年的目标，只要时间一流逝，我们就一无所获►让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来卜时间是最有价值的资源，而且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源分析时间的重要性多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异有没有方法提高时间的利用率，有尽可能多的时间去陪陪家人？下面就来分析职业经理之所以忙乱的原因无计划或计划不周由于职业经理经常碰到突发情况，所以，很多职业经理觉得计划对于他们没有作用总认为计划不如变化快，所以干脆不定计划计划是时间管理的前提，没有计划，也就谈不上有效的时间管理工作无主次工作总有主要与次要的差别，作为职业经理，由于他的很多工作会影响到其他人，因而在工作中，必须分清楚哪些事情是必须做的，哪些事情可以慢一点处理，哪些事情不必亲力亲为对于必须做的事情，不但要优先处理，还要规定一个时限不要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作有很多人按照先后顺序来安排工作，这种方法的本身就没有主次之分，弊病是在次要工作上浪费很多时间,因为时间是有限的，必然用在重要工作上的时间就要相对减少这是优秀职业经理要避免的不对下属授权职业经理的主要角色是管理者，管理就要向下属进行有效的授权，通过下属去实现目标不向下属授权，很多工作都得由自己去完成总认为这个工作下属做不了，那个工作下属做不了，所有的工作都由自己做，而下属无事可做这种情况实际上是你在替下属工作，而作为职业经理需要做的很多工作反而没有时间去完成，原因就在于把时间用错了地方，用在根本不需要亲自去做的事情上自己忙得不可开交，结果不但家人报怨，上司和下属也不觉得你好上司认为你的工作效率低，员工认为你不认可他的工作能力总之，不向下授权往往会吃力不讨好沟通不善前面说过，企业70%的问题是沟通障碍引起的关于沟通障碍引起的时间浪费主要体现在两个方面【本讲总结】本讲主要介绍时间分析的方法感到特别忙乱的时候，运用不同的时间分析方法对时间进行分析，以帮助职业经理获得利用时间的合理模式这是职业经理进行时间管理的重要方法【心得体会】第讲第二象限工作法6【本讲重点】四象限的工作分类第二象限工作法四象限的工作分类工作的两种划分按工作的紧急程度划分0有些工作特别紧急，需要马上处理，按照优先顺序的原则，紧急的事排在前有些事不太紧急或不紧急，可以往后推一推，根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在后面【案例】某销售经理某天工作紧急程度划分:紧急不紧急紧急处理客户投诉意外事故的工作总结紧急排除客户拜访修改工作流程处理同事的一些误解确定明天的广告接待质检人员辅导下属工作安排下一步工作与同级部门间的协调销售政策的修改按照重要程度来划分B重要的工作需要花费较多的时间和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花费较少时间去做显然，优先顺序原则就是重要的排在前，不重要的排在后【举例】销售部经理的某一天工作的重要程度划分重要工作不重要工作销售费用预算计划制定部门一些文件和资料的查询招聘计划拜访重要客户工作文件归档报告总结下达指示应付无关人员领用物品报销差旅费“四象限”的工作分类所有的工作都既有紧急程度的不同，又有重要程度的不同根据这两个方面，可以将工作分成四类，如下图所示紫念-----------不凝急►建第叙限I第象限II要紫色更要不紧色重要J第象限in:紫色第象限IV$不重要要不紫念图6T..四象限的工作分类口第象限既紧急又重要的事项I紧急是指必须马上做的事项；重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项例如销售部经理要处理客户投诉需要职业经理临“急”不乱，能够使顾客对你的解释或处理结果接受和满意但是，如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事件，则要考虑产品是否出了问题？销售人员的销售或服务水平是否降低？口第象限重要但是不紧急的事项11例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定，新聘的销售人员的培训等虽然非常重要，但可以拖一段时间然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成，等到要上交或实施时才着急去做，就变成第一象限的工作一一既重要又紧急一般情况下，重要的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，但是，由于每天忙于琐碎事务，经常把重要的事搁置起来或认为还有时间，结果做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻，不仅时间仓促，质量和效果也不能令人满意□第象限紧急但不重要的事项111销售经理解决客户投诉，上司找你了解工作等等都是紧急的事下属请示工作、电话、会议、来访等基本上也属于这一象限由于对时间没有计划性，没有按优先原则排序，所以经常把一些紧急的事当成重要的事来处理,颠倒了主次第象限不紧急和不重要的事项0IV不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精力【事例】肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、与行政部门经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘计划等按照优先顺序原则即四象限原理，这些工作事项应为紧念-----------------------------------------A不紫色I II撰写销售费用侦垓检告撰写招聘计划向营铜总觥忸工作箱导下属t II】IV不解决顾客投诉臧闲裂更解决某下属奖金向瘦喝茶接听要下属谙示工作等电话图6-2“四象限”实例解析【自检】运用“四象限”分析法，对你一天时间内的工作进行排序紫念不紧急▼不要£【本讲总结】本讲介绍如何运用“四象限”分析法对各项工作进行排序工作分类可以按两种标准划分，一是重要性，二是紧急性依据这两个标准，可以把工作划分为四种类型，职业经理应把重心放在第二象限的工作，也就是优先处理重要但不紧急的事项【心得体会】第讲养成好习惯7【本讲重点】不良习惯必须改变养成好习惯的四个阶段【忠告】时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形成不良习惯必须改变口职业化的要求现代经理人必须具备职业化的素质，有效的时间管理是职业化的一项要求你的习惯会影响部门的工作效率0职业经理要管理一批人，不良习惯不仅影响个人的工作效率，也会对下属产生负面的影响养成好习惯的四个阶段不良习惯的无意识阶段0这个阶段还没有意识到已经有某种不良的习惯，也没有意识到这个不良习惯给工作带来的危害不良习惯的有意识阶段0已经意识到居然有这么不好的习惯，而且这个习惯给工作带来如此大的危害，或者存在极大的隐患有时候，不良习惯是很难发现的，可以借助一些测试手段来发现良好习惯的有意识阶段0这一阶段，决心改变不良习惯，开始培养好的习惯就时间管理而言，可以按照前面讲过的第二象限法来建立高效利用时间的习惯N在进行面对面沟通时，至少要做到以下三点N、、、、S♦在约定的时间到达NN♦对沟通所需的时间进行预算NS♦提出沟通的主题可以通过其它渠道了解到的情况，沟通时就无需Nw.、、悭谈起Q TN在与组织之外的人进行沟通时，一般都很注意上述三点而在与内部N、、、、5的人沟通时，则很少有人注意到如果你把内部的人当作客户，也就会自A:然而然按上述三点进行沟通了良好习惯的无意识阶段0正所谓“无招胜有招”，良好习惯的真正养成是在其不再被意识到的时候在第三个阶段，对良好习惯的意识，容易受到其它事情的干扰，从而导致对习惯的放弃要达到这个境界，可以采用的有效办法是“间隔重复工即规定每一段时间，坚持一种做法的次数经过多次重复，就自觉接受了这种做法，习惯成了自然【自检】对照一下，你自己是否有以下的不良习惯口工作效率低，办事拖拉口时间观念差，工作时磨磨蹭蹭口眉毛胡子一把抓，找不到主次口经常被电话、不速之客干扰，延误工作，晚上加班干口什么事情都愿意管，认为忙才好口认为下属多请示汇报才有权威口没有目标，没有计划口不善于利用零碎时间口不会休息，不会娱乐，没有空闲如果你有上述一些不良习惯，就要想办法消除，修正自己的习惯、性格以至于某些习以为常的观念，痛下决心加以改正，逐渐养成好的习惯下面是一些建议卜每天花30分钟做计划卜有书面日计划、周计划和月度计划卜让下属了解你的工作习惯卜排出每周工作的优先顺序卜集中精力完成重要工作使授权成为一种工作风格和管理方式►卜学习并运用对付干扰的方法明确生活和工作目标►保证一天内有一段时间不受干扰►卜有效利用零星时间招聘得力的秘书或充分利用电脑等现代办公设备►文件柜或办公桌整洁、条理清楚►在固定的时间里处理往来的函件►卜尽量将无用的文件处理掉卜使每件工作善始善终，避免头绪多而乱卜除非万不得已才召开会议养成常年使用工作效率手册的习惯►【本讲总结】本讲针对浪费时间的不良习惯展开论述养成良好的时间管理习惯是职业化的要求，有助于提高工作效率养成好习惯一般要经过四个阶段不良习惯的无意识阶级、发现不良习惯、有意识地改变不良习惯、养成好习惯的无意识阶段【心得体会】时间用于处理沟通不善带来的恶果0例如，某员工对公司有一些看法，正确的做法是他向你或有关部门提出意见，但是，这位员工却私下议论,或者透露给客户，一传十，十传百，员工的个人看法在众多员工和客户中传开，给公司形象带来消极影响作为上司，必须花时间去处理由此带来的负面效应如果员工能够与你进行有效沟通，就不需要花费时间去处理私下议论带来的负面影响了无效沟通B花了很多时间，却没有达成有效沟通，也就是用于沟通的时间没有效率很多职业经理也认为花了大量的时间与下属进行沟通问题不是有没有沟通，而是沟通的效果如何沟通只是第一步，目的是为了获得高效的沟通沟通没有了效果，我们称之为“沟而不通”不良习惯有的人把大量时间浪费在不良习惯上例如，喜欢在电话里聊天；在桌面上堆放一大堆材料，用的时候就得花时间去找；有些人属心血来潮型的，想到哪里，做到哪里；有些人对办公环境特别敏感，必须在一定的环境中才能静心工作；有些人在某些时段的工作效率不高对于不良习惯，可能自己没有意识到，但实际上浪费了很多时间如果是普通员工，不良习惯只会影响一个人作为职业经理，要和下属进行交流，不良习惯就会影响到很多人，甚至影响部门的工作【事例】人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方让我们来分析一下任经理某一天的活动8:30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:0010:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:0011:00处理文件报告等，到12:00,还有一部分没有过目吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻430召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到5:00已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家晚上又得加班了仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？

（1）干扰一一对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责卜会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制

（2）不定期召见使时间具有很大的随意性

（3）下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间卜对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作卜事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间，工作没有目标和程序，就没有主动性卜没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置卜不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间卜乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成【忠告】浪费时间的根本原因还在于自己！【自检】分析一下自己的工作时间，你是如何处理职责和事务的？看看你对时间是如何控制的？时间分析方法时间价值的计算你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进行时间价值的计算，可以帮助你理解时间意味着什么？口计算方法

（1）成本价值法即年薪（或年度人工成本总额）与工作时间之比每周工作五天，每年就是242个工作日，合1694小时表5-1成本价值计算年薪（元）每天的价值（元）每小时的价值（元）每分钟的价值（元）

1500062.

08.

860.

1525000103.

314.

760.

2535000144.

620.

70.

3445000186.

026.

60.

4455000227.

332.

50.

5465000268.

638.

40.

6475000309.

944.

30.

7485000351.

250.

20.

84100000413.

259.

00.98

（2）收入价值法即销售目标（年销售额或年利润额）与工作时间之比表5-2收入价值计算销售额（万每天的价值（万每小时的价值（万每分钟的价值（万元）元）元）元）

100004.

130.

590.

0098500020.

662.

950.

0491000041.

35.

90.

0982000082.

611.

80.

250000206.

629.

50.49时间价值计算法的启示B

（1）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润浪费的时间，无论如何也弥补不了

（2）钱是一分一分挣来的钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的一天浪费（不管什么原因）1—2小时，意味着在其他时间中挣钱的效率要提高10—30%,显然，这是十分困难的

（3）浪费时间等于浪费金钱用上面的两种方法计算一下时间价值，并牢牢记住浪费了多少时间时，就是浪费了多少钱

（4）时间需要规划规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上时间支配能力分析请回答下列问题，测试一下你对时间的支配能力请问答“是”或“否二

（1）你是否一到公司便列出当日工作安排？

（2）你是否在固定的时间里处理往来函件，如上午或下午？

（3）你是否将无用的文件处理掉，而不是机械地归档？

（4）你是否能避免各种浪费时间与精力的“琐事”？

（5）你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？

（6）你能注意缩短用餐、饮茶时间吗？

（7）你只欢迎那些实在的、对公司有益的推销员或顾问吗？

（8）你除非万不得已才召开会议吗？

（9）你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？

（10）你收到函件后是否阅后立即处理？

（11）你阻止别人给你寄发各种无用资料吗？

（12）你阅读报刊杂志时是否浏览大意后，再细读重点章节？

（13）你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁检查或干扰他们吗？

（14）你鼓励部下遇到问题时开动脑筋，提出独立见解吗？

（15）你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？

（16）你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲“电话粥”吗？

（17）你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计•划？

（18）你能充分利用电脑、复印机提高效率吗？

（19）当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的问题时，你是否请教专家协助，而不是单枪匹马地蛮干？

（20）你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话，不会见未约来访者？回答“是“，得5分；回答“否”，得0分如果得80700分，表明你能最充分地利用自己的时间，不必因不能完成任务而加班或将工作带回家如果得60-80分，表明你基本上能够有效支配时间，只在某些方面仍须改进，可参考测试结果对照检查如果得30-60分，表明由于做事计划性差、效率低，增加了很多工作压力，你的问题集中在三个方面主次不分；不能充分相信下属，不放权；精力分散，易受不速之客干扰只要下决心改正以上不足，你一定能在有限的时间里取得更高的效益如果得30分以下，那表明你面临严重的问题或将被解职，除非你立即全力以赴提高效益工作紧急性分析口目的分析每天（每周、每月）的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序口工具运用《工作紧急性分析表》表5-3工作紧急性分析表姓名日期年月日紧急性工作事非常紧急（马紧急（短时间内要不很紧急（可从不紧急（无时间项上要做）做）长计议）要求）频次时间在紧急性的四格中选择即可程序0

（1）将工作事项的紧急性分为四档非常紧急，马上要做；紧急，短时间内要做（一般是当天要做的）；不很紧急，可从长计议（可以纳入计划中做）；不紧急

（2）统计“频次”即不同紧急程度的工作事项各占多少（每天或每周或每月）

（3）统计“时间”即完成不同紧急程度的工作事项所占用的时间工作紧急性分析法的启示0

（1）统计你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？

（2）非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理制度、营销策略、产品品质等重大问题，与时间无关

（4）“紧急事项”越多，时间管理问题越大

（5）“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大⑸除“非常紧急”之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急工作重要性分析口目标分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根据重要程度安排工作的用时方法0运用《工作重要性分析表》表5-4工作重要性分析表姓名日期年月日非常重要（绝对重要（应该不很重要（可做不重要（可不重要性工作事项要做）做）可不做）做）频次时间在重要性的四格中选择即可

（1）将工作事项的重要性分四档非常重要，绝对要做（即其他事情都可以不做，也要做的事项）；重要,应该做（不做就要出问题）；不很重要，可做可不做（做比不做好一点）；不重要，可不做（做也不见得好）

（2）统计“频次”即不同重要程度的工作事项各占多少（单位日、周、月）

（3）统计“时间”即完成不同重要程度的工作事项所占用的时间工作重要性分析法的启示0

（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？

（2）非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关

（3）重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理

（6）一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项

（5）特别注意对“重要”的工作事项进行分析会议分析目的0分析会议的必要性及其浪费、拖延的原因，寻求相应的解决办法方法0运用《会议分析表》

（1）分析会前准备情况表5-5会议分析表姓名日期年月日会议必要性评估实际OI原因日期必须的目的明确目的不明用不开用时用时名目倡议的确的的卜有无会议计划、目标、议程，时间安排？卜时间和地点是否恰当？卜参加人是否适当和必须？

（2）分析会议过程卜是否准时开会？为什么？卜是否跑题？卜是否按计划进行？卜秩序是否正常？卜是否有人中途出去？卜是否按时结束？

（3）会后分析卜会议纪要有没有？发给与会者没有？卜会议决议的执行情况卜会议必要性评估以上三步分析，主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议或严重无效会议的详细分析会议分析法的启示0

（1）根据统计，职业经理用于会议的时间约占工作时间的20%,如何利用好这20%的时间，是时间管理的重要环节

（2）职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等对于自己可以决定是否召开的会议，一定要事先评估开会的必要性

（3）事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人最好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单一句“下午开会”就把大家召集起来

（4）严格会议纪律

（5）参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间干扰因素分析目的0分析哪些因素干扰了正常的时间安排，以便寻求治理的措施方法0运用《干扰因素分析表》表5-6干扰因素分析表姓名日期年月日分析干扰因素干扰者排序后果对策缺乏自律文件杂陈拖延不会说不耿责混淆突然约见当下想干的事太多经常“救火”条理不清计划不周无效会议不速之客电话干扰1列出干扰因素干扰因素可以分为两大类一类是实发性干扰，一类是拖延性干扰2对干扰因素排序通过对干扰因素的排序，每次找出排在前三位的干扰因素加以克服甚至可以找出排在第一位的干扰因素加以克服每次不要多，但求找出干扰最大的因素，坚决克服掉3对突发性干扰的分析突发性事件是职业经理工作时间的最大干扰因素由于职业经理角色的特殊性，会遇到上、下、左、右全方位的干扰研究表明，干扰者顺序为自己朋友客户同事上司下属小大突发性干扰4罗列出干扰所带来的后果5寻求对策寻求前三位干扰因素的对策，其他则可以缓一步干扰因素分析法的启示01通过对干扰性因素排序，找出最需要克服的因素2在拖延性干扰中，最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服“缺乏自律二因为在拖延性干扰中，许多因素你可能无法把握，但是，你应当可以把握你自己3在突发性干扰中，最需要克服的是“突然约见”4都是谁干扰了你的时间安排，偷走了你的时间？不同的人、不同的行业、不同的企业，可能会有不同的顺序你一定要清楚，谁对你的干扰最大？下属、上司、同事、客户、朋友，还是你自己？【自检】选择你认为最适合的分析方法，对你的时间利用方式进行分析。