公司档案管理制度

档案管理制度

1.0重要内容及合用范围规定企业办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、记录、销毁等管理内容客户档案管理执行《客户档案管理制度》

2.0档案的管理机构

2.1文书结案后，原稿由企业办公室所辖档案室归档

2.2各经办部门或个人视实际需要，经有关领导同意后可留存影本

2.3档案室重要职责

2.

3.1制定或参与制定档案工作的规章制度；

3.

3.2对企业其他部门文献材料的归档工作，进行指导和监督；

4.

3.3做好企业档案的搜集、整顿、保管和运用工作；

5.

3.4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；

2.

3.5提高档案管理的I水平和技术，逐渐实现档案管理现代化、科学化

3.0档案的种类

6.1法规性文献包括上级颁发、需企业执行时，或由企业发行的多种原则、规章制度等

6.2企业的重大决策包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其有关行政会议等形成的文献和会议材料、会议记录等

6.3计划性文献包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等°

6.4总结性文献包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查汇报等

6.5指示性文献包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等以及企表3程序文献会审表文献名称文献编号编制部门编制人文献会审项目义献格式文献会审目的

1.1:

1.确认程序的规定与否符合原则规定

2.职责职权

2.确认程序的规定能否满足规定

3.工作接口

3.确认程序的规定与否可以完全执行

4.可操作程度

4.确认职责与否明确、接口与否清晰

5.引用文字

5.其他需要确认的内容

6.登记表格

6.其他需要确认日勺内容

7.其他其他

8.部门接口负责人意见重要责任部门相关责任部门文献归档登记表文献名称文献编号文献总页数归档编号归档寄存处保密等级保管期限阐明归档时间送交人接受人修变化更记录象修改日期更改单号送交人接受人存档变更记录表5受控文献清单发放部门旧版收回记录义献文献名称发行日期最新版号编号归档案卷目录卷宗号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注目录号部门案卷次序号一一一一一一一一档案内容登记表类号______（机密）文献保管备查簿类别・•・.份数原文献编号内容摘要经办部门档号预定保留期限注副本影本No.・・.归档日期阅档催还单同志:您所调阅的下列档案还期已逾，为以便他人使用和管理，请依档案调阅规则于月日前送还档案室年月曰数量档号文号名称借期送还期备注占IITL示册档案调阅单档案名称或收发文号核批调阅人借出日期年月日档号及件数还卷日期年月日（经收人签章）共宗（件）注本单一式二联，第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人，第二联留存档案室备查业各类命令、工作指示等

6.6凭证性文书材料包括企业各部门上报的、在平常活动中形成欧I原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、协议书、协议书等日勺原始记录和文本

6.7证件性文书资料包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等

3.8汇报性文书资料包括企业上报各级主管部门的文献资料和有关登记表,以及企业领导在外部公共场所发言、汇报或公布日勺各类文书资料

3.9劳资人力资源资料包括企业下属各部门的I人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等有关资料

3.10声像制品资料包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文献娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供日勺，以声像形式记录下来的多种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等

3.11题赠性资料包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等

3.12技术性资料包括各类工程图纸、竣工资料等

4.0档案管理的基本程序包括档案的搜集、整顿、鉴定、保管、销毁、记录、检索、编码、运用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又互相制约

5.0档案的搜集就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室其搜集於I重要方式是归档，即把企业活动中产生的有保留价值的I多种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整顿、立卷、归档

5.1立卷归档欧I范围凡属本原则第3条所函盖的文献资料，均应立卷归档

5.2立卷归档的时间

5.

2.1凡已办理完毕时具有保留价值日勺多种文献资料，均应在三日内递交办公室立卷归楼

5.

2.2对于某些专门文献，或驻地分散在外的个别业务部门的文献，为以便平常工作，立卷归档时间可根据实际状况合适延长

5.3立卷归档的规定

5.

3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整顿审定完毕的J档案资料，递交档案室立卷归档

1.

1.

13.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份

5.

3.3归档口勺文献资料必须完整、真实、精确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

5.

3.4立卷时应编制好案卷目录，把文献的作者、标题、日期等项目填写清晰，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容体现出来，装订整洁、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限

5.

3.5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，严禁用圆珠笔或铅笔，字迹应清晰、精确

1.

1.

13.6立卷应以本部门形成的文献为主，根据文献形成的特点，保持文献间的历史联络，合适照顾文献的保留价值，使案卷能对的J反应企业生产活动状况和面貌

5.

3.7立卷应以部门为主，结合其他特性及I措施组卷，把有亲密联络的I文献组合在一起

5.

3.8立卷应把上级文献与我司文献（除请示、批复外）按保管期限和文献年限分开立卷

5.

3.9立卷归档后，发现需立卷的文献资料，可按立卷原则进行插卷

5.

3.10文献构成案卷后，卷内文献应按照一定规律进行排列，系统地反应问题，做到查找以便

5.

3.11多种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损

5.

3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、重要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整

6.0档案的借阅

6.1档案重要供本企业运用，一般不外借如状况特殊，外单位人员须持简介信，并经企业领导同意，可查阅无密级档案

7.2各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围日勺档案资料如需查阅非本部门的重要文献和有密级档案，须经企业领导或原形成档案的部门领导同意，方可借阅

8.3档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得私自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情惩罚

9.4对宝贵或易损及I档案，应制成复制品提供使用复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误

10.必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论档案管理员不可私自以档案资料作解释或下结论

6.6档案一般不得借出档案室如有特殊状况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导同意并办理借阅手续如延长借阅时间，须办理续借手续逾期不还者，档案管理员要及时催还

7.7借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报企业领导同意后，责令其赔偿一切损失

8.0档案保密规定

8.1档案管理员和借阅运用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作

8.2档案分一般档案和有密级档案两类档案密级他为绝密、机密、秘密三级

8.3有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室有密级档案复制时，需经企业办公室主任或副总以上领导同意

8.4有密级档案只限归档人使用，其他人员运用需经办公室主任或副总以上领导同意

8.5对已到保密期限的档案要请有关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供运用

8.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料

8.7档案管理员丢失或私自提供泄露机密，应根据情节轻重，予以纪律处分,直到依法追究刑事责任

7.8企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室规定整顿已形成的文献材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离

8.0超期档案欧I销毁

8.1对超过保留期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总同意后，按规定销毁

9.2经同意销毁aI档案，可单独寄存六个月，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁

8.3销毁文献必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文献作为它用，或作废纸发售文献销毁后，监销人应在销毁注册上签字

10.0档案的保管档案保管工作应做到四不不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）同步，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的I安全性，对破损档案应及时修补文献资料管理流程图国的或在当郃文献修改登记表文件名称文件编号修订类别修订日期号修订内容简要修订者增长删除异动废止文献更改告知单更改义献名称文献编号申请更改部门更改内容文献修改人________日期___________更改页码更改条款更改状态文献更改记录文献使用人文献管理发生部门文献（页次）收发记录日期人。