建设办公室文书档案管理制度

建设办公室文书档案管理制度6第条档案编号1新档案应从档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号2档案如何归属前案应查明前案的档号并予以同号编列3档号经一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编列档号4档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角7第条档案管理1归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅2档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档8第条保存期限按照文书保存相关规定执行9第条档卷清理1档案管理人员应该及时擦拭案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者,给予销毁销毁前应造册呈主要领导核准，并于目录附注栏内注明销毁日期2保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员将”收发文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁的日期3执行秘密载体统一销毁制度，对已到保存期限的文件,或已无保存必要的秘密载体,统一用火焚烧销毁,不得作为废品出售和作为垃圾乱丢10第条调卷程序1各部门以办人员因业务需要需调阅档案时，应填写”调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员调阅2借阅档案包括文件资料必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅,秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅3案卷不许借此只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出4档案管理人接到“调卷单”应按归还日期先后整理，以备催还5借阅期限不得超过两个星期到期必须归还如需再借应办理续借手续6借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人责任7借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导8外单位借阅档案应持有单位介绍信并经总经理批准后方能借阅,但不能将档案带离档案室9外单位摘抄卷内档案应经总经经理同意，对摘抄的材料要进行审查签章10档案归还时,经档案管理人员核查无误后,档案即归入档夹”调卷单”由档案管理人员留存备查11第条调卷管理1”调卷单“以一单一案为原贝借阅时间以一周为限,如有特殊情况需延长调阅期限时,应按调程度重新办理2调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时,也须报明原因,请管档人员负责处理3调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还，如有其它人员调阅同一档案时,请变更调登记,不得私自接受4调阅的档案应与经办业务有关,如调阅与经办业务无关之档案,应经文书管理部门主管同意文书档案管理制文书档案管理制度一文书管理制度1第章总则1第条为使办公室公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文的质量,特制定本办法2第条办公室与外界来往文书的收发由综合办统一负责3第条综合办指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印等事宜2第章公文的种类4第条公司的通用公文种类1请示向上级部门请求请示、批准的事项2报告向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项3决定对重要事项或重大活动做出安排4决议经过会议讨论或议定,要求贯彻执行的事项5批复上级答复下级的请示事项6通告在一定范围内公布应当遵守或周知的事项7通知传达、批转上级、同级、不相属部门的公文;传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项;发布规章、任免聘用事项8通报表彰先进，批评错误，传达重要情况9函对同级或不相属单位相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准10会议纪要记载和表示会议重要精神及议定事项,要求与会单位共同遵守执行5第条文书的保密等级划分1绝密指极为重要而且不得向无关人员泄露内容的文书2秘密指次重要而且涉及内容不能向无关人员透露的文书3机密指不宜向单位以外人员透露内容的文书4普通指非机密文书3第章文书的收发6第条到达文书全部由文书综合办接收,并按下列要点处理1贴文书处理签，拟定拟办意见2送主要领导阅示3分送各负责人办理4进行文书归档7第条对于文书的收发,要做好收发登记4第章文书制作规范8第条公文格式1公文内容发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号组成，1位于是文头与界栏线上主送机关向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位，2需同时报送另一个上级部门的，用“抄送”；对同级或下级则用“抄送”标题:对公文主要内容的概括和反映,是公文的眉目3正文:公文的主体部分4发文机关:制发文的单位,位于正文的右下侧,应写全称或5通用简称公文日期:包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印刷日6期为准,重要公文以签发日期为准公文印章:加印在发日期中间7密级:保密文件注明密级8附件附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、9标题2用纸格式A4本公司公文用纸一律以为标准纸,左侧装订3印装格式公文均采用横书或横排1在左面装订2装订用钉装39第条文书的签发1领导小组文书收领导小组主要领导签发2办公室文书由办公室主任签发10条文书的盖章4在正本上必须加盖印章n第条文书制作注意事项1文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范2起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件3必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名4对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件,而且必须署名5第章文书的整理与保存12条文书的整理与保存53全部完结的文书,在结办后天内，交综合办归存,按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在”文书保存簿”上做好登记，归档保存13条文书的保存年限6按有关文书保存年限的规定执行14条注意事项71重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中2保存期满及没必要继续保存文书，经主要领导决定，填写销毁的理由和日期之后，予以销毁机要文书一律经焚烧的方式销毁任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售不需立卷的文件材料逐件登记报主要领导批准销毁3销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失不遗漏4如果职务或部门划分发生变更或者做出调整,则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由5必须做好重要文书的借阅登记工作，度注明归还日期二档案管理制度1条管理部门8文书结案后，原稿由综合办归档，经办人员根据实际需要留存影本如因业务处理需要，原稿须由经办人员保管,应经综合办同意后妥善保存,综合办以影本归档2条文件点收9文件结案移送归档时,根据如下原则点收

1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺,应立即追查归入；

2.文件如经过抽查,应有综合办的签认；

3.文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回人员

4.条文件整理点收文件后应依下列方式整理

1.文件以左方装订为原则；

2.文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一4第条档案分类1档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类2档案分数应办求切合实用如果因案件较多、三级分类不够应用时，须在第三能之后增设第四级细类”如案件不多，也可仅使用“部门“及“大类“或“小类二级3同一“小类“或“细类”的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时,可分为两个以上的档类装订,并于小类或细类这后增设“卷次”编号，以便查考4每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则5档号的表示方式如下A1A2—B1B2C1C2D1—E1E2A1A2B1B2C1C2D1其中为部门代号,为大类号,为小类号,为E1E2档案卷次,为档案目次5第条档案名称及编号1档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表明档案内容性质为原则，而且要有一定范畴，不能笼统含糊2各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示,其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定3档案分类各级名称经确定后，应编制”档案分类编号表”将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅4档案分类各级编号风应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用5档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。