文秘公文写作技巧

文秘公文写作技巧文秘公文写作技巧大全导读:我根据大家的需要整理了一份关于《文秘公文写作技巧大全》的内容，具体内容文秘是一门新兴现代科学管理专业下面是我为您精心整理的篇一会议类讲话稿这是领导讲话稿中数量最多、占比重最大的一〃族〃我们平时所说的要讲〃适〃，不要讲〃过

13.在新旧领导工作交接会议上的讲话稿这是一种很特殊的会议讲话稿在这种会议上往往有三个讲话，一是卸任领导的讲话，一是接任领导的讲话，一是上级领导的讲话卸任和接任领导的讲话，都要讲得谦虚、诚恳，并有表态的意思上级领导讲话，则要对双方都给予肯定，并对该级领导班子及下属提出一些要求和希望

14.在各种邀请会、协作会、联席会上的讲话稿这也是一种比较特殊的会议，这种会议面对的不是下级，而是外地、外部门的客人作为东道主发表讲话，要对客人表示欢迎,对本地、本部门的情况作一简介,还要讲会议的目的和议程要讲得诚挚、热情、实在篇

一一、函的概念函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正不过这种情况并不多见

二、函的特点

（一）沟通性函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点

（二）灵活性表现在两个方面一是行文关系灵活函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题

（三）单一性函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项

三、函的分类函可以从不同角度分类

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可

（二）按发文目的分函可以分为发函和复函两种发函即主动提出了公事事项所发出的函复函则是为回复对方所发出的函

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等篇三请示的结构、内容和写法请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下

1、首部主要包括标题和主送机关两个项目内容

（1）标题请示的标题一般有两种构成形式一种是由发文机关名称、事由和文种构成如《*县人民政府关于***的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》2主送机关请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示

2、正文其结构一般由开头、主体和结语等部分组成1开头主要交代请示的缘由它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复2主体主要说明请求事项它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在这部分内容要单一，只宜请求一件事另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复公文写作技巧公文的含义及种类公文是公务文书的简称，它是机关或部门在管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料公文具有直接生效的指导作用这种指导作用包括命令作用、法律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用……等等根据国务院办公厅1993年11月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行的国家行政机关公文分12类

1、命令；

2、议案；

3、决定；

4、指示；

5、公告、通告；

6、通知；

7、通报；

8、报告；

9、请示；

10、批复;

11、函；

12、会议纪要根据中央中央办公厅1996年5月印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定，我国现行的各级党的机关公文有14种

1、决议；

2、决定；

3、指不；

4、意见；

5、通知；

6、通报；

7、公报；

8、报告；

9、请不；

10、批复；

11、条例；

12、规定；

13、函；

14、会议纪要以上两个文件是我国党政机关公文制发的依据，同时也成为企事业单位、社会团体、行业等选择通用公文文种的依据当然一些专职机关，如军事、外交、经济、法律等的机构另有一些专用公文公文正文的写作方法草拟公文正文必须符合以下要求

1、符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明

2、情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短

3、人名、地名、数字、引文准确时间应写具体的年月日，如“1994年”不能写成“94年”

4、公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，都要使用阿拉伯数字

5、结构层次序数，依次为“一”、“

（一）”、“1”、“

（1）”

6、公文中应使用国家法定计量单位

7、引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号

8、用词准确、规范使用简称时，一般应先用全称，并注明简称

9、请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项公文正文的写法主要有两条

一、通过叙述、说理表明目的公文的行文分上行文、平行文、下行文三种不管是哪一种，公文的正文一般是分叙事、说理、目的（或结论）三个方面来写的叙事是摆事实，说理是讲道理，目的（或结论）是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论应该通过叙述，说理表明目的具体来说

1、向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批

2、写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示

3、向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请示协助解决所要解决的问题

4、向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行

5、写复文（对下级请示的公文的批复），一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能性因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢,实事求是这样，公文的目的就既明确又具体

二、文字表达简明、确切、条理清楚

1、简明，是指简洁、明确公文除综合性报告外，采取的是一文一事制写作时一，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话较长的公文也应“开门见山”同时，公文比一般文章对明确的要求更为严格它的用语以语体文为原则，力求通俗，能说明问题不准使用自造的简体字它的语言必须符合语法，还要正确地使用标点符号

2、确切，是指准确、贴切公文必须符合准确性的原则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑表达上既重视内容的正确性，也不忽视形式的准确性从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、统一

3、条理清楚，是指公文的布局和其它文章同样重要一切较长的公文，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论（新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”），唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去然后，再作必要的解释长的公文分为几段时，每段亦应采取此法一份公文有几层意思或几项要求时，必须注意条理，分清层次，以数目字标明段落和项目这样就可以使公文的正文做到纲举目张，条理分明通知的写作通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项;任免和聘用干部;发布规章通知的类别

一、发文通知

1、批转性通知对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门执行例《总部关于解决XXX问题意见的通知》

2、转发性通知对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行例《国内事业部转发总部关于XXX收费项目及标准的通知》

3、发布性通知发布本机关制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行政效力例《总部关于发布〈XXX管理规定〉的通知》

二、知照通知用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况如任免或聘用干部、设立或调整机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等例《关于XXX等四同志职务任免的通知》

三、事项通知

1、布置性通知就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求例《国内事业关于在事业部范围内开展XXX工作的通知》

2、规定性通知上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以便遵照执行例《教育部财政部关于改变研究生学习期间生活待遇问题的通知》

3、会议通知告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求，故这类通知兼有告知和布置作用例《关于召开XX座谈会的通知》通知的写法

一、标题通常情况下，三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成视具体场合和内容，发文机关可以省略，文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知”等在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”，发布本机关自制规约文书，对重要的规章应由“颁发”、“发布”等动词提起除发布的规章应用书名号，其余均不使用书名号和标点符号要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关于”和“的通知”字样

二、主送机关视通知内容，有些应具体写明受文单位名称，有些属普发性的则应写上规范化的统称虽不属普发公文，但主送机关较多的，也可用相应的规范化统称

三、正文一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意事项及时限等正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻辑标准排序，做到条理清晰，一目了然由于通知种类较多，各体正文写法、篇幅长短等差异较大，恕不

一一四、落款正文结束后在右下方署名署时并盖公章函的写作函属于平行文它适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准等根据主动与被动，函有发（去、问）函和复函之别根据形式和规格，函又可分公函与便函两类公函与便函都是处理公务的文书，但公函的内容往往比较重要，涉及行使权力，故行文郑重，具有完整的公文格式便函为单位、领导之间处理具体事务时用，格式如同一般书信，不加标题，不编文号，不需存档，但亦需加盖公章函的类别

一、商洽性函用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项例:《XX学校关于商洽X X X同志调动工作事宜的函》；《X X县人民法院关于XXX遗产纠纷案托查的函》

二、询答性函用于单位、机关之间互相询问或答复问题例《XX省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》；《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》

三、告知函主动将有关信息（如问题、意见、情况）告知对方例《中国科学院关于学部委员增补结果的函》

四、请批函向有关主管部门请求批准事项时用请批函这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位,而请求批准的只限业务事项例:《XX XXX学报关于申请广告许可证的函》函的写法

一、标题函的标题量般由发文机关、事由和文种三部门组成发文机关视具体情况一般可省略发函的文种不管是联系函还是请批函，均可写成“函”，但也有写“公函”字样的属答复性质的函，文种均须标明“复函”

二、主送机关顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号复函的主送机关即来函单位

三、正文

1、开头发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等

2、主体发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容,作出具体的、明确的答复不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事

3、尾语发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾尾语应根据内容、要求来拟写

4、落款正文右下方署名署时并盖公章正文除做到一函一事外，还要求语言得体，视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份，做到多用雅语，既热情诚恳又务实直陈，有利办事高水准很明确地提出了问题！。