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行政管理制度可借出；公司机要档案借阅，需经公司总经理批准，按规定办理登记手续后，方可借阅归还要清点和检查，如发现遗失或损坏，要及时报告和处理
3、借阅或查阅档案者必须爱护档案材料，严禁涂改、拆散、撕毁、折叠、勾划、抽取，阅后及时归还，如发现造成档案损失或丢失要追究其责任
4、借阅档案的人员调职或离职，离开公司前，必须将借阅的档案资料归还档案室，并办理注销手续
5、借出的档案，应在三天内归还；如遇特殊情况，经借阅审批者书面同意后可延长借阅期,但借阅时间最长不得超过半个月如特殊需要，可重新办理借阅手续
（四）档案鉴定和销毁制度
1、档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的；需要长远利用的档案，应列为永久保管属于永久保管的档案应于第三年度移送集团管理中心保存（其中财务档案送集团结算中心保存）凡是在相当长时间内公司需要查考的档案，应列入长期保管凡是在较短时间内，公司需要查考的各种材料，均列为短期保管
2、从公司的实际情况出发，恰当地确定档案的保管期限
3、在总经办负责人主持下，定期对到期的档案进行鉴定，提出存销意见，对确无保存价值的档案进行登记造册，经公司副总经理、总经理审核上报集团领导审批后销毁
4、销毁档案，应由总经办指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密监销人要在销毁清册上签字
五、附表
1、《档案分类编号表》
2、《卷内目录表》
3、《备考表》
4、《案卷索引表》
5、《分类文件目录表》
6、《档案调阅申请单》合同管理规定
一、目的与适用范围
1、为了加强合同（含所有对外、对内签约的具法律效力的协议、文书、函件、单证等）管理，维护公司正当权益及正常的经营管理秩序，依据《中华人民共和国合同法》（以下简称合同法），结合公司实际情况，制定本制度
2、本制度适用于公司各职能部门
二、合同订立规定
1、公司法定代表人有权代表公司签订合同，其他人未经授权不得代表公司签订合同
2、签订合同必须遵守《合同法》等国家有关法律、政策规定，遵循〃互利互惠、平等自愿、诚实信用〃的原则，合同一律采用书面格式，经常性业务合同（包括各种订单、排期单）应采用统一印制的标准合同文本
3、合同金额达3万元以上（含3万）的，必须经集团董事长或总裁预签并授权后，方可由被授权人按照预签件内容进行正式签约；合同金额为3万元以下的由公司领导班子会签，总经理审核签字（1万元-3万元的须进一步提交旅游子集团总裁审批）后方可签约具体签订程序如下
（1）需要签订合同之前，业务经办人员必须认真了解签约对方的基本情况，包括对方是否具备合法、齐全的证照，是否拥有相关经营权，是否具备履约能力，其资信状况如何等等
（2）经办人员在了解签约对方的基本情况后，填写合同会签单，详细注明签约对方名称、签约事由及主耍条款
（3）合同预签件由业务部门、总经办、财务部门和分管领导会签，再由总经理审核签字后上报集团董事长或总裁预签，预签前可根据需要组织法律顾问、集团结算中心、管理中心、监审中心等相关部门负责人会审对已预签的合同预签件必须经集团公司董事长办或总裁办和本公司双方书面签收确认
（4）经过审核的合同预签件要加盖骑缝章和修改方印章，预签件一式二份，公司和集团各留一份以备核对，其中集团的由管理中心负责保管
4、签订合同所加盖的印章，除各企业的公章外，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用，违者公司将予以严肃处罚有关企业公章与合同专用章的保管与使用参照公司印章管理制度的有关规定执行
5、业务经办部门应妥善保管已签订的各类合同复印件，合同原件包括各种订单、委托书等应在签订后立即主动交总经办存档，同时报备财务部门
6、合同签订注意事项1所有合同均应编号2合同只规定违约金或定金，不约定押金3采用格式条款订立合同的，如借款合同、供电合同、供水合同、供气供热合同、邮政电信合同、保险合同等，提供格式条款的一方应当遵循公平原则确定当事人之间的权力和义务，本公司应采取合理的方式提请对方注意免除或者限制其责任的条款，并要求对该条款予以书面或在附加条款中予以备注说明，必要时须签订补充协议4本公司发生单次5000元以上含5000元的赠与，原则上必须签订赠与合同，并取得相关合法票证5000元以下的赠与可以口头请示董事长或总裁同意后执行签订赠与合同一般需要明确附加义务条款
三、合同履行规定
1、本公司应按照合同订立所产生的效力全面依法履行合同的权利和义务，并根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务
2、借款合同规定的还本期限和金额，必须至少提前两个月向董事长或总裁报告
3、合同签订后，经办部门应及时跟踪合同的执行情况，如发生合同变更、转让、中止、解除、撤销等情形时，应事先报告董事会，发生变更、转让时按照新订立合同的程序报集团董事长或总裁批准后方可执行
4、合同生效后，当事人就质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的，可以协议补充；不能达成补充协议的，按照合同有关条款或者交易习惯确定补充协议应按照新订立合同的程序报集团董事长或总裁批准后方可执行
5、合同履行过程中，遇到债务相互抵消、标的物提存、债务延期和债务免除等情况时，必须经董事长或总裁批准后执行
6、合同执行过程中如发生对方提出或可能提出仲裁或诉讼，相关责任人应立即向董事长或总裁报告以商讨应对措施
四、合同管理要求
1、公司各部门人员须严格遵守合同签订程序行为人未经授权、超越授权范围或者授权终止后以被授权人名义订立合同，无论后果如何，均视为违规违纪行为，行为人和相关公司负责人为违规违纪行为的责任人为了避免扩大损害公司利益的情况发生，行为人或相关公司负责人应立即申请授权，未经授权人确认，由行为人和公司负责人承担责任
2、所有合同会签和审核、审批人员必须认真严谨地开展合同审核工作，共同把好合同关，注意避免发生理解上的争议属于明显把关不严、马虎从事的，将给予行政处罚；若因合同把关不严造成不良后果的，将追究所有相关人员责任
3、公司各部门人员须严格按照审批通过的合同预签件签订合同，并严格按照合同条款执行,不得弄虚作假或擅自修改合同条款，否则相关人员必须承担相应的行政、经济处罚乃至追究刑事责任
4、在合同订立和履行过程中，须要求对方对知悉本公司的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄漏或者不正当地使用泄露或者不正当地使用该商业秘密给我方造成损失的，应当承担损害赔偿责任
五、附表
1、《合同会签单》、总则及适用范E印章管理办法
1、为加强印章的使用管理，规范印章使用的流程和审批权限，充分体现印章的权威性和法律上的凭证作用，维持公司正常的经营秩序，保证公司的资产安全，特制定本办法
2、本制度适用于公司各职能部门
二、印章的保管与使用
1、公司的公章、合同章，财务专用章、发票专用章由公司董事长授权总经理保管
2、总经理因公出差或其他原因不能履行职责时，应报告集团董事长或总裁并征得同意后授权本企业副总经理或其他高级管理人员代管印章，受托人应在授权范围内使用有关印章并逐一详细记录印章使用事项
3、公司财务专用章、发票专用章由财务负责人保管
4、公司的部门业务章由总经理授权相关业务部门的负责人保管
三、印章的管理和更换
1、印章管理人员要认真执行印章使用管理办法，不得擅自主张用印，发现问题及时向领导报
2、公司印章的启用、更换、停用、销毁应严格履行审批手续，有关人员要认真填写启用、停用（销毁）印章登记表
3、各用印单位或个人要严格履行用印审批手续，与印章管理人员共同把好用印、监印关，保证用印准确无误若出现违规用印以及由此造成的不良后果，将追究所有相关人员的行政、经济乃至刑事责任办公物品财产管理制度
1、为了保证公司正常的经营秩序与公司财产的安全特制定本制度
2、本制度适用于公司各职能部门
二、物品采购管理
（一）物品定义公司日常运营过程中所需的各种办公低值易耗品和固定资产办公低值易耗品笔、墨、纸、计算器、文件盒、文件架、订书机、笔记本等等低值易耗品固定资产办公设备、交通运输设备及办公家具等
（二）采购流程
1、不论是物品采购还是办公品印刷，一律先审批后购买（印刷）
2、办公品印刷统一由总经办向印刷厂下单具体流程各部门提出印刷请示一一转公司总经理批示一一将批示件转总经办一一总经办审核后填写印刷委托单及采购审批单一一向印刷厂下单，并将采购审批单一联转财务挂账一一总经办验收后转财务入库一一申请部门领用
3、所有物品采购一律先审批，总经理同意后由财务部购买采购流程申购部门提出申购请示一一转公司总经理批示一一将批示件转总经办一一总经办核实后填写申购单购买一一财务凭申购单挂账及购买
4、应按集团总部规定的单位或渠道采购，不得擅自在规定以外地方采购未作规定的物品，可自行采购
5、购入后，采购人员凭发票、采购审批单及材料到仓库办理入库手续采购人员凭入库单和发票、采购审批单一并向财务报销若从财务支款采购的，须在费用发生后五日内办理报销手续（以发票上日期为准，遇双休日、节假日顺延）
（三）发放
1、办公用品、公用物品、电脑耗材⑴根据办公消耗指标由各部门指定专人按月统一在总经办领取⑵按工作需要，使用人到所属部门领取，实行个人自行保管，遗失自负⑶部门负责人督促本部门员工合理使用，不得浪费
2、领用程序
（1）办公用品、公共用物品，填写《领料单》，直接在总经办库管员处领取，库管员按指标发放⑵库管员接到有批示的《领料单》，在《材料领用登记表》填写领料名称、规格型号、数量、项目名称、用途，领料人签字后，大额物品须总经理签字审批后方可发放物品⑶紧急情况领用物品，可先进行领用，事后补办相关手续⑷库管负责人必须建立物品领用台帐，做到帐物相符，责任到人每月未上报财务仓库盘点表，反映库存及物品使用保管责任人情况领用新工具时必须以旧换新
（5）员工办理离职时，必须要有库管理人员审核物品回收情况并签字确认附设计印刷流程
三、资产管理
（三）移交
2、验收由总经办、使用部门按合同进行验收总经办做好入库台帐登记手续，产品的说明书、保修卡、合格证一起存档，使用部门办理设备领用手续
（五）转移
1、资产内部移转处理内部资产转移时原资产使用者与接交人应办理转移手续，在资产保管清单上的签收签字后方可转移
2、减少固定资产的减少包括报废、出售、改作它用、出租、盘亏、丢失等固定资产的正常减少，经领导批准，总经办应做好资产台帐的减少登记，非正常减少的情况应分清原因，追究相关人员的责任
3、保养与维修固定资产维修应由使用部门向总经办提交《办公设备维修申请单》，总经办进行维修鉴定后,安排有关人员修理
4、注意事项
（1）各单位桌椅、电器、电脑等办公设备维修转移由总经办负责办理手续，部门分管领导审核、各单位主管领导审批后执行；
（2）员工应爱护公司的公共财产，按合理规程操作使用办公设备如遇办公设备损坏，使用者应及时填写《办公设备维修申请单》，由总经办负责联系修复；若因人为破坏而造成，肇事者应根据损坏程度进行赔偿领导同意后，由总经办安排人员修理
（六）报废
1、报废对象（种类）凡属公司固定资产、50元以上办公设备/用品/食品均可列为报废对象
2、报废条件申请报废的设备必须符合以下条件中的至少一项
（1）到规定的报废年限的；
（2）由于各种原因造成资产设备的主体损坏而无法修复的；
（3）由于技术落后已被淘汰的或由于受其他设备的更新换代影响，而无法与任何一种主体设备配套使用的；
（4）设备丢失并已被证实无法找回的；
（5）其他经公司认为可以报废的
3、注意事项各单位桌椅、电器、电脑等办公设备报废由相应的总经办和财务部共同审核、各单位主管领导审批后执行单件价值超过2000元的固定资产报废需报结算中心审核、集团董事长或总裁审批
（七）编号为使固定资产保管有序，由总经办对公司在用各类固定资产进行编号管理，规则如下
1、每件固定资产的编号保证其单独性
2、编号分为三部分，第一部分代表其类别，第二部分代表其购买年份，第三部分代表其顺序排位；第一部分与第二部分之间用一分开例第一部分第二部分第三部分（类别）（年份后两为数）（顺序）类别代号如A、办公家具一BJ其中桌子一z椅子一Y推柜一T屏风一P会议桌一HZ更衣柜一G书柜一S报架一BB、办公设备—BS其中复印机一F打印机一D传真机一C碎纸机一S电话一DH饮水机一YC、电脑设备一DN其中主机一Z显示器一X网卡一C路由器一L交换机一J集线器一HD、通讯设备—TX其中移动电话一Y说明每个固定资产的代号为3-4位英文字母，前两位为其类别号，即BJ、BS、DN、TX,后一位为其具体属性例T XY—01—02（通讯设备）（手机）一（2009年购买）一（第2个）其编号显示为2009年购买的第2个电脑
3、固定资产建帐、建卡时需将编号登记在册，并要求在固定资产的明显位置上留有编号，以便盘点
四、附表
2、《物品报废申请单》
1、《物品申购单》
五、本制度由总经办、财务部负责解释办公费用节约管理办法
一、总则与适用范吕
1、为加强行政管理，控制办公费用开支，本着合理节约的原则，根据公司实际情况，特制定本办法
2、本制度适用于公司全体员工
二、管理办法
（一）水电
1、每位员工应养成下班后或外出前自觉关闭本工位所有用电设备（含电脑显示器）、用水后及时关闭水龙头、用空调时关闭门窗的好习惯
2、下班时间，应关闭走道和公共活动区域的照明设备
（二）办公用品
1、本着节约能源的原则，对非正式文稿尽可能使用再生纸打印/复印
2、日常工作信息尽量通过网络传递，避免文稿打印造成耗材浪费
3、所有办公用品在发放前都必须做好发放登记，遵循勤俭办公、开源节流的原则
4、一般工作人员到岗后，一次性配备笔记本、铅笔、圆珠笔等日常办公用品
5、财务、档案人员及特殊工作人员，配备专用所需文具
6、有关物品如六个月内丢失，将不再另行发放，使用人员或部门自行解决办公用具
（三）电话
1、与外部的日常工作联系尽量通过网络进行
2、员工因工作需要开通长话功能的需以书面形式提出申请，待相关领导审批后方可开通
3、没有开通长途电话的员工因工作需要使用长途电话时，可到办公室登记后使用
4、在开放式办公环境里工作的员工需要开通长话功能时，应加设密码并注意保护
5、对于离辞职员工的电话，暂无新员工申请电话的，应及时注销，以免发生月租费用，造成资源浪费若有新员工需申请电话并已报批同意，可利用已有的号码通知移机
（四）车辆
1、所有人员均应严格遵守《车辆管理办法》
2、总经办有权根据事情的轻重缓急、路途远近确定员工是否需要派车、用车顺序、应派车辆及驾驶员等
3、员工出差用车至机场，除时间紧急、需陪同贵宾等情况外，原则上应乘坐民航大巴至机场,行李较重时可由公司派车接送至民航大巴乘坐处
4、员工出差用车至火车站/汽车站，除时间紧急、需陪同贵宾、行李特重等情况外，原则上应乘坐大巴至火车站/汽车站
5、员工确需公司派车跑长途（含往返机场）时，五人以上使用面包车，四人以下原则上应使用小车（行李较多或无小车可派的情况除外）
6、除特殊紧急情况，员工外出办公一律不得报销出租车费用；可以报销费用的，应在的土票后注明打的原由、往返地点和时间
7、驾驶员应及时报销停车费，至少每周一次，不可累积多日，报销时应在票据后注明停车时间、地点和出车事由
8、车辆行驶公里数达到5千公里的应及时进行三清保养，每月登记一次车况报告，保证车子运行良好，以免小病不治成大病
9、出车时发生交通事故应及时通知保险公司对事故造成的损坏车辆进行理赔、维修，以免长期累积，日后无法追究责任
10、严格做好派车登记，除特殊情况，驾驶员必须根据派车单出车
（五）印刷品
1、公司印刷宣传用品，要对需求数量作合理规划后再进行印刷，避免活动结束后剩余大量印刷品无法利用的现象发生
2、公司应安排专人对印刷品进行管理，做好出库、入库和领用登记
3、印刷品领用应经过分管领导的严格把关
4、总经办负责对各部门的印刷品出入库和领用登记情况进行不定时抽检
（六）文件传送
1、与多家快件速递公司建立业务关系，针对快件内容的重要程度与托运目的地情况，选择性价比最好的快递公司
2、不是真正很急的文件，尽量通过其他邮寄方式（如平信、挂号信、包裹等）带到收件人那里；能通过网络传送的尽可能通过网络传送
3、做好文件寄送的收发记录及邮寄费用统计工作
三、附表《长途电话开通申请单》车辆管理制度
1、为了规范驾驶员及车辆管理，提高车辆运转效能，合理使用车辆资源，特制定本制度；
2、本制度适用于公司各职能部门
二、驾驶员劳动纪律
1、驾驶员每天上下班执行公司考勤制度上班期间，所有驾驶员应在公司待命，不得私自外出因私事需要外出的，应向办公室办理请假手续并做好交接工作，不得公车私用；
2、驾驶员应在派车人指定的时间之前将车辆开至约定地点等候，在指定时间之后到岗的视为迟到；
3、驾驶员应根据公司需要服从安排，任何人不得无故拒绝出车或无故拒绝办理其他事务；
4、驾驶员不得擅自将车辆交给他人驾驶（无论有无驾驶证，公司安排除外）驾驶员于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等），如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则驾驶员要对由此引发的后果负责
5、驾驶员要随时保证通讯设备畅通，如更换电话要及时告之相关部门及人员；
6、驾驶员完成当日工作后，应将车辆及时停回车库（除特殊情况并已征得公司领导及总经办同意外）;
7、驾驶员未经批准不得私自出车，更不得私自提供运输劳务；
8、驾驶员须守口如瓶，不得对任何人透露公司机密，不得损坏公司声誉，不打听与驾驶工作无关的其他任何事情；
9、驾驶员有发生交通事故，不享受当月安全奖；
10、驾驶员违反下列规定之一的应引咎辞职
（1）在维修、保养、加油等项目上，弄虚作假，虚开发票，索取或收受回扣的；
（2）擅自变更车辆设备的固定状态和运行方式如擅自拆改、改装里程表的；
（3）对汽车严重损坏或被盗应负主要或完全责任的；
（4）随意配制所开车辆或他人车辆车钥匙者；
（5）一年之中发生2次严重的负对等、主要或完全责任的交通事故的；
（6）一月当中，因驾驶员原因造成车辆损伤（包括刮痕）5次以上的
三、文明驾驶规定
1、驾驶员在行车过程中要做到文明用语，举止得体、大方，接送客人应有始有终
2、驾驶员在工作过程中要发挥团队精神，积极主动地帮助同事处理事情
3、驾驶员在工作过程中要注意细节如接机时，要与车辆管理员一同做好飞机航班、到港时间、接送对象联系方式等的确认
4、行车过程中，驾驶员和乘车员工都应做到相互尊重、相互理解、相互关怀、共同遵守规章制度、共同维护车辆卫生、共同尊重他人时间价值需要驾驶员长时间等待的，应提前告知大约的等待时间，倘若遇上用餐时间，则应提醒驾驶员利用空闲时间提前用餐
5、驾驶员在出车后返回公司交车时，如发现车辆汽油不足，应及时反馈总经办，如遇特殊情况须加好油后再将车辆归还，以保证其它人员对车辆的使用
6、驾驶员在使用完汽车后，应将车内配套设施恢复原位，将所有电源和门窗关闭，随手收拾车内垃圾，借用他人车辆者应将车辆准确停放地点告知该车辆使用者闲时应主动擦洗车辆
7、上述文明驾驶规定执行情况将作为一项重要考核指标，若违反该规定而遭到投诉者，将视情节严重程度予以处罚
四、驾驶员责任费用的承担和责任事故的赔偿
1、违章驾驶、违章停放罚款由驾驶员自己承担；并在违章事后两个月内给予交纳，如不能自觉交纳，将从本月的工资中扣除；如因特殊情况违章被罚款，可向公司提出申请，公司视实际情况分担酌情处理；
2、违章或不谨慎驾驶引起的修理费、赔偿金，超出保险理赔款的，其差额在1000元以内的部分由驾驶员全部承担，超过1000元的部分公司分担50%；
3、因公司员工唆使驾驶员违章的，由员工与驾驶员各承担所有费用的50%；
4、驾驶员私自驾车离库造成汽车被盗的，应赔偿汽车原值与保险公司理赔款的差额
五、车辆调用管理办法
1、公司为有下列需求的员工提供用车服务
（1）因公外出到路途较远的地方办事；
（2）向金融机构存、取一万元以上的公款；
（3）接送公司重要客户或为重要客户提供必要服务；
（4）当事人认为需要派车，经部门领导批准的其他事项
2、车辆原则上由公司办公室统一调度，如有公司领导调用公司车辆，驾驶员应及时通知总经办，以保证信息的对称，不得弄虚作假
3、车辆安排须做到事先计划、提前申请，在行车时间预估上要稍微宽绰些当发生公司确实无司机或无车可派的情况时，用车人要能给予理解，并设法以其他方式解决交通问题，不硬性要求公司派车，不为无车可派而有情绪；当派车条件不符合相关规定时用车人要尊重制度、尊重车辆管理人员的决策
4、外出办事的人员在办事途中需要转至其他地点或将车辆作其他用途的，须向总经办提出电话申请，在征得同意后方可用车，否则驾驶员应予以拒绝，用车结束后应及时补办手续
5、总经办应根据事情的轻重缓急、路途远近确定员工是否需要派车、用车顺序、应派车辆及驾驶员等，要公平、公正地执行派车工作
6、驾驶员须认真填写行车记录，并由用车人员签字；须填写派车单，经总经办审核后，报总经理审批每次报销须将行车记录、派车单作为附件，作为财务部门及审批领导计算里程及耗油的凭证
7、员工出差用车至机场，除时间紧急、需陪同贵宾等情况外，原则上应乘坐民航大巴至机场，行李较重时可由公司派车接送至民航大巴乘坐处
8、员工出差用车至火车站/汽车站，除时间紧急、需陪同贵宾、行李特重等情况外，原则上应乘坐大巴至火车站/汽车站
9、员工确需公司派车跑长途（含往返机场）时，五人以上使用面包车，四人以下原则上应使用小车（行李较多或无小车可派的情况除外）
10、除特殊紧急情况，员工外出办公一律不得报销出租车费用；特殊情况确需报销费用的，应在的士票后注明打的原由、往返地点和时间H、驾驶员须及时报销车辆使用费，至少每周结清一次，报销时须在单据上注明时间、地点和事由，否则财务部门有权不予报销
六、车辆维护及修理
1、总经办负责监督车辆的维护维修、定期检查车况、交纳养路费等相关费用、安排年检、提供车辆保养及合理使用方面的培训、协助管理驾驶员队伍等；
2、驾驶员要定期对汽车进行检查、维修与三清保养；
3、车辆如有不良情况或出现故障的苗头时，驾驶员应立即报告办公室，履行审批手续后及时送修，妥善处理，防止更大的隐患发生；
4、每月登记一次车辆违章状况，保证违章记录及时处理；
5、出车时发生交通事故应及时通知保险公司对事故造成的损坏车辆进行理赔、维修；
6、驾驶员如发现汽车有故障,除紧急情况需及时抢修外
（1）必须填写车辆维修单，上报审批；
（2）领导审批通过后，驾驶员交指定车辆维修厂维修；
（3）总经办须派专人对车辆维修过程实施监管；
（4）对于维修项目，总经办负责人及驾驶员必须同时到场验收；验收时应按申请维修的内容逐项检查并核对旧件；
7、发生紧急情况需及时抢修时，驾驶员应在第一时间通知总经办，在征得同意的前提下将车辆送往维修厂家进行维修，然后补办车辆维修申请手续；
8、汽车除年检或遇到紧急情况需及时抢修外，其他情况（如三清保养、洗车等），原则上不提倡占用公务用车时间；
9、驾驶员不得擅自将车辆交付维修，否则，将视为擅自改装车辆进行处罚；
10、任何人员都不得收受车辆维修厂的贿赂，不得虚报维修项目，不得与车辆维修厂串通侵害公司利益，否则一律给予无条件辞退；
11、维修费用审批流程
（1）例行年检、保险、三清保养由公司主管领导审批后执行；
（2）车辆维修由总经办审核、分管领导复核、总经理审批后执行
12、每月登记一次车况报告，保证车子运行良好，以免小病不治成大病每车应设置“车辆行驶记录表”，使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等总经办每月抽查一次发现记载不实、不全或未记载者应予以批评，对不听劝阻屡教屡犯者应给以严肃处理
13、每年对车辆定点维修厂家进行一次邀标采购，在同等条件下可优先考虑原合作厂家倘若在合作过程中，发现车辆维修厂家的服务质量（包括技术、态度）存在问题或无法按要求严格履行合同条款，应及时提出变更申请
七、注意事项公司所有车辆、所有驾驶人员均为公司经营服务，均由总经办根据各部门工作需要统一调度、管
八、附表
2、《车辆维修申请单》
1、《车辆行驶记录表》理，任何员工都不得以任何理由私自专有、擅自使用或拒绝配合总经办开展工作计算机使用管理规定
1、为规范计算机使用，维护公司计算机安全，提高员工工作效率，特制定本规定
2、本制度适用于公司各职能部门
二、管理办法
1、总经办是公司管理计算机及计算机网络的主管部门，有权对计算机及计算机网络进行监控
2、作为公司的重要财产，总经办必须对计算机进行登记管理，填写《计算机配置清单》，明确计算机的责任人、使用人、许可使用的软件等重要信息，并存档
3、需要采购电脑及相关配件的员工须填写《办公设备采购/维修申请单》，交部门领导审核后，由电脑管理员评估该设备的配置状况、货源以及购置价格，经总经办负责人、公司领导审批后方可执行采购
4、公司公用电脑（如手提电脑）、无线网卡、移动硬盘、U盘、投影仪等由总经办统一保管员工需要借用电脑及相关配件时须填写《办公设备借用申请单》，交部门领导审核、总经办审核、公司领导审批后，方可借用并办好登记手续使用过程须爱护设备，用后须及时返还公司，并确保设备完好无损物品保管员在入库被借用电脑及相关配件前须做好验收工作
5、计算机出现故障，由使用人填写《办公设备维修申请单》注明故障原因、故障日期、责任人等相关信息，报总经办安排专业人员进行维修如因擅自处理造成计算机硬件损坏的，由当事人自行承担相应维修费用对于小故障，员工应在网络管理人员的指导下学会自我处理网络管理人员应建立《电脑网络维护登记表》，对每日维护的电脑出现的问题进行登记，每月将维护项目进行汇总，为今后电脑网络培训提供依据
6、网络管理人员应全面了解公司内所有电脑网络设备的配置，当有员工电脑设置无法满足工作需要时，应尽可能在公司内进行调换，无法调换才可申请采购更换时申请人请填写《办公设备更换申请单》，申请审批流程《办公设备采购申请单》相同网络管理人员应做好设备更换登记工作任何人不得私自调换电脑设备
7、员工因离职或其他原因退回电脑及相关设备时，一律由网络管理人员及时回收统一管理并做好验收和登记工作任何人不得私自使用回收设备
8、电脑使用及工作纪律管理
（1）员工要认真做好电脑设备的“防尘、防潮、防火、防故障、防鼠害的五防工作员工使用公司电脑必须按正常的次序开机、关机和使用相关外围设备，严禁强行关机、重启、强拔外设等，要爱护计算机硬件设备，不得人为损坏下班时必须同时关闭主机和显示器电源
（2）公司为员工配备的日常办公用的计算机，应爱护使用；所有计算机均应明确责任人，他人未经责任人许可禁止开机使用（非本公司人员不得使用公司内电脑）
（3）公司配置的计算机设备以及安装的软件系统用于工作，不得利用计算机从事与工作无关的活动或下载与工作无关的资料等
（4）员工必须及时做好各种数据资料的备份和保密工作，保证数据资料完整准确未经审批，任何人不得擅自删除、更改、拷贝、打印输出公司密级文件和其它重要资料
（5）严禁登陆不健康或非法网站，浏览不健康的网页；禁止下载非法软件（6员工要严防电脑感染计算机病毒，确保网络安全可靠，稳定运行不得随意用外带存储设备拷贝公司电脑内文件；不得随意更改公司电脑软硬件设置；不得运行任何破坏计算机软硬件的程序
（7）公司安装的软件系统及权限设定是为了保证计算机的正常使用以及网络安全而设置，不得擅自重装或损坏该系统如果发现系统无法正常使用，须及时报告网络管理部门，由网络管理员负责维护，任何人不得擅自卸载重装
（8）由于工作原因需要下载安装软件、影音文件，须填写下载安装申请单，经上级领导和行政主管审核批准后，交由网络管理员下载安装如擅自下载安装某些软件、影音文件造成电脑软硬件异常的，当事人除接受处罚外，还应对硬件损坏部位按现行市价进行赔偿
（9）为了确保信息安全，同时提高工作效率，集团内部员工网络沟通、传递文件必须使用公司内部安装的腾讯通（RTX）即时沟通软件，并且在上班时间必须保持登陆
（10）鉴于局域网联接Internet的带宽限制，为保证局域网内各台电脑的上网运行速度，不影响他人工作，如非必要，请勿同时打开多个浏览窗口，并在不使用时及时关闭浏览窗口公司严禁使用BT、迅雷、电驴等P2P类下载软件，如确实工作需要，请填写下载安装申请单
（11）员工在办理离职交接手续时，必须由总经办检查电脑软硬件并做好交接，对于公司内比较重要的文件，应刻盘备份存档
（12）总经办有权根据实际情况，检查计算机的使用情况，对违反计算机使用规定的，提出处罚申请，保证公司正常的经营秩序和公司的商业机密
三、附表
1、《计算机配置清单》
2、《计算机维修单》会议制度
一、总则与适用范围
1、公司会议是公司决策和沟通的主要方式之一，为使公司的会议管理规范和有序，并提高会议的行政决策效率，特制定本制度；
2、本制度适用于公司各职能部门
二、会议类型
1、周例会:各部门每两周召开一次例会，主要对上两周工作进行总结及阶段的工作进行安排会议时间相对固定，员工自觉按时参与
2、月度工作会议公司每月召开一次营销工作例会每月底或月初召开参加人员全体市场人员、后勤部门负责人、旅行社当天不带团的导游
3、每季度一次评估会每季度最后一个周末召开，参加人员全体市场人员、后勤部门负责人、旅行社当天不带团的导游
4、大型活动评估会活动结束后一周内召开（也可视情在月末和营销工作例会一起召开）,参加人员市场部负责人
5、专题工作会议视工作需要随时召开，相关人员参加（具体人员另行通知），主要对专项事项或紧急事情进行商讨
6、其他会议各部门可根据业务需要召开
三、会场纪律与要求
1、参会人员需养成准时出席会议的习惯；如确实有特殊原因无法列席者，应提前向相关领导提出申请，获准后执行
2、会议主持人及与会人员都应分别做好相关会前准备工作，值勤部门负责会议记录，与会人员必须如实汇报工作
3、会议期间，一律将手机调成震动状态，不得扰乱会议秩序
4、会议值班原则上由总经办负责，值班人职责如下1）负责当天会议签到，并将汇总后的情况报总经理批阅2）对与会人员的出入会议室次数、接电话次数、电话铃声响起次数进行登记3）会议结束后会议纪要连同会议通知原件一起上交总经办存档，同时在内部网公布
5、与会人员应养成严守机密、不泄露任何会议讨论事项的好习惯
6、会议应力求主题明确、时间简短、结果有效
7、与会人员应积极发言
8、会议之后，与会人员后应主动收拾好桌面/地面、摆齐桌椅、关好电子电器设备
9、如有违反会议纪律，按情节轻重处以50—200元罚款，交财务部
四、会议记录
1、任何会议相关人员需做好笔记，专人做好会议记录并传达给与会人员
2、会议做出的相关决定应坚决执行，并由专人催办、督导实施如有不同意见或在执行中发现新的问题，可及时提出讨论，在没有重新做出决定前，不要做与决议相违背的行为
五、会议管理为保证会议效率，请各位员工自觉遵守以上事项若不自觉遵守，将按情节轻重处以50—200元罚款，交财务部宣传物料管理规定
一、责任部门
①企划部负责所有宣传资料的制作，包括专题片、电视广告宣传片、画册、基本折页、综合指南等整体形象性物料和宣传单、易拉宝、海报、夹报等的市场宣传资料
②总经办负责常规资料的保管及发放、名片的制作等工作
二、制作程序
①各市场根据实际情况，在季度广告计划中上报所需资料的数量及种类要求《物料制作联系单》连同活动方案及广告计划一同上报，联系单内各项要素均需详细填写
②企划部对《物料制作联系单》进行审核后报总经理批复
③总经理审批后，由企划部负责按《物料制作联系单》要求制作
④总经办在物料托运到市场后，短信群发告诉市场资料托运时间，市场部在托运后的3-4天内未收到物料，请及时电话告知总经办
三、出入库及费用核算
①宣传物料入库前先由总经办进行质量数量验收，合格后转财务，确认无误后双方在入库单上签字所有宣传物料入库均需开具《入库单》（除直接托运到市场的资料外），每种物料单独开，清点实收数量，由送货人签字确认记账联交由财务挂帐
②领用资料均需开具《出库单》（发票本），由领用人签字如属托运的，注明托运，并由当事人事后补签仓库联交领用人员，记账联在领用当天交财务部挂账
③宣传资料由企划部提前做好分配表，报总经理同意，月底开会时通知领取
④财务部每月根据公司拟定的各市场物料制作费用，核算到各市场部广告费中
⑤总经办严格掌握库存量，随时了解库存量，基本四折页库存2000份时（其他资料不做要求）保管员须提前7天填报《物料审批单》报总经理批复后增印
⑥各市场资料原则上不托运，、不快递，特别紧急的需报总经理同意后，由公司统一托运托运单每月截止25日一月一清，由保管员整理目录清单，报行政部经理审核，总经理签字转财务结算
四、监督机制
①财务部根据出入库存单据做帐，每月25H-30日仓库进行盘存，如发现帐物不相符或缺少的，由物料管理员负责
②总经办经理监督保管员是否按规定填单、审核、登记、报表、结算，是否及时发放、仓库是否整齐有序
①市场部根据物料使用情况，对企划部物料制作质量、时间提出意见财务部审查物料制作费用，总经办经理对物料责任人随时进行抽查附物料设计联系单易达旅游营销公司宣传物料设计制作单N0部门/区域市项目名称场发件人发件日期2011-6-18制作数量规格（初稿/修正）完成时正稿交付时间间广告发布时间联系电话备注打样口是口否活动主题活动时间活动报价活动亮点主题及主要内容（样版参照）推荐线路（含简要的线路行程）报名旅行社及报名电话版型（可参考群共享文件“报广、DM上应用过的创意风格，写明参考的版型，若需重新创意，需说明创意背景、意图、风格等）托运及其他说明企业/部门意见总经理意见验收评估附件档案分类编号表1:
1、公司档案序列编制模式公司档案分类深度设二级类目，范围分七大类，68个子目，具体类目及分项内容与代码为:一级类目二级类目一基本范围.序名称名称责任部门1战略规划总经办含年计划、目标责任状、月计划、总结、经营分析2目标管理总经办等3公司资料总经办公司各种证照，公司设立、变更资料规章、制度、办法、守则（失效件在原件上加盖失4规章制度总经办效印）行政管理总经办I集团及景区文件（含各类红头文件、咨询件）—*5收文管理（总总经办旅游局文件（按事件及首次发文时间存档）II经办）总经办函I6发文管理总经办II通知总经办III请示/报告，文件会签总经办会议I7会议培训总经办II培训文明办公管理规定
一、总则与适用范E
1、办公管理制度是体现公司企业文化，展示公司企业形象的重要组成部分，是规范员工办公的一种行为准则，需要共同维护和遵守
2、本规定适用于公司全体员工
3、本规定由总经办负责解释、修改
二、要求
（一）仪容仪表
1、上班时间应保持良好的精神面貌，仪容整洁，并佩戴好工作牌
2、不着奇装异服，不穿拖鞋、背心等影响公司和个人形象的服装
3、应保持头发整洁，不留奇异发型，不化浓妆、不佩戴夸张配饰
4、公司集会、正式商务活动应着正装出席
（二）言行举止
1、使用电话接听电话，应在电话响起三声内接听，主动报称“您好，易达旅行社”；身边同事电话响时一，若其人不在，应帮助接听；熟记常用电话号码；电话交谈要保持态度温和、礼貌、吐字清晰、语言简练、长话短说；不得使用办公电话闲聊
2、接待客户对公司的客人要热情礼貌、以诚待人，受访人负责招呼客人；不得懈怠客户,更不得顶撞客户或无理争辩，需要接待工作餐的，按规定请示审批；客人面前应避免不文雅的举止
3、对待同事员工之间应通力合作，求同存异，以诚相见，取长补短；同事遇到困难，应主动帮助；不在背后指责和议论他人；不要随意翻动他人办公桌及办公室内任何物品，不擅自拿走他人物品、资料等
（三）办公环境
1、为维护有序的工作环境，到访人员应通知相关人员，由前台带领至会议室并通知相关部门人员接待，未经批准，任何员工不得擅自将访客带入各部门工作区域
2、保持办公区安静，不得在办公区吵闹、高声喧哗
3、禁止在办公区域吸烟办公用品及设备的采购、维修、报废；宣传物料的8仓库管理总经办出入库登记；其他物品的出入库9车辆管理总经办总经办采购合同I10合同总经办物业合同II总经办III其他11其他总经办1工资福利、劳动保险总经办2绩效考核/考评总经办3员工档案总经办入职资料、任免、奖惩，离职档案等人力4员工招聘总经办资源*5人事合同总经办失效的加盖失效印、标注时间（总总经办/计调部经办）6人事考勤含考勤表，人员变动表，请假出差等7人力资源信息库总经办注不作明确分类，但归档应分类集中8其他总经办含参考文献、法律法规公司及各市场签订的各类形象、线路宣传广告计戈1广宣计划企划部限收集内容应含广告相关请示与批复、广告效果评估、相关文字图片电子稿等2物料制作企划部含画面设计，制作单/制作协议、合同等含公司组织的活动（自上而下）或各市场实施的活动（自下而上），以销售为目的，按时间顺序整理3市场活动企划部成卷收集内容应含活动方案、相关的请示和批复、企划类活动实施流程、激励机制、宣传配备、活动效果评（企划----.估、与活动相关的文字图片电子稿部）由公司统一组织的大型媒体接待活动或考察活动，以4大型接待考察活动企划部时间顺序按活动组织整理成卷收集内容有活动方案、请示与批复、接待方案、活动照片、活动评估5广告合同企划部公司及各市场签订的各类广告合同6活动合同企划部公司及各市场签订的各类活动合同1公司财产财务部财务2凭证财务部管理四3帐薄财务部（财务部）4财务报告财务部报表、财务情况说明书5预决算资料财务部6报税资料财务部7财务合同财务部8用章登记表财务部合同章，公章9其它财务部计调部I常规价格,指公司出台的全年整体价格1价格政策特殊活动价格政策，指优于公司全年整体政策计调部II的价格计调部I各景区周、月报表2各类数据计调部II下周人数预报（需售票系统建成后完成）计调部III天气情况汇总（需售票系统建成后完成）计调部I每年VIP客户的相关资料；计调部每个市场旅行社的相关资料II3客户资料计调部III每个月对VIP客户电话访问的相关记录计调部IV跟客户有关的其他资料计调业计调部各旅行社的传真确认件I务类4旅游地接业务各旅行社的人数预报、住宿预报、用餐预报及实五计调部II（计调际人数、住宿人数、用餐人数部）5投诉处理计调部6市场返利协议计调部各市场返利协议7专线代理协议计调部8签单客户协议计调部含各地签单月结的酒店、餐厅等9市场活动计调部大型接待考察活动、促销活动计调部I市场人员报到电话10岗位检查计调部II市场客户拜访表计调部III计调部人员值班记录11其他计调部关于网络建设相关的请示批复、建设方案、使用需1网络建设网络部求/说明、招标等网络类包含外网销售，外网合作商销售加活动销售收集（网络2网络销售网络部内容应含销售方案、相关请示批复、实施流程、效销售果评估、相关的文字图片电子稿部）收集内容应含宣传方案、相关的请示和批复、实施3网络宣传网络部计划、宣传效果评估、与此相关的文字图片电子稿网络部I网络建设合同4合同网络部II网络销售合同网络部III网络宣传合同5其它网络部其它七业务1附件卷内目录2档号:顺序备页文号责任者题名日期注号号附件3卷内备考表本卷情况说明本卷共件立卷人__________________检查人__________________立卷时间________________附件案卷索引表4序建档储存保存档案号案卷题名号日期位置期限附件分类文件目录表5归卷日顺序案卷号文件号文件标题（文件内容）责任人备注期附件档案调阅申请单6编号:申请部门部门负责人调卷人/经办人档案名称及代是否设密及密用途码级行政部经理审调阅时间批总经理审批归档记载管档人
4、每位员工要爱护自用和公用的办公设施，应自觉养成良好卫生习惯，保护办公环境（地面、桌面、墙壁）的整洁，不随地乱扔杂物、垃圾，不乱涂乱画
5、下班后应保持各自的办公桌整齐、清洁，不乱堆资料、文件
6、凡使用会议室的员工要注意保持会议室各设施的整齐、清洁、完好
（四）办公纪律
1、严守公司商业机密，维护公司企业形象
2、严格遵守《考勤制度》，按时上下班，不迟到、早退、旷工
3、上班时间做到“四不”
（1）不做与工作无关的事，看非业务书刊；
（2）不谈与公务无关的话；
（3）不得利用办公电脑玩游戏、炒股、聊天等；
（4）不擅自离岗（如有特殊情况，需向上级领导请示，批准后方可离开）
（五）仓库使用
1、仓库钥匙由企划部、总经办保管
2、物料、办公用品由总经办做出入库登记
3、领用仓库内物品需在前台登记签字
（六）办公安全
1、遵纪守法，自觉遵守国家安全（防火）条例的有关规定；
2、下班时间执行“三检”，做好防火安全工作
（1）检查电灯等电器设备是否关好；
（2）检查电脑、空调等设备是否关好；
（3）检查门窗是否关紧、锁好
三、管理办法
1、总经办、监察部应对文明办公管理规定的遵守执行情况进行不定期抽查，发现问题应及时整改，作牌丢失补办需缴纳10元
2、员工各自办公区域的卫生由员工自行打理，每天必须清理各自台面卫生、更换垃圾袋；公共区域的卫生由总经办安排每周五下班前30分钟由各部门相关人员轮流打扫，公共区域包括大小会议室、走廊等
3、每周五下午下班前各部门进行一次大扫除
4、各部门、各市场部凡已上报的电话号码必须相对固定，若需更改的，提前一星期报总经办公文档案管理制度
一、目的与适用范围
1、为规范公司内部公文及档案管理工作，提高企业现代化管理水平，有效保护和利用档案,充分发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用特制定本制度
2、本制度适用于公司各职能部门
二、公文收发管理
1、开通易达旅游营销内部网（网址.
90.
122.105:88/）,集团文件、公司通知、活动方案、汇款情况、数据统计等公共文件均由各部门在“公共服务”一一“网络硬盘”中自行查阅
2、市场部每晚必须上一次内部网浏览公司各种通知及各种文件
3、送文与收文负责人规定
（1）市场部各类文件的收文由对应的部门负责；总经理审批后的各类文件的收文由总经办统一收文
（2）按首席负责制原则，即请示人或请示部门指定专人负责后续工作的落实到位及各相关单位的业务对接，由总经办负责督办完成情况
4、旅游局、展会方面一律由总经办负责收文，各市场将此类文件传至内部网“公文传阅”——“发送公文”一一“旅游局文件”，总经办指定专人负责收阅，当天转总经理审批
5、广宣计划、市场活动及各类资料制作方面一律由企划部负责收文，各市场将此类文件一律传至内部网“公文传阅”一一“发送公文”一一“广宣计划”/“活动方案”/“物料支持”，企划部指定专人负责收阅企划部提出意见后，当天转总经理审批如需签订协议转入计调部落实执行
6、团队业务、价格政策及返利协议、专线协议方面一律由计调部负责收文，各市场将此类文件一律传至内部网“公文传阅”一一“发送公文”一一“团队业务”/“价格政策”，计调部指定专人负责收阅计调部提出意见后，当天转总经理审批
7、广告发布资料直接从内部网“文库资料”中下载供各市场做广告使用，由企划部指定专人负责维护，及时上传图片、广告样版、软文等资料
8、广告合同方面一律由企划部依据审批的广告计划内容填写与签订，转财务审核后，送总经理审批此类合同一律签订“福建金泰旅游实业有限公司”，并须提供广告发票（线路广告除外）
9、返利协议、专线协议方面一律由计调部依据审批的协议内容填写与签订，送总经理审批
10、所有重大型接待方面由计调部统一负责将相关文案上传下达至相关部门及单位，计调部负责落实与市场部及各相关单位的业务对接，包括公司各类活动
11、以公司名义正式行文须经相关人员审核会签，由总经理审批签发，经办公室登记、编号后，方能印制分送
12、公司各部门上报公司领导或部门间行文须经部门负责人审核签字后，方能呈送
13、公司正式行文发送给外单位或个人须由收文人员以签字或盖章的方式签收,并注明签收、发送时间
14、其他外来文件由总经办统一负责签收、登记，经公司分管领导、总经理批示后，由总经办及时转有关部门传阅或办理，并随时掌握文件去向，不得漏传、误传和延误☆所有政府机关、企事业单位或公司集团的重要来文，总经办接收到后，应立即确认文件的来源、时间，并在及时填写好文件接收记录表，注明文件接收的日期、时间、来源、文件名等重要信息☆根据文件的性质与内容，将文件复印两份，其中一份作为存档，一份作为传阅件☆总经办文员填写好文件传阅表后随同传阅件，应及时送往公司主管领导办公室，请领导阅览、批示☆总经办文员根据领导的要求，将领导批示过的文件传阅表随同传阅件送往相关办公室传阅,然后交总经办负责人处
15、总经办应责专人对公文的承办情况进行跟踪、落实，对紧急或者重要公文应当及时催办；对一般公文应当定期督办，并随时或者定期反馈办理情况
16、文件办理完毕后，应将公文的定稿、正本、文件签收单等有关材料收集齐全，及时存档个人不得保存应当归档的文件
三、文件收发时间管理
1、市场部上传文件时间限每周
六、周日非周末上传需提前电话请示总经理申请后收阅
2、后勤部门收文时间1市场部文件由企划部、计调部、总经办指定人每星期
六、星期天9:00时、1430时收阅一次，周一上午整理提出意见后转相关部门提出意见与建议后下午送总经理审批2总经理于每周一下午签批所有文件3总经办指定人每周一下午17:30时收阅总经理签批的各类文件，一个工作日内将文件转给各提交部门指定人
3、市场部文件审阅时间1总经理签批后的一个工作日内，以首席负责制为原则，总经办、计调部、企划部、网络部、财务部将签批的内容以电子版形式当天发至内部网“文案审批”中相应的各部门2市场部负责人每月底统一在文件原稿上签字
4、其它规定
（1）已下发的文件（包括市场文案），除副总、总监外，其他人未经总经理批准不得再到总经办查阅集团转发的需我公司提意见，由总经办汇总相关部门意见报总经理批准，当天上报特殊情况总经理不在，由总经办电话汇报后上报
（2）各部门文件收阅指定人休息时，需做好工作交接
4、文件呈报方式凡属公司常用表单可直接采用表单格式呈报领导，集团请示要用总经办提供的统一格式撰写（如呈报集团文件页数较多，不在同一份文件中，附上文件会签单）除此以外，呈报总经理文件均需附上送文处理单，以部门名义编号，如总经办ZJB001开始
四、内部网管理
1、内部网维护分工•总经办负责资讯动态、公文公告、人事行政类文件上传与维护；•计调部负责计调部数据、电话报到登记、业务类文件上传与维护；•企划部负责文库资料、市场广告、广宣图片上传与维护；•财务部负责财务部数据上传与维护
2、各部门、各市场部凡已上报的电子信箱必须相对固定，若需更改的，提前一星期报总经办
五、公文保密管理
1、公司机要文件分为绝密、机密、秘密三类绝密件指对公司经营管理极为重要的文书主要包括公司的重大经营决策文件、关键财务数据、重要合同文本等一般传达于总裁、副总裁、董事会成员及相关人员之间机密件指对公司经营管理十分重要的文书主要包括公司的常规业务合同、重要会议/经营活动记录、人事档案文件材料等一般传达于总经理、副总经理以上干部及相关人员之间秘密件指对公司经营管理重要的文书一般传达于部门副经理以上干部及相关人员之间，或特定的对象间
2、相关文件应标明密级，所有机要文件不得向公司内外无关人员泄露公司所有人员应严格遵守规定，对所接触到的文件一律不得随意外传，不能超越密级界限随意复制、摘抄（因工作需要，必须传达复制、摘抄的文件，要经所在公司负责人批准后方可）严禁私自携带机要件造成泄密的，给予严重处分，直至除名；情节严重的，追究法律责任
3、文件密级由拟稿人员拟定，分管领导审核、总经理批准文件传达时应严格按照文件密级界限发放，不得随意扩大发放范围
四、保密措施
1、属于保秘的文件，资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理指定专人执行采用电脑存取、处理、传递的公司秘密文件和资料应加密码给予保护；
2、对密级的文件，资料和其它物品非经总经理、分管领导批准，不得复制和摘抄；
3、公司秘密内容的会议应确定适当的会议场所，限定参加会议人员范围，依照保密规定管理会议文件及确定会议内容是否传达及传达范围；
4、对外交往中，须提供公司保密事项的，应事先经公司领导批准
五、保密责任与处罚
（一）有下列情况之一者，视情节严重予以相应处罚（包括行政处分和经济处罚）
1、泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；
2、已泄露公司秘密但采取补救措施的
（二）有下列情况之一者，予以辞退并酌情赔偿经济损失，严重者将追究其法律责任
1、故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；
2、违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密；
3、故意损坏、删除公司文件；
4、利用职权强制他人违反保密制度的
四、档案管理（-）管理要求
1、档案资料一经界定密级后，应及时递交档案管理员分类入库归档档案管理人员必须认真验收，签收确认并办理交接手续；
2、密级档案原则上只能由档案管理员保存管理，任何公司或个人均不得以任何方式留有原件或复印件，有特殊规定的除外
3、保存档案要有专用柜、箱，排列方法要科学合理和便于查找
4、定期进行库存的清理核对工作，做到帐、物相等，对破损或载体变质的档案要及时修改、复制.
5、按照“八防”要求进行库房管理（防盗、防光、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温）
（二）材料归档
1、归档范围凡是反映公司和各职能部门，具有查考利用价值的各种文件材料，包括工作中形成的各种形式和不同载体的文件材料，均应归档应归档的文件除了文件的正件外，还应包括它的附件、转发件、底稿等；除了经过登记的文件外，各种统计报表、图表、计划、总结、花名册等，重要文件的历次修改稿以及公司领导人进行重要活动的声像材料也应归档
2、公司各部门上报给集团的请示文件原件、与各相关单位签订的合同原件需及时送至总经办存档，经办部门及业务相关联部门存电子档共享有牵涉到财务的需备一份纸质文档送财务存档档案类目案卷编号
（1）档案分类视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按全宗、大类、小类三级分类先以全宗区分，然后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类
（2）如因文件类型较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”
（3）同一“小类”的文件以装订于一个卷宗为原则，并赋予一个案卷号，一个全宗内不得有相同的案卷号如文件较多，一个卷宗不够时，可以两个以上的卷宗装订，并于案卷号后增设“卷次”编号，以便查考，同一案卷号后不得有相同的卷次号
（4）案卷索引表中的档案号的表示方式为XI—X2—X3—X4,其中XI为全宗代号，X2为小类号，X3为案卷号，X4为卷次号
（5）《档案分类编号表》确定了公司立卷类目
（6）立卷类目一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆
3、平时归卷
（1）承办人员须及时将办理完毕或经领导保存的文件材料包括上报给集团各类请示文件及与各相关单位签订的合同原件搜集齐全，加以整理，及时将原件送交总经办整理归卷，经办部门及业务相关联部门存电子档共享有牵涉到财务的需备一份纸质文档送财务存档专业性文件材料（财务、计调、广告方面的）交相关职能部门
（2）总经办对文件进行点收后，按照“案卷类目”条款，将文件材料按部门分类编号放入平时保存的文件盒内，并在《收发文登记薄》上注明
4、案卷整理目录编制
（1）案卷装订应以符合卷内文件书写格式，保证卷内文件材料完整以及便于查考为原则
（2）档案管理部门须编制完整的《卷内文件目录》、《案卷索引表》、《分类文件目录表》，在向集团公司档案管理部门移交档案时，一并上交
5、归档时间按年度归档的部门，应在每年6月底以前完成上一年度的立卷归档工作；某一项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作
5、归档要求凡属归档范围的文件，向总经办归档时，应符合以下三项要求
（1）应归档的文件材料要收集齐全、完整，按照文件的形成规律和保持文件之间的历史联系分类、立卷，使案卷能正确反映公司活动的基本面貌，便于保管和利用；
（2）归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷题名要简明确切地反映卷内文件材料内容,说明保管期限永久、长期和短期案卷卷内文件应有次序地排列，编页号，并按规定的格式逐件填写“卷内目录”和“备考表”；
（3）归档案卷要按一定的次序系统排列，编归档号，编制案卷目录一式二份交接案卷时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续；
（三）借阅、使用管理
1、所有档案应分类编号归档管理，未经上级批准文件原件一律不得外借
2、公司各部门如因工作需要，调用档案，非机要档案应经总经办负责人批准办理登记手续方。
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