2025年-公司部门五项费用支出管理制度

部门五项费用支出管理办法（征求意见稿）第一章总则第一条为进一步降低非生产性成本，明确公司各经营职能部门业务招待费、差旅费、办公费、电话费、汽车使用费（以下简称部门五项费用）支出标准及监控管理，保证五项费用的开支能严格控制在公司预算范围内，提高公司整体竞争能力，特制订本实施细则第二条本办法适用于各职能部门及关联子分公司，各经营单位可依据实际情况制定相应的费用标准及管理细则，报财务部备案，经营单位费用标准原则上不得高于本办法所规定的标准第二章业务招待费第三条业务招待费是指公司内经理级以上干部及驻外主管级以上职员和营销系统内有关人员在承担难度较大的业务和重要接待活动中必要的费用开支主要指餐费、礼品费、礼金等U!公司对营销中心及各职能部门的业务招待费实行总额控制,由营销中心及各职能部门在预算内集中管理，自行控制，但原则上不允许分解指标（驻外分支机构除外）业务招待费标准参见附表一第五条在公司指定签单招待餐馆就餐的，经有签单权的负责人同意后，事先报餐，就餐完毕由授权负责人签字确认财务人员对转来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认第六条在公司以外消费的，各职能部门应采用事先申报制度事先由相关单位填写《业务招待费用申请表》（见附表二），交相应部门主管审核，元200以下由主管总监审批，元由主管副总经理审批，超过200-2000第五十三条各报销人员提供的报销凭证、发票、单据的填报要求及标准见《各类单据指引》（见附件）第五十四条本细则自公司总经理审批之日起生效，以前公司的相关制度与本细则相抵触的，以本办法为准永信家具制造有限公司年月日发送抄报:印发份数份其中存档份1附件一业务应酬费标准一览表单位元/人就餐地点陪同级另IJ国内国夕卜备注主管国外部分以临时预陪餐人数原则上不超就餐45算形式报总经理审人数的且最多不超过50%,经理60批四人总监90副总经理实报实销说明本标准为业务接待支出的最高限额，若为一般性接待应从俭;1就餐标准为部门负责人控制开支的参考标准；2业务经营单位费用按完成营业额、产值比例结合预算进行控制,职能部门按年3度预算总额控制附件二国内差旅费标准一览表单位元/人天住宿费凭票伙食费定额市内交通定出差人员级别出差地点报销补助额补助长途交通凭票报销1804040职员一类地区二类地1503030除汽车、火车硬卧外，乘坐飞机须经1203020区三类地区主管副总以上人员事先同意；以及因2005040特殊性客户接待，或者随行携带贵重经理1704040一类地区二类地物品，需乘坐的土或接待用餐的，报1403020区三类地区经部门总监以上人员核准，且不再核发该区域范围内交通补贴，伙食费补市外周边地区2015经理以下当日往返贴东莞市范围内1020当日未往返的所总监30060有地区营销单位及各子分公司报销标准由经营单位制订，报财务部备案副总经理及以上人当日未往返的所实报实销实报实销员有地区说明一类地区北京、上海、深圳、珠海等沿海特区开放城市；

1.二类地区汕头、厦门、海口、青岛、天津等沿海开放城市，以及各省会直辖市；

2.三类地区除上述

一、二类地区外的，当日不能往返的城市或地区；

3.市内周边地区公里以内的地区；

4.50一般主管到

一、二类地区出差，外派常驻人员出差，从广州有直达火车且路程时间不

5.超过小时的，应乘火车；24外派常驻人员统一安排住房是指公司已在当地购买商住楼，或统一租用生活用房以及

6.租用的办公楼部分用于住房等、飞机乘坐标准除总经理可乘商务舱以上标准外，其他人员只能乘坐普通经济舱，特7殊情况由总经理特批附件三出国人员差旅费标准一览表单位元（港币）/天人出差出国人员级别住宿费凭票报销长途交通费凭票报销定额补助主管600250车船票实报实销；飞经理800350机票仅限于普通舱机票总监1000500副总经理及以上人实报实销800员说明:、出差补助包括膳食补助、交通补助、日常杂费补助；除来回长途交通费及中转1机票以外，其余一切交通费原则上不予报销，特殊情况须经主管副总经理审核、总经理审批后方可报销、公司派往境外学习、实习和培训且有固定住所者，每人每天给予港币的出差补2300助、当天往返的港澳出差，按元/次予以定额补贴；

3150、飞机乘坐标准除总经理可乘商务舱以上标准外，其他人员只能乘坐普通经济舱，3特殊情况由总经理特批、多人一同出差，应安排二人间或三人间住宿，住宿费报销标准相应降420%o附件四费用项目内容报销标准备注总部一一区域飞机经济舱（限经理以上）长途交通按实际报销区域内火车硬卧、汽车、船元/年（管辖两个商务1500办公费传真、邮递、打字、复印凭票限额报销处以上的为元/年）1800元/月（管辖两个商务处500邮政、电话费商务处邮政、电话费凭票限额报销以上的为元/月）700按公司统一制订的标准和住房补贴住房租金、水电费、管理费定额报销管理办法试用期元/月900转正后元/月1100文员工资工资凭本人收据报销北京、上海文员可增加元/月200异地驻外商务机构费用报销标准一览表备注香港公司参照本规定，另行编制报批附件五办公电话费执行标准单位元业务特性基本标准（元/人）冈位［工LJ-I涉外业务涉外公务非对外职务外贸内销采购财务行政其它30020030010010030经理职员1001002005050部门划分标准（元/月）国内营销中外贸采购部财务部部门标准心行政中心供应中心金额40001500800300300300备注业务人员移动话费标准，另行规定附件六办公费执行标准单位元业务特性基本标准（元/人）冈位单据处理文案公务职务其它购销财务仓库人事行政职员15131210108部门划分标准（元/月）国内营销中外贸采购部财务部部门标准心行政中心供应中心金额400250300300250200备注部门标准包括部门职能工作范围应承担公司公共部分报销单据规范指引附件七:

一、报销单的填写要求各项资金及费用的报销单的填写由各归口部门负责填写，《差旅费报销单》和《费用支出报销单》的各项要素必须填写齐全，严格按文件的审批流程进行审批

二、报销单据的粘贴要求各种单据粘贴应当整齐、牢固，单据的粘贴应保证财务人员方便复核报销金额和核实票据的真伪

三、各种车票据的要求各类长途机、车、船票均有日期、起止地址、发票专用章，票面金额清楚，界线正确（以划界最明显的大写金额为核报金额）背面应有经办人签名明显超过本销售区域或月度计划项目以外的飞机、船车票背面必须有主管总监以上人员签名核准

四、其它票据的要求所有的报销票据需正式发票，发票应当清晰记明单位名称、开票日期、货物名称、型号、单价、大小写合计金额、开票人签名、开票单位发票专用章和当地税务机关的发票专用章，经办人在票据背面签字并注明时间,所有的报销票据不得涂改、挖补，否则视为无效住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用项目、单价、总金额、出票人签名及出票单位公章、发票专用章等，背面必须有入住人签名明显超越业务区域的住宿发票背面必须有主管总监以上人员签名核准公司规定允许不需办理入仓管理的特殊采购项目，报销发票（发票或提货清单必须货物名称、型号、单价项目）背面必须有经办人、验收人、部门负责人签名电话费用必须凭邮电部门开具的有效发票为报销凭证发票遗失等无发票报销需写明原因并经总经理签批方可报销

五、各类报销单据凡不符合本标准的，财务部有权拒绝报销附件八en^en业务招待费用申请表单位申请日期年月日申请人部门职务被接待主要人员情况说明我司陪同人员姓名职务备注共人接待事由说明费用项目小计金额（元）总经理单位经理业务（授权人）负责人（主任）经办附件九en^en出差（长途）申请表单位负总经理经理责人（授权人）（主单位申请日期年月日出差人姓名科室职务费用预算（元）出差起止时间年月日至年月日长途交通费陪同人员住宿费地点与事由业务招待费其他合计拟定借款金额长途交通工具万仟佰拾元角分款项支付申请单□支票□汇款..匚觇金请款单位年月日填供应商收款人名称应付款余额采购订单号附件（张）开户行、帐号事项备注□月结款□即结款口同预付款口同进度款匚用来款口它金额大写佰拾万仟佰拾元角分整（¥）核准财务经理应付会计部门主管经办人领款人签收费用报销审批单NO.xxx项目金额（元）单据（张）备注（款项签收）授权外费用审批合计金额大写拾万仟佰拾元角分整（¥）费用归属部门职务年月日填部门负责人:财务经理:会计:出纳:报销人:元以上呈总经理审批除特殊情况或总经理批准外，对采用先开支后申报的单据，2000财务有权拒绝报销第七条凡是因工作需要对外赠送礼品（包括公司产品）、礼金的,由相关部门提出申请，由总经理或其授权人审批后，方可执行第三章办公费第八条办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用第九条公司办公费用涉及物品由行政中心（电脑及耗材由系统管理员）在预算额度内统一购买、管理，办公用品购置实行定点采购管理第十条行政中心设专人对办公用品进行管理第十一条办公用品采购审批程序各职能部门部门填写《办公用品购置申请表》（见附表三）报行政中心审核，并经行政总监审批（元以下）或总经理审批（20002000元以上）后到定点单位采购第十二条公司行政中心应按月将办公用品领用及费用分配表报财务部，财务部将费用划转入各职能部门第十三条办公用品领用审批程序一般用品领用人填写《办公用品领用申请表》一部门负责人批准分行政部门审核一文具仓领用电脑消耗材料领用人填写《电脑消耗材料领用及配件维修申请表》第十四条严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品，否则，由一部门负责人批准一行政总监批准一财务审核一文具仓领用此发生的费用，将不予报销第十五条香港公司等异地分支机构的办公费用，按内部目标考核方案下达指标，自行制定制度进行限额控制未经审批擅自采购办公用品en^enNO:年月日借款人姓名部门职务借款事由附件借款金额大写人民币拾万仟佰拾元整¥截止当前累计未还借款拾万仟佰拾元整¥其中逾期借款拾万仟佰拾元整¥款项计划归还时间批核借款单en^en年月日填申请派车姓名部门职务口是口否口其它外出主要地点、区域同行人员外出事由计划出行时间（it:天小时）实际外出时间（共天小时）门卫审查签名出行年月日上/下午时分出厂时间年月日上/下午时分主管副总:财务经理:部门主管:出纳:借款人签收:返回年月日上/下午时分回厂时间年月日上/下午时分核准:部门主管:申请人:外出放行条第二联差旅费结算联en^en高牌J兴兴出车去用车人部门职务同行人员请车事由（往返区域）计划用车时间年月日上/下午时分一月日上/下午时分（计天小时）汽车费用确认实际外出时间（共耗时天小时）里程表门岗签名请车耗费统计司机签名用车人签名出厂时间年月日上/下午时分行车里程（）km直接路桥费回厂时间年月日上/下午时分（元）现金加油费备注出车司机加班时间（小时）；车牌号（元）用车部门分摊部门确认费用总计年月日填平平安安回厂来派车单第三联汽车费结算联核准:部门主管:申请人:而发生的费用，不予报销第四章电话费第十六条电话费是指公司内各单位和相关人员安装、使用电话所支出的费用（包括移动电话费用补贴）第十七条公司管理干部、营销人员及特殊岗位人员移动电话费标准实行定额定人管理，补贴标准参照公司有关文件执行第十八条公司内总机、各单位所属直拨电话、传真机电话费用由行政中心进行管理将每月通话时间超过分钟以上电话分解到各相关部门，查明原因，与业务无关的电话，15从当事人当月工资中按倍话费标准扣减处罚

1.5第十九条营销系统（包括内、出销、及香港公司等外派营销人员）电话费施行限额控制具体标准由各部门另行制定，报批后报财务部备案第二十条公司本部派出的国内临时出差人员发生的临时电话、传真、邮寄等费用计入差旅费用第五章差旅费第二十一条差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等因公出差按出差地点分为国内临时出差、国内长期出差、境外出差第二十二条员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费开支标准（见附表四）

一、长途交通费总监级以下人员未经主管副总经理或总经理批准，擅自乘坐飞机的费用，按飞机费用总额的报销60%原则上不允许乘坐软卧、客轮豪华仓，夜间行走超过个小时方可乘坐硬卧特殊情8况下，经主管副总经理书面批准请，凭票据报销否则凭票据只能报销费用80%,50%

三、员工多人一起出差要安排二人间或三人间住宿，住宿费按原标准的执行70%

四、出差期间内报经授权主管批准业务招待费开支或市内的土费支出报销人员，该费用发生差旅区域内相应的所有伙食补贴或市内交通补贴,一概不予以报销

五、公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的相关费用报销；已包食宿的，相关住宿费、伙食补贴不予以报销

六、公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知和培训合约确定

七、公司因外延发展需要派驻外地长期工作的人员的差旅费及补贴标准由公司另行规定，不适用本办法第二十三条国内临时出差实行事先申报制度经理（含）以下人员当日未往返地区出差实行事前申请制度，依据差旅费标准和预计出差时间填报《出差（长途）申请表》（见附表五），原则上省内出差审批人为出差人员的直接上级，省外出差审批人为主管副总经理，国外出差审批人为总经理且审批人对差旅费申请标准按以下授权金额范围执行，元以下报主管总监审批，元报主管10001000-5000副总经理审批，超过元以上报总经理审批5000因特殊原因未能事前申请的，应于回公司后一周内补办申请审批手续没有经过批准的《出差（长途）申请表》，财务部不予借款和报销驻外商务经理出差审批程序由营销单位制订，报批后报公司财务部备案第二十四条国内长期出差实行过程控制，各职能单位可在公司规定差旅费开支标准范围内申报长期出差人员的费用开支标准和管理办法报批后报财务部备案第二十五条员工境外（含港、澳地区）出差所发生差旅费统一按出国人员差旅费开支标准（见附表六）执行

一、受境外客商邀请的出国人员，已由邀请单位支付交通费用和住宿费用的，不适用上述标准，但经批准，可按港元/人*天标准，限额不超过港元/次，一次性发放出1001000差补贴

二、属于由国家、省、市外事、外贸部门组团赴国外参展和贸易洽谈的，按代表团统一规定标准执行，不适用本章规定

三、境外出差计划及费用预算由相关部门或境外出差人员编制后，报主管副总经理审核，总经理审批第二十六条出差借款程序

一、各类出差人员需借款者，在填报临时出差申请表同时填报《借款单》（注明累计借款额及逾期借款额），参照审批权限报经核准后，转财务部门复查并办理借款对借款额及逾期情况注明不符者，财务有权退回当事人更正，重新报批

二、出差后的各类发票、单据，按业务招待费、差旅费（长途交通费、住宿费）分类填报差旅费用报销单附于《出差（长途）申请表》（结算联）及《外出放行条》后，其中业务招待费填写《费用报销审批单》，长途交通费、住宿费填写《差旅费报销单》，短途交通费、机场建设费、行李托运费、电话费等杂费汇总填写在《差旅费报销单》的其他栏中，并入差旅费报销

三、差旅期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认

四、严禁人为将同批次差旅开支项目拆零分次报销，绕避监管，一经发现，财务有权不予受理未报销拆零部分，并在报销单上标识核销第二十七条新招聘的外地专业人员，原则上不报销前来报到发生的各项费用，包括单程路费及行李托运费用（毕业生除外）特殊情况需要报销的，应由本人申请，报总经理审批第六章汽车使用费第二十八条汽车使用费是指各单位业务用车向车辆归口管理部门请用车而发生的各项直接租车费用第二十九条汽车费用由财务部将费用分解到各职能部门，由相应部门进行控制第三十条汽车费用涉及油料按相关规定实行定点加油，由财务部统一负责结算，未经总监以上主管签批的定点加油站以外的现金加油发票，财务不予以报销受理第三十一条汽车内部租用产生的路桥费、停车费等直接费用，需附于《派车单》后，由用车单位经办人签字确认后，并同原始票据列入该单位汽车费支出第三十二条公务用车订车流程、费用标准、审批程序，由车辆归口管理部门拟定相应管理办法执行第七章费用报销责任界定第三十三条报销人的责任、报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性、单据的合法性、完整性负责

1、各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部有权拒绝报销单据的规2范要求见附件五第三十四条职能经理（主任）的责任、负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销金额是否控制1在标准之内、对报销的内容真实性、完整性，各项附件是否合法性、完整性负责

2、职能经理（主任）的报销由部门负责人审核，部门负责人承担上述、款责任312第三十五条财务审核人员的责任、负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合集团有关标准

1、审查报销项目审批手续的完整性2第三十六条部门负责人的责任部门负责人对报销项目的真实性、必要性负责第八章费用报销审批程序第三十七条费用审批、报销流程、标准内费用审批、报销流程1报销人一职能经理（主任）一财务审核一主管副总经理审批~报销、超标准的费用审批、报销流程2报销人一职能经理（主任）一财务审核一主管副总经理审核一财务部负责人审批一报销、超预算开支、预算外开支、专项费用必须先经申请预算经批准后才能报销预算申3请流程为（）万元以内（含万元）111部门申请一主管副总经理审核一财务部负责人审批（财务部费用由总经理或其授权人审批）（）万元以上21部门申请一主管副总经理审核一财务部负责人批转一总经理审批第三十八条报销时间的规定所有费用应于发生之日起十日内报销（出差人员自返回公司之日起计算），驻外商务代表费用固定每月报帐一次，上个月的费用必须在下个月底之前报销每迟报一天按报销额的扣罚1%第九章核算及考核管理第三十九条财务部门对各部门五项费用开支情况作好登记，按季度编制部门五项费用汇总表，并通报各部门第四十条跨不同费用考核单位发生的共同费用报销，费用责任双方需书面注明各自相应承担金额，否则，财务一并列入报销经办人及其部门费用核算项目条各职能部门总监以上管理干部个人发生的五项费用支出情况，由财务部另行登记汇总，按季度报总经理备案十二条部门五项费用应严格按照本公司预算及目标管理方案的要求进行控制和考核U!第十章处罚规定十三条报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销,对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额的罚款5—20%第四十四条职能经理（主任）在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对职能经理（主任）予以违规报销金额的罚款3%--15%第四十五条财务审核人员审核不严使公司造成损失的，或者未执行本办法规定处罚责任，擅用职权受理违规费用报销者，对财务审核人员并处违规报销金额的罚款3%--15%第四十六条除公司统一组织活动外，禁止公司内各单位之间相互请客及送礼，列支费用一经查核，该费用直接转由经办部门负责人工资内扣除第四十七条如果违反上述开支标准或手续不齐全，报帐时列入其他项目而隐瞒实际金额或超预算报销，财务有权拒绝受理第四十八条借款逾期满三十天，当事人未能及时提供经总监以上主管核准的有效书面情况说明，并办理延期手续者，财务有权在当事人借款逾期当月工资中扣回欠款第四十九条部门负责人对报销人和职能经理（主任）因违规造成的损失承担连带责任第五十条因审核过失造成费用借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，由经办责任人（含各级审批人）应承担不低于流失款总额的经济责任按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并50%在坏帐当期应发工资中扣还第五十一条报销审批程序中各相关审核、复核人员必须严格按照规定的标准和程序执行，在未进入财务审核程序之前，由相关部门最后审核人员承担责任第九章附则第五十二条本细则由财务部制订并解释，修订亦同。