公司文件资料保管与归档管理制度

8.36第一章文件资料保管与归档的基本原则

1.1保管与归档的目的文件资料的保管与归档旨在保证公司的各类信息得到有效的保护、管理和利用通过妥善保管文件资料，可以为公司的运营、决策提供可靠的依据，同时也有助于维护公司的合法权益，保证公司的正常运转有效的归档可以提高文件资料的查询和使用效率，减少信息的重复收集和整理，降低公司的运营成本

1.2适用范围本制度适用于公司内部所有部门及员工在工作中产生的各类文件资料，包括但不限于行政管理文件、财务报表、业务合同、项目文档、技术资料等同时也适用于公司对外接收的与公司业务相关的文件资料

1.33基本原则文件资料的保管与归档应遵循以下基本原则1完整性原则保证文件资料的内容完整，无遗漏、无缺失2准确性原则文件资料的内容应准确无误，真实反映公司的业务活动和运营情况3安全性原则采取必要的安全措施，保证文件资料不受损坏、丢失或泄露4可追溯性原则文件资料的保管与归档应具有明确的记录，便于追溯文件的来源、去向和使用情况5及时性原则文件资料应及时进行收集、整理、保管和归档，保证信息的时效性第二章文件资料的分类与编号

2.1文件资料的分类标准根据公司的业务特点和管理需求，将文件资料分为以下几类1行政管理类包括公司的规章制度、会议纪要、通知公告等2财务类涵盖财务报表、审计报告、报销凭证等3业务类包含业务合同、客户资料、项目文档等4技术类有技术方案、产品文档、研发报告等5其他类无法归入以上四类的文件资料，如对外联络函、荣誉证书等

2.2文件资料的编号规则为了便于管理和查询，对文件资料进行统一编号编号规则如下1采用分级编码方式，由大类代码、小类代码和流水号组成2大类代码采用汉语拼音首字母表示，如行政管理类为XZGL,财务类为CW,业务类为YW,技术类为JS,其他类为QT

（3）小类代码根据具体的分类进一步细分，如行政管理类中的会议纪要为HYJY,通知公告为TZGG

（4）流水号为三位数字，从001开始依次递增

2.3分类与编号的实施流程

（1）文件资料产生后，由相关责任人根据分类标准进行初步分类

（2）分类完成后，按照编号规则进行编号，并在文件资料上标注编号

（3）将分类和编号后的文件资料提交给档案管理部门进行审核，保证分类和编号的准确性

（4）审核通过后，档案管理部门将文件资料进行归档存储第三章文件资料的收集与整理

3.1收集的范围与途径文件资料的收集范围包括公司内部各个部门在工作中产生的文件资料，以及公司从外部接收的与业务相关的文件资料收集途径主要有以下几种:

（1）内部产生的文件资料，由各部门指定专人负责收集，定期提交给档案管理部门

（2）外部接收的文件资料，由接收部门进行初步登记后，及时转交档案管理部门

（3）通过公司的信息化系统自动收集电子文件资料，如邮件、办公文档等

3.2整理的方法与要求1对收集到的文件资料进行初步筛选，去除重复和无效的文件2按照文件资料的分类标准进行分类整理，保证文件分类准确、条理清晰3对文件资料进行装订或装盒，注明文件的名称、编号、日期等信息4整理后的文件资料应按照编号顺序进行排列，便于查询和使用

3.3收集与整理的责任人

（1）各部门负责人负责本部门文件资料收集与整理工作的组织和监督

（2）各部门指定专人负责具体的文件资料收集与整理工作，并对文件资料的真实性、完整性和准确性负责

（3）档案管理部门负责对各部门提交的文件资料进行审核和归档，保证文件资料的管理符合公司的要求第四章文件资料的保管

4.1保管的设施与环境要求

（1）设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能

（2）档案库房内应配备合适的档案柜、档案架等存储设备，保证文件资料的存放安全、整齐

（3）控制档案库房的温度和湿度，保持适宜的保管环境，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45/60%之间

4.2保管的安全措施

（1）加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入

（2）定期对档案库房进行安全检查，及时发觉和排除安全隐患

（3）对重要的文件资料采取加密、备份等安全措施，防止信息泄露和丢失

4.3保管期限的设定根据文件资料的重要性和使用价值，设定不同的保管期限保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种具体的保管期限由档案管理部门根据公司的规定和实际情况进行确定第五章文件资料的借阅与利用

5.1借阅的流程与手续

（1）借阅人填写《文件资料借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅期限等信息

（2）借阅申请表经借阅人所在部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门

（3）档案管理部门审核借阅申请，如符合借阅条件，办理借阅手续，将文件资料借给借阅人

（4）借阅人在借阅期限内使用文件资料，到期后及时归还

5.2利用的规定与限制

（1）借阅人应妥善保管借阅的文件资料，不得转借、复制、损坏或丢失

（2）借阅人只能在规定的范围内使用文件资料，不得用于与工作无关的事项

（3）对于涉及公司机密的文件资料，借阅人应严格遵守保密规定，不得泄露文件内容

5.3借阅与利用的登记管理

（1）档案管理部门对文件资料的借阅和利用情况进行详细登记，包括借阅人、借阅时间、借阅文件、归还时间等信息

（2）定期对借阅登记情况进行统计和分析，及时发觉和解决问题，提高文件资料的管理水平第六章文件资料的销毁

6.1销毁的条件与标准

（1）超过保管期限且无保存价值的文件资料

（2）因法律法规变更或公司业务调整，已失效的文件资料

（3）经鉴定确认存在错误或重复的文件资料

6.2销毁的程序与审批

（1）档案管理部门提出销毁文件资料的清单和理由，报公司领导审批

（2）经公司领导批准后，由档案管理部门组织人员对拟销毁的文件资料进行核对和清理

（3）采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并保证销毁过程的安全和环保

（1）在销毁过程中，应安排专人进行监督，保证销毁工作按照规定的程序进行

（2）对销毁的文件资料进行详细记录，包括销毁文件的名称、编号、数量、销毁方式、销毁时间等信息

（3）销毁记录应妥善保存，以备查阅第七章文件资料的归档

7.1归档的时间与要求

（1）文件资料应在办理完毕后的一个月内进行归档

（2）归档的文件资料应符合完整性、准确性和规范性的要求，经过整理、装订，并注明文件的名称、编号、日期等信息

（3）电子文件资料应与纸质文件资料同时归档，保证数据的一致性和完整性

7.2归档的流程与方法

（1）档案管理部门定期对各部门提交的文件资料进行审核，如符合归档要求，办理归档手续

（2）将归档的文件资料按照分类标准进行分类存放，建立相应的档案目录

（3）对归档的文件资料进行数字化处理，建立电子档案数据库，便于查询和利用

7.33归档文件的审核

（1）审核归档文件的内容是否完整、准确，是否符合公司的规定和要求

（2）审核归档文件的分类和编号是否正确，是否便于管理和查询

（3）对于不符合归档要求的文件资料，应及时通知相关部门进行整改，直至符合要求为止第八章监督与检查

8.1监督的职责与权限

（1）档案管理部门负责对文件资料的保管、归档、借阅、销毁等工作进行监督和检查

（2）监督人员有权查阅相关文件资料，检查工作流程的执行情况，对发觉的问题提出整改意见

（3）各部门应积极配合监督检查工作，如实提供相关信息和资料

8.2检查的内容与频率

（1）检查文件资料的收集、整理、保管是否符合规定的要求

（2）检查文件资料的借阅和利用是否符合规定的流程和限制

（3）检查文件资料的销毁是否符合规定的条件和程序

（4）档案管理部门每月对各部门的文件资料管理情况进行一次检查，每半年进行一次全面检查

8.3问题的处理与整改

（1）对检查中发觉的问题，监督人员应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限2相关部门应按照整改通知书的要求，认真进行整改，并在规定的期限内将整改情况反馈给监督人员3监督人员对整改情况进行复查，如整改不到位，应再次下达整改通知书，直至问题得到解决。