做账实操-车辆管理办法

账务处理会计分录会计实操文库做账实操-车辆管理办法

一、目的为规范公司车辆的购置、使用、维护、调度及报废等管理工作，提高车辆使用效率，确保行车安全，降低车辆运营成本，特制定本办法

二、适用范围本办法适用于公司所有公务车辆（包括公司自有车辆、租赁车辆等）以及因公务需要使用私人车辆的情况

三、职责分工.行政部门（或车辆管理部门）检查监督，重点审查车辆使用申请是否合规、调度安排是否合理、维修保养是否按规定执行、1费用支出是否真实合理等情况，发现问题及时督促整改，并向公司管理层报告考核措施

2.将车辆管理工作纳入各相关部门和人员的绩效考核指标体系，对车辆管理规范、使用效率高、安全无事故、费用控制好的部门和个人给予适当奖励；对违反车辆管理规定，导致车辆损坏、事故发生、费用超支等情况的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、取消用车资格等~\■

一、附则本办法由公司行政部门（或车辆管理部门）负责解释和修订，如有未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他规章制度执

1.行本办法自发布之日起施行

2.会计做账流程

一、建账根据企业所属行业、规模以及核算要求，选择适用的会计准则，如企业会计准则、小企业会计准则等

1.确定会计科目体系，涵盖资产、负债、所有者权益、成本、

2.损益等五大类科目，依据企业业务特点，细化设置明细科目，例如制造业需细分原材料、生产成本等科目，服务业则侧重于服务收入、服务成本相关科目建立账簿，包括总账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、明细账（如往来明细账、存货明细账、固定资产明细账

3.等），可以选择手工记账或借助财务软件创建电子账簿,手工记账时需准备规范的账页格式，按序编号登录，财务软件记账则要完成系统初始化设置，录入企业基本信息、科目期初余额等

二、日常账务处理原始凭证审核业务发生后，获取相关原始凭证，如采购业务的发票、

1.入库单，销售业务的发货单、销项，费用支出的报销单、发凭证内容是否填写规范、签章是否齐全、金额计算是否准确,不符等，对原始凭证真实性、合法性、完整性进行审核，检查要求的及时退回更正补充对于外来原始凭证，特别留意发票真伪查验，可通过税务部门官方平台查询，确保凭证有效，避免税务风险记账凭证编制

2.依据审核无误的原始凭证，按照复式记账原理，确定每笔业务应借记、贷记的会计科目及金额，编制记账凭证,摘要简明扼要反映业务内容，如〃采购办公用品支付现金〃〃收到客户货款存入银行〃等，记账凭证编号连续，附件张数准确填写原始凭证数量不同业务类型账务处理示例采购原材料，若为一般纳税人，取得增值税专用发票，价款元，增值税税额元，款项已付，材料入库10,0001300借原材料应交税费应交增值税（进项税额）10,000贷银行存款1300）销售产品，售价元（含税，税率货11,300物已发出，款项未收20,00013%,（）不含税销售额=元，增值税销项税额=元20,000-1+13%*17,

699.12借应收账款17,

699.12x13%2,

300.88贷主营业务收入20,000应交税费应交增值税（销项税额）17,

699.12计提当月职工薪酬，生产工人工资元，管理2,

300.88人员工资元8,000借生产成本4,000管理费用8,000贷应付职工薪酬4,00012,000记账凭证审核与登录账簿对编制好的记账凭证，由专人进行审核，重点审核科目运

3.用是否正确、借贷金额是否相等、摘要是否清晰，审核无误后签字盖章确认根据审核后的记账凭证，将业务记录登录到相应账簿,按日期顺序逐笔登录总账，依据明细科目分别登录明细账,做到账账相符，如现金日记账、银行存款日记账每日按业务发生时序记录收支，确保资金流清晰准确；往来明细账详细登录客户、供应商的每笔债权债务变动；存货明细账实时反映原材料、库存商品的收发存情况登录账簿时，使用蓝黑墨水钢笔书写，数字规范、摘要完整，按规定方法更正错账，如划线更正法、红字更正法、补充登录法

三、期末处理账项调整期末需对一些应计未计、预提待摊等跨期业务进行调

1.整，确保会计信息反映当期真实财务状况与经营成果常见调整事项计提固定资产折旧，若固定资产原值元,预计使用年限年，净残值元,采用直线法，每月50,00052,500借制造费用（生产用定资产）或管理费用（管折旧额=元:理用固定资产）50,0002,500^5^12=

791.67贷累计折旧

791.67分摊长期待摊费用，如年初支付一年房租元

791.67每月分摊房租二元12,000借管理费用12,000-12=1,000贷长期待摊费用1,000确认本期应负担但未支付的利息费用，若借款合同L000约定年利率本月应计利息元借财务费用6%,500贷应付利息500结账

5002.完成账项调整后，进行结账操作，对各损益类科目进行结转，将收入类科目余额结转至〃本年利润〃贷方，成本、费用类科目余额结转至〃本年利润〃借方，计算出当期净利润（或净亏损示例X结转主营业务收入元借主营业务收入50,000贷本年利润50,00050,000结转主营业务成本元、管理费用元、财务费用元30,0008,000借本年利润1^000贷主营业务成本39,000管理费用30,000财务费用8,000结账后，损益类科目无余额，〃本年利润〃科目余额反映1/000当期盈亏，可进一步结转至〃利润分配未分配利润〃科目，为后续利润分配做准备，同时对总账、明细账进行月结，划通栏单红线（本月合计通栏双红线（本年累计），注明期末余额，便于下期记账与查账I

四、财务报表编制根据总账、明细账期末余额及发生额，编制资产负债表、利润表、现金流量表等主要财务报表

1.资产负债表依据〃资产=负债+所有者权益〃平衡原理，将资产类科目余额列示在左边，负债、所有者权益类科目余额列示在右边，反映企业特定日期财务状况，如货币资金项目根据现金日记账、银行存款日记账期末余额合计填列，应收账款项目按应收账款明细账借方余额减去坏账准备后的净额填列利润表按照〃收入成本费用二利润〃逻辑，将当期主营业务收入、其他业务收入等收入项目列示在上部,主营业务成本、管理费用等成本费用项目列示在下部，计算得出净利润，反映企业一定期间经营成果，各项目金额根据损益类科目结转前发生额填列现金流量表以现金及现金等价物为基础，分类反映企业经营、投资、筹资活动现金流入、流出情况，编制方法有直接法和间接法，直接法依据现金日记账、银行存款日记账及相关业务原始凭证分析填列现金收支项目，间接法以净利润为起点，调整非现金收支、投资筹资活动对现金流量影响，确定最终现金流量净额对编制好的财务报表进行审核，检查报表勾稽关系是否正确，如资产负债表中未分配利润期末余额与期初余额之差应等于利

2.润表中净利润（考虑利润分配因素），现金流量表中现金及现金等价物净增加额应与资产负债表货币资金期末期初变动额相符，确保报表数据质量，为企业管理层、投资者、税务机关等报表使用者提供可靠决策依据负责制定和完善车辆管理制度，统筹规划公司车辆资源配置，建立车辆档案和台账，记录车辆的基本信息、使用情况、维修保养记录等组织车辆的购置、租赁、报废等相关工作，审核车辆使用申请，合理调度安排车辆，监督检查车辆的日常使用和维护保养情况，协调处理车辆管理过程中的各类问题.使用部门2根据工作需要提出车辆使用申请，明确用车事由、时间、行程等信息；负责本部门使用车辆期间的安全管理，督促驾驶员遵守交通规则和公司车辆使用规定；配合行政部门做好车辆的交接、归还以及相关费用的结算工作（驾驶员包括专职驾驶员和因公务驾车的员工）严格遵守交通法规和公司车辆驾驶相关规定，安全驾驶车辆；负

3.责车辆的日常检查、清洁、保养等工作，发现车辆故障或异常情况及时向行政部门报告并送修；按照车辆使用安排完成出车任务，填写行车记录，记录出车时间、里程、油耗、目的地等信息财务部门负责制定车辆费用预算，审核车辆相关费用（如购置费用、租赁

4.费用、加油费、维修费、保险费等）的报销凭证，进行相应的账务处理，监控车辆费用支出情况，定期分析车辆运营成本，为车辆管理决策提供财务依据

四、车辆购置与租赁购置需求提出使用部门根据业务发展和工作实际需要，预计未来一段时间内车

1.辆缺口情况，填写《车辆购置申请表》，详细说明购置车辆的用途、车型、预算金额、预计使用时间等信息，经部门负责人签字确认后提交给行政部门购置审批行政部门对购置申请进行初审，审核购置需求的合理性、必要性

2.以及是否符合公司车辆配置标准和预算安排，初审通过后，根据车辆购置金额和公司审批权限规定，将申请表依次提交给相关领导（如分管领导、总经理等）进行审批，审批通过后，由行政部门负责组织车辆采购工作采购实施

3.行政部门按照公司采购制度，通过询价、招标等方式选择合适的供应商，签订购车合同，确保车辆质量合格、价格合理、配置符合要求，并跟进车辆交付进度，车辆到货后，会同相关部门进行验收，办理车辆上牌、入户等手续，同时将车辆相关资料（如购车发票、车辆合格证、行驶证等）归档保存,建立车辆档案，录入车辆管理台账车辆租赁

4.如需租赁车辆满足临时或特定业务用车需求，使用部门提前向行政部门提出租赁申请，说明租赁事由、租赁车辆类型、租赁时间、预计行驶里程等信息行政部门根据需求选择合适的租赁公司，洽谈租赁价格、租赁条款等内容，签订租赁合同，安排车辆交付使用，并做好租赁车辆的登记管理工作，将租赁费用纳入车辆费用预算进行管控

五、车辆使用管理申请流程

1.使用部门需提前填写《车辆使用申请表》，注明用车部门、用车人、用车事由、预计用车时间（起止时间行程安排、乘车人数等信息，经部门负责人签字批准后提交给行政部门行政部门根I据车辆资源情况和申请先后顺序进行合理调度安排，如无法满足需求，及时与申请部门沟通协调或提供替代解决方案（如推荐使用公共交通工具等），并将安排结果反馈给申请部门出车规定

2.驾驶员接到出车任务后，应提前做好车辆检查（包括外观、内饰、轮胎、制动、灯光、油量等），确保车辆处于良好状态方可出车;在行车过程中，严格遵守交通法规，不得超速、超载、疲劳驾驶等，按照预定行程行驶，如遇特殊情况需要变更行程，应及时向行政部门报告并获得批准；出车结束后，及时将车辆归还至指定地点，与行政部门或相关管理人员办理车辆交接手续，填写行车记录，提交车辆钥匙等相关物品私车公用

3.因公务需要使用私人车辆的员工，应提前向行政部门报备,说明用车事由、预计行驶里程、时间等信息，经批准后方可使用私车公用期间产生的费用（如油费、过路费等），按照公司规定的报销标准和报销流程进行报销，报销时需提供相应的合法有效票据以及行车记录等证明材料，确保费用真实合理

六、车辆维护与保养日常维护

1.驾驶员负责车辆的日常维护工作，每日出车前、收车后进行车辆检查，定期对车辆进行清洁、擦拭，保持车辆整洁干净；按照车辆使用说明书要求，定期检查车辆的机油、冷却液、制动液、轮胎气压等关键指标，及时添加或更换相关物品,确保车辆正常运行定期保养

2.行政部门根据车辆行驶里程、使用时间以及车辆制造商的建议，制定车辆定期保养计划，安排车辆到指定的维修保养机构进行保养，保养内容包括但不限于更换机油滤清器、空气滤清器、火花塞等易损件，进行车辆全面检查、调试等工作，确保车辆性能良好每次保养后，维修保养机构应提供详细的保养记录和维修清单，行政部门将相关资料归档保存，录入车辆管理台账，作为车辆后续管理和费用核算的依据故障维修

3.车辆在使用过程中出现故障或异常情况，驾驶员应立即停车检查，如无法自行排除故障，及时向行政部门报告，行政部门根据故障情况安排车辆送修，选择具有资质的维修机构进行维修，维修过程中要求维修人员详细记录故障原因、维修项目、更换零部件等信息，维修完成后，驾驶员对维修效果进行验收，确保车辆故障得到彻底解决，相关维修费用由财务部门按照规定进行审核报销

七、车辆安全管理安全教育培训

1.行政部门定期组织驾驶员参加交通安全法规培训和安全驾驶技能培训，邀请交警部门或专业培训机构人员进行授课,提高驾驶员的安全意识和驾驶技能，培训情况应做好记录并纳入驾驶员个人档案，同时要求驾驶员在日常工作中不断学习和掌握最新的交通法规知识，严格遵守交通规则安全检查与隐患排查

2.行政部门会同驾驶员定期对车辆进行安全检查，重点检查车辆的制动系统、转向系统、灯光系统、安全带、灭火器等安全关键部位和设备是否正常有效，发现安全隐患及时整改,确保车辆安全性能符合要求；建立车辆安全隐患排查台账,记录排查时间、排查人员、发现的隐患问题、整改措施及整改结果等信息，便于跟踪和管理事故处理

3.若车辆发生交通事故，驾驶员应立即停车，保护现场，积极救助伤者，并及时拨打报警电话和向行政部门报告，如实提供事故发生的时间、地点、经过、人员伤亡及车辆损坏等情况行政部门接到报告后，迅速派人赶赴现场协助处理，配合交警部门进行事故调查、责任认定等工作，同时按照公司规定和保险条款要求，及时向保险公司报案，办理保险理赔手续，对于因驾驶员违规驾驶等原因导致的事故，公司将视情节轻重追究相关人员的责任

八、车辆费用管理费用预算

1.财务部门根据公司车辆保有量、使用情况以及以往年度车辆费用支出情况，结合本年度业务发展计划，制定车辆费用年度预算，明确各项费用（如购置费用、租赁费用、加油费、维修费、保险费、停车费等）的预算金额，将预算指标分解到各使用部门或车辆，作为车辆费用控制的依据费用报销

2.车辆使用过程中产生的各项费用，由相关责任人按照公司财务报销制度规定，填写报销单，附上合法有效的票据（如发票、收据、过路费小票等）以及必要的证明材料（如行车记录、维修清单等），经部门负责人审核签字后，提交给财务部门审核报销，财务部门重点审核费用的真实性、合理性以及是否在预算范围内，审核通过后进行账务处理并支付款项成本分析与控制财务部门定期对车辆费用支出情况进行统计分析，对比实际费用

3.与预算指标的差异，分析费用增减变动原因，如发现费用超支或异常情况，及时与行政部门和使用部门沟通，共同查找原因并采取相应的控制措施，如优化车辆调度、加强维修管理、规范费用报销等，确保车辆运营成本控制在合理范围内

九、车辆报废.报废条件1符合下列条件之一的车辆，可申请报废已达到国家规定的强制报废年限（根据车辆类型不同,具体年限参照相关法规执行）；因车辆技术状况严重恶化，维修成本过高，已无修复价值；发生重大交通事故，造成车辆严重损坏，无法修复或修复后也无法正常使用；其他因技术进步、车型淘汰等原因，已不再适合公司使用需求且无法转让或处置的情况.报废申请与审批车辆使用部门或行政部门发现车辆符合报废条件后，填写2《车辆报废申请表》，详细说明车辆报废原因、车辆基本信息、已使用年限、行驶里程、目前车况等内容，附上相关证明材料（如车辆维修记录、事故鉴定报告等，如有），经部门负责人签字确认后提交给行政部门审核，行政部门审核通过后，按照公司审批权限规定，依次提交给相关领导（如分管领导、总经理等）审批，审批通过后，方可进行报废处理.报废处置财务部门根据批准的报废申请，进行相应的账务处理，核销车辆账面价值；行政部门负责联系具有资质的报废车辆3回收公司，按照国家相关规定办理车辆报废手续，将报废车辆移交回收公司，并取得报废回收证明，同时记录报废车辆的处置情况及处置收入（如有），确保报废车辆处置合规、透明,处置收入及时足额入账

十、监督与考核监督机制

1.建立健全车辆管理监督体系，由行政部门、财务部门、审计部门等定期对车辆购置、使用、维护、费用报销等环节进行。