公司会议管理办法

1、目的为规范公司会议程序，建立、健全公司决策机制，提高公司总体运营水平和办事效率，更好地协调工作，研究落实各事项的对策措施与解决问题方案和时效管制，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成公司经营目标与战略，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度

2、原则与精神原则会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求精神不讲理由、不听借口、只看结果适用于公司各种例会与专题会议及临时性会议

4、职责行政部负责会议室的管理、维护、安排及一般会议的执行监督、稽核工作;负责公司总经办会议与公司接待会议的会场安排与会场准备工作各部门负责本部门需求的例行会议与专题会议及检讨会议等组织主导及相关工作总经办督查公司会议管理办法的实施执行情况与修订

4.会议分类按会议性质与内容分为公司管理例会、日常部门例会、专题会议、临时会议管理例会（周管理例会、月管理例会、季管理例会、年管理例会）属经营管理会部门例会（部门周、月工作推进检讨会、培训会议）专题会议（产销会、品质会、评审会、研发会、季度工作总结发表会等）临时会议（临时产生的需要组织会议形式或接待会议等）

5、会议通知会议通知遵照以下规定、已列入《月度会议计划表》的会议，月中无调整的，不再另行通知，由会议主办部门按计划表直接通知参会人员；、属下列情况之一者，按“谁主办，谁通知”的原则进行会议通知

（1）未列入月度会议计划而临时提拟的会议；

（2）虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、时间调整会务安排等作特别说明；

（3）其它主办人认为应另行通知的情况、会议通知期一般应提前一天以上（最短4小时前，临时会议和特殊情况例外）通知对象为与会人员、会议通知形式一般为邮件和电话通知但需对会议议题、需准备的会议资料、管理与重要的会议，应以会议通知进行书面通知会议未能在约定的时间召开，如议题改变、改期或取消，会议主办负责人应提前及时知会参会人员，并根据本管理办法重新通知和布置

6、会议准备会议的准备工作遵照以下规定、会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等；、公司召开的公司级会议会务服务统一归口行政部负责、各部门召开会议需用公司会议室的，应向行政部书面提出，由行政部统筹协调安排

7、会议组织会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则，会议主持人须遵守以下规定、主持人应不迟于会前3分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见、主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确

8、会议记录所有会议都得有会议记录且按公司管理格式纪要，对需要保密性的会议及纪要需按主导会议者要求签发与传阅会议纪要；会议纪要要在会后24小时内完成记录与确认工作，并签发给参会人员或相关人员一般例会会议纪要需上交总经办存档管理，以便对会议的质量与会后落实工作的核查（一般会议纪要保质期为一年）、各部门的会议记录，由本部门负责会议记录并日常归档、保管，同时将一份副本送行政和总办统一归档备查；也可以通过电子邮件传递、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行

9、会议纪律参会人员须遵守以下规定、应提前3分钟到会，并在《会议签到表》上签到；不得喧哗，不得来回走动,不得无故迟到、早退或缺席如有特殊情况不能按时到会，应提前向会议组织者亲自请假方可，紧急情况可以口头请假迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行与会人员应坐姿（站姿）端正，将手机关闭或调至振动状态，会议期间原则上不能接听电话，有重要电话须离开会议室接听，禁止交头接耳开小会认真听取会议内容并做好记录与会者到会必须有准备，均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求言简意赅不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵；禁止吸烟、喝酒涉及到秘密事项的会议与会人员负有保密义务，记录员应在保密地方整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送无故迟到早退每次扣绩效分2分，无故缺席会议，部门负责人以下人员每次扣2分，部门负责人以上人员每次扣3分，由会议召集人下达当月绩效扣分通知，违反保密规定的按公司有关保密规定制度执行、会议发言应言简意赅，紧扣议题；遵循会议主持人对议程控制的要求；属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；做好本人的会议纪录

10.公司主要会议及安排公司经营管理会议按月、季、年度安排会议原则上（每月初5号前，每季度首月第一周，每年度首月第二周）或由总办临时通知组织会议公司管理例会每周六下午14:00——15:30分公司销售例会每月、季、年各一次例行会议，临时通知时间公司品质检讨会每月第二周

（三）14:30——16:30分部门例行会议按部门安排时间进行其它临时会议按会议管理办法程序组织召开

11、使用表单《会议通知》《会议签到表》《会议记录表》。