办公文件资料管理规定

1.1目的与依据为了加强办公文件资料的管理，提高工作效率和质量，保证文件资料的完整性、准确性和安全性，根据公司的实际情况和相关法律法规，制定本规定

1.2适用范围本规定适用于公司内部所有办公文件资料的管理，包括但不限于各类文档、报表、合同、邮件等涵盖公司各个部门和员工在工作中产生、接收和使用的文件资料

1.3管理原则办公文件资料管理应遵循以下原则

（1）规范化原则文件资料的分类、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节应按照统一的标准和流程进行，保证管理的规范化和标准化

（2）及时性原则文件资料应及时收集、整理和归档，保证信息的及时性和有效性

（3）安全性原则采取必要的安全措施，保证文件资料的保密性、完整性和可用性，防止文件资料的丢失、泄露和损坏

（4）便利性原则文件资料的管理应便于查找、借阅和使用，提高工作效率第二章文件资料的分类

2.1分类标准根据文件资料的内容、性质和用途，将其分为以下几类

（1）行政管理类包括公司的规章制度、通知、报告、会议纪要等

（2）业务管理类涉及公司的业务流程、项目文档、客户资料等

（3）财务会计类包含财务报表、账目凭证、审计报告等

（4）人力资源类有员工档案、培训资料、绩效考核等

（5）其他类无法归入以上四类的文件资料，如对外宣传资料、合作协议等

2.2各类文件资料的定义

（1）行政管理类文件资料是公司为了实现日常管理和运营而制定和产生的文件，用于规范公司内部的管理流程和行为

（2）业务管理类文件资料是与公司的业务活动直接相关的文件，反映了公司的业务开展情况和成果

（3）财务会计类文件资料是记录公司财务收支和财务状况的文件，是公司财务管理的重要依据

（4）人力资源类文件资料是关于公司员工的个人信息、培训发展和绩效管理的文件，对于公司的人力资源管理具有重要意义

（5）其他类文件资料是除以上四类之外的，对公司的发展和运营具有一定参考价值的文件第三章文件资料的收集

3.1收集范围

（1）公司内部各部门在工作中产生的各类文件资料，包括纸质文件和电子文件

（2）公司外部单位发送给公司的与公司业务相关的文件资料

（3）公司员工在参加外部会议、培训等活动中获得的与公司业务相关的文件资料

3.2收集流程

（1）各部门指定专人负责本部门文件资料的收集工作，定期将本部门产生的文件资料进行整理和汇总

（2）对于外部单位发送的文件资料，由公司收件部门进行登记和初审，确认无误后移交相关部门进行处理

（3）公司员工在获得外部文件资料后，应及时交回本部门，由部门负责人审核后进行统一管理第四章文件资料的整理

4.1整理要求

（1）文件资料应按照分类标准进行分类整理，保证文件资料的分类准确、清晰

（2）对文件资料进行筛选和鉴别，剔除无用和重复的文件，保留有价值的文件资料

（3）对整理后的文件资料进行装订或装盒，保证文件资料的整齐和有序

4.2编号规则

（1）采用分类编号法，对各类文件资料进行统一编号编号由分类代码和流水号组成，分类代码表示文件资料的类别，流水号表示文件资料的顺序号

（2）编号应具有唯一性和可识别性，便于文件资料的查找和管理第五章文件资料的归档

5.1归档时间

（1）行政管理类文件资料应在每年年底进行归档

（2）业务管理类文件资料应在项目结束后或业务完成后一个月内进行归档

（3）财务会计类文件资料应在会计年度结束后进行归档

（4）人力资源类文件资料应在员工离职后一个月内进行归档

（5）其他类文件资料应根据实际情况及时进行归档

5.2归档流程

（1）各部门将整理好的文件资料移交至公司档案管理部门

（2）档案管理部门对移交的文件资料进行审核，确认无误后进行归档登记

（3）档案管理部门按照编号规则将文件资料存入档案库，并建立相应的档案目录第六章文件资料的保管

6.1保管要求

（1）档案库应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件，保证文件资料的安全

（2）对珍贵文件资料应采取特殊的保管措施，如设置专柜保管、定期检查等

（3）严格限制非档案管理人员进入档案库，如需进入，应办理相关手续并由档案管理人员陪同

6.2保管设施

（1）档案库应配备专用的档案柜、档案架等保管设施，保证文件资料的存放整齐、有序

（2）配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设备，如灭火器、除湿机、防虫剂、监控设备等第七章文件资料的利用

7.1借阅规定

（1）公司内部员工因工作需要借阅文件资料时，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅时间和归还时间等信息，经部门负责人审核后，报档案管理部门批准

（2）借阅的文件资料应妥善保管，不得转借、涂改、损坏或丢失借阅期满后，应及时归还

7.2查阅流程

（1）公司内部员工查阅文件资料时，应填写查阅申请表，注明查阅目的和查阅范围等信息，经部门负责人审核后，报档案管理部门批准

（2）档案管理部门根据查阅申请表的要求，为查阅人员提供相应的文件资料，并在查阅过程中进行监督和管理第八章文件资料的销毁

8.1销毁条件

（1）文件资料超过保存期限，且无继续保存价值的

（2）文件资料涉及的内容已经失效或被更新的

（3）文件资料存在严重的破损、污渍或字迹模糊等情况，无法继续使用的

8.2销毁流程

（1）档案管理部门对需要销毁的文件资料进行登记和审核，确认无误后，编制销毁清单

（2）销毁清单经公司领导批准后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁处理销毁过程应进行记录和监控，保证文件资料彻底销毁

（3）销毁工作完成后，档案管理部门应将销毁记录进行归档保存。