职业经理人会议问题分析

最好的控制便是避免丧失控制主席控制会议的最佳举措，便是预防各种问题的发生一旦无法避免问题的发生，则主席应讲求正确的对付办法一般而言，最容易令会场丧失控制的问题有以下八种1与会者的发言离题2与会者间交头接耳3与会者分心4与会者之间发生争论5少数人垄断会议6与会者显露不安并急于离席7与会者拒绝参与8主席自己离题现将以上八种问题的肇因、预防措施及补救途径扼要地陈述如下

一、与会者发难1原因1对会议目标或讨论主题不清楚2过度关心某些问题，或基于某些迫切的需要而在无意中离题2预防澄清会议的目标与讨论的主题3补救1主席应具高度的敏感性，以分辨离题的发言2主席以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉举例来说，主席应宣称“你的发言有点偏离主题，那一定是因为我没有将会议目标或讨论主题诉说清楚容许我再把会议目标及目前的讨论主题复诵一次……”3主席可以技巧地问发言离题者，他的发言究竟与讨论主题或会议目标有何关系运用这种技巧的时候，主席在态度、措辞、语气及面部表情上，均应刻意避免令离题的与会者感到主席是在讽刺他或挖苦他4主席可以技巧地将离题者的言述挡在一边譬如主席可这么说“刚刚你提到的这个问题显然非常重要，但是它跟我们的会议目标及讨论主题似乎并没有太大关系假如你不介意，我希望将它留待会后再详谈”

二、与会者分心1原因1对会议目标及讨论主题不清楚2感到沉闷无聊3会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈4外界环境干扰5对会议内容缺乏兴趣2预防1澄清会议的目标与讨论的主题2令与会者感到会议有益及有趣3慎选会议时间及地点3补救1尽管主席能够确定与会者的交谈与讨论中的主题毫无关系，主席都应先假定他们的交谈与讨论中的主题有关；然后问交谈者愿不愿意说出他们的看法，以便令其他与会者也能分享他们的看法2作短暂的停顿，甚或稍作休息⑶如多数的与会者都分心，则暂停会议，等造成分心的原因消失了再续会⑷如少数的与会者分心，则主席可不予理会，亦可就本身的发言作短暂的停顿

三、与会者争议1原因1对会议目标或讨论主题不清楚2对会议过程中的某些问题，具有不同的看法或感受3凭会议而相互发泄相互间的不满，甚或借会议而相互挑衅2预防1澄清会议的目标与讨论的主题，以避免离题的争论2事先强调这样的观念“真正重要的是什么是对的，而非谁是对的”这个观念有助于避免题内的争论3补救1倘若争论是离题的，则立刻制止，并复述会议的目标与讨论的主题2倘若争论是题内的，贝IJ

①先强调“什么是对的”远比“谁是对的”更加重要，然后将注意力集中在论点本身，不再理会人物本身

②征求沉默的与会者的意见

③主席显示自与会者拒绝参与:1!己的个人观点或个人立场1原因1怯场2感到气氛不对3不喜欢主席对待某些与会者的态度一如令某些与会者感到难堪4会议不具实效2预防1创造和谐的气氛2切莫令参与意见的人感到难堪3令会议具实效3补救1倘若与会者因感到沉闷而拒绝参与，则主席应鼓动其兴趣2倘若与会者因怯场而拒绝参与，则主席应设法排除该种心理障碍3倘若与会者人数众多，则采取分组讨论方式进行主席可将与会者分成若干组，每组以不超过六人为原则每组选定一位组长主持议案的讨论，每组另选定一位成员负责讨论结果的记录工作分组讨论结束之后，由各组指派一位成员，代表该组向全体与会者报告讨论成果按此种方式进行，与会者拒绝参与讨论的现象将一扫而空；因为

①分组讨论时人数较少，与会者怯场的程度可大幅降低

②各组须要轮流向全体报告讨论成果，这含有竞争的成份在内因此在荣誉感的鼓动下，各组成员将会比较认真地进行议案的讨论

③代表各组发言的人的心理负担可以大大减轻，因为他所发表的意见无论是好还是坏，是成熟还是不成熟，都不是他本人的意见，而是整组人的意见

五、与会者情绪变化1原因1会议逾时⑵与会者有其它事要办⑶会议不具实效2预防1定立会议的结束时间，并准时结束2如会议可能无法按预定时间结束，则事先言明3选择符合与会者希望的会议时间4令会议具有实效3补救1结束会议并安排续会的时间2休息3以小故事、挑战性问题或节奏的改变，重鼓与会者的兴趣

六、少数人垄断会议1原因1多数人并不积极参与2少数人思考快速，善于表达，且对会议表现热忱3少数人好求表现2预防1开会之前鼓励所有与会者都积极参与2如已知某人可能垄断会议，则事先与他疏通并请他节制3报名发问4要求轮流发言3补救1巧妙地阻止比方说，告诉垄断者“你的宝贵意见我们已经听了很多，而且我们也都能够领会你的意思让我们也听听其他与会者是否有其它的看法，好不好？”2指派工作给喜欢垄断会议的人去做3故意将视线避开垄断者，以免令他误以为主席仍想听取他的意见

七、主席自己离题1原因1资料准备不充分2与会者发言离题，导致主席本身发言也离题2预防1主席本身应充分地准备资料2主席应随时考虑与会者的发言是否离题3补救1主席应鼓励与会者随时指出其离题的坏习惯2主席一发觉自己离题，应即刻向与会者致歉并改正。