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文献编号WI-
7.2-02-02广州市物业集团有艮企业•作业文故XX F版本号B修订状态号0档案管理规定页码1/5目的
1.为全面加强物业集团系统档案管理工作，保证物业集团各类档案资料（材料）日勺充足、有效运用，特制定本制度范围
2.本规定合用于物业系统所有档案日勺管理职责
3.物业集团行政管理总部是物业系统档案管理的职能部门，所属各单位及各部门是档案管理的执行部门工作内容
4.
4.1定义物业集团档案是指物业系统在企业发展过程中形成日勺具有查阅运用价值日勺、多种形式（纸质、电子、声像、实物等）的行政文书、资质证件、经济合约函件、业户资料以及音像图表等档案资料（材料）
4.2机构设置物业集团本部设置专门的档案室，从属于行政管理总部物业集团所属各物业企业（管理处）经报批可设置自己的档案室，从属于行政管理部物业集团本部各部（室）不设置专门日勺档案室
4.3管理体制物业集团本部档案室接受恒大集团档案管理中心的业务指导；负责指导所属各物业企业（管理处）档案室的工作；负责物业集团本部档案日勺详细管理工作各物业企业（管理处）档案室接受所在单位行政管理部日勺行政领导和管理，业务上接受档案管理部门监督和指导物业集团全质办为档案管理日勺督察机构为保证档案管理的实效性，物业集团根据实际需要，可成立档案鉴定小组
4.4人员配置及规定各级档案管理机构根据档案日勺数量、工作量，本着精简、高效日勺原则，配置对应日勺档案管理人员物业集团档案室专职1人，所属物业企业（管理处）档案室为兼职1人
1.
4.2档案管理（兼职）人员要由工作认真、责任心强、具有本专业知识和对应工作经验的大专以上人员担任
4.
4.3各级档案管理人员应保持相对稳定如因工作变动或离职，必须在对应行政管理部门负责人日勺监督下做好交接手续日勺办理工作文献编号WI-
7.2-02-02广州市物业集团有艮企业•作业文故XX F版本号B修订状态号0档案管理规定页码2/
54.5物业集团档案室日勺工作职责
4.
5.1参照国家有关原则和规定，结合集团企业有关规定，制定物业集团的档案管理措施，制定物业集团本部档案管理的实行细则，并组织实行；
4.
5.2搜集、整顿、保管物业集团本部日勺档案，并做好档案鉴定、记录和运用工作;
1.
1.
15.3监督和指导所属各单位档案室日勺档案管理工作；
4.
5.4根据需要组织开展业务知识培训，开展经验交流；
4.
5.5承接有关档案管理工作日勺其他事宜
4.6下属单位档案室日勺职责
1.
6.1认真贯彻和执行物业集团档案室和本单位有关档案管理的规定和措施，制定本单位档案管理实行细则，并组织实行；
4.
6.2搜集、整顿、保管本单位日勺档案，并做好档案鉴定、记录和运用工作；
5.
6.3根据需要组织有关人员日勺业务培训；
6.
6.4承接有关档案管理工作日勺其他事宜
4.7归档范围凡物业系统在生产经营活动中产生时有备查和持续运用的档案资料（见定义）均应归档
4.8档案管理
4.
8.1归档规定:1）档案管理人员应及时督促文秘人员，对已办理完毕、有留存价值、使用频率趋低的档案资料（材料）向档案室移交；2）各类档案原则上规定在办理完毕后两个月内及时组织归档个别档案已办理完毕而使用频率较高者，可合适延期归档，但必须由所在（使用）部门知会档案室,并严加保管3）归档日勺文献材料应当完整、精确，按照实际状况进行科学分类，构成保管单位（卷、册、袋、夹等），填写保管单位封面和目录；4）归档日勺文献材料应当质地优良，字迹工整，规格统一填写归档文献材料应当使用毛笔或不褪色钢笔，使用原则简化字5）归档日勺文献以“件”为单位，正文与原稿、正件与附件、请示与批复、来函与复函要同步存档；文献前附有领导及有关人员批办意见、签名日勺公文处理单,要对时装订后，随同文献一同存档6）行政文书归档数量为一式三份，其他档案材料根据实际状况确定留存份数7）收归日勺档案要保证原件归档个别确实难以追回原件日勺档案资料（材料），要及时保留文献编号WI-
7.2-02-02广州市物业集团有艮企业•作业文故XX F版本号B修订状态号0档案管理规定页码3/5复印（制）件；对于十分重要、宝贵、奇缺的档案资料（材料）要及时备份，将复印件或复制品一同归档
4.
8.2管理规定:1）档案室按照规范，并提出初步意见，将移交日勺档案资料（材料）或需要鉴定的既有档案交由行政管理部门、档案移交部门、全质办以及企业领导构成的鉴定小组进行鉴定，确定保留期限，决定解、降密级日勺事项，并保证档案管理内容日勺有效性等2）编制档案目录和检索工具应以便于查找为原则，力争科学简便，规范原则3）档案室内要做到库房布局合理、清洁、整洁4）除档案室工作人员外，其他人员不得随意进入档案库房确须进入库房，经集团主管领导同意后方可进入5）寄存档案必须有合适的设备和库房，采用防盗、防火、防潮、防光、防有害生物和污染等必要日勺防护措施，使档案库房温湿度符合规定原则，以维护档案日勺完整和安全Q6）库房内严禁吸烟和寄存易燃品及其他杂物7）每年应对库存档案日勺数量、质量和保管状况进行一次检查，发现问题时向主管领导汇报，采用积极有效措施，保护档案安全8）档案管理工作要在提高老式管理措施的基础上，应用现代管理手段和措施，即采用计算机管理，便于检索、运用
4.9档案日勺运用与销毁
4.
9.1档案查阅必须在档案管理人员指定的位置进行查阅，查阅须有档案管理人员在场；
5.
9.2档案的借用或查阅，以复印件优先为原则，即复印件可以运用者，尽量使用复印件，但对复印件同样要加强管理；
6.
9.3档案借用必须严格按照规定办理借用手续
7.
9.
3.1一般档案由借用单位（部门）提出申请（或填写档案借用单），并经本单位（部门）负责人签字，档案室负责人审批后，方可借出
8.
9.
3.2秘密、机密档案由借用单位（部门）提出申请（或填写档案借用单），并经本单位（部门）负责人签字，档案室负责人审核，所在单位（部门）主管领导审批后,由借用单位（部门）助理级以上人员借出
9.
9.
3.3绝密档案由借用单位（部门）提出申请（或填写档案借用单），并经本单位（部文献编号WI-
7.2-02-02广州市物业集团有艮企业作业文故♦XX F版本号B修订状态号0档案管理规定页码4/5门）负责人签字，档案室负责人审核后，所在单位（部门）重要领导审批，由借用单位（部门）负责人借出
10..4外借档案的偿还时间，由各级档案管理机构在档案借用单中予以明确，原则上在三天内及时偿还个别特殊原因需延期偿还者，须在档案借用最终期限（借用第三天）办理延期偿还手续，并阐明延期使用理由，否则企业要予以有关负责人一定的经济惩罚和纪律处分
11..5延期偿还手续按照借用档案的密级和程序进行办理
12..6档案偿还时，档案管理人员要认真对偿还档案进行检查，如发现档案被转借、拆撕、抽换、污损和散失，应及时汇报，采用补救措施，并予以追查
13.
9.7档案销毁，物业集团本部档案由行政管理总部提出销毁意见并附上销毁清单，经鉴定确无保管价值的档案，应登记造册，领导审查同意后，予以销毁；下属单位档案室档案日勺销毁，必须向物业集团行政管理总部专题汇报，核查确认后,方可在指定地点销毁
14.
9.8销毁档案时，应由物业集团全质办人员在场监销档案销毁后，监销人在清册上注明“已销毁”字样和日期，并签名盖章，销毁清册由档案室留存
15.10档案室保密规定
16.
10.1档案工作人员要严格遵守企业有关保密规定，维护档案的完整和安全
17.
10.2按照档案文献密级划分范围，控制借阅范围
18.
10.3查阅档案人员，未经许可，不准私自抄录和复制，不准携带外出，更不准私自将档案转借他人一旦发既有违反规定者，企业将对有关负责人进行严厉查处
19.
10.4查阅机密档案资料，只能在阅览室内查阅
20.
10.5档案室内档案柜应做到随开随锁
21.
10.6档案室日勺档案材料要定期清查，做到帐物相符发现失密、窃密状况，应及时汇报主管领导，查明状况严厉处理
22.11档案密级划分集团各类已注明密级的行政文书，按照已划定保密级别进行管理；
4.
11.2尚未明确的多种档案资料（材料）按照如下划分进行管理a.绝密文档，包括集团董事局重要日勺决策、决定，董事局有关股权与人事构成状况，中层以上人员人事档案、极其重要日勺经营报表和财务报表、极其重要的合作协议，上级重要指示、企业章程b.机密文档，包括企业重要的证照、企业协议，商洽性文献、呈请性文献、函、文献编号WI-
7.2-02-02广州市物业集团有限企业•作业文故XX版本号B修订状态号0档案管理规定页码5/5证明、业户资料、工程协议、行政协议、申报表、审核书、规划资料、多种协议、规划设计图、施工图纸（含变更资料）、预算书、结算审核表、施工方案、各类测试汇报、竣工验收资料、会计凭证、会计帐簿、人才履历材料、员工登记表、晋升审批表、调资审批表、各类契约、银行按揭资料、住户资料、音像资料、照片资料
4.
11.3秘密文档，包括需要保密的告知、决定、决策、会议纪要、年度计划、总结、企业多种制度及条例等
4.
11.4其他一般档案
4.12监督和奖罚
4.
12.1监督检查
4.
12.
1.1物业集团全质办为企业档案管理和运用的平常监督部门，接受所有员工对企业档案管理和运用状况的监督投诉每年3月初，由物业集团行政管理总部会同全质办对各单位档案管理状况进行全面检查
4.
12.2奖罚
4.
12.
2.1物业集团每年对于在档案管理过程中做出成绩和奉献日勺部门、个人予以表扬和奖励；
4.因档案管理不妥、使用不妥，给单位导致损失日勺单位、部门及其负责人，企业要予以对应的经济惩罚和行政纪律处分；
4.
12.
2.3详细奖罚措施和原则在各级档案管理机构制定的实行细则中予以明确
4.13附则
4.
13.1下属单位档案管理部门根据实际状况制定档案管理实行措施（细则），并报物业集团行政管理总部立案
4.
13.2本制度由行政管理总部负责解释有关文献
5.0无登记表格
6.0无。
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