电子印章管理办法

电子印章管理办法第一章总则第一条为规范有限公司（以下简称公司〃）电子印章管理，XXXXXXXX保证公司电子印章的严肃性、权威性，有效降低电子印章用印风险，确保电子印章用印安全结合公司实际，特制订本办法第二条电子印章作为公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，任何人不得以此从事非法和未经审批的活动第三条电子印章是指以电子形式存在的，基于可信密码技术生成身份标识，以电子数据图形表现的印章（签名），通常只用于签署电子文件，其内容包括电子印章（签名）图形、印章（签名）信息和信任凭证，与实物印章或手写签名具有同等法律效力第四条电子印章视同于公司实物印章管理，电子印章包括（但不限于）:电子印章、电子密钥、数字证书等其使用范围包括制发文件、登录网站、招投标以及电子文件和合同施印等第五条本办法适用于公司及各子公司，各子公司也可根据国家相关法律法规及本办法，制定电子印章管理办法各子公司的实体印章管理部门为电子印章的主责部门第二章电子印章的制作第六条各部门因工作需求新增电子印章，需提交电子印章制作申请和必要性说明，经批准后，由指定人员进行注册或制作等操作,需要法人授权的必须关联特别授权申请表第七条电子印章制作需由使用部门负责人、印章管理部门负责人和使用部门分管领导审批，最终由总经理审批第八条任何人不得以任何名义私自采取抠图等形式，制作带有公司名称的电子图片代替电子印章使用第三章电子印章的保管第九条所有电子印章由印章管理部门保存管理，盘、密钥等实物u载体需要在带锁的专柜存放，并建立档案登记，包括用户名、密码、联系人、电话等完整信息第十条招投标等业务类电子印章应由印章管理部门保管实行“管用分开〃，严禁业务部门保管，业务部门需要使用时应提出借用申请或使用申请第四章电子印章的使用第十一条电子印章的使用遵循“严格审批、谨慎使用〃的原则，严禁出借公司电子印章给非本公司人员使用第十二条使用电子印章前需提交使用申请，并由公司相关部门和领导审批，电子印章的签批流程与实物印章的加盖流程一致使用部门须在完成工作后马上交还电子印章第十三条电子投标业务使用电子印章，应在办公系统里提交文件审核申请，审批完成后再提交电子印章借用申请第十五条任何人在使用电子印章时不得擅自修改其备案内容或密码第十六条以公司名义注册的电子印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，不属于某一部门所有，公司各部门都有同等使用的权利第五章电子印章的时效和变更第十七条电子印章的时效应由管理部门和业务相关部门负责跟踪把控，证书密钥即将到期的前一个月，应结合当时的项目情况，由管理部门协调安排人员网上或携带相关材料到指定地点办理续期第十八条电子印章的注册内容变更时，须提交情况说明经过管理部门的同意，修改后管理部门进行登记备案第十九条电子印章注销应提交说明，经使用部门负责人、管理部门负责人、分管领导和总经理审批后，方可注销，原登记备案内容及使用记录应保留年3第七章电子印章丢失、失控管理及追责第二十条电子印章丢失或失控应马上报告管理部门，及时办理遗失声明或注销等手续，责任人应提交情况说明，并协助进行补办第二十一条私自仿制公司电子印章和未经批准就使用电子印章等，属于严重违反公司规章制度的行为，公司有权根据劳动合同法的有关规定，单方面解除劳动合同:给公司造成损失的，按照相关规定追究责任;情节特别严重涉嫌犯罪的，移交司法机关处理第八章附则第二十二条公司总经理办公室有权收回本部所有的电子印章管理权第二十三条本办法由公司总经理办公室负责解释第二十四条本办法自发布之日起施行。