跟单工作管理制度最终版

跟单工作管理制度（最终版）第十八条订单评审主要内容评审订单时，主要考虑以下关键点衡量是否能依客户要求生产该产品

1、订单条件是否有效

2、产品要求是否得到要求

3、与以前表述不一致协议或订单要求是否已处理

4、是否有能力满足客户要求，包含产品、质量、数量、交货时间等

5、确定该订单设计、物料、生产、质检等工作完成时间

6、是否能满足产品关于法律、法规要求或其它附加要求第十九条订单评审形式企业订单评审形式分两种，营销中心依照订单详细情况来决定采取那一个形式进行订单评审

1、集中式评审由跟单主任组织订单评审辅控部门第一责任人，以会议形式对客户订单进行评审，会上协商处理各项评审内容，并在尽可能满足客户需求前提下确定交货期评审时，若辅控部门第一责任人因事不能参加，则由其授权人代理参加，并在评审结果上签字，但会后必须由辅控部门第一责任人补签

2、分散式评审由跟单员向各评审辅控部门第一责任人提供客户订单信息和相关资料，并持订单评审表到各部门，与其责任人共同初步确定对应评审内容，然后由跟单员统一平衡，确定评审结果，由各部门第一责任人签字确认若辅控部门第一责任人因事不能参加，则由其授权人代理参加，并在评审结果上签字，但事后必须由辅控部门第一责任人补签若分散式评审协调困难，不能达成一致意见，则由跟单员向跟单主任提出申请，进行集中式评审第二十条订单评审流程

1、跟单员接到客户订单后，及时与客户或业务员取得联络，深入确认和搜集客户要求与相关信息，填写客户订单评审表和业务通知单基本信息；

2、跟单员将客户订单与客户相关信息呈报跟单主任；

3、跟单主任依照详细情况决定订单评审形式；

4、组织订单评审

（1）（集中式评审）组织评审辅控部门第一责任人，以会议形式对订单相关内容进行评审，并确定订单各部分完成时间；

（2）（分散式评审）跟单员持初步填写客户订单评审表和业务通知单，到各评审辅控部门与其第一责任人进行协调，确定对应评审内容，最终由跟单员进行统一平衡

5、各部门责任人签字确认评审内容；

6、评审结果以满足客户正常要求为基本标准，若评审结果不能满足客户要求时，由营销中心负责与客户协商处理方法；

（1）若与客户协商结果与订单评审结果不符，需要重新评审，则进入第3步;

（2）若与客户协商结果与订单评审结果相符，则跟单员依照结果形成完整客户订单评审表和业务通知单，由总经理（常务副总经理）签发执行第二十一条订单评审结果应用

1、跟单员依照订单评审结果业务通知单，下单到各相关部门执行

2、跟单员依照订单评审结果制订客户订单评审表，分解到各相关单位执行第二十二条协议及订单更改若客户对双方已同意之订单提出更改，营销中心需按照第十九条第3步要求执行，发出业务通知单（更改）并收回旧版通知单第四章外协加工管理第二十三条负责外协加工部门及职责企业外协加工业务由营销中心主控管理，生产、物控、品质等部门帮助管理,各部门详细以下

1、营销中心

（1）负责联络外协加工商，下外协加工单；

（2）负责与加工商议定加工费用和相关加工协议条款；

（3）负责外协加工进度跟进；

（4）负责外协加工资料整理，与加工商办理对账、结账等事宜

2、生产部门（主要指印刷制造部）

（1）负责确定外协加工产品及工序；

（2）负责制订外协加工计划及进度计划；

（3）负责派遣生产管理人员到加工商现场跟踪；

（4）负责为营销中心提供外协加工相关资料

3、物控部

（1）负责准备、发放外协加工物料及外协加工物料运输；

（2）加工商不送货时，负责外协加工（半）成品运输与入库；

（3）负责外协加工物耗管理，负责外协加工物料与外协加工（半）成品数量清点、统计；

（4）负责为营销中心提供外协加工相关资料

4、品质部:

（1）负责外协产品品质控制，包含过程控制与入库验收；

（2）负责为营销中心提供外协加工相关资料第二十四条外协加工提出生产部门依照客户订单评审表、业务通知单和工艺指导书，提出外协加工产品及工序，由生产调度员制订外协加工计划与进度计划，编制《外协加工计划表》（见附件3）及所需物料清单，报总监助理审核，中心总监同意第二十五条外协加工安排及控制

1、生产调度员将经同意执行《外协加工计划表》提交到营销中心，并分送物控部、品质部各一份，同时将所需物料清单交物控部备料

2、营销中心收到《外协加工计划表》，联络外协加工商，然后确定开机时间、加工完成时间，编制《外协加工单》（见附件4）,传真给加工商《外协加工单》通知印刷制造部安排生产管理人员，品质部安排巡检员进行现场跟踪

3、印刷制造部收到《外协加工单》，编制“外协物料请发单”通知仓库安排发货，仓库按照要求时间将“外协物料请发单”所需各项物料送到加工商，回厂后将加工商签收“委托外协加工出库单”呈交营销中心

4、现场跟踪人员及加工商双方对每单货加工做好统计（打样、生产分类），内容包含投料数量（纸张、油墨、溶济等），产成品，余料数，加工工时，双方查对无误签字确认，对于加工商因为控制不妥及人为原因造成损耗由现场跟踪人员作统计，加工商签字确认，全部统计经一份表格形式呈交营销中心

5、加工完成后，加工商及时将产品打带包装及出货全部手续办完，现场跟踪人员及时通知营销中心安排仓库将加工货物及余料运回企业，同时通知印刷制造部作后续加工第二十六条外协加工产品收货加工完工后，由跟单员通知物控部，将货物运回企业仓库，并通知品质部对产品进行检验，保管员需对产品数量进行清点统计，并将确认了收货数量“委托外协加工入库单”呈送一份到营销中心品质部依照企业来料检验控制程序对产品进行检验，并出具质量检验汇报经检验合格，若无需再生产处理，则安排入库；若需再生产处理，则安排再生产处理经检验不合格，按企业不合格品控制程序执行第二十七条外协加工结算管理

1、外协加工前由营销中心负责与加工商议定加工费用长久合作加工商应进行外协加工商评审并订立合作协议

2、每个月营销中心与加工商对账一次，由加工商出具书面对账资料，营销中心依据相关单据与其查对，无误后双方签字确认，各自保留一份，作为结账凭据营销中心依据相关单据有1现场跟踪人员提供加工统计；2物控提供外协加工出入库单第五章成品发运管理第二十八条企业营销中心负责成品发运管理，主要包含产品成品发运与样品寄送第二十九条发运形式企业发运形式主要有以下几个

1、委托第三方物流运输；

2、客户自提货物；

3、跟单员自行送货或零担运输；

4、委托快递企业或航空运输营销中心结合实际情况选择发运形式，通常情况下成品发运采取第1或2种方式，样品寄送采取第3或4种方式，但航空运输需要特批第三十条第三方物流管理营销中心负责寻找第三方物流运输企业，对其进行评定，提出评定汇报，报营销总监审核，总经理（常务副总经理）审批，确定长久合作方企业最少应确定两家长久合作运输方和一家备选运输方第三H^一条航空运输因为交货紧急，确实需要航空运输时，跟单员应填写航空运输审请单，由跟单主任审核后，呈营销总监审批，当单次运输费用超出元（含）或当月第—次（含）以后航空运输应该由总经理（常务副总经理）审批第三十二条发运过程管理

（一）成品发运

1、生产完成后，跟单员通知业务员或客户，两次确认到货期；

2、交货期确认后，跟单员填写发货通知单，通知派车，提供收货人资料；

3、车辆确定后，跟单员将车号、驾驶员手机、预计抵达时间通知收货人；

4、车辆发出后，跟单员天天最少两次了解车辆行进情况，以备客户了解；

5、如遇车辆途中发生意外，跟单员要及时将信息和处理方法通报收货人；

6、车辆返回后，跟单员应催要收货人签收送货单

（二）寄样

1、打样、设计产品生产出来后，跟单员负责寄送样品；

2、如空运样品，应将航班号、起飞时间、抵达时间通知收货人；

3、如采取快递，应将发出时间、预计抵达时间通知收货人；

4、如采取零担运输，应将车号、驾驶员手机、预计抵达时间通知收货人第三十三条发运后账务管理

1、客户收到产品后，跟单主任应对发票开具进行跟进，收到客户开发票通知后，由跟单主任编制开发票通知，报营销总监审批后，送计划财务部开具发票，并通知跟单员，由跟单员负责发票寄送，并帮助业务员催款；

2、客户收到产品后天，企业还不能开出发票，跟单主任要向客户和业业务员了解详细原因，形成汇报上报营销总监，呈总经理（常务副总经理）审阅第六章发出商品台账管理第三十四条跟单主任负责领导建立发出商品台账，跟单员帮助建立、维护发出商品台账第三十五条发出商品台账内容发出商品台账主要内容包含客户名称、业务员姓名、品名、发货日期、规格、数量、损耗数、单价、金额、已开发票、待开发票、已收款、待收款等内容样板见附件5发出商品台账第三十六条发出商品台账建立货物发出后，跟单员须搜集齐订单、发货单、客户签收单等文本资料，并依此建立发出商品台帐第三十七条发出商品台账维护跟单员天天对其负责客户发出商品台账进行维护第三十八条跟单主任负责分析发出商品台账内容，发觉问题及时指导跟单员或亲自协调处理，处理不了应在1天之内上报营销总监协调处理问题包含但不限于

1、损耗数量过大；

2、客户收到产品后一天，未能开具发票；

一、协调、高效运转，有效衔接市场与内部生产，实现企业经营利益，特制订《伟老实业（深圳）有限企业跟单工作管理制度》（以下简称本制度）第二条适用范围本制度适适用于企业跟单业务，详细适适用于营销中心，指导营销总监、跟单主任和跟单员工作第三条跟单体系企业跟单工作，是在企业总经理办公会领导下，主要由营销总监来统一领导协调，由跟单主任详细组织实施企业跟单工作采取统一管理方式，营销中心负责从客户下单到成品发运交货以及客户收货付款全过程主控管理第四条主要内容本制度主要内容包含跟单员工作管理、订单评审管理、外协加工管理、成品发运管理、发出商品台账管理等五大部分第二章跟单员工作管理第五条跟单业务种类企业跟单工作主要分为两大类印刷类跟单业务和纸品类跟单业务第六条跟单流程管理企业跟单流程主要包含接单、订单评审、下单、生产跟进、发货寄样、辅助收款等

（一）接单跟单员接到客户正式书面订单，若订单为传真件，也可视为下单依据，先行下单，但随即要取得原件；跟单员接到客户订单后，应主动主动了解客户详细需求，并统计，并将订单与相关统计呈报跟单主任，跟单主任审核后通知跟单员组织订单评审；无书面订单时，跟单员需请示后再做决定

（二）订单评审依据客户订单，跟单主任组织订单评审，跟单员帮助管理，详细见第三章订单评审管理

（三）下单依照订单评审结果，形成《业务通知单》（见附件1）和《客户订单评审表》（见附件2）,由总经理（常务副总经理）或其授权人员签发后，下达成各相关部门，作为各部门生产协作主要依据

1、跟单员负责将签发业务通知单复印，下发到各相关部门，同时将原件留存营销中心建档；

2、需要现时派发标样，应做好派发统计，督促领样者用完后及时偿还四生产跟进

1、跟单员负责对生产进度跟进1跟单员天天最少上、下午各一次去生产现场了解所负责订单生产情况2跟单员对发觉生产进度有可能影响交货完成情况，要统计在跟单日志上,并与生产部门主动协调，协调处理不了，要上报跟单主任，由跟单主任组织协调,若跟单主任仍协调不了，上报营销总监组织协调各层级协调工作均以处理问题为导向，各相关部门应主动配合跟单工作3跟单员如发觉生产进度滞后将影响到按期交货且确因客户原因无法处理，除统计上报外，同时应通报业务员或客户，主动寻求处理方法

2、跟单员负责对产品质量进行跟进1跟单员在生产跟进中发觉产品质量达不到客户要求时，要统计在跟单日志上，并与生产、质量等相关部门主动协调，协调处理不了，要上报跟单主任，由跟单主任组织协调，若跟单主任仍协调不了，上报营销总监组织协调各层级协调工作均以处理问题为导向，各相关部门应主动配合跟单工作2跟单员如发觉质量问题将影响到按要求按期交货且确因客户原因无法处理，除统计上报外，同时通报业务员或客户，主动寻求处理方法

3、跟单员负责对所跟订单在纸品中心和印刷中心之间业务工作协调

4、跟单主任对影响按要求按期交货问题，有权召集生产协调会

（五）发货寄样

1、生产完成后，跟单员应再次通知客户或业务员，两次确认到货期，安排第三方物流负责运输交货，详细要求详见第六章成品发运管理

2、打样、设计产品生产出来后，跟单员负责寄送样品，详细要求详见第六章成品发运管理

（六）辅助收款跟单员负责帮助业务员催收账款和应收未收账款第七条看板录入管理

1、跟单员负责对看板进行录入、修改；

2、跟单员下单完成，将订单情况录入到看板；

3、跟单员从生产现场跟进回来，应在第一时间内更新进度情况；

4、跟单员在货物发出后对应收账款数、未开发票数进行更改；

5、跟单员在发票开出后，对未开发票数进行更改；

6、跟单员在货款回收后，对应收账款数进行更改；

7、跟单主任负责对看板固定项进行更改；

8、跟单主任每个月对看板进行清洁，更换纸标第八条客户投诉处理跟单员接到用户投诉质量问题后，首先编制投诉单，交由跟单主任负责落实及跟进，详细要求见企业《客户投诉处理程序》第九条资料统计汇总

1、跟单员生产现场跟进回来，应及时更新客户订单评审表中相关内容；

2、每七天跟单员填写《跟单总结》，呈跟单主任；

3、跟单主任负责填写业务统计表；

4、跟单主任负责填写开出发票统计表；

5、跟单主任负责填写用户投诉统计表；

6、跟单主任对每个跟单员发出商品台帐以及业务情况表进行汇总，详细要求见第七章商品台账管理第十条样张管理

1、跟单员负责样张及资料袋管理；

2、跟单员负责对生产及打样成品留样，并负责保管；

3、跟单员负责制作产品样本第十一条客户服务

1、跟单员负责直接跟进客户服务；

2、跟单员负责客户产品问题支持服务第十二条业务员服务跟单员负责为业务员提供各支持服务工作

1、跟单员负责业务员产品问题支持服务；

2、跟单员负责业务员不在企业期间，其客户来企业期间接待工作；

3、跟单员负责业务员企业行政事务等支持服务；

4、跟单员负责业务员出差期间费用报销等方面支持服务第十三条跟单检验跟单主任对跟单员工作进行检验，并将情况上报营销总监第十四条跟单主任每七天一向营销总监、总经理（常务副总经理）呈报上周跟单工作总结与本周跟单工作计划，详细包含发货总结与计划、开票总结与计划、收款总结与计划第三章订单评审管理第十五条订单评审发生当营销中心确认接到客户有效订单，并决定推行时，即对订单进行评审第十六条订单评审组织营销中心为订单评审主控部门，技术中心、物控部、印刷或纸品制造部、印刷或纸品品质部等为订单评审辅控部门订单评审时，由营销中心跟单主任负责组织，跟单员帮助管理，各辅控部门主要责任人配合对其负责内容进行评审第十七条评审部门职责

1、营销中心

（1）负责整个评审组织管理工作；

（2）负责相关信息和资料搜集与准备；

（3）负责评审结果汇总与平衡，确定交货期；

（4）评审结束后，负责配合业务员与客户沟通协调；

（5）负责组织执行订单评审结果

2、技术中心负责客户技术要求和设计时间方面评审

3、物控部负责客户物料要求和物料供给时间方面评审

4、印刷或纸品制造部负责生产时间方面评审

5、印刷或纸品品质部负责客户质量要求与品质检验时间方面评审。