制冷事业本部企业标准供方档案管理

制冷事业本部企业标准供方档案管理目的与适用范围本标准规定了制冷事业本部供方档案收集、整理、分类、标识、保存等管理办法1本标准适用于制冷事业本部引用标准无2定义无3管理要求供方档案资料的分类4供方档案资料主要分为以下三类

4.1）供方基础资料供方固有的质量保证能力、生产能力等；a）——供方配套资料供方与美的配套过程中与双方相关的信息资料，如协议、合同、整b改通知等——）供方物料核价资料供方与美的合作过程中确定物料价格的相关资料c供方基础资料管理——收集供方基础的时机

4.2在以下情况下，需要收集供方基础资料或供方需要提供基础资料

4.

2.1）供方接待部门应在物料样品确认前要求新供方、进入新物料类别的现有合格供方提a供基础资料）物料招标组织部门应在招标前收集新供方、进入新物料类别的现有合格供方的基础b资料，供相关部门进行的招标资格审查；）评审组织部门根据年度评审计划收集需要评审供方的最新基础资料c）供方产品实现过程发生重大更改时，应及时提供相应的更改记录，如工艺、技术、原d材料、生产线、认证情况、厂名厂址、纳税编号、银行帐号等，供方应主动提供相应变更情况必要时，重新提供供方保证能力调查表收集供方基础的方法“”供方基础情况主要通过供方保证能力调查表来收集

4.

2.2基础资料的保存和查询“”供方保证能力调查表必须有书面版、可能的情况下尽量提供电子版，相关部门可

4.

2.3到供应链管理部查询“”供方配套资料管理配套资料的内容

4.3配套资料分为三类

4.

3.1采购文件，包括（但不限于））

4.

3.

1.1与供方签订的相关协议，如合作协议、商标印制委托协议等；a）采购合同订单；b）/与供方交换的技术文件包括图纸、更改通知单、采购及验收标准、质量技术要求、胶c片、实样及其它约定条件的文件（各工厂、商用空调工程部负责并按文件管理规定保存））送货单、收料单（各工厂、商用空调生产部、物资管理部门、供应商负责并按文件管d理规定保存）对供方的评价文件、记录评价文件、记录包括（但不限于）

4.

3.

1.2）阶段评价资料合格供方目录、供方现场评审资料（不合格报告、评审报告等）、资料a评估资料（资料评估表）、型式试验测试报告、优秀供方资料、供方评级资料等（型式试验测试报告由测试部门，其它资料由供应链管理部按文件管理规定保存））日常评价资料物料确认单、委托测试报告、零部件审核测试报告、检验报告等（由b测试部门和工程部按文件管理规定保存）其他非约定性和非评价性的文件、记录或单据，包括（但不限于）供方不合格通知单、供方处罚单、供方整改通知单等

4.

3.

1.3与供方签订的相关协议的时机新供方从试用期起天内，供应链管理部与供方签订合作协议、商标印制委托协议

4.

3.2等相关协议供应链管理部和各制造工厂生产部负责各自管理物料供方的协议签30定合作协议合作协议的范本由供应链管理部在充分征求法务部门、品质部门、工程技术部门、开

4.

3.3发部门、生产采购部门、财务部门意见的基础上制定合作协议包括质量、供货、技术、财务结算方面的协议内容所有供方都必须签定合作协议合作协议的有效期限为一年，可根据情况顺延供应链管理部门负责与供方签定合作协议（供应链管理部和各制造工厂生产部负责各自管理物料供方的协议签定）合作协议需加盖双方公章合作协议一式二份，供方一份，供应链管理部一份有关供货方面的协议内容供货方面协议内容包括（但不限于）业务主体确定、供需双方责任、物料价格计算及

4.

3.

3.1结算方式、环境责任、产权界定等供货协议的作用包括（但不限于）作为确定与供方之间业务关系的纲领性文件有关质量方面的协议内容质量保证的内容包括（但不限于）质量考核指标、质量责任及经济处罚条例等质量

4.

3.

3.2责任及经济处罚主要项目内容包括（但不限于）物料在供方生产过程质量责任的追溯、验收质量责任的追溯、生产使用过程质量责任的追溯、销售及市场质量责任的追溯、退货责任追溯及其它责任追溯等质量方面协议的作用包括（但不限于）明确双方的质量职责、目标、经济处罚标准美的商标印制委托协议美的商标印制许可协议的内容和作用

4.

3.4美的商标印制许可协议由供应链管理部组织制定，法务部门审查

4.

3.

4.1美的商标印制委托协议内容包括（但不限于）适用范围、商标印制要求、违约责任、有效期等美的商标印制委托协议作用包括（但不限于）防止商标滥用、侵权行为签订范围印制商标及生产印有商标产品的物料供方

4.

3.

4.2新供方应在供货前签订美的商标印制委托协议协议有效期为一年，超过一年需要进行年检协议的签订）

4.

3.

4.3各工厂生产部、商用空调公司生产部负责与供方签订美的商标印制委托协议a）协议必须盖双方公司公章b）协议和授权书分别为一式二份，供方一份、供需双方各执一份需方的一份交供应链c管理部存档寄存仓承租协议采购合同订单

4.

3.5采购合同订单的内容和作用

4.

3.6/采购合同订单由各单位生产部门组织制定

4.

3.

6.1/采购合同订单内容包括（但不限于）交货期、数量/采购合同订单作用包括（但不限于）是采购活动的法律证据，结算凭证/签订范围/与所有供方发生采购时必须具备采购合同订单

4.

3.

6.2/采购合同订单的运作生产部门向供方发布或签订采购合同订单

4.

3.

6.3/约定性文件管理要求/签定、发放、备案部门负责归档和维护文件，并建立文件签定和发放的清单

4.

3.7供方价格资料供应链管理部和制造工厂生产部核价主管负责与供方确定价格过程中的所有资料和

4.4档案管理，并负责按财务规定保存相关证据资料供方档案的保密性供方档案是企业的机密文件，未经主管负责人批准，不得向供方及竞业对手泄露，否

4.5则按照法律要求追究其法律责任考核流程监控点5考核指标

5.1记录

5.2供方档案清单6。