如何把握好秘书的角色

如何把握好秘书的角色摘要不同的岗位赋予了工作者不同的岗位职责，不同的岗位职责限制了工作者不同的工作范围秘书的地位是从属于领导的，其职责是服务于领导，辅佐领导决策如何把握好秘书角色的分寸，为秘书工作定好位、定准位，是秘书开展好工作的先决条件关键词秘书角色定位社会是个大舞台，领导也好，秘书也好，大家都在这个舞台上扮演各自的角色而不同的角色，在剧中有不同的要求，不能随心所欲领导的运筹帷幄，决策千里，秘书的鞠躬尽瘁，辅佐决策，不同的角色赋予了他们不同的工作职能研究秘书角色的“”分寸，指的是作为一名秘书人员应明确自己所处的角色、地位，知道与自己角色、地位相符的身份，以此决定自己在处理与其他角色（比如领导）关系时的行为

一、角色艺术之一善解人意，服好务秘书的主要职责是为领导服务，就是要按领导意图办事，知己知彼，百战不殆因此，要为领导服好务就必须要研究如何有效地认识、理解领导理解领导，要弄清领导的工作习惯习惯的形成往往没有什么道理可讲，即使有些习惯看起来似乎违背了常规、常理、常态，但未对他人造成侵害，未对社会秩序形成干扰，也就无需加以指责和校正人生百态，每个人的习惯都是其中一景秘书要了解领导、熟悉领导不管你是在哪个单位；不管你是为一位领导人当秘书，还是同时为几位领导人服务，你对领导人的作风、性格、办事习惯、起居规律、思维路子、语言特点和生活爱好，甚至他的工作经历，都应当了解得清清楚楚这样，就可以把服务工作做得恰到好处，就容易配合协调，节拍一致与这一点有连带意义的一个问题，是秘书人员不但应有自己的特长，更重要的是要有适应能力，尽可能与领导人的特长、爱好相接近领导人都有个人的爱好和专长，或喜欢听音乐，或喜欢绘画书法；或擅长总结经验、写文章等等秘书不妨设法同领导人的这样那样的兴趣一致起来，不会也要学会，以便有共同语言，从生活上能打成一片，工作上便于服务上班没几天，第一次向领导汇报工作，我发现领导听着听着就会将头低下去看办公桌上的资料给我的感觉就像领导正全神贯注于看资料，我感到颇不愉快，心里很不是滋味，于是就停止了汇报，等领导看完资料这时领导头抬起来，示意我继续往下讲事后我从其他老师那里得知这是领导思考问题的习惯（其实他并不是真正的在看资料）只有在埋头思考的过程中，他才能平心静气地理清思路，对问题深入思考，做出正确的判断在我们的工作生活中，也许每个人都有让别人感觉莫名其妙的习惯，这时，不妨宽容的去适应他如果人人都，这样去做，那将会减少许多人际之间无谓的是非摩擦理解领导不妨来一个换位思考领导往往着眼大局，从长远考虑问题，而秘书有时受经历、能力等客观因素的限制，很难与领导想到一块，这就形成了沟通障碍但是如果设身处地的想一想，许多问题也许会豁然开朗，达成共识所谓将心比心，就是讲的角色转换秘书要了解领导，不妨先站在领导的角度，把自己摆在需要了解的位“”置上，去体验一下，看看自己会产生什么样的需要、情感和思想，这就势必会减少很多误会，从而维持和谐的人际关系事实上，站在领导者的思想高度和具体立场，同步思考问题，是秘书人员准确把握领导意图，自觉与领导保持一致的一条重要途径有一次，有位老师向领导要求，让其直系亲属在培训中心招待所免费住几天当时我在想，这样小小的要求，且又在领导的权利范围内，领导肯定不会拒绝然而出乎意料的是领导却拒绝得斩钉截铁那老师着急的直跺脚我想不明白为什么领导不帮这个忙呢面对我的疑惑，领导说不是我不通人情，我也想帮她可是很多事情难以说清，住培训中心必须缴费方可住宿可一旦开了先例，制度就名存实亡，起不到约束作用了至此我才明白领导的一片苦心之后我学会了换位思考，在出现分歧产生矛盾时，秘书应该站在领导者的角度思考问题，维护整体利益要理解领导，还要正确理解领导意图领导意图是通过语言和非语言性方式所表达出来的愿望要求等，是包含在诸如指示、谈话、动作、表情等各种语言和非语言性暗示中的核心思想和精神实质，领导的意图如果理解不了或理解得不准确，秘书人员就无法与领导共事，戏就无法演下去在领导身边工作的秘书，应该颇具灵气，有极强的悟性，还需要善于辨证思考，善于察言观色，才能为领导做好服务“”

二、角色艺术之二认准位置，不越位不越位，说的是秘书人员在与领导的交往中要认准位置，明确自己所扮演的角色特定的地位、身份、场合，依此而确定自己的位置秘书只是领导的助手，智慧再高，----能力再强，也不可过于锋芒毕露，以免引发领导的不满恃才傲物，轻上傲上都是愚昧的行为要把握不越位须注意五个环节，一要注意场合不越位有些场合不宜张罗过头，否则就有喧宾夺主的嫌疑二要注意工作不越位有的人认为，作为下级多做点工作总是可以的吧不见得，有些工作说不定适合领导自己去做，在这种情况下，如果你盲目的积极，就可能造成越位凡是领导都希望自己比下级强，希望获得下级的尊敬和爱戴，如果你过分表现自己，就会给领导难堪在领导面前展现才干没错，但要把握“”一个度，一种方式方法是犹抱琵琶半遮面，切不可忘乎所以露起来没完，要不然就要走背运了下级只有认准地位，方可与领导和睦相处三要注意表态不越位“”“”“”表态是表明人们对某一事情的看法、基本态度，表态一定要符合自己的身份作为秘书人员，长期在领导身边，切忌错乱表态哪些话可以说，哪些话不能说，哪些话是自己想说的但如何通过领导自己的嘴讲出来，都要慎重把关实习不久，单位要定制招生用手提袋，设计公司将设计方案拿到学校，当有位老师让我表态时，我罗列了他许多设计上的缺陷，比如色调搭配不合理，设计不够大方等，让领导别采用此方案后来该设计方案被否定了，尽管我的意见都是符合实际情况的，但我还是犯了一次越位的错误

三、角色艺术之三明哲保身，不介入“”人们常说人际关系难相处，是因为组织内部帮派林立，彼此都有着各自的思想、观点、利益、需求和势力范围一旦威胁到各自的利益时，领导之间就难免要发生矛盾，产生磨擦这时秘书怎么办上策不介入不介入，就是面对领导之间的矛盾，一方面在态度上与感情上不介入，保持中立，另一方面在行为上不介入，保持等距所谓神仙打仗，凡人发慌，秘书夹在当中很为难领导之间发生的种种是非不明的矛盾，作为下级不必随意介入主张不介入并不是说秘书人员不要是非标准，随波逐流，实际上是要求秘书人员不要去加剧领导之间的矛盾“”本着减少矛盾、化解矛盾的原则，改善、建立领导与领导、领导与助手之间的正常关系不介入要注意几个问题第一不要随便传话秘书人员与领导接触密切，平时谈话闲聊中，领导就可能会有意无意的把领导之间的某些不一致，这时秘书人员即“”使听到了也要装进耳中，烂在心中，权当没有听到，最忌传话第二不要盲目附和当领导就评论某人或议论某事，出现两种声音时，秘书人员一定要冷静思考，慎重对待，不可盲目附和某种声音，而对另一种声音不以为然，这样就会把自己卷入到矛“”盾之中而要避免招惹是非的聪明之举就是采取不偏不倚调和折中的态度第三不要乱发议论有关领导意见不一致的一些情况，特别是没有公开的情况，秘书人员决不可不负责地随意广播，乱发议论明智的做法是有利于领导团结的话就说，不利于领导团结的话不说，不给领导留下厚此薄彼的印象，使自己保持在一种灵活机动的位置上

四、角色艺术之四有限克制，不冲动秘书人员长期与领导在一起，出现意见分歧或矛盾在所难免，这时秘书人员应该从容对待，有限克制，使双方重新揣度自己的意见的正确与否，是否强加与人，从而得到修正的机会因此，秘书人员就必须摆正位置，也就是说明确自己所扮演的角色，这样很重要秘书提出意见、建议，发表的看法，都仅仅是协助领导决策，为领导提供参考但是领导所做决策，所下达的命令不一定都是合理的，有时可能会有明显的错误这时，我们必须弄清楚，到底是领导的错误，还是下级自以为是、自作聪明了如果秘书并不能肯定领导决策的错误，而是觉得似乎错了，那最好还是二话不说，遵命照办，如果确实错了，也要从容对待，有限克制，不要立即表示反对意见，先按领导说的去“”做，给领导留一个重新思考的余地，也给自己留一个缓冲的机会，等事情做到一定的时候，决策失误已露出端倪之时，再向领导委婉地提出你的意见，以尽劝谏之责，那时领导必然会考虑你的意见，并对你有一个全新的看法“”有限克制，不盲从，还有一个学会使用冷处理技巧的问题冷处理是避免与领导当面冲突，以防激化矛盾的有效方法发生矛盾与分歧时，秘书人员要沉得住气，要注意维护领导的面子即使你是对的，领导错了，也要心平气和，用较婉转的方式加以弥补遇上一时说不清的事情时，当时不要急于说清楚，往后放一放再说，这样的效“”果可能会更好些服务是秘书工作之本，要做好秘书工作，要服好务就必须有不计得失、默默奉献的精神秘书工作没有前台的辉煌，只有幕后的艰辛；没有显赫的名位，只有无私的奉献自己为同心会编排的话剧获奖了，掌声是演员的，荣誉是同心会的秘书工作者只有找准人生支点，正确对待名位，才能始终保持一种看名利淡如水，视事业“”“”重如山的精神追求“找准自己的定位，演好自己的角色与领导配成搭档，努力成为他的好伙伴、好助”手，提他担责分忧，随时随地抓住时机表示自己对他的忠心，永远站在领导这一边，以你的态度说明一个事实我是你的好朋友，我会尽自己所能为你做事以你的力量使上司更有光彩，其终极结果你会发出耀眼的光芒参考文献朱传忠、叶明《秘书理论与实务》杭州大学出版社，年月第版；

[1]199581周春彦、鞠琳、盛恩泽《如何当好参谋》中国物资出版社，年月版

[2]199981。