文书、档案立卷归档管理标准

文书、档案立卷归档管理标准

一、为加强本公司文书立卷归档工作，特制定本标准本标准规定了档案管理工作的职责，管理内容与要求，适用于公司档案管理工作

二、管理范围档案资料管理人员公司印发的各类文件以及各部门上报备案文件

1.公司申办的各种证照、批文及其它重要文献资料

2.政府机关及主管部门下发之各种文件资料

3.公司统一购买、订阅之各类图书资料

4.其它有关记载文献资料及音像资料、磁盘、光盘等

5.工程竣工资料（包括可行性报告，初步设计，施工设计图等）

6.

三、管理内容和要求

7.

（一）文件材料的收集管理坚持部门收集、管理文件材料制度各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定

1.凡本公司缮印发出的公文（含初稿、定稿和两份打印的正件与附件、批复请示），一律由行政人事部统一收集管理行文编号按下列要求办理

2.对外发文通用三洋药字（）第

①号；对内行文通用三洋经办字（）第

②号；董事会文件通用三洋董字（）第

③号一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷，会议文件由会议主办部门收集归卷

3.公司工作人员外出学习、考察、调查研究，参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向行政人事部档案室办理归档

4.手续，行政人事部档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料，声像档案等向行政人事部档案室办理归档手续，行政人事部档案室签字认可后财务部门才给予核报会议费

5.用凡政府机关及主管部门下发之文件，一律由行政人事部负责按级别分发传阅后归档

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（二）各部门专（兼）职文书的职责了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料

1.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年三月份、九月份应将前半年归档文件材料归档完毕，并向行政人事部档案室办好交接签收手

2.续承办人员借用文件材料时，应积极地提供，做好服务工作，并严格办理临时借用文件材料登记手续，按时回收

3.

（三）各部门档案立卷归档内容新产品开发部门立卷归档包括本部门管理制度、新产品开发规划、进展情况、可行性研究报告、协议书、合同、委托书、新药报批资料，审批资料等

1.生产、质量、技术部门本部门管理制度、制剂通则、工艺规程、岗位操作法、岗位责任制、报批文件、生产记录、产品留样、检验资料、历年技术经济指标完成情况、原

2.辅料采购记录、工艺改革资料、认证资料等设备管理部门本部门管理制度、设备固定资产台帐、购置文件、装箱单、合格证、gmp图纸、明细表、使用说明、操作规程、维修手册、验收材料、质量事故、维修技术材

3.料、安装、运行记录、自制或更新改造仪器设备技术文件等基建管理部门本部门管理制度、基建规划、计划、基建工程的申请、批复文件、设计委托合同、设计文件、施工委托合同、概预算、决算材料、地质勘察材料、总体图、

4.总管网图等，建筑施工图、施工报告、记录、质量事故、施工总结等，竣工图、竣工总结、质量鉴定书、竣工验收文件，产权证明文件等销售管理部门本部门管理制度、医药商业单位档案、医院档案、药剂科档案、各地药品监管部门档案、投标竞标资料、各地区经理、主管、商务代表的合同书、毕业

5.证书复印件市场信息管理部门本部门管理制度、产品宣传推广策划、产品医学培训资料、市场信息、产品市场趋势及提供论证的数据资料、社保目录资料等

6.人事管理部门公司人事管理制度、管理人员毕业证、职称资格证书复印件以及公司所有员工全套人事档案（履历表、员工转正表、体检表、身份证复印件、劳动合同

7.书、保密协议书等）及专业技术档案其它重要文件公司营业执照、许可证、合格证、土地证、房产证、法人代码证、批准证书、新药证书、开户许可证、报关证、外汇证等重要证照

8.重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等

9.上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、通知、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料

10.本公司的请示与上级机关的批复本公司反映主要职能活动的报告、总结

11.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报

12.信访工作材料

13.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料

14.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料

15.反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等

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（四）平时归档办法

17.各部门都要建立健全平时归档制度对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管

1.各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目其条款必须简明确切，并编上号码

2.公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以“”整理，送交本部门专（兼）职文书归卷

3.专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照案卷类目条款，放入平时保存文件卷夹内对号入座，并在收发文登记薄上注明

4.“”

（五）归档档案立卷管理办法“”为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目

1.案卷质量总的要求是遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用

2.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转

3.发文件与原件，多种文字形成的同一文件，分别立在一起不得分开，文电应合一立

4.卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷不同年度的文件一般不得放在一起立卷卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一

5.起，即批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后；其它文件材

6.料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列卷内文件材料应按顺序，依次编写页号，装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号

7.长久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首

8.有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责，备考表应置卷尾

9.案卷封面，应按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对损坏的文件应按裱糊技术要求托裱，字

10.迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用打活结方法装订

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（六）归档档案的查阅管理办法材料归档后，由档案管理人员根据保密需要设定密级，密级分一级、二级、三级秘密，密级设定经总经理签字后生效

1.董事长、总经理可查阅所有密级档案资料副总经理可查阅所负责工作范围内二级、三级秘密档案资料

2.部门负责人可查阅所负责工作内三级秘密档案资料

3.若需越级查阅档案资料，需经总经理批准

4.所有档案只能查阅，不得借出，特殊情况需经总经理批准

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（七）查阅、借用档案的注意事项

6.查阅档案的人员，必须携带本人工作证、身份证，在查阅时不准边阅边议档案内容，更不准向无关人员泄露档案内容

1.查阅档案时不得涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损；未经批准，不得复印档案材料，摘抄复制的材料应办理登记手续并负责保管好，不

2.得给无关人员阅看，用完必须自行销毁；

3.查阅档案需到档案室进行，原则上不得带走；特殊情况需借出的，必须在当日归还

4.借用的档案，必须保证绝对安全，要严格保密，妥善保存，不准转借，不准交无关人员和本人翻阅，用完及时归还

5.。