《档案保管管理规定》课件

《档案保管管理规定》本课程旨在全面介绍档案保管管理的相关规定，帮助学员深入理解档案管理的核心概念、法律依据、操作规范及安全措施通过本课程的学习，学员将掌握档案保管的基本原则、具体要求和实操能力，从而提升档案管理的专业水平和工作效率课程目标了解档案保管的基本原则掌握档案管理的具体要求提高档案保管实操能力123熟悉档案保管的核心理念和指导思系统学习档案管理的各项具体规定通过案例分析、实地操作等方式，想，为实际操作奠定理论基础认，包括库房建设、环境控制、安全提升档案保管的实际操作能力，能识到档案保管工作的重要性，理解措施、日常维护等，确保档案保管够独立完成档案的整理、分类、编其对保护历史文化遗产、服务社会工作的规范化和标准化号、入库、借阅、销毁等工作发展的重要意义档案保管的定义基本概念重要性核心要素档案保管是指对已形成的、具有保存价档案保管在档案工作中至关重要，它直档案保管的核心要素包括库房环境、安值的文件、资料等进行科学管理和有效接关系到档案的安全和完整，关系到历全措施、人员素质、管理制度等只有保护，确保其安全、完整和可用档案史的真实记录和文化的传承做好档案在这些要素都得到有效保障的前提下，保管是档案工作的重要组成部分，是实保管工作，可以为社会提供可靠的历史才能实现档案的长期安全保存和有效利现档案价值的重要环节依据和决策参考用档案保管工作的意义保护档案安全档案保管的首要任务是保护档案免受各种自然和人为因素的破坏，确保档案的安全通过采取防火、防盗、防虫、防霉等措施，最大限度地延长档案的寿命确保档案完整性档案保管的另一重要意义是确保档案的完整性通过建立完善的档案管理制度，规范档案的入库、借阅、归还等环节，防止档案丢失、损坏或篡改便于档案利用档案保管的最终目的是便于档案的利用通过对档案进行科学整理和分类，建立完善的检索系统，为用户提供高效、便捷的档案利用服务，发挥档案的社会价值档案保管的法律依据《中华人民共和国档案法相关法规和标准》要点除了《档案法》之外，还有许多《档案法》是档案保管的根本法与档案保管相关的法规和标准，律依据，明确了档案的性质、地如《档案管理违法违纪行为处分位、作用以及档案工作的基本原规定》、《档案馆建筑设计规范则和任务档案保管工作必须严》等，为档案保管工作提供了具格遵守《档案法》的各项规定体的指导和规范地方性档案管理规定各地方根据本地的实际情况，制定了一系列地方性档案管理规定，对档案保管的具体操作进行了细化和补充档案保管工作者应熟悉并遵守本地的档案管理规定档案保管的基本原则集中统一管理原则安全保密原则科学规范原则档案保管实行集中统一档案保管必须严格遵守档案保管必须遵循科学管理，由专门的档案机安全保密原则，采取各规范的原则，采用先进构或档案人员负责未种必要的安全措施，防的管理技术和方法，提经授权，任何单位或个止档案泄密、丢失或损高档案管理的效率和质人不得擅自保管、处置坏对涉及国家秘密的量对档案进行科学分档案档案，必须严格按照保类、整理、编号和存储密规定进行管理，便于检索和利用档案保管机构设置人员配备2配备具有专业知识和技能的档案管理人员组织架构1设立档案室，明确其在单位组织架构中的地位和职责岗位职责明确档案室主任、档案员等岗位的具体3职责和权限档案保管人员要求专业素质要求岗位职责12具备档案管理、历史学、图书负责档案的收集、整理、分类馆学等相关专业知识，熟悉档、编号、入库、保管、利用、案法律法规和管理规范具备鉴定、销毁等工作负责档案良好的文字表达能力、计算机库房的管理和维护，确保档案操作能力和沟通协调能力的安全和完整培训制度3建立完善的档案人员培训制度，定期组织档案人员参加专业培训，不断提高其专业素质和业务能力鼓励档案人员参加学历教育和职称评定，提升职业发展空间档案库房基本要求库房选址选择地势较高、排水良好、远离污染源的地方作为库房的选址避免将库房设置在潮湿、易涝、易燃易爆的场所建筑标准库房的建筑结构应坚固耐用，具有防火、防盗、防潮、防虫、防霉等功能库房的门窗应密封性好，墙壁应平整光滑，地面应防滑耐磨空间规划库房的空间规划应合理，充分利用库房的面积，设置档案存放区、阅览区、办公区等档案存放区应根据档案的类型和保管期限进行分区管理，便于查找和利用库房环境标准

（一）温度控制要求湿度控制要求光照标准纸质档案库房的温度应控制在14℃-24℃纸质档案库房的相对湿度应控制在45%-档案库房应避免阳光直射，采用柔和的之间，电子档案库房的温度应控制在65%之间，电子档案库房的相对湿度应散射光纸质档案的光照强度应控制在18℃-22℃之间温度过高或过低都会对控制在35%-55%之间湿度过高容易导50-150勒克斯之间，电子档案的光照强档案的保存产生不良影响致档案发霉，湿度过低容易导致档案干度应控制在300勒克斯以下过强的光照燥脆裂会导致档案褪色、老化库房环境标准

（二）空气质量要求通风系统12档案库房应保持空气清洁，避安装通风系统，保持库房内空免有害气体和粉尘的污染定气流通通风系统应具有过滤期对库房进行通风换气，保持功能，能够有效去除空气中的空气新鲜有害物质防尘措施3采取防尘措施，如定期清洁库房、使用防尘罩等，减少空气中的粉尘对档案的污染库房设备配置基本设备清单设备技术要求档案密集架、温湿度计、空气净化器、档案密集架应符合国家标准，具有防倾灭火器、防盗报警器、计算机、打印机倒、防震、防尘、防潮等功能温湿度等计应具有高精度和稳定性，能够实时监测库房的温湿度空气净化器应具有高效过滤功能，能够有效去除空气中的有害物质灭火器应符合消防安全要求，能够有效扑灭火灾防盗报警器应具有灵敏度和可靠性，能够及时发现盗窃行为计算机和打印机应具有良好的性能和稳定性，能够满足档案管理工作的需要设备维护制度建立完善的设备维护制度，定期对设备进行检查、保养和维修，确保设备的正常运行对损坏的设备及时进行更换或维修，避免影响档案保管工作档案防护设施防盗设施安装防盗门、防盗窗、监控摄像头、红外报警器等防盗设施，加强夜间巡逻，2防火设施防止盗窃事件发生建立出入登记制度，严格控制人员进出，防止无关人员进配备灭火器、消防栓、烟感报警器等防1入库房火设施，定期检查和维护，确保其处于良好状态制定消防安全制度，定期组防虫设施织消防演练，提高档案人员的消防安全意识和应急处理能力采取防虫措施，如定期喷洒杀虫剂、放置樟脑丸等，防止虫害对档案的破坏3定期检查档案，发现虫害及时处理，防止虫害蔓延档案密级管理密级划分标准根据档案的内容和重要程度，将档案划分为绝密、机密、秘密三个等级绝密级档案是指涉及国家安全和重大利益1的档案，泄露后会对国家安全和重大利益造成严重损害机密级档案是指涉及国家秘密的档案，泄露后会对国家安全和利益造成损害秘密级档案是指涉及国家秘密的档案，泄露后会对国家安全和利益造成一定损害密级变更程序2档案的密级可以根据情况进行变更变更密级应由原定密机关、单位或者其上级机关批准变更后的密级应在档案上进行标注，并通知相关人员解密管理档案的保密期限届满后，应当及时解密解密后的档案可以公开利3用解密应由原定密机关、单位或者其上级机关批准解密后的档案应在档案上进行标注，并通知相关人员档案入库管理入库检查程序档案入库前，应进行严格的检查，确保档案的完整性、准确性和真实性检查内容包括档案的目录、内容、页数、字迹、印章等验收标准档案的验收标准应符合国家档案管理的有关规定档案应完整、准确、真实，字迹清晰、易于辨认，目录齐全、内容翔实登记制度档案入库后，应进行详细的登记，包括档案的名称、编号、保管期限、密级、入库时间等登记内容应准确、完整，便于查找和利用档案编号与排架档案编号系统排架方法位置管理建立统一的档案编号系采用合理的排架方法，建立档案位置管理系统统，对档案进行科学编对档案进行有序排列，，记录档案在库房中的号，便于查找和管理便于查找和利用常用具体位置，便于快速查档案编号应具有唯一性的排架方法包括按年度找和定位档案位置管，能够准确标识档案的、按机构、按主题等理系统应能够实时更新身份信息，确保信息的准确性档案保管期限永久保管档案具有长期保存价值的档案，如涉及国家安全和重大利益的档案、反映重大历史事件的1档案等长期保管档案2具有一定保存价值的档案，如涉及重要业务工作的档案、反映重要人物活动的档案等短期保管档案3保存价值较低的档案，如涉及一般性事务的档案、反映日常工作的档案等档案保管质量要求完整性要求准确性要求安全性要求123档案的内容应完整，不得缺少页数档案的内容应准确，不得出现错误档案应安全可靠，不得被盗窃、损、附件等档案的封面、目录等应、遗漏等档案的字迹、印章等应坏或泄露档案的存放环境应符合齐全，不得损坏或丢失清晰，便于辨认要求，防止受潮、发霉、虫蛀等纸质档案保管要求存放条件防护措施日常维护存放于干燥、通风、避光、防尘、防采用防酸纸、防酸盒等材料进行包装定期检查档案，发现破损、霉变等情虫、防霉的库房内避免阳光直射，，防止纸张酸化定期进行除尘、消况及时处理对破损的档案进行修复防止潮湿、高温、低温等恶劣环境的毒、防虫、防霉等处理，保持档案清，对霉变的档案进行消毒加强库房影响洁管理，防止档案丢失或损坏电子档案保管要求备份制度建立完善的备份制度，定期对电子档案2进行备份，防止数据丢失备份应采用存储介质选择异地备份、离线备份等方式，确保数据的安全性选择可靠性高、寿命长的存储介质，如1光盘、硬盘、磁带等避免使用易损坏、易丢失的存储介质，如U盘、移动硬系统维护盘等定期对电子档案管理系统进行维护，及3时修复漏洞，防止病毒入侵对系统进行升级，提高系统的性能和安全性声像档案保管要求专门存放条件存放于温度、湿度适宜的库房内，避免阳光直射，防止潮湿、高温、低温等恶劣环境的影响库房应具有防尘、防虫、防霉等功能防护措施采用专门的包装材料进行包装，防止划伤、磨损等定期进行除尘、消毒、防虫、防霉等处理，保持档案清洁定期检查定期检查档案，发现损坏、霉变等情况及时处理对损坏的档案进行修复，对霉变的档案进行消毒加强库房管理，防止档案丢失或损坏特殊载体档案保管实物档案保管照片档案保管12对实物档案进行拍照、录像等对照片档案进行扫描、数字化处理，建立档案目录，便于查处理，建立电子档案，便于保找和利用对实物档案进行清存和利用对照片档案进行防洁、消毒、防腐等处理，防止潮、防光、防热等处理，防止损坏和变质褪色和老化缩微档案保管3存放于温度、湿度适宜的库房内，避免阳光直射，防止潮湿、高温、低温等恶劣环境的影响库房应具有防尘、防虫、防霉等功能档案库房日常管理日常检查制度卫生管理每天对库房进行日常检查，检查定期对库房进行清洁，保持库房内容包括温湿度、防火、防盗、整洁卫生清理垃圾、杂物，防防虫、防霉等发现异常情况及止滋生细菌和虫害时处理，并做好记录安全巡查每天对库房进行安全巡查，检查防火、防盗设施是否完好发现安全隐患及时排除，并做好记录温湿度监测管理监测方法记录要求异常处理使用温湿度计、温湿度记录仪等设备，每天对温湿度进行记录，记录内容包括当温湿度超出标准范围时，应及时采取实时监测库房的温湿度定期校准温湿日期、时间、温度、湿度等记录应真措施进行调整，如开启空调、除湿机等度计，确保数据的准确性实、准确、完整，便于分析和评估对异常情况进行记录，并分析原因，采取预防措施库房安全管理出入管理制度1建立严格的出入管理制度，非经批准，不得进入库房进入库房人员应进行登记，并自觉遵守库房管理规定钥匙管理2钥匙由专人保管，不得随意转借或复制钥匙应存放在安全可靠的地方，防止丢失或被盗值班制度3实行24小时值班制度，确保库房安全值班人员应认真履行职责，加强巡查，及时发现和处理安全隐患档案借阅管理借阅程序借阅档案应填写借阅申请单，经批准后2方可借阅借阅人员应认真阅读借阅规借阅权限定，并自觉遵守根据档案的密级和保管期限，确定不同1的借阅权限绝密级档案的借阅权限应归还制度严格控制，未经批准，不得借阅借阅档案应按时归还，不得逾期归还时应进行检查，确保档案的完整性和准3确性对逾期未还的档案，应及时催还档案利用登记登记内容统计分析12登记档案的利用情况，包括利对档案的利用情况进行统计分用时间、利用人员、利用目的析，了解档案的利用率和利用、利用方式等登记内容应真效果分析档案的利用趋势，实、准确、完整，便于统计和为档案管理工作提供参考分析档案利用率评估3对档案的利用率进行评估，评估指标包括利用次数、利用人数、利用效果等根据评估结果，改进档案管理工作，提高档案的利用率档案保护措施预防性保护修复性保护采取各种预防性措施，防止档案对已经受到损害的档案进行修复受到损害如控制温湿度、清洁，恢复档案的原貌如修补破损库房、防止虫害、防止霉变等的档案、清洗污渍、去除霉斑等应急保护制定应急预案，应对突发事件，如火灾、水灾、地震等采取紧急措施，保护档案的安全档案库房消防管理消防设施配置消防安全制度应急预案配备灭火器、消防栓、建立完善的消防安全制制定应急预案，明确火烟感报警器等消防设施度，明确消防安全责任灾发生时的应急处理程，确保其数量充足、性，定期进行消防安全检序，定期组织消防演练能良好查档案防盗措施技术防范1安装防盗门、防盗窗、监控摄像头、红外报警器等技术防范设施人防措施2加强夜间巡逻，防止盗窃事件发生建立出入登记制度，严格控制人员进出管理制度3建立完善的档案管理制度，明确档案管理责任，加强档案管理力度档案防霉防虫预防措施保持库房干燥通风，定期清洁库房，防止霉菌和虫害滋生采用防霉、防虫的材料进行包装检查方法定期检查档案，发现霉菌和虫害及时处理检查档案的存放环境，发现问题及时解决处理方案对霉变的档案进行消毒处理，对虫蛀的档案进行杀虫处理更换受污染的包装材料，改善档案的存放环境档案库房清洁制度清洁周期清洁方法根据库房的实际情况，确定合理采用吸尘器、拖把等工具进行清的清洁周期一般情况下，每周洁，避免使用湿布擦拭清洁时清洁一次，每月进行一次彻底清应轻拿轻放，防止损坏档案洁清洁记录对每次清洁进行记录，记录内容包括清洁时间、清洁人员、清洁方法等记录应真实、准确、完整，便于管理和追溯档案检查制度专项检查根据工作需要，对特定类型的档案进行2专项检查专项检查应制定详细的检查定期检查方案，并认真执行定期对档案进行全面检查，检查内容包1括档案的完整性、准确性、安全性等定期检查应形成制度，并严格执行抽查制度不定期对档案进行抽查，检查档案的管理情况抽查结果应及时反馈，并进行3整改档案统计制度统计内容统计档案的数量、类型、保管期限、利用情况等统计内容应全面、准确，反映档案的整体情况统计方法采用手工统计和计算机统计相结合的方法，提高统计效率和准确性统计方法应科学、规范，便于分析和评估统计分析对统计数据进行分析，了解档案的利用率、管理水平等分析结果应及时反馈，并为档案管理工作提供参考档案保管质量评估评估指标1评估指标包括档案的完整性、准确性、安全性、利用率等评估指标应科学、合理，能够反映档案保管的质量水平评估方法2采用专家评估、用户评估、自评估等方法，全面评估档案保管的质量评估方法应科学、客观，确保评估结果的准确性评估周期3定期进行档案保管质量评估，一般每年进行一次评估周期应根据实际情况进行调整档案信息化管理数据安全2采取各种措施，确保档案数据的安全，防止数据丢失、泄露或篡改管理系统功能1档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、分析等功能，满足档案管理的需要系统维护定期对档案管理系统进行维护，确保系3统运行稳定、安全可靠电子档案备份制度备份要求备份周期备份验证电子档案应进行定期备备份周期应合理，既要定期对备份数据进行验份，备份频率应根据档保证数据的安全性，又证，确保备份数据的可案的重要程度和更新频要避免备份过于频繁，用性，防止备份失效率确定影响系统性能档案数字化要求数字化标准1档案数字化应符合国家标准，确保数字化档案的质量质量控制2对数字化过程进行质量控制，确保数字化档案的准确性、完整性存储管理3对数字化档案进行存储管理，确保数字化档案的安全可靠应急预案制定预案内容演练要求12应急预案应包括应急组织机构定期组织应急演练，提高档案、应急处理程序、应急物资储人员的应急处理能力备、应急联系方式等内容预案更新3根据实际情况，及时更新应急预案，确保预案的有效性档案库房事故处理事故分类处理程序档案库房事故包括火灾、水灾、事故发生后，应立即启动应急预盗窃、破坏等类型不同类型的案，采取措施控制事态发展，并事故，处理程序不同及时向有关部门报告责任追究对事故进行调查，查明原因，分清责任，并对责任人进行处理档案异常情况报告处理流程主管领导接到报告后，应及时组织人员2进行调查处理，并采取措施防止事态扩大报告程序1发现档案异常情况，应及时向主管领导报告，并填写报告单后续跟踪对异常情况的处理结果进行跟踪，确保问题得到解决，并采取措施防止类似问3题再次发生档案保管工作考核考核内容考核内容包括档案的完整性、准确性、安全性、利用率等考核内容应全面、客观，能够反映档案保管工作的实际水平考核方法采用定量考核和定性考核相结合的方法，全面评估档案保管工作的质量考核方法应科学、合理，确保考核结果的公正性考核周期定期进行档案保管工作考核，一般每年进行一次考核周期应根据实际情况进行调整档案移交管理移交程序清点核对移交文书档案移交应按照规定的程序进行，确保移移交双方应对档案进行清点核对，确保档移交双方应签署移交文书，明确双方的责交过程的规范性案数量和内容的准确性任和义务档案销毁管理销毁程序1档案销毁应按照规定的程序进行，确保销毁过程的合法性审批制度2档案销毁应经过严格的审批，防止重要档案被误销毁销毁记录3对销毁的档案进行详细记录，包括档案名称、编号、销毁时间、销毁方式等，确保销毁过程的可追溯性档案保管责任制岗位责任责任追究12明确各岗位的档案保管责任，对违反档案保管规定的行为进确保档案保管工作责任到人行责任追究，严肃处理相关责任人奖惩制度3建立完善的奖惩制度，对档案保管工作做出突出贡献的个人和集体进行奖励档案保管工作记录记录内容记录方法记录内容包括档案的入库、借阅采用纸质记录和电子记录相结合、归还、销毁等情况，以及库房的方法，确保记录的真实性、准的温湿度、清洁、安全等情况确性、完整性档案归档将记录归档保存，便于查阅和管理档案保管设备维护维护内容维护内容包括设备的清洁、润滑、检查

2、维修等维护内容应全面、细致，确保设备性能良好维护周期1根据设备的类型和使用频率，确定合理的维护周期定期对设备进行维护保养维护记录，确保设备运行稳定可靠对每次维护进行记录，记录内容包括维护时间、维护人员、维护内容等记录3应真实、准确、完整，便于管理和追溯档案保管安全制度安全责任明确各岗位的安全责任，确保档案保管安全责任到人安全措施采取各种安全措施，如防火、防盗、防虫、防霉等，确保档案的安全安全检查定期进行安全检查，及时发现和消除安全隐患，确保档案的安全重要档案特殊保管保管要求1对重要档案实行特殊保管，采取更加严格的保管措施，确保其安全管理制度2建立完善的重要档案管理制度，明确重要档案的管理责任，加强重要档案的管理力度使用程序3对重要档案的使用实行严格的审批程序，防止重要档案被滥用或泄露档案保管信息系统系统功能操作规程数据维护档案保管信息系统应具备档案录入、查制定详细的操作规程，规范档案管理人定期对系统数据进行维护，确保数据的询、借阅、统计、分析等功能，满足档员的操作行为，确保系统运行稳定可靠准确性、完整性，防止数据丢失或损坏案管理工作的需要档案保管工作培训培训内容培训方式12培训内容包括档案法律法规、采用集中培训、在线学习、实档案管理理论、档案管理技术地考察等多种培训方式，满足等，提高档案管理人员的专业不同人员的培训需求素质考核评估3对培训效果进行考核评估，检验培训成果，并根据评估结果改进培训内容和方式档案保管工作监督监督机制检查方法建立完善的监督机制，对档案保采用定期检查、专项检查、抽查管工作进行监督检查，确保档案等方法，全面检查档案保管工作保管工作的规范性的质量整改要求对检查中发现的问题，提出整改要求，并督促整改，确保问题得到解决档案保管工作创新管理创新2创新档案管理理念和方法，提高档案管理的科学性和规范性新技术应用1积极应用新技术，如云计算、大数据、人工智能等，提高档案管理的效率和质量服务创新创新档案服务方式，提高档案服务的便3捷性和满意度档案保管质量控制质量标准制定明确的质量标准，确保档案保管工作的质量达到要求控制方法采用各种控制方法，如流程控制、人员控制、设备控制等，确保档案保管工作的质量改进措施根据质量控制的结果，及时采取改进措施，提高档案保管工作的质量档案保管绩效评估评估指标1评估指标应科学、合理，能够反映档案保管工作的绩效水平评估方法2采用定量评估和定性评估相结合的方法，全面评估档案保管工作的绩效结果应用3将评估结果应用于档案管理人员的考核、晋升等方面，激励档案管理人员提高工作积极性档案保管风险防控风险识别防控措施应急处置识别档案保管工作中存在的各种风险，采取各种防控措施，降低风险发生的概制定应急处置预案，提高应对突发事件如火灾、水灾、盗窃、破坏等率和损失程度的能力档案保管工作规划年度计划中长期规划12制定年度计划，明确年度工作制定中长期规划，明确中长期目标和任务，确保档案保管工发展目标和方向，为档案保管作有序进行工作提供指导发展目标3制定明确的发展目标，不断提高档案保管工作的水平和质量，为社会提供更好的档案服务案例分析典型案例问题分析分析典型案例，总结经验教训，分析案例中存在的问题，找出问为档案保管工作提供借鉴题的原因和解决方法解决方案提出切实可行的解决方案，为解决类似问题提供参考工作要点总结常见问题提示2提示常见问题，帮助学员在实际工作中避免犯错重点内容回顾1回顾本课程的重点内容，加深学员对档案保管管理规定的理解和掌握工作建议提出工作建议，帮助学员提高档案保管3工作水平结束语通过本课程的学习，相信大家对档案保管管理规定有了更深入的了解希望大家在实际工作中，认真贯彻执行相关规定，不断提高档案保管工作的水平和质量，为社会提供更好的档案服务考核将重点考察大家对档案保管管理规定的理解和掌握程度，希望大家认真复习，取得优异成绩。