公司档案管理制度

档案管理制度第一章总则第一条集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺乏的I要素为规范集团档案管理工作并保证档案日勺完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度第二条各部门、各分企业在工作活动中形成的，具有参照运用价值的文献材料，必须按规定定期向行政人事部提交备份，从而保证行政部作为档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性第三条行政人事部负责档案管理、文书立卷日勺工作，并对各分企业档案管理工作进行监督、指导各分企业负责人应重视本单位文献资料的管理和文书立卷工作，配置专职或兼职人员负责此项工作第四条行政人事部负责企业档案保管的定期检查、监督，指定专职档案管理人员整顿、保管多种档案，并负责借阅档案的审批，保证档案的I精确、安全、完整第二章归档范围第五条但凡反应企业工作活动、具有参照运用价值的文献材料（公文、、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围第六条企业设置、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文献材料第七条资金借贷、业务往来方面的文献材料（含协议、重要报表、银行与企业联络函件等）第八条政府、项目批文、协议第九条企业制度体系、会议纪要、内部发文（包括总经理指示后的I各项工作流程、企业决定等）第十条各分企业及各部门年度工作计划及资金计划第H^一条企业有效证照、证件、印章第十二条具有法律效力及保留价值的文献第十三条企业重要的会议材料，包括会议的告知、汇报、决策、总结、领导人发言、经典发言、会议简报、会议记录等第十四条员工电脑中与企业有关的电子版资料、文献等第十五条各分企业、各部门获得的社会荣誉资料第十六条其他有必要归档管理的资料包括声像形式记录下来时对企业经营活动产生作用的多种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的多种工艺制品等第三章立卷归档规定第十七条行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分企业应在每季度最终一天此前将上季度办理完毕、需归档的文献材料整顿、立卷，向行政人事部提交备份第十八条各分企业、各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分企业必须严格遵守归档制度，不得无端延期或不交应归档的I备份文献材料第十九条各分企业向行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文献材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，行政人事部专人签收后各留存一联清单备查第二十条归档案卷的总规定是遵照文献材料日勺形成规律和特点，保持文献之间的有机联络，区别不一样价值，便于保管和运用详细应做到下述几点

（1）归档的文献材料种类、份数以及每份文献的页数均应齐全完整

（2）在归档的文献材料中，应将每份文献的J正本与附本、印件与定稿、请示与批复、转发文献与原件、多种文字形成日勺同一文献立在一起，不得分开

（3）卷内文献材料应区别不一样状况进行排列，密不可分的文献材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正本在前，附本在后;印件在前，定稿在后

（4）卷内文献材料按照排列次序依次编写页号装订日勺案卷，应统一在有文字的每页材料正面的I右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文献材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号

（5）按各类档案资料的保密级别、保留期限，案卷必须以规定的I格式逐件填写卷内文献目录，对文献材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有时虽有题名无实质内容时也应重新拟写没有责任者、年、月、日的文献材料要考证清晰，填入有关项内；卷内文献目录放在卷目6声像材料应用文字标出摄像或录音的I对象、时间、地点、中心内容和责任者第四章档案保管期限第二十一条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种长期为十六至五十年左右，短期为十五年如下，三年以上第二十二条确定档案保管期限的原则1但凡反应企业重要职能活动和基本历史面貌日勺，对我司有长远运用价值的档案，列为永久保管2但凡反应企业一般活动，在较长期时间内对企业工作有查考运用价值的文献材料，列为长期保管3但凡在较短时间内对企业有参照价值日勺文献材料，列为短期保管第五章档案保密级别第二十三条档案分一般档案和有密级档案两类档案密级分为绝密、机密二级档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级第二十四条有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经行政人事部经理及副总以上领导同意第二十五条有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经行政人事部经理及副总以上级领导同意第二十六条对已到保密期限的I档案要请行政人事部经理鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供运用第六章档案日勺借阅第二十七条各部门因工作需要，借阅本部门的I业务档案需经本部门领导同意，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅第二十八条企业各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或集团行政人事部经理同意第二十九条借阅档案必须严格履行登记手续，偿还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销第三十条借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出，如有特殊状况需要转借或携带档案外出时，须行政人事部经理同意第三十一条有密级的档案调阅、复制时均需行政人事部经理及副总以上领导同意第三十二条借阅的档案用完后，应及时偿还，借用时间一般不得超过十天第三十三条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失第三十四条凡借阅的档案、文献一律不得私自复印，如工作需要，应按企业有关保密规定办理第七章电脑档案的管理第三十五条所有员工使用的电脑必须指定专门的区域寄存企业有关的文献、资料，在指定寄存区域里设定工作人员专用文献夹，使用电脑工作人员将各类文献、资料在该文献夹中设定子文献夹分类寄存第三十六条行政专人即为电脑档案管理负责人企业所有员工须到电脑管理负责人处对存档电脑区域、文献夹名称进行如实登记；各电脑档案管理负责人须定期对本单位日勺电脑按照登记寄存区域进行检查第八章档案的鉴定与销毁第三十六条行政人事部定期对所保留的档案进行鉴定，对于保留期限已满的档案材料，按规定进行销毁第三十七条档案鉴定工作由行政人事部经理主持，有关部门参与，构成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存或毁意见第三十八条档案材料鉴定小组审定，并需要集团总裁同意后，方可销毁第三十九条销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字第九章罚则第四十条各分企业凡违反本制度，无端延期或不交应归档的备份文献材料的I,一经发现，限期上交，经催交仍迟延不交的I,除责令其文献部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款50元300元，并予以通〜报批评第四十一条集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露企业档案秘密的，涂改、拆散或未经行政部经理同意转借、复印或携带档案外出的I,视详细状况，对其部门领导和当事人各罚款300元800元，并予以通〜报批评；如导致恶劣后果者，视状况严重程度追究其法律责任第四十二条集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限偿还的I,限期偿还并责令其当事人写出书面检查第四十三条集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案时,应立即汇报，如因遗失档案，泄露企业商业秘密，导致恶劣后果者，视状况严重程度追究其有关责任第四十四条档案管理员丢失、规范档案调阅流程或私自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，予以纪律处分及对应罚款，直至依法追究法律责任第四十五条集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定寄存电脑档案，不按规定接受检查者予以对应的纪律处分及罚款第十章附则

1、本制度自2023年月日生效

2、本制度由集团行政人事部负责解释

3、以往日勺有关规定与本措施不一致日勺，以本制度为准。