新闻发布会策划步骤

新闻发布会议包括记者款待会、新闻发布会、酒会等多种形式普通来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在款待会后举行酒会或者茶会记者款待会普通是专题性的，以“答记者问为主要特色止的卜，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者款待会普通有更高层次官员出席在这些形式中,最为常见的是新闻发布会因此我们重点来探讨它为了使说明更具体，我们先来假设一个案例，然后结合此案例来谈国内生物制药企业研制出一种艾滋病疫苗和艾滋病治疗新药艾而必妥该疫苗可以采用注射，也可以A采用口服的方式植入人体，植入人体后，三天内即充分产生抗体在被注射人通过各种传播途径接触病毒HIV时，抗体”将自动发挥免疫功能而艾滋病治疗新药艾而必妥”则可控制病情，逐步达到治疗（尚不能根治，根治药品正在进一步研究中）的效果其有效性得到药品管理部门认可，并获得专利企业准备在国内大规模上市该药品，下/在国外寻觅总代理商，为此他们准备在北京召开发布会因为该A产品填补了国内的空白，而且也走在世界医药技术的前沿，因此，企业决定花大力气作好本次新闻发布会信息发布的目标受众为国内药品、医疗行业、成年普通公众，国夕公众只是兼及拟邀请对象新闻媒体；卫生医药管理部门官员、专家；药品经销商、患者代表或者关心该事业的知名人士发布会规模新闻媒体家（约人），有关官员专家人，经销商人，患者代表人，知名人9010025403士人2现在你是国内部份的新闻发布会总策划、总协调，你将如何着手组织有哪些步骤,注意哪些要点新闻发布会涉及到的事情大同小异，普通来说，包括这几大部份、活动策划与主题确定

1、节目策划与议程安排2发布会前普通会准备记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见，特别是主答和辅助答问者要取得共识在发布会的过程中，对于记者的提问应该认真作答，对于无关或者过长的提问则可以委婉礼貌地制止，对于涉及到企业秘密的问题，有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密，普通来说，记者也可以理解，有的则可以委婉作答不宜采取“无可奉告”的方式对于复杂而需要大量的解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨整个会议应有正式的结尾本次发布会安排在结束，则应该有午间酒会或者自助宴会等,在会议结11:30束时，由主持人通知时间与地点发布会后，宴会前，普通在贵宾室安排更深入的采访值得说明的是，新闻发布会千头万绪，方法也尽有不同，尚有诸多细节不能在此反映，这只是方法的一种，更多的还待读者在实践中体味精心搜集整理，请按实际需求再行修改编辑，因文档各种差异排版需调整字体属性及大小、翔斗准备

3、预会人员邀请、沟通与确定

4、时间、场地落实与场景布置

5、产品展示、演示与信息、发布

6、现场气冢翎7本案例的参加人数不足人，应属于中小型的发布会现在我们来讨论怎么样一步一步把它做好200

一、清晰此次发布会所要达成的目标，发布会的类型，以确定其规格、方向和基本风格本次发布会主要目的是通过新闻媒体向卫生医疗界、公众传达企业新产品信息，传达企业技术率先的形象，以及促进人类健康”的品牌形象发布会的类型属于信息发布，规格应当较高因为是企业的信息发布，因此，不同于政治性强的会议，基本风格不应太严肃，正式规范中有活泼

二、成立筹委会，组织相关的人员，确定组织、人员保障T发布会牵涉到方方面面，各项工作相互链接，相互联系，彼此交叉，必须降安排，多管齐同时进行，仅T,凭一己初，殊难完成蛆织、沟通和协调非常重要从这个发布会来看，主要的工作可以分为几大块活动策划与资料准备、官员专家邀请与沟通、新闻媒体的邀请与沟通、经销商的邀请与沟通、产品讲解与展示、后勤预会务、现场布置等，建立维驰该按照事情而定建立组织的原则专业原财，专业的人做专业的事，知人善任比如，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门其中，专家、官员沟通普通要公关负责人、企业高层出面，不另设组新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组；二是平衡原则，因事设组，每一个组的工作量相对平衡；三是分工原则，分工应该明确，职责分明，以防止互相推委的现象，此外，隶属分工和横向协作都要明确；四是扁平原则，普通在大型的活动中有多层次的“金字塔”结构，但在中型的活动中，不宜层级大多，以保证灵便机动，人员不要太多，精干、高效为要；五是〃制度原则〃，尽管是暂时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束以下是建立机构的一种办法:一个发布会牵涉到各个部门，普通来说，公司高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务公司高层，甚至于最高领导人会有些讲话和表态在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，赢得各个部门的理解和支持很重要筹办新闻发布会，牵扯的精力和时间比较多，有条件的企业可以请专业的公关公司代理

三、确定时间、湖呈与目标理，并做好反馈、调整g时间的控制，普通以时间进度表（倒计时）的方式来表现注意在安排的时间上要合理，同时要留有余地普通来说，前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整，调配，完善流程管理是指在活动中，整个活动是一系统工程，各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理比如在该活动中，主题内容、意义确定才干确定议程、规格，规模、规格确定才干确定人数，人数确定才干落实场地，场地落实才干现场布置等等流程管理使总协调人对于整个活动的各个部份有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，普通以程活动策划、确定活动主题E1!序框图表现活动策划主要包括如下内容会的义箭^安排L大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示实际上，尽管发布会是一个正式的会议，但可以做得更活跃一些，特别是会议的开幕从产品的属性来看，常规的唱歌跳舞之类显然不太适合，但是，能够以一个因捐血而感染艾滋病的母女俩的戏剧性经历编写一段话剧或者小品作为开幕，自动引入正题，显然会别开生面一些，而且不会破坏整个发布会的风格在会议议程安排时，注意紧凑、联贯，从实践来看，普通控制在一到两个小时为宜特殊是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清晰的长度，不宜太长，也不宜太短，实践中，分钟到分钟之间比较1520合适、2发布会的主题，可以有多种取法，常见的是在主题中直接浮现发布会字样，也有的有一个大的主XXX题，下面为正题，也有两者的结合比如此次发布会可以有这三种形式、企业艾滋病防治新药上市新闻发布会1A、让人类远离艾滋病2企业艾滋病防治新药上市新闻发布会——A、A企业远离艾滋病新产品上市新闻发布会3主题将浮现在现场的背景板中，传播媒体也将高频率地提到，因此应以简洁、上口为要，字数普通不宜太多此外，按照国家新闻出版有关部门的规定，凡是主题中有新闻字样的发布会，须经国家新闻出版部门的审批普通来说，实践中，不少企业略去新闻字样，采用其它称法这样，整个发布会可以虚拟简单议程如下企业远离艾滋病新产品上市新闻发布会A议程表地点北京国际会议中心楼厅X XX时间年月日星期XX915X上午9:30—11:30公司专题介绍片放映9:00—9:15小型话剧9:15—9:30主持人宣布会议开始、来宾介绍9:30—9:35总裁致辞9:35—9:50新产品介绍9:50—10:10答记者问11:00—11:30主持人宣布会议闭幕1130

五、确定参会人员确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响发布会的各个因素比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或者会议的一部份内容改为机场、贵宾室进行,或者时间调整等因此,这是总协调工作控制的“关键点，宜重点来抓参会人员的选择上，服务发布内容需要的原则，选择相关性强的人员参加普通来说，官员都懈讲话较有分量的人物，而专家则是在该领域有建树^者名气大的人本次发布会官员、专家主要是卫生、医药界、质量监督、工商管理、行业协会、学术机构人士患者代表是一个难题，医院对艾滋病患者有平等对待及保密的义务，由于观念上的原因，能够公开出席会，议的少，无,也是可以找到的，但要征得他们的允许此外，有些国外的球星、影星也已公开是的感染者HIV可以设法和他们联系矢哈人士，对艾滋病宣传抱有热情的濮存晰可以考虑，设法与他的经纪人取得联系，并落实他的时间新闻记者则是发布会的重头，普通来说，先造T分拟邀请的名单，提前一周时间发出邀请函，然后电话落实时间较蓦地的新闻事件可以采用电话和传真的方式落实好后做好分类的统计工作本次发布会媒体大约分为四部份日报型的政府媒体，晚报、都市报等大众媒体，医疗卫生专业媒体，国际性或者海外媒体

六、拟定活动策划蔚暝的桑作方案活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用普通来说，会议核心成员才提供具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，普通匕瞰详细,具体到每T人每步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟普通会议人员人手Th

七、新闻通稿及相关资料准备提能合媒体的资料,普通以广告手提袋或者文件袋的形式，整理妥当，按褥摆放，再在新闻发布会前发W放给新闻媒体，页序挨次为n会议议程L、新闻通稿

2、^期井稿

3、传册

4、图片

5、记念品（或者记念品领用券）

6、企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）7新闻通稿包括如下、消息稿字麴效豆，普通在字以内，发布起来快，有的媒体在发布会结束不倒一小时就已经出11000版有人喻之为短枪、通讯稿篇幅较长，内容充实，普通是深度分析，重点报导消息不能讲清晰的背景等问题可以进行2详细阐述消息普通是一篇即可，通讯稿则可以从不同角度提供多篇，也可以以答记者问的形式表现有人喻之为长矛、背景翻斗

3、图片资料4以上资料普通以书面形式提供，也可以此外附电脑光盘、软盘的形式、重要发言对新闻记者实用的发言稿比如，企业最高负责人的发言，技术、营销分管领导的发言5等，有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中，但是以对记者报导有益为标准、宣传册

6、参会重要人物、知名人士材料7

八、时间选择与场地落实、现场布置时间选择在新闻策划中是一种艺术，发布时机选择不同，效果迥异企业发布会有时要避开重大的事件、会议，比如“两会期间”版面较紧张，记者也大多有安排，时间上不能保证有时则要趋近于某些时机，比如相关性大的时候，起到借势的效果匕似口这次发布会可以选择在国际艾滋病宣传日，这将起到很好的效果固然，还薪合企业本身的情况，值不值得等这一时机来不来得及有没有必要整体分析后作出决策此外，在时间上,普通选择人们容易记起的日子，如节日，一月之月初、月末，也要避亡些禁忌日如果是星期

六、星期天或者其他节假日，可以考虑在下午进行场地的选择上，普通综合考虑以下几点一是品位与风格场地可以选择户外，也可以选择在室内，但以室内为常见因为各方面的配套好一些酒店有不同的星级，从此次发布会来看，选择五星级或者四星级是可以的此外，非正式的会议,或者离自然、健康较近的产品属性，可以选择在避暑山庄等地召开酒店也有不同的风格，不同的定位，比如人民大会堂、钓鱼台国宾馆政治性较强些，凯宾斯基、希尔顿则德、美的风格强一些，有些则体育性质强些，如亚运村或者奥林匹克选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一二是实用性与经济性会议厅容纳人数主席台的大小投影设备、电源布景、胸部麦克风、远程麦克风相关服务如何住宿、酒品、食物、饮料的提供价钱是否合理有没有空间的浪费等等,这些都要考虑三是方便性离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便现场布置，含以下几项主要内容、背景布置主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观慷慨，1颜色可以企业为基准VI、酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，各个酒店有所不同，有的允许，有的2不允许、灌放3摆放方式发布会普通是主席台加下面的课桌式摆放，有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式注意确定主席台人员无,现在不少会议采用主席台惟独主持人位和发言席,贵宾坐于下面的第一排的方式摆放原则职位高者靠前靠中,自己人靠边靠后本次发布会可以这样排放位置

一、二排贵防企业领导，地位越高者趋于中间和前面,人员多时可考虑两排，最边上的位置空出1必要时有席卡，注明贵宾与企业领导的姓名，有时带单位与职务三排以下若干排记者席，电视记者尽量安排在前，通道边上，摄像机可正对主席台，也可以对下面2的会场进行扫描再次为经销商席位3公司普通人员及旁听席4注意席位的预留，普通在后面会准备一些无桌子的坐席、相关设备在发布会前要反复调试,保证不出故障

4、签到与迎接普通在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，普通酒店有这项服务事先可请好5礼仪小顺宾普通会议会要求预会者留下名片，准备好请赐名片盒九现场控制现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面首先是预防变数的发生比如平时做一些培训事前做一些排练从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅,考虑不周,以I,及礼节上的疏忽应该重点重视这些方面；其次，要在事前准备好备选方案；再次，注意积累现场的灵便应变的处理技巧对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通，对于前来的记者，应该一视同仁，不能对媒体公开某些A情况而对媒体则保密对于记者个人挖掘的新闻普通不宜转告他人B在气氛的控制上，总协调人处于一个平衡的重心”上,气氛轻松活泼，预会者的心情也会舒畅此夕f重要因素是主持人，如果是自己扫寺则会好一些，但往往是分身乏术，因此在发布会中，需要提前安排好一些事情，事先要与主持充分沟通，让他（她）对整个会议的风格有个大致的了解与把握在产品的演示讲解过程中，可以用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等,以助预会者的理解答记者问上，普通来说，由T娃答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助在国内，大多数记者不会提恶意刁难的问题，有时连善意刁难的问题都少涉及到，往往觉得太不懿事f实上，提问能够反映记者对会议内容理解、把握的广度和深度，是记者站在大众的立场提出争议点、重点、难点和大众关心的点，更有助于传播。