物业管理档案的管理制度、内容及技术条件

管理制度和档案建立与管理管理制度和档案建立与管理第一节管理规章制度我公司是南充从事物业管理工作较早，管房面积较大的企业从探索起步，逐渐自成一套行之有效的管理方法，在不断总结自管小区的经验基础上，建立起一套物业管理的规章制度根据天合家园小区物业管理项目的特点和政府有关文件的规定以及我公司原有的管理制度、文件，制定了“天合家园小区管理制度汇编”管理规章制度总体归纳为三大部份即:

一、众约定部份本部份主要是为居民提供指引，规范业主使用人的社区行为的共同约定（待成立管委会后经其审批后正式执行）O

二、人事管理体系文件、岗位职责1本部份是根据服务中心人员配备、岗位设置的情况，规范企业管理行为，制定的规章制度、考核制度:2考核制度是结合具体岗位职责，参照国家有关标准，从量到细化，全面衡量每一个员工的工作状况和工作能力，是人事管理体系的重要组成部份、管理运作制度3

三、质量保证体系文件根据导入的质量保证模式，按照该标准中项要素的要求和服务中心的业务IS0900219流程，逐项落实，构成的一套完整科学的质量保证体系文件

四、各部份制度名称一）、公了约定、天合家园小区业主公约；、天合家园小区楼宇使用及维护管理规定；、天123合家园小区住宅装修管理规定；、天合家园小区治安管理规定；、天合家园小区绿化45养护管理规定；、天合家园小区消防管理规定；、天合家园小区交通车67辆、停车场管理规定；天合家园小区供水、供电、供气管理规定；、天合家小区89r=i公用天线和有线电视管理体制规定；、天合家园小区文体娱乐场所管理规定；、1011天合家园小区暂住人员管理规定；、天合家园小区非住人员管理规定；、天合家园1213小区饲养家畜、家禽及宠秀管理规定；、天合家园便民超市管理规定14二）、人事管理体系文件）、岗位职责、物业管理服务中心经理职责；、工程技术部主任岗位职责；、维修1123工岗位职责；、社区文化部主任岗位职责；、社区文化部工作人员岗位职责；、电脑资料456员岗位职责；、会计员岗位职责；、出纳员岗位职责；、环境清洁部主任岗位职责；

789、保洁员岗位职责；、绿化园艺工岗位职责；、安全交通部主任岗位职责；、10111213保安队长岗位职责；、保安员岗位职责；、交通、车辆管理员岗位职责；、消防141516员岗位职责；、便民服务人员岗位职责；、采购员岗位职责；、仓管员岗位职责；

171819、信息中心值班调度工作人员岗位职责;

20、信息中心工作人员岗位职责21）、考核制度

2、员工工作考核及奖惩制度；、员工岗位责任年考核表；、员工岗位责任月123与广义的档案一样，物业档案的属性包括本质属性和普通属性档案的本质属性即原始记录性，是构成档案特殊价值——凭证价值的基础从档案的形成来看，它是在一项工作的进行过程中即时形成或者从当时使用的文件转化而来的，不是事后另行编制的，因此它客观地记录了事物发生发展的历史，是有说服力的历史证据例如大厦的安全监控录相，在有必要查证出入情况时，它是最能令人信服的证据这是因为它记录的是当时的出入人物，而非其他时候人为组织拍摄的录相片另一方面，在档案本身的物体形态上保留着真切的历史标记，例如监控录相上有某人进出大厦的影像，这是既不能篡改又不能抹杀的，具有法律效力所以说原始记录性决定了档案的凭证价值档案的普通属性是指文化属性、知识属性和信息属性档案的这些属性是构成其普通价值——参考价值的基础，而人们获取这些知识、情报的需求使档案的参考价值得以体现在物业档案中，住户档案包含了各家庭的人口结构、出入规律、爱好习惯、生活需求等信息，在需要决定物业管理的经营服务方向时，这些信息就是可靠的参考基础固然，发挥物业档案参考价值的前提是档案必须真实可靠，这一点就取决于日常的采集积累是否认真了

（三）物业档案的作用正确评价物业档案的作用，可以深化人们对它的认识，有利于物业档案工作的发展物业档案最重要的内容是物业管理专门档案，它包括两个部份一部份是物业本身的档案，包括开辟建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部份是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或者地址、租金、管理费缴交情况等物业档案的作用主要体现在这两部份档案上

1.物业本身的档案是物业管理中维修养护、更新改造所必不可少的重要依据日新月异的科学技术发展和人们对居住需求的不断提高，使现代建造工程进入地下和埋入建造体内部的管线、设施越来越多，越来越复杂这些工程一旦发生故障，物业本身的档案就是珍贵的财富它可以使物业的维修、养护工作事半功倍,省时省力并减少对住户的影响因此，开辟建设单位应该将开辟建设的物业档案材料在移交物业管理时同时移交给物业管理单位；更换物业管理单位时，原物业管理单位也应该将物业开发建设的档案材料和在物业管理中维修养护、更新改造的物业档案材料向新的物业管理单位移交2,物业业主和住用人档案是物业管理公司开展管理服务的前提和基础通过这部份档案，物业管理公司可以全面了解物业业主和住用人的情况和需求，从而为物业业主和住用人提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动例如，当从档案中了解到住用人大部份是工作繁忙的高收入阶层时，可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车清洗养护等服务；若住用人主要是普通工薪阶层时，可考虑提供电器维修服务，适当兴建几个自行车保管站等；而如果住用人中老人较多，则可开设老人活动室”等场所这样，可以减少服务的盲目性，提高管理工作的效率，增加经营活动的收入因此，物业公司在业主购房时或者住用人租房时就应该掌握物业业主和住用人的第一手资料，在住用人入住后应迅速将物业使用人的档案材料补充完善，并且在物业管理工作过程中不断进行积累当更换物业管理公司时，原物业管理公司应该将物业业主和住用人的资料完整地向新的物业管理公司提供

3.物业档案具有一定的凭证作用物业档案是物业管理活动中形成的真实原始记录，因此它和其他档案一样，也具有凭证作用比如安全监控录相档案，它真实地记录着某时某刻有何人进出过某幢大楼，当有必要查询当时该幢大楼的出入情况时，安全监控录相档案就是最有力的凭证

4.物业档案是开展物业管理研究的基本统计素材随着物业管理的不断发展和完善，对物业管理的研究工作也正在逐步开展由于物业档案系统而翔实地记录着物业管理活动近年来方方面面的情况和数据，其准确性和真实性远远超过通过社会问卷调查得来的结果，因此，物业档案就成为物业管理研究素材的基本来源O例如，通过全面查阅分析某一住宅小区的租赁档案，可以了解该小区近年来的租赁情况，包括租金走势、价位、租赁人群的特征及对租赁房屋朝向、楼层、面积大小的喜好等，从而总结出进一步拓展该小区租赁市场的经验和对策固然，物业档案中普通档案的作用也是不可低估的，它是物业管理公司日常工作开展的忠实记录，其凭证和查考作用是公司正常运作的基本保证物业档案的采集物业档案的采集工作就是按照物业管理的有关规定，依据物业管理档案归档范围，通过一定的方法将物业管理机构各部门和个人手中有保存价值的档案（包括文字、图表、录音、录像、磁盘等）集中到物业档案管理机构（档案馆、室）的过程物业档案的采集是实现物业档案集中管理的重要内容和基本措施档案采集工作的方法分为接收和征集两种作为物业公司档案机构，接收本公司文书处理部门和业务部门按规定应当归档的档案是其基本采集方法征集是档案部门按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动物业公司普通不存在征集这一方式通过采集工作，建立数量充足、种类齐全、质量优化的馆（室）藏档案，是物业公司档案室存在和发展的物质基础，是输出物业档案信息，为社会实践服务的前提条件因此，物业档案的采集工作在物业档案管理流程中占有非常重要的地位，有了物业档案的采集工作，便有了物业档案管理工作的开始物业档案是由物业管理文件材料经立卷整理、归档转化而来的物业管理文件材料的形成、积累工作的直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性

一、物业管理文件材料的形成

（一）物业文件材料的形成物业管理文件材料是物业管理档案的物质基础，物业档案情报价值和凭证价值的大小非但取决于档案收集是否完整、齐全，而且取决于物业管理文件材料的形成是否规范、科学没有规范、完整的物业管理文件,就不会有规范、齐全的物业档案，更谈不上物业档案的整理，保管也就失去了意义，利用价值固然大打折扣从档案的采集、整理、保管、利用等角度出发，文件材料形成过程非常关键，因此，我们必须在物业管理工作中注入档案工作机制，以便形成既符合物业管理需要，又符合档案工作要求的物业管理文件材料物业文件材料产生于物业管理公司各业务环节的每一个运作过程，每一环节都产生相应的文件材料

1.物业的接管验收材料

（1）房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格

（2）技术资料，包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料

（3）接管资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件

2.住户（租户）入住材料装修申请表、入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料

3.物业租赁材料租赁合同、租赁审批材料、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、允许出（转）租文件、委托书、公证书、证明、报告、分户图

4.物业维修材料维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单

5.物业行政管理、党群工作材料公司组织沿革、党支部会议文件、党政领导办公会议文件、公司机构设置文件、党政工作计划、总结、党属花名册、团支葡裔遍:件、共青团工作计划总结、团支部建设文件、团支部成立、活动文件、团组织关系调动介绍文件

6.物业经营管理材料公司经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、合资、合作文件

7.物业财务管理材料有关公司财会的政策性文件、公司财会明细文件、财会工作计划总结、成本预结算文件、财会会议文件

8.物业人员管理材料公司人员设置、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称文件、教育培训文件

9.物业设备仪器管理材料设备设施购买、安装、使用、维修、报毁文件

10.物业公司或者个人参加各种活动材料奖状、奖旗、奖杯、证书、记念品

（二）物业管理文件材料形成的基本要求

1.物业管理工作的手续和程序必须标准化，每一个工作环节必须做好记录物业管理文件材料产生于物业管理工作的每一个环节，每一道手续和程序都产生相应的记录如果物业管理工作的手续和程序不标准或者没有相应的标准可参照，或者有了标准不执行,而造成物业管理文件材料不齐全或者不标准，事后是很难全面、准确补回的物业档案本质之一是它的原始记录性，它是物业管理过程中自然产生的，而不像图书、文献那样是在事后编辑加工于是在工作过程中必须随时做好记录，某些工作中没有记录下来的数据材料是无法补救的如,某年某月某日某领导视察某小区，如果当时没有进行录相、录音，事后就不能再产生一样的录音、录相了

2.物业管理使用的载体材料必须规范和宜长期保存文件制成材料是承受并反映文件内容的物质材料，它由承受文件内容的载体材料和反映文件内容的记录材料组成文件的载体材料主要有纸张、照片和音像材料（含光盘），文件记录材料主要有墨、墨汁、墨水、墨水笔、油墨、印台油、印泥、复写纸、铅笔、圆珠笔、感光材料、磁性材料等物业档案就制成材料来说，它与物业管理文件材料是相同的于是要有标准规范的档案实体，就必须要求物业管理过程中使用标准化的载体材料如，除对外张贴使用的公告、布告或者特定的合同书、协定等外，印制文件或者作文字记录都应按国家公文格式和归档规定，选用16开纸（即260m mx185mm）或者A4名氏（即297mmx21Omm）；录音、录相用的录音带、录相带，计算机使用的磁盘都应符合国家或者国际标准文件材料转化为档案进行长期或者永久保存，其载体材料要宜于长期或者永久保存，即必须选用耐久性能好的纸张和音像材料

3.物业管理使用的记录材料、记录手段、记录技术必须科学物业管理文件材料转化为物业档案时其所记录的内容不能修改和删节这就是说，文件材料的内容记录时是什么，归档后档案内容就是什么保存档案的目的是提供利用，假如由于记录材料、记录手段、记录技术的不规范造成利用时字迹含糊、录音质量不佳、录相画面不清，便失去了保存档案的意义为使保存起来的档案标准规范便于利用，具体要求是

（1）书写要工整、清晰，要用炭素墨水、黑色油墨、蓝黑墨水或者档案专用笔等耐久性好的记录材料，不得用或者尽量不用普通圆珠笔、铅笔或者复写纸等不耐久的记录材料

（2）文件编制要使用国家规定的简化汉字、专业术语、符号和计量单位；文件编制必须有编制（记录）时间、地点，有编制人签字，重要文件要有领导审批，须盖公章时应及时盖上公章

（3）在不能避免复写纸复写的情况下，要保留书写版本；有些传真文件则要进行复印后一起保存，或者要求传真者事后提交原件

二、物业管理文件材料的积累对于物业管理档案采集能否齐全完整来讲，物业管理文件材料的积累与物业管理文件材料的形成同等重要物业管理过程中形成的文件材料如果不注意积累，造成丢失、散失、损坏或者只留下复印件，归档时便出现档案的残缺，不能到达维护档案完整、齐全的目的文件材料的积累工作不是一天两天能完成并达到效果的，必须长年累月地进行从文件材料形成的那一刻开始，物业管理人员就应意识到进行文件材料积累工作的重要性惟独从形成时就开始积累的文件材料才能齐全、准确，因为有些材料在事后积累会比较艰难，并且不一定准确、真实

（一）文件材料积累的方法文件材料的积累工作普通由物业管理人员自行完成，并进行登记积累的方法有以下几种1,落实责任每一个科室倩B门）设一位专（兼）职资料员，负责本科室倩B门）有关文件材料的积累工作

2.采集齐全，分类存放分类可参照物业公司分类方案进行，为立卷工作做好准备，减少重复劳动

3.简要登记工作人员登记自己经办的材料，资料员登记资料的采集、借出情况

（二）文件材料积累要求物业管理文件材料在积累时应注意以下几点

1.文件材料的积累范围要符合物业档案的归档范围也就是说，每做一项工作都要记录和形成一定的文件材料，并对照物业档案归档范围把有保存价值的部份积累起来，待任务结束后再进行整理、归档切忌在工作中把有关无关的材料都随意堆放在一起

2.在积累过程中，尽可能保留文件正文和原件在无法保存原件的情况下，应注明复印件出处

3.积累的文件一定要进行登记，供有关人员使用时，要有借用手续，并严格执行有关规章制度

三、物业管理文件材料的归档

（一）归档的含义及其重要性物业管理文件的归档是指物业管理机构及个人在物业管理过程中形成、积累的有保存价值的文件材料，由业务部门整理立卷，定期交本单位档案室或者档案机构集中管理的过程狭义的物业档案采集工作指的就是物业档案的归档工作由于归档既是文件处理的最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节，是文件处理和档案工作交接点和结合部，于是归档无论对文件管理还是对档案工作，都有积极重要的意义

1.归适使文件材料基本属性发生变化，进入一个新的发展阶段文件材料在形成和使用过程中，是现行的文件材料，具有文件材料的各种基本属性，而通过归档，它们就从现行的文件材料转化为档案，发生了基本属性的变化就是说，文件和档案是同一事物的两个不同发展阶段，通过归档，使文件材料完成为了自己的现实使命，并从此具有档案的使命和属性2,归档是贯彻“统一领导，分级管理原则，丰富档案信息资源的重要措施“统一领导，分级管理是我国档案工作的基本原则惟独通过归档，才干达到档案工作“统一领导，分级管理”的目的3,归档是确保档案保管单位质量的重要关口由于文件材料在归档过程中要经过业务部门、业务人员进行积累、整理、立卷并向档案室或者档案人员办理归档手续等一系列工作程序，特殊是档案部门要利用这一有利时机对归档的文件材料进行全面的检查验收,这就能有效地提高档案材料的质量实践证明，在归档过程中，有关部门能做好归档文件材料的审查，档案室能严格把关，档案的质量就有保证；反之，档案的质量就会受到影响

（二）归档制度为了做好文件材料的归档工作，物业管理机构必须制订文件材料的归档制度归档制度是指导文件材料归档的基本依据归档制度的制订要符合物业管理的实际情况及文件材料的特点；要与物业机构其他有关制度相衔接，并成为整个物业管理制度的有机组成部份归档制度的内容主要包括

1.归档范围确定归档范围的标准要以文件材料是否具有保存价值为依据凡是物业管理公司在物业管理各项工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料都应划入归档范围正在办理或者暂不办理的案卷和项目未完成的文件材料，不属归档范围

（1）党群工作、行政管理和经营管理类档案包括党委、组织人事、工会、团委、行政管理、经营管理等

①上级机关或者业务主管部门的文件材料1）上级机关或者业务主管部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;2）上级机关或者业务主管部门颁发的属于本公司主管业务并要执行的文件，以及普发的非本公司主管业务但要贯彻执行的法规性文件；3）代上级机关或者业务主管部门草拟并采用的文件的最后草稿和印本；4）上级机关或者业务主管部门转发本公司的文件（包括报纸和刊物转载）本公司的文件材料1）本公司党、政、工、青、妇召开工作会议的全套会议文件材料；2）本公司党委、行政领导会议的文件材料，本公司召开的工作会议、专题会议材料；3）本公司颁发的（包括转发及与其他公司联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；4）本公司的请示与上级机关或者业务主管部门的批复文件，下级机关的请示与本公司的批复文件；5）本公司及内部职能部门、管理处活动形成的工作计划、总结、报告；6）反映本公司业务活动和科学技术管理的文件材料；7）本公司检查下级单位（小区、大厦、酒店、经营公司）工作、调查研究形成的重要文件材料；8）本公司形成或者本公司汇总的统计报表和统计分析资料；9）本公司党委、团委、工会及其他职能部门、管理处在工作活动形成的重要文件材料；10）内容重要的群众来信、来访材料及处理分析材料；11）本公司领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录等文件材料；12）本公司各部门、管理处成立、合并、撤销、更名、启用印信以及组织简则、人员编制等文件材料；13）本公司制定的工作条例、章程、制定等文件材料；14）本公司的历史沿革、荣誉奖励证书等文件材料；15）本公司（包括上报和下批）干部任免、调配、培训、专业技术职称评聘、党团员名册、职工名册、职工录用、转正、定级、调资、离退休（职卜复员、转业、抚恤及干部奖惩等文件材料；16）本公司办理的党团员关系、职工转移工资等文件材料；17）本公司编印的简报及编辑出版物的定稿、样本；18）本公司与国内其他单位或者国外签订的各种合同、协议书等文件材料；19）本公司在外事活动中形成的重要文件材料；20）各种普查工作中形成的材料

③同级机关（单位）和非隶属机关（单位）的文件材料,1）同级机关和非隶属机关颁发的非本公司主管业务但要执行的法规性文件；2）有关业务机关对本公司工作检查形成的重要文件；3）同级机关（单位）和非隶属机关（单位）与本公司联系工作的重要往来文件

④下级单位的文件材料1）下级单位报送的重要工作计划、报告、总结、统计报表等文件材料；2）下级单位报送的重要科技文件材料；3）下级单位报送的法规性备案文件材料

（2）基建档案包括新建物业接管、原有物业接管、物业管理中改建、扩建、大修、公共范围内的维修形成的文件及图纸

①基本建设前期工作文件，包括可行性研究文件、计划任务书、选址和设计原始资料、基本建设计划、申请报告及批复等；

②基本建设工程设计文件，包括设计依据文件、初步设计文件、技术设计文件、施工图设计文件等；

③基本建设工程施工文件，包括施工准备文件、施工文件、验收总结文件等；

④基本建设竣工文件，包括竣工图、工程决算、竣工验收报告等；

⑤基本建设工程使用、维护、改建、扩建形成的文件

（3）设备档案本公司作为固定资产的机器设备和仪表仪器等方面的档案材料

①设备购置文件材料（设备技术经济计算材料、有关购置的谈判文件及定购协议或者合同书等）；

②随机文件材料（设备图册和说明书、合格证、装箱单、配件目录、安装规程等）；

③设备安装、使用以后形成的文件材料（设备安装记录、试车验收记录和总结报告、设备运行记录、设备保养维修记录等）

（4）会计档案包括财务报告、会计账簿、会计凭证、工资单及其他

（5）人员档案主要为已故人员档案（离退休、除名、出国或者赴港、澳、台定居人员档案视不同情况归档或者暂由人事部门报管）

（6）科教档案包括科研项目及成果、培训教育管理等的文件材料

（7）物业管理专门档案包括物业清册、物业维修、物业租赁、住户（业主）等文件材料

①物业清册，包括房屋的栋数、户数、面积、结构、完损情况、产权归属、使用性质等文件材料；

②物业维修材料，包括单元范围内的维修申请审批表、工程预决算表、用料单、施工图、验收证明材料,公共范围内的维修、大修材料归入基本建设档案内；

③物业租赁材料，包括租赁审批表、租赁合约、计租表、租金缴交情况表、租赁双方身份证明材料、租赁房屋产权证明材料；

④业主、住户资料，包括户主类型业主或者租户、姓名、年龄、职业、工资状况、家庭人口数量及结构、联系电话、入住通知8声像档案

①反映本公司概貌的声像材料；

②历届主要领导人的照片；

③上级机关来本公司视察、检查工作形成的声像材料；

④本公司召开各类重要会议形成的主要声像材料；

⑤反映本公司主要职能活动和工作成果的声像材料；

⑥本公司领导、专家、学者参加重大公务或者学术活动形成的声像材料；

⑦本公司组织或者参加重要外事活动形成的声像材料；

⑧本公司安全保卫方面的声像材料

⑨本公司其他重要活动、重要事件或者重大事故形成的声像材料；⑩本公司获各级奖励的奖状、奖旗、证书等的声像材料；B11与其他载体档案有密切联系的声像材料9荣誉档案包括本公司及全体员工所获各级奖励的奖旗、奖状、奖牌、奖品、证书、外单位赠品、领导题辞、条幅、字画、印章等有记念、欣赏价值的物品不予归档的文件材料包括

①重份文件；

②没有查考价值的信封和通知卡；

③与物业管理各项业务无关的群众来信；

④无保存价值介绍信、便条、录音带、录相带2,归档时间归档时间是指业务部门将立卷完毕的档案向档案部门移交的时间各项工作完成后，对所形成的文件材料应及时进行整理、立卷并归档对于一些即将就要查考利用的文件材料在工作完成后即将整理归档，如住户资料、物业技术方面的资料、房屋的常规资料这样才便于管理人员熟悉房屋的栋数、户数、面积、结构、完损情况、产权归属、使用性质、设备安装、管道埋设情况以及业主和住户的家庭情况其他行政管理档案、党群档案、会计档案、审计档案、经营管理档案等等可根据工作情况一年归档一次，普通在次年上半年完成

3.归档要求1采集齐全，经过分类、立卷，并正确划分保管期限案卷质量符合规范要求，卷内文件材料线条、字迹清晰、纸质优良档案部门在归档时应严格把握部门立卷原则，对案卷质量进行检查，不合格的退回档案形成部门重新整理；2经过必要的技术加工，正确拟制案卷标题，填写案卷封面、卷内文件目录、备考表有条件的单位可采用计算机打印3编制案卷目录或者移交清单一式数份，以供归档时双方核准后签名使用案卷目录至少应包括案卷号、案卷标题

4.归档手续建立和履行归档手续，有利于明确责任和义务，保证归档案卷的质量1编制归档材料案卷目录或者移交清册，一式两份或者三份，移交时按目录或者移交清册清点，交接双方签字，各留一份档案室可留两份，以便查考2归档材料中若遇有关问题需要说明时，可附说明材料交待清晰

四、物业档案的更改物业档案的更改是指按照一定的原则、制度与要求，用特定的方法改变物业档案某些内容的一项工作物业档案的更改是物业档案管理机构档案管理工作的一项重要内容为了维护物业档案的准确性，保证物业档案同它所反映的物业管理活动的现实情况相一致，必须根据现实情况的变化，及时对有关的物业档案进行相应的修改和补充这项工作也称为物业档案的动态管理工作如某住户在填写入住表格时将自己身份证号码写错了，事后发现，提出更改身份证号码的要求，档案室根据有关规定实施了更改，保证了档案的准确性物业档案的更改是一项严肃的工作，必须严格遵守更改制度的有关规定，严格按照更改程序和更改方法进行一更改权文件材料归档后转化为档案不能随便进行更改如需更改，应指定专人负责二更改程序

1.提出更改理由如发现档案记录的数据与现实情况不相符或者有新的数据需要补充，应由当事人提出书面理由

2.有关负责人审查当事人提出更改理由后，有关负责人应进行核实4填写更改表，1由词案室实施更星更改必须同时更改档案实体和已从档案实体中提取出来的档案信息，更改完成后，应进行检查并将更改表附在所更改的案卷内三更改方法考核成绩汇总表；、服务中心服务人员月考核表；、服务中心经理岗位月考核表；、456会计员岗位月考核表；、经营管理部主任月考核表；、工程技术部主任月考核表；、789维修工月考核表；、安全交通部主任月考核表；、保安员1011表;、环境清洁部主任岗位月考核表;、绿化园艺工岗位月考核表;、环141516月考核表；、交通、车辆管理人员岗位月考核表；、车管负责人岗位月考核1213境清洁部班长岗位月考核表；、保洁员岗位月考核表；、社区文化部主任岗位月考1718核表；、社区文化部人员岗位月考核表；电脑资料员岗位月考核表;

1920、出纳员岗位月考核表21）、管理运作制度3制度;、服务中心员工培训制度；、服务中心廉洁制度;

7、天合家园小区社

56、员工守则；、管理人员文明服务准则；、员工办公制度；、服务中心考勤1234会文化工作制度；、服务中心便民服务制度；、服务中心便民活动管理规定;

89、服务中心接待来访投诉定期回访工作制度；、服务中心器械设备管理制度;1011规定;、天合家园小区保安队纪律规定;、天合家园小区保安队队容仪表规1415定；、天合家园小区保安队学习与训练制度;、服务中心员工宿舍管理制度;

1617、服务中心水、电、机械设备维修、保养制度；、天合家园小区保安队奖罚

1213、服务中心文件档案管理制度；、服务中心财务管理制度；、服务中心财务公开181920制度；、财务中心财务监督制度；、突发事件的处理程序2122第二节档案的建立和管理在日新月异高速变化的现代社会中，信息已成为一种有价值的基础性资源物业档案资料是物业信息的重要组成部份，也是物业管理中的基础工作，在日常管理中起着凭证和参考的作用根据物业管理的内容，考虑到在实际工作中工作的联贯性和区域性，便于查阅、参考拟按各部门工作的内容，对档案资料进行建立、分类、罗列、综合办公室1可以分为上级文、服务中心内部发文、计划总结、人事档案、管理合同、抵押贷款合同、物业权属资料、物业保险合同、公司内部管理制度、服务中心主要活动音像记录等人事档案按汉语拼音，或者按姓氏笔划进行罗列；管理合同、低压贷款合同、物业权属资料、物业保险合同按建造分类，并作为永久档案保留、其余的按年度罗列对于物业保险，在保险处列一个清单，列名各个保险的有效期限，以便复审和续保、工程技术部2建立工程图纸档案、设备档案、工程承包合同、工程招投标书或者报价单、设备保养维修记录、设备运行记录、绿化养护技术资料等等工程图纸、设备资料、绿化资料按空间位置，如门牌号码来罗列而工程合同、标书或者报价单等按所涉及的物业归类，然后按年罗列，因为这些档案资料提供的成本资料有时间性,用于新工程时必需考虑它的时间性、经营管理部3建立市场调查资料档案、租赁合同、租赁申请表、客户迁入迁出核查表、广告促销资料、客户投诉处理记录等市场调查资料、广告促销资料、客户投诉记录和往来信件等按年罗列，租赁合同、租赁申请表可以按建造、然后按单元罗列，并且单列出一个租期到期日表，以方便了解哪些租约到期而应该续租或者终止租约而过期的租约单独放到一边，按租户的姓名字母顺序罗列客户投宿记录和往来信件等按建造，然后按客户的姓名字母顺序罗列，这一类的文件每年更新，旧的

1.划改即对要更改的内容用45的斜线轻轻一划，然后在旁边写上正确内容如

2.刮改即将要更改的内容用刀片轻轻刮掉，然后填上正确内容

3.更换即用正确的文件替换有错误的文件这种情况要在卷内备考表上说明更改之后，要盖上业务校对章，更改人签名，注明更改日期注记可分为以下两种、随时动态即结合日常管理业务随时进行的动态注记例如，大手册、小手册中的1各项内容，设备保养卡上的维修更新记录，文件袋内资料增减注记封面记录等、定期动态即按规定期限进行的动态注记例如，产业基本情况统计资料每年结合2年报调整统计一次房屋完损等级除了大修、中修、综合维修时注记外，每年度需结合房屋普查注记普查资料，并在大手册上全面动态校正一次年终结合年报调整统计数字每年上门核对一次小手册的有关内容，如有变动及时注记，A-A-守守内容物业管理合同应具备以下主要条款

1.双方当事人的姓名或者名称、住所合同的甲方（委托人）为某物业的业主或者使用人选举产生的物业管理委员会，乙方（受委托人）为物业管理公司；

2.管理项目即接受管理的房地产名称、座落位置、面积、四至界限；

3.管理内容即具体管理事项，包括房屋的使用、维修、养护；消防、电梯、机电设备、路灯、连廊、自行车房（棚）、园林绿化地、沟、渠、池、井、道路、停车场等公用设施的使用、维修、养护和管理；清洁卫生；车辆行驶及停泊；公共秩序；房地产主管部门规定或者委托管理合同规定的其他物业管理事项；

4.管理费用即物业管理公司向业主或者使用人收取的管理费物业管理的收费情况比较复杂，不同的管理事项，收费标准也不同有的收费项目是规章明确规定的，如季节性的供暖收费；有的收费项目是同物业管理委员会洽商决定的，如停车场的停车费这些收费，能明确的都应当在合同中明确规定；

5.双方的权利和义务根据《城市新建住宅小区管理办法》的规定，物业管理公司的权利主要有

①有权根据有关法律、法规，结合实际情况，制订小区物业管理办法物业管理公司制订的小区管理办法可以是综合性的管理规章，也可以针对不同方面制订专项规章，例如卫生公约、保安公约等等物业管理公司制订规章属于对小区管理服务的重大措施，必须经小区业主大会或者物业管理委员会认可后，管理规章才干生效这些管理规章不属于政府行为，没有普遍的效力，只在小区居民范围内具有约束力，其性质属于团体自律性规章；

②依照物业管理合同和管理办法对住宅小区实施管理，这既是行使权利也是履行义务；

③依照物业管理合同和有关规定收取费用；

④有权制止违反规章制度的行为；

⑤有权要求管理委员会协助管理委员会作为房屋所有人和使用人的代表，有责任协助物业管理公司做好工作，对于小区管理中浮现的重大事件，或者个别难以解决的问题，物业管理公司可以将情况向管理委员会通报，有权要求管理委员会按照管理规章出面协调和解决，管理委员会应当予以支持和协助；

⑥有权选聘专营公司承担专项管理业务物业管理是多方面的管理与服务，物业管理公司本身不可能具备各方面的管理条件，因此根据管理项目的需要，一部份专项业务必须委托其他专营公司完成比如将清扫小区衔道和清理垃圾、化粪井的专项工作，转包给清洁公司等单位或者人员承担;礼聘保安公司承担小区治安管理工作等；

⑦可以实行多种经营，以其收益补充小区管理经费我国的物业管理开展不久，群众生活水平也还不高，不能象国外那样实行物业管理的高收费《在国外物业管理也是微利行业》但又不能沿用传统房产管理”以收定支”的做法，弥补经费不足的办法就是开展多种经营，以经营收益补充管理经费物业管理公司除享受上述权利外，也应承担下列义务

①履行物业管理合同，依法经营；

②接受管理委员会和小区居民的监督；

③重大管理措施应当提交管理委员会审议，并经管理委员会认可；d接受房地产行政主管部门、有关行政主管部门及住宅小区所在地人民政府的监督指导；

6.合同期限即该合同的起止日期；

7.违约责任双方约定不履行或者不彻底履行合同时各自所应承担的责任；

8.其他事项双方可以在合同中约定其他未尽事宜，如风险责任、调解与仲裁、合同的更改、补充与终止等、物业档案的分类

（一）档案的分类档案的分类即档案种类的划分，也就是根据一定的标准，按照档案的异同点对档案进行分门别类档案的分类可因时期、场合、对象、范围的不同而不同，但综合多年来我国档案界出现过的诸多档案分类，我们将档案的分类概括为两种类型一是档案实体分类；二是档案信息（内容）分类

1.档案实体分类档案实体分类，就是以档案实体即档案原件为分类对象，按照档案的形成特点和历史联系，把档案逐级分为多种类别档案实体分类包括三个层次

（1）国家档案整体的分类这是对国家全部档案进行的最高层次的分类，是按照档案的若干重要属性（历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性、档案制成材料属性等），从几个主要方面将国家档案总的分成若干基本的部类这种分类是全国各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据例如，我国按照档案的历史时期属性建立有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆；按照档案形成机关的级别属性遢立有中央级和地方级的档案馆；按照档案的专业部门属性建立有专业部门档案馆；按照档案制成材料的特殊性质建立有照片档案馆、电影资料馆等

（2）档案馆馆藏档案的分类这是对一个档案馆全部档案的分类，普通以全宗作为分类的基本单位根据每一个档案馆馆藏全宗情况不同，可按全宗所属的历史时期、部门系统或者其他系统进行分类这种分类对档案馆档案的分库管理和档案排架的合理化起指导和组织作用例如，我国各地方综合性档案馆，首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前档案和建国后档案；建国后档案又按部门系统划分为工交系统全宗群、农林水利系统全宗群、财贸系统仝空羟笺八

（3）X宗内档案的分类这是对一个全宗的全部文件的分类，普通是按组织机构、年代、职能、专题、文件名称、作者、地区等特征进行分类例如，一个机关的全部档案可以按组织机构分为办公室、组织部、宣传部、财务等若干类；一个企业的全部档案可以按照职能分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、财务会计类等我们通常所说的档案分类，主要是指档案实体的分类

2.档案信息（内容）分类档案信息（内容）分类，也称为档案检索分类，就是以档案所记述的内容为对象，依据内容所反映的社会实践活动的性质，按照逻辑方法进行统一分类这种分类不受档案所属全宗的限制，主要用于编制分类目录、开展档案信息的机械化和自动化检索，普通不合用于档案实体的分类为了建立统一的档案检索系统，我国于1987年出版了《中国档案分类法》，并附有《档案分类标引规则》、《〈中国档案分类法〉类目细分规则》，作为全国通用的档案分类标准档案实体分类和档案信息（内容）分类，是功能和体系不同的两种分类法在具体运用这两种不同分类法时、一方面必须明确不同的分类对象，一方面要使这两种分类相互配合，以使档案的日常管理和档案信息资源的开辟途径，能更加多样、科学、方便在档案管理实践中，出于方便实际管理工作的需要，可以将一个全宗的档案按内容性质分为普通档案和专门档案两大类，并把普通档案分为文书档案、科技档案和声像档案三个小类文书档案是指该单位在制定或者执行方针、政策、法规、计划、指导或者汇报工作、总结经验、进行交往等社会管理活动中形成的，主要以文字为记录形式的档案，包括日常管理工作档案、党群工作档案、已故人员档案、荣誉档案等；科技档案是指记述基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的档案，包括设备档案、基建档案、科研档案等；声像档案是指以化学合成材料——胶片、磁带等为载体，以声音和影像为记录方式的档案而专门档案则是专指本单位相对说来较具专门性的业务工作活动形成的，别的单位没有的档案，如物业管理公司的物业管理专门档案由于这种划分方法具有一定的合理性和合用性，因此向来被广泛采用

（二）物业档案的分类物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也不断增加，但总的来看,物业档案基本上可分为两大部份一部份是物业公司日常运作形成的普通档案，包括党群工作档案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等；另一部份是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业清册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业管理服务档案等

1.党群工作档案是物业管理公司开展党委、工会、团委工作时形成的各类文件材料2•行政管理和经营管理档案这是物业管理公司在日常公务活动、内部管理工作及开展经营活动中形成的档案

3.基建档案是指在各种建造物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的科技档案对物业管理公司来说，主要是指在接管验收开辟建设单位移交的新建物业或者接管验收已经投入使用的原有物业时所收到的文件、图纸材料，以及在以后的物业管理活动中对物业进行较大规模的改建、扩建、维修、养护时所形成的文件、图纸材料

4.设备档案是指作为物业管理公司固定资产的机器设备、仪器仪表等的档案包括有关车辆、通信设备、复印机、计算机等的说明书、安装维修记录等的文件、图纸材料

5.会计档案是指物业管理公司在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的文件材料包括会计凭证、会计账簿、会计报表等

6.人员档案是指物业管理公司在人事管理活动中形成的，记述和反映本公司员工各方面情况的档案

7.科教档案主要是指物业管理公司对员工进行岗位培训等继续教育所形成的档案

8.物业管理专门档案是指在开展具体的物业管理活动中形成的，反映物业状况、业主和住户变迁以及物业管理部门的管理、服务、经营活动情况，具有查考利用价值的各种形式的文件材料1物业清册全面反映所有物业单元的自然状况及权属状况的文件材料2物业维修档案物业中各单元在进行维修时所产生的一系列文件材料对于整栋大楼或者公共设施的维修养护所形成的文件材料属于基建档案3物业租赁档案物业管理部门在开展租赁业务时所形成的原始的文件材料4业主及住户档案反映物业中各单元的业主及住户的具体情况的文件材料5物业管理服务档案物业管理部门在开展绿化、环卫、保安、车辆管理等管理工作及为住户提供委托服务、开展经营活动时所产生的文件材料

五、物业档案的特点和作用一物业档案的特点物业档案与其他类型档案相区别的主要部份就是物业管理专门档案，因此，物业档案的特点主要也就是物业管理专门档案的特点物业管理专门档案和其他档案相比较，有一些突出的特点比如，档案的形成领域较为局限、组成档案的文件材料较为稳定及档案的动态性、完整性等认识和研究这些特点，对掌握物业管理专门档案的运动规律，开展物业档案工作，实现物业档案的科学管理和开辟物业档案信息，具有重要的指导意义

1.形成领域较为局限物业管理工作，它涉及的方面很具体管理的对象是物业，服务的对象是物业的业主或者住用人因此，在物业管理活动中形成的物业管理专门档案的文件材料,也必然只能形成于与物业有着密切联系的领域

2.档案的动态性较强有关物业的情况通常不会是一成不变的物业可能需要进行维修、养护，业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更，住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业及人的文件材料也要不断地添加到档案中去，从而形成物业管理专门档案的一个显著特点——动态性较强

3.组成档案的文件材料较为稳定物业管理工作虽然繁琐但并不复杂，每一项物业管理活动在走上正轨后就按照一定的程序重复进行，因此所形成的档案的文件材料也比较稳定，且常常具有统一的规格样式物业管理专门档案文件材料的稳定性使得物业档案开展标准化管理和计算机管理具备了最基本的条件

4.档案的完整性物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，体现出一种完整性5,和人们的日常生活息息相关物业管理活动是环绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系许多档案如机关文书档案、审计档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅

6.公开性和隐密性并存物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比，具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部份档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，像物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等但物业档案又具有一定的隐密性，因为它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密，这部份档案内容是不便于公开的，如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等

（二）物业档案的属性和价值通常所说的档案价值是指档案的利用价值，即档案对社会实践活动的作用构成价值的客观基础是客体的属性，所谓档案的价值也就是档案的属性与人们的社会需要的统一。