公司合同管理制度08211

公司合同管理制度第一章合同管理总则、目的和依据为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时1解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》，结合公司的实际情况，制定本制度.、合用范围本制度合用于公司及其所属各单位与各法人单位、2其他经济组织、自然人或者相互之间签订的各类合同、协议等,包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、资产转让合同、服务合同、保险合同等、签订书面合同范围除即时交割银货两清的简单小额经济事务3外，应当采用书面合同形式.、合同管理原则合同管理必须遵循依法办事，预防为主,层层把4关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则.签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策、保守商业秘密管理、参预合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业5秘密.第二章合同运作程序、申请有关生产的物资采购及维修的申请按公司有关制度规定的程序办1理,其他以公司名义对外进行经济事务应当由经营部、经营部应严格按照合同法规定的合同实质性条款拟定合同，并对合同实质3性条款内容的合法性、真实性、准确性负责.、经营部对经审核的合同有实质性条款变动的，应将合同送交对合同形式和4内容的合法性进行审查，并制作审查合同笔录，应提出审核初步意见，经本部门负责人复核后，合同的形式和内容符合法律法规规定和公司合同制度的，通知合同承办部门报送总经理审批.、审核意见反馈.合同的形式和内容及有关事项不符合法律法规规定和公司5合同制度的，由合同审核承办人员提出审核意见并制作《合同审核意见书》，经本部门负责人复核后，送达经营部进行纠正，并将送审合同文本原件及相关材料退回经营部.审核意见正确的，经营部应当纠正纠正后应当及时报送合同审核部门复核.、审核意见审批经营部对审核意见有异议的，应当与合同审核部门充分沟6通商议，力求达成一致意见，不能取得一致意见的，经营部应当自收到《合同审核意见书》之日起日内提出书面意见，写出不予采用或者坚持自己3意见的理由和依据，报送合同审核部门由合同审核部门将争议的主要问题、经营部意见、合同审核部门意见及处理意见和理由一并制作《合同审核意见报告》，报请分管领导签批意见，然后提请董事长（法定代表人）决定并作出书面批示、审核意见经公司法定代表人审批后，合同审核部门应及时将审批意见书面7反馈至经营部，经营部和合同审核部门应当按审批意见执行.、经营部未向合同审核部门提出书面意见，直接向分管领导申请8复议协调的，必须提出书面意见，写出不予采用和坚持自己意见的理由和依据，报请分管领导签批意见，然后提请法定代表人决定并作出书面批示，送交合同审核部门执行.、任何影响合同订立的指示和表示都应当对公司和法定代表人负责，必须9提出书面意见并提请法定代表人签批意见后，方可送交合同审核部门执行、审核重大经济合同应召开合同审核部门专题会议，实行集体审核制度.

10、审核期限经营部应及时将拟定合同送交合同审核部门进行审核，统筹11安排拟定、审核、签订时间，不得耽误审核时间.严禁在本部门拟定合同时间安排很充足，而报送合同审核部门审核时间紧迫的情况浮现，以保证审核质量，防止问题合同浮现合同审核部门应在受理合同之日起三个工作日内完成对送审合同的法律审核对于重大复杂的合同可延长至五个工作日应急合同不得少于一个工作日、应急合同应当由公司分管领导直接安排合同审核部门审核，合同审核部12门应当在一个工作日内完成审核或者提出审核意见.、经营部的合同承办人员未按规定给合同审核部门预留审核时间,耽误审13核期限不能保证审核质量的，除赋予罚款外，由责任人承担不利后果，公司将向经营部负责人和直接责任人追究责任、合同签订后，经营部应当及时将一份合同文本原件分别送交合同审核部14门存档备案和财务部门作为收付款物的依据、档案管理合同审核部门应明确专人负责送审合同的接收、登记备案，15并将送审合同及相关材料、审核意见的复制文本予以归档、合同及档案管理实行分类编号管理，按照合同名称分类归档，并按照审16核顺序制定编号，做到管理规范第七章合同履行、变更和解除、合同履约管理1）法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行合同承办单位、部门和人1员具体负责其订立合同的履行）合同的履行应当在书面合同审核签订后方可履行，不得先履行或者履行完2毕后再签订书面合同.先签订，后履行，能使双方当事人在履行合同的过程中，按照双方权利义务和约定履行合同及承担责任，避免法律风险特殊情况应经司法办审核备案,报请法定代表人批准）在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行3跟踪调查.如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经单位负责人允许，可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力）相关部门严格按照《关于加强物资管理的实施意见》执行.接收标4的必须经过严格的验收或者商检程序.对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议.）合同结算必须通过本单位财务部门进行对合法有效的合同，财务部门必5须在合同约定的期限内结算对未经合法授权或者超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算）凡与合同有关的往来文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存.6对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外,还要做好履约记录我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存、合同的变更和解除2）对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协议1严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或者付款）我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时采集有2关证据，并即将以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失）发现对方当事人不履行或者不彻底履行合同时，合同承办人应当催3促对方当事人采取有效补救措施，采集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向总经办报告）我方当事人因故变更或者解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，4说明变更或者解除合同的原因和请求对方书面答复的期限,尽快与对方当事人达成变更或者解除合同的协议第八章合同纠纷处理、合同纠纷管理1）为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行.1）发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当即将向单位负责人2报告，并及时向公司领导汇报，必要时向公安机关报案）合同承办部门、人员应配合好公司司法办参加仲裁或者诉讼.3）合同纠纷发生后，可以通过商议、调解、仲裁、诉讼等方式解决

4、合同纠纷处理程序2）发生合同纠纷，合同承办部门负责人应即将报告分管领导，并通报总经办.1经营部应当及时提供解决纠纷所需的相关材料.）合同双方在合同履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则平等2商议解决.）合同双方在一定期限内（普通为一个月），无法就纠纷的处理达成一致意3见或者对方当事人无意商议解决的，经办人员应及时书面报告总经理）在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使4判决不能执行或者难以执行的案件,应当及时向法院申请财产保全.）合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极采集、整理有关证据在5证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据）向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据6收执.第九章合同资料管理、档案资料内容下列资料可以作为合同档案（）谈判记录、可行性研究报11告和报审及批准文件；（）对方营业执照（复印件）、税务登记证（复印2件）、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证（复印件）以及其他有关文件；（）对方当事人履约能力证明资料复印件；（）对方当34事人的法定代表人或者合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或者复印件；（）我方当事人的法定代表人的授权5委托书的原件和复印件；（）对方当事人的担保人的担保能力和主体资格6证明资料的复印件；（）双方签订或者履行合同的往来电报、电传、信函、7电话记录等书面材料和视听材料；（）登记、见证、鉴证、公证等文书8资料；（）合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；

（9）标的验收记录；（）交接、收付标的、款项的原始凭证复印件

1011、合同资料归档、统计与管理2）公司所有合同都必须统一编号,由办公室妥善保管1）合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后2十日内，应将合同档案资料移交办公室.）办公室应定期将履行完毕或者再也不履行的合同有关资料按合同编号3整理，由司法办主任确认后交档案管理人员存档，不得随意处谿、销毁、遗失.提出书面《合同项目申请书》，应写明合同项目目的，项目内容及要求，项目意向及思路和合同金额，报请总经理审批、起草《合同项目申请书》经审批后，由经营部对业务内容按照合同法的2要求负责起草、拟定合同文本、审核合同文本起草拟定好后必须及时报送总经理，由总经理对送审合同3文本及相关材料进行合法性审核.对于符合法律法规规定和公司合同制度要求的，赋予办理审批手续对于不符合法律法规规定和公司合同制度要求的，提出审核意见，按《合同审核规定》的审核意见处理程序办理、签订经总经理审核后，由办公室负责加盖公司合同专用章或者4公章、履行由经营部具体负责其承办合同的履行合同的履行应当在书面合同5审核签订后方可履行，不得先履行或者履行完毕后再签订书面合同、监督由总经办、经营部、生产部、质检部等职能部门和其他相关单位、6部门按照公司有关规定负责监督合同质量的履行严格按照验收或者商检程序办理，对不符合合同约定的标的在法定期限内及时提出书面异议、归档合同履行完毕，由办公室按本制度规定做好合同文本及相关材料的7归档工作.第三章合同管理职责、公司合同管理部门司法办的主要合同管理职责1）认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本1公司的合法权益）公司实行二级合同管理，办公室全面负责公司的合同管理，负责制定、修2订本公司合同管理制度、办法;负责组织实施公司合同管理监督的工作）审查合同，对送审合同文本进行合法性审查，防止不完善或者不合法的合3同浮现）依法处理本公司的合同纠纷.4）做好合同统计、归档、保管工作5）负责本制度的监督执行

6、合同承办部门的主要职责2）依法签订、履行、变更、解除本部门的合同，并负责本部门的合1同管理）严格审查本部门所签订的合同的对方当事人的主体资格、资信能力、履约2能力，并保存相关资料）经营部应严格按照合同法规定的合同实质性条款具体负责拟订合同条款或3者合同文本，并对合同实质性条款中业务内容的合法性、真实性、准确性负责，防止不完善或者不合法的合同浮现，确保合同规范和正确）经营部应统筹安排合同拟签时间，必须按规定给总经理留出合同4审核时间，以保证审核质量，防止浮现问题合同.）合同签订后，应当及时将合同文本原件办公室存档备案5）经营部对所签合同，认真负责执行，并定期自查合同履行情况6在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，保存履行过程中的有关资料并做好履约记录，发生问题及时向总经办通报）经营部的业务合同承办人员与本公司终止劳动关系或者因其他原7因发生变更的，经营部应把其与合同有关的资料及空白合同、名片、委托书等材料收回，由经营部确认后，办公室方可办理有关手续）负责本合同的登记、统计、归档工作

8、办公室的主要职责3）严格按照制度对公司的合同专用章和公章进行管理和使用，并设专人管理.1）严格按照合同审签程序执行，审查合同审核与审批手续是否完备，未经司2法办审核和未经公司领导审批的合同，不得加盖合同专用章或者公章符合条件的才可加盖合同专用章或者公章）做好合同专用章和公章的保管和使用工作，遗失的应及时向公安机关报案3并登报声明）不得随带公章、合同专用章或者已盖公章或者合同专用章的空白授权4委托书、空白合同出差，特殊情况，应按合同审签程序办理《带章外出审批表》和《空白法律文书审批表》审核备案，由总经理批准由办公室负责监督执行带章外出的使用工作）做好与合同有关资料的登记归档工作5）做好合同管理工作

6、监督履行部门职责4）公司合同监督履行的部门主要由总经办、质检部、生产部等职能部门和其1他相关单位及部门按照公司有关制度规定和部门职责要求负责监督合同标的、质量的履行2）监督履行部门应当严格按照验收或者商检程序办理，对不符合合同约定的标的在法定期限内及时提出书面异议.）在合同履行的过程中，合同监督履行部门应及时派员对合同标的、质量进3行跟踪监督,确保质量要求达到约定标准，发现问题及时要求合同承办部门纠正，切实履行监督职能，维护公司利益）在履行合同过程中发现重大问题应及时通报总经办积极采取补救措施，4避免公司经济损失.）做好并保存监督工作记录、履约记录及有关资料存档工作.5第四章合同审签管理、公司对外签订合同，应由法定代表人或者法定代表人授权的代理人进行.1未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同、需要委托代理人订立合同的，应当依照法律规定的条件进行委托，并对委2托代理人的活动进行监督洽谈、签订合同的代理人的授权委托书，必须按合同审签程序经司法办对委托事项和具体权限审核备案，报总经理审批后，方可由办公室加盖公章.、经营部将合同文本拟定好后必须送交总经理审核，未经审不得加盖公司合3同专用章或者公章、所有合同都应按顺序由办公室统一编号，若拟用对方当事人格式合同可使4用其编号、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，5内容具体，用语准确、无歧义、订立合同，必须完备合同必要条款合同必要条款普通包括对方单位名称,6数量和要求，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等.、有国家标准的按国家标准，没有国家标准的按行业标准，没有国家标准也7没有行业标准的，按实现合同目的的约定标准有样品的应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或者合同章,分别交由各部门主管负责保管、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同，应8当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留、定金等相应形式的有效担保对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院.

9、法定代表人或者合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章

10、签订合同，应当加盖单位的合同专用章或者公章严禁在空白合11同文本上加盖合同专用章或者公章单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章、总经办应对公司合同管理工作定期组织检查、抽查等方式，对相关经营12部的合同订立程序、合同履行、合同制度执行、有关合同材料归档等工作进行检查，并及时向公司领导反馈检查结果第五章合同审签程序、签订合同1）对法人必须审查原件并保留盖有公司法人公章的公司法人营业执照或者营1业执照的副本复印件（必须有最近年检章）.）对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照.对分2支机构或者是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格）对外方当事人的资格审查，应调查清晰其地位和性质、公司或者组3织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或者组织注册地.、签订合同前，经营部的合同承办人员必须审查对方当事人的代理人的代理2身份和代理资格）代理人职务资格证明及个人身份证；1）被代理人签发的授权委托书；2）代理行为是否超越了代理权限或者代理权是否超出了代理期限

3、签订合同前，经营部的合同承办人员必须认真审查对方当事人的履约能力

3、签订合同前，经营部的合同承办人员应当子细审查对方当事人提供的有4关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或者进行实地考察，以防对方当事人伪造或者变造证明材料对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须彻底一致.、签订合同前，由经营部的合同主办人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，5合同文本起草定稿后，由总经理进行合法性审查后统一编写合同编号，由办公室加盖合同专用章或者公章，并做好登记存档工作、需外出签订合同的，在签订合同前（商谈拟定阶段），由经营6部的合同主办人员与对方当事人商谈后拟好合同条款或者确定拟用合同文本后，附《带章外出审批表》由合同承办部门负责人签字进行合法性审查后统一编写合同编号（若拟用对方当事人格式合同可使用其编号），由合同承办人员报送总经理审批，然后由办公室负责人审核签字加盖部门章，并派专人带章陪同合同承办人员共同外出，并做好登记工作、由办公室负责监督执行带章外出签订合同的合同专用章或者公章的使用，7《带章外出审批表》上应当注明带章外出期限，带章外出事由、权限、交还时间等内容，并由合同承办人员与行办带章人员签字，办理完毕后,由办公室负责将此表备案、合同文本原件应不少于四份.合同承办人应将签订后的合同文本原件及时8送交办公室和财务备案.、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入9合同档案保存，以备考查（）名片；（）厂家介绍、产12品介绍等资料；⑶各类广告、宣传资料；（）各类电话等通讯工具号码；4（）对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或者未与原件5核对无异的复印资料第六章合同审核规定、公司总经办负责公司经济合同的法律审核合同法律审核坚持依法、及时、1准确的审核原则、审核内容.合同审核部门对下列合同事项依法进行审核2）合同形式合同形式应采用法律、行政法规规定或者当事人约定的1形式国家规定采用标准合同文本的，应采用标准合同文本）合同实质性条款.合同的实质性条款由合同当事人双方约定根据《中华2人民共和国合同法》规定，合同实质性条款包括以下内容

①单位名称；

②标的；

③数量；

④质量；

⑤价款或者报酬；

⑥履行期限、地点和方式；

⑦违约责任；

⑧解决争议的方法）合同效力签订合同应主体适格，意思真实，目的合法，不伤害社3会公共利益，不违反法律、行政法规的强制性规定.同时，合同中不得含有无效条款.。