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（管理制度）科技有限公司资料管理制度年月20XX XX附录E科技XX公司标准化法规检测认证档案归档范围及保管期限附录F科技XX公司行政管理档案归档范围及保管期限附录G科技XX公司会计档案归档范围及保管期限附录H科技XX公司生产技术档案归档范围及保管期限附录I科技XX公司运营管理档案归档范围及保管期限附录J科技XX公司员工档案归档范围及保管期限附录K科技XX公司党群管理档案归档范围及保管期限附加说明本标准由管理推进部起草且解释本标准修订人本标准审定人本标准批准人附录A（标准的附录）科技XX公司产品档案归档范围及保频限归档范围永久长期短期序号壹产品设计技术文件材料1上级对产品开辟的指导性文件02技术、经济市场调查、考查方案03专题分析方案、专题会议记要040技术任务书或者建议书、技术协议、合同、批复研究试验大纲506研究试验方案07设计计算书08技术设计说明书09技术经济方案010标准化审鱼方案0110试制总结120试制鉴定大纲13鉴定证书、审批文件0140产品图样、包装图样150产品零部件、包装明细表，零部件分类汇总表16主要零部件质量特性分析表0017产品使用说明书18产品装箱单0引进产品按协议（合同）提供的全套设计类文件190材料工艺义件材料10工艺月案2产品零部件工艺路线表、工艺流程图03工艺规程、守则、作业指导书004工艺关键件明细表05外协件明麻06材料消耗工艺定额明细表007工艺规程目次8工艺总结09关键工艺问题处理记要00100专用工装设计文件产品质量检验技术文件材料10产品检验大纲2各种类型的试验、分析方案00附录A（标准的附录）科技XX公司产品档案归档范围及保管期限序号归档范围永久长期短期重要质量问题分析方案及重大质量问题处理30ic®4不合格品申请回用单05产品型式试验方案06用户质量反馈意见007产品质量专检、行检及总结材料008产品合格证明书0产品创优文件材料四1产品创优计划和措施0优质产品申请材料、审批材料、优质产品证书、2奖状、奖杯、奖章等00产品认证文件材料五1认证申请文件02现场检查组成员任命书、检查计划03检查评定方案04审批发证文件050认证有效期内的情况通报、监督检查文件60认证有效的暂停、撒销文件7认证依据性文件0附录B（标准的附录）科技XX公司科研档案归档范围及保管期限序号归档范围永久长期短期■-S-科研准备阶段旨项目申请书、委托书、技术任务书、协议书或彳104同及审批文件2调研方案、可行性分析方案03方案论证、方案审查方案或者记要04方案论证、方案审食方案或者记要0试验研究阶段1试验大纲、各类试验纪录及检测方案002关键工艺、配方03工艺、关键工艺设计文件004产品图样0样机试制方案、安装调试纪录、试运行纪录及方500案总结验收阶段1研制工作总结02专利申请文件、专利证书、公证书03论文、著作004鉴定申请、批复或者评审、验收测试方案005项目费用计算材料06经济效益、社会效益及凭证材料007用户意见00四成果申报奖励阶段1科技成果方杀表02成果奖励申报材料003获奖凭证材料000五推广应用阶段1生产定型鉴定文件002用户信息反馈O O六其他1环保审鱼义件O2和课题密切关联的请求、批复，会议记录和往来O附录C（标准的附录）科技XX公司基建档案归档范围及保管期限归档范围永久长期短期序号壹基本建设项目依据性文件1建议书及批复002申请方案、审批文件003决议、决定、会议记要、指导性文件00可行性研究文件1可行性研究方案及批准文件0020项目评估方案3环境预测04设计任务书及批准文件00—设计基础材料1，程地质、水文地质勘测方案00200，程地形测量方案3水文、气象、地震情况调查方案004单项_L程协议005程选址方案及审批文件006规划建造红线图、坐标图00设计文件四1设计方案02技术设计0003施工图设计4技术秘密材料、专利材料05设计计算书0060总体规划设计7设计评价、鉴定及审批文件00五_L程管埋文件1征用土地申请及批准文件0200，程承包、合同协议书、招标、投标、租赁文件施工执照003施工义件7\1开工方案、工程技术要求、技术父底、图纸会审02施工方案、计划，技术措施、安全措施0原材料、管线、设备、仪器合格证，构件出厂证30明4建造材料试验方案05设计更改,材料、零部件、设备代用方案0060施工定位测量、地质勘测07土、岩试验方案，基础处理、基础_1_程竣工图08隐敝_1_程记录0900程质量事故处理意见附录C（标准的附录）科技XX公司基建档案归档范围及保管期限序号归档范围永久长期短期10分部、分项、单位工程质量评定011系统调试、调试记录、鉴定记录0012阶段性竣工方案、竣工验收方案0七竣工文件1竣工验收方案002全部竣工图003程现场照片、影片、录相材料004项目质量评审材料0O5竣工验收会议文件及会议决议0O八生产技术准备、试生产10设备试车、运转、检测记录02安全作业指导书、事故分析方案0003试生产产品质量鉴定月案九财务、资产管理1程预算、决算002父付使用的资产文件03概算调整004建设单位的总帐、明细帐000记帐凭证和原始凭证十引进项目文件10谈判协议、协定书2谈判记录0030合同和合同附件4国外各设计阶段的文件0500技术问题往来函件60国外设备材料检验文件07国外人员现场提供的技术材料十壹其他文件材料1抗震加固图纸及文件020扩建、改建图纸及文件3维修管理文件004房屋普查、登记文件05房地产确权文件0第14页共26页附录D（标准的附录）科技XX公司设备仪器档案归档范围及保管期限序号归档范围永久长期短期壹设备仪器购置阶段1设备仪器购置申请书及批复002大、精、稀（含引进）设备购置项目建议书、经费预算、可行性分析方案和审批文件003设备仪器购置合同或者协议04设备仪器购置中的谈判记录、谈判文件00设备仪器验收阶段1设备仪器开箱验收单或者验收记录02装箱清单003随机文件00—设备仪器安装调试阶段10设备安装任务书、安装规程2安装基础竣工图003设备仪器精度检验、调试、试车记录40安装验收移交单或者验收记录四设备仪器使用管理阶段100操作及安全技术规程2履历表003保养记录表040事故方案及处理意见5备件消耗记录0五设备仪器维修阶段1大修申请书及审批文件020修理前检查记录3维修记录病历卡04易损零部件测绘图0六设备仪器报废申请书0附录E（标准的附录）序号归档范围永久长期短期（壹）标准法规制（修）订文件O O O1标准法规制（修）订前期文件O O2课题规划、计划O O3课题任务书O O-课题调研方案O O1标准法规编制报批文件O O2意见征求稿O3送审稿O4审查会议记要5编制说明6报批稿7贯彻措施8报批签署单
（三）等效采用国外标准原文、译文1标准法规制（修）订后期文件2获奖文件（壹）标准法规出版物1专利文件2专利申请文件申请书委托人代理书科技XX公司标准法规检测认证档案归档范围及保管期限第16页共26页QG/SL
24.15-02附录E（标准的附录）科技XX公司标准法规检测认证档案归档范围及保管期限序号归档范围永久长期短期说明书、附图、摘要________________________C CC4O O O_5_权利要求书________________________________O O O
（二）专利申请的审杳和批准文件O O1实质审直申请书O O2专利材料O O3陈述意见书O4审定合格通知5专利证书、公告6复审申请书2_起诉书㈢专利的期限、终止和无效文件1受于专利权通知2专利权抛却通知3专利权无效申请书及其公告㈣专利实施的强制许可文件1实施的强制许可合同及其公告2实施的强制许可合同及其公告3起诉书7S专利权的保护文件第17页共26页科技XX公司档案短制度1范围本标准规定了科学技术研究档案（以下简称科研档案）、产品档案、设备仪器档案、基本建设档案（以下简称基建档案）、会计档案、员工档案及行政、运营、生产技术、党群档案材料的形成、积累、整理、归档、分类、编目、案卷罗列要求及档案、技术资料的开辟和提供利用要求本标准合用于科技XX公司的档案管理工作2弓I用标准和法规文件中华人民共和国档案法序号档发字口994]23号外商投资企业档案管理暂行规定国档发口991]22号工业企业档案分类试行规则1开辟利用科学技术档案信息资源暂行办法2会计档案管理办法33定义
43.1企业档案:是企业于经济活动和社会活动中形成的全部档案的总和,其构成以科5技档案为主体，包括产品、设备仪器、基本建设、科研、生产技术、员工、会计、6运营管理、行政管理、党群工作共十大类档案
73.2科技档案:是指本公司科学研究、生产技术、设备仪器和基本建设等活动中直接形成的有保存价值,且按壹定的归档制度作为真正的历史记录，集中保管起来的8科技文件材料（包括图纸、照片、科技影片、磁盘、录音带、录象带、报表、文字9（壹）材料或者备份等）
13.3科技文件材料:是指本公司科学研究、生产技术和基本建设等活动中正于产生2（-）和使用着的图样材料，文字材料,目录、表格材料及夕睐技术资料
（三）
3.4产品档案:是指产品于开辟设计、工艺、工装、加工创造、生产定型验收等全1过程中形成的具有保存价值归档备查的不同形式载体的文件材料
23.5科研档案:是指于科学研究过程中直接形成的具有保存价值且归档的文件、图3表等不同形式的科研文件资料
43.6设备仪器档案:是指设备仪器从购置（或者设计创造）、安装、调试、使用、维修、改造、更新、报废的全过程中形成的图样、文字说明等归档备查的全部文件材料
3.7基建档案:是指基本建设工程项目（含新建、改建、扩建、工程维护及技术改造），从可行性研究到建成投产（使用）全过程中形成的具有保存价值的经过整理归档的，不同形式和载体的文件材料附录E（标准的附录）科技XX公司标准法规检测认证档案归档范围及保管期限归档范围计量文件检定时间预约通知短期原始记录、历史记录卡（履历卡）永久长期检定检测方案单合格证统计材料O OO O报废文件O O政策性文件O O计量管理文件O O计量标准O O检测文件O O接受任务及方案制定阶段文件O O国家或者部门下达的计划、任务书等地方或者企业委托的任务书、申请书、制定检测评定计划、方案、经费预算检测、评定工作进行阶段文件被查企业及样品通知单样品封存、启封记录检测、评定原始记录检测仪器、仪表清单及标定记录合同等第18页共26页附录E（标准的附录）科技XX公司标准法规检测认证档案归档范围及保管期限序号归档范围永久长期短期㈣O O O1O O O2O O O3OOO4OO检测结论或者检测方案检测评定后期文件5O产品质量合格或者不合格通知6O不合格产品及产品产量统计表不合格原因分析、7企业整顿措施恢复生产通知书8初评预审意见及上级的批复推荐等级产品检测汇9总表等级评定书、奖状等国家或者地方发布优
（五）质产品的有关通报等1检测评定费用决算企业升级检测文件国家级企2业申报表考核证明材料管理水平考查材料3企业主管部门初审材料部、省审查推荐材料国4家级企业审批材料质保体系认证文件56（壹）附录E（标准的附录）科技XX公司标准法规检测认证档案归档范围及保管期限序号归档范围永久长期短期1申请书OOO2管理文件OOO3质量保证能力说明OOO-现场检查文件OOO1检查组成人员任命书OO2检查计划3检查评定方案审批、发证文件初步评估㈢最终评估1质量合格或者不合格证书异议申诉文件2认证有效期内的监督文件情况通报文件监督检3查文件4认证有效的暂停、撤销文件认证依据性文件㈣123㈤附录F（标准的附录）序号归档范围永久长期短期行政部科技XX公司行政档案归档范围及保管期限年度计划、总结、会议记录够方案、图片获1O奖证书2O向上级的请求方案和向下级发出的各种文件材料3上级颁发的有关政策性文件及外来材料O4公司和有关单位商议、洽谈的往来文件材料O5综合成果、专题成果、方案总结方案材料O行政人员变更、人事任免奖惩、Eu模e用等材6O料7各种奖励及处分材料、员工教育材料O8员工花名册、统计年报表O9组织机构设置材料及报表O10定额定员材料O11调入调出介绍信及存根O12员工历年登记表、自传鉴定、考核方案等翻斗O员，聘任、解聘、奖惩、晋级、职称、调资、员工13O合同退休等方面材料上级新闻报导中的有关我公司各方面的报导材14料、报纸剪裁及录音带、录相带、照片（底片）O等公司级、市之上先进集体、劳动模范事迹材料及先15O进集体、先进个人名册16职工代表大会材料及工会活动材料O17涉外活动材料（出国手续）O计划生育工作、后勤服务、卫生所1工作、食堂等18O方面材料19违纪违法案件处理批复等材料O20档案管理、图书资料工作等方面材料O21环境保护方面文件材料O22各种机械人身事故方案及处理结果O第21页共26页QG/SL
24.15-02附录G（标准的附录）科技XX公司会计档案归档范围及保管期限序归档范围永久长期短期1=11各种会计凭证O2各种财务帐薄O3各种财务报表O附录H（标准的附录）科技XX公司生产技术管理档案归档范围及保管期限序号归档范围永久长期短期1年度计划、总结O2月份生产作业计划、年度计划O3调度会议记录、调度工作过程中形成的有关材料O4能源消耗定额管理材料O质管部5全年检查、计量工作计划、总结、上级文件O6产品注册商标O7产品生产许可证O8O仪器仪表验收安装、调试记录、测定数据、性能检定材料9计理工作定级、升级考核方面材料O各种仪器仪表验收安装、调试记录、测定数据、性能检定10O材料11各种运营活动中形成的方案、实施办法、上级文件O12现代化管理成果所形成的文字材料、有价值的论文O13O全面质量管理升级材料、年度计划、总结、统计报表14质量管理奖申报材料O15各类数据管理、计算机系统方面材料O16产品创优（获奖）申报表、证书O17公司各部门管理标准、工作标准O标准法规制（修）订前期文件（课题规划、计划、任务18O书调研方案）标准法规编制报批文件（意见征求稿、送审稿、审查会议19记录、编制说明、报批稿、报批签署单、等效采O用国外标准法规制（修）订后期文件（获奖文件、标准法规出版20O物）专利申请文件（申请书、委托人代理书、说明书、附图摘21O要、要求优选权声明、权力要求书）22O专利申请的审查和批准文件（实质审鱼申请书、专利材料）23产品质量管理全过程形成的材料O24狄市之上QC成果方面形成的有关文件材料O25产品质量分析材料及年报表O产品质量事故损失5000兀之上的方案处理意见及预26O端施__________________（附录I标准的附录）科技XX公司运营管理档案归档范围及保管期限序号归档范围永久长期短期1年度财务计划、总结O2财务预决表O3经济活动分析O4综合统计报表、统计分析、呈报材料O5统计年报、台账O6年度方针目标展开图和诊断方案O7年度计划、总结及上报文件O8各种供销合同、协议书、配套件计划等O9各种配套件收付和库存年报表O10产品质量信息反馈综合材料O11产品广告、宣传等方面材料O12市场信息、用户反馈总见O附录J（标准的附录）科技XX公司员工档案归档范围及保管期限归档范围永久长期短期序号1员工档案O2退休档案O3死亡员工档案O附录K（标准的附录）科技XX公司党群工作档案归档范围及保管期限序号归档范围永久长期短期党组织会议记录、党员叫大会或者其他有51会议O记录党组织工作计划、总结、领导讲话（录音、2录相、O照片）等材料3党组织综合性材料O4协会工作、统战工作等方面的材料O5工会、共青团、宣传工作等方面材料O1,，,4档案管理职责
4.1本公司档案管理工作，于总裁领导下，由管理推进部设立综合档案室负责统筹、协调、组织、管理全公司档案工作
4.2综合档案室负责各职能部门文件材料的形成、积累、整理、归档的业务指导
4.3综合档案室负责各类档案、技术资料的采集、整理、鉴定、保管、统计、复制、发放和提供利用
3.1综合档案室负责采集国家颁发的技术标准，及时换版、复制、发放，且进行跟踪受控管理综合档案室负责采集技术资料,建立信息网络，编制技术参考资料，提供利用月甥433档案管理人员于设备开箱、产品鉴定、工程竣工验收、科研成果发布时到现场,采集掌握第壹手资料，接收应归的技术文件资料
4.4各职能部门兼职档案员负责本部门职责范围内文件资料的采集、积累、整理、且按规定时间移交综合档案室归档5档案管理内容和要求
5.1档案材料的形成和归档
5.
1.1凡是记述和反映本公司生产技术、基本建设、设备仪器、产品、科研、运营、行政、财务管理等活动，具有工作考查、科学研究、经验总结、技术交流等作用的科研、产品（含引进产品）、基建、设备仪器、标准法规、计量、专利、认证、检测类科技文件材料（图样、图片）电子文件（软盘、硬盘），均应整理归档
5.
1.2科技文件材料的形成伴有着科研、生产、基本建设的进程而形成，且贯通于科研、生产、基本建设活动的全过程，各有关部门应于各自的职责范围内做好属于归档的技术文件材料的积累工作
5.2各类文件资料的归档范围和保管期限见QG/SL
24.15-02附录A、附录B和附录:、＜D、E、F、G、H、I、J及附录1标面勺附录）
5.3各类文件材料的归档时间和要求
5.
3.1产品档案归档时间
531.1应归入产品档案的科技文件材料分别以样机、小批试制、产品定型鉴定为阶段配套归档到综合档案室
531.2产品定型鉴定后的设计、工艺、工装文件材料整理成套及时归档到综合档案室
531.3企业技术标准类科技文件材料出（改）版后，及时归档到综合档案室应归入标准法规计量方面的科技文件材料，可于科技文件材料形成后十日内归档到综合档案室；应归入专利、认证档案的科技文件材料，于取得专利权和认证合格时将有关科技文件材料配套归档到综合档案引进产品的档案资料，负责引进的工作部门收到后,应及时交综合档案室归档引进产品的技术协议书（技术合同）壹旦形成，负责该引进工作的部门应及时将原件交综合档案室归档,本部门留存复印件设备仪器档案归档时间
532.1设备仪器开箱时应通知档案室人员参加，且将随箱科技文件材料及时接收归档必要时由档案室负责复制俩卷套才是供安装调试使用公司内任何部门和个人均不得扣留这种应归档的科技文件材料
5.322设备仪器购置、验收和安装调试文件材料分别于设备仪器投入安装调试前和安装完毕投入正常使用前交综合档案室归档
532.3设备仪器于使用过程中形成的有保存价值的科技文件材料，如:大、中修记录，重大事故处理意见等,应定期归档到综合档案室基建档案的归档时间
533.1基建工程项目于竣工验收后壹季度内，将全部竣工图、技术文件交综合档案室归档竣工图壹律加盖竣工章，审签手续齐全凡以施工图代作竣工图的，由施工单位按制图要求，负责于原施工图上进行补充修改，注明修改部门和更改标记，且附上设计变更通知单和施工说明，加盖代竣工图”标志后，由基建项目负责人审核，签署归档负责组建新的产品生产线、新建车间等工作的领导和技术人员，应做好筹建、投入试生产阶段的科技文件材料的形成、积累工作上述工作完成后，应将全套科技文件材料及时移交综合档案室归档科研档案归档时间
5.
3.
4.1科研课题已完成且经过鉴定后或者评审取得获奖凭证后，及时归档课题负责人于取得用户反馈信息等文件后应及时交档案室归档
5.342应归入科研档案的专利文件，于取得专利权后及时将有关的文件材料归档
5.342取得负结果或者因故中断的科研课题,于批准中止时应及时归档其它档案归档时间
5.
3.
5.1出国考查人员于回厂后壹月内写好考察方案和整理好带回的科技资料，交综合档案室归档
5.352各种管理（生产技术、行政、运营、党群四大类）工作中形成的文件材料,于次年初分别由各部门兼职档案员整理后交管理推进部文书员，由其进行分类、组卷、装订成册,移交给综合档案室
5.353会计档案资料，于年终结束后,暂由财务部保存壹年，期满后移交综合档
5.354声像档案于各项活动结束后，由活动部门将正片、副片整理后，交综合档
5.
355.5无纸化办公、网上运作形成的电子文件（软盘、硬盘）及随机带来的系统硬盘、设计文件更改后的磁盘等，应将备份后的磁盘及时移交综合档案室归档归档要求
536.1归档的科技文件材料必须符合完整、准确、系统的要求
536.2归档的科技文件材料，应符合有关管理标准的要求，编号正确，内容齐全，统壹用纸的格式；书写必须用碳素墨水或者兰黑墨水，不允许用纯兰墨水、红墨水和园珠笔，要求字体工整、字迹线条清晰、审签杂卖齐全
536.3归档的科技文件材料必须是原件，各业务部门只能留存复印件
536.4归档的科技文件材料，移交单位必须填写移交清单壹式俩份经验收后,交接双方于移交清单上签字
5.365归档份数:壹般归档壹份,重要或者使用频繁的科技文件材料可酌加份数
5.4档案技术材料的分类和编目
5.
4.1分类
541.1分类原则保持档案的有机联系，便于科学管理和开辟利用
541.2分类方法产品、科研、设备仪器、基建档案分别以独立的产品项目、科研课题设备仪器的种类、独立的基建工程项目档案为单位进行分类；会计档案以凭证、帐薄、报表为单位进行分类；文档以文件材料的问题、内容分类编目
5.421采用国家档案局《工业企业档案分类试行规则》档案壹级类目的标记符号和编号产品档案为E,科研档案为F,基建档案为G,设备仪器为H,会计摩为I员工档案为J,党群、行政、生产技术、运营管理分别为A、B、C、D
5.422二级类目按产o品型号、科研课题、基建项目、设备仪器种类、会计档案类别设置，文书档案按问题设置，编号用阿拉伯数字表示
5.423三级及三级以下类目设置和编号,根据实际情况而定编制档号（分类号）档号由国家工业企业档案标记符号、类号、属类号和案卷M页序号组成类号、属类号和案卷号之间加隔号.，编号型式如下产品档案卷顺序号三级类目号里品种类或者型号）级类目号二档案标记符号（壹级类目号）科研档案-----------案卷顺序号三级类目号（项目或者课题）二级类目号-------------------------------------档案标记符号（壹级类目号）基建档案G.XX.XX.XX r案卷顺序号~~—三级类目号（工程性质或者建造项目）二级类目号---------------------档案标记符号设备仪器档案H.XX.XX.去--------------------------------------------案卷顺序号-----------------------------------=------------------三级类目号（设备仪器的种类或者型号）二级类目号档案标记符号会计档案LXX.X0”_案卷顺序号—----------------------------三级类目号_______________________（会计形式）二级类目号档案标记号________________________________文书档案案卷顺序号三级类目号（问题或者组织机构）二级类目号档案标记符号（壹级类目号）
5.5档案材料的技术要求
5.
5.1文字材料技术要求
551.1文字材料（申请、方案、批复、任务书等）必须具备标题、正文、签章和日期四个要素A标题力求简明扼要，能准确地反映文件材料的内容；B签名应签作者（单位或者个人）的真名和全称，字体应规范，易于辨认；C时间是材料的最后形成时间，是经领导批准日期
551.2档案文字材料的幅面，采用国家标准A4书写或者印刷，文件材料左则要留出20mm宽装钉线
551.3会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计文件材料统壹使用国家财政部门统壹印刷的中外合资企业表式，签字和印章要清晰
551.4照片档案以幅为单位标注文字说明，反映该幅照片的事件、摄制时间、地点、摄制者等
551.
5.5电子文件以盘为保管单位，每盘磁盘应加放封面和卷背标签，且按规定项目填写清晰，字体规范552图纸技术要求
551.6基建档案的图纸幅面格式才丸行国家建工部《建造规范》中规定的幅度面规格
551.7其它科技档案（产品、工艺）的图纸幅面格式，执行机械创造图国家标准GB126—74中有关规定
551.8本公司形成的各种图纸必须有本部门负责人、审核者、描图者签字，工程部负责人签字科技档案的图纸标题栏置于图纸的右下角
551.9基建档案每张竣工图均要和实际相符、且加盖竣工图章
551.
10.525各类图纸上签署的必须是本人真名，字体规范易于辨认553档案库房技术要求根据国家关于档案库房温、湿度规定标准,库房内温度应控制于14-20C范围内，湿度应控制于50%至65%范围内，且保持温、湿度的相对稳定
553.2控制措施:搞好环境绿化,配备降温设备，采用温度计或者普通干湿球温度计对库内温度进行监测等554档案检索工具技术要求
5.541编制检索工具应本着分类和主题且举的原则，配套编写档案总目录、分类目录、案卷目录、卷内文件目录、专题目录、全综介绍、档案指南等查全率，即检索某壹专题的全部档案材料X和实用的档案材料W的百分比表示为查全率=W/X100%查准率，即检索某壹专题全部档案材料M和其中有的材料W百分比,表示为查准率=W/M100%
5.6国家技术标准、企业技术标准的管理561国家技术标准根据国家技术情报所的换版通知进行技术标准的复制、发放、回收、销期口提供利用企业技术标准根据广东科龙的换版通知单进行更改、换版、复制、发放、回收、销毁和借阅563国家技术标准、企业技术标准的复制、发放壹律加盖受控章、受控号、发放日期章和“借用标准各部门不得私自复制标准564各部门于领取标准时必须携带旧标准，否则，拒绝发放新标准.565各部门领取标准,须经工程部、管理推进部领导签字后，到综合档案室办理领用手续
5.7档案材料的整理和保管571为了便于保存和查找，科技档案必须分门别类系统整理科研按课题、产品按型号或者专业、设备按机型、仪器按台类、基建按工程项目、其他按专题分类,且按其自然形成规律和内于联系组成保管单位绝密部份单独组卷，单柜保存
5.
7.2各类的底图采用平放，兰图折叠成四号图幅，装入卷、册、袋、盒内保管，缩微胶片和胶卷采用平片保管或者成卷保管573案卷罗列要便于查找、提卷柜内案卷罗列应从上至下，从左至右柜架罗列要按档案十大类排放整齐，且贴上标签，注明存放档案的种类号及内容，以便督戈574各类科技档案要定期检查，确保帐、卡、物相符和科技档案的完整、安全其总数、新增数、报废数、借阅查阅数量及人次每年均要进行壹次统计575综合档案室对重要的科技档案应当复制副本，分别保存以保证于非常情况下科技档案的安全和提供利用
5.
7.6档案库房不允许非档案部门人员进入，严禁易燃品和食物放入库房库房要做到整齐清洁,且配有防火、防盗、防虫、防光、防鼠、防尘、防潮设施和应昔施
5.
7.7保管期限分永久（廿年之上）、长期（十至廿年）、短期（十年以下）三种
5.8档案技术材料的鉴定
5.
8.1公司以管理推进部牵头，由综合档案室、工程部、生产部、质管部、财务部等部门成立科技档案鉴定委员会，定期对科技档案进行鉴定确定科技档案的保管期限和划分密级才是出销毁项目清单582销毁档案资料必须严格掌握，谨慎从事,销毁前要造具清单提出销毁方案，清单要有鉴定委员会签字,经主管副总裁审批
5.
8.3档案资料的销毁，必须于审批手续齐全后，和保卫部门联系,俩人之上现场销毁
5.9档案材料的利用和交流
9.1档案管理人员要了解本公司科研、生产、基建的基本情况，编制出适合工程技术人员和技术管理人员需要的检索工具和参考资料，如:产品、科研成果、基建工程简介等，积极有效地开展科技档案的利用工作已归档的档案，壹般只于档案室查阅,且只限查阅本专业范围内的档案材料查阅者必须办理登记手续,爱护档案材料，不得涂改、拆卷特殊情况要借出档案室，需经档案室批准;借阅秘密、机密级档案材料，需经档案室所于部门的领导批准;借阅绝密件档案,需主管副总裁批准593对于积极主动开辟和利用档案，为发展企业生产、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益做出贡献的人员，公司应赋予表扬和奖励
5.10档案管理现代化档案管理现代化是公司现代化管理的组成部份，要列入公司现代化管理的整体计划中统筹考虑6检查和考核
6.1本标准由综合档案室组织工程部、质管部等有关部门负责实施
6.2本标准的实施由管理推进部综合档案室负责检查和考核附录附录A科技XX公司产品档案归档范围及保管期限附录B科技XX公司科研档案归档范围及保管期限附录C科技XX公司基建档案归档范围及保管期限附录D科技XX公司设备仪器档案归档范围及保管期限。
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