《行政办公实训》课件

行政办公实训课程介绍课程目标学习内容概览培训方式12培养专业行政人才，掌握实用技能九大模块，涵盖全面行政工作第一部分行政管理基础理论基础1掌握核心概念职能认知2明确工作内容能力培养3提升实操技能行政管理的定义与职能什么是行政管理行政管理的主要职能组织内部日常事务协调与支持工作沟通协调、资源配置、服务支持行政管理的特点服务性2为核心业务提供支持协调性1连接各部门，促进协作综合性3工作内容广泛多样行政管理者的职业能力组织协调能力沟通能力执行力统筹安排各类事务准确传递信息高效完成各项任务行政管理者的职业素养责任心认真负责，细致入微保密意识严格遵守保密规定团队精神协作配合，服务意识强第二部分办公室管理空间管理文件管理1合理布局规范存档2物资管理设备管理43科学采购定期维护办公室布局与设备管理办公室布局原则常用办公设备清单功能分区，提高效率电脑、打印机、碎纸机、会议设备文件管理系统纸质文件管理分类存档，定期整理电子文档管理统一命名，分级存储印章管理印章的类型1公章、财务章、合同章、法人章印章使用规范2专人保管，登记使用办公用品管理采购流程需求收集、比价采购、验收入库库存管理定期盘点，控制库存量固定资产管理资产登记1编号建档，明确责任人定期盘点2核对实物，更新记录第三部分公文写作规范公文写作，提高工作效率公文的基本概念公文的定义公文的特点机构在处理公务中形成的文书规范性、权威性、时效性常用公文类型通知报告请示告知性文件汇报性文件请求性文件会议纪要记录性文件公文格式规范版面设置A4纸，上下左右边距均为25mm字体和字号宋体，正文小四号，标题三号公文写作技巧确立主题主题的重要性决定文章中心，引导写作方向如何确定主题明确目的，提炼核心信息公文写作技巧构建框架标题拟写简明扼要，点明主题正文结构开头交代背景，中间阐述内容，结尾提出建议公文写作技巧选择材料材料的类型材料搜集方法数据、案例、政策依据调研访谈，资料查阅公文写作技巧语言规范公文用语特点1准确、简洁、庄重常见错误及纠正2避免口语化，减少重复表达实操练习通知的写作通知的结构标题、正文、落款实例分析会议通知、活动通知实操练习报告的写作报告的类型工作报告、调研报告、总结报告写作要点数据详实，条理清晰实操练习请示的写作请示的特点1明确请求事项和理由写作技巧2一文一事，表述准确实操练习会议纪要的写作会议纪要的结构注意事项会议名称、时间地点、参会人员、内容、决议客观记录，突出重点第四部分会议管理会中管理2秩序维持会前准备1议程确定会后跟进任务落实3会议类型及特点内部会议外部会议部门例会、管理层会议、项目会议客户洽谈、合作伙伴会议、行业研讨会会前准备工作会议议程制定确定主题，安排时间参会人员通知提前发送邀请，确认出席会议场地布置座位安排根据会议性质和参会人员级别设备检查投影、音响、网络连接测试会议接待工作来宾接待流程提前到场，引导入座接待礼仪主动问候，提供协助会议记录技巧记录方法1纸笔记录，录音辅助重点内容把握2决策要点，任务分配会后跟进工作会议纪要整理1及时整理，发送参会人员任务分配与追踪2明确责任人，设定截止日期视频会议管理视频会议软件使用注意事项熟悉操作，解决常见问题提前测试，准备备用方案第五部分时间管理效能提升1事半功倍任务安排2轻重缓急工具运用3辅助管理时间管理的重要性提高工作效率减少压力更少时间完成更多任务避免临时抱佛脚，降低焦虑时间管理工具待办事项清单日程表记录所有任务，防止遗漏合理安排时间，避免冲突优先级设定方法四象限法则分类法ABC重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要A类最重要，B类次之，C类可延后提高工作效率的技巧番茄工作法25分钟专注工作，5分钟短暂休息批处理法同类任务集中处理，减少切换成本第六部分沟通技巧表达能力倾听能力反馈能力清晰传递信息理解对方需求有效互动交流沟通的基本概念沟通的定义沟通的重要性信息交流与传递的过程促进理解，提高效率有效沟通的要素积极倾听2专注理解清晰表达1逻辑清楚恰当反馈及时回应3职场沟通技巧上下级沟通尊重得体，清晰汇报同事间沟通平等友善，相互尊重跨部门沟通跨部门沟通的障碍解决策略信息不对称，目标不一致明确目的，寻求共赢非言语沟通肢体语言表情管理姿势、手势、眼神交流保持适当微笑，展现专业形象冲突处理技巧解决方法冲突的类型冷静倾听，寻求共识，适当妥协观点冲突，利益冲突，角色冲突第七部分接待工作形象展示1代表公司礼仪规范2专业得体流程管理3井然有序接待工作的重要性企业形象客户关系接待是企业第一印象窗口良好接待促进合作关系接待礼仪着装要求1整洁得体，符合企业形象言谈举止2语言文明，态度热情来访接待流程预约安排确认时间，准备会议室引导服务迎接来宾，引导至会议区电话接听技巧电话礼仪1三声内接听，语气亲切信息记录2准确记录来电内容，及时传达第八部分保密工作意识培养2警钟长鸣制度建设1明确规范技术防护多重保障3办公室保密的重要性信息安全法律责任防止商业机密泄露违反保密规定可能承担法律责任常见保密对象商业机密经营策略，客户资料，技术数据个人隐私员工信息，薪资数据文件保密管理密级分类绝密、机密、秘密、内部存储方法专柜保存，分级管理电子信息安全密码管理防病毒措施定期更换，强度要求安装防护软件，及时更新第九部分应急管理预防为主1提前防范应对有序2快速反应总结改进3持续优化常见办公室突发事件设备故障安全事故网络中断，电力故障火灾，人员伤害应急预案制定预案内容应急流程，责任分工，联系方式演练方法定期组织演练，检验效果危机沟通信息发布舆情管理及时、准确、透明监测舆论，积极回应课程总结与展望知识点回顾1九大模块核心内容持续学习建议2理论结合实践，不断提升。