电子文件归档与电子档案管理细则

电子文件归档与电子档案管理细则总页27-CAL-FENGHAI.-YICAI-Company One1-CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除电子文件移交与接收登记表交接工作名称内容描述移交电子文件数量移交数据量移交载体类型规载体起止顺序号格单位名称9”检内谷移交机构（文件形成）接收机构（档案室）准确性检验完整性检验可用性检验安全性检验载体外观检验填表人（签名）年月日年月日审核人（签名）年月日年月日单位（印章）年月日年月日填写说明.交接工作名称按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述

1.内容描述按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述

2.移交电子文件数量按文件总件、卷数描述3,移交数据量以为单位，精确到小数点后位4Gb3电子档案登记表（首页）立档单位文件特完成日期载体类型征载体编号通信地址电话联系人硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）设备环操作系统境数据库系统特软件环境（型相关软件（文字处征号、版本等）理工具、文件浏览器、压缩或解密软件等）记录总数口定长记录结构记录□可斐长（物理、逻辑）类型文口其他总字节数件记记录字符图形、录特日频、视频文件征格式□一件一盘口多件一盘文件载体型号数量备份数□一件多盘口多件多盘填表人（签名）制年月日表审核审核人（签名）年月日电子档案登记表（续页）第页以件（电子档案）为单位填写立档单位档案室填写形成时档案稿档案类别载体编保管期电子档案名称题名间本代码代码号限电子档案移交与接收登记表交接工作名称内容描述移交电子档案数量移交数据量移交载体类型规载体起止顺序号格单位名称检验内容移交（立档）单位接收单位（档案馆）准确性检验完整性检验可用性检验安全性检验载体外观检验填表人（签名）年月日年月日审核人（签名）年月日年月日单位（印章）年月日年月日填写说明.交接工作名称按移交单位或全宗号、移交档案年度、批次等描述

1.内容描述按档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述

2.移交电子档案数量按档案总件、卷数描述

3.移交数据量以为单位，精确到小数点后位4Gb3电子档案管理登记表电子档案设备情况登记新设备兼容性检验磁性载体转存登记填表人（签名）年月日审核人（签名）年月日单位（盖章）年月日电子档案迁移登记表硬件系统系统软件源系统设备情况应用软件存储载体硬件系统系统软件目标系统设备情况应用软件存储载体电子档案名称记录数字节数被迁移归档电子档案情况迁移时间操作者填表人（签月名）审核人（签名）单位（盖章）年月日附件9光盘盒封面标签图示例光盘编号套号名称内容摘要保存年限光盘版号注长121mm,高121mmo附件10光盘盒封底标签图示例光盘背景信息号文件格式光编盘光盘类型光盘容量号制作部门制作日期■■■■复制部门复制日期备注注长151mm，高118mm;两边“光盘编号”栏宽各为7mm附件11光盘盘面示例制作单位（或复制单位）制作日期（或复制日期）表12电子档案机读目录件顺全文件别序宗保管电子档文件编形成稿类本年度机构（问题）件题名责任者码号号密代代页备期限案名称号时间码级数注文注此表为表excel19电子文件归档与电子档案管理细则第一章总贝IJ第一条为了扎实开展电子文件归档与管理工作，根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定，结合本市实际，制定本细则第二条本细则适用于本市各级党政机关、人民团体（以下统称各立档单位），国有企事业单位可参照执行第三条本细则所适用下列概念具有特定含义

（一）电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录

（二）电子档案，是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件

（三）元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据

（四）逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程

（五）物理归档，是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程脱机保存载体按优先顺序依次为一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘推荐使用档案级可记录光盘（DVD—R）o

（六）迁移，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程

（七）真实性，是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致

（八）完整性，是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损

（九）有效性，是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等

（十）档案信息代码，是指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母具体表示方法如下文书档案WS；科技档案KJ；财会档案CK；照片档案ZP；录音档案LY；录像档案I VI-A T-J-T-J-O第四条各立档单位电子文件形成机构负责电子文件的收集、登记与向档案室的移交工作，档案室负责电子文件的接收归档、电子档案的保管与向档案馆的移交工作第五条市、区县国家综合档案馆负责接收和保管接收范围内各单位保管期限为永久和长期（30年）的电子档案，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本级电子文件（档案）备份中心或者异地备份库第二章电子文件的收集登记与移交第六条按照《陕西省电子文件归档与管理规范》收集积累电子文件电子文件的收集积累应符合下列要求20

（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均应收集收集的电子文件应采用或转化为通用存储格式；收集采用非通用存储格式文件时，应将查看等相关软件及其说明文件一并收集

（二）电子文件应收集齐全电子文件的元数据也一起收集办公自动化系统中产生的电子发文《审签单》、收文《办理单》，重要发文的历次修改稿本，也一起收集；收集时，分别作为一份电子文件没有使用办公自动化系统的，其纸质发文《审签单》应该扫描成电子文件收集纸质来文及其《办理单》扫描成电子文件收集

（三）电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取

1、文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式电子公文应同时收集本市公文传输系统版式文件SEP格式；

2、扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；

3、视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；

4、音频文件以WAV、MP3为通用格式第七条电子文件的登记应符合下列要求

（一）每一份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记（见附件

1、2）o登记时，将构成同一件电子档案的几份电子文件集中排列

（二）电子文件登记表应与电子文件同时保存纸质电子文件登记表应与电子文件载体一起保存

（三）电子文件稿本代码M—草稿性电子文件；U一非正式电子文件；F—正式电子文件

（四）电子文件类别代码T一文本文件；I—图像文件；G一图形文件；V一影像文件；A一声音文件；0—超媒体链接文件；P一程序文件；D—数据文件第八条电子文件应于归档前向档案室移交第九条电子文件形成机构移交前应按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由机构负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《电子文件移交接收检验登记表》（见附件3）档案室接收检验后，完成《电子文件移交接收检验登记表》相关内容的填写该表一式2份，移交机构与档案室各存1份第三章电子文件的归档与电子档案的保管第十条电子文件的归档范围和保管期限，按照国家关于文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的元数据电子文件的定密按照国家关于文件材料定密的有关规定执行，并应包括相应的元数据第十一条逻辑归档随时进行，物理归档在第二年6月底前完成第十二条电子文件以件为单位整理归档一份电子文件为一件，密不可分的几份电子文件也为一件归档电子文件参照不同属性纸质档案的分类规定，在同一档案属性、同一全宗内分类

（一）文书电子档案在同一全宗内按照年度-保管期限-机构（问题）进行分类其档号为“WS-全宗号-年度-保管期限-机构（问题）-件号”档号中的全宗号为4位代码，第一位是表示全宗属性的大写英文字母（清朝为Q,民国为M,革命历史为G,建国后为J）,后三位为表示全宗顺序号的阿拉伯数字档号中的保管期限“永久、长期（30年）、短期（10年）”分别用“Y、C、D”表示，年度用4位、件号用3位阿拉伯数字表示，机构（问题）用汉语表示档号中可以不显示“WS”项无档案信息代码项的档号，默认为文书电子档案档号

（二）其他属性电子档案档号以此类推，具体方式另行规定第十三条档案室于每年归档纸质文件时，应同时按照下列规则归档电子文件

（一）将同一件电子档案的各份电子文件放到一个标识该件电子档案的档号文件夹内

（二）该档号文件夹的名称为该件电子档案的档号例某公文归档后其档号为“5,2009,30年，办公室，11”，则其电子档案档号文件夹命名为“WS-J005-2009-C-办公室-011”第十四条按归档电子文件类别代码相对集中组织存盘同一全宗同一属性电子档案存入一盘或多盘光盘中涉密档案单独组织存盘

（一）光盘存储结构在光盘根目录下的文件夹（光盘标识）下设“说明文件、目录文件、电子档案、其他文件”等4个子目录，分别用于存储该光盘信息的说明文、《电子档案机读目录》、档号文件夹、非通用格式电子档案的阅读显示软件及其说明手册等具体如下

1、“电子档案”文件夹下设“年度1”文件夹、“年度2”文件夹、“年度n”文件夹

2、每一个“年度”文件夹下设“永久”、“长期（30年）”、“短期（10年）”文件夹

3、每一个保管期限文件夹下存放该保管期限电子档案的档号文件夹

4、对于以卷为单位整理的电子档案，每一个保管期限文件夹下设“案卷1”文件夹、“案卷2”文件夹、“案卷n”文件夹案卷文件夹命名“全宗号-目号安卷^号5每一个“案卷”文件夹下存放a、含有卷内文件扫描件的档号文件夹，该文件夹命名“全宗号-目录号-案卷号-页号”；b、含有存放卷皮、卷内文件目录和备考表扫描件的文件夹，该文件夹命名“全宗号-目录号-案卷号”其中，目录号、案卷号、页号分别用3位、4位、3位阿拉伯数字表示

（二）以盘为单位著录机读目录按件将同一光盘的电子档案信息记入同一《电子档案机读目录》（见附件12）

（三）以盘为单位填写《电子档案登记表》按件将同一光盘的电子档案信息记入同一《电子档案登记表》（见附件

4、5）o在著录《电子档案机读目录》和填写《电子档案登记表》时，正文与附件为一件的，用正文标题作为本件题名；转发文与被转发文为一件的，用转发文题名作为本件题名；复文与来文为一件的，用复文题名作为本件题名

（四）编写说明文件说明文命名为“说明文件.TXT”一张光盘只有一个说明文件，用于存放本张光盘有关信息，包括光盘参数（如光盘容量、光盘规格等），光盘编号，光盘保管单位，光盘制作单位，光盘一致性检查单位，阅读本光盘所需要的硬件、软件环境（计算机配置、软件操作系统及其版本、显示电子文件的软件等），其他各种有助于说明本光盘的信息

（五）刻录数据归档内容采用全盘一次性刻录方式进行数据刻录DVD—R光盘应采用8—12倍速一次刻录归档光盘数据刻录完成，不能再对光盘数据进行增减刻录光盘一式三套，套别号分别用大写字母A、B、C表示A封存；B利用；C异地保存同时，将归档内容存储在一套磁性载体上档案数据不许压缩保存加密数据，解密后保存

（六）标识光盘按照下列要求标识光盘盘面及光盘盒封面、封底（见附件

9、10s11）

1、光盘盘面填写光盘内档案的核心信息，包括光盘编号、套号、光盘规格、制作单位或复制单位、制作日期或复制日期应该打印标签内容，或者用软性“光盘标签笔”将标签内容写在光盘盘面上禁止给光盘上粘贴标签

2、光盘盒封面填写光盘的载体信息，包括光盘编号、套别、名称、内容摘要、保存年限、光盘版号

3、光盘盒背面填写光盘的背景信息，包括文件格式、光盘类型、光盘容量、制作部门、制作日期、复制部门、复制日期、备注

4、盘脊填写光盘编号

5、标注规则光盘编号为同一全宗内光盘顺序号，由“全宗号-档案信息代码-光盘序号”组成光盘序号是同一全宗内光盘排列的顺序号，具有唯一性，用5位阿拉伯数字表7J\o光盘版号指光盘复制次数用阿拉伯数字表示原版及所复制版本的次数001表示原版，002以上表示复制版本名称光盘内所记录的立档单位的全称内容摘要指用文字或数字对档案信息内容进行简要的揭示，标明全宗、年度、件数（以卷为单位的档案标明数字化档案所对应的全宗号、目录号、起止卷号、起止时间）及相关内容保存年限对光盘划定的存留年限分为5年、10年、20年等等制作（复制）部门及日期，指制作（复制）该光盘的部门及日期，日期用8位阿拉伯数字表示

（七）将光盘装入光盘盒中，一盘一盒装

（八）打印《电子档案登记表》（首页及其续页），与该光盘一起归档保存

（九）原电子文件存储载体在完成电子文件归档后，至少保留1年时间第十五条在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档第四章电子档案的移交与接收第十六条属于本市各级国家综合档案馆接收范围内的各单位具有永久和长期保存价值的电子档案，应当向本市同级国家综合档案馆移交第十七条电子档案在本单位保存满1年后向同级国家综合档案馆移交第十八条电子档案采用离线或在线方式进行移交采用在线方式移交的，同时移交电子档案的物理载体第十九条离线移交电子档案应当满足下列基本要求

（一）移交单位应当采用符合归档要求的光盘在内的两种不同载体移交电子档案；5

（二）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签；

（三）移交单位要向同级国家综合档案馆移交一套光盘和一套磁性载体电子档案，载体应当单个装盒；’

（四）光盘载体内景子档案的存储结构应符合第十四条要求，其他载体内电子档案的存储结构是一张或多张光盘载体电子档案的存储结构组合第二十条在线移交电子档案须通过与外网隔离的网络传输电子档案，传输的数据应当包含符合要求的电子档案及其元数据，数据结构为一张或多张光盘载体内电子档案的存储结构组合第二十一条电子档案移交的流程是移交前档案数据的组织和迁移，档案的检查，办理移交手续，移交数据第二十二条移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案前，应对电子档案进行检验，合格后方可移交电子档案检验内容

（一）按照《电子档案登记表》（附件4）的相关内容逐项逐件核实；

（二）电子档案数据是否真实、完整、可用，是否被病毒等侵害；

（三）存储电子档案的载体是否符合移交要求第二十三条移交电子档案检验合格后办理移交手续，填写《电子档案移交、接收检验登记表》（附件6）,由交接双方签字盖章，各自存留一份，并由移交单位将档案数据移交至同级国家综合档案馆在线移交时，《电子档案移交、接收检验登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认，对所交接电子档案应进行数据校验第二十四条各级国家综合档案馆接收电子档案的流程是接收前检查，办理移交接收手续，接收电子档案，著录保存交接信息，迁移数据到光盘和磁带，进馆保存第二十五条各级国家综合档案馆要建立接收电子档案环境平台，以便进行电子档案的接收、检验、迁移、存储等工作第二十六条各级国家综合档案馆应按《电子档案登记表》的相关内容逐项逐件核实，并按《电子档案移交、接收检验登记表》的内容进行检验检验合格后，按照本细则第二十三条的规定办理第二十七条各级国家综合档案馆应将电子档案交接、迁移、保存等信息补充到电子档案元数据中，并与相应的每件电子档案组成档案信息包；应当在每张光盘中加入光盘内电子档案元数据（包含交接、迁移、保存等元数据）和《电子档案登记表》、《电子档案移交、接收检验登记表》的扫描件，并组成一个档案信息包第二十八条各级国家综合档案馆要对接收处置后的电子档案按照本细则第十九条有关要求存储到光盘、磁带等载体中，载体一式4套，计3套光盘1套磁带（或磁盘）第二十九条电子档案的迁移随着系统设备更新或系统扩充，应及时对电子档案进行迁移操作电子档案数据迁移时，对迁移后的电子档案应逐件进行对比、检查和数据校验，填写《电子档案迁移登记表》（附件8）,档案馆按有关规定保管迁移后的电子档案第三十条各级国家综合档案馆对接收的电子档案载体应当长期保存第三十一条电子档案的保管应符合下列要求（-）电子档案光盘装盒竖立存放于防磁柜中，远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离

（二）存放环境温度17至20摄氏度；相对湿度35%至45%

（三）每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记设备环境更新时应确认库存电子档案光盘与新设备的兼容性；如不兼容，应进行电子档案载体转换工作，原光盘保留时间不少于3年

（四）对电子档案光盘每满4年、磁性载体每满2年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施

（五）档案保管部门应定期将检验结果填入《电子档案管理登记表》（见附件表7）o第五章电子档案的利用、销毁与统计第三十二条电子档案的利用应符合下列要求

（一）电子档案的封存载体（套别号A）不应外借未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子档案

（二）利用时应使用拷贝件（套别号B）o

（三）利用时应遵守保密规定对具有保密要求的电子档案采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施

（四）利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内第三十三条电子档案的鉴定销毁

（一）电子档案的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的规定执行，并且应在办理审批手续后实施

（二）属于保密范围的电子档案，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除不属于保密范围的电子档案可进行逻辑删除第三十四条电子档案的统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计第六章附则第三十五条本细则自印发之日起施行《西安市电子文件归档与管理办法（试行）》同时废止附件

1、电子文件登记表（首页）

2、电子文件登记表（续页）

3、电子文件移交、接收检验登记表

4、电子档案登记表（首页）

5、电子档案登记表（续页）

6、电子档案移交、接收检验登记表

7、电子档案管理登记表

8、电子档案迁移登记表

9、光盘盒封面标签图示例

10、光盘盒封底标签图示例

11、光盘盘面示例

12、电子档案机读目录附件1电子文件登记表（首页）形成机构完成日期载体类型文件特载体编号征通信地址电话联系人硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）设备环操作系统境数据库系统特软件环境（型相关软件（文字处征号、版本等）理工具、文件浏览器、压缩或解密软件等）记录总数口定长记录结构记录□可斐长（物理、逻辑）类型文口其他总字节数件记记录字符图形、录特目频、视频文件征格式□一件一盘口多件一盘文件载体型号数量备份数□一件多盘口多件多盘填表人（签名）制年月日表审核审核人（签名）年月日附件2电子文件登记表（续页）第页以件（电子文件）为单位填写立档单位形成机构填写文件稿本文件类别载体编保管期机构文件编号题名形成时间代码代码号限（问题）。