文件的管理制度（11篇）

文件的管理制度（11篇）文件的管理制度（精选11篇）文件的管理制度篇1

一、档案人员岗位责任制

1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书

2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任

3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限

4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化

4.10工序质量分析表用于分析工序质量控制点的每个特征值-操作者、设备、工装、材料、方法、环境等因素对质量的影响程度，以使质量处于良好的控制状态的一种工艺文件

4.11工序质量控制图用于对工序质量控制点按质量波动因素进行分析、控制的图表

4.12产品质量控制点目录填写产品中所有质量控制点的零件图号、名称及控制点名称等的一种工艺文件

4.13外协件明细表填写产品中所有外协件的图号、名称和加工内容等的一种工艺文件

4.14外购工具明细表填写产品在生产过程中所需的特殊外购刀具、量具等的名称、规格与精度的一种工艺文件

4.15专用工艺装备明细表填写产品在生产过程中所需的全部专用工装的编号、名称等的一种工艺文件

4.16工位器具明细表填写产品在生产过程中所需的全部工位器具的编号、名称等的一种工艺文件

4.17专用工艺装备图样及设计文件专用工艺应具备完整的设计文件,包括专用工装设计任务书、装配图、零件图、零件明细表、使用说明书（简单的专用工装可在装配图中说明）

4.18材料消耗工艺定额明细表填写产品每个零件在制造过程中所需消艳的各种材料的名称、牌号、规格、重量等的一种工艺文件

4.19材料消耗工艺定额汇总表将材料消耗工艺定额明细表中的各种材料按单台产品汇总填写的一种工艺文件

4.20工艺总结新产品经过试制生产后，工艺人员对工艺准备阶段的工作和工艺、工装的使用情况进行记述,并提出处理意见的一种工艺文件

4.21产品工艺文件目次产品所有工艺文件的清单

4.22车间定置管理图在车间定置中，用于表明物品与场地关系的布置图

4.23产品制造工艺流程图是生产对象由投入到产出，经过一定顺序排列的检验关系图

4.24产品检验流程图

4.25油漆工艺卡片

4.26检验卡片根据产品标准、图样、技术要求和工艺规范，对产品及零件、部件的质量特性的检测内容、要求、手段作出规定的指导性文件

4.27工序质量控制点操作指导卡指导工序质量控制点上的工人生产操作的文件文件的管理制度篇4为规范学校文件签发程序，提高工作效率，根据上级有关规定,结合本校实际，特制—学校文件签发制度

一、以学校或学校党总支名义向上级报送的重要报告、请示以及下发的涉及全局工作的指导性文件、决定、规定，经有关处室（学部）根据校务会议或党总支会讨论决定的结论拟稿，处室（学部）领导审核，由校长或书记签发

二、以学校名义向上级报送的有关单项性问题的报告和请示，下发的有关单项性工作的指示、规定、通知，经有关处室、学部拟稿，处室、学部主管领导核稿，由分管领导签发政策性较强的应经校长审阅

三、以办公室名义上报、下发的文件、材料等，由办公室主任签发会议通知一般由分管领导审阅同意后以办公室名义下发

四、文件签发前，一般先由办公室主要负责人核实、校正文字文件处理办法为规范学校办文制度，明确职责分工，提高工作效率，现对学校文件处理办法作如下规定

一、收文处理收来文件由文书统一签收、启封、登记，并分类处理

1、传阅文件供了解、参考的文件，一般作传阅处理属机密的传阅范围为规定范围，普通文件传阅范围为处室、学部负责人以上干部，由办公室负责送阅；其他干部自行到文书处阅读处室、学部负责人以上干部阅文后应在文件处理单阅文签名栏签名为加快文件传阅速度，送阅文件一般应在当天阅读完毕传阅文件送阅完毕，由文书统一归档

2、承办文件来文要求承办、答复的作承办文件处理

（1）涉及重大事项或几个处室、学部协作承办的文件，由办公室送校主要领导阅示后，按领导批示处理；属处室、学部职能范围的直接交处室、学部阅办

（2）要求办理时限在二日以内的，作承办急件处理如遇主要领导外出的由办公室直接交处室、学部负责人阅办

（3）处室、学部办文完毕，需在文件处理单上填写办理结果，并交办公室转作传阅文件借阅收来文件，需填写借阅单，并按时归还办公室

二、内部文件处理党总支会议、校务会议、校长办公会议、行政会议、教职工代表大会和有关专项会议的记录及全校各种工作计划、总结、月工作行事历等，均为内部文件处理，记录文件在年终统一交办室归档各处室、学部的学期（学年）工作计划在每学期（学年）开学前交办公室，处室、学部的学期（学年）工作小结（总结）应在学期（学年）结束前10天内交办公室汇总，由办公室综合整理后，作为学校学期（学年）工作计划、总结、行事历的附件归档各处室（学部）的有关文件材料（一式三份）应抄报办公室

三、外发文件处理外发文件为本校上报、下发的请示、报告、批复、通知、公函、通报及信息简报等有关外发文件的审批程序按本校发文制度执行外发文件需发送本校有关处室、学部及领导的，由拟文处室或学部在拟文稿上注明，由办公室统一分发各处室、学部外发文件由办公室统一编号，并由办公室视轻重缓急统一交总校文印室打印，各处室、学部负责文件的校对，办公室负责除机密件外文件的封口、外发文件外发前，办公室应再作一次校阅，若有误差，及时收回更正文件的管理制度篇5为了加强机要文件的管理，进一步规范机要文件的处理程序，结合我院实际,制定本规定

1、凡上级或下级单位寄送或交换至我院的机要文件，均由机要人员负责收文、启封一般函件除注明院领导个人和各处、室以外,要根据文件内容、密级和传阅范围，送有关领导或有关处室签收和阅处

2、机要人员对所有来文进行登记，经办公室主任阅处后，送院领导传阅机要人员与各位领导办理文件传阅手续

3、院领导在文件的批阅过程中要做到迅速、及时，不得积压、横传;机要文件一律不得带出办公室阅批，因公出差或参加两天以上会议时，应将传阅文件退还机要室，未看完的文件,待回院后再阅阅文时，对于文件的批示和签名不要用铅笔和圆珠笔卷内文件不得随意抽走、留存

4、对院领导批示要求职能部门办理的、文件，机要人员应立即将文件送达承办单位承办单位应及时将办理情况反馈院办公室并报告分管院领导

5、对于急件的处理主管领导需要部门即刻办理的急件，也应先退回院机要室，由机要人员按照院领导的批示，立即送职能部门并办理文件借阅手续，而不能在传阅过程中“横传”，以避免造成文件丢失

6、文件传阅、处理结束，承办部门要在文件处理单上写明处理结果,并签名和写清楚处理日期后，退回机要室统一保管有关业务文件,各处、室需要暂时保留备用的，可在机要室办理借阅手续，但保留期限不得超过1个月

7、上级来文的复印，按照中央办公厅和省委办公厅的规定办理；凡标有密级的文件不得私自翻印、复制、摘录和外传文件传阅、因工作需要翻印、复制、摘录时，应按有关规定经批准后办理复印件按照文件、资料的保密等级管理；不得在公开发表的文章中引用“三密”资料

8、凡发到各部门的机要文件，各单位必须认真管理、清理使用完后，按照规定时间，及时清退交机要室

9、凡涉及机要文件的领导和工作人员，必须严格遵守国家保密条例，严防失密、泄密要维护机要文件的严肃性、权威性和保密性按规定，文件传到哪一级就要保密到哪一级送抵各单位的文件一定要妥善保管，对丢失文件或泄密者，要按照有关规定追究责任文件的管理制度篇

61、目的促进公司提高管理水平，规范公司程序文件书写的格式及编号方法，各项制度及文件管理工作规范、科学，确保文件结构与样式的统一等制定本规定

4、管理职责企业负责人负责质量管理体系文件的批准、颁布;质量负责人负责审核；各部门负责人与质管部共同起草其部门的质量体系文件，并执行、协助、配合质量管理部开展工作质量管理部负责按政策要求起草质量管理制度以及解释、培训、指导、检查等；所有文件由人事行政部负责分发、保管、撤销、替换、销毁，各程序文件与质量文件的系统摘要编写人均须按本规定制订文件；

6、质量管理体系文件划分质量管理制度、部门及岗位职责、操作规程、档案、报告、记录、凭证

1.

1.

1、管理制度文件是指企业为规范内部管理活动，对各项管理工作提出具体要求并以特定形式发布作为共同遵守的准则和依据；

1.

1.

2、部门及岗位职责文件是指企业为规范经营行为，明确各部门及岗位职责，以特定形式发布作为共同遵守的准则和依据;

1.

1.

3、操作规程文件是指企业为规范过程管理，明确规定其操作程序和要求，以特定形式发布作为共同遵守的准则和依据；

1.

1.

4、档案企业经营过程中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文件；

1.

1.

5、报告是企业汇报工作、反映情况、提出意见或者建议时使用的文件；

1.

1.

6、记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件；

1.

1.

7、凭证是指能够用来证明经济业务事项发生、明确经济责任并据以登记账簿、具有法律效力的书面证明；

1.

1.

8、技术标准是对产品质量、规格、验收方法等所做的技术规定，这里主要指药品标准或其他相应的技术标准；

6.

2、文件编号由公司代码、文件种类代码、文件顺序号、文件版本号文件顺序号按汇编顺序号编排，文件顺序号、流水号分别由两位阿拉伯数字组成用两位阿拉伯数字表示，新制订的文件修订号为“00”，以“01”表示对文件的第一次修订，以“02”表示第二次修订，依次类推

6.

2.

1、记录表格的编码形式由公司代码+由文件种类代码+文件顺序号+两位数流水号组成+版本号如-SORT1-01-00表示的是00版本11号操作产生的‘第一个表格；

6.

3、质量管理文件的编制和审批程序

6.

3.

1、质量管理制度、操作规程、岗位职责由质量管理部负责和操作部门共同起草和修订，各部门文件由各职能部门负责人起草和修订，所定的各项制度和文件报质量负责人审核，经企业负责人批准后执行；、为提高工作效率，减少签字，公司决定在每个质量管理制度、操作规程、岗位职责上的文件起草人（姓名）、起草日期、审核人（姓名）、审核日期、批准人（姓名）、批准日期在文件流转中直接录入，文件打印出来后，相应人员同时在纸质《文件审批流转记录》上手工签署姓名及日期；、为方便查阅，岗位/制度/操作规程制定文件目录索引，含文件编号、目录内容、页数、页码、实施日期、文件状态、内容应符合《药品管理法》、《药品流通监督管理办法》、新《药品经营质量管理规范》及其实施细则等法律、法规；、文字应准确、清晰、易懂，条理性强、层次分明、结构紧密、用语规范、内容真实、完整（不空格、不漏项），不能随意涂抹，不得用铅笔填写，没有发生的项目记“无”或画“/”，各相关负责

5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁

6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命

7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度,坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息

8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要

9、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表

10、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导、档案保管制度人签名处不允许空白，要签全名；如果发生错误需更改，应用“一”划去原内容，写上更改后的内容，需在更改处由更改人签名（章），签名要全名；日期填写要清晰，年月日用8位数标明，如；、文件应标明题目、种类、以及文件编号和版本号；、质量管理制度应结合公司的实际情况，可操作性强；

6.

3.

3、制度编号后由打字员打印，打印出的文件清样交给拟稿人核稿；

6.

3.

4、制度打印后，由人事行政部登记、下发、签收；

6.

3.5质量管理部每季度对质量管理体系执行情况进行检查考核，做好《质量管理体系评审记录》；、质量管理体系文件在执行过程中如需调整，或因与国家法律、法规、政策文件相冲突需修订时，由机构负责拟稿，质量负责人核稿，经企业负责人批准后由人事行政部发执行，原制度同时废除，修订原因及变更日期应详细记录在《文件修改审批表》中；、作废文件由人事行政部进行“作废”标识，防止误用，并由人事行政部收回管理；

1.

1.

1、公司制定的制度，由于经营管理不断更新或与国家相关法律、法规政策相违背，已不适应或过时，须进行撤销;

1.

1.

2、制度的撤销是由人事行政部在分发新文件是回收旧文件,或每年对发文进行一次清理，对不适当或过时文件填写《文件销毁登记表》，经质量管理部、质量负责人同意后进行销毁；

6.

6、文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管、以及修改、撤销、替换、销毁等应当按照文件管理操作规程进行，并保存相关记录；

6.

8、每季度审核、修订文件、使用的文件应当为现行有效的文本，已废纸或者失效的文件除留档备查外，不得在工作现场出现；

6.

9、非本部门执行文件，需要供读时需向人事行政部登记《文件借阅登记表》，填写文件编号、文件名、借出日期、借用途、归还时间

6.

10、各岗位获得与工作内容相对应的必要文件，并严格按照规定开展工作文件的管理制度篇7某公司文件、档案管理制度第一章文件管理制度第一条本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书，从行文、收发、归档全部过程的办理与控制第二条公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理，综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理第三条各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档,建立文件的收发登记簿第四条公司常用公文种类为请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等，要求按公文规定格式行文第五条以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定，发文字号为一公司发［—年号］第一号第六条公司内部行文及对外发文，必须使用行文卡，拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文第七条发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后，方可盖章行文第八条打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单,任何人不得打印、复印私人材料打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校第九条制发文件涉及到多部门时，由主办部门与有关部门协商会签第十条综合管理部对传阅的文件要及时收回处理第十一条公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时叫中和管理部归档第二章档案管理制度第十二条公司的档案工作基本原则是:集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主即公司档案由综合管理部集中统一管理，有关部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料，由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档第十三条公司综合管理部设专门档案工作，负责管理公司的全部文书、科技材料等档案，进行收集、整理、立卷、鉴定、保管第十四条归档资料包括

1、公司与有关单位的来往信件，各种协议、合同；

2、公司会议记录、纪要、决定；

3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结；

4、会议形成的领导讲话、文件；

5、公司对外交流的文件、协议、报告等；

6、公司各部门的发文；

7、其它具有保存价值的文件、材料

8、外单位发给各部门的抄送信件；

9、公司营业执照、税务登记证等重要文件；

10、要的科技文件、技术资料、方案第十五条档案的借阅

1、借阅档案要履行借阅手续借阅档案只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需经部门负责人及综合管理部负责人批准

2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损，所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案

3、文件复制需经综合管理部负责人批准文件的管理制度篇

81、资料室要确定专人负责归档、借阅、防火防盗工作，并将责任人员名单张贴在资料室入口处未经责任人许可，其它人员不得进入

2、借阅资料必须取得资料管理员的同意，必须办理借阅登记手续，按期归还

3、资料室内严禁生明火，严禁吸烟

4、资料管理员要定期检查和维护电器及照明线路，定期检查电源开关和电源插座插头

5、资料室内要配齐各类消防设施，定期检查并及时更换资料室管理员要熟知消防设施摆放位置和使用方法

6、工作人员离开资料室时，要锁好门窗，切断室内一切电源

7、室内资料要统一编码并摆放整齐，室内干燥、通风流畅并留足安全通道

8、资料室入口处须张贴资料室平面布置和消防设备位置示意图,以及紧急出口示意图

9、资料室安全管理制度需张贴在资料室内墙文件的管理制度篇9物业管理公司质量体系文件:文件和资料控制程序

1.0目的确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件和资料

2.0适用范围适用于质量体系所形成的文件和资料

3.0职责

3.1行政部是文件和资料的归口管理部门

3.2各部门（管理处）负责本部门（管理处）所使用文件和资料的管理

4.0工作程序

4.1文件和资料的分类

4.

1.1质量体系文件（质量手册、程序文件、作业文件、质量记录）

4.

1.2外来文件（国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等）

4.

1.3其它资料（业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等）

4.2文件和资料的编号按《文件和资料的编号规则》执行

4.3文件和资料的受控状态

4.

3.1质量手册分为受控和非受控两种，受控文件和资料在第一页加盖受控文件印章，注明受控号，非受控文件一般只进行编号

4.

3.2质量体系文件均为受控文件，加盖受控文件印章

4.

3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外，其它现场使用的可不盖受控章

5.4文件和资料的编写、审批质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写；质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写，管理者代表或物业管理公司经理审批

4.5文件和资料的发布

4.

5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量，领用人在《文件和资料领用签收表》上签名，领取注有受控号和加盖’受控文件印章的文件和资料

4.

5.2使用部门受控文件如有丢失，可提出书面申请，说明原因和理由，管理者代表批准后，重新发放，注明丢失的原因；破损的以旧换新

4.6文件和资料的更改

4.

6.1文件和资料更改时，由提出部门人员填写《文件和资料更改申请单》，审核批准由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批文件资料的更改,增删在《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》中要有记载汇总

4.

6.2文件和资料更改审批通过后，由行政部实施，资料管理员按《文件和资料领用签收表》的名单，到领用了需改文件的人员处更改手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的新文件，应同时收回作废的旧文件和资料,并留下记录

4.

7.1文件和资料经编、审、批签名后，原件交管理者代表归档,列入《质量文件清单》受控

4.

7.2各部门保管的文件和资料要求建立《质量文件清单》受控

4.

7.3借阅文件和资料（原件一律不能外借）时,登记在《借阅登记簿》上，按规定的时间归还

4.

7.4其它文件资料的管理参见《文书、档案、资料管理办法》

4.8文件和资料的换版与作废

4.

8.1文件和资料每版更改不超过五次,修改次数号用‘正，字的笔划数表示，一表示第一次更改，t表示二次更改……‘正’表示第五次更改，若1次更改内容较多也可换版版本号用a、b、c……表示,a表示第1版，以此类推

4.

8.2作废的文件和资料由行政部按《文件和资料领用签收表》及时收回并记录，立即盖上‘作废‘印章，统一销毁为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料，在第一页上盖上保留资料，印章方可留用

5.0支持性文件

6.1《文件和资料的编号规则》

5.2《文书、档案、资料管理办法》

7.0相关记录

7.1《文件和资料领用签收表》

7.2《文件和资料更改申请表》

7.3《质量文件清单》

7.4《借阅登记簿》

7.5《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》文件的管理制度篇10为了更进一步规范公司的文件资料管理，完善公司文件资料的归档，实现公司全方位规范化管理的需要，特制定本制度

一、文件、资料的来源和范围文件、资料的来源有两种接收和发放

1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》

2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》文件、资料的来源范围分为公司内部文件、总公司文件和外来文件、公司文件、资料归档的范围和归档分类

1、档案实行专人管理，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱

2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况

3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放

4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号

5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂

6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续

三、档案保密制度

1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容

2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失

3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料

4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅

5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下

1、行政类本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照

2、经营业务类公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等

3、人事类劳动人事档案、劳动工资档案等

4、政府类政府下发至公司的各类文件

5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案，会计档案，统计资料等

6、音像类公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等

三、公司文件、资料归档的编制及编号公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号、便利查阅和保管的原则遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号

1、本公司所有应归档的文件、资料，一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首如公司办公室的编号首为FNB；总公司财务部发来的文件编号为SZC；燃气协会人事部发来文件为SWRO

2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类，代码为1行政类；2经营业务类；3人事关类；4政府类；5财务类；6音像类

3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后，以年月日加十位进行归编

4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度分为“一般级”“重要级”“机密级”以“A”代表一般级，“B”代表重要级，“C”代表机密级“A”一般级文档包含公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等“B”重要级文档包含公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等，人事档案薪资性档案、劳动合同，技术资料,财务资料等“C”机密级文档内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等

5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写+类别+发布年月日+归档序号+受密级例如将总公司办公室公开发布的通知归档为20_年5月3日第一份档案，其编号为JZBA

四、档案的保管、调阅与归还

1、巳归档的公司文件、资料，由办公室统一编号后形成《文件档案》，并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管

2、巳归档的公司文件、资料，由专管员负责填写《文档管理登记表》，并按指定专柜分类进行存放和保管并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失

3、公司档案必须依照职务级别进行调阅调阅时须填写《文档调阅申请表》一般级公司文档，须填写《文档调阅申请表》方可调阅重要级以上文档，须经主管领导批准后方可调阅机密级公司文档，须经公司经理批准后方可调阅

4、公司文件、资料档案跨公司调阅，须经公司经理批准后方可调阅，并仅限于文档的查阅，不得复制或带走

5、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归还登记表》

五、归档保存期限

1、永久保存本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档

2、五年保存根据需要须保存的文档财务审计档案，会计档案，统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行

3、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档

4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档

六、档案的销毁

1、原则上，应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁

2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》，并经相应批准人批准后，方可进行销毁重要级以上文档，须部门主管批准后方可销机密级公司文档，须经公司经理批准后方可销毁

3、销毁文档须由两人以上共同完成，并填写《文档销毁登记表》

七、附表的管理本制度暂定8个附表，附表的管理由档案管理者兼管，分类管理每个附表，便于填写和查阅附表的编号为启用时的年月日+十位

八、其它本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善，过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准本公司涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行本制度自签发人签字日起生效执行另附附表1《文件接收登记表》附表2《文件移交登记表》文件的管理制度篇11

一、目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性结合公司实际工作情况，特制定本制度

二、适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案

三、定义

1、文件公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具

2、受控文件需要对文件的分发、更改、回收进行控制随时保持有效版本的文件

3、非受控文件不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人

4、外来文件指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件（法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）

四、职责

1、公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督

2、各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理

3、文件编制、审批、发布的权责1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核核稿、发布、汇总

五、文件分级分类文件分级

1、一级文件公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等

2、二级文件规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件

3、三级文件各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准

4、四级文件表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等

六、文件编号、标识与控制

（一）文件编号［Microsoft公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间注各部门代号部门代码部门代码部门代码部门代码

（二）文件的标识与控制

1、文件分受控与非受控两种，在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件，以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识；

2、长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本；

3、一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本

七、文件编制、审核、批准和发布

（一）、行政文件与管理性文件的编制与审批

（1）公司级行政性文件公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制

（2）公司级管理性文件如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度3条负责编制3各部门行政性文件各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制4公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发5公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发

二、文件归档、发放、保管

1、文件归档D经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档2各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》

2、文件发放公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放1管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门；⑵作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;3各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件，并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名4文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名

3、文件保管与借阅1文件保管所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部Iio2各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还3存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作

四、档案移交制度:

1、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案

2、应移交的档案包括文书档案、专门档案、会议档案等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案

3、档案移交时应将目录等检索工具及编制的组织沿革、文件汇编、参考资料等随同一起移交

4、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签字盖章

5、档案人员调动工作时，也必须办理上述移交手续，并经分管领导繁体字认证后方可离开岗位

五、档案立卷归档制度

1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档

2、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷

3、每年将有保存价值的文件材料，按照“年度”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷

4、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚,标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观⑷文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续

八、文件的更改与回收作废

一、文件更改1当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改2文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改3文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版4公司文件更改状态按版本号为A版B、C、D等/修改状态为

01、

2、

3、4等依此编号版本号与更改状态之间的关系为每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10,当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推特殊情况下，换版不受此限制5文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果6公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题,提出文件更改意见

二、文件的作废与销毁1各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期2文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁留用记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样3各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行

三、外来文件管理外来文件接收与归口1国家法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》2外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理3外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档

四、保密文件的管理

1、保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理

2、保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则1文件密级发放、传阅范围2绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象3机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象4秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象附件《公司内部业务便签》《文件审阅签发单》《受控文件清单》《文件发放登记表》《文件更改/评审单》《文件销毁留用记录表》《外来文件清单》公司内部业务便签□通报口指示□通知口批复□协调□请示口报告□接洽给TO日期DATE年月日由FROM□请回复REPLY□请归档FILE标题SUBJECT内容MESSAGE见下文空两格，正文宋体四号字，表格视情况酌定部门年月日起草人各部门负责人审签分管领导审签总经理审签文件发放记录表编号:序号文件名称文件编号接收部门份数签字发放/回收日期发放/回收部门编制年月日文件更改/评审单编号文件编号文件名称更改原因更改内容评审结论评审人员编制年月日文件销毁（留用）记录表编号序号记录名称记录编号发放日期回收日期数量原因编制:年月日外来文件清单编号序号文件名称备注1234567891011121314151617181920212223编制年月日受控文件清单编号序号文件名称文件编号版/次备注编制:年月日文件审阅签发单编号:拟文部门拟稿核稿文件名称文件编号文件内容摘要文件发放范围（拟文部门填写）主送董事长口总经理口抄送行政人事部□财务部□营销部口项目部口拟文部门负责人意见拟发签字法务部意见审签分管副总意见审签公司总经理意见:审签:签发日期

5、文书档案在第二年四月底前立卷归档，其它门类档案按有关规定按期归档文书档案应在第二年六月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行

6、各处室归档的案卷必须编制移交目录，向档案室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续档案室对接帐的案卷要进行质量检查，及时登记，编目上架

7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助

六、档案统计制度

1、建立、健全科学的档案统计工作，准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况

2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐，做到数字准确

3、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平时原始数据登记工作，注意积累统计资料

4、每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录

5、逐步实现统计工作完整性，统计分类标准化，统计基础工作规范化

七、档案的开发利用

1、充分利用档案为教育教学服务

2、查阅档案时必须保持案卷整洁，严禁涂改

3、对档案的利用要及时登记

八、检查与考核

1、档案工作应列入学校和各部门工作计划，并列入有关人员的职责范围及工作标准

2、本标准由市社区服务中心办公室每年进行一次全面检查，并作为考核有关部门、有关人员的依据文件的管理制度篇

21、目的与适用范围为了确保在质量体系运行中的各个场所使用的文件是有效版本,特制定本制度本制度适用于《质量手册》、《程序文件》的更改，发放和回收的管理

2、管理要求

2.1全质办是《质量手册》、《程序文件》的归口管理部门

2.2《质量手册》、《程序文件》在贯彻实施过程中若发现差距或不符合实际情况时，各职能部门要以书面形式反馈全质力、，全质办向管理者代表提出更改报告，填写文件更改通知单，经管理者代表报准后进行更改、控版和回收

2.33全质办指定专人负责《质量手册》、《程序文件》按规定范围进行发放、更改和因收,对其使用和保管进行监控

2.44全质办受管理者代表委托解释《质量手册》和《程序文件》的有关内容

2.55技术科负责对《质量手册》、《程序文件》进行标准化审查

2.6《质量手册》、《程序文件》持有者要保证其有固定的存放位置，以便在任何情况下都能对其进行更改、回收等

2.7《质量手册》、《程序文件》持有者要妥善保管，不得丢失,不准外借，更不准私自提供他人转抄或复印，若发现类似问题,应予以追究责任文件的管理制度篇

31、主题内容与适用范围本文件根据我厂产品的生产性质、生产类型和产品的复杂程度以及工种状况，对常用的工艺文件规定了完整性本文件适用于变压器新产品的生产老产品的工艺整顿也参照执行

2、引用标准gb/t4863-93机械制造工艺基本术语gb/t6583-1994质量保证术语jb/t9167—1998工艺装备设计管理导则jb/t

9165.1-1998工艺文件完整性

3、一般要求

3.1工艺文件是指导工人操作和用于生产、工艺管理的主要依据,要做到正确、完整、统

一、清晰

3.2本标准所规定的内容应在产品设计、试制、鉴定和生产的各个阶段相应编制完成

3.3产品的生产性质是指样机试制、小批量试制和正式批量生产样机试制主要是验证产品设计结构，对工艺文件不要求完整，可根据具体情况而定;小批试制主要是验证工艺，所以小批量试制的工艺文件基本上应与正式批量生产的工艺文件相同不同的是后者通过小批试制过程验证后的修改补充，更加完善

4、工艺文件种类

4.1产品结构工艺性审查记录记录产品结构工艺性审查情况的一种工艺文件

4.2工艺方案根据产品设计要求、生产类型和企业的生产能力，提出工艺技术准备工作具体任务和措施的指导性文件

4.3产品零（部〉件工艺路线表产品全部零（部〉件（设计部门提出外购件的除外〉在生产过程所经过部门（科室、车间、小组和工种〉的工艺流程，供技术科、供应部使用

4.4焊接工艺卡片用于对复杂零（部〉件进行电、气焊接

4.5特殊工序操作指导卡

4.6典型零件工艺过程卡片用于制造具有加工特性一致的一组零件

4.7标准零件工艺过程卡片用于制造标准相同、规格不同的标准零件

4.8装配工艺过程卡片

4.9工艺守则某一专业工种所通用的一种基本操作规程。