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《秘书学概论》复习提纲名词说明
1、秘书学是探讨秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的学科通俗地说，秘书学就是探讨人员如何做好秘书工作的学科P
142、协助指在主导的领导、指挥、限制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标它既非主导的，又是与主导亲密相关，相对于主导而存在的P
93、三省制在魏晋起先形成，唐代确定即中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，”中书出令，门下审议，尚书执行”，既相互分工、协作，又相互监督、牵制P
334、一文一制宋朝规定朝廷百官和地方的奏章必需一文一事，非一宗事者不得同为一文,以便行文归口和由主管部门刚好批复、处理P
335、文书立卷制元朝规定处理完毕的文书经监察官“照刷”（检查）之后予以编号立卷同一类事立为一卷，年终交案，归档保管P
336、贴黄引黄制魏晋以后，公文多用黄纸书写唐代规定公文如有个别文字更改，可另写小块纸补贴，称为“贴黄”此后，又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前,称为“引黄”，也就是“公文摘要”的由来P
337、条旨制明朝规定百官奏章先由内阁高校士用小纸条写上初步处理看法，贴在文书上供皇帝参考，又称“票拟二P
338、综理制是指全部秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门这适合于秘书工作量不太大的机关或单位如市、县政协和大多数企事业单位都接受综理制P
529、办公自动化办公自动化是对秘书机构和秘书工作的要求之一，简称0A,是探讨如何将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动P
6210、角色冲突每个人在人生舞台上都要扮演肯定的角色，又往往在不同的场合、背景、不同的角色群中扮演不同的角色（即角色转换）或同时扮演多种角色个人担当多种角色，每一种角色的意识和行为规范不行能一样，有可能协调统一，也可能产生冲突冲突，产生冲突冲突的即称之为“角色冲突”P
9611、公允要求秘书处事待人要公正，诚恳，既不自欺，又不欺人不贪人之功为己有，也不饰非掩过或推卸责任P
9812、敬重秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要敬重通常而言，要获得别人的敬重，首先得敬重别人人都有自尊心，都希
1、开朗具有乐观饱满的心情，擅长接受困难而艰难的工作任务并无埋怨之心和牢骚之言开朗还表现为对同志的热忱、关切、乐于助人遇到困难不是没精打采，而是有志气去战胜它开朗，还能给人以快乐，给人以志气，能团结同志共同奋斗
2、灵敏思维灵敏，对事物敏感，易于接受，擅长分析；动作灵敏，做事干净利落，不拖泥带水，不拖拉，不推诿；笔头灵敏，深思熟虑之后，腹稿打就，下笔千言，立马可待，再字斟句酌，反复修改，使文章字字珠矶，无懈可击
3、稳健遇事细心，视察细致，考虑周详；办事稳当，不冒失从事，也不敷衍了事；待人稳重，温顺文静
4、坚毅做事要有百折不回、坚持究竟的志气和毅力；坚毅要求多工作能任劳任怨，工作不为人理解时仍能细致去做，甚至受到委屈时能忍辱负重；坚毅还包括要努力克服自身的缺点，做到自信、自重、自爱
5、幽默幽默是才智、机敏、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲讽
6、自制秘书人员要培育和提高自制力；在不同场合、不怜悯景、不同对象面前要擅长选择和限制自己的心情和行为方式；不因心情激烈而载歌载舞，饶舌不止；也不因心情低沉而紧缩双眉，缄默寡言；任何时候都要防止自己心情的忽冷忽热如何塑造
1、博览群书，开阔胸襟秘书人员不能满足于只读专业书，或者说，只为了应付工作而读书，还应当为了提高自己的素养而读书
2、培育广泛爱好，丰富业余生活业余生活对丰富个人生活，调整心理爱好是必不行少的,秘书人员应当培育广泛的爱好，文艺、音乐、体育、旅游、交友等等，凡是有益于身心健康的活动都可以进行业余爱好不仅可以陶冶性情，培育乐观心情，还能促进人际交往，广交挚友，丰富感情生活
3、擅长反省，自我调适秘书人员遇到困难、挫折，甚至打击，要擅长反省，即冷静地、客观地从自身找寻缘由和教训，而不应总是无谓地怨天尤人，应具有“归根究竟靠自己”的思想还应擅长自己进行心理调试，即俗话说的“想得开”想得开，就是自己能开导自己,劝服自己，劝慰自己，能从自身找寻到有利因素去克服不利因素，从自身获得力气和信念
4、倾诉、宣泄、调整心情假如自我调试难以奏效，就只能找寻外援了秘书人员可以向至爱挚友倾诉、发泄自己的苦恼或苦痛，可以得到对方的劝慰和劝解
五、女性秘书怎样才能爱护自己？P
821、正确的相识和心态女性秘书应当相识到，自己“出卖”的是智力和劳力，而绝不是色相，自己是当助手和参谋的，而决不是花瓶或情妇女性秘书决不是所谓吃青春饭的，做到五六十岁退休的女秘书大有人在其实，青年女性从事任何职业都可能受到男性的性骚扰，只是在秘书职业环境中更普遍而己，因此须要女性秘书有更醒悟的相识，更自尊、自爱、自重
2、自我爱护意识和方法女性秘书，尤其是刚出校门就担当秘书的青年女性，要加强自我爱护意识，爱护自己的感情和身体都不受到损害有了自我爱护意识，还须要自我爱护方法有阅历和成熟的女性秘书在这方面也积累了丰富的阅历，概而言之是坚持原则，敏捷对待，防微杜渐，自尊自爱具体方法主要有:工作看法细致踏实，不浮夸，不取巧；穿着装扮朴实优雅，不明丽，不新潮；言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻；对人看法真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵；不接受格外的酬劳和珍贵的礼物；不参与同事关于男女情事的谈话；不在上司办公室作非工作性的逗留；不倾听男性上司或同事婚姻不幸的倾诉；不让对方误会你的关切和帮助是爱情；不接受男性上司或同事的单独邀请；尽量少参与男性上司的家庭事务或个人应酬；尽量避开与男性上司单独出差，差旅中尤其要留意言行细微环节；刚好表明你已婚或已有男挚友；不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠；必要时依靠法律，寻求爱护
六、秘书的考核P
871、考核内容1德政治思想品德主要指政治看法、思想作风、遵纪遵守法律、廉洁奉公、遵守职业道德和社会公德2能工作实力主要指管理实力、办事实力、操作实力、业务和技术水平3勤主要之工作出勤率和平常工作看法4绩工作业绩指完成工作任务的数量、质量、时间效率等
2、考核标准1干脆量化即干脆用数量衡量工作任务完成的状况，如撰写文稿的篇数、字数，打字的字数，接待来客的人数，收集、整理信息的条数2比率化即按肯定阶段实施工作过程或达到工作效果计算其完成目标的比率，如信访办案的结案率，文书立卷、催办工作的完成率，打字的差错率等3综合指标化即工作质量要求和数量概括相结合的指标方法，如文书处理无丢失、无错发、无误办、无泄密，印章管理无误差，合称“五无二4类比指标法即在本系统、本地区或全国同类工作任务达到指标或完成状况相比较，排列名次并规定相对的标准和要求
3、考核方法1平常考核秘书日常工作的一切书面记录都是平常考核的重要依据平常考核由机关考评员，或办公室主任、秘书科长，或业务主管主持，每月一次，考评结果有书面记录2年终考核年终考核在每年年终时进行，通常分三个步骤先是秘书人员在总结的基础上提出自我评价；其次是办公室或业务部门民主评议，写成看法；最终是主管领导审定第五章
三、秘书处理人际关系的一般准则有哪些？P
961、敬重秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要敬重通常而言，要获得别人的敬重，首先得敬重别人人都有自尊心，都希望得到别人的敬重敬重别人和受到敬重，是相对相应的相互敬重就能增进彼此的友情和信任，就能激发彼此的责任感和工作主动性
2、礼貌和礼仪人际关系中敬重的最初也是最近的形式就是礼貌礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整齐、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文静；与人交谈时，用语得体、口齿清晰、语音温顺在各种交际场合自觉留意和严格遵守各种礼仪礼节
3、乐于助人秘书的角色地位主要是助手，帮助主管或上司做好各项工作，甚至必要的生活照看与服务，乃是秘书的天职秘书工作又是综合性的工作，它须要多方面的协作和帮助才能做好因此，秘书人员应具有根深蒂固的“助人为乐”的意识，养成主动、勤劳的习惯无论对上司、或同事、或客户、或有工作交往的一般群众，只要知道或看出对方有须要，就应主动地伸手帮助
4、赞美他人秘书不是卑贱者，但他她的角色地位要求其必需是个真正的虚心者虚心不等于自卑，正如自尊也不等于傲慢准确地说，真正自尊、虚心的人就在于他们既能正确地估量自己，又能正确地看待别人
5、宽容与体谅秘书人员要擅长在人际交往中学会宽容与体谅对别人身上这样或那样的弱点或缺点要予以宽容，对别人的粗鲁言语、举止或错误行为，只要不损害公司及个人，耍予以宽恕进而能设身处地为对方着想，多给人一点怜悯和谅解
6、公允公允要求秘书处事待人要公正，诚恳，既不自欺，又不欺人不贪人之功为己有,也不饰非掩过或推卸责任
四、秘书应怎样处理好与上司的关系？
1、秘书与上司关系的特征1工作上的主从性秘书是上司尤其是主管上司干脆的、全面的工作助手在工作上，上司为主，秘书为辅、为从2学问、实力、体力、思维的补充性秘书与上司工作的协作既是一种助力，也应当是一种合力，应当是相加，而不是相减或抵消3人际关系的首属性秘书与上司尤其是主管上司的关系是首属关系，建立并巩固这种首属关系，对秘书的工作成果和事业前景是完全必要的4人格上的同等性秘书与上司在工作上是“主从”关系，而决不是“主奴”关系秘书应保持人格上的独立性，不应当成为上司的附庸或其他
2、秘书与上司关系的处理原则1主动协作、适应秘书应擅长理解上司的工作意图，主动协作上司做好各项工作，而不能拨一拨，动一动2听从，但不盲从秘书对上司的基本看法是听从，这也是秘书职业特征的要求尤其是初级秘书对资深上司，听从就更多一些上司对秘书尤其是中高级秘书常有询问的可能,秘书也有提出建议甚至不同看法的必要再者，秘书接触文件较多，对各种法规、制度更为熟识，自然负有对上司某种程度监督的责任因此，秘书对上司不能盲从3委婉提示，适时规劝秘书应当接受委婉、含蓄地提示、提示的方式，让上司自己发觉错误，或是等待肯定的时间再做请示，让上司自己冷静下来，重新作出确定4维护上司间的团结秘书主要为主管上司之外还有其他职位不等或分工不同的上司秘书主要为主管上司服务，还应当力所能及地执行其他上司的指令，而不行只顾自己的干脆上司，得罪其他的上司，也不行遇事越过干脆上司向更高一级上司请示秘书既应维护干脆上司的威信和利益，也应维护上司间的团结
五、秘书应怎样处理好与一般同事的关系？P
1031、秘书与一般同事关系的特征秘书与一般同事纯粹是工作上的合作关系，是完全同等的、相对稳固的业缘关系但是由于秘书的特殊地位，处于主管与基层职工之间，接近上司而比较疏远职工，简洁受到嫉妒或猜疑，很难与基层职工之间打成一片而秘书工作的性质又要求他们在主管与职工之间传达指令、反映状况、沟通协调，职工往往视秘书为上司的替身，上司又会把秘书看作职工的代言人假如上下关系融洽，秘书自然是左右逢源；假如上下关系惊慌，秘书就成了冲突的焦点因此，秘书要处理好与一般职工和同事的关系，比之与上司的关系更为困难一些，这也是大多数秘书简洁受到上司的信任、器重而缺乏群众基础的重要缘由
2、秘书处理与一般同事关系的原则和要求
（1）真诚地关切别人首先要以虚心、同等的看法对待同事，切不行以“二首长”身份自居工作上应多体谅同事的难处，尽力给以帮助解决秘书对同事也应树立“服务”的观念秘书还应关切同事的生活和心情，抽空多与同事接触，与他们谈心，以增加了解，消退隔阂,促进友好合作
（2）同等友好秘书与一般同事之间应尽量做到同等友好，而不要和某些人特殊亲密维护团结秘书作为主管上司与一般职工之间的中介和桥梁，应努力维护上下干脆爱你与同事之间的团结第六章
三、接待工作应遵循哪些原则？P
1171、文明礼貌秘书对待任何来客都应以礼相待，而不计其职务凹凸、衣着服饰、是否熟识等状况对常常联系或上司约请的来客，秘书主动称呼，问候对方，刚好通报或引见给上司,并视须要送上茶水或咖啡
2、负责秘书在接待来客时要对本单位负责，也要对来客负责对于初次来访者应当确定其身份再交谈，在交谈的过程中应留意必要的内容和范围在明确了客人的来意之后秘书应负责地办理，不能有意推诿、拖延或敷衍了事
3、与人便利秘书应尽可能给来客供应便利引见、供应资料、转告转办、介绍状况、供应资料等，对外地来客，秘书还应当帮助办理膳宿以及指引交通路途，代办车、船、机票等
4、讲求实效秘书接待时应留意不奢侈客人的时间，也不奢侈自己的时间，更要节约上司的时间擅长在上司会见客人出现尴尬局面或受到无理纠缠时替上司解围
5、按制度办事秘书在接待工作尤其是规模较大、时间较长的会议接待或团体接待中应严格按制度办事
6、遵守纪律接待工作中秘书外出机会多，自由度也比较大，尤应留意自觉遵守纪律，比如保守纪律等
四、怎样做好日程支配工作P
1211、听从于组织的总目标和整体支配上司的工作只是整个机关的、单位工作的一部分秘书为上司，即使是主管支配日程时，首先应当考虑的是听从于组织的总目标、总任务和整体支配，要顾及主管上司上下左右的工作协作、工作制约，如发觉有冲突，应刚好汇报上司，征得同意后进行协调、解决
2、区分轻重缓急秘书应对上司的工作任务、各种会议、常常联系的同事和客人、支配中的出差、社会交往乃至休假等等大大小小的活动进行全面了解并作记录然后，分清轻重缓急，先远后近、先重后轻，先外后内，按年、月、周、日作出初步支配
3、随时补充、调整秘书不行墨守成规，而应见机行事，仍应依据先重后轻、先外后内的原则随时做补充、更改或取消
4、提示和督促秘书不仅要为上司排出科学、合理的工作日程表而且还有责任帮助上司实施包括帮助上司记忆工作的内容和时辰表，刚好提示和督促，将上司的重要活动通知有关的同事及汽车司机，并要求他们与上司亲密协作等等
5、酌留弹性、劳逸结合支配上司的工作日程切不行满打满算，一般不超过工作量的50%既要考虑到临时增加的内容，又要留出足够的时间让上司做打算，免得穷于应付，反而达不到工作效果，也应当留意上司的劳逸结合，白虎上司的身体健康和心情稳定第七章
一、督察工作应当遵循哪些原则和程序？P124原则
1、领导负责包括事前批准、事后检查，以及办理过程中必要的指导秘书则应当事前、事后和办理过程中作必要的请示和汇报，重大事项不行独断专行
2、分级负责秘书工作不能越上级的权，不能越下级的权，只能一级促一级，一级抓一级,形成自上而下逐级落实，都抓落实的正常机制
3、实事求是督察工作的第一步是了解状况，只有查清了状况才有资格督促
4、不能干脆办案秘书督查只是督促、检查、帮助下级工作，而不是越俎代庖
5、讲求时效秘书应以只争朝夕、锲而不舍的精神和作风去办理，按时按质办理，切不行再拖延或半途而废程序
1、查办立项秘书吧查办的单位、内容和目的填写查办单单内还应写明查办的具体指标、操作步骤、负责部门人及人员，然后呈送领导批示
2、查办通知立项后由秘书将查办内容、要求与领导批示通知原经办单位、部门或人员，要求他们在规定的时限内核实状况，予以处理通知的形式有会议、发文、电话、派员四种
3、催办通知下达后，秘书应定时催办或查问，以了解办理的进程和结果，如有重大疑难,要刚好像领导汇报
4、干脆调查如经催办到限时仍无结果者，由秘书干脆调查其目的是为了摸清状况，不宜当场表态
5、商讨处理秘书对调查得来的状况进行分析探讨，提出处理看法，经领导审核同意后,再会同原经办单位、人员商讨确定，仍有原经办单位、人员处理
6、结案反馈原经办单位、人员处理后，将结果反馈给秘书秘书应审核是否正确、适当,然后将处理结果；联通秘书审核看法呈报领导
7、立卷归档最终，秘书将查办过程中的全部文件立项单、领导批示、查办原件、调查报告、处理结果、审核看法等组成案卷，归档备查
四、秘书为什么要做好值班工作？P135一般的政府机关、企事业单位的行政部门都是实行8小时工作制白天工作，夜间休息我国还实行每周双休日制这样，一年365天，有52个星期
六、日，再加上10天法定假日，共有116天使非工作日可是交通、生产、医疗平安等部门都是每日24小时连续工作的，何况业务联系、人来人往、信息传递、自然变更也不行能都限制在工作时日之内，尤其是国际交往、世界性业务还涉及不同时区，这些都须要行政部门实行补充方法，就有了秘书的值班工作
五、面对突发事务，秘书应如何行动？P
1371、基本原则基本原则是加强组织领导，坚持实行统一指挥，分级、分部门负责
2、基本要求具体了解事务发生的时间、地点、经过、人员伤亡状况和损失状况，刚好报告领导和上级刚好处理突发事务，妥当处理善后工作写出事务的处理经过，报领导批阅后归档备查
3、基本内容包括两方面的内容，一是指本系统、本组织、本单位发生了比较重大的突发事故和突发事务，须要紧急决策处理，实行坚决措施；另一个是指为了防患于未然，或把突发事务歼灭在萌芽状态，平常须要做好各种预防、打算性工作，设立自己的信息情报网络,建立预警系统
4、基本过程1有思想打算和心理打算突发事务虽然不是常常发生的，但应急原却应当常记在心中，如何应对突发事务的发生，是衡量秘书心理素养和综合实力的重要方面2做好通讯打算对处理突发事务的各种预案和措施，秘书应当了然于胸，尤其是熟识各种通讯方式和通讯手段，如各级领导、公安局、医疗机构、交通部门等的电话、地址3问清具体状况如秘书接到火灾的报告，应问清火灾的地点、火情、扑救状况等4实行应急措施在特别紧急的突发事务发生后，要实行正确的应急措施如发生大的火灾，应刚好通知消防部门，应在报告领导的同时，通知公安部门派人到现场，了解消防力气是否够用，如不够应马上报告上级部门5刚好向领导、上司和上级汇报、请示如我国规定，有人员伤亡的公共卫生事务、重大事故和疫情应必需在12小时内上报卫生部及有关部门包括事务发生的时间、地点、伤亡状况、发生缘由以及当地组织救援的领导、人员、救治实力、实行的措施和须要解决的问题等秘书人员应严格依据制度办事6依据领导指示刚好处理如就近组织人力抢险；马上组织救援力气或专业防治队伍快速赶赴现场进行救援和疾病防治；组织专家尽快到现场查明缘由，并提出报告；或依靠接近机关、单位、部队，或爱护事故现场，或紧急转移机要文件和珍贵物资等，并依据领导指示进一步做好善后工作假如属于刑事案件，必需刚好拨打110,并把时间移交司法、公安部门处理第八章
一、秘书应留意收集哪几方面的信息？P.1421政策法规信息主要是指中心领导人的有关方针、政策的重要讲话，国家和地方政府颁布的法令、法规、条约等，通常以文件形式下达或在报刊杂志上公开发表、刊登2指挥性信息指上级机关、单位有关工作、生产的指示、指令、通知、支配、批示以及政府主管部门的管理性、业务指导性的方法细则等，通常以内部文件、公函等形式下达3本单位信息包括本单位内部的、来自上下两方面的信息以及本单位和外单位各种干脆业务往来的信息4社会反馈信息指人民群众对政府机关，顾客、客户对企业的信件、访问、电话中所反映的正反两方面的反馈信息5可比信息指不同地区、不同国家的同类事物可作横向比较的信息，以便参照学习6相关信息指粗看起来各不相干，当为探讨某一课题时却相互有关联的信息7将来信息现代社会的决策者要富有预见性、前瞻性
二、秘书向领导供应信息应留意哪些问题？P.1471适事指供应信息应有针对性、适用性2适时领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书供应信息也应把握适当的时机和时间3适度领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书供应信息也应把握适当的时机和时间
三、调查有哪几种主要类型、方法？试比较其优缺点P.152类型⑴普遍调查简称普查，是指对总体对象中每个具体的单位都进行调查优点适用于重大的基本状况调查例我国对人口实行普查普查得来的资料全面、客观、精确缺点缺乏生动性、具体性普查范围广、对象多、工作量大，只能接受书面问卷和数学统计方法大规模的普查须要统一的时间限度，否则会发生偏差⑵典型调查是从总体或不同类型的对象中选择个别有代表性的单位进行调查优点适用于阅历性调查在人力、物力等条件不足时，典型调查是一种有效的方法因为它的对象少，便于集中、深化地调查，得来的材料生动而具体缺点典型是调查者选定的，有人为的主观因素，选错了对象便可能前功尽弃典型的调查侧重于定性分析，有特殊性，假如硬性推广至总体，简洁犯“一刀切”的毛病⑶个案调查就是对个别的对象进行调查，如突发事务调查优点有明显的针对性缺点个案调查不局限于当地、当事人，常涉及历史背景、社会环境等其他因素因此,调查不能就事论事⑷重点调查对调查对象总体中部分起主要作用或确定性作用的单位作调查，再将其结果推论至其他一般单位优点重点是客观存在的重点调查既可作定性分析，又可以作定量分析调查方式多样，花费小，成效高缺点假如各单位彼此间状况相差不大，不能硬从“矮中拔高”如此就犯了与盲目选典型同样的错误了⑸抽样调查就是从总体中抽取部分样本进行调查，将其结果推断总体分为随机抽样和非随机抽样优点兼有典型调查，重点调查，普遍调查的优点，在现代社会运用最普遍缺点无法供应全面、生动、具体的资料方法1视察法就是调查者对调查对象的状态、变更进行干脆凭肉眼或借助于工具、仪器作视察、记录优点分为参与视察和非参与视察参与视察是动态的，便于了解发展变更的过程，非参与视察是静态的，只能了解某一片段缺点对于一些突发事务，只能在事后做非参与视察2访问法比视察法进一步，除了看还能问访问的对象只能是人可以通过与对象的沟通与探讨，了解更深层的内容优点是与被访者面对面交谈，可以追问，可以探讨，了解状况能够全面、深化又是边问边看，察言观色，简洁辨别状况的真伪程度缺点费事费劲，难以作大规模的调查问题难有统
一、科学的标准，所得状况不易作定量分析3文献法指调查者查阅有关的书面资料，以获得所须要的材料优点资料丰富，事务、空间跨度上，搜集视察中受制约少，花费低缺点所获得的信息滞后于现实，也缺乏生动性、具体性4问卷法调查者把须要了解的状况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷，由被调查者做书面答案分为封闭式问卷和开放式问卷优点封闭式问卷用数字或者符号表示答案，便利计算机统计望得到别人的敬重敬重别人和受到敬重，是相对相应的相互敬重就能增进彼此的友情和信任，就能激发彼此的责任感和工作主动性P
9613、督查是指秘书帮助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥当P
12314、印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、运用工作，属于秘书工作范围公章是机关、单位职责权力的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用假如管理运用不当，会给本机关、本单位乃至社会造成危害，秘书人员必需细致对待这项工作P
12915、单位印章代表机关、单位的正式署名，具有法定的权威和效力，多用于正式文件和介绍信、证明信等P
13016、领导人签章是依据机关、单位主管用钢笔字或毛笔字亲自签名制成的印章，为方形或长方形，由秘书保管运用，多用于签发文件、公告之用P
13017、电子签名是指以数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人身份认可其内容的数据P
13218、电子印章是合法的数字化印章与数字证书绑定的，用其私钥进行了数字签名的权威性的电子文件，其中包含了用户身份、印章信息、公开密钥、有效期等很多相关信息、P
13219、政策法规信息这主要是领导人的有关方针、政策的重要讲话，国家和地方政府颁布的法令、法规、条例等等，通常以文件形式下达或在报刊上公开发表、刊登P
14220、无结构访问就是调查者依据事先拟就的提纲或问题直截了当地提出，一般适用于比较熟识或有了肯定基础的被访问者，适用于与被访者没有干脆利害关系的问题被访者可以无顾忌地干脆、明确回答P
15521、公文立卷是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有肯定查考利用价值的文件材料,依据它们在形成过程中的联系和肯定的规律组成案卷
22、与会者就是参与会议的正式人员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性
23、信访是指公民、法人或者其他组织接受书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式,向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映状况，提出建议、看法或者投诉恳求，依法由有关行政机关处理的活动
24、记者款待会是指组织为实现肯定宣扬目的，邀请报刊、电台、电视台等新闻媒介单位记者召开的会议，也可称为“新闻发布会二开放式便于答卷人各抒己见，答案丰富、具体，有共性，也有特性总体来说，问卷法可以大规模进行，省时省力缺点封闭式问卷答案有限定，无法调查特殊和深层的状况开放式无法用计算机统计，只能由人工阅卷总体来说，题目和答案的设计会不合理，有些调查者会闭门造车，不了解实际状况
四、探讨有哪几种主要方法？试比较其侧重点P.1571归纳法就是将多件同类的个别事物归在一起，从中概括出共同属性或特征以加深相识的探讨方法⑵综合法将众多的零散事物进行横向组合或纵向串联，视作一个整体探讨⑶统计法运用统计数据来描绘社会经济现象的状况和变更，相识社会经济规律的方法⑷比较法把两个或两个以上既同类又有不同之处的事物放在一起比较、分析，可以深刻地相识各自的特点⑸分析法就是将困难的事物进行分解，联系其他有关因素，从而辨析、相识事物的本质和规律⑹演绎法是逻辑推理的方法之一前三者适于做定量探讨后三者则宜于作定性探讨
五、重大课题的调查探讨应当用怎样的程序和步骤？P.160⑴确定调查探讨的课题是机关、单位或领导层在决策、管理、推行工作、生产以及科学试验中须要驾驭的信息资料主题或必需解决的问题秘书应更多地考虑可行性，去实施课题的调查探讨⑵确立调查的对象、类型、方式秘书接受课题后，首先应考虑课题的性质和要求，才能确定调查的范围，对象多少，用何种方式进行调查⑶拟定调查项目和题型课题是调查探讨的总体内容和要求拟定调查项目和提型，应遵循“必要的”和“可能的”的原则4规定调查的时间和地点应考虑好时间因素，事过境迁的话，调查探讨就会失真我国地域宽阔，各地区间差异大，调查者应留意到地区特点⑸制定调查探讨支配支配一般包括调查探讨的主题、目的、对象、范围、步骤、人员和组织支配、经费等6组织调查探讨实施重大的调研活动可以分成几个小组或几个阶段进行，要依据状况的变更，修改支配调查探讨应留意深化全面⑺探讨调查资料调查所得的信息资料先要经过整理，然后进行探讨探讨时要留意资料的全面性，与考虑资料的重点性并重⑻撰写调查探讨报告调查探讨的最终一道程序就是将调查探讨的结果写成书面报告，供领导参阅运用一般包括调查过程，调查结果，探讨结果三个组成部分最重要的是实事求是第十章
一、收文和发文的办理程序是怎样的？P183收文处理程序1签收、拆封和登记签收要比照文件投递清单或送文登记薄细致清点，做到四个“查清”拆封拆封文件要细心，不要撕毁封内文件并要取干净，然后要检查文件是否齐全登记收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式2分办和传阅3拟办与批办拟办文件的拟办是指对来文的处理提出初步看法，供领导人批办时参考批办指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示4承办、催办和注办承办指机关有关部门或人员依据来文的要求进行具体工作或办理复文催办指必需办理答复的文件，依据承办时限的要求，刚好地对文件承办的状况进行督促和检查主办也称办复指对文件承办的状况和结果，由经办人员在文书处理单上简洁注明发文办理程序1拟稿、审核与签发拟稿是文件承办人依据领导的交拟或批办看法草拟文稿的过程审核是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查二签发指机关领导人对文稿的最终审定、签字发出2缮印与校对缮印指对已经签发的文件定稿进行誉清、复印或排版印制校对指将文件的誉写稿、打印稿或清样按定稿核对校正3用印、登记与封发用印是指在完成的文件上加盖机关印章登记主要是为了便于对文件的管理和查找封发指对打算发出的文件进行分装和发送
二、公文立卷的意义P187
（1）公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用
（2）公文立卷可以维护文件的完整与平安，也便于文件的保管
（3）公文立卷，为档案工作打下了基础
三、什么是案卷归档？怎样进行案卷归档？P191案卷归档有关某一题或某一工作活动的系统的具有亲密联系的文件材料的组合体必需逐年移交给机关档案室集中保管⑴案卷书目的编制案卷书目的项目有案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注等有2种方法一种由各部门的公文立卷人员编制移交书目，然后由档案室汇总编排卷号，编制正式的案卷书目二是由机关档案室统一组织，指导各部门的文书立卷人员统一分类，编排卷号，干脆编制案卷书目
（2）检索工具的编制文件检索工具指用来查找、利用文件材料的书目、卡片等编制的内容有文号索引，文件分类书目
（3）案卷的归档文书部门立好的案卷，必需逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档要留意归档范围，归档时限和归档要求第十一章
一、会议有哪些要素？P2121）与会者与会者就是参与会议的正式人员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性2）主持人主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用3）议题议题是会议所要探讨的题目，所要探讨的课题，或是所要解决的问题议题必需具有必要性和重要性，又必需具有明确性和可行性4）名称正式会议必需有一个恰当、准确的名称会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参与对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等等必需用准确、规范的文字表达5）时间会议时间有三种含义一是指会议召开的时间；二是指整个会议所须要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度6）地点会议地点，又称“会址”既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素
二、会前一般应做好哪些打算工作？P2161）会议支配和成本预算开会须要动用人力、物力、财力，又往往占用一些工作、生产时间为了使开会与日常工作、生产相互结合、促进，而不是相互冲突、低耗，会议必须要有支配开会也是一种投入与产出，尽管投入往往是有形的，产出往往是无形的，但总是以最少的投入争取最大的产出因此，会议应当计算成本，作出预算，包括在会议支配之中2）文件打算较重要的会议都须要事先打算文件会议文件有两大类一类是供会上学习参考的文件资料，如上级的有关政策、方针、法规等这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带走，秘书应做好回收工作另一类就是会议本身所产生的文件，如开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录等其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿是必需在会前打算妥当的，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成这类文件可以让与会人员带走，作为进一步学习或传达、贯彻之用3）会场打算对会场的眼球总体上是整齐、宁静、光明、空气流通、大小相宜、一应设备齐全、利于平安和保密4）会议议程、程序的拟定会议通常有一个或几个相关的议题若有多个议题，秘书应依据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，印成文书，会前发给与会人员除议题外，还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目把每一次会议的这些项目和内容有序的排列，即使之程式化5）会议通知的发送会前一切打算就绪之后，就应刚好发送会议通知本单位的小型会议，可接受口头、电话、书面签知等方式通知外单位或跨地区的会议必需寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信
三、会问、会后秘书应做好哪些工作？P223\229会间工作，指的是会议从起先到结束期间秘书人员应做的工作，包括会场的组织与服务、会议信息的收集与编发、会议形成文件的起草等工作1）会场的组织与服务包括报到与签到、材料发放、选举工作、会场服务2）会议信息的收集与编发指与会人员发言中所供应的零星、分散的信息，秘书应加以收集和编发基本程序是记录、核实、汇总、整理和筛选、编写、发送或归档3）会议记录的制作会议记录必需应当严格遵守实事求是、客观真实、完整精确、清晰规范的原则4）会议文件的起草即会议起先之后至结束之前所形成的文件，主要有“闭幕词”、“会议确定”、“会议纪要”、“会议总结”等等会后工作1）会后事务包括会场清理、人员离会、会议决算2）会议文书立卷会议所形成的正式文件以及会议记录应列入立卷范围3）会议传达除少数隐私会议之外，大多数会议都要进行传达会议传达必需确定内容、程度、范围、层次、时间、方式等4）会议催办会议催办是指会议决议、确定等贯彻执行的催办，是管理过程中特别重要的一环包括发文催办、电话催办、派员催办第十二章
一、信访工作有哪些作用？P2431）参政议政的作用信访是人民群众参政、议政的重要方式之一2）监督限制作用人民群众通过信访工作对国家机关工作人员违法、失职行为的控告或检举，有助于各级机关克服官僚主义、打击作奸犯科；有助于端正党风和订正各种不正之风；有助于提高行政效率；也有助于人民群众维护自身的权利和利益3）信息反馈作用信访工作是实践最干脆、最真实的反馈之一，他也是检验真理的重要途径之一4）化解冲突作用信访内容中有大量的是人民群众反映、申诉自己的疾苦、困难、冤屈,或是相互之间的冲突、纠纷，或是受到损害从信访角度来说，刚好化解冲突，可以防冲突的进一步激化，防患于未然，有效地爱护人民的平安和利益5）公关形象作用各级组织、尤其是工商企业，做好信访工作，还可以起到“内求团结、外求发展”、“双向沟通”的公共关系作用
二、信访工作应遵循怎样的原则？P2441）属地原则、分级负责，谁主管、谁负责原则2）依法、刚好、就地解决问题与疏导教化相结合的原则3）标本兼治、预防和化解冲突相结合的原则4）公开便民原则
1、为信访人供应便利条件
2、建立全国信访信息系统5）双向规范原则包括
1、对信访受理者的要求
2、对信访人的要求
三、看了企业信访工作的四个案例，你有什么体会？P2571）充分信任，刚好处理2）嘉奖投诉，提高效益3）跟踪调查，负责究竟4）做通工作，晚会信誉信访工作也不完全是被动地等人们写信、打电话或告上门来，秘书也应当留意到社会上的反馈有些事涉及本单位的利益或信誉，应刚好向领导汇报，实行主动出击的方法秘书虽不是专业人员，不能解决技术性问题，但是秘书应当具有细心，敏感的工作方式和作风,能从其他角度帮助领导解决问题第十三章
一、沟通有哪些类型和方法？P263沟通，由不同的标准可分不同的类型和方法从组织关系来分，可分为内部沟通和外部沟通;又可分为上行沟通、下行沟通、平行沟通从沟通的一般关系来划分分为1）单向沟通即一方向另一个特定的对象作单线的定向沟通，只要求对方接受、了解，而不要求对方回复的沟通2）双向沟通即要求对方反应、回复，以求相互了解，进一步磋商的沟通3）多向沟通即一方同时向两个以上的对象所做的呈辐射型的沟通沟通的主要方法分1）干脆沟通即通过声、光、电、语言、文字、图像等载体干脆发送或交换的沟通2）间接沟通即通过第三方中介或媒介所传达的沟通3）明示沟通即以尽可能明白、清晰、精确的语言、文字、图像表达来沟通信息、沟通意图，这是常用的、基本的方法4）示意沟通包括示意法、提示法、委婉法、喻意法等
二、协调有哪些作用？应遵循哪些原则？P267X270协调的作用主要是1）缓解冲突协调通过沟通信息、疏导关系、说理讲情、反复磋商等方式方法促使一方或双方自觉地做出让步，从而达到缓解冲突的目的，是软性的，自愿的2）消退误会秘书居中传递信息，沟通看法，善意劝解，能使误会消退，看法变更，达到彼此理解或谅解，重新团结一样3）主动平衡同多协调可以调整支配，调配人力、物力、财力，调整节奏，或完成任务的步骤和时辰表，达到目标一样、行动一样、步调一样，达到新的主动地平衡4）融洽关系通过沟通、协调，可使隔阂消退、分歧一样、建立友情、相互信任、促进团结、关系融洽、增加内部凝合力遵循原则1）政策指导原则秘书进行协调，必需以党的方针、政策为指导，以国家的法律、法规为准绳2）公正无私原则秘书协调应当公正无私，思想上、行为上不行有意偏袒任何一方3）同等、敬重原则秘书协调，无论是政策协调，还是工作协调归根究竟都是对人的协调，所以必需以同等、友好、真诚的看法对待当事人，即使他们是下级，也必需充分地敬重4）统筹兼顾原则思想上有两个动身点
一、以大局为重，就是统一筹划；另一个是必需兼顾到双方的利益，既不能以“统一”迫使双方听从，也不行让一方完全得利、另一方完全吃亏5）见机行事原则秘书进行协调应从最好的愿望动身，而作最坏结果的打算，一切只能尽最大努力去争取名词说明:
1、秘书秘书的涵义有四种说法，分别是
1、宫中秘藏之书在我国古代，秘书是指皇宫里隐私珍藏的图书资料
2、辅臣
3、行政职位
4、社会职务，属于第三产业
2、秘书的层次秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、实力、资格不同，在纵向上有层次之分，分为处级秘书、中级秘书、高级秘书
3、秘书学以秘书工作为探讨对象的学科主要探讨秘书的任务，秘书的各项基本工作的规律和方法，秘书工作者所须要的素养和实力，从而使秘书工作者更好地帮助决策和承办业务
4、秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构在我国，中心、省市、县乃至乡镇、街道党政机关和大中型企事业单位都普遍设有秘书工作机构
5、心里是人脑的机能，是客观现实在人的头脑中的反应，它确定于人的内在需求和四周环境的相互作用
6、思维是人的相识过程，思维是把感觉、知觉加以抽象、概况、比较、综合；或是利用概念进行推断、推理，即感性思维和理性思维
7、性格是人对现实的看法和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征总和
8、社会地位指社会成员在社会系统中所处的位置一般由社会规范、法律和习俗限定
9、后成地位指个人依靠自己的聪慧才智，依靠自己的实力，对社会的贡献所获得的地位
10、社会角色指人在社会中所处的地位，这种地位给予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的行为和意识
11、人际关系指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交际关系
12、督查指秘书帮助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下的督促、检查，使之落实、妥当
13、视察法就是调查者对调查对象的状态、变更进行干脆凭肉眼或借助于工具、仪器作视察、记录
14、文献法是指调查者查阅有关的书面资料，以获得所需的材料
15、问卷法就是调查者吧须要了解的状况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷，由被调查者做书面答案
16、气质是人的生理和心理特征简答题
一、秘书工作的性质和特点
1、协助性协助是相对主导而言的协助，既非主导的，又是与主导亲密相关，相对于主导而存在的协助，是指在主导的领导、指挥、限制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标
2、综合性所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起秘书工作就明显地具有综合的性质他们工作的门类众多、内容困难，既要运用脑力，又要花费体力，须要广泛的学问和多种技能才能胜任
3、机密性擅长保守隐私是秘书人员的首要职业道德
4、服务性除之前所提服务的干脆性、稳定性外，秘书服务还具有广泛性
二、秘书工作的作用
1、助手作用
2、参谋作用
3、协调作用
4、信息枢纽作用
5、公共关系作用
三、我国秘书工作方式的转变
1、服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务
2、办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透亮式办公
3、会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展
四、秘书与秘书工作的起源，产生条件是什么？源于什么时期？
1、产生条件
（1）领导机构（氏族和国家）的形成是秘书产生的基本社会条件
（2）文字和文书的萌生是秘书产生的重要物质条件
2、起源
（1）原始社会时期是秘书活动的源头，在黄帝时代，黄帝命仓颉为史官，虞舜命龙为纳言，史官和纳言就是最早的秘书官，协助管理，处理文书
（2）奴隶社会时期秘书工作才真正萌发，第一个阶级国家一一夏朝政治，设置三公、遒人、太史寮等官职协助夏王管理国政事务
五、改革开放时期的秘书工作新局面
1、秘书工作的正常化、制度化
2、文书工作、档案工作的加强
3、大兴状况调查、留意政策探讨
4、信访工作发挥重大作用
5、科学、系统地培育秘书人才，开展秘书学理论探讨
6、走向办公自动化和秘书工作的科学管理
六、秘书人员的自我管理
1、工作管理秘书人员的工作有受支配、受制约的部分，也有自己支配部分，这两者都须要秘书擅长管理
2、行为管理秘书人员应依据不同的工作任务、不同的工作对象、不同的工作环境来实行适当的行为方式
3、时间管理秘书应科学的支配时间和充分地利用时间
4、办公环境管理秘书应留意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理
七、秘书的学问结构
1、基础学问秘书工作者的学问面要广，基础学问要扎实，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等
2、专业学问秘书人员应具有的秘书业务学问，包括公文和应用文写作学问、文书制定和文书处理学问、档案保管学问、办公室管理学问等等
3、行业学问秘书工作者所在机关的行业的基本学问
4、相关学问是秘书人员为适应时代需求，做好工作应加以进修的学问，是秘书人员学问结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学等
八、秘书的角色意识
1、共性意识和特性意识秘书的职能和作用，要求秘书角色的地位和行为有一个共同要求,也就是秘书的共性意识；而不同的组织、职务、类别的秘书角色又有不同的地位和行为要求，也就形成了特性意识
2、角色组合秘书在不同的场合、条件下将扮演不同的角色，或是在同一时间扮演多种角色
3、配角意识和主角意识秘书不能因甘当配角而事事被动，不能领导一拨才一动，不拨就不动；又不能超越自己的地位，反客为主
九、秘书与上司关系的处理原则
1、主动协作、适应
2、听从，但不盲从
3、委婉提示，适时规劝
4、维护上司间的团结
十、调查探讨的含义和作用
1、含义调查是指接受种种科学的方法和手段以取得客观世界材料的过程；探讨是指对调查得来的材料进行分析、比较、归纳、演绎的一系列过程；调查是前提和基础，探讨是后续和深化
2、作用
1、收集原始信息”以支持领导决策
2、取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据
3、解决常规各种问题，处理突发事务的必要手段
4、提高秘书人员自身素养的重要途径
十一、调查的类型
1、普遍调查
2、典型调查
3、个案调查
4、重点调查
5、抽样调查
十二、探讨方法
1、归纳法
2、综合法
3、统计法
4、比较法
5、分析法
6、演绎法
十三、联系实际，怎样塑造秘书的性格？
1、开朗具有乐观饱满的心情，擅长接受困难而艰难的工作任务并无报怨之心和牢骚之言
2、灵敏思维灵敏，对事物敏感，易于接受，擅长分析；动作灵敏，做事干净利落，不拖泥带水；笔头灵敏，深思熟虑，下笔千言
3、稳健遇事细心，视察细致，考虑周详；办事稳当，不冒失从事，也不敷衍了事
4、坚毅做事要有百折不挠、坚持究竟的志气和毅力
5、幽默幽默是才智、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或地级风俗的玩笑,更不是对别人的作弄和嘲讽
6、自制秘书人员要提高和培育自制力
25、双向沟通即要求对方反应、回复，以求相互了解，进一步磋商的沟通除表达己方的意图之外，还要求对方能认可、合作，包含有共同目标思索题:第一章
一、什么是秘书？现代秘书的准确涵义是怎样的？
（1）
①宫中的秘藏之书一起先指书而不是指人东汉后期，出现管理秘藏图书的官府“秘书监”，主管官员称“秘书令”或“秘书监”秘书不仅指物，也指机构、人在清代末年，或者说是在辛亥革命前后，秘书概念的名实相符
②辅臣
③行政职位现代中国，秘书始终被当作一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而且是核心的一部分秘书已成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手
④秘书是广泛的社会职业之一社会职业秘书以其处理文书，它包括各种智力服务秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人科学家、作家、教授等多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的
（2）广义，指领导人的事务与信息助手（包括公务/私人秘书）狭义（不包括私人秘书）,指一种职务名称，社会职业，处于领导身边，干脆为领导从事事务性、信息性等协助服务工作的助手
二、秘书工作主要包括哪些内容？特点是什么？P8秘书工作主要包括哪些内容:
（1）文书拟写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）;
（3）文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等）
（2）文书制作（打字、复印、编排、装订等）;
（4）档案管理（归档、鉴定、管理、供应等）
（5）会议组织（打算、记录、文件、善后等）
（6）调查探讨（支配、实施、分析、探讨等）
（7）信息资料工作（收集、整理、供应、储存等）
（8）信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）
（9）接待工作（日常来访与支配来访接待、支配、服务等）
（10）协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）
（11）督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）
（12）日程支配（为上司支配工作日程、会见及差旅事宜等）秘书学概论
1、秘书的涵义1宫中秘藏之书在我国古代，秘书是指皇宫里隐私珍藏的图书资料2辅臣3行政职位4社会职业，属于第三产业限服务性行业秘书是领导者、主事者身边的综合协助工作人员和公务服务人员他们以协助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手秘书服务的根本对象是领导者秘书活动的基本方式是处理信息和事务秘书活动的根本性质是协助性秘书实务:秘书工作者通过具体操作，干脆作用于实际事和物的过程
2、秘书的职业特征1服务的干脆性秘书服务一种是群体为群体服务，一种是一对一的服务形式服务的干脆性体现在一是秘书工作的内容与领导工作是一样的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、干脆支配的，秘书也是干脆向领导请示汇报的；三是秘书做工作是干脆对领导负责的，其结果、成败与领导干脆有关2服务的稳定性秘书与其服务对象之间有相对的固定性秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”3学问化秘书必需具有中等以上文化和专业学问为基础秘书属于学问分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于白领阶层4年轻化秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、精确性等5女性化由女性的心理素养确定，女性秘书在人数上占肯定优势心理学家探讨表明:大多数女性温顺、爱护，擅长管理，擅长形象思维
3、秘书工作的内容1文书撰写上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等2文书制作打字、复印、编排、装订等3文书处理收发、传递、办理、保管、立卷等4档案管理归档、鉴定、管理、供应等5会议组织打算、记录、文件、善后等6调查探讨支配、实施、分析、探讨等7信息资料工作收集、整理、供应、储存等8信访工作群众来信来访、或顾客投诉处理等9接待工作日常来访与支配来访接待、支配、服务等10协调工作政策、工作、地区、部门、人际关系等11督察工作政策推行、或决议实施的督促、检查等12日程支配为上司支配工作日程、会见及差旅事宜等13日常事务通讯、联络、值班、生活、管理等14办公室管理环境、设备、经费等15其他临时交办事项
4、秘书工作的要求1“四个转变”A、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策B、由单纯地传递信息转变为综合处理信息C、由被动服务转变为主动服务D、由凭老阅历办事转变为科学化管理2“六个强调”A、强调调查探讨工作B、强调信息工作C、强调信访工作D、强调协调工作E、强调督察工作F、强调党务、政务服务工作
5、秘书的工作性质与特点1协助性协助是相对主导而言的，协助，既非主导的，又是与主导亲密相关，相对于主导而存在的协助，是指在主导的领导、指挥、限制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标地位再高的秘书官员也终究是比他更高一级的领导的助手2综合性所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起秘书工作就明显地具有综合的性质秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发性的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又有操作困难的工作他们门类众多、内容困难，既要运用脑力，又要花费体力，须要广泛的学问和多种技能才能胜任3机密性擅长保守隐私是秘书人员的首要职业道德4服务性除之前所提服务的干脆性、稳定性外，秘书服务还具有广泛性中心提出秘书工作要做到“三个服务”为木机关和领导和上级机关服务、为木机关其他平级的职能部门服务、为下级机关和人民群众服务认清秘书工作的四特性质，或称职业的四个特点，秘书人员才能摆正自己在机关、单位中的位置，摆正自己自己在社会上的角色地位,才能具有正确的角色意识和角色行为，才能自觉的做好各项工作
6、秘书工作的作用1助手作用2参谋作用3协调作用4信息枢纽作用5公共关系作用
8、秘书工作职能的转变1支持决策，由供应信息转变为既供应信息，又拟制方案2协助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、限制3处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息4支配工作，由重在层层传达支配转变为重在独立企划
9、我国秘书工作方式的转变1服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务2办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透亮式办公3会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展会展须要秘书的表现会展的联络、协调和组织工作，会展的会议组织工作，会展的文书工作4操作方式，由手工操作转变为电子操作
10、古代的秘书工作制度
（1）三省制魏晋起先形成，唐朝确定即中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，”中书出令，门下审议，尚书执行”，既相互分工、协作，又相互监督、牵制
（2）贴黄制、引黄制A、魏晋以后，公文多用黄纸书写B、唐代规定公文如有个别文字更改，可另写小块纸补贴，称为“贴黄”C、此后又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”，也就是公文摘要的由来
（3）条旨制明朝规定，百官奏章先由内阁高校士用小纸条写上初步处理看法，贴在文书上供皇帝参考,又称“票拟”
（4）催办制度A、宋代中书省、尚书省下设“催驱房”，专事催办B、元代特设急传铺，遍布全国，加快了公文传递速度，同时也实行限期催办
（5）文书制度A、秦汉时，对公文的名称、用途即有严格规定B、唐代起先，对公文的用纸、折叠、誉写、收发、登记、移交又有明确的细则C、元朝又规定了公文的署押、照刷（检查有无稽迟、失错、遗漏、违枉、埋没等）、磨勘（检查卷宗是否改正、齐全等）、注销等制度D、清朝则进一步实行全国统一的奏本格式，限定题奏本章及贴黄的字数，还制定了严格的书写规则
（6）一文一事制、文书立卷制、限期承办制n、我国秘书工作呈现新局面的主要表现
（1）秘书工作的正常化、制度化
（2）文书工作、档案工作的加强
（3）大兴状况调查、留意政策探讨
（4）信访工作发挥重大作用
（5）科学、系统地培育秘书人才，开展秘书学理论探讨
（6）走向办公自动化和秘书工作的科学管理
12、外国秘书工作的特点和趋势
（1）特点A、就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化、女性化B、秘书工作普遍化的缘由在于它的另一个特点，即协助功能强，工作适应面广
（2）趋势A、由事务性转化为智能型B、秘书工作日益专业化C、秘书人员的高学历、秘书工作的永业化
13、秘书工作机构的设置原则
（1）精简原则（提高工作效率，避开人浮于事）
（2）纵向层次尽量少（上下沟通便利、刚好，避开中间阻隔和官僚主义）
（3）横向幅度可适当加大（秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂）这是由秘书工作的特点确定的,也是由国家行政机关明文规定的
14、秘书工作机构的性质
（1）机密性秘书部门处于行政组织中领导部门之下的中枢地位，又掌管机密文件，组织和参与各种会议，承领导之命办理各种重要事务，负责组织内部的平安、保卫工作
（2）协助性秘书部门相对于领导部门而言，是干脆协助领导工作的办文办事办会，通讯联络接待，供应信息资料，传达领导指令，协助管理协调，充当参谋与助手
（3）综合性书部门相对于其他职能部门而言，其工作繁杂，涉及上下左右各个方面，既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性、具体性
（4）服务性（本质特征）秘书部门相对于整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其他部门、全体成员服务又不仅是管理服务和信息服务，也包括生活服务和事务服务这是由秘书工作机构的能确定的
15、秘书工作机构的职能
（1）助手职能表现在帮助或代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务，节约领导的精力与时间；帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作状况;经领导授权调查或处理突发事务或完成特殊使命；还表现在会议、文件、廉政等方面为领导把关
（2）参谋职能表现在调查与供应领导决策所须要的信息资料，支持领导决策；参与探讨状况，提出分析或预料看法；应领导要求参与探讨或制定工作支配或实施方案；对下属组织或部门各种文件中的问题或差错提出解决建议或修改看法;对领导未能顾及的突发事务或工作缺陷提出应变支配或弥补措施；收集并探讨反馈信息，为领导再决策供应依据
（3）枢纽职能秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽职能这主要表现在向下级传达领导部门各种书面指示、支配、批示、通知以及口头指令；向下级转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件；向下级转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件；向领导部门呈报下级的书面请示和报告
（4）协调职能秘书部门还负有在上下左右之间沟通、协商，以消退隔阂、调整关系、调解冲突，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能具体表现见书
（5）保密职能秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、支配重要会见，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能，主要表现见书
（6）公关职能在不设公关部门并无专职公关人员的组织中，秘书部门还担当着处理公关关系的职能秘书部门应本着“广结良缘、内求团结、外求发展”的原则处理好各种公共关系负责政府机关内外工作联系、友好访问的联络与接待事宜负责企业与政府部门之间的工作联系和关系处理做好政府机关的人民群众来信来访工作处理好组织与社区公众的关系处理好组织与新闻媒介的关系沟通、联络、协调企业与股东之间的关系主动收集、接受并处理内部员工对组织的反映、看法和建议等处理好顾客或客户对企业的投诉、指责等依据组织规定或主管授意，做好对员工的庆贺、探访、慰问等工作
16、秘书工作机构的工作原则与要求
（1）明确职责、权限、目标、任务
（2）制定秘书工作的各项制度和标准
（3）分清主次，有条不紊4科学地支配工作程序5精确细致，切实无误6快速坚决，讲求实效7忠于职守，安于职分8加强教化、管理，不断提高素养、实力
18、秘书的学问结构基础学问、专业学问、行业学问、相关学问1秘书的实力要求写作实力、口头表达实力、听知实力、阅读概括实力、社交活动实力、协调实力、视察分析实力、应变实力、运用先进办公器械的实力、预料实力2运用先进办公器械的实力诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会运用尽管部门内可能有特地的操作人员，但秘书人员若有运用实力，可备工作的时常之需3预料是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的状况作出科学的预料有阅历并富有创建精神的秘书人员应培育和熬炼自己的预料实力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会
19、秘书的思想作风思想修养和工作作风一心一意为人民服务，对党和人民负责，亲密联系群众，虚心谨慎，实事求是，踏实细致、一丝不苟，灵敏干练、讲究实效，富于创建、勇于开拓
20、秘书的职业道德1忠于职守，自觉履行各项职责各行各业的工作人员，都要忠于职守，酷爱本职2听从领导，当好参谋跟从领导，这是秘书人员职业性质所确定的3兢兢业业，甘当无名英雄兢兢业也，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨4虚心谨慎，办事公道，热忱服务虚心谨慎，应是秘书人员应具有的美德5遵纪遵守法律，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪遵守法律、廉洁奉公,是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证6恪守信用，严守机密秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果7实事求是，勇于创新实事求是8刻苦学习，努力提高思想、科学文化素养各种不同的工作岗位对其工作人员都有相应的素养要求9钻研业务，驾驭秘书工作各项技能
21、秘书的性格开朗、灵敏、稳健、坚毅、幽默、自制
22、秘书的心理素养-1意志的调整和限制一坚毅2性格的调整和限制一随和A、豁达开朗B、意志坚毅C、灵敏应变D、幽默风趣E、友爱合作3爱好的调整和限制一应变4情感的调整和限制一平衡二心理调适的有效方法1博览群书，开阔胸襟2培育广泛爱好，丰富业余生活3擅长反省，自我调适4倾诉、宣泄、调整心情
27、秘书与主管上司的关系一秘书与上司关系的特征1工作上的主从性2学问、实力、体力、思维的补充性3人际关系的首属性4人格上的同等性二秘书与上司关系的处理原则1主动协作、适应2听从，但不盲从3委婉提示，适时规劝4维护上司间的团结
28、秘书处理与一般同事关系的原则和要求真诚地关切别人、同等友好、维护团结
29、秘书与其他业缘关系1处理原则和要求广结良缘，区分主次，一视同仁、以礼相待，发挥微笑的魅力，记住别人的姓名2发挥微笑的魅力对于初次交往的人来说，秘书的真诚微笑能给对方以美妙的印象，继而辅之以文静得体的举止言谈有些企业主管表示宁可聘用擅长微笑、擅长交际的中专生做职员，也不愿要自命不凡、冷若冰霜的高校生3记住别人的姓名姓名，对于每个人都是最重视、最美妙的字眼对于重要的交往对象，初次见面或通电话时秘书如记住对方的姓名和职务至少是姓氏，再次见面或通电话时就能以适当的称呼问候对方，会给对方以受敬重的满足，这也是人际关系走向胜利的第一步
30、秘书日常工作1办公室管理、邮件及电话等通讯工作、接待工作、督察工作、保密工作、印信工作、值班工作、为上司订约事宜等办公室管理的作用办公室是指挥部、工作室、“窗口”2办公室管理的内容与要求整齐，宁静，光线、空气与湿度，色调与美化，设备与用品
31、办公室布局1开放式办公室大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具、椅子、电话、计算机等设备的存放空间有的开放式办公室完全放开，没有任何隔板，称为全开放式办公室有的工作位置可用凹凸不等的隔板分开，以汲取噪音和不同的工作部门，称为半开放式办公室特点
①没有私人空间，工作空间可以通过移动物品来分割
②以信息流和工作运转路途所形成的不统一的款式来支配
③工作人员和管理人员同处一地办公2封闭式办公室指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构每个房间给一个人或几个人运用，带有办公桌等相应设备优点A、比较平安B、可以保证工作的隐私性C、易于员工集中留意力，用心致志于细致和专业工作D、爱护私人空间缺点A、建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多B、难以沟通，员工被分开，易于感到孤独
33、邮件收进
（1）程序和要求分类、拆封、登记、分送、阅办
（2）邮件发出内容校核，信封、封皮查对，邮件寄发
（3）现代通讯事务传真、电传、电脑网络通讯
34、接待的类型上级检查；会议接待；外宾接待；随机接待
（1）方式迎送式；引见式；参与式；陪伴式；完全式
（2）原则与要求文明礼貌、负责、与人便利、讲求时效、按制度办事、遵守纪律
（3）程序
①接待工作首先确定接待规格，这是确定人员、日程支配和经费开支的基础一般分为高规格、对等和低规格接待三种
②人员方面支配主陪人员、主要工作人员和事项应列出相应表格，包括日期、时间、活动内容、地点、陪伴人员等
③接待经费列支工作经费，如租借场地和印发资料等；劳务费，如讲课、演讲和加班费等;参观、巡游、消遣费等；宣扬、公关费等；交通费；餐饮费；住宿费；纪念品费；其他费用等
（4）接待规格主要是从主陪人员角度而言
①高规格接待主要陪伴人员比主要来宾的职位高，表明对被接待一方的重视和友好
②对等接待主要陪伴人员与主要来宾的职位相当，最为常用
③低规格接待主要陪伴人员比主要来宾的职位低，常用于基层单位，如国家领导人到某公司视察，其董事长不过是副厅局级，即属于低规格接待
（5）如何确定接待规格
①主要由上司确定，秘书仅供应参考看法
②了解对方来宾最高身份
③考虑与我方关系
④以前接待过的来宾参照上次标准
⑤突发性状况，规格降低时需向对方说明清晰并致歉
（6）接待经费
①明确经费来源如属来宾自负部分的，要提前告知对方；如几个单位联合接待的，应分清所占比例
②了解来宾饮食和生活习惯留意与宗教有关的饮食忌讳
③不得擅自更改接待标准，严格执行公司有关规定
④做好保密工作，留意内外有别
（7）外宾接待基本原则和要求不卑不亢、依法办事、内外有别、了解各国交往的基本礼仪基本程序驾驭外宾基本状况；确定接待规格；制定具体支配；培训接待人员；打算各种资料；礼貌迎接、细致款待、热忱送别
35、日程支配富有阅历并已熟识业务的秘书往往由上司授权支配上司的工作日程和订约事宜秘书做好这些工作能为上司节约大量精力与时间，也可使工作更有支配，更有效率
（一）日程支配的原则和要求
（1）听从于组织的总目标和整体目标
（2）区分轻重缓急
（3）随时补充、调整
（4）提示、督促
（5）酌留弹性、劳逸结合
（二）订约事宜指秘书为上司接受邀请出访或同意客人来访所做的预先约定，属于预先支配的一部分，但也有一些特殊性除遵循日程支配的原则和要求外，还应留意以下几点
（1）事先征求上司看法
（2）再次确定，刚好提示
（3）善用台历和备忘录
（三）差旅事宜指秘书为上司办理并伴同出差旅行的一应事宜，主要有做好打算工作;旅途服务；随时联络
36、督查
（1）督查是指秘书帮助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥当领导的工作作风应当是“言必信，行必果”，只有“果”才有“信”在这方面，秘书也应当是领导的干脆助手督查，又称督办和查办
（2）督察工作的作用
①督查对领导的作用督察工作是实行领导决策、指示的后续步骤和保证手段；督查是促进领导决策正确、科学的必要环节；督查是变更各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段
②督查对秘书的作用督查是秘书的一项重要职责；督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面
（3）督察工作的原则领导负责、分级负责、实事求是、不干脆办案、讲求实效
（4）督察工作的程序查办立项、查办通知、催办、干脆调查、商讨处理、结案反馈、立案归档
37、保密
（1）保密就是知悉无形隐私或掌管有形隐私的人员保守、爱护这些隐私，不向无关人员泄露或失密
（2）保密的意义和作用在于关系到国家的安危，关系到经济、科技、文化教化等事业的发展，关系到领导工作的成败，关系到社会的安定团结
（3）保密工作的内容文件保密；会议保密；通讯保密；电脑保密；涉外保密
（4）保密的工作方针主动防范；突出重点；既确保国家隐私，又便利各项工作
38、印信工作
（1）印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、运用工作，属于秘书工作范围
（2）公章是机关、单位职责权利的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用
（3）公章的种类单位印章；套印章；钢印；领导人签名章；其他印章（如会议专用章、财务专用章、收发章、办事章、校对章、封条章等）
39、值班工作、突发事务处理1处理突发事务的基本过程有思想和心理打算、做好通讯打算、问清具体状况、实行应急措施、刚好向领导、上司和上级汇报、指示；依据领导指示刚好处理2值班制度交接班制度，请假制度，平安、保密制度
41、供应信息应留意1适事指供应信息应有针对性、适用性2适时领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书供应信息也应把握适当的时机和时间3适度
①一方面指信息要全面，不能片面，既要供应正面信息，也要供应反面信息；既要供应上面的信息，也要供应下面的信息；既要供应本单位的信息，也要供应外单位、外省市甚至国外的信息，以供领导和上司全面考察，取得正确结论
②另一方面指信息要适量，过分少了，不能解决问题；过多了，会使上司领导无所适从，不得要领，最好能恰如其分
42、调查探讨的作用1收集原始信息，以支持领导决策2取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据3解决常规各种问题，处理突发事务的必要手段4提高秘书人员自身素养的重要途径
43、会议1三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行探讨或解决，就是会议2分类
①按内容、性质，代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等
②按会议的形式，小组会、座谈会、报告会等
③按与会人员的成分，党委会、董事会、记者款待会等
④依据人数、规模，大型会议、中型会议、小型会议
⑤依据会议召开的规律或日期，定期例会、临时性会议3六要素与会者应具有必要性、重要性、合法性、主持人、议题、名称、时间、地点议题是会议所要探讨的题目，所要探讨的课题，或是所要解决的问题议题必需具有必要性和重要性，又必需具有明确性和可行性议题应当尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散议题的产生通常是两种状况一种是领导依据须要指定的，另一种是秘书调查探讨、综合信息后提出，再由领导审定的4会议成本预算
①一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费，如会场租借会、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等这部分可以明显计算出来的，又是干脆消费的
②另一部分称为“隐性成本”，即与会者因参与会议而损失的劳动价值，一般不大为人所留意的成本计算公式会议成本=X+2JX NX ToX表示显性成本的总和，J代表与会人员每小时平均工资的3倍，N表示人数，T代表时间小时5与会者报到与签到方法一是秘书点名这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会，秘书对人员比较熟识二是本人签到这适用于邀请性会议，亲自签名还有纪念意义三是凭证件报到这适合大中型会议四是电子签到这种方法适用于与会人数较多的大中型会议
（6）尊位和位次的排序尊位也叫上位，是一场活动中最重要、最尊贵的位置这种位置既可以是座位，也可以是站位、行位尊位是各种礼仪活动当中的一个基点，有了这个基点就便于确定其他人的位置，包括整个活动的行进方向前后行进时，前面为上，后面为下左右右为上，左为下中间和两侧中间为上，两侧为下
（7）会场布置方式
①相对式主席台与代表席实行上下面对面方式，突出主席台的位置分为礼堂形、教室形、弦月形比较正规、肃穆
②全围式不设特地的主席台，全部与会者均围坐于一起分为圆形、椭圆形、长方形，多边形参与会议的人坐得比较紧凑，彼此面对面，简洁消退拘束感
③半围式介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧支配代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议
④分散式将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在肯定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者供应多个沟通的机会，气氛较为轻松和谐其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台布置主席台时，前排必需是通栏，后排可依据须要支配通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突动身言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室
（8）会议记录第一部分是会议的组织状况包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等其次部分是会议的内容会议议题、探讨发言、形成的诀议等方法摘要记录、具体记录
（9）会议纪要与会议记录的区分会议纪要是一种法定的公务文书,其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必需遵循应用写作的一般规律，严格依据公文制发处理程序办事会议记录则只是办公部门的一项业务工作,属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和精确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点以及处理方式等诸多方面都有明显区分
（10）会务要点
①由于第一个特点，秘书对工作会议可以从容地、有支配地支配
②由于其次个特点，秘书应将精力多放在打算每一次会议的议题上
③探讨议题、解决问题须要足够的信息与资料
44、工作会议特点
①会议时间、地点、人员相对稳定
②议题相对集中、具体
45、催办的形式发文催办、电话催办、派员催办
46、修饰避人的原则在对自己的仪容进行整理、修饰时，务必要自觉回避其他人，不要让他人旁观自己对仪容所进行的整理与修饰
47、选择服饰的基本原则
①TPO原则:T（time,时间），P（place,地点），O（object,目的）
②因人而异原则
③整体性和整齐性原则13日常事务通讯、联络、值班、生活、管理等14办公室管理环境、设备、经费等15其他临时交办事项秘书工作的特点是什么？1协助性“协助”是相对于“主导”而言的协助，是指在主导的领导、指挥、限制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标它既非主导的，又是与主导亲密相关，相对于主导而存在的秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标地位再高的秘书也终究是比他更高一级的领导的助手各级各类秘书人员都必需认清自己的助手地位，认清自己工作的协助性质2综合性所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起秘书工作就明显地具有综合的性质秘书既有日常的、程序性较强的例行工作，又有临时性的、突发的非例行性工作;既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又要操作困难的工作它们类众多、内容困难，既要运用脑力，又要花费体力，须要广泛的学问和多种技能才能胜任3机密性秘书，最初是“秘藏图书”和“隐私文书”，是指物，后来发展为指人，即“隐私文书工作者:到了近代，秘书才有了更为丰富、更为准确的涵义不管是机关、企业、私人的秘书，其工作内容都或多或少地涉及机要和隐私，或者是个人的隐私所以，擅长保守隐私就成为秘书人员的首要职业道德4服务性秘书职业属于第三产业，具有明显的服务性，但又有其自己的特点除了“服务的干脆性”和“服务的稳定性”之外，秘书服务还具有“广泛性”1985年全国秘书长会议上，中心却提出了秘书工作要做到“三个服务”
①为本机关领导和上级机关领导服务
②为本机关其他平级的职能部门服务
③为下级机关和人民群众服务通俗地说，秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务当然首要的是为领导、为上司、为雇主服务，但也不能忽视另外两个服务认清秘书工作的四特性质，或称职业的四个特点，秘书人员才能摆正自己在机关、单位中的位置，摆正自己在社会上的角色地位，才能具有正确的角色意识和角色行为，才能自觉地做好各项工作秘书学概论
一、全书脉络四个部分第一编秘书学与秘书专业，即绪论，简介本学科与本专业的简洁状况下面就依据秘书学探讨的主要内容分别绽开秘书人员与秘书机构（其次编）、秘书工作（第三编）；第四编，秘书的个人素养，实际是属于秘书人员的培育问题，即优秀的秘书应当具备哪些主观条件
二、重点提示第一章秘书学重点
1.我国秘书学的产生时间、标记
2.秘书学的探讨对象、基本内容、学科性质第三章秘书的定义和类别（有案例分析）重点
1.秘书的定义；秘书的特有属性
2.秘书的类别之公务秘书与私人秘书第四章秘书的社会地位和行业特点重点秘书的行业特点（七化），尤其是对“劳动成果隐藏化”的理解第五章我国的秘书机构
1.秘书机构的设置原则；
2.我国历史上曾经出现过的以高效著名的秘书机构，三个要能说精确
3.典型的秘书机构与我国其它的秘书机构，要记得名字，知道哪些是完全的秘书机构，哪些不是完全意义上的秘书机构
4.办公厅（室）的基本职能和具体职责第六章领导和领导工作重点
1.领导领导工作决策
5.党和国家领导人包括哪些人6,领导工作的特征
7.现代领导应当有的观念8,领导的基本职能和一般职能
9.科学决策的原则第七章秘书工作的内容重点
1.秘书工作分三类，22项，每一类要能够列举至少4个出来
10.文字工作与文书工作的区分与联系第八章秘书工作的性质、特点和作用（案例分析）重点
1.秘书工作的特点（5性）第九章秘书工作的宗旨、原则和基本要求重点
1.秘书工作的宗旨及具体内容
2.秘书工作的原则和基本要求第十章秘书工作的方法重点
1.秘书工作的特殊方法
2.三维综合分类法第十一章秘书工作的管理重点
1.秘书工作质量的确定因素2•能否把领导满足作为衡量秘书工作质量的唯一标准
3.秘书人员奖惩的主要依据第十二章秘书的思想品德重点1•现阶段我国大陆秘书人员的政治条件
4.秘书的职业道德第十三章秘书的学问和实力重点L秘书志向的学问结构
5.秘书必需具备的基础学问和秘书的专业学问
6.秘书的基本功
7.秘书的业务实力第十四章秘书的特性心理重点
1.秘书应当具备的意志品质2,比较适合从事秘书工作的气质类型
3.秘书应当具备的性格第十五章秘书的人际关系重点
1.人际关系的作用
4.秘书与领导的关系
5.秘书应怎样处理好与领导的关系
三、什么是秘书学？秘书学主要探讨哪些内容？P141秘书学秘书学是探讨秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的学科通俗地说，秘书学就是探讨人员如何做好秘书工作的学科2探讨内容
①探讨我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，驾驭其规律、程序与方法；
②探讨中心秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求；
③探讨我国古代秘书工作和外国秘书工作阅历，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与汲取外国秘书工作的有益成分;
④探讨秘书人员应有的学问、实力、修养、素养及职业道德，了解秘书的任职资格与要求;
⑤探讨秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展
四、秘书怎样才能适应现代社会的变革？P191秘书工作职能的转变1支持决策，由供应信息转变为既供应信息，又拟制方案政府机关、企事业单位的秘书人员，不仅要驾驭本单位的行政管理和企业管理业务流程，抓住政务活动和生产过程中的薄弱环节，把在实践中发生的问题随时汇报给领导、上司，还要有自己的独立看法把自身思维和行动置于日新月异的国内外市场中，置于困难多变的社会大环境中，随时参与对政治、经济活动，刚好更新思维方式和处事方法，把握社会动向、市场行情在跟随领导、上司深化实地调查探讨时，主动接受鲜活阅历，促使思维活跃、观念常新秘书还应运用逆向思维、发散性思维来补充领导、上司的不足2协助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、限制作为领导的助手，秘书协助管理的重心也必定随之转变秘书应多了解、探讨下情，多跑基层，多协商、沟通、建议、调解、调整，多做为企业、为消费者、为公众、为社会服务的具体工作3处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息一方面，秘书人员应运用和完善双向信息沟通手段，如来信来访、民意测验、基层访问调查等，主动收集反馈信息；另一方面，政府机关应更好地履行政务活动公开原则，提高行政的透亮度；建立和完善政府发言人制度、政府新闻发布制度；进一步拓宽社会沟通渠道，吸引公众参政议政
④支配工作，由重在重重传达支配转变为重在独立企划秘书必需具备独立企划和创建实力秘书要主动地、广泛地去收集信息，尤其是探讨信息,有自己的分析，有自己的独立见解，然后供应应上司，经接受后写成支配2秘书工作方式的转变
①服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务秘书服务形式起先出现移动（手机）通讯秘书服务、BP机寻呼秘书服务以及电子邮件方式的网络秘书服务秘书服务业兴起的缘由专业化分工越来越细与日常事务的困难化程度越来越高的冲突；现代生活节奏越来越快；其他专业化公司的增加；秘书职业化的不断加强
②办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透亮式办公贯彻上级指示，不断扩大网上办公的范围和深度，渐渐向“电子政府”的方向发展大力推行政务公开、厂务公开、校务公开的做法，遵循岗位责任制，尽快熟识和适应快节奏的工作程序，提高办事实力和效率此外，秘书人员还要全面驾驭电脑操作、网络运作、远程通讯的技巧秘书独立操作意识和主动服务实力也应大大加强3会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展秘书在会展中起着协助有时甚至是独立的组织、策划作用秘书在会展中担当联络、协调和组织工作；担当会展的会议组织工作；担当会展的文书工作4操作方式，由手工操作转变为电子操作秘书人员必需跟上日新月异的电脑和网络技术，不断提高自己的操作和应用实力，学会修理电脑软、硬件和维护系统的本事秘书行业越来越向着专业化、职业化和社会化方向迈进,秘书人员应不断更新学问、完善自身，与时俱进其次章
一、20世纪80年头以后，我国秘书工作的新局面表现在哪几个方面？P40
（1）秘书工作的正常化、制度化党的十一届三中全会以后，各级党政机关快速地重新组织或调整了秘书工作和人员班子，学习了有关文件指示，制定了岗位责任制，保证了秘书工作的正常化和制度化
（2）文书工作、档案工作的加强各级秘书部门普遍加强了文书的撰拟、审核、制作、传递、处理和立卷工作县级以上政府机关普遍设立了档案馆、党史资料征集室和地方志编纂室，加强了收集、整理和保管工作企事业单位不仅健全了历史档案、人事档案，也起先重视与建立科技档案、经济档案、教学档案等
（3）大众状况调查、留意政策探讨各级各类秘书部门普遍、常常进行状况调查，收集信息资料，进行分析探讨县以上机关普遍设置政策探讨室，配置得力人员，为领导部门供应决策依据和方案，充当参谋与助手
（4）信访工作发挥重大作用各级机关普遍将信访不蒙独立建制，人员得到加强信访工作还收集各种信息和反馈信息，推动着四化建设5科学、系统地培育秘书人才，开展秘书学理论探讨从中心到各省市普遍重视秘书人才的培育，变更了传统的传、帮、带的手工业方式，而由高等院校和中等专业学校科学地、系统地培育秘书人才，也推动了秘书学理论探讨的蓬勃开展6走向办公自动化和秘书工作的科学管理随着经济和科技的发展，越来越多的秘书部门和秘书人员运用录音、录像、静电复印等先进办公设备，逐步实现办公自动化，同时也逐步引入信息论、系统论等原理对秘书工作进行科学管理总之，秘书工作已踏上了一个新的高度
二、外国秘书工作的特点和趋势是怎样的？P431特点就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化和女性化秘书工作不仅存在于政府机关和企事业单位，而且遍布于社会各个角落私人秘书人数更多秘书人员年龄平均不到30岁，而且女生占90%以上由于秘书工作协助功能很强，工作适应面广，因而它具有普遍化，可以起到全面协助或部分代替上司工作的作用秘书已成为现代社会高效管理不行或缺的重要因素2趋势
①国外秘书工作的一个发展趋势是由事务型转为智能型变现为办公自动化程度的提高，很多事务性工作如记录、誉写、校对等处理已普遍由手工操作转为运用电脑；另一方面，越来越多的秘书人员进入高级秘书阶层，成为“外脑”型和“智囊型”人员
②秘书工作日益专业化变现为秘书工作分工日细，技术要求越来越高
③秘书人员的高学历、秘书工作的永业化近年来，越来越多的青年人由高等院校或职业培训机构干脆跨入中高级秘书阶层秘书的专业性最终得到了社会公认，其地位日益提高与巩固，以秘书为终身职业者日益增多第三章P64
一、秘书工作机构设置有哪几项原则？P50
一、精简原则人员精简是为了提高工作效率，避开人浮于事
二、纵向层次尽量少纵向层次是为了上下沟通工作便利、刚好，避开中间阻隔和官僚主义
三、横向幅度可适度加大横向幅度大事因为秘书工作涉及面广、头绪多，事务繁杂
二、秘书工作机构有哪些职能？P54
一、助手职能例如帮助或代替领导部门处理日程文书、通讯、联络、接待等事务，节约领导的经验与时间等
二、参谋职能例如调查与供应领导决策所须要的信息材料，支持领导决策
三、枢纽职能秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽功能
四、协调职能秘书部门还负有在上下之间沟通、协商，以消退隔阂、调整关系、调解冲突，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能
五、保密职能秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料,负责组织机密回忆、支配重要会见，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能
六、公关职能在不设公关部门并无专职人员的组织中，秘书部门还担当着处理公共关系的职能秘书部门还应本着“广结良缘，内求团结，外求发展”的原则处理好各种关系
三、秘书人员怎样进行自我管理？P62
一、工作方面首先要有明确的工作支配其次是要区分轻重缓急，确定工作次序，有条理地去进行但无论做什么都要高标准、严要求
二、行为管理秘书人员应依据不同的工作任务、不同的工会对象、不同的工作环境来实行适当的行为方式秘书要做事干净利落，动作精确到位秘书还应做到任何场合都不能背后争论上司的长短，不谈论或泄露别人的隐私
三、时间管理秘书应科学地支配时间和充分地利用时间
四、办公环境管理秘书应留意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理这些管理对提高秘书工作效率，树立良好组织形象大有好处第四章
一、秘书应具有怎样的学问结构？P65秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的学问面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业学问秘书应有四方面学问的纵横结合,其结构可以用罗马字母“n”来表示
一、基础学问一方面是社会科学基础学问另一方面是自然科学学问
二、专业学问
三、行业学问
四、相关学问；
二、秘书应具有哪些实力？P66
一、写作实力具体是指公文和事务应用文的写作实力
二、口头表达实力秘书不仅要会写文章，还要能说会道秘书应会说一口标准而且流利的一般话，要口吃清晰、不紧不慢
三、听知实力秘书要擅长耐性倾听和正确理解别人的发言，要听从别人的冗长、反复的发言中概括出要领，或是从众口交加、激烈争辩中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述
四、阅读概括实力秘书要擅长阅读，既擅长精度又要擅长快读和泛读
五、社交活动实力秘书人员必需具有肯定的社会活动实力，懂得各种场合的礼仪、礼节，擅长待人接物，擅长处理困难的人际关系
六、协调实力秘书要擅长发觉机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的冲突或不平衡；要擅长发觉文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一样；要擅长发觉领导与领导哦啊、干部与干部之间的误会或不和，并刚好加以沟通协调
七、视察分析实力秘书在工作中要时时、事事、到处做有心人，擅长视察“死角”，刚好提请领导留意，要擅长做拾遗补缺工作
八、应变实力秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变实力，处理问题既要符合原则，又要有肯定的机动性和敏捷性
九、运用先进办公器械的实力凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会运用
十、预料实力有阅历并富有创建精神的秘书人员应培育和熬炼自己的预料实力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会
三、秘书应具有那些职业道德？P70
一、忠于职守这是秘书职业道德的核心秘书应忠于职守，大而言之是忠于国家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益忠于职守的另一个含义是对工作负责、一丝不苟
二、严守隐私秘书人员要严守党和国家机密，也不得泄露或出卖本单位的政治、军事、经济、科技情报
三、恪守信用秘书工作严谨缜密，而又责任重大秘书人员为忠于职守必需在工作中、人际交往中恪守信用
四、文明礼貌秘书在工作中待人接物肯定要文明礼貌，举止大方、谈吐文静、常带微笑
五、廉洁奉公秘书应当做到奉公遵守法律、廉洁清白，不以私谋权，不接受贿赂
四、你基本上属于哪种气质？你认为完备的性格是怎样的？应如何塑造？P76完备性格。
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