《行政公文综合练习》课件

《行政公文综合练习》课程目标掌握公文基本知识1了解行政公文的定义、特点、分类以及基本构成要素，为规范写作奠定基础熟悉常用文种格式2掌握通知、决定、请示、报告等常用文种的用途、适用范围及标准格式提升写作规范性3学习公文标题、发文机关、主送机关、成文日期等要素的规范表达，避免常见错误强化语言表达能力何为行政公文行政公文，是各级行政机关在行政管理活动中形成的，按照一定格式制发，用于处理公务的具有法定效力和规范体式的文书它是行政机关实施管理、履行职能的重要工具，也是上下级机关之间、部门之间进行信息沟通、协调工作、指导工作的重要手段行政公文具有法定的权威性和约束力，必须严格按照规定的格式和程序进行制发和处理定义作用行政机关处理公务的文书实施管理，履行职能行政公文的特点行政公文作为一种特殊的文书，具有以下几个显著特点一是法定性，即公文的制发必须符合法律、法规和规章的规定；二是规范性，即公文的格式、用语、行文规则都有严格的规范要求；三是权威性，即公文一经发布，就具有法定的效力，相关单位和个人必须执行；四是实用性，即公文是为解决实际问题服务的，具有明确的目的性和针对性法定性规范性权威性实用性行政公文的分类行政公文的种类繁多，按照不同的标准可以进行不同的分类按照行文方向，可以分为上行文、下行文和平行文；按照内容性质，可以分为指示性公文、规范性公文、知照性公文等；按照文种，可以分为命令（令）、决定、公告、通告、通知、报告、请示、批复、意见、函、纪要等不同的分类方式有助于我们更好地理解和运用行政公文行文方向上行文、下行文、平行文内容性质指示性、规范性、知照性文种命令、决定、通知、报告...公文的基本要素一份完整的行政公文通常包含以下几个基本要素眉首（包括发文机关标识、发文字号、秘密等级等）、正文（包括标题、主送机关、正文内容、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章等）、版记（包括抄送机关、印发机关、印发日期等）这些要素共同构成了公文的整体框架，缺一不可在实际写作中，必须严格按照规定的格式和要求进行编写2正文标题、主送机关、正文内容眉首1发文机关标识、发文字号版记抄送机关、印发机关、印发日期3公文标题的编写公文标题是公文的“眼睛”，要能够准确、简洁地概括公文的主要内容公文标题一般由发文机关名称、事由和文种组成例如，《XX市人民政府关于印发XX市“十四五”规划的通知》需要注意的是，标题要避免使用生僻字、缩略语和不规范的简称，力求简洁明了，便于理解发文机关事由明确指出发文单位概括公文主要内容文种确定公文的类型公文发文机关的表述发文机关是公文的发布者，其名称必须规范、准确发文机关的表述要使用全称或规范化简称例如，“XX市人民政府”，不能写成“XX市政府”如果联合行文，应将主办机关排在首位对于一些特殊情况，如上级机关代行文，应注明“代行”字样使用全称或简称主办机关排首位注明代行“”确保规范和准确联合行文时注意顺序上级机关代行文时公文主送机关的确定主送机关是指负责直接承办公文事项的机关，是公文的主要受文对象主送机关的确定要根据公文的内容和性质，选择与公文事项直接相关的机关要避免主送机关过多或过少的情况，确保公文能够准确地传达到需要办理的单位和人员明确承办机关1直接负责公文事项直接相关2与公文事项紧密联系数量适中3避免过多或过少公文收发机关的确定公文的收发机关包括主送机关和抄送机关主送机关负责办理公文事项，抄送机关负责知晓公文内容在确定收发机关时，要明确各机关的职责和权限，避免越权或缺位的情况对于涉密公文，更要严格控制收发范围，确保信息安全主送机关办理抄送机关知晓控制范围123负责处理公文事项了解公文内容涉密公文严格管理公文成文日期的确定公文的成文日期是指公文正式生效的日期成文日期一般以领导签发或者会议通过的日期为准成文日期必须使用规范格式，如“2023年10月26日”成文日期是公文具有法律效力的重要标志，必须准确无误签发或通过日期公文正式生效的日期规范格式如“2023年10月26日”重要标志公文具有法律效力公文签署要求公文的签署是公文生效的重要环节根据规定，重要的公文必须由主要负责人签署，一般公文可以由分管负责人签署签署时要使用规范的签名章或手写签名对于一些特殊情况，如负责人出差或请假，可以由委托人代签，但必须注明“代”字主要负责人重要公文必须签署分管负责人一般公文可以签署规范签名签名章或手写签名委托代签注明“代”字文种选择的原则文种的选择是公文写作的首要环节选择文种要符合实际需要，根据公文的内容、目的和作用，选择最合适的文种例如，向上级机关汇报工作，应选择“报告”；向下级机关布置任务，应选择“通知”或“决定”；请求上级机关批准事项，应选择“请示”符合实际需要根据目的选择最合适的文种常见公文文种介绍行政公文中常见的文种包括通知（用于发布规章、转发文件、传达事项）、决定（用于对重要事项作出决策）、命令（用于发布具有强制性的指令）、请示（用于向上级机关请求指示或批准）、报告（用于向上级机关汇报工作或反映情况）、意见（用于对特定问题提出看法或建议）、函（用于平行机关或不相隶属机关之间的公文往来）通知1发布规章、转发文件、传达事项决定2对重要事项作出决策命令3发布具有强制性的指令请示4向上级机关请求指示或批准报告5向上级机关汇报工作或反映情况意见6对特定问题提出看法或建议函7平行机关或不相隶属机关之间的公文往来通知的用途与格式通知适用于发布规章制度、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，以及任免人员等通知的格式包括标题、主送机关、正文、发文机关署名和成文日期等正文内容要简洁明了、重点突出用途格式要点发布规章、转发文件、传达事项、任免标题、主送机关、正文、署名、日期简洁明了、重点突出人员通知的写作要点通知的写作要点在于明确告知要清楚地说明通知的事项、目的、要求和执行时间语言要简洁、准确、规范，避免使用模糊不清的词语对于需要执行的事项，要明确责任单位和责任人，确保落实到位通知的结尾一般要写明“特此通知”等字样明确告知简洁准确清楚说明事项、目的、要求避免使用模糊词语明确责任结尾规范落实责任单位和责任人“特此通知”决定的用途与格式决定适用于对重要事项作出决策和部署，对重大行动作出安排决定的格式包括标题、主送机关、正文、发文机关署名和成文日期等正文内容要条理清晰、措施具体，确保决策能够有效执行决策部署对重要事项作出决定重大安排对重大行动作出安排条理清晰措施具体，有效执行决定的写作要点决定的写作要点在于明确决策要清楚地说明决策的目的、依据、内容和要求语言要准确、严谨、有力，体现决策的严肃性和权威性对于需要执行的措施，要明确责任部门和完成时限，确保落实到位决定的结尾一般要写明“特此决定”等字样明确决策准确严谨明确责任结尾规范命令的用途与格式命令适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施命令的格式包括标题、正文、签署人、成文日期等命令具有强制性，一经发布，必须严格执行用途格式强制性公布法规、施行措施标题、正文、签署、日期必须严格执行命令的写作要点命令的写作要点在于权威性要准确引用法律法规，明确宣布施行的措施和要求语言要简洁、明确、有力，体现命令的严肃性和权威性命令的结尾一般要写明“现予公布施行”等字样权威性简洁明确准确引用法律法规措施要求清晰结尾规范“现予公布施行”请示的用途与格式请示适用于向上级机关请求指示、批准请示的格式包括标题、主送机关、正文、发文机关署名和成文日期等正文内容要简明扼要、理由充分，说明请求事项的必要性和可行性请求指示1向上级机关请求指示请求批准2向上级机关请求批准理由充分3说明必要性和可行性请示的写作要点请示的写作要点在于明确请求要清楚地说明请求的事项、理由和依据语言要谦逊、尊重、实事求是，避免夸大或隐瞒情况请示的结尾一般要写明“请予以批准”或“请指示”等字样需要注意的是，一事一请，避免将多个事项放在同一份请示中明确请求1说明事项、理由和依据谦逊尊重2实事求是，避免夸大一事一请3避免多个事项结尾规范4“请予以批准”报告的用途与格式报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议报告的格式包括标题、主送机关、正文、发文机关署名和成文日期等正文内容要实事求是、重点突出，客观地反映情况，提出合理的建议汇报工作反映情况提出建议向上级机关汇报工作向上级机关反映情况向上级机关提出建议报告的写作要点报告的写作要点在于客观真实要如实反映情况，避免夸大或隐瞒语言要简洁、准确、规范，避免使用模糊不清的词语报告的内容要重点突出，抓住主要矛盾和问题报告的结尾一般要写明“特此报告”等字样客观真实如实反映情况简洁准确避免模糊词语重点突出抓住主要矛盾结尾规范“特此报告”意见的用途与格式意见适用于对重要问题提出看法和建议意见的格式包括标题、主送机关、正文、发文机关署名和成文日期等正文内容要条理清晰、论证充分，提出具有建设性的意见和建议看法和建议条理清晰论证充分意见的写作要点意见的写作要点在于建设性要针对问题提出切实可行的解决方案语言要客观、理性、平和，避免情绪化的表达意见的内容要重点突出，抓住问题的关键意见的结尾一般要写明“以上意见，仅供参考”等字样建设性1提出可行方案客观理性2避免情绪化表达重点突出3抓住问题关键结尾规范4“仅供参考”函的用途与格式函适用于平行机关或不相隶属机关之间的公文往来函的格式包括标题、主送机关、正文、发文机关署名和成文日期等正文内容要简明扼要、礼貌得体，说明事项的来意和要求平行机关不相隶属机关124礼貌得体简明扼要3函的写作要点函的写作要点在于礼貌沟通要使用规范的礼貌用语，如“贵单位”、“我单位”等语言要简洁、明确、客气，避免使用生硬或命令式的语气函的内容要重点突出，说明事项的来意和要求函的结尾一般要写明“特此函告”或“请予支持”等字样礼貌沟通使用规范礼貌用语简洁客气避免生硬语气重点突出说明来意和要求结尾规范“特此函告”总结公文写作要点公文写作要点在于规范、准确、有效规范是指符合公文的格式和用语要求；准确是指内容真实、数据可靠；有效是指能够解决实际问题，达到预期目的要做到这三点，需要不断学习、实践和总结，提高公文写作的能力和水平有效1准确2规范3公文用语规范公文用语要规范、准确、简洁、庄重要使用规范的术语和表达方式，避免使用口语化的词语要准确表达意思，避免产生歧义要力求简洁明了，避免冗长和重复要体现庄重严肃的风格，避免使用轻浮或不严肃的语言规范准确简洁庄重使用规范术语表达意思准确力求简洁明了体现严肃风格敬称用语公文中要使用适当的敬称用语，体现尊重和礼貌对上级机关或领导，可以使用“贵机关”、“您”等；对下级机关或人员，可以使用“你单位”、“你”等；对平行机关或不相隶属机关，可以使用“贵单位”等要根据不同的对象和场合，选择合适的敬称用语对上级对下级贵机关、您你单位、你对平行机关贵单位数字、时间日期用法公文中的数字和时间日期要使用规范的格式年份要使用全称，如“2023年”；日期要使用阿拉伯数字，如“10月26日”；表示数量的数字要使用阿拉伯数字，如“10个”、“100人”等对于一些特殊情况，如涉及法律法规的数字，可以使用汉字数字年份全称如“2023年”日期阿拉伯数字如“10月26日”数量阿拉伯数字如“10个”、“100人”量词、数量表述公文中的量词和数量表述要准确、规范要根据不同的事物选择合适的量词，如“一份文件”、“一名干部”等要使用规范的数量表述方式，如“增加10%”、“提高2倍”等要避免使用模糊不清的量词和数量表述方式准确规范12选择合适量词规范数量表述标点符号使用公文中的标点符号要使用规范的用法句号、逗号、顿号、分号、冒号、引号、括号等都要按照规定的用法进行使用要特别注意避免标点符号的错误使用，以免影响公文的准确性和可读性句号表示句子结束逗号表示句子内部停顿顿号表示并列词语之间的停顿分号表示并列分句之间的停顿术语和专有名词公文中要使用规范的术语和专有名词对于一些常用的术语和专有名词，要使用全称或规范化简称对于一些不常用的术语和专有名词，要进行解释说明，以便于读者理解规范术语规范简称解释说明文字表达规范公文的文字表达要准确、简洁、流畅、规范要使用规范的语言和表达方式，避免使用口语化或不规范的词语要力求简洁明了，避免冗长和重复要使语言流畅自然，易于理解要符合公文的整体风格，体现庄重严肃的特点准确简洁流畅规范表达意思准确力求简洁明了语言流畅自然符合公文风格公文格式规范公文的格式要符合国家标准和行业标准包括纸张大小、版面设置、字体字号、行距间距等都要按照规定的要求进行设置要特别注意避免格式上的错误，以免影响公文的整体美观和规范性国家标准符合国家标准要求行业标准符合行业标准要求避免错误避免格式上的错误页眉页脚设置公文的页眉和页脚要按照规定的内容和格式进行设置页眉一般包括发文机关标识、发文字号等；页脚一般包括页码、秘密等级等要确保页眉和页脚的内容准确、格式规范，以便于公文的管理和使用页眉1发文机关标识、发文字号页脚2页码、秘密等级内容准确3格式规范装订、用纸、字体公文的装订、用纸和字体都要符合规定的要求公文一般采用左侧装订的方式；用纸一般采用A4纸；字体一般采用宋体或仿宋体要确保公文的装订牢固、用纸规范、字体清晰，以便于公文的保存和查阅纸2A41左侧装订宋体或仿宋体3公文归档与管理公文的归档和管理是公文处理的重要环节要按照规定的程序和要求，对公文进行分类、整理、编号、登记、保管要确保公文的安全、完整、有效，以便于日后的查阅和利用要定期对公文进行清理和鉴定，及时销毁过期或无用的公文分类整理编号登记安全保管清理鉴定公文实例评析通过对典型的公文实例进行分析和评价，可以帮助我们更好地理解公文的写作规范和要求要重点关注公文的格式、内容、语言、逻辑等方面，找出其中的优点和不足，吸取经验教训，提高公文写作的水平逻辑1语言2内容3格式4常见错误与纠正在公文写作中，常常会出现一些常见的错误，如格式不规范、用语不准确、内容不完整、逻辑不清晰等要认真学习和总结这些错误，并采取有效的措施进行纠正要不断提高公文写作的规范性和准确性格式不规范用语不准确内容不完整逻辑不清晰综合练习一请根据以下情境，撰写一份通知XX市人民政府决定于2023年11月10日召开全市安全生产工作会议，请各区县人民政府、市直各部门主要负责人准时参加要求格式规范、内容完整、语言准确情境全市安全生产工作会议文种通知要求格式规范、内容完整、语言准确综合练习二请根据以下情境，撰写一份请示XX市教育局拟于2024年春季学期在全市中小学开展“弘扬中华优秀传统文化”主题教育活动，需向上级教育部门申请经费支持要求格式规范、内容完整、理由充分情境主题教育活动1文种请示2要求格式规范、内容完整、理由充分3综合练习三请根据以下情境，撰写一份报告XX市环保局对全市重点污染企业进行了专项检查，发现部分企业存在超标排放、偷排漏排等违法行为，需向上级环保部门汇报情况要求格式规范、内容真实、重点突出情境专项检查文种报告12要求格式规范、内容真实、重点突出3总结与巩固通过本次课程的学习和练习，相信大家对行政公文的写作规范、格式要求以及处理流程都有了更深入的理解和掌握希望大家在今后的工作中，能够学以致用、不断实践，提高公文写作的能力和水平，为行政管理工作的顺利开展做出更大的贡献不断实践2学以致用13提高水平。