《财务报销指南讲解》课件

《财务报销指南讲解》本次讲解旨在全面解析财务报销流程，帮助员工深入了解报销政策，掌握规范的报销方法，从而提高报销效率，规避常见错误，确保公司财务运作的合规性和透明度通过本次讲解，您将能够清晰了解报销的各个环节，轻松应对各种报销问题，为公司的财务管理贡献力量本次讲解内容概览报销概述报销流程报销单据常见问题及解决方案了解财务报销的定义、意义及掌握完整的报销流程，包括事熟悉各类报销单据的种类、填分析报销过程中常见的问题，基本原则，为后续学习打下基前申请、事中控制和事后报销写规范及注意事项并提供相应的解决方案础什么是财务报销？财务报销是指员工因公发生的各项费用，按照公司规定的流程和标准，向公司申请报销并获得补偿的行为它是企业财务管理的重要组成部分，直接关系到员工的切身利益和企业的财务健康理解财务报销的本质，有助于我们更好地遵守报销规定，保障自身权益简单来说，财务报销就是把为了工作而花的钱，通过合规的流程从公司拿回来这不仅仅是一个简单的财务操作，更是公司财务制度的具体体现规范报销流程的意义保障资金安全1规范的报销流程可以有效防止虚报、冒领等行为，确保公司资金安全提高财务透明度2清晰的报销流程有助于提高财务信息的透明度，方便审计和监督降低运营成本3通过规范报销，可以减少不必要的支出，降低企业的运营成本提升员工满意度4简便快捷的报销流程可以提高员工的工作效率和满意度财务报销的三大原则合法合规真实性完整性所有报销行为必须符合国家法律法规和公报销的每一笔费用都必须是真实发生的，报销单据必须齐全完整，包括发票、车票、司规章制度的要求不得虚构或夸大住宿证明等财务报销的三大流程事前申请在费用发生前，根据公司规定提交申请，获得审批事中控制费用发生过程中，注意控制费用支出，避免超标准或不合理消费事后报销费用发生后，按照公司规定整理单据，提交报销申请报销单据种类及填写规范发票餐饮、住宿、办公用品等消费凭证，需注意真伪和要素完整车票火车票、飞机票等交通凭证，需与行程一致住宿费住宿发票或收据，需符合公司规定的住宿标准其他单据如会议通知、培训证明、礼品清单等，根据实际情况提供发票真伪识别，要素完整真伪识别要素完整通过税务网站或查验发票真伪，避免使用假发票仔细观察发票抬头、金额、日期、项目、盖章等要素必须完整清晰，不得APP发票的纸张质量、印刷质量以及是否有防伪标识涂改确认购买方信息完整，开具项目与实际消费内容相符车票实名制要求，行程一致行程一致车票上的起止地点、时间等信息必须与实际2行程一致，不得虚报实名制要求火车票、飞机票等必须为实名制，与报1销人身份一致妥善保管3车票是重要的报销凭证，务必妥善保管，避免丢失或损坏住宿费标准及审批流程住宿标准1了解公司规定的住宿标准，选择符合标准的酒店或宾馆不同级别员工的住宿标准可能不同，需仔细核对审批流程2提前提交住宿申请，获得审批后方可入住特殊情况下，需提供详细说明发票或收据3入住后索取正规发票或收据，并仔细核对金额和日期餐费标准及票据要求餐费标准了解公司规定的餐费标准，避免超标准消费不同地区的餐费标准可能有所不同票据要求提供正规餐饮发票或收据，并注明用餐人数和事由避免提供不合规的票据，如手写收据或小票特殊情况如因工作需要加班或招待客户，需提供详细说明并获得审批差旅费定义、构成及报销标准定义构成报销标准差旅费是指员工因公出差所发生的各项费主要包括交通费、住宿费、餐费、市内交公司对各项差旅费用均有明确的报销标准，用，包括交通费、住宿费、餐费、杂费等通费、通讯费、其他杂费等需严格遵守交通费市内交通，城际交通市内交通包括公交车、地铁、出租车等费用，提供车票或发票鼓励使用公共交通，提倡绿色出行城际交通包括火车票、飞机票、汽车票等费用，提供实名制车票根据公司规定选择合适的交通工具住宿费住宿标准，城市差异住宿标准城市差异12根据员工级别和出差地点，公不同城市的消费水平不同，住司对住宿标准有明确规定务宿标准也会有所差异注意查必提前了解并选择符合标准的询当地的住宿标准，避免超标酒店特殊情况3如因特殊原因需要超标准住宿，需提前申请并获得审批餐费伙食补助，特殊情况伙食补助特殊情况票据要求公司对出差员工提供伙因工作需要加班或招待提供正规餐饮发票或收食补助，标准根据出差客户，可申请额外餐费据，并注明用餐人数和地点和时间而定报销，需提供详细说明事由并获得审批杂费其他费用，合理性说明其他费用合理性说明上限控制除交通费、住宿费、餐费外，还可能发所有杂费必须提供详细的费用清单和合公司对杂费总额有一定的上限控制，需生其他杂费，如通讯费、洗衣费等理性说明，并获得审批严格遵守会议费会议审批，费用明细会议审批所有会议必须提前申请并获得审批，包括会议主题、时间、地点、参会人员等1费用预算2提交详细的会议费用预算，包括场地租赁费、餐饮费、资料费等费用明细3会议结束后，提供详细的费用明细，包括发票、合同、参会人员名单等培训费培训计划，发票凭证培训计划1所有培训必须纳入公司年度培训计划，并获得审批发票凭证2提供正规培训发票，并与培训计划一致培训证明3提供培训证明或结业证书，证明参加了培训办公用品费采购清单，领用记录审批流程2采购金额超过一定限额，需提前申请并获得审批采购清单1提供详细的办公用品采购清单，包括品名、数量、单价等领用记录建立办公用品领用记录，明确领用人和3用途招待费审批流程，上限控制审批流程上限控制合规性审查所有招待必须提前申请并获得审批，包括公司对招待费总额和单次招待费用均有上招待费报销需进行合规性审查，确保符合招待对象、事由、预算等限控制，需严格遵守公司规定礼品费特殊情况，合规性审查特殊情况审批流程12礼品费仅限于特殊情况，如重礼品费必须提前申请并获得审要客户拜访、节日慰问等批，包括礼品种类、数量、单价、赠送对象等合规性审查3礼品费报销需进行合规性审查，确保符合公司规定和国家法律法规固定资产购置费审批流程，入账管理审批流程入账管理发票凭证所有固定资产购置必须购置的固定资产必须及提供正规固定资产发票，提前申请并获得审批，时进行入账管理，建立并与采购申请一致包括资产名称、型号、固定资产台账数量、单价、用途等科研经费专项管理，用途明确专项管理科研经费实行专项管理，专款专用，不得挪用用途明确科研经费必须用于与科研项目相关的支出，如实验材料费、设备费、差旅费等严格审计科研经费使用情况将接受严格审计，确保合规使用报销时间截止日期，延期处理截止日期延期处理公司规定了明确的报销截止日期，需在截止日期前提交报销申请如因特殊原因无法按时提交报销申请，需提前申请延期，并获得逾期可能无法报销审批报销方式线上报销，线下报销报销方式操作流程适用范围注意事项线上报销登录系统，填适用于所有员确保网络畅通，写报销单，上工，方便快捷附件清晰传附件，提交审批线下报销填写报销单，适用于特殊情确保单据完整，整理附件，提况或不方便使填写规范交财务部门用线上报销的员工线上报销系统操作演示登录系统1输入用户名和密码，登录公司线上报销系统填写报销单2根据实际情况，填写报销单的各项信息，包括费用类型、金额、日期、事由等上传附件3将报销单据的扫描件或照片上传至系统提交审批4确认信息无误后，提交报销单进行审批登录系统输入用户名输入密码点击登录在登录界面输入您的员输入您的密码，注意区点击登录按钮，进入报工编号或用户名分大小写销系统填写报销单选择费用类型填写金额填写事由根据实际费用选择正确的费用类型，如按照发票或收据上的金额填写，注意单详细描述费用的用途和原因，以便审批差旅费、办公用品费等位和币种人员了解情况上传附件扫描或拍照上传附件核对附件将报销单据扫描或拍照，确保清晰可见在报销系统中上传附件，注意文件格式和上传后核对附件是否清晰完整，确保审批大小限制顺利进行提交审批确认信息提交审批12提交前再次确认报销单上的信点击提交按钮，将报销单提交息是否准确无误给审批人员等待审批3提交后耐心等待审批结果，如有问题及时与审批人员沟通查看审批进度查看状态查看意见及时沟通在系统中查看报销单的如有审批意见，仔细阅如有疑问，及时与审批审批状态，如待审批、读并根据意见进行修改人员沟通，解决问题“”已审批、已驳回等或补充“”“”线下报销流程详解报销单填写下载并填写纸质报销单，确保信息完整准确附件整理将报销单据按顺序整理好，并粘贴在附件纸上提交财务将报销单和附件提交给公司财务部门财务审核财务部门审核报销单据，如有问题会与您联系报销单填写项目填写要求注意事项姓名填写报销人姓名与身份证一致部门填写报销人所在部门填写全称日期填写报销日期填写当日日期金额填写报销金额大小写一致事由填写报销事由详细描述附件整理分类整理1将发票、车票、住宿证明等单据按类型分类整理粘贴附件2将单据粘贴在附件纸上，确保粘贴牢固，不要遮盖关键信息顺序排列3按照报销单上的顺序排列附件，方便财务人员审核提交财务检查核对1提交前再次检查报销单和附件是否齐全完整指定地点2将报销单提交到公司指定的财务部门或人员登记备案3提交时进行登记备案，以便查询报销进度财务审核金额核对2财务人员核对报销金额是否准确无误单据审核1财务人员审核报销单据的合规性和完整性预算控制财务人员审核报销费用是否符合预算控3制要求报销常见问题及解决方案发票问题单据缺失超标准报销重复报销抬头错误、金额不符、真伪不提供复印件、情况说明或相关超出部分不予报销，或需领导严格审查，杜绝重复报销明等，需更换或作废重开证明材料审批发票问题抬头错误，金额不符抬头错误金额不符真伪不明123发票抬头与公司名称不符，需更换发票金额与实际消费金额不符，需无法确认发票真伪，需通过税务网发票与商家协商修改或作废重开站或查验APP单据缺失如何补救提供复印件情况说明相关证明如有复印件，可提供复印件并加盖公章或提供详细的情况说明，说明单据缺失的原提供其他相关证明材料，如银行流水、合领导签字因同等超标准报销如何处理超出部分自付超出标准的部分由个人承担，不予报销领导审批如确有特殊原因，可申请领导审批，决定是否报销修改报销金额根据标准修改报销金额，确保符合公司规定重复报销如何避免仔细核对记录备案系统提醒提交报销前仔细核对单据，避免重复提交对已报销的单据进行记录备案，防止再次使用线上报销系统，系统会自动提醒是否报销已存在相同单据特殊情况报销处理情况处理方式注意事项紧急报销加急流程提供紧急情况说明异地报销特殊规定了解当地报销政策外币报销汇率计算提供汇率证明紧急报销加急流程紧急情况说明领导审批优先处理123提供详细的紧急情况说明，说明为获得领导审批，同意加急处理财务部门优先处理紧急报销申请，何需要加急报销尽快完成报销流程异地报销特殊规定了解政策住宿标准有效票据了解当地的报销政策和注意当地的住宿标准和确保提供的单据是当地规定，避免违反规定餐费标准，避免超标认可的有效票据外币报销汇率计算汇率证明准确计算注明汇率提供银行或第三方机构出具的汇率证明，根据汇率准确计算人民币金额，确保报在报销单上注明使用的汇率和计算过程，证明当时的汇率销金额无误方便财务人员审核报销审批流程详解提交申请部门审批财务审核领导审批员工提交报销申请，包括报销部门负责人审核报销申请，确财务部门审核报销单据的合规根据报销金额，可能需要更高单和相关附件认费用是否合理性和准确性层级的领导审批各级审批权限审批级别审批权限注意事项部门负责人一定金额以下的报销熟悉部门预算，严格申请控制费用支出财务负责人较大金额的报销申请审核报销单据的合规性和准确性公司领导重大事项或超预算的综合考虑公司利益，报销申请谨慎决策审批时限明确时限超时提醒12公司对各级审批环节都规定了如超过审批时限，系统会自动明确的审批时限，需在规定时提醒审批人员间内完成审批及时沟通3如因特殊原因无法按时完成审批，需及时与相关人员沟通审批注意事项预算控制合规性合理性审批时注意控制预算，审批时注意审核报销单审批时注意审核费用支确保费用支出在预算范据的合规性，确保符合出的合理性，确保费用围内公司规定支出符合实际情况财务审核重点单据合规性审核发票、车票等单据是否真实有效，要素是否完整金额准确性核对报销金额与实际支出是否一致，计算是否准确预算控制审核报销费用是否符合预算控制要求，是否超预算税务合规审核报销是否符合税务相关规定，是否存在税务风险单据合规性发票真伪要素完整项目相符通过税务网站或查验发票真伪，避免发票抬头、金额、日期、项目、盖章等要发票开具的项目必须与实际消费内容相符APP使用假发票素必须完整清晰，不得涂改金额准确性核对金额计算准确12仔细核对报销单上的金额与发确保所有金额计算准确无误，票、收据上的金额是否一致避免出现差错币种转换3如涉及外币报销，确保汇率转换准确，并提供汇率证明预算控制年度预算预算分配预算调整了解部门的年度预算，确保报销费用在预合理分配预算，避免超支或浪费如需调整预算，需提前申请并获得审批算范围内税务合规发票类型确保提供的发票类型符合税务规定，如增值税专用发票、普通发票等税率计算如涉及税率计算，确保税率使用正确，计算准确合规避税在符合税务规定的前提下，合理进行税务筹划，降低税务风险报销政策更新及解读及时更新详细解读疑问解答公司会根据实际情况和法律法规的变化，财务部门会对新政策进行详细解读，帮助如有疑问，可随时向财务部门咨询，获得及时更新报销政策员工需密切关注政策员工理解和掌握新政策的要求解答更新，避免违反规定最新政策变化住宿标准调整电子发票报销12部分地区的住宿标准有所调整，电子发票报销流程有所简化，需注意查询最新标准更加方便快捷审批流程优化3部分审批流程有所优化，提高了审批效率影响及应对政策影响应对措施咨询渠道了解新政策对报销的影根据新政策调整报销行如有疑问，可向财务部响，如哪些费用可以报为，确保符合公司规定，门咨询，或查阅公司内销，哪些费用不能报销，避免出现报销问题部相关文件，获得解答报销标准是多少等案例分析常见报销错误案例发票问题发票抬头错误、金额不符、真伪不明等超标准报销超出公司规定的报销标准，如住宿费、餐费等单据缺失缺少必要的报销单据，如发票、车票、住宿证明等重复报销将同一笔费用重复报销案例一发票问题案例描述问题分析解决方案员工报销一张餐饮发票，抬头为个人姓发票抬头应为公司名称，个人抬头的发票更换发票抬头为公司名称，并根据公司规A名，金额为元不能报销此外，金额超过了公司规定的定的餐费标准修改报销金额500餐费标准，超出部分不予报销案例二超标准报销案例描述问题分析12员工出差，住宿费用为住宿费用超出了公司规定的标B800元晚，超过了公司规定的住准，超出部分不予报销/宿标准元晚600/解决方案3只报销元晚的住宿费用，超出部分由员工个人承担如确有特600/B殊原因需要超标准住宿，需提前申请并获得审批。