《ACCESS培训》课件

培训Access欢迎参加Microsoft Access数据库管理系统培训课程本次培训将系统地介绍Access的核心功能、操作方法以及高级应用技巧，帮助您掌握这一强大的数据库工具无论您是初学者还是希望提升技能的用户，我们都将从基础概念开始，逐步深入到复杂功能的应用，确保您能够全面理解并熟练应用Access来解决实际工作中的数据管理问题通过本次培训，您将能够独立创建和管理数据库、设计表结构、创建查询、构建表单和报表，以及利用宏和VBA实现自动化操作，从而提高工作效率和数据处理能力课程概述基础知识1介绍Access的基本概念、界面和功能，帮助您理解数据库管理系统的核心原理我们将探讨Access与其他Office应用的区别，特别是与Excel的比较数据库设计与管理2学习创建数据库、设计表结构、建立关系以及数据的输入、修改和删除操作掌握数据类型选择、主键设置和索引创建的最佳实践高级功能应用3深入学习查询、表单、报表的设计与应用，以及宏和VBA编程的基础知识掌握数据导入导出、安全管理和性能优化等实用技巧什么是？Access关系型数据库管理系统面向非专业人士的数据库工具Microsoft Access是一种桌面关系型数据库管理系统RDBMS，Access设计初衷是为非专业程序是Microsoft Office系列的重要组员提供一个容易使用的数据库工成部分它提供了一个直观的图具，允许用户无需掌握复杂的编形界面，用于创建和管理结构化程语言即可创建功能强大的数据数据库应用程序应用领域广泛适用于小型企业、部门级别应用和个人项目，可以处理库存管理、客户关系管理、项目跟踪、资产管理等多种场景的数据需求的主要功能Access数据存储与管理查询与分析界面设计自动化与集成支持各种类型数据的存储和管提供灵活的查询工具，支持复通过表单和报表设计器，用户通过宏和VBA编程，可以实现理，提供强大的数据完整性保杂的筛选条件、排序和汇总功可以创建专业的用户界面，简流程自动化；同时支持与其他护机制，确保数据的准确性和能，帮助用户从大量数据中提化数据输入和输出过程，并以Office应用程序和外部数据源的一致性用户可以轻松地添加、取有价值的信息，进行深入分可视化方式呈现数据分析结果集成，扩展数据库应用的功能修改、删除和查询数据析与的区别Access Excel特点特点Excel AccessExcel主要是电子表格工具，擅长进行数据计算和分析它对数据Access是真正的数据库系统，设计用于管理大量结构化数据它结构要求较低，适合处理较小规模的数据集每个单元格可以包支持表之间的关系建立，实现数据的有效关联，避免冗余含独立的公式，便于进行各种计算Access提供查询功能，能高效处理复杂的数据筛选需求Excel在数据可视化方面表现突出，提供多种图表类型但在处理Access在数据完整性方面提供了强大的保障机制，包括主键、外大量关联数据时，效率会显著降低，且数据完整性保障相对较弱键约束、数据验证规则等同时，它通过表单和报表提供了更专业的数据输入和输出界面界面介绍Access1功能区Ribbon2导航窗格位于界面顶部，按照文件、开始、创建、外部数据、数据位于界面左侧，显示数据库中的所有对象，包括表、查询、表单、库工具等选项卡组织，提供对Access各项功能的访问每个选报表等用户可以通过导航窗格快速访问和管理这些对象，也可项卡下又分为多个功能组，包含相关的命令按钮以按类别或自定义方式对对象进行组织3工作区4状态栏界面的主要区域，用于显示和编辑当前打开的对象根据操作的位于界面底部，显示当前操作的状态信息，如记录计数、筛选状不同，工作区可能会显示表的数据视图、设计视图、查询设计器、态等还提供视图切换按钮，方便在不同视图之间快速切换表单或报表设计器等创建新数据库创建数据库指定文件名和位置输入完信息后，点击创建按钮选择空白数据库在右侧面板中，输入数据库的文Access将创建新的数据库文件，启动Access在起始页面右侧，点击空白数据件名，并点击文件夹图标选择保并打开一个空白表，准备进行下打开Microsoft Access应用程序库选项这将创建一个全新的、存位置确保选择一个容易访问一步的设计工作在起始页面上，您将看到创建新没有任何预定义结构的数据库文且安全的位置数据库的选项和最近使用的数据件库列表表的概念数据库的基本组成单元表是Access数据库中存储数据的基本结构每个表代表现实世界中的一个实体类型（如客户、产品、订单等），由行和列组成行与列的概念每一行（记录）代表一个实体的实例（如一个具体客户）；每一列（字段）代表实体的一个属性（如客户名称、联系电话）表结构定义了数据的组织方式和存储规则数据完整性表通过主键、外键、索引和各种约束规则来保证数据的完整性和有效性良好设计的表结构是高效数据库应用的基础表之间的关系在关系型数据库中，表之间可以建立各种类型的关系（如一对

一、一对多、多对多），从而实现数据的关联和完整性控制创建表使用表设计器创建点击创建选项卡，然后选择表设计在表设计视图中，您可以定义字段名、数据类型和其他属性，这是最灵活的创建方式，适合需要精确控制表结构的情况使用模板创建点击创建选项卡，选择表模板，然后从预定义模板中选择一个（如联系人、任务等）这种方式为特定类型的数据提供了现成的表结构，省去了设计过程在数据视图中创建点击创建选项卡，选择表，直接在数据表视图中添加字段和数据这种方式适合简单表的快速创建，便于边创建边输入数据，但控制选项较少从其他来源导入点击外部数据选项卡，使用导入工具从Excel、文本文件或其他数据库导入数据，自动创建表结构这种方式适合已有数据的情况，能够快速将现有数据转换为Access表设计表结构确定字段确定表的用途列出表需要包含的所有字段，每个字段代表实体的一个属性避免冗余信息，每个明确表要存储的数据类型和用途，例如客表只应包含与其实体直接相关的字段2户信息表、产品目录表、订单表等每个1表应该代表一个明确的实体类型选择数据类型为每个字段选择适当的数据类型，如文本、数字、日期/时间等正确的数据类型可3以确保数据完整性并优化存储空间5设置主键和索引确定表的主键字段，建立必要的索引，设设置字段属性4置字段间的关系这些设置确保数据的唯定义字段的各种属性，如字段大小、格式、一性和访问效率默认值、验证规则等这些属性控制字段如何存储和显示数据数据类型介绍数据类型用途存储容量示例短文本存储字符、数字和符最多255个字符姓名、地址、产品编号号长文本存储大量文本最多65,535个字符备注、评论、描述数字存储数值用于计算根据子类型不同而异价格、数量、评分日期/时间存储日期和时间值8字节出生日期、订单日期货币存储货币值8字节产品价格、工资自动编号自动生成唯一数字4字节记录ID、序列号是/否存储逻辑值1位已完成、活跃状态超链接存储链接地址最多2048个字符网址、文件路径附件存储文件附件取决于文件大小文档、图片、视频OLE对象存储嵌入对象最多2GB嵌入的Excel表格、图表主键的概念和设置主键的定义主键是表中用于唯一标识每条记录的字段或字段组合每个表应该有一个主键，确保表中没有重复记录，提高数据查询和关联的效率主键的类型主键可以是自然主键（使用业务数据中天然唯一的字段，如身份证号）或代理主键（使用与业务无关的值，如自动编号）在多数情况下，推荐使用代理主键，特别是自动编号类型设置主键的方法在表设计视图中，选择要设为主键的字段，然后点击设计选项卡上的主键按钮，或右键点击字段名选择主键选项设置后，字段名旁会出现一个钥匙图标主键的作用主键确保记录的唯一性，防止数据重复；为表之间的关系提供基础；自动创建索引，提高查询性能；在某些查询和窗体中作为默认排序依据索引的概念和创建1索引的定义索引是数据库中用于加速数据检索操作的数据结构它类似于书籍的目录，通过创建字段值与记录位置之间的映射，使数据库能够快速定位满足特定条件的记录，而不必扫描整个表2索引的类型Access支持两种类型的索引主索引（由主键自动创建）和辅助索引（在其他经常用于搜索、排序或连接的字段上创建）索引可以是唯一的（不允许重复值）或非唯一的（允许重复值）3创建索引的方法在表设计视图中，选择要创建索引的字段，在常规选项卡的索引属性中选择是重复值或是无重复也可以点击设计选项卡上的索引按钮，在索引窗口中手动创建和管理多字段索引4索引的注意事项索引虽然提高查询速度，但会增加数据修改操作的开销和存储空间应该只在经常用于查询条件、排序或连接的字段上创建索引，避免在频繁更新的字段上过度使用索引在表中输入数据保存记录输入数据输入完一条记录后，只需移动到下添加新记录在相应的字段中输入数据对于不一条记录，Access会自动保存前打开数据表点击数据表底部的新建空白记同类型的字段，Access提供了不一条记录也可以按下在导航窗格中，双击要输入数据的录按钮，或使用数据表最后一行同的输入控件，如日期字段会显示Shift+Enter组合键手动保存当前表，或右键点击表名选择打开，（标有星号的行）也可以按下日历控件，是/否字段会显示复选记录，或点击开始选项卡上的使表在数据表视图中打开数据表Tab键直到到达表的末尾，系统会框等保存按钮视图以网格形式显示表中的所有记自动创建新行录和字段修改和删除数据修改数据删除数据在数据表视图中，直接点击要修改的单元格，然后输入新值或编删除单个字段值选择要清空的单元格，按Delete键或右键选择辑现有值对于某些数据类型，如日期或是/否，可以使用相应的删除，仅删除该字段的内容，记录本身仍保留控件修改值删除整条记录点击记录选择器（行最左侧的按钮）选中整行，修改后的数据会在您移动到其他单元格或记录时自动保存如果然后按Delete键或右键选择删除记录系统会提示确认，因为记需要取消修改，可以在移动前按Esc键，或使用撤销按钮录删除后无法通过撤销恢复查询的概念查询的定义查询类型12查询是从一个或多个表中提取特选择查询最常见的查询类型，定数据的请求，是数据库中最强用于从表中检索数据操作查询大的功能之一它允许您根据特用于修改数据，包括更新查询、定条件筛选、排序和分析数据，删除查询、追加查询和创建表查而无需修改原始表中的数据询交叉表查询以交叉表格式显示汇总数据参数查询允许用户在运行时输入条件值查询的作用3筛选数据只显示满足特定条件的记录组合数据从多个相关表中提取并组合数据排序数据按照一个或多个字段对结果进行排序计算数据执行计算并显示计算结果分析数据通过汇总、分组等操作分析数据修改数据通过操作查询批量修改数据创建简单查询使用查询向导点击创建选项卡，然后选择查询向导在弹出的对话框中，选择简单查询向导，按照向导的指引选择表和字段，设置查询类型和名称，完成查询创建使用查询设计器点击创建选项卡，选择查询设计，在弹出的表显示对话框中选择要查询的表，然后点击添加和关闭在查询设计器中，从表字段列表中拖动字段到设计网格，设置排序和条件，然后运行查询从表创建查询在导航窗格中右键点击表名，选择查询基于表创建查询，Access会自动打开查询设计器并添加选定的表，然后按照设计器的方式继续操作保存和使用查询完成查询设计后，点击保存按钮，输入查询名称并确认保存后的查询会出现在导航窗格的查询类别中，可以随时双击打开运行，也可以作为表单、报表或其他查询的数据源使用查询设计器上半部分表区域1显示查询中包含的表及其字段列表，表之间的关系用连接线表示您可以在此区域添加、移除表，调整表的大小和位置，以及管理表之间的连接方式下半部分设计网格2用于指定要包含在查询结果中的字段、排序方式、显示设置、条件和分组选项每列对应一个字段或表达式，每行表示该字段的一种属性设置设计工具查询工具设计选项卡提供了各种功能按钮，用于运行查询、切换3视图、添加参数、创建计算字段、设置查询属性等这些工具帮助您精确控制查询的行为和结果条件查询比较运算符逻辑运算符和通配符在条件查询中，您可以使用各种比较运算符来筛选数据通过逻辑运算符组合多个条件•=、、、、=、=用于数值和日期比较•AND多个条件全部满足•BETWEEN...AND...用于指定范围•OR满足任一条件•IN用于指定多个可能的值•NOT条件不成立•LIKE用于文本模式匹配，配合通配符使用通配符帮助进行文本匹配•*（星号）代表任意多个字符•（问号）代表单个字符•#（井号）代表单个数字多表查询添加多个表表关系理解在查询设计器中，通过显示表对话框添加所有需要的表确保这些表之间已建立正确的关多表查询基于表之间的关系，通常是主键与外系，或者在查询设计器中手动创建表连接键的关联理解表之间的一对

一、一对多或多2对多关系对于创建正确的多表查询至关重要1选择字段从各个表中选择需要显示的字段，拖放到设计网格中可以包含来自不同表的字段，3Access会自动根据表关系获取匹配的数据5测试和优化设置连接属性运行查询检查结果，确保数据正确关联如果4查询性能较慢，考虑优化表设计、索引或查询双击表之间的连接线，可以设置连接属性，如条件，以提高执行效率连接类型（内连接、左外连接、右外连接）这决定了如何处理在一个表中有但在关联表中没有匹配记录的数据参数查询参数查询的概念参数查询是一种在运行时提示用户输入条件值的查询类型它使用户能够灵活地指定筛选条件，而不必修改查询设计，非常适合需要频繁更改条件的查询场景创建参数查询在查询设计器的条件行中，使用方括号[]包围一个提示文本，如[请输入起始日期]运行查询时，Access会显示输入框，提示用户输入相应的值，然后使用该值作为查询条件设置参数数据类型点击设计选项卡上的参数按钮，在参数对话框中指定每个参数的数据类型这确保用户输入的值与字段数据类型兼容，防止类型不匹配错误多参数应用一个查询可以包含多个参数，用于不同字段的条件参数也可以用于计算字段、排序或分组操作多参数查询可以实现复杂的动态筛选功能，满足灵活的数据分析需求计算字段1计算字段的概念计算字段是在查询中创建的不存在于原始表中的字段，它通过对现有字段进行计算或组合而生成计算字段只在查询结果中存在，不会修改原表数据，可以用于执行数学运算、文本操作、日期计算等2创建计算字段在查询设计器的设计网格中，找到一个空列，在字段行中输入表达式，格式为字段名:表达式例如，总金额:[单价]*[数量]表达式中的字段名需要用方括号[]括起来，可以使用各种运算符和函数3常用函数Access提供了丰富的内置函数，可用于创建复杂的计算字段-数学函数Sum、Avg、Round等-文本函数Left、Right、Mid、Trim、Concat等-日期函数Date、Year、Month、Day、DateDiff等-条件函数IIf、Switch、Choose等4格式化计算结果创建计算字段后，可以在属性表中设置格式属性，控制结果的显示格式例如，为货币字段设置货币格式，为日期字段设置短日期格式等这不影响实际计算值，只改变显示方式汇总查询高级分析1复杂的多层次汇总和交叉分析分组计算2按类别汇总数据并计算统计值简单统计3计算总和、平均值、最大值等数据基础4原始详细数据汇总查询用于计算和分析数据集的统计信息，而不显示详细记录在查询设计器中，点击设计选项卡的汇总按钮，激活设计网格中的汇总行对于每个字段，选择适当的汇总函数•Sum计算数值字段的总和•Avg计算平均值•Count计算记录数量•Min/Max找出最小值或最大值•StDev/Var计算标准差或方差•Group By按该字段对结果分组•Expression使用自定义计算表达式交叉表查询交叉表查询的概念创建交叉表查询交叉表查询是一种特殊类型的汇总查询，它以矩阵形式显示数据，使用查询向导点击创建选项卡，选择查询向导，然后选择交将一个字段的值作为行标题，另一个字段的值作为列标题，然后叉表查询向导，按照向导步骤选择数据源、行标题、列标题和要在交叉点显示汇总值这种查询特别适合于数据分析和报表生成，汇总的值能够直观地展示不同类别间的关系和趋势使用设计器先创建普通查询，然后在查询工具的设计选项卡上点击交叉表，在设计网格中为每个字段指定其在交叉表中的角色（行标题、列标题或值）操作查询更新查询追加查询删除查询用于批量修改表中满足特定条件用于将查询结果中的记录添加到用于批量删除满足特定条件的记的记录在查询设计器中创建选现有表中创建选择查询后，转录创建选择查询，设置筛选条择查询，指定条件后，转换为更换为追加查询，指定目标表和字件后，转换为删除查询执行时，新查询，然后设置要更新的字段段映射关系执行时，查询结果匹配条件的所有记录将被永久删和新值执行时，Access会自动中的数据会被添加到目标表中，除，因此使用前应先运行等效的更新所有匹配记录的指定字段实现数据的批量导入或复制选择查询预览结果创建表查询用于基于查询结果创建新表创建选择查询后，转换为创建表查询，指定新表的名称执行时，查询结果会被用来创建并填充一个全新的表，适用于数据提取、备份或重组的场景表单的概念1表单的定义2表单的用途表单是Access中用于显示、输入和数据输入和编辑提供结构化界面，编辑数据的用户界面对象与直接在简化数据录入过程数据浏览以对表中操作相比，表单提供了更友好、用户友好的方式呈现数据，支持翻页更可控的数据交互方式，可以包含各和搜索数据验证通过内置验证规种控件来简化数据输入和验证过程则和自定义代码确保数据质量导航控制作为应用程序的界面，提供对各种功能的访问打印控制格式化数据以供打印或导出3表单的类型单记录表单一次显示一条记录，适合详细数据查看和编辑连续表单以列表形式显示多条记录，类似于电子表格视图分割表单上半部分显示单条记录，下半部分显示多条记录多页表单使用选项卡或页面分隔器组织复杂数据对话框表单用于参数输入、确认请求或显示消息创建简单表单使用表单按钮最快速的方法是选择数据源（表或查询），然后点击创建选项卡上的表单按钮Access会自动创建一个包含所有字段的单记录表单，可以立即使用或进一步自定义使用表单向导点击创建选项卡上的更多表单按钮，选择表单向导向导会引导您选择数据源、字段、布局样式（列表、表格、数据表等）和表单标题，提供更多自定义选项使用空白表单点击创建选项卡上的空白表单，然后使用字段列表窗格将字段拖放到表单上这种方法提供最大的设计灵活性，但需要手动添加每个字段和控件使用特殊表单工具Access提供了多种专用表单工具，如分割表单、多项表单、数据表等这些工具创建特定样式的表单，适合不同的数据查看和编辑需求使用表单设计器设计视图界面表单设计器提供了一个WYSIWYG所见即所得编辑环境，包括设计网格、标尺、控件工具箱、属性表和格式设置工具您可以在这个环境中精确控制表单的外观和行为添加和排列控件使用控件工具箱添加文本框、标签、复选框、下拉列表等控件通过拖动调整控件大小和位置，使用网格线和对齐工具确保整齐的布局排列选项卡提供了对齐、分组和层叠顺序控制功能设置控件属性每个控件都有多种可配置的属性，通过属性表访问重要属性包括控件源（连接到哪个字段）、格式（如何显示数据）、验证规则（确保数据有效性）、可见性和启用状态、默认值和标签文本等高级设计功能表单设计器还支持创建计算控件、添加子表单、设计条件格式、创建选项组、添加页眉页脚、设计导航按钮等通过格式选项卡可以设置字体、颜色、边框等视觉属性，创建专业外观的表单子表单子表单概念子表单链接创建子表单子表单是嵌入在另一个表单主表单内的表子表单通过链接字段与主表单连接，通常是使用子表单向导在表单设计视图中，从单，用于显示与主表单当前记录相关的多条主表单的主键与子表单的外键当用户在主控件工具箱选择子表单/子报表控件，绘记录子表单通常用于显示一对多关系中的表单中导航到不同记录时，子表单会自动显制其位置，然后按照向导选择数据源和链接多方数据，如客户表单中显示该客户的所示与当前主记录相关的记录这种链接可以字段使用现有表单直接将现有表单拖放有订单通过子表单控件的链接主字段和链接子字到主表单上，然后设置链接属性使用表单段属性设置设计器在主表单上创建一个子表单控件，然后在属性表中设置其来源对象和链接字段表单控件介绍Access表单中常用的控件包括文本框（用于输入和显示文本和数值数据）、标签（用于显示描述性文本）、组合框和列表框（用于从预定义列表中选择值）、复选框（用于是/否字段）、选项组（用于从多个互斥选项中选择）、命令按钮（用于触发操作）、选项卡控件（用于创建多页表单）、子表单/子报表控件（用于嵌入相关数据）、图像控件（用于显示图片）等这些控件可以通过属性设置进行高度自定义，以满足各种数据输入和显示需求设置表单属性属性类别重要属性功能说明格式属性标题、默认视图、滚动条控制表单外观和显示方式数据属性记录源、筛选、排序确定表单显示的数据来源和顺序事件属性打开时、关闭时、单击指定在特定事件发生时运行的操作或代码其他属性导航按钮、记录选择器控制用户如何浏览和操作记录表单属性控制表单的整体行为和外观，可以在表单设计视图中右键点击表单选择表单属性进行设置重要的表单属性包括记录源（表单绑定的表或查询）、默认视图（单表单、连续表单等）、允许添加/删除/编辑（控制用户权限）、筛选和排序（预设数据显示规则）、导航按钮和记录选择器（控制记录导航界面）、弹出和循环（控制表单窗口行为）、标题栏文本（设置窗口标题）等合理设置这些属性可以大大提高表单的易用性和功能性报表的概念1报表的定义2报表的组成部分报表是Access中用于以格式化方式呈报表头和报表尾显示在整个报表的现数据的对象，专为打印和分发而设开始和结束处，通常包含标题、日期计与表单不同，报表主要用于数据和总计信息页眉和页脚显示在每输出而非输入，能够以专业、一致的页的顶部和底部，通常包含页码、日格式展示和汇总数据，支持分组、排期和重复标题分组头和分组尾围序、汇总计算等高级功能绕数据分组显示，用于组织数据并显示组级别的小计详细信息部分显示来自记录源的主要数据，每条记录通常显示为一行或一组控件3报表的特点用于打印和分发优化了页面布局和分页控制只读显示不允许直接编辑数据支持复杂计算包含汇总、统计和自定义计算功能分组和排序能够按多个级别组织和汇总数据丰富的格式选项提供专业的打印输出，支持条件格式、图表等支持导出可以导出为PDF、Excel、Word等格式进行共享创建简单报表使用报表按钮选择要包含在报表中的表或查询，然后点击创建选项卡上的报表按钮Access会立即创建一个包含所有字段的简单报表，并以布局视图打开它供您进行调整使用报表向导点击创建选项卡上的报表向导按钮向导将引导您完成创建报表的各个步骤选择字段、设置分组级别、选择排序顺序、选择布局和样式、指定标题这是创建结构化报表的最佳方法使用空白报表点击创建选项卡上的空白报表按钮在布局视图中，使用添加现有字段窗格将字段拖放到报表上这种方法提供了最大的设计灵活性，但需要手动添加每个元素使用特殊报表工具Access提供了一些专用报表工具，如标签（用于创建邮寄标签）、图表（用于创建数据图表）等这些工具针对特定的报表需求提供了简化的创建过程使用报表设计器设计视图功能1报表设计视图提供了精确控制报表布局和格式的环境，包括设计网格、各种部分（报表头/尾、页眉/页脚、详细信息等）、控件工具箱、属性表和格式设置工具布局视图功能布局视图是一种所见即所得的编辑环境，允许您在查看实际数据的同时编辑报表设计2它提供了设计视图的大部分功能，但更容易使用，尤其适合调整控件的大小和位置控件和格式设置报表设计器提供了丰富的控件（文本框、标签、图像等）和格式3设置选项（字体、颜色、边框、背景等），可以创建专业外观的报表还支持条件格式，根据数据值动态更改外观分组和汇总创建分组在报表设计或布局视图中，点击设计或排列选项卡上的分组和排序按钮，打开分组、排序和合计窗格点击添加分组，选择要分组的字段，然后设置排序方式和其他选项设置分组选项对于每个分组级别，可以设置多种选项分组间隔（按首字母、日期范围等分组）、是否保持整组在同一页、是否显示分组标题和页脚、分组内的排序方式等这些选项控制数据如何组织和显示添加汇总计算在分组、排序和合计窗格中，展开分组选项，选择添加合计，然后选择要汇总的字段和计算类型（总和、平均值、计数等）汇总结果通常显示在分组尾部或报表尾部，提供数据的统计分析自定义汇总显示创建汇总后，可以在设计视图中调整汇总控件的属性，如格式、标签文本、条件显示等也可以添加自定义表达式进行更复杂的计算，如百分比、差异或自定义公式报表排序设置排序顺序多级排序在报表设计或布局视图中，点击设计或排列选项卡上的分组和Access报表支持多级排序，即先按一个字段排序，然后在值相同排序按钮，打开分组、排序和合计窗格点击添加排序，选择的记录中按另一个字段排序通过多次点击添加排序可以添加多要排序的字段，然后选择升序或降序个排序级别，上下拖动可以调整优先级排序可以与分组结合使用先设置分组字段，再设置组内的排序排序也可以通过报表的记录源（表或查询）预先设置如果报表字段例如，先按部门分组，再按员工姓名排序这样可以创建基于查询，可以在查询设计器中设置排序，这些排序设置会自动有层次结构的、组织良好的报表应用于报表，除非在报表中明确覆盖设置报表属性1基本属性报表名称报表的唯一标识符标题显示在报表顶部的标题文本默认视图报表默认打开的视图（打印预览、布局、设计等）页面设置纸张大小、方向、边距等打印相关设置2数据属性记录源报表绑定的表或查询筛选条件仅显示满足特定条件的记录排序规则记录显示的顺序分组属性如何按字段值对记录进行分组显示3格式属性网格设置控制设计网格的显示和对齐选项边框样式报表的框线外观背景颜色和图像报表的背景设置自动调整大小控制报表如何适应不同的页面大小4打印属性打印标题和页码控制页眉和页脚的内容和格式打印日期是否及如何显示打印日期重复节标题控制分组标题是否在新页上重复强制分页控制何时开始新页宏的概念宏的定义宏是一系列操作和指令的集合，可以自动执行重复性任务在Access中，宏使用图形化界面创建，无需编写代码，是实现自动化的简单方法宏可以响应事件（如点击按钮、打开表单）或作为独立程序运行宏的用途自动执行常见任务，如打开对象、应用筛选、运行查询等在用户界面元素（如按钮、表单事件）上添加功能创建自定义导航系统和用户界面流程实现简单的业务逻辑和数据验证在没有VBA知识的情况下实现应用程序自动化宏与VBA的对比宏更易于学习和使用，有图形化界面，无需编程知识宏功能相对有限，复杂逻辑需要使用VBA宏在安全性受限的环境中更安全，因为它们只能执行预定义的操作对于复杂应用程序，VBA提供更多的灵活性和功能，但学习曲线更陡宏安全性为防止恶意宏，Access提供了宏安全性设置在信任中心可以配置宏安全级别，如禁用所有宏、仅启用受信任位置的宏、启用所有宏等创建宏时应考虑这些安全限制创建简单宏保存和测试宏设置参数完成操作添加和参数设置后，点击添加操作每个操作都有特定的参数需要设置保存按钮，为宏命名然后可以使打开宏设计器点击添加新操作下拉列表，从可用例如，打开表单操作需要指定表单用运行按钮测试宏的功能成功创点击创建选项卡，然后点击宏按操作列表中选择一个操作，如打开名称、视图和筛选条件等填写这些建的宏将出现在导航窗格的宏部分，钮这将打开宏设计器，显示一个可表单、发送键击、设置值等选参数以定义操作的具体行为参数可可以从那里运行，或绑定到表单控件以添加操作的空白界面新版择后，操作会添加到设计器中，并显能是直接输入的值、表达式或对数据和事件上Access使用更现代的宏设计器界面，示相关参数字段供填写库对象的引用组织为操作和条件块条件宏条件块概念创建条件块添加否则如果和否则块条件宏使用如果块来根据指定条件执行不在宏设计器中，点击添加新操作旁边的下对于多条件逻辑，可以在条件块内点击添同的操作条件可以检查字段值、表单状态、拉列表，选择如果这会添加一个条件块，加Else If或添加Else添加额外的条件分支系统设置等，实现动态的、响应用户输入或包含条件表达式字段和一个操作区域在条否则如果块允许检查额外条件，而否则环境的自动化操作条件宏大大扩展了宏的件表达式中输入判断条件，如[Price]100块包含当所有条件都不满足时执行的操作功能，允许实现更复杂的业务逻辑或IsNull[CustomerID]，然后在块内添加这样可以创建复杂的条件逻辑结构，处理各满足条件时要执行的操作种可能的情况宏组宏组的概念创建和使用宏组宏组是在单个宏对象中包含多个命名子宏的集合每个子宏可以创建宏组在宏设计器中，使用宏名称列定义子宏在需要开始独立运行，就像它是单独的宏一样宏组提供了一种组织相关宏新子宏的地方，填写一个唯一的宏名称不带名称的操作属于默的方式，减少导航窗格中显示的对象数量，并简化宏的管理认的匿名宏使用宏组要运行宏组中的特定子宏，使用格式宏组名称.子宏名使用宏组的主要优势是能够将功能相关的多个宏集中在一起，例称例如，如果有一个名为FormOps的宏组，其中包含名为如所有与表单导航相关的宏、所有数据验证宏或所有报表操作宏OpenCustomer的子宏，则引用它的方式为这样不仅使宏的组织更加清晰，也方便在不同场景下重复使用这FormOps.OpenCustomer这可以在表单、报表的事件属性中些宏使用，或从其他宏中调用简介VBA1VBA的定义Visual Basicfor ApplicationsVBA是微软Office应用程序中内置的编程语言和环境在Access中，VBA提供了强大的工具来自定义和扩展数据库应用程序的功能，实现复杂的业务逻辑和自动化任务2VBA与宏的区别相比宏，VBA提供了更高的灵活性和功能性，可以创建复杂的函数、处理错误、使用循环和条件语句、创建自定义对象和类等VBA是一种完整的编程语言，而宏更像是预定义操作的图形化脚本3VBA的应用场景自定义数据处理和计算复杂的数据验证和业务规则创建自定义函数和程序与其他应用程序的集成（如Excel、Word）处理文件系统操作创建复杂的用户界面逻辑实现高级错误处理和调试批量数据操作和自动化流程4VBA开发环境Access中的VBA通过Visual Basic编辑器VBE访问，可以通过按Alt+F11或从开发工具选项卡打开VBE提供了代码编辑器、项目资源管理器、属性窗口、调试工具等功能，支持代码的编写、测试和调试创建简单过程VBA选择或创建模块在项目资源管理器中，右键点击项目名称，选择插打开VBA编辑器入模块创建新模块；或双击现有模块打开它按Alt+F11组合键或点击开发工具选项卡（可能需模块是存储VBA代码的容器要先启用）中的Visual Basic按钮，打开Visual2Basic编辑器VBE编写过程代码1在代码窗口中，输入Sub过程名称和End Sub来定义一个过程，然后在中间添加代码例如Sub ShowMessageMsgBox Hello,World!,3vbInformation,My FirstVBA EndSub连接到界面元素5要使VBA过程响应用户操作，可以将其绑定到表单保存和测试代码控件的事件属性例如，在按钮的On Click事件4点击工具栏上的保存按钮保存模块要测试过程，中输入过程名称，使其在按钮点击时执行可以将光标放在过程内并按F5运行，或在VBE的立即窗口（Ctrl+G打开）中输入Call过程名称并按回车数据导入和导出导入数据1点击外部数据选项卡，选择适当的导入选项（Excel、文本文件、Access等）在导入向导中，选择源文件，指定如何处理导入的数据（创建新表、追加到现有表或链接到数据源）根据数据类型，可能需要设置字段映射、数据类型和索引等选项导出数据2先选择要导出的对象（表、查询、表单、报表），然后点击外部数据选项卡，选择适当的导出格式（Excel、文本、Word、PDF等）在导出向导中，指定目标文件名和位置，设置导出选项（如格式化、结构等）可以选择保存导出步骤，以便将来重复使用3保存导入/导出步骤完成导入或导出操作后，Access提供保存这些步骤的选项保存后，可以通过外部数据选项卡的已保存的导入或已保存的导出重复执行相同的操作，无需重新配置所有设置这对于定期数据交换非常有用高级数据交换4除了基本的导入导出，Access还支持与SharePoint列表同步、与SQL Server等后端数据库集成、通过ODBC连接到其他数据源，以及使用VBA自动化复杂的数据交换流程这些高级功能使Access成为不同系统间数据集成的有力工具链接外部数据链接的概念和优势链接外部数据是创建到外部数据源（如Excel电子表格、其他Access数据库、SQL Server表等）的连接，而不是复制数据链接表在Access中可以像本地表一样使用，但数据实际上存储在外部源中主要优势包括保持数据同步、减少重复、支持多用户同时访问、节省存储空间创建链接表点击外部数据选项卡，选择适当的数据源类型（Excel、Access、ODBC等）在向导中，选择链接到数据源而非导入按照向导步骤，选择外部文件、要链接的表/工作表，并设置其他选项完成后，链接表会在导航窗格中显示，标有特殊图标表示它是链接表管理链接表使用外部数据选项卡中的链接表管理器管理现有链接可以查看所有链接表的列表，检查其状态，更新链接路径（如果源文件移动），或刷新链接定期维护链接表对于确保数据访问的可靠性很重要链接表的限制链接表有一些使用限制某些设计更改可能受限；性能可能低于本地表，特别是网络连接较慢时；某些高级功能可能不可用，取决于数据源类型；同步更新可能导致锁定冲突在设计使用链接表的应用程序时，应考虑这些限制数据库安全性加密和密码保护1最高级别的安全控制用户级权限2控制谁可以访问哪些对象应用程序级安全控制3通过界面和代码限制访问基本的物理和网络安全4保护存储数据库的系统Access提供多层次的数据库安全保护机制

1.数据库加密使用加密使用密码功能对整个数据库文件进行加密，防止未授权访问加密后，用户需要输入密码才能打开数据库

2.用户级安全性在Access中创建用户和组，分配细粒度权限，控制谁可以查看、修改或创建特定对象这种方法主要用于Access2003及更早版本

3.拆分数据库将数据库拆分为前端（包含表单、报表、查询）和后端（仅包含表），限制用户直接访问数据，同时通过前端应用程序控制访问

4.VBA安全控制通过代码实现自定义的安全检查和访问控制，如登录系统、审计跟踪和数据验证数据库备份和恢复手动备份方法最简单的备份方法是关闭数据库，然后复制.accdb文件到安全位置为避免覆盖旧备份，应使用包含日期的文件名格式，如数据库名称_YYYYMMDD.accdb定期执行此操作，特别是在进行重大更改前Access备份工具使用文件另存为备份数据库功能创建备份Access会自动生成一个包含当前日期的文件名，并将完整的数据库副本保存到指定位置这是推荐的内置备份方法，确保了数据库结构和数据的完整复制自动化备份通过宏或VBA代码创建定时自动备份系统可以设置在数据库关闭时或特定操作后触发备份对于关键系统，可以结合Windows任务计划程序创建更复杂的自动备份方案，确保定期保存多个备份版本恢复数据库从备份恢复只需复制备份文件到所需位置，并可能重命名对于部分损坏的数据库，可以尝试使用压缩和修复数据库功能（在文件信息中）对于严重损坏的情况，可能需要从最近的备份恢复，然后重新输入丢失的数据性能优化技巧Access数据库结构优化查询优化表单和报表优化定期使用压缩和修复数据库功能精确选择所需字段，避免使用选限制表单和子表单加载的记录数量减小文件大小和碎片化合理设择*优化查询条件，确保使用使用筛选而非大量条件格式设置计表结构，避免冗余数据，使用适索引字段对于复杂查询，考虑优化图像，减少高分辨率图像的使当的数据类型建立和维护适当创建临时表或多步查询避免过用使用数据快照而非实时连接的索引，但避免过度索引对于度使用嵌套子查询和复杂计算（适用情况下）禁用不必要的大型数据库，考虑拆分为前端和后使用查询分析器验证查询性能刷新和重新计算端，或迁移到SQL Server代码优化优化VBA代码，使用合适的数据结构和算法避免频繁调用外部应用程序和多次数据库操作使用批处理代替单记录处理适当使用错误处理和调试工具考虑使用DAO而非ADO提高本地数据库性能实际应用案例分析客户关系管理系统库存管理系统项目管理系统设计使用客户、联系人、活动和销售机设计包含产品、供应商、库存变动和采设计使用项目、任务、资源和时间记录会等表，建立一对多关系模型购订单等表，使用交易记录方式跟踪库存等表，实现多层次的项目结构功能包含客户资料管理、联系历史记录、功能项目计划制定、任务分配与跟踪、销售机会跟踪和报表分析功能功能产品信息管理、库存水平监控、库资源分配、时间和成本记录、进度报告存变动记录、采购管理和库存报表技术要点使用表单实现友好的数据输入界面；创建参数查询筛选特定客户；使用技术要点使用计算字段自动计算当前库技术要点使用子表单显示项目的任务列报表生成销售分析；添加提醒功能通知后存量；创建条件格式突显低库存产品；使表；创建甘特图式报表可视化项目进度；续活动；实现数据导出到Excel功能用宏自动生成采购订单；实现条形码扫描使用参数查询筛选特定项目或资源的任务；接口；创建库存周转率和价值分析报表实现自动计算完成百分比和剩余工作；使用VBA实现复杂的资源分配逻辑总结与问答1关键知识点回顾我们已经全面学习了Access的核心功能，从基础的数据库、表、查询设计，到高级的表单、报表设计，再到自动化工具如宏和VBA，以及数据管理和安全性等方面这些工具和技术可以帮助您创建功能强大的数据库应用程序2实践应用建议应用Access知识的最佳方式是实践尝试为您的实际需求创建小型数据库，逐步增加复杂性从简单的表开始，然后添加关系、查询、表单和报表随着经验的积累，尝试使用宏和VBA实现更高级的功能3持续学习资源Microsoft官方文档和教程、在线学习平台（如LinkedIn Learning、Udemy）、Access用户社区和论坛、专业书籍和视频教程都是很好的学习资源定期关注这些资源，了解新功能和最佳实践4问答环节现在我们开放问答环节，欢迎就课程内容或特定Access问题提问无论是基础概念还是高级技术，或者特定应用场景的解决方案，都可以在此讨论。