《WORD基本操作》课件

基本操作WORD欢迎参加Word基本操作培训课程本课程将系统地介绍Microsoft Word的基本功能和操作技巧，帮助您掌握这一强大办公软件的使用方法无论您是初学者还是寻求提升技能的用户，本课程都将为您提供清晰的指导，帮助您在日常工作中更高效地使用Word处理文档通过本课程的学习，您将能够创建、编辑、格式化和打印专业的文档，极大提高您的办公效率课程目标掌握基础提高技能应用实践学习Word的基本界面和常用功能，熟掌握文本编辑、格式设置、表格创建和通过实际案例练习，学习文档排版、审悉软件的启动、退出和基本设置，能够图文混排等技巧，能够独立完成各类文阅和打印等高级功能，能够创建专业格完成文档的创建、打开和保存等基本操档的编辑工作，提高文档处理效率式的文档，满足不同工作场景的需求作目录基础知识1第一章Word简介第二章启动与退出Word第三章文档基本操作文本处理2第四章文本输入与编辑第五章文档格式设置元素与排版3第六章插入对象第七章表格操作第八章图文混排第九章文档排版技巧完善与输出4第十章文档审阅第十一章打印文档第一章简介Word办公软件Word是Microsoft Office办公套件中的核心组件之一，专为文字处理和文档创建设计，是全球最广泛使用的文字处理软件发展历史自1983年首次发布以来，Word经历了多次重大更新，从DOS平台发展到Windows平台，功能不断完善和增强行业标准如今，Word已成为办公文档处理的行业标准，其文件格式.doc和.docx被广泛接受和使用，是职场必备的技能之一的功能与应用Word1文档创建2编辑排版可用于撰写各类文档，包括简历、报告、论文、信函等，提强大的文本编辑和排版功能，支持段落设置、字体调整、样供丰富的模板和格式选项，满足各种专业文档的需求式应用等，使文档呈现专业美观的效果3图文混排4协作与共享支持插入图片、表格、图表等各类对象，实现图文混排，增提供文档审阅、批注和修订功能，支持多人协作编辑，便于强文档的表现力和信息传达效果团队合作和文档共享、、、的区别Word2003200720102016版本界面特点文件格式主要新功能Word2003传统菜单栏和工具栏.doc XML支持、阅读布局Word2007引入功能区Ribbon界面.docx实时预览、SmartArtWord2010改进的功能区界面.docx共同作者、截图工具Word2016扁平化设计.docx实时协作、智能查询第二章启动与退出Word快速启动界面熟悉安全退出学习多种启动Word的方法，包括通过开了解Word的基本界面组成，包括菜单栏、掌握正确退出Word的方法，确保文档安始菜单、桌面快捷方式或任务栏等，选择最功能区、工作区等，为后续操作奠定基础全保存，避免数据丢失，养成良好的操作习适合您工作习惯的方式惯启动的三种方法Word通过开始菜单点击屏幕左下角的开始按钮，在程序列表中找到Microsoft Office文件夹，然后选择Microsoft Word适合初次使用或不常用Word的用户通过桌面快捷方式如果桌面上有Word图标，双击该图标即可启动这是最直接、最快捷的启动方式，建议经常使用Word的用户在桌面创建快捷方式通过任务栏如果Word已固定在任务栏上，只需点击任务栏上的Word图标即可启动这种方法不占用桌面空间，同时保持快速访问退出的方法Word文件菜单退出窗口关闭按钮键盘快捷键点击文件菜单（或Office按钮），然后点击Word窗口右上角的关闭按钮按Alt+F4组合键可以快速关闭Word选择退出选项这是最规范的退出方式，（X）这是最常用的方法，同样会提示这种方法适合习惯使用键盘操作的用户，系统会提示保存未保存的文档保存未保存的文档提高效率界面介绍Word功能区标题栏2包含分组排列的命令按钮1显示当前文档名称和应用程序名称文档区编辑文档的主要工作区域35快速访问工具栏状态栏常用命令的快捷方式4显示文档统计信息和视图切换按钮菜单栏和功能区介绍开始选项卡插入选项卡页面布局选项卡包含最常用的编辑命令，如剪切、复制、粘提供各种可插入元素的命令，如表格、图片、包含页面设置相关命令，如页边距、纸张大贴、字体设置、段落设置等这是使用频率图表、页眉页脚等插入外部元素时需要使小、分栏、背景等排版文档时经常使用此最高的选项卡，建议熟练掌握用此选项卡选项卡快速访问工具栏设置了解快速访问工具栏1位于Word窗口顶部，默认包含保存、撤销、重做等常用命令添加常用命令2点击工具栏末尾的下拉箭头，选择需要添加的命令自定义更多命令3选择更多命令进入Word选项设置界面个性化调整4根据个人使用习惯调整命令顺序和位置第三章文档基本操作新建文档打开文档创建新的空白文档或基于模板的文档，开访问和编辑已存在的文档文件，继续之前12始新的工作的工作关闭文档保存文档43完成工作后安全关闭文档，释放系统资源将文档保存到计算机或云端，确保工作成果不会丢失新建空白文档123使用快捷键通过文件菜单使用开始屏幕按Ctrl+N组合键可以快速创建新文档，这点击文件→新建→空白文档，这是最在Word启动时的开始屏幕上，选择空白是最高效的方法直观的方法文档选项使用模板新建文档Word提供了丰富的文档模板，可以帮助您快速创建专业的文档在文件→新建界面中，您可以浏览和搜索各类模板，包括简历、报告、日历、手册等选择合适的模板后，只需点击即可创建基于该模板的新文档模板已预设好格式和布局，您只需填入内容即可，大大节省了排版时间您还可以在线搜索更多模板，或创建和保存自己的模板，提高工作效率打开已有文档通过文件菜单使用快捷键通过最近文档列表点击文件→打开，在弹出的对话框按Ctrl+O组合键可以快速打开打开文点击文件→最近使用的文档，从列中浏览文件位置，选择要打开的文档，件对话框，然后选择文档这种方法表中选择最近编辑过的文档这种方法然后点击打开按钮这是最常用的方对于熟悉键盘操作的用户来说效率更高适合继续处理最近的工作项目法，适用于所有情况保存文档第一次保存1指定文件名和位置常规保存2更新已命名文件自动保存3系统定时备份版本历史4管理文档多个版本首次保存文档时，需要指定文件名和保存位置点击文件→保存或按下Ctrl+S，在弹出的另存为对话框中输入文件名并选择保存位置之后的保存操作只需点击保存按钮或按Ctrl+S即可快速更新文件Word还提供了自动保存功能，可以定时自动备份文档，防止意外情况导致的数据丢失对于重要文档，建议定期保存不同版本，以便在需要时回溯历史版本另存为不同格式1常见文档格式2兼容性考虑3特殊用途格式在文件→另存为对话框中，通过如果需要与使用旧版Word的用户保存为PDF格式可以确保文档在不保存类型下拉菜单可以选择不同的共享文档，可以选择保存为Word同设备上保持一致的显示效果，适合文件格式，如Word文档.docx、97-2003格式.doc但要注意，正式发布的文档保存为网页格式Word97-2003文档.doc、某些新功能在旧版格式中可能无法正.htm/.html则适合发布到网站PDF.pdf、文本文档.txt等常显示关闭文档关闭单个文档关闭所有文档注意事项当需要结束当前文档的编辑但继续使用当同时打开多个文档时，可以通过关闭关闭文档前务必确认所有重要更改已保存Word处理其他文档时，可以选择只关闭Word应用程序来关闭所有打开的文档如果在关闭提示中选择不保存，则自上当前文档点击文件→关闭，或使用点击窗口右上角的关闭按钮X或按次保存后的所有更改将丢失且无法恢复快捷键Ctrl+W，系统会提示保存未保存Alt+F4，系统会依次提示保存每个未保建议养成定期保存的习惯的更改存的文档第四章文本输入与编辑输入文本复制粘贴查找替换选择文本撤销重做文本输入与编辑是Word的核心功能，也是用户最频繁使用的操作如上图所示，输入文本占据了日常操作的最大比例，其次是复制粘贴和查找替换等功能在本章中，我们将详细介绍各种文本输入技巧和编辑方法，帮助您提高文档处理效率掌握这些基本操作是高效使用Word的关键中文输入法设置切换输入法输入法设置智能联想在Windows系统中，可以通过任务栏的可以通过控制面板→区域和语言选项→键盘现代中文输入法通常提供智能联想功能，可语言栏或按下Alt+Shift或Win+空格键切和语言→更改键盘，添加、删除或设置输入以根据上下文预测您可能要输入的词语，大换不同的输入法Word支持所有法在输入法属性中，可以调整各种设置，大提高输入效率熟练使用这些功能可以显Windows系统中安装的输入法，包括微如简繁转换、候选词数量、快捷键等著提高中文文档的编辑速度软拼音、搜狗拼音、谷歌拼音等文本输入技巧1使用自动更正2快速格式应用Word的自动更正功能可以自动纠正常见的拼写错误，也可以设置自输入时可以使用一些特殊符号应用基本格式，如输入*文本*然后按空定义的替换规则例如，输入gn自动替换为您好，提高输入效率格，文本会自动变为粗体；输入_文本_然后按空格，文本会自动变在文件→选项→校对→自动更正选项中可以进行设置为斜体3智能段落处理4键盘导航连续按两次Enter键可以创建新段落；按Shift+Enter可以创建不分熟练使用方向键、Home、End、Page Up、Page Down等导航段的换行（软回车）了解这些细节可以更灵活地控制文档布局键可以快速移动光标位置，配合Ctrl键使用效果更佳，如Ctrl+方向键可以按单词或段落移动选择文本选择对象鼠标操作键盘快捷键单词双击单词将光标置于单词开头，按Ctrl+Shift+右箭头句子按住Ctrl键点击句子无直接快捷键段落三击段落内任意位置将光标置于段落开头，按Ctrl+Shift+向下箭头整篇文档按住Ctrl键，三击文档Ctrl+A内任意位置熟练掌握选择文本的各种方法，可以大大提高编辑效率除了表格中列出的方法外，还可以使用选择光标按住Alt键的同时拖动鼠标，可以进行矩形区域选择，这在处理表格或特定格式文本时非常有用复制、剪切和粘贴文本复制Ctrl+C剪切Ctrl+X粘贴Ctrl+V复制操作会在不删除原文本剪切操作会将选中的内容移粘贴操作会将剪贴板中的内的情况下，将选中的内容复动到剪贴板，同时从原位置容插入到光标所在位置可制到剪贴板可以通过右键删除可以通过右键菜单选以通过右键菜单选择粘贴，菜单选择复制，或使用工择剪切，或使用工具栏按或使用工具栏按钮，或按具栏按钮，或按Ctrl+C快捷钮，或按Ctrl+X快捷键Ctrl+V快捷键键选择性粘贴按Ctrl+Alt+V可以打开选择性粘贴对话框，可以选择只粘贴文本、保留源格式或合并格式等选项，适合需要特定粘贴效果的场景查找和替换文本1打开查找对话框按下Ctrl+F快捷键或点击开始选项卡中的查找按钮，可以打开导航窗格的查找功能，输入要查找的文本后，Word会自动高亮显示文档中所有匹配的内容2高级查找在导航窗格中点击下拉菜单选择高级查找，可以打开更详细的查找对话框，支持设置匹配大小写、全字匹配、使用通配符等高级选项3替换功能按下Ctrl+H快捷键或点击开始选项卡中的替换按钮，可以打开查找和替换对话框的替换标签页，输入要查找和替换的文本，可以选择逐个替换或一次性替换全部4格式和特殊字符在查找和替换对话框中点击更多按钮，可以展开高级选项，包括设置格式和特殊字符的查找替换，这对处理格式一致性非常有用撤销和重做操作撤销操作Ctrl+Z当您进行了错误的编辑或想要回到之前的状态时，可以使用撤销功能每按一次Ctrl+Z或点击快速访问工具栏上的撤销按钮，就会取消一步操作，按照操作的倒序逐步回退查看撤销历史点击撤销按钮旁的下拉箭头，可以看到最近的操作历史列表，您可以选择要撤销到哪一步，一次性撤销多个操作重做操作Ctrl+Y如果撤销后又想恢复，可以使用重做功能按Ctrl+Y或点击快速访问工具栏上的重做按钮，可以恢复刚才撤销的操作操作次数限制Word的撤销和重做功能有操作次数限制，默认可以记录最近的100次操作一旦超出这个限制，最早的操作记录将被丢弃，无法再撤销第五章文档格式设置字体格式段落格式页面设置字体设置影响文本的外观，包括字体类型、段落设置控制文本的布局结构，包括对齐方页面设置决定了文档的整体布局，包括页面大小、颜色和效果（如粗体、斜体、下划线式、行距、缩进和间距等良好的段落格式大小、方向、边距和分栏等根据文档用途等）合理的字体设置可以提高文档的可读有助于文档内容的清晰组织和展示选择适当的页面设置，可以优化打印效果或性和专业性屏幕阅读体验字体设置字体选择字号和样式文本效果在开始选项卡的字体组中可以选择不字号控制文字的大小，单位为磅pt正Word提供了丰富的文本效果，如阴影、同的字体中文文档常用的字体包括宋体、文通常使用10-12磅，标题使用较大字号轮廓、浮雕等，可以在字体对话框的文黑体、微软雅黑等正文通常使用宋体，可以通过字体组中的下拉列表选择字号，本效果选项卡中设置此外，还可以设置标题可使用黑体或微软雅黑以增强显示效或使用Ctrl+Shift+和Ctrl+Shift+快捷文本的突出显示颜色和字体颜色，以增强果键增大或减小字号视觉效果使用字体对话框（按Ctrl+D打开）可以字体样式包括粗体Ctrl+B、斜体Ctrl+I在设计正式文档时，应谨慎使用文本效果，设置更多字体选项建议在同一文档中使和下划线Ctrl+U等，可以组合使用以强避免过度装饰影响专业性和可读性用不超过2-3种字体，保持风格一致性调重要内容段落格式设置缩进设置对齐方式2控制段落左右边距与页面边距的距离1左对齐、居中、右对齐和两端对齐行距调整单倍行距、

1.5倍行距、2倍行距或精确值35分页和断字段间距控制段落在页面间的流动方式4段落前后的额外空间段落格式是文档排版的重要组成部分在开始选项卡的段落组中可以找到常用的段落设置工具，或者右键点击段落选择段落选项，打开完整的段落设置对话框对于中文文档，正文通常使用左对齐或两端对齐，标题通常居中或左对齐段落之间可以通过增加段前段后间距来区分，而不是使用空行，这样排版更加专业合理设置行距和缩进可以提高文档的可读性一般来说，正式文档的行距设置为

1.5倍行距较为适宜，不会太紧凑也不会太松散项目符号和编号1项目符号2编号列表适用于无特定顺序的列表项在开始选项卡的段落组中，点击项适用于有顺序的列表项点击编号按钮可以应用默认数字编号下拉目符号按钮可以应用默认项目符号点击按钮旁的下拉箭头可以选择菜单中可以选择不同的编号格式，如阿拉伯数字、罗马数字、字母等不同样式的项目符号，包括圆点、方块、箭头等编号列表会自动维护序号，插入或删除项目时会自动调整3多级列表4自定义符号和编号适用于层次结构的内容点击多级列表按钮可以创建具有多个缩进级点击项目符号或编号按钮下拉菜单中的定义新项目符号/编号格式，别的列表使用Tab键增加缩进级别，Shift+Tab减少缩进级别可可以设置自定义的符号、图片或编号格式，满足特殊文档的需求以自定义每个级别的编号样式和格式页面设置页面大小在页面布局选项卡的页面设置组中，点击大小按钮可以选择常用的纸张大小，如A

4、信纸等中国大陆地区常用A4纸张210mm×297mm如需自定义大小，可以选择更多纸张大小，在对话框中设置具体尺寸页面方向点击方向按钮可以在纵向和横向之间切换纵向适合普通文档，横向适合表格、图表等宽内容同一文档中可以混合使用不同方向的页面，通过插入分节符实现页边距点击页边距按钮可以选择预设的边距样式，或选择自定义边距进行精确设置常用的页边距为上下左右各

2.5厘米学术论文和正式文档可能有特定的边距要求，需要根据要求调整分栏点击分栏按钮可以将文本分成多栏显示，类似报纸或杂志的格式可以设置栏数、栏宽和栏间距，也可以插入分栏符控制文本流动分栏适合信息量大且需要节省空间的文档页眉和页脚退出编辑设置选项完成页眉页脚编辑后，点击关闭页添加内容在页眉和页脚工具选项卡中，可以眉和页脚按钮，或双击文档主体区插入页眉页脚进入页眉页脚编辑模式后，可以输入设置页眉页脚的位置、对齐方式和与域，即可返回正常编辑模式页眉页在插入选项卡中，点击页眉或页文本，也可以使用页眉和页脚工具页面边缘的距离还可以选择是否在脚会自动显示在每一页上，无需重复脚按钮，从下拉菜单中选择预设样选项卡中的工具插入日期时间、图片、奇偶页使用不同的页眉页脚，以及首添加式，或选择编辑页眉/编辑页脚自页码等元素常见的页眉内容包括文页是否显示页眉页脚定义内容双击文档的顶部或底部区档标题、章节名称等，页脚通常包含域也可以直接编辑页眉页脚页码、日期或版权信息第六章插入对象Word不仅是文字处理工具，还能插入各种对象丰富文档内容在插入选项卡中，您可以找到插入图片、表格、图表、SmartArt图形等各种对象的工具插入对象可以大大增强文档的表现力和专业性例如，使用表格可以清晰地展示数据比较；插入图片可以直观地传达信息；使用图表可以形象地表现数据趋势；SmartArt图形则能够高效地表达流程和关系本章将详细介绍各种对象的插入方法和基本设置，帮助您创建内容丰富、形式多样的专业文档插入图片从文件插入1在插入选项卡中，点击图片按钮，在打开的对话框中浏览并选择要插入的图片文件，点击插入支持的图片格式包括JPG、PNG、GIF、BMP等常见2在线图片格式点击在线图片按钮，可以使用必应图片搜索或从网络上搜索图片输入关键词搜索，选择合适的图片后点击插入注意版权问题，最好使用免版权的图片截图插入3点击屏幕截图按钮，可以快速截取当前打开的其他窗口的画面，或选择屏幕剪辑工具截取屏幕的任意区域，直接插入到文档中4图片工具插入图片后，会自动激活图片工具选项卡，提供调整图片亮度、对比度、颜色、应用艺术效果、设置图片样式、添加边框等多种编辑工具，可以根据需要进行调整插入表格快速插入表格插入表格对话框绘制表格Excel电子表格在插入选项卡中，点击表格点击表格菜单中的插入表格点击表格菜单中的绘制表格点击表格菜单中的Excel电按钮，在弹出的网格中拖动鼠标选项，打开对话框，可以精确指选项，鼠标变为铅笔图标，可以子表格选项，可以在Word文选择所需的行数和列数，然后点定行数、列数和自动调整方式自由绘制表格的边框线这种方档中嵌入Excel表格这种方法击即可插入表格这种方法适合这种方法适合需要精确控制表格法适合创建不规则结构的复杂表适合需要使用Excel计算功能的快速创建小型表格结构的情况格表格插入图表在插入选项卡中，点击图表按钮，打开插入图表对话框Word提供多种图表类型，包括柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、散点图、股票图、雷达图等选择合适的图表类型后，Word会打开一个Excel工作表窗口，您可以在其中输入数据数据更新后，图表会自动更新以反映新的数据插入图表后，可以使用图表工具上的设计、布局和格式选项卡调整图表的样式、布局和格式可以更改图表类型、添加图表元素、应用图表样式、修改数据等插入图形SmartArt层次结构型流程型适合表示层级关系，如组织结关系型适合表示步骤、工作流程或时构图、层次图等间线，如基本流程、流程箭头、适合表示连接关系，如平衡图、循环图等矩阵图、金字塔图等列表型矩阵型适合表示非顺序列表信息，如垂直项目符号列表、水平项目适合表示四象限信息，如基本3符号列表等矩阵、标题矩阵等2415SmartArt是Word中一种创建专业图形化列表的功能，可以用来表示流程、层次结构、关系等在插入选项卡中，点击SmartArt按钮打开SmartArt图形库选择适合您内容的SmartArt类型后，可以在左侧的文本窗格中输入文本内容，或直接在图形中编辑使用SmartArt工具上的设计和格式选项卡可以调整布局、颜色、效果等插入文本框基本文本框在插入选项卡中，点击文本框按钮，可以从预设样式中选择，或选择绘制文本框自定义创建文本框可以在文档任意位置放置，并可随意移动，适合需要灵活布局的内容文本框格式插入文本框后，可以使用绘图工具上的格式选项卡调整文本框的外观可以设置填充颜色、轮廓样式、应用形状效果、设置文字方向等，创建更具视觉吸引力的效果文本框链接在长文档中，可以创建链接文本框，使文本从一个文本框流向另一个在格式选项卡中，使用创建链接和断开链接功能实现这对创建报纸样式或多栏布局的文档很有用文本环绕在文本框的格式选项卡中，使用文字环绕功能可以设置文档正文如何围绕文本框排列可以选择嵌入式、四周型、穿越型等多种环绕方式，实现更灵活的版面设计插入页码页脚页码页眉页码页码格式在页脚位置插入页码是最常见的做法在如果偏好在页眉位置显示页码，可以选择点击页码菜单中的格式化页码选项，可插入选项卡中，点击页码按钮，从下拉页面顶端选项这种布局在某些正式文档以设置页码的格式和起始编号可以选择阿菜单中选择页面底端，然后选择一种页码中较为常见，特别是当页脚已用于其他信息拉伯数字、罗马数字或字母作为页码格式，样式页码会自动添加到所有页面的页脚位时还可以设置从特定数字开始编号置第七章表格操作高级表格技巧1计算与数据分析表格美化2样式、边框与底纹表格结构调整3合并拆分、调整大小基础表格创建4插入和填充数据表格是组织和展示数据的强大工具，在Word中使用表格可以清晰地呈现结构化信息表格功能从基础的创建到高级的数据处理，提供了全方位的支持熟练掌握表格操作，可以大大提高文档的专业性和可读性特别是在需要对比数据、列出项目或创建表单时，表格是不可或缺的排版元素本章将系统地介绍各种表格操作技巧，从创建表格到高级处理，帮助您充分利用Word的表格功能创建表格47方法种类最大行列数Word提供了多种创建表格的方法，包括Word2016中，单个表格最多可以包含使用表格网格、插入表格对话框、绘制表63列和约1000行，但实际可用行数取决格和Excel电子表格等，可以根据需求选于系统内存和文档复杂度大型表格建议择最适合的方法使用Excel处理5操作步骤创建表格的基本步骤包括选择插入位置→选择创建方法→设定行列数→根据需要调整表格结构→输入数据→设置格式遵循这些步骤可以高效创建所需表格调整表格调整行高列宽插入行和列删除行和列可以通过拖动行或列的边界来右键单击表格中的单元格，在选择要删除的行或列，右键单调整其大小将鼠标指针放在上下文菜单中选择插入，然击，在上下文菜单中选择删除行或列的边界上，当指针变为后选择在上方/下方插入行或在单元格，然后选择删除整行或双向箭头时，拖动即可调整大左侧/右侧插入列也可以在整列也可以在布局选项卡小也可以在表格工具的布布局选项卡上使用插入组中上使用删除按钮，选择删除局选项卡中精确设置行高和列的按钮行或删除列宽均匀分布选择多个行或列，在布局选项卡上，使用分布行或分布列按钮，可以使选中的行或列具有相同的高度或宽度，创建更整齐的表格布局合并和拆分单元格合并单元格拆分单元格拆分表格选择要合并的相邻单元格，右键单击，在选择要拆分的单元格，右键单击，在上下将光标放在要拆分表格的行上，然后在布上下文菜单中选择合并单元格也可以文菜单中选择拆分单元格在弹出的对局选项卡中点击拆分表格按钮，或使用在表格工具的布局选项卡中点击合并话框中，指定要拆分为多少行和列，然后快捷键Ctrl+Shift+Enter这将在光标单元格按钮点击确定所在行的上方插入一个段落标记，将一个表格分成两个独立的表格合并单元格常用于创建表头或需要跨行跨拆分单元格可以在现有表格结构中创建更列显示内容的情况例如，在复杂表格中，复杂的布局例如，将一个大单元格拆分拆分表格适用于需要在表格之间插入文本顶部的主标题可能需要跨越多列，使用合为多个小单元格，以便在同一区域内显示或其他内容的情况，或者当表格太长需要并单元格可以实现这一效果更多相关但独立的信息分页显示时表格样式设置Word提供了丰富的表格样式，可以快速美化表格在表格工具的设计选项卡中，可以浏览和应用各种预设样式这些样式包含了边框、底纹、字体等综合设置，一键应用即可获得专业效果除了预设样式，还可以使用表格样式选项进行个性化设置，如设置标题行、总计行的特殊格式，或设置条带行、条带列以提高表格的可读性在边框和底纹工具中，可以进一步自定义表格的具体外观对于企业文档，可以创建符合企业标识的表格样式并保存，以确保所有文档保持一致的品牌形象修改表格样式后，可以右键点击并选择设置为默认值，使其成为新表格的默认样式表格中的计算函数作用示例SUM求和=SUMLEFTAVERAGE求平均值=AVERAGEABOVEMAX求最大值=MAXB2:B5MIN求最小值=MINC1:C4COUNT计数=COUNTRIGHTWord的表格不仅可以展示数据，还能进行简单的计算在布局选项卡中，点击公式按钮可以插入计算公式最常用的是SUM函数，用于计算行或列的总和在公式中，可以使用ABOVE、BELOW、LEFT、RIGHT关键字引用相对位置的单元格，也可以使用类似Excel的单元格引用方式（如B2:B5）如果表格中的数据发生变化，可以右键单击公式单元格，选择更新域来更新计算结果第八章图文混排基础概念1了解图文混排的基本原则，包括文字环绕方式、图片位置和大小调整等掌握这些基础知识是创建专业文档的第一步环绕方式2学习不同的文字环绕方式，如四周型、紧密型、穿越型等，了解各种环绕方式的适用场景和效果区别图片调整3掌握调整图片大小、位置和对齐方式的技巧，确保图片在文档中的展示效果最佳，与文字形成和谐的整体图片效果4探索Word提供的各种图片效果，如边框、阴影、反射和艺术效果等，学习如何使用这些效果增强图片的视觉吸引力图片与文字的环绕方式嵌入型四周型紧密型图片被视为文本中的一个字符，跟随文本流文字在图片周围形成矩形环绕图片可以放文字紧贴图片的实际轮廓环绕，而不是矩形动这是插入图片的默认设置图片只能放置在任意位置，文字会自动调整以适应图片边界这种方式适合非矩形图片或已移除背在文字的行间，不能随意移动适合简单文位置这是最常用的环绕方式，适合大多数景的图片，可以使文字与图片更紧密地结合档或需要图片严格跟随文本的情况文档类型调整图片大小和位置调整大小的方法选中图片后，可以通过拖动四角的调整点来等比例调整大小，拖动四边的调整点则会改变图片的比例也可以在图片工具的格式选项卡中，使用大小组中的精确尺寸控制移动图片当图片的环绕方式不是嵌入型时，可以通过拖放来移动图片选中图片，当鼠标指针变为四向箭头时，可以拖动图片到新位置也可以使用键盘方向键进行微调对齐与定位在格式选项卡中，使用排列组中的对齐功能可以将图片精确对齐到页面的特定位置相对于页边距选项特别有用，可以使图片相对于整个页面居中或对齐锁定位置如果不希望图片随文本流动而改变位置，可以在图片的布局选项中启用锁定定位点功能这对于创建精确布局的文档非常有用，如手册或宣传册图片效果设置1图片样式2图片边框在图片工具的格式选项卡中，图片样式组提供了许多预设的可以为图片添加各种颜色、粗细和样式的边框在格式选项卡样式组合，包括边框、阴影、反射和边缘处理等选择一种样式的图片样式组中，点击图片边框按钮，选择所需的边框属性可以快速美化图片，无需单独设置每个效果这对于强调图片或使图片与文档风格协调非常有用3图片效果4艺术效果点击图片效果按钮，可以选择阴影、反射、发光、柔化边缘、Word提供多种艺术效果，如铅笔素描、马赛克、彩色铅笔等斜面和3D旋转等效果这些效果可以增强图片的视觉冲击力和立在格式选项卡中点击艺术效果按钮，选择所需效果可以将普通体感，使文档更具专业性照片转变为艺术作品，增加文档的创意性第九章文档排版技巧专业排版1整体一致性和精确控制高级结构2分节、分栏和目录风格统一3样式应用和管理基础排版4字体、段落和间距文档排版是将内容组织成美观、专业且易于阅读的形式良好的排版不仅提升文档的视觉吸引力，还能有效传达信息，体现作者的专业素养Word提供了丰富的排版工具，从基本的字体和段落设置，到高级的样式和结构控制掌握这些工具，可以使您的文档脱颖而出，更好地服务于交流目的本章将介绍一系列排版技巧，帮助您创建格式一致、结构清晰、专业美观的文档无论是简单的备忘录还是复杂的报告，这些技巧都能让您的文档更具吸引力和可读性分节和分栏插入分节符创建分栏分栏技巧分节可以使文档的不同部分采用不同的页分栏可以将文本排列成类似报纸或杂志的要控制文本在列之间的流动，可以插入分面设置在页面布局选项卡中，点击分多列布局在页面布局选项卡中，点击栏符将光标放在需要结束当前列的位置，隔符按钮，选择分节符类型下一页（在分栏按钮，选择所需的列数或选择更多然后在页面布局选项卡中点击分隔符新页开始新节）、连续（在同一页开始新分栏设置自定义选项→分栏符，文本将从下一列顶部继续节）、奇数页或偶数页（在新的奇数页或在分栏对话框中，可以设置列数、宽度、偶数页开始新节）间距，以及是否添加分隔线还可以选择对于需要跨列显示的标题或图片，可以将分节特别适用于在同一文档中混合使用不应用于整篇文档、当前节或从光标位置到其插入到文本框中，然后设置文本框的文同的页面方向、页边距或页眉页脚设置文档末尾对于文本密集的文档，分栏排字环绕方式为上下型，并调整位置使其例如，可以将文档的主体部分设为纵向，版可以提高可读性，使阅读更轻松跨越多列这种技巧常用于杂志和新闻排而将宽表格或图表所在的部分设为横向版中设置样式什么是样式应用样式修改样式样式是预定义的格式集合，包在开始选项卡的样式组中可右键点击样式库中的样式，选括字体、大小、颜色、段落间以看到常用样式选择要格式择修改，可以更改该样式的距等多种属性使用样式可以化的文本，然后点击所需样式所有方面修改后，所有应用快速应用一致的格式，并且在即可应用也可以使用样式窗了该样式的文本将自动更新，需要时轻松修改整个文档的外格（按Alt+Ctrl+Shift+S打开）保持全文格式一致性观查看和应用所有可用样式创建新样式先格式化文本以获得所需外观，然后在样式窗格中点击新建样式按钮为样式命名并设置其他选项，如基于哪个样式、是否包含在样式库中等目录生成更新目录自定义目录格式当文档内容发生变化时（如添加、插入目录在目录对话框中，可以设置多种删除或移动标题，或页码变化），应用标题样式将光标放在希望插入目录的位置选项，如显示级别（包含几级标需要更新目录右键点击目录，选首先，确保文档中的所有标题都应（通常是文档开始部分）在引题）、格式（如经典、精美、择更新域，然后选择仅更新页用了相应的标题样式（标题

1、标用选项卡中，点击目录按钮，web等）、是否显示页码、是否码或更新整个目录也可以按题

2、标题3等）这是自动生成然后从下拉菜单中选择一种预设的使用超链接、制表符和填充符等F9键更新目录的基础，Word将根据这些目录样式，或选择自定义目录进根据文档需求进行选择样式来识别标题层级和内容行更详细的设置第十章文档审阅协作编辑质量控制Word的审阅功能使多人协作编审阅工具帮助确保文档的质量和辑文档变得简单高效通过修订、准确性拼写和语法检查可以捕批注和比较功能，团队成员可以捉基本错误，而修订和比较功能清晰地跟踪每个人的贡献和修改，则有助于识别内容变化，确保最提高协作效率终版本符合要求版本管理通过审阅功能，可以有效管理文档的多个版本比较不同版本、接受或拒绝更改、添加批注等功能使版本控制变得更加透明和有序拼写和语法检查自动检查手动检查检查选项Word默认会自动检查拼写和语法错误在审阅选项卡中，点击拼写和语法按钮在文件→选项→校对中，可以自定义拼写错误的单词下会出现红色波浪线，语法可以启动完整的拼写和语法检查Word拼写和语法检查的行为例如，可以选择忽问题下会出现蓝色波浪线右键点击这些标会逐一检查问题，并提供修改建议您可以略全大写单词、网址或包含数字的单词，也记可以看到修改建议和其他选项接受建议、忽略问题或将特定词语添加到字可以调整Word检查的语法规则范围典中插入批注1添加批注选择要评论的文本，然后在审阅选项卡中点击新建批注按钮也可以右键点击选中的文本，选择新建批注批注会在文档右侧的批注区域显示，文本会被高亮标记2回复批注点击现有批注下方的回复按钮，可以对批注进行回复这对于讨论特定问题或建议很有用，所有相关评论都集中显示，形成对话线索3编辑和删除可以直接在批注区域编辑批注内容要删除批注，右键点击批注，选择删除批注，或在审阅选项卡中使用删除按钮删除选中的批注或所有批注4显示和隐藏在审阅选项卡的显示组中，可以选择不同的显示模式显示原稿（隐藏批注和修订）、显示标记（显示批注和修订）或仅显示批注气球而不显示标记修订功能使用1开启修订功能在审阅选项卡中，点击修订按钮开启或关闭修订跟踪开启后，所有对文档的更改（添加、删除、格式变化等）都会被标记出来可以在修订按钮下拉菜单中选择要跟踪的变更类型2查看修订在审阅选项卡的修订组中，可以使用上一处和下一处按钮在文档中的修订之间导航添加的内容通常以下划线和不同颜色显示，删除的内容则以删除线标记3接受和拒绝修订可以选择接受或拒绝单个修订或所有修订在审阅选项卡的变更组中，使用接受和拒绝按钮接受修订会使更改成为文档的正式部分，拒绝则会恢复原始内容4比较文档如果有两个版本的文档但没有使用修订功能跟踪变化，可以使用比较功能在审阅选项卡中点击比较按钮，选择两个文档进行比较，Word会生成一个显示所有差异的新文档第十一章打印文档打印预览打印机设置12在打印前查看文档的实际效果，确保排版正确选择合适的打印机和纸张类型，调整质量设置特殊打印打印选项信封、标签和自定义纸张的特殊打印需求处理设置页面范围、份数和双面打印等具体打印参43数打印是文档处理流程中的最后一步，也是将电子文档转化为实体的重要环节尽管数字化趋势明显，但打印文档在许多场景下仍然必不可少，如正式报告、合同文件或教育材料Word提供了强大的打印功能，不仅支持基本的文档打印，还能处理各种特殊打印需求掌握这些功能，可以确保文档以最佳质量和最合适的形式呈现在纸上打印预览访问打印预览预览导航预览期间修改在Word2016中，打印预览已集成到打在预览窗口底部，可以看到页码显示和翻如果在预览中发现问题，可以点击返回印界面中点击文件→打印，右侧会页箭头，用于在多页文档中浏览不同页面按钮回到编辑模式进行修改，然后再次预显示文档的预览效果这比旧版Word更这有助于检查每个页面的布局和内容是否览这个反复的过程有助于完善文档的打方便，因为可以在预览的同时调整打印设正确印效果置使用预览窗口底部的缩放控件，可以放大一些常见的需要通过预览检查的问题包括使用打印预览可以避免因排版问题导致的或缩小预览，以便查看更多细节或获得页页边距是否合适、表格是否完整地显示在不必要打印和纸张浪费在进行正式打印面整体布局的概观缩放功能特别适合检一页上、图片位置是否正确、页眉页脚是前，特别是多页文档或包含复杂图表的文查小字体文本或复杂图形的细节否正常显示，以及是否有任何意外的分页档，预览是非常重要的步骤打印设置与操作打印机选择在打印界面的顶部，可以从下拉列表中选择要使用的打印机如果计算机连接了多台打印机，确保选择正确的设备点击打印机属性链接，可以调整特定打印机的设置，如打印质量、颜色选项等页面范围设置在设置部分，可以指定要打印的页面范围打印所有页面、当前页、自定义页面范围（如1-5,8,11-13）或选定内容对于长文档，选择性打印可以节省时间和资源还可以选择仅打印奇数页或偶数页，这在手动双面打印时很有用份数和排序可以设置要打印的份数，并选择是按页面排序（1,2,

3...的多份）还是按副本排序（多份第1页，然后多份第2页...）对于多页多份的文档，按页面排序通常更方便，因为文档已经按正确顺序整理好页面设置选项在打印界面中还可以调整一些页面设置，如纸张大小、方向（纵向或横向）、边距和每张纸打印的页数（如2页/张）这些设置会反映在预览中，使您可以在打印前看到效果。