公司会议管理制度

公司会议管理制度每一个公司都不可避免地要举行各种各样的会议因为会议是企业处理重要事务实现科学决策的重要途径同时也是有效进行信息沟通协调各方面关系的重要手段建立健全公司会议管理制

一、企业会议管理制度度的目的正在于此现代公司会议管理制度主要包括以下这些

（一）总则第一条为改进作风减少会议缩短会议时间提高会议质量特制订本制度

（二）会议分类及组织第二条全厂会议归纳为四类

1、厂级会议主要包括厂级领导扩大会全厂干部会全厂班组长会全厂职工大会全厂技术人员会以及各种代表大会应分别报请厂部批准后由各办事部门分别负责组织召开

2、专业会议系全厂性的技术业务综合会如经营活动分析会质量分析会生产技术准备会生产调度会安全工作会等由分管厂领导批准主管业务科室负责组织表22-1会议通知谨定于年月日午时分召开会议，请准时参加为荷随本通知送提案书乙份若有提案请填写后于开会前提交为荷此致先生召集人表22—2提案书提案书提案人提案内容

3、系统和部门工作会各车间科室召开的工作会如车间办工会科务会车间科室职工大会等由各车间科室领导决定召开并负责组织

4、班组小组会由各工会小组长或者行政班组长决定并主持召开第三条上级或者外单位在本厂召开的会议如现场会报告会办公会等或者厂际业务会如联营部门经理会议分两种一是例会二是暂时会议例会每周一上午时在总裁办公室召开如果例会日适逢节假日或者遇不测事件不能如期召开则改定在适宜的日子召开暂时会议由总裁认定必要的时候召开第五条会议主持会议由总裁召集并主持召开总裁因故不能出席指定代理者由其代理召集并主持会议其他会议成员可以用书面或者口头的形式说明理由申请并获取会议召集和主持权在这种情况下召集和主持权获得者必须及早召集会议第六条审议事项审议事项如下

1、方针与计划事项1经营上重要的方针与计划2经营计划与经营方针的实施方案要点和对策3总裁认为特殊有必要审议的其他事项

2、机构与制度事项1业务组织机构与业务规定规程的制定修改与废除2与子公司的业务关系财产关系和人事关系的决策事项3各部门在业务上重要的报告请示与联络事项4总裁认为特殊必要的其他事项

3、财务事项1一项10万元以上固定资产无形资产的获取处理租赁借贷以及重要的改造事项2一项金额在100万元以上的长期资金两年以上的借入以及债务保证事项3一项金额在30万元以上的短期资金借入以及债务保证事项4对一方进行20万元以上的投资事项5对一方进行20万元以上的贷款事项6融资与集资事项7重要的对外担保事项8一项美元30万日元万外币买卖事项9不良债权的处置事项10总裁认为有特殊必要审议的其他事项

4、项目经营事项1重要的项目经营机会与风险事项2项目决策事项3项目的实施与监控事项4大宗交易事项5一项价值30万元人民币索赔事项6重要交易关系的建立与解除事项7营销渠道的选择事项8营销策略的选择事项9营销价格的决定修改事项10总裁认为有特殊必要审议的其他事项

5、办公事务事项1重要的人事任免调动和赏罚事项2干部职工的晋升提薪奖金津贴以及考核评价事项3人事招聘录用事项4专家顾问的外聘事项5一项金额万元以上的赔偿事项6一项金额万元以上的办公事务开支事项7一项金额万元以上的聘金会费交际费开支事项8一项金额万元以上的款待接待费差旅费开支事项9重要的涉外公关事项10契约与诉讼事项11总裁认为有必要审议的其他事项

6、本规定以外的事项除总裁认为有必要提交部门经理审议决策权限归总裁所有第七条决议部门经理会议审议与决议彻底在总裁的决策与拍板基础上进行第八条决议执行部门经理会议一经形成决议由相关部门经理或者室主任负责执行及时贯彻落实决议内容与精神总裁以下的全体职工必须按决议内容与精神执行决议内容与精神的变更权在总裁第九条会议事务部门经理会议事务由董事会秘书全权负责

1、会议议题的资料整理与准备

2、会议议程安排

3、会议记录与记要整理

4、会议议决草案起草

5、会议文件的保管

6、对会议决议实施情况进行调查及时向总裁报告第十条实施报告部门经理或者室主任有义务和责任在适宜时候把决议实施过程情况与结果向总裁报告第十一条附则在董事会秘书因故不能负责会议事务的情况下由总裁办公室成员中指定一位代理本规定自年月日起实施

五、会议工作细节审核项目及内容表22—10会议工作细节审核一览表查工作项目核

1、活动的主旨

2、活动的规范

3、预算、款待对象的层次

4、总参加人数查对邀请回函

56、活动H期及时间注意是否与其他同业的活动撞车、活动日数

78、筹备单位

9、活动的负责人

10、活动作业分工明细

11、会场的预订主会场开会场地洽谈室展示场来宾歇息室主办单位歇息室干事办事员演艺人员歇息室

12、制作来宾名册包括注明姓名地址公司名称电话职衔等项并核对其准确与否

13、邀请函信封邀请卡回函明信片记念品兑换券停车券指弓I地图点心券餐券订制张数多印的备份信封书写作业投递作业承办员投递日期（耍以活动日期的二三个星期前寄达对方为原则）

14、记念品方面记念品的选定决定包装纸外包装书写作业礼品题款作业姓名书写作业胡蝶结装饰作业雕冰花饰胸花馈赠用花束典礼台花饰礼桌花饰文字花饰吊挂花饰蜡烛展示品饰花礼花（献礼用）礼品包装作业订制数量（要多出的备份）

15、接送交通工具方面飞机火车巴士轿车

16、劳务费（给司机演艺人员的）

17、会场布置

18、宴会的形式餐桌入坐式自助餐入坐式半入坐式自助餐立食式自助餐鸡尾酒会立食式

19、料理样式法国料理日本料理各国料理大会串路摊式摹拟餐馆式餐台取食式餐车服务式

20、雕冰原色采色

21、饮料方面餐前酒威士忌鸡尾酒啤酒（罐装或者生啤酒）饮料类吧台餐车餐车女服务员干杯用的酒类（国产酒或者洋酒）

22、香烟方面香烟雪茄品牌国产或者进口特殊订做的烟盒香烟摊女服务员

23、菜单的印刷

24、花饰方面花圈花篮桌上花饰旗袍各国民族的衣着

25、园景制作西式园景东方园景租借盆景

①观叶盆景

②观花盆景茶几遮阳伞

26、标语标示牌类欢迎标语大门标语方向标示专用停车场标示牌受付处标语会场入口处欢迎光临的拱门典礼台标语展示商品说明标牌会场内指引标示牌社徽商标看板国旗社旗大会旗

27、拍照摄影方面记念照片快照记录摄影拍立得照片拍照女服务员

28、选择桌子选用圆桌或者方桌

29、坐位顺序桌面标示卡桌面标示卡的书写作业印制坐位配置表

30、胸章名牌方面颜色大小种类的选定公司名称职衔姓名的书写作业

31、女服务员着装方面洋装安排演艺人员乐队节目主持人舞台灯光

32、表演女郎

33、女性公关人员

34、住宿安排方面安排来宾的住宿套房单人房双人房主办人员住宿问题演艺人员的住宿预订房间妥善分配房间

35、特设专用柜台

36、支付的负担范围住宿餐费取用箱内的食物费用电话费

37、安排用餐方面住宿者的用餐事宜来宾司机的用餐问题服务人员的用餐演艺人员乐队的用餐问题

38、活动行程方面司仪开场白主席致辞来宾致辞举杯同庆余兴节目朗读贺电致谢辞活动行程表的标示活动日程表的书写工作播放背景音乐放映宣传影片幻灯片

39、服务柜台的工作方面来宾出缺席的确认发放胸章发放活动日程表主席迎宾作业引导来宾到歇息室发放坐位牌发放记念品接待大众传播人员设置暂时电话来宾签名记念

40、表演节目的总预算方面本单元的活动企划节目策划及演出节目执导会场布置料理饮料服务人员灯光设计灯光器材舞台装备舞台灯光主要舞台特设舞台回转舞台凸出舞台舞池舞台设计工作人员音响方面音响设计音响器材立式麦克风桌上型麦克风无线电麦克录音机音箱放大器音响操作员录音现场测录音

41、摸彩活动方面摸彩方法摸彩箱摸彩券摸彩服务员奖品给付方法当场核发散场时核发送到家邮寄

42、演出节目的彩排

43、新的工厂公司落成庆祝喜宴停车场收付柜台设置场地向导款待解说人员活动行程表指引标示说明标示牌茶水点心的款待工厂公司落成说明接待记者采访人员接送交通工具联络有关官方机构和邻居打招呼装置暂时电话给水排水的设备电气瓦斯的能源冷暖器设备桌椅桌巾照明设备音响设备游艺节目记念品

44、会场方面会场布置典礼台讲台讲师制作人幻灯机放映幕灯光布置笔记用具资料的分发资料的披露样品试用品展示品麦克风录音作业风同步翻译机茶水点心咖啡甜点用餐事宜

45、展示会方面会场布置演出计划展示装饰计划邀请函的制作游艺节目选定搬运公司迁入计划当天或者前天装设计划当天或者前天展示商品展示器具电气工程安装工程征服解说体系海报说明书解说员说明标示牌实地表演迁出计划当天或者隔天茶水点心用餐问题洽谈室接待记者采访人员

46、服装西装燕尾服征服

47、支付旅馆费用方面支付的日期汇款前来收款当天支付现金出纳员

48、旅馆事务方面的承办员主办人员餐宴预约办事员餐宴服务经办员住宿服务经办员洽谈会用户座谈会等一律由厂办受理安排有关业务对口科室协作做好会务工作三会议安排第四条例会的安排为避免会议过多或者重复全厂正常性的会议一律纳入例会制原则上要按例行规定的时间地点内容组织召开例行会议安排如下

1、行政技术会议1厂长办公会研究部署生产行政工作讨论决定全厂生产行政工作重大问题2厂务会总结评价当月生产行政工作情况安排布置下月工作任务3班组长以上干部大会或者全厂职工大会总结上季半年全年工作情况部署本季半年新年工作任务表彰奖励先进集体个人4经营活动分析会汇报分析工厂计划执行情况和经营活动成果评价各方面的工作情况肯定成绩揭露矛盾提出改进措施不断提高工厂经济效益5质量分析会汇报总结上月产品质量情况讨论分析质量事故问题研究决定质量改进措施6安全工作会含治安消防工作汇报总结前季安全生产治安消防工作情况分析处理事故检查分析事故隐患研究确定安全防范措施表22—3年度会议实施计划表议名区分举办次数举行日期举行时间目的参加者司仪主席事务负责人议事记录黑板记录员出席者参考资料会场分发的资料会前分发的资料7技术工作会含生产技术准备会汇报或者总结当月技术改造新产品开辟科研技术和日常生产技术准备工作计划完成情况布置下月技术工作任务研究确定解决有关技术问题的措施方案8生产调度会调度平衡生产进度研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题9科务会检查总结布置工作10车间办公会检查总结布置工作表22-4会议审核表注意要点查核栏开本次的会议是否实际需要是否只是流于形式的例行会议有没有其他更好的解决方会的法目的开会的目的是否明确开会的时机时间是否恰当设开会的场所是否恰当定要所邀集的预会人员是否恰当项方面是否对于预会人员确实通知妥当对于开会的主旨议题是否确实通知预会人员开会是否事先通知预会人员应当事先就议题做好准备通知是否通知预会人员事先备妥有关的资料方面是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配事前是否应当分发参考资料是否已经做了应变的准备会议是否安排好会议的记录的准是否必须用幻灯机或者录相机等机械设备备方面11班组会检查总结布置工作12班组科室班前会邀集预会人员的选定标准对于该项议题确实深有感触者对于该项议题确实握有资料学有专精并富有经验者本次会议的结论将会对其有所影响者邀其预会参预发言讨论的好处要比因该职员出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者对前一天工作进行讲评布置当日工作任务和注意事项

2、各类代表大会1职工代表大会2车间部门职工大会或者职工代表小组会3科协会员代表大会4企协会员代表大会

3、民主管理会议1工厂董事会2工厂管理委员会3厂长联席会4生产管理委员会5生活福利委员会

4、文成果发布会1科协年会2企协年会3厂成果发布会4科技成果发布会5信息发布会6企管成果发布会第五条其他会议的安排凡涉及多个车间科室负责人参加的各种会议均须于会议召开前由召集单位经部门或者分管厂领导批准后报厂办汇总并由厂办统一安排方可召开第六条厂办每周六应将全厂例会和各种暂时会议统一平衡编制会议计划并印发到厂领导和各车间科室及有关服务人员第七条凡厂办已列入会议计划的会议如需改期或者遇特殊情况需安排新的其他会议时召集单位应提前天报请厂办调整会议计划未经厂办允许任何人不得随便打乱正常会议计划第八条对于准备不充分有重复性或者无多大作用的会议厂办有权拒绝安排表22—5例行会议一览表固定不固定会议名称讨论事项召集人列席人会议日期备注参加人员参加人员产销会议产销副总经理厂长品管科长每周一次配合事项业务经理生技术科长管科长创造科长业务科长质量管理会质量改进厂长品管科长生每两周一次议管科长创造检讨副厂长科长讨论每周一四厂务会议厂长各科科长各种厂长下午效率检讨会副厂长议检讨效率及奖金事宜科务会议检讨科内生各科科长各组组长每周二次产问题进度会议检讨修订进各科科长各组组长每周一次随同科务会度议召开各种联系会讨论各种联议系事项不定期视需要而定表22—5开会通知表【］会议开会通知如下承办【】（检查）议题日期月日时分~时分地点出席者主席资料报告确认第九条对于参加人员相同内容接近时间相适的几个会议厂办有权安排合并召开第十条各部门会期必须服从全厂统一安排各部门小会不应安排在全厂例会同期召开与会人员不发生时间冲突除外应坚持小会服从大会局部服从整体的原则

（四）会议的准备第十一条所有会议主持人和召集单位预会人员都应分别做好有关准备工作包括拟好会议议程提案汇报总结提纲发言要点工作计划草案决议决定草案落实会场备好坐位茶具茶水奖品记念品通知预会人等表22—7会议程序表）会议程序时间月日时分~时.分出席者姓名【]缺席者姓名、理由【1口

1、起立敬礼宣布开会□

2、合颂经营理念□

3、董事长经理致词口

4、说明议题议案□

5、补充说明报告口

6、讨论问题质疑应答口

7、其他口

8、决议事项确认□

9、下一次的讨论事项确认□

10、司仪主席散会致词□

11、起立敬礼□

12、确认1111111

二、会议管理要领

（一）提高会议成效的要领第一条要严格遵守会议的开始时间第二条要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明第三条要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知预会者第四条在会议进行中要注意如下事项

1、发言内容是否偏离了议题

2、发言内容是否出于个人的厉害

3、是否全体人员都专心聆听发言

4、是否发言者过于集中于某些人

5、是否有从头到尾都没有发言过的人

6、是否某个人的发言过于冗长

7、发言的内容是否朝着结论推进第五条应当引导在预定时间内做出结论第六条在必须延长会议时间内应取得大家的允许并决定延长的时间第七条应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认第八条应当把决议付诸实行的程序整理出加以确认

（二）会议禁忌事项第九条发言时不可长篇大论滔滔不绝原则上以分钟为限第十条不可从头到尾沉默到底第十一条不可采用不正确的资料第十二条不要尽谈些期待性的预测第十三条不可做人身攻击第十四条不可打断他人的发言第十五条不可不懂装懂胡言乱语第十六条不要谈到抽象论或者观念论第十七条不可对发言者吹毛求疵第十八条不要中途离席表22-8会议记录一

（一）名称及会议

（二）时间

（三）主持人

（四）参加人员及人数

（五）主持人报告

（六）例行报告

（七）讨论事项及结论编号表22—9会议记录二（-）开会时间年月日时分至时分

（二）开会地点

（三）会议名称

（四）主持人记录

（五）参加人员

（六）出席人员

（七）主持人报告（A）讨论事项及结论

三、公司会议程序与规范

（一）会议程序第一条经营会议程序I、主席经营政策报告10分钟

2、上次议案追踪分20钟

3、部门业务成果报告30分钟

4、各部门协调及讨论事项30分钟

5、未决议事项复议10分钟

6、上级指导报告10分钟

7、主席结论10分钟第二条产销会议程序

1、主席报告10分钟

2、上次议案追踪20分钟

3、各部门产销成果报告20分钟

4、未来销售生产规格数量预测20分钟

5、产销合作单位报告100分钟

6、产销协调事项讨论30分钟

7、未决议事项复议10分钟

8、上级指导报告10分钟

9、主席结论10分钟第三条厂务会议程序

1、主席报告10分钟

2、上次议案追踪20分钟

3、各部门成果报告30分钟

4、各部门作业协调及讨论事项30分钟

5、管理制度研讨事项30分钟

6、下月生产目标分配20分钟

7、未决议事项复议10分钟

8、上级指导报告10分钟

9、主席结论10分钟第四条营业会议程序

1、主席报告10分钟

2、上次议案追踪20分钟

3、各区域业务成果报告30分钟

4、市场同业动向及经销商管理研讨事项20分钟

5、各区域协调及讨论事项20分钟

6、下月销售目标及推销重点日程安排20分钟

7、未决议事项复议10分钟

8、上级指导报告10分钟

9、主席结论10分钟第五条科务会议程序

1、主席报告10分钟

2、单位进度报告30分钟

3、单位协调及讨论事项20分钟

4、工作改善人员动态事项及开辟事项报告20分钟

5、未决议事项复议10分钟

6、上级指导报告10分钟

7、主席结论10分钟第六条专案会议程序

1、发起人报告10分钟

2、专案内容报告或者上次议案追踪20分钟

3、作业进度报告

4、讨论及协调事项30分钟

5、未决议事项复议10分钟

6、上级指导报告10分钟

7、主席结论10分钟第七条周会程序

1、周会开始1分钟

2、互道早安1分钟

3、点名及仪容检查3分钟

4、各部门主管报告10分钟

5、轮值人值勤报告3分钟

6、协调事项报告8分钟

7、主管指示5分钟

8、在职训练16分钟

9、唱公司歌朗诵经营宗旨2分钟

10、散会1分钟

（二）会议规范第八条会议规范通则各项会议的通知应在三天以前发出固定日期的例会如遇到星期日或者假日应顺延一天会议的时间地点如没固定负责者则由主席事先决定通知司会记录由主席指派规定例会除非有重大事项均须确实依照时间进行会议记录限一天内呈报上一级主管主管批示限三天内完成再交由会议主持人进行追踪办理第九条经营会议规范每周一利用下班时间下午分至分在总公司举行由总经理担任主席各部级主管参加外并请董事长常务董监事列席指导报告经营会议的目的是让公司的最高层干部参预经营政策的制定听取各部门业务政策的报告同时决定整个公司一周的工作重点和作业方针协调各部门一周内的业务活动第十条产销会议规范生产过剩或者供不应求都是产销不协调引起的因此公司内最重要的部门是生产与销售部门产销联席开会每一个月至少要一次以上以一个月一次的话最好是在每一个月的日举行产销会议参加人数比普通会议的人数多为不影响各部门作业时间最好选择下午分至分为宜开会地点轮流在业务部门所在地及工厂两个地方召开非但可以彼此了解现况而且还可以亲眼看到产销的各种新创意资料图表工作进度等主席由产销双方主管轮流主持参加人员以产销双方科长级以上干部为主其他单位如总务财务企划等有关单位主管应列席参加总经理以上人员视需要程度列席指导或者报告经营方向产销会议的目的在谋求产销双方配合协调报告本月产销的成果后共同检讨今后三个月内的销售规模与数量确定生产目标产销以外单位的预会人员在会中可以提供有关的策划意见或者向产销单位提出管理建议促进产销更加密切合作第十一条厂务会议规范工厂的技术虽然重要作业的流程人事的管理亦不可忽视厂务会议是为了讨论与决定整个工厂的大事及进度而召开的正常的状况下每月召开固定会议一次为配合产销会议的召开最好于每月的日举行以紧接着下班时间最佳厂长担任主席科长主管及有关生管品管总务等人员参加之级和其他部门的高级主管可列席了解生产概况厂务会议的重点在于组织直接生产单位与厂内生产单位的协调研讨实际成果与计划得失差异促进整个工厂管理绩效的提高更重要的还是制定下月生产目标及确认个别生产日程第十二条营业会议规范普通公司寻常靠着日报表的联系是可以推行业务作业但是业务政策的执行方案必须首先依靠市场情报资料的交流所以营业会议必须每月举行一次为配合产销会议及方便上级列席日期选择在每月的日才不致冲突时间以分支机构主管回到总公司的适当时间较佳由业务主管担任主席科长级以上人员及区域负责人参加业务会议主要议案应集中于追踪业绩成果回收成果及市场动向同业活动概况制定下月业务目标及促销方案经销商管理得失的分析也非常重要第十三条科务会议规范科级主管时常接受部级主管的命令为了转达上级的命令便于在日常工作中执行贯彻每个月或者半个月都要集合一次组级干部配合公司政策布置第一线的任务如果以月份召开时挑选每月日为宜至于时间地点则由科长自己选定组长及协调有关事务的人员参加部级主管要时常列席指导总经理亦要轮流到各科参加为基层干部提高士气科务会议的重点应放在现场作业的改善及人事问题固然也要检讨成果及预定目标促成基层的团结第十四条专案会议规范凡有专门议题或者创造某种新事业而形成专门案件为了不影响其他会议的正常进行而举行专案会议专案会议不受时间次数的约束只要对公司有利的重大议题均可由发起人经上级允许而召集有关人员开会商讨专案会议为不定期性的暂时性会议固然一个专案如果需要多次的研讨才干定案时可以互相约定次数与日期切记要以一案一会为原则第十五条周会规范企业界的员工要时常加强敬业精神的教育所以在每周星期一的早上必须以分钟以上的时间做员工教育及重点工作报告同时还可以利用周会表扬优良员工以提高士气周会的主席最好由干部或者员工轮流担当周会普通分别在总公司工厂或者分支机构举行

四、部门经理会议规程第一条目的部门经理会议作为总裁的辅助机构审议决议公司内外重要或者重大事项第二条制定与废除本规程的制定修改与废除的决定权在总裁第三条会议成员构成部门经理会议成员由总裁副总裁总裁助理董事会秘书部门经理和室主任构成在总裁认为有必要的情况下可以要求部门经理以下级别人员参加听取他们的意见第四条会议召开。