公司文件控制管理制度

公司文件控制管理制度

一、目的规范公司文件编制、审批、修订、发布、回收等各项管理，确保公司文件得到有效控制和管理

二、适用范围适用于公司所有列入控制范围文件的管控

三、定义

（一）第一级文件手册类、汇编类一一简要说明公司各项管理体系如何满足相关国际、国家标准要求；各类文件的汇编

（二）第二级文件程序文件、规章制度、流程、政策性文件——全公司范围实施的管理要求和程序规定；跨多个部门运行的管理要求和程序规定；各项工作流程

（三）第三级文件指导书、各类规范标准一一各个部门内部岗位要求、规范、管理细则等；说明某项工作、任务等如何做（不涉及跨部门运行的文件）

（四）第四级文件表单一一用以收集、传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求的记录

（五）外部文件

1、公司产品相关的国际、国家、行业标准、法律、法规要求等

2、公司各管理体系的国际、国家标准、法律、法规要求等附表二:文件发放、回收登记表状态回收记录序号文件名称发放口期领用人签名受控非受控日期原持有人文档管理人文件名称附表三:**公司字［20**】第***号签发人:****有限公司文件各部门根据工作需要,研究决定年，从聘任XXX同志为,任期为年月日，任职试用期为年，从年月日至日年月日至年关于同志职务聘免的通知XXXXXX同志的聘任由集团同志提名XXX同志的直接上级是特此通知*****有限公司年月日主题词职务聘免*******有限公司年月日印附表四:公司制度格式要求为规范公司相关规章制度及行文标准，现将规章制度编撰格式标准规范如下

一、规章制度结构

（一）构成项目规章制度汇编包括以下内容标题、正文、附录

（二）各项目含义标题应能概括全部规章制度最重要的内容题目力求简洁，严格控制在15字以内如不能说明概括，可选择副标题概括表述正文正文是规章制度的主体部分，通常由序语、主要条款、实施要求，三部分组成附录附录是对正文起补充作用的信息资料，可包括正文不便利的表格、流程等，以备他人阅读方便所添加的辅助工具或表格等

二、规章制度格式编排

（一）纸型及页边距一律用A4纸打印，页面分图文区和白边区两部分，所有的文字、表格、其他符号只能出现在图文区内白边区的页边距为上边距

25.4mm、下边距25下mm、左边距31下mm、右边距31下mm.

（二）各部分的编排式样及字体字号

1、文头封面顶部居中，2号宋体加粗，居中上下各空两行,规定内容为《XXXX制度》

2、标题2号宋体加粗，居中副标题小2号宋体加粗，紧挨正标题下居中，文字前加破折号

3、正文文字正文文字用4号宋体，每段起首空两格，

1.5倍行距正文中数字和字母统一用4号“Times NewRoman”格式

4、正文文中标题一级标题标题序号为“

一、”，与正文字体字号相同，独占行，末尾不加标点二级标题标题序号为“

（一）”，与正文字体字号相同独占行，末尾不加标点符号

三、

四、五级标题标题序号分别为“

1、”“1）、”“

（1）、”与正文字体字号相同，可根据标题的长度确定是否独立行，若独立行,则末尾不使用标点

5、附录正文附录中的表格一般包括表头和表体两部分1）、表头为四号黑体2）、表体为5号宋体，表格中的文字要注意居中对齐

（三）页眉、页脚和页码全文排印页眉、页脚和页码页眉要求顶端距离

1.50厘米，采用字体黑体，字号小四号，字体颜色红色，居中，下加红色单横线，宽度

1.5磅页眉文字内容***有限公司页脚要求顶端距离

1.75厘米，采用字体黑体，字号五号，字体颜色红色，居中，上加红色单横线，宽度

1.5磅页脚文字内容*****页码要求样式采用第x页共x页，位置采用右侧附表五:____________________________________学习明白表序号部门时间签字序号部门时间签字注签字即代表已学习明白本文件

3、公司经营管理过程中相关行业、法律、法规要求等；政府公文、政策文件等

4、其他外部文件

（六）日常办公文件用于日常办公事务的文件（如报告类、提案类、事务记录类等）

四、职责

（一）行政部负责公司所有文件与资料的管理控制

（二）各部门负责相关文件的编制和对接收文件的保管与维护及其使用前的培训

五、制度细则

（一）文件编制及格式规定

1、一级文件按照目录、主要内容、附录、修改记录的顺序编写

2、二级文件按照标题、正文、附录、修改记录的顺序编写《公司制度格式要求》（详见附表四）

3、三级文件参照二级文件编制及格式规定

4、四级文件具体设定格式根据各部门的管理要求进行设计总体要求使用公司图标标准化、具有表格编号和版本号

5、版本号和修订号版本号以A、B、C、D……Z表示四级文件只设定版本号管理修订号

一、

二、三级文件，每修改一次即变更修订号，修订号以……9表示，修改完9次后即变更版本号

6、公司公文用于公司人事任命、重要通告、公司决议、文件发布通知等行政文书使用具体版式按集团公示文件模板编制（详见附表三）

（二）文件编号规则所有文件编号均为公司名称缩写的英文首字母

1、一级文件编号规则1）编号说明ABCD—第一位文件大类号后两位文件流水号第二位文件级别号第一位文件类别细分号2）文件大类号G制度管理体系；L流程管理体系；Q质量管理体系；C3c认证管理体系3）文件级别号:Mo4）文件类别细分号1-9细分号仅限于G（制度管理体系）类文件进行使用，其他大类细分号均使用0o细分号细分类别细分号细分类别细分号细分类别1财务管理类行政管理类人力资源类234营销管理类研发管理类50除G、L大类之外其他管理体系5）文件流水号01-99o

2、二级文件编号规则1）编号说明第一位文件大类号后两位文件流水号第二位文件级别号第一位文件类别细分号2）文件大类号G制度管理体系；L流程管理体系；Q质量管理体系；C3C认证管理体系3）文件级别号P4）文件类别细分号1-9细分号仅限于G（制度管理体系）类文件进行使用，其他大类细分号均使用Oo细分号细分类别细分号细分类别细分号细分类别1财务管理类行政管理类人力资源类234营销管理类研发管理类5除G、L大类之外其他管理体系5）文件流水号01-99o

03、三级、四级文件编号规则1）编号说明ABCD一□□□一□□□第一位上一级部门代码[第二位本部门代码第三位文件级别号-----------------------------------------------------三位文件流水号2）部门代码使用规则为（除总经理外）上一级部门代码+本部门代码各部门代码如下（括号内字母为上一级部门代码）部门级别部门部门代码部门部门代码部门部门代码决策部门总裁办Z人力资源部ZR行政部ZX其他业务部ZY管理部门财务部zc3）文件级别号:三级文件W；四级文件Ro4）文件流水号001至999o

4、公司公文编号规则XX（公司简称）字［年份］第XXX号

（三）文件的编制、申请、审批管理

1、文件编制各部门根据实际工作需求和公司管理要求编制文件

2、文件申请、审批管理1）编制、审批岗位编制实际编制、修订人审核主管领导依次审核批准公司总裁审批2）各级文件编制后，需先填写《文件编制、修改审批表》（详见附表一），各相关部门领导先进行内部审核，通过后，提交行政部征求意见3）行政部收到各部门提交的内部审核意见后，进行审核，必要时可向本份文件规定涉及到部门负责人、公司高管层和（或）相关员工代表发出征求意见稿，进行征求意见相关人员无异议后,在审批单上签批意见，最后由总裁审核签字批准4）完成最终审批的文件，由行政部进行文件发布管理和书面原稿、电子档存档管理；未通过终审的文件，退回编写部门重新修订，再按五

（三）

1.-—

（三）

4.流程进行5）如遇相关领导外出，可在钉钉上进行申请及审批，等领导回来后补签纸质的《文件申请发布、修改审批表》6）文件审批通过后，关于文件的内容，由培训宣贯责任人组织相关人员集中学习，学习后签属《XX学习明白表》（详见附表五）

（四）文件的修订、废止管理

1、各文件制定部门应定期（常规一年一次）对文件的适用性进行评价对于突发因素造成文件规定不符合管理要求或不及时修订有重大影响时，文件编制部门应及时对文件进行修订

2、由文件原制订单位或相关部门人员对文件进行修订，并在《文件发布申请单》写明修订原因，审批流程按照五

（三）规定进行管理

3、文件的修订与废止的核准仍须由原制定部门及原核准负责人决定，若因某种原因不能实现时，则新审核权责负责人应调阅相关背景资料以供参考

（五）文件的发布与回收管理

1、一级、二级文件的发布、回收由行政部统一负责

2、三级、四级文件的发布、回收由各部门指定人员负责

3、公司文件原则上通过钉钉软件进行发布和管理如需查阅，可直接在钉钉软件钉盘中的共享文件中查阅，不可随意下载、转载1）如需相关纸质文件，行政部人员会根据要求，复印所需的份数，收文单位在《文件发放、回收登记表》（详见附表二）上签收2）若为修订，需收回或废止旧版文件回收时应注意回收数量及内容的完整性，并将回收数量记录于《文件发放、回收登记表》3）文件经修订后发行新文件，旧版文件除原稿作为知识经验保留外，其它的副本文件原则上全部销毁，保留的文件原件正面盖“旧版”章以示识别其它副本文件如不销毁应在文件正面盖“作废”章以示识别4）文件如发现有缺页、破损、字迹模糊或遗失、需添加的，应向行政部人员申请补发，不得以复印方式自行处理

（六）外来文件管理

1、外来文件由行政部统一汇总管理各个部门收集到的相关外来文件，上交至行政部进行汇总管理

2、若有外部文件作为本公司相关标准时，须于封面加盖“外来文件”章，按照五

（五）执行

六、附则本制度解释权归属行政部附表一:文件编制、修改审批表文件名称文件编号编制目的拟稿人年月日部门审核意见主管领导年月日行政审核意见主管领导年月日审批意见总裁年月日发布日期实施日期培训贯宣责任人。