海南医学院临床学院、附属医院科研档案管理制度

海南医学院临床学院、附属医院科研档案管理制度第一章总则第一条为了加强医院对科研工作的监管，保障科研工作的连续性、真实性和科研能力的积累，避免科研资料的丢失，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》特制定科研档案管理制度第二条以下情况需要建立科研档案

1、凡由我院立题、需要由我院出具证明、我院管理的各级政府下达的科研课题

2、我院与民间、社会团体、企业和地方政府协作的科研课题

3、民间、社会团体、企业和地方政府委托我院的科研课题

4、民间、社会团体、企业资助的科研课题

5、经过医院批准的在我院实施的其它单位的研究项目参照以上科研项目保留复印件，原件由主管单位保管第三条档案的所有权归海南医学院附属医院第二章科研档案的建立和资料归档第四条每一课题建立一份档案课题实施期间，科研档案由科研科责成专人建档具有特殊保密要求的科研，档案建立另行规定第五条科研档案包括以下内容

1、下达科研课题的文件、协议

2、科研计划书和科研设计

3、开题报告

4、各种科研原始记录（包括实验记录、病例收集表、总结表、统计表、计算手稿、影象材料等）除了影视文件外，各种电子文件，包括图象，须打印，课题负责人签字

5、科研阶段小结

6、科研检查、稽查报告

7、科研小组讨论记录

8、科研论文

9、专利证书

10、结题报告

11、鉴定材料和鉴定报告

12、科研成果证书（复印件）第六条课题须经开题报告后方可实施科研档案在开题报告后3天内设立科研原始记录在结题前入档其它各项材料在各科研阶段完成后及时入档科研科须按时检查并监督有关材料入档入档时，课题主持人提交的文件，须由课题主持人在文件上签字，科研科盖章；检查、稽查记录由科研科盖章我院管理、在院外实施的课题，科研原始记录须归回我院如果课题实施单位有规定保存原始数据者，可提供复印件，但须经课题实施接收单位盖章和提供真实性证明第七条档案中的每一份科研活动资料和科研总结资料，须由课题主持人签字提交，接收人签字接收，并在档案目录上登记第八条收入科研档案中的材料不得取消和更换如果有错误需要纠正，以添加更正说明文件或更正文件纠正第九条科研者未提交应当提交的档案资料者，医院停止一切科研有关手续、财务手续和人事手续第三章档案的交接第十条以下情况科研科应将档案于一周内移交医院档案室管理

1、科研结题、鉴定完成

2、科研课题取消

3、科研课题随课题负责人变动转移其它单位第十一条档案移交前，须完整档案内容

1、根据科研进展程度，课题负责人应当提供的资料

2、已经具备的政府文件、科研检查报告和科研稽查报告

3、已经进行的科研鉴定报告

4、已有的各种说明材料

5、已经取得的科研成果证明、文件、论文

6、已经取得的有形科研成果的配套文件第十二条档案移交后收集的有关科研课题的材料，如各种奖励证书等，由科研科交档案室入档第十三条档案室接收档案后应当进行分类、编目、登记和必要的整理按照国家档案管理的相关规定办理手续第十四条档案交接后3天内，由课题负责人、科研科、档案室和院长（主管副院长）确定档案的密级和开放时间课题负责人不能履行职责者，由院长（主管副院长）指定专业人员（同专业具有副高以上职称）共同协商密级和开放时间第四章科研档案的管理第十五条科研档案均为永久档案，须永久保存未经档案价值鉴定为无价值的档案均不得销毁第十六条档案室人员有责任和义务保管档案和维护档案的安全，并遵守国家的保密规定第十七条对重要的科研档案，院长（主管副院长）指定专业人员（同专业具有副高以上职称）共同讨论决定后由档案室复制副本，并保存第十八条保存科研档案必须有专用库房库房内应当有恰当的温度和湿度，并有防火、防盗、防虫、防晒等设施第十九条每2个月须对档案保存状态进行一次检查及时修复损坏的档案第二十条以下情况须进行档案价值鉴定

1.档案损毁，恢复困难

2.档案内有不真实的内容

3.学术价值、应用价值不大第二十一条档案鉴定由院长或主管副院长、科研科、熟悉有关专业的技术人员（副高以上职称或博士）和档案管理人员共同进行第二十二条经档案鉴定无价值的档案销毁须经院长或主管副院长审批、科研科科长监督下，由档案室负责人销毁第二十三条销毁、损毁、丢失的档案必须造具清册第五章科技档案的借阅第二十四条未开放的科研档案须个人提出申请，经由以下批准，科研科备案后方可借阅

1.课题负责人同意，院长或主管副院长批准

2.如课题负责人不能履行批准职能（如疾病、出国、病故、调离等），须院长和主管副院长同时签字批准

3.如果确实工作需要，课题负责人不同意借阅，又无特殊理由，由借阅人补充借阅理由说明，院长会议讨论后备案后，院长和主管副院长同时签名第二十五条已经开放的档案向社会开放借阅开放的科研档案须由个人申请，持有效的身份证明经科研科批准并备案第二十六条档案借阅只能在档案室进行照相和拷贝须由档案室人员进行未开放档案进行照相、和拷贝须经课题负责人签字同意题负责人不能履行批准职能（如疾病、出国、病故、调离等），由院长（主管副院长）签字批准如果确实工作需要，课题负责人不同意照相和拷贝者，又无特殊理由，由借阅人补充理由说明，院长和主管副院长同时签名批准第二十七条档案室须对借阅档案进行登记包括日期、档案名称、借阅人、借阅日期、批准人、是否拷贝，并注明特殊情况第二十八条档案只能在档案室内阅读阅读档案前，档案管理人员须告之借阅者的有关保密规定第二十九条由于课题未完成，课题负责人工作变迁，课题转移到其它单位管理，课题负责人可以复印档案的所有资料，但须个人申请，经主管副院长签字同意，科研科备案档案由科研科复印后，加盖公章后交申请者第六章附则第三十条对于违反本制度者，将按照《中华人民共和国档案法》第五章处罚第三十一条本制度的解释权于院长第三十二条本制度由海南医学院附属院长办公会通过后实施第三十三条本制度自2006年4月1日起开始实施。