《项目管理沟通》课件

项目管理沟通欢迎来到项目管理沟通课程有效的沟通是项目成功的关键本次课程将“”深入探讨项目管理中沟通的重要性、方法和技巧，帮助您提升项目沟通能力，确保项目顺利进行并达成目标让我们一同开启这段知识之旅，掌握项目沟通的精髓！沟通的重要性确保项目目标一致促进团队协作管理干系人期望沟通是确保所有项目参与者对项目目标有效的沟通能够建立积极的团队氛围，项目干系人对项目有着不同的期望通有共同理解的基础通过清晰、及时的促进团队成员之间的信任与合作这有过积极的沟通，了解他们的需求并及时沟通，可以避免因理解偏差导致的项目助于提高团队效率，共同解决项目中遇提供项目进展信息，有助于管理他们的延误或失败到的问题期望，减少潜在的冲突项目沟通管理概述规划沟通管理沟通12确定项目干系人的沟通需求，执行沟通计划，确保项目信息制定详细的沟通计划，明确沟的及时、准确传递管理沟通通目标、方式、频率和责任人包括收集、分发、存储和最终处置项目信息控制沟通3监控项目沟通活动，确保沟通计划的有效执行，并根据项目进展和干系人需求进行调整沟通计划的制定输入工具与技术项目管理计划、干系人登记册、专家判断、沟通需求分析、沟通风险登记册、组织过程资产、事技术选择、会议业环境因素输出沟通管理计划识别沟通干系人内部干系人外部干系人项目团队成员、项目经理、执行部门客户、供应商、合作伙伴、政府机构、赞助人等、社区组织等沟通需求分析信息类型1项目范围、进度、成本、质量、风险、资源等信息格式2报告、演示文稿、电子邮件、会议纪要等信息频率3每日、每周、每月、季度等信息渠道4电子邮件、会议、项目管理软件、内部网站等确定沟通目标提高项目透明度确保项目干系人及时了解项目进展情况，增强信任感促进决策提供准确、及时的信息，支持项目干系人做出明智的决策解决问题通过有效的沟通，及时发现并解决项目中出现的问题选择沟通方式正式沟通非正式沟通124口头沟通书面沟通3沟通技术与工具协作工具1项目管理软件、在线会议工具、共享文档平台等信息技术2电子邮件、即时通讯、社交媒体等沟通技巧3倾听、表达、反馈、谈判等书面沟通技巧清晰简洁结构化校对使用简洁明了的语言，避免使用专业术采用结构化的写作方式，使用标题、段在发送任何书面材料之前，务必进行校语和晦涩难懂的句子确保信息准确无落和列表等，使文档易于阅读和理解对，确保没有拼写错误、语法错误和格误式错误口头沟通技巧自信条理清晰12以自信的姿态进行口头沟通，在口头表达中，要条理清晰，使用清晰、洪亮的声音，并保逻辑严谨可以使用图表、幻持眼神交流灯片等辅助工具倾听3在口头沟通中，要认真倾听对方的观点，并及时给予反馈尊重对方的意见，建立良好的沟通氛围非语言沟通技巧肢体语言眼神交流注意肢体语言的运用，如面部表在沟通中，保持适当的眼神交流情、手势、姿势等保持积极、，表示对对方的尊重和关注开放的肢体语言语调注意语调的变化，运用适当的语调来表达情感和强调重点倾听的艺术积极倾听提问全神贯注地听对方讲话，避免打断对方，并及时给予反馈通过提问来澄清对方的观点，并加深对信息的理解有效会议管理明确会议目标1在会议开始前，明确会议的目标和议程，并告知所有参会人员控制会议时间2严格控制会议时间，确保会议按时开始和结束可以使用计时器等工具鼓励参与3鼓励所有参会人员积极参与讨论，发表自己的观点和意见会议准备确定参会人员根据会议目标和议程，确定合适的参会人员准备会议材料准备必要的会议材料，如议程、报告、演示文稿等安排会议场地提前安排会议场地，确保场地设施齐全，环境舒适会议议程明确议题时间分配124预期结果责任人3会议记录会议要点1详细记录会议的主要内容，包括讨论结果、决策、行动项等参会人员2记录所有参会人员的姓名和职务时间地点3记录会议的时间和地点会议后续行动分发会议纪要跟进行动项评估会议效果及时分发会议纪要给所有参会人员和相跟进会议中确定的行动项，确保按时完评估会议的效果，总结经验教训，为以关人员成后的会议提供参考项目报告状态报告绩效报告12描述项目进展情况，包括已完评估项目绩效，包括进度、成成的工作、未完成的工作、遇本、质量等方面到的问题等预测报告3预测项目未来的进展情况，包括未来的风险和机会状态报告项目名称报告日期项目的正式名称报告的生成日期项目经理负责项目的项目经理姓名绩效报告进度偏差成本偏差实际进度与计划进度的偏差实际成本与预算成本的偏差预测报告风险预测1预测项目未来可能面临的风险机会预测2预测项目未来可能遇到的机会沟通障碍与解决方案物理障碍距离、噪音等心理障碍偏见、情绪等语言障碍语言不通、专业术语等文化障碍文化差异、价值观不同等物理障碍噪音21距离环境3心理障碍偏见1对他人持有不公正或先入为主的看法情绪2愤怒、焦虑、恐惧等情绪会影响沟通效果先入为主3根据过去的经验对他人进行判断，而忽略了当前的事实语言障碍语言不通专业术语项目团队成员来自不同的国家或地区，使用不同的语言项目团队成员来自不同的专业领域，使用不同的专业术语文化障碍价值观差异1不同的文化对价值观有不同的看法，例如对时间的看法、对等级制度的看法等沟通方式差异2不同的文化有不同的沟通方式，例如直接沟通和间接沟通克服沟通障碍了解障碍选择合适的沟通方式首先要了解沟通障碍的类型和原根据不同的情况选择合适的沟通因方式积极倾听认真倾听对方的观点，并及时给予反馈沟通技巧提升积极倾听清晰表达培养积极倾听的习惯，认真倾听对方清晰表达自己的观点，避免使用模糊的观点不清的语言积极倾听全神贯注1全神贯注地听对方讲话，避免分心避免打断2避免打断对方，让对方把话说完清晰表达简洁明了使用简洁明了的语言，避免使用专业术语和晦涩难懂的句子逻辑严谨表达的观点要逻辑严谨，条理清晰建立信任诚实守信尊重他人1诚实守信是建立信任的基础尊重他人的观点和意见2寻求反馈主动询问1主动询问他人对自己的沟通方式的看法接受批评2虚心接受他人的批评和建议冲突管理识别冲突评估冲突解决冲突及时识别项目中的冲突评估冲突的严重程度和影响范围采取合适的措施解决冲突识别冲突观察1通过观察项目团队成员的行为来识别冲突沟通2通过与项目团队成员沟通来识别冲突评估冲突严重程度评估冲突的严重程度，是轻微的还是严重的影响范围评估冲突的影响范围，是影响个人还是影响整个项目解决冲突合作妥协项目团队成员共同合作，寻找解决方项目团队成员互相妥协，达成一致案谈判技巧准备充分1在谈判前做好充分的准备，了解对方的需求和底线明确目标2在谈判前明确自己的目标项目沟通计划示例沟通矩阵沟通频率责任分配沟通矩阵信息接收者沟通方式频率项目进展项目干系人状态报告每周风险项目团队会议每月沟通频率每周21每日每月3责任分配项目经理1负责整个项目的沟通团队成员2负责各自领域的沟通沟通计划模板项目名称项目经理沟通目标风险沟通管理识别沟通风险评估沟通风险应对沟通风险123识别可能影响沟通的风险评估沟通风险的严重程度和发生概制定应对沟通风险的措施率识别沟通风险语言障碍文化差异信息泄露评估沟通风险严重程度发生概率评估风险可能造成的损失评估风险发生的可能性应对沟通风险预防措施1采取预防措施，降低风险发生的可能性应对措施2制定应对措施，减少风险造成的损失沟通在项目生命周期中的作用启动阶段计划阶段执行阶段监控阶段收尾阶段启动阶段的沟通项目范围21项目目标项目干系人3计划阶段的沟通沟通计划1风险管理计划2资源管理计划3执行阶段的沟通状态更新问题解决变更管理监控阶段的沟通绩效报告风险跟踪12问题跟踪3收尾阶段的沟通项目总结经验教训庆祝成功案例分析成功沟通案例失败沟通案例成功沟通案例清晰的目标1项目团队对项目目标有清晰的理解有效的沟通2项目团队成员之间进行有效的沟通失败沟通案例目标不明确项目团队对项目目标理解不一致沟通不足项目团队成员之间沟通不足经验教训风险管理的重要性21沟通计划的重要性团队合作的重要性3沟通评估与改进评估沟通效果1评估项目沟通的效果寻找改进措施2寻找改进沟通的措施沟通效果评估问卷调查访谈数据分析沟通改进措施加强培训1加强项目团队成员的沟通技巧培训改善沟通工具2改善项目沟通使用的工具。