《玩转Excel财务技巧》

玩转财务技巧Excel也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也无非如此，甚至了无新意但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只无非是Excel全部技巧的百分之一本专题从Excel2002中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情

一、建立分类下拉列表填充项我们往往要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用数“据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项L在Sheet2中，将企业名称按类别（如工“业企业”、商“业企业”、个体企业等）分别输入不同列中,建立一个企业名称数据库

2.选中A列（工“业企业”名称所在列），在名“称”栏内，输入工“业企业”字符后，按回“车，键进行确认仿照上面的操作，将B、C.・・・・.列分别命名为商“业企业”、个体企业”3切换到Sheets,选中需要输入企业类别”的列（如C列），执行数据一W效性端令打开数据有效性对话框在设置才祥中，单击允许右侧的下拉按钮，选中序例选项，在下面的来“源方框中，输入工“业企业”，商“业企业”，个体企业”…序…列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出再选中需要输入企业名称的列（如D列），再打开数据有效性”对话框，选中序“列”选项后，在来源方框中输入公式=INDIRECT（C1）,确定退出

4.选中C列任意单元格（如C4）,单击右侧下拉按钮，选择相应的企“业类别”填入单元格中然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4）,单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中提示在以后打印报表时，如果不需要打印企，业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选隐“藏”选项，将该列隐藏起来即可

二、建立常用文档新菜单在菜单栏上新建一个常“用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调字符数广函数，它表示从“A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符，输入到此位置当然，如果你想提取姓名的话，则要使用』LEFT源数据格，提取的字符数广函数了还有一种情况,我们不从摆布两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符比如我们要想从A5单元格中提取武双”两个字时，就只须在目标单元格中输入・MIDA542就”可以了意思是在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字

二十一、把基数词转换成序数词将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题因为它没有一个十分固定的模式大多数的数字在变成序数词都是使用的痂缀，但大凡是以“、”

2、结尾的数字却分别是以“sTK讯r延胡尾的而且，力

1、力

2、力3这，3个数字又不一样，它们却仍然是以“th结”尾的因此，实现起来似乎很复杂其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了不信，请看“=A2IFORVALUERIGHTA2,2{11,12,1〃3t}h,JFORVALUERIGHTA2={1,2,3,},CHOOSERIGHTA2,st,〃nd〃,〃rd〃,〃th”该公式尽管一长串，无非含义却很明确:

①如果数字是以“

11、”

12、13结尾的，贝U加之缀；

②如果第1原则无效，贝I」检查最后一个数字，以“1结尾使用H以2奔尾使用“、以3缙尾使用W；

③如果第

1、2原则都无效，那末就用“th咽此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷

二十二、用特殊符号补齐位数和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的安“全填写法”，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加之飞之”类的符号其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“REP1函数它的基本格式是WEPT特“殊符号”，填充位数门比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用，潴填充至16位，就只须将公式改为rA2REPTE6LENA2和可；如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用*号填充至16位,就要改为qREPTlLENA3h3；此外，如果我们想用，㈱将A4中的数值从两侧填充，则需要改为qREPT〃,8-LENA4/2A4REPT〃8-LENA4/2；”如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加之却符”号的话，那就改为‘YTEXT AS拗#00观阳叮〃牝心LENTEXTA5〃$甜椒俨0,一定能满足你的要求

二十三、创建文本直方图除了重复输入之外，“REPT函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将下列”作为直方图中预算内”月份的显示区，将P列恻作为直方图中超预算”的显示区然后根据表中已有结果中列”的数值，用，Win磔整字”体的，N字符表现出来具体步骤如下:在E3单元格中写入公式IFD30咫P〃〃,-ROUNDD3*100,0〃,e,然后选中它并拖动填“充柄”，使E列中所有行都能一一对应D列中的结果；接着在G3单元格中写入公式IFD30REP〃ROUNDD3*100,0”,T，也拖动填充柄至G14我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了

二十四、计算单元格中的总字数有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE®数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格比如现在A1单元格中输入有“how manywords字”样，那末我们就可以用如下的表达式来帮忙，MFLENAlO,XLENTRIMALlENXSUBSTrnJTETRIMAl/,TH”该式的含义是先用“SUBSTITUTE函数创建一个新字符串，并且利用叮RIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出空“格”的数量，最后将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了

二十五、关于欧元的转换这是Excel2002中的新工具如果你在安装Excel2002时选择的是默认方式，那末很可能不能在工具菜单中找到它无非，我们可以先选择工嗔菜单中的加载宏，然后在弹出窗口中勾选欧元工具选项，确定后Excel2002就会自行安装了完成后我们再次打开工“具”菜单，单击欧玩;转换、一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就浮现了与Excel的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的源“区域”和目标区域”，然后再选择转换前后的不同币种即可所示的就是“100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表固然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击Excel工具栏上的欧“元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了

二十六、给表格做个超级搜索引擎我们知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是将填入表格中的所有内容包括静态文本都纳入了数据库的范畴之内我们可以利用函“数查询”，对目标数据进行精确定位，就像网页中的搜索引擎一样比如在所示的表格中，从A1到F7的单元格中输入了多名同学的各科成绩而在A8到A13的单元格中我们则建立了一个函“数查询”区域我们的设想是，当我们在输入学生姓名”右边的单元格，也就是C8格中输入任何一个同学的名字后，其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩具体实现的方法如下将光标定位到C9单元格中，然后单击插入”之函“数选项在如图18弹出的窗口中，选择4VLOOKUT函数，点确定:在随即弹出的函数参数崎口中我们设置，Lookup_yalue指嚅（要在数据表首列中搜索的值）为P8”即搜（索我们在C8单元格中填入的人名）；叮数（据搜索的范围）为“A2B:6即而所有学生的语文成绩中搜索）；a）Lvindex_nunT指要偎索的数值在表格中的序列号）为‘2’即数（值在第2列）；’Range_look叩肝是（否需要精确匹配）为甲ALSE，表明（不是如果是，就为，TURE工）设定完毕按确定‘此时回到表格，单击C9单元格，我们看到七区，域中显示的命令行为qVLOOKUP（C8,A2B6,2,FALSE）”复制该命令行，在CIO、CU、C

12、C13单元格中分别输入JVLOOKUP（C8,A2C6,3,FALSE）,,^VLOOKUP（C8,A2D6,4,FALSE）”；JVLOOKUP（C8,A2E;6,5,FALSE）”；^VLOOKUP（C8,A2F6,6,FALSE『其（参数意义同C9中一样，再也不赘述）接下来，我们就来检验LOOKUP”函数的功效试着在“C8单”元格中输入某个学生名，比如赵“耀二回车之下我们会发现，其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了

二十七、Excel工作表大纲的建立和Word的大纲视图一样，Excel这个功能主要用于处理特殊大的工作表时,难以将关键条目显示在同一屏上的问题如果在一张表格上名目繁多，但数据类型却又有一定的可比性，那末我们彻底可以先用鼠标选择数据区域，然后点击数据”菜单的分“类汇总”选项并在弹出菜单的选“定汇总项区域选择你要汇总数据的类别最后，如图19所示，现在的表格不是就小了许多吗固然，如果你还想查看明细的话，单击表格左侧的“+按”钮即可

二十八、插入图，示，尽管有14大类50多种图“表，样式给Excel撑着腰，但对于纷繁复杂的数据关系，常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力因此在最新版本Excel200中加入了图“示”的功能虽然在插入噪单的图※窗口中惟独区区6种样式，但对于说明数据之间的结构却起到了四“两拨千斤’的效果比如要显示数据的层次关系可以选择组织结构图”；而要表达资金的流通过程则可以选择循环图“；固然，要说明各种数据的交*重叠性可以选择维‘恩图你看，如图20所示的维恩图多么漂亮而且你还可以右击该图示，调出图“示”工具栏随心所欲地设置图，示样式库甚至还可以多添加几个圆环

二十九、熟悉Excel的从“文本到语音”这是Excel2002中的一个抢眼的新功能它就是让Office软件不仅能写、能算，还要能看、能说尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读，但微软的Office不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的按照Office的默认安装，你可能还不能在Excel的菜单中找到它，在我们确认安装了从“文本到语音的选项后，就可以在Excel的工“具噪单中看到语，音项目了如图21所示，打开一个表格，随便选择其中的内容，然后单击从“文本到语音”工具栏上的朗骨卖单元格”按钮，此时一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗读了值得一提的是，当碰到标点符号时，Excel的朗读会自动停顿一会儿，然后再接着朗读，这一点和其他软件彻底不同，笔者认为这样的处理更加自然还有一点需要说明的是，如果你想调整Excel2002中语音朗读的速度，可以在控“制面板，中双击语音”图标，然后在文字至也吾音卡片上调整即可

三十、Excd中摄影功能的妙用这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等正“统”功能格格不入，因为它的作用居然是抓屏而且还不是像，PrirtSo出按rf钮服羊一“把乱抓”，而是允许让你通过鼠标进行选择,指哪抓哪要找到这个功能还不太容易，我们点击出81工“具喋单的固定义选项在命令，卡片的类，别，，中点工嗔，，再在命令栏中找到摄影按钮，并将它拖^工具栏的任意位置如果我们想要对表格中的某一部份照“相”，只须先选择它们（图23）,然后按下摄“影*安钮，这时该选定区域就被拍，了下来然后将鼠标挪移到需要显示照“片’的地方（固然，也可以是另一张表格），再次按下摄影按钮，这样刚才被拍“摄的照”片哪即将粘贴过来了当然，和照“片”一同浮现的还有图“片”工具栏很显然，Excel是将它作为一幅图片来对待了，我们可随意将它进行旋转、缩放处理无非，请各位一定要注意这可不是普通的照片!你可以试着改动原来被我们拍“摄”下来的表格数据看看__刷新一下照“片”，结果照片中的数据居然也被同步更新了！

三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用也许我们会奇怪，为什么每次打开Excel,软件总是打开了一个由3张空白表格组成的文件组呢如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手，就一定会明白，由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂，单*一张表格往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝比如我们首先制作，Steal为一班学生成绩表，，’StaQ为二班学生成绩表I然后来到，S^eB,”想进行一班和二班’各科成绩的I瞅以及年级平均分的计算此时我们就可以将光标定位到目标位置，选择好相关函数然后在Excel弹出的函数对话框中，利用数据列表右侧的“按”钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了你看，如图24所示，这时函数窗口中就会浮现“应学生成绩表!x单x元格”的字样了此后，不管我们在源单元格中进行怎样的修改，在“Sheet3的”目标位置都会适时进行重新计算

三十二、驯“服Bcel20的2剪贴板窗口Excel2002极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大可以支持容纳24个项目（而Excel2000只能容纳12个）而且”这个剪贴板可以在任何Office应用程序之间来回拷贝,所以对于时常需要拷贝和粘贴的用户来说，确实更加方便但每次当你连续使用两次复“制”或者剪切命令时，剪贴板就会弹出来，和你争夺有限的文档显示空间，让人讨厌好在，驯“服’剪贴板的方法非常简单笔者建议，如果你不希翼剪贴板总是出其不意地蹦出来，只须点击剪贴板菜单底部的选“项:清除自动显示Office剪贴板”复选框上的钩如果你不希望剪贴板的图标浮现在系统任务栏上或者随时弹出来，只须清除掉在“任务栏上显示Office剪贴板的图标”和复，制时在任务栏附近显示状态”两个复选框上的选择只保留收“集而不显示Office剪贴板”复选框前面的钩即可固然，在取销剪贴板自动显示功能之后，你还可以随时恢复这个功能比如我们可以自定义一组快捷键，以便随时迅速调出剪贴板从菜单中选取工“具”之咱定义”选项，点击弹出对话框下部的键常按钮，在弹出对话框的类别列表中选取编“辑”，然后，在对话框右上方的能令冽表中选取“EditOffioeClipbo；ar将cf光标置于请按新快捷键对话框中,并按下Alt+Shift强（者你喜欢的其他组合），关“闭”对话框现在，我们只要一按下Alt+Shift+,CExcel2002的剪贴板就会立刻浮现在你面前了提示此秘技也合用于Word

2002、PowerPint2002o

三十三、利用公式审核工具查看数据出处Excel2002有一秘密武器一一公式审核”工具，它可以将任一单元格中数据的来源和计算结果的去处显示得清清晰楚、明明白白■L俄们单击工“具喋单的公式审核选项，并点击显示公式审核工具栏我们仍然借用给“表格做个超级搜索引擎”一招中的例子，用鼠标选择C12单元格从图25中我们可以看到，该单元格中的结果是通过函数qVLOOKUP（C8A2C63FALSEK导咄的因此数据来源有3个:C

8、A2和C6所以，当我们单击公，式审梭工具栏上的追“踪引用单元格按钮后，Exce应刻用箭头和蓝点指明了这3个单元格的所在（图25）固然，如果我们表格中某个数据无效或者语法不当的话，也可以点击公“式审核”工具栏上的圈“释无效数据”按钮来让Excel自动帮我们检查组漏

三十四、巧用Excel2002的智“能鼠标”我们知道，滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的标“配”，但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时,你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢？岫回焚工“具噪单中的选项命令，然后在常规选项卡中选中用智能鼠标缩放”复选框,点确“定”后，我们再来看看现在的鼠标滚轮都有些怎样的功能在智“能鼠标”的默认状态下，上下滚动鼠标滚轮，工作区中的表格会以15%的比例放大或者缩小，而惟独当我们按住Ctrl键，再滚动鼠标滚轮时，工作表才会像往常一样上下翻页此外，如果我们使用了Excel的分“级显示，那末当我们按住Shift和滚动鼠标滚轮时，又可以控制各级条目的显示或者隐藏了固然，还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸索

三十五、Excel2002监“视”窗口的应用如果你创建了一个较大的电子表格，并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时，Excel中的监“视窗口”可以为你提供很大的匡助通过它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的在工“具噪单中单击公”式审核，子菜单，然后单击显，示监视窗口，按钮右击我们想跟踪的单元格，并在快捷菜单中选择添加监视点:这时，监视窗口”的列表中就浮现了被Excel监视的单元格及其公式了以后，只要我们双击监“视窗口”中的该条目，被监视的单元格就会不请自来了提示当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时，惟独当所有被引用的工作簿都打开时，才干在监视窗口”的列表中显示出来用L在工具栏空白处右击鼠标，选自定义”选项，打开自定义对话框在命“令，标签中，选中类别下的新菜单项，再将命令’下面的新菜单拖到菜单栏按更改听选内容按钮，在弹出菜单的命名框中输入一个名称（如常用文档）

2.再在类“别吓面任选一项（如插“入”选项），在右边命“令”下面任选一项（如超“链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如工“资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称重复上面的操作，多添加几个文档列表名称3选中常用文档”菜单中某个菜单项（如工“资表等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选分配超链接T丁开”选项，打开分配超链接对话框通过按查找范围右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如工“资.X1S等）文件夹，并选中该工作簿文档重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来

4.以后需要打开常“用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可提示尽管我们将超链接选项拖^了常用文档噪单中，但并不影响插入噪单中超降菜单项和常用工具枪t的插入蜘接谣丑的功能

三、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以红“色”显示，大于等于1500元的工资总额以蓝色显示，低于1（H）元的工资总额以榇色显示，其它以黑色显示，我们可以这样设置

1.打开工贯表工作簿，选中工嘴总额所在列，执行格“式一条件格式命令，打开条件格式”对话框单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中大于或者等于“选项，在后面的方框中输入数值已000惮击格笈按钮，打开单玩格格式，对话框，将字体的颜色设置为纽色！2按添“加*安钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500,字体设置为蓝“色，；小于1（H）,字体设置为棕色）

3.设置完成后，按下确定按钮看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了

四、制作专业符号工具栏在编辑专业表格时，往往需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的专“业符号”工具栏L执行工“具一宏T录制新宏饰令，打开录制新宏对话框，输入宏名如，仙301”并I各宏保存在个人宏工作簿中，然后确定‘开始录制选中录制宏工具栏k的柑对引用“按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击录“制宏”工具栏上的停“止”按钮，完成宏的录制仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入宏““2扔f自定义对话框，在工“具栏标签中，单击新建按钮，弹出新建工具栏对话框，输入名称——专“业符号”，确定后，即在工作区中浮现一个工具条切换到命令标签中，选中类别下面的宏飞将命令下面的自定义按钮频拖^专业符号栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮）

3.选中其中一个自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名

4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选指“定宏”选项，打开指“定宏”对话框，选中相应的宏（如ftihaol等），确定退出重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来

5.关闭自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用专“业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了

五、用视“面管理器保存多个打印页面有的工作表，时常需要打印其中不同的区域，用视“面管理器”吧

1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或者列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后浮现的快捷菜单中，选隐“藏”选项，将不需要打印的行（或者列）隐藏起来2执行视佟面管理器命令，打开视面管理器对话框，单击添加按钮，弹出添加视面，对话框，输入一个名称（如上报表后），单击确定按钮

3.将隐藏的行（或者列）显示出来，并重复上述操作，添“加，好其它的打印视面

4.以后需要打印某种表格时，打开视“面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击显“示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的打吒印按钮，一切就OK了

六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔划顺序，怎么办可采用自定义序列来排序1执行格“式一选项命令，打开选项对话框，进入由定义序列，标签中，在输入序对下面的方框中输入部门排序的序列（如机关车队一车间，二车间三车间，等），单击添“力『和确定按钮退出逊中部门咧中任意一个单元格，执行数据一^序饰令，打开排序对话框，单击选“项号安钮，弹出排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次确“定*安钮返回，所有数据就按要求进行了排序

七、把数据彻底隐藏起来工作表部份单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了1选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行格“式一单元格”命令，打开单元格格式对话框，在数字标签的分类下面选中自定义选项，然后在右边类型下面的方框中输入；“一”三（个英状态下的分号）2再切换到保护标签下，选中其中的隐藏选项，按确定按钮退出3执行工“具一保护一保护工作表命令，打开保护工作表对话框，设置好密码后，确定返回经过这样的设置以后，上述单元格中的内容再也不显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形提示在保护标签下，请不要清除锁，定前面复选框中的V号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据

八、让中、英文输入法智能化地浮现在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢？选中需要输入中文的单元格区域，执行数据-W效性”命令，打开数据有效性对话框，切换到输入法模式标签下，按模式右侧的下拉按钮，选中打“开选项后，确定，退出以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭

九、让自动更正”输入统一的文本你是不是时常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢那就往下看吧

1.执行工“具一自动更正”命令，打开自动更正对话框2在替换”下面的方框中输入，0也;可以是其他字符一0用小写），在替换为下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击添加，和确定按钮3以后如果需要输入上述文本时，只要输入，便姬字符此时可以不考虑，便W的大小写，然后确认一下就成为了

十、在Excel中自定义函数Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数L执行工“具一宏一VsualB^版辑器噪单命令（或者按“A1计F1快『舞键），打开Visual Basic编辑窗口2在窗口中，执行插，入一模块“菜单命令，插入一个新的模块一模块

13.在右边的代码窗口”中输入以下代码（）（）Function Va,b,h V=h*a+b/2End Function

4.关闭窗口，自定义函数完成以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数提示用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用H^

一、表头下面衬张图片为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢？L执行格“式T工作表一背景命令，打开工作表背景对话框，选中需要作为背景的图片后，按下插“入”按钮，将图片衬于整个工作表下面

2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这些单元格（区域）3按格“式工具栏1的填充颜色右侧的下拉按钮，在随后浮现的调色板”中，选中白，色”经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实，是图片被白“色”遮盖了）提示衬在单元格下面的图片是不支持打印的

十二、用连字符来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）

1.在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1单元格中输入公式=B1C1D

12.再次选中D1单元格，用填“充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中城中E列，执行复响，操作，然后选中F列，执行编督一选择性粘贴命令，打开选“择性粘贴对话框，选中其中的数值选项，按下确定按钮，E列的内容（不是公式）即被复制到F列中

4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作提示完成第

1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会浮现错误故须进行第3步操作，将公式转换为不变的值

十三、快速打印学生成绩条常有朋友问如“何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或者VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法此处假定学生成绩保存在Sheetl工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题,第2行为学科名称L切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式=IFMODROW,3=0,〃，IFOMOD,3=1,sheetl!A$2,INDEXsheetl!$A$G,INTROW+4/3+,1COLUMN册州2再次选中Al单元格，用填“充柄”将上述公式复制到Bl至G1单元格中；然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用填“充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下

3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域第1位学生的成绩条区域，按格式工具栏边框右侧的下拉按钮，在随后浮现的边框列表中，选中所有框线”选项，为选中的区域添加边框如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作4同时选中A1至G3单元格区域，点击常用，工具栏上的榕文刷按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框按打“EP按钮，即可将成绩条打印出来

十四、Excel帮你选函数在用函数处理数据时，往往不知道使用什么函数比较合适Excel的搜“索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数执行插入一函数命令，打开插入函数对话框，在搜索函数下面的方框中输入要求如计数，,燃后单击转到按钮，系统即亥照与计激有关的函施螳出来，并显示在选“择函数”下面的列表框中再结合查看相关的匡助文件，即可快速确定所需要的函数

十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表Sheetl时，需要查看其它工作表中Sheet

2、Sheet

十六、为单元格快速画边框在Excel2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel2002对此功能进行了全新的拓展单击格”式工具栏上边，框右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选绘图边框选项，或者执行视图一工具栏一边框命令，展开边框工具栏单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框提示

①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的擦“除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框

②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的线“条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可

③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线

十七、控制特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难例如我们将光标定位到一个登记年“份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希翼年“份都用一个四位数来表示所以，我们可以单击数据菜单的有效性唯项在设置卡片有效性条件”的允许吓拉菜单中选择文本长度，然后在数据”下拉菜单中选择等于”,且长“度为4”同时，我们再来到出嘴警告咔片中，将输入无效数撼寸显示的出错警告设为停止，，并在标题和错俣信息栏中分别填入输入文相国去厂和请输入四位数年份’字样很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确样“式”的数值后方可继续录入奇妙吧？其实，在Excel的数“据有效性判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如文”本类型啊，序“列大小邛阿，时间远近啊如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光采呢

十八、成组填充多张表格的固定单元格我们知道每次打开Excel,软件总是默认打开多张工作表由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作要协调关联，固然首先就需要同步输入因此，在不少情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容那末如何对表格进行成组编辑呢首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheetl然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3如”果（我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选）此时，我们看到Excel的标题栏上的名称浮现了工“作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，工“作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了但是，仅仅同步输入是远远不够的比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击编“辑”菜单的填充选项，然后在其子菜单中选择至“同组工作表”这时，Excel会弹出填，充成组工作表”的对话框，在这里我们选择格“式”一项，点确“定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了

十九、改变文本的大小写在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数例如改变文本的大小写在Excel2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数它们分别是-UPPER（源数据格门将文本全部转换为大写；SLOWER（源数据格）”，将文本全部转换成小写;♦PROPER（源数据格门将文本转换成适当”的大小写，如让每一个单词的首字母为大写等例如，我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“exce,「然后在目标单元格中输入・UPPER（A1）,”回车后得到的结果将会是，记XCEL”同样，如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei,”然后我们在目标单元格中输入“二PROPER（A3）,”那末我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei了

二十、提取字符串中的特定字符除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特殊是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用』RIGHT源（数据格，提取的。