《财务报销培训资料》课件

财务报销培训资料欢迎参加财务报销培训课程本次培训旨在帮助大家全面了解公司的财务报销政策、流程和规范，提高报销效率，减少错误率通过系统学习，您将掌握正确的报销方法，确保公司财务管理的规范化和透明化本培训内容包括财务报销基本原则、费用报销管理办法、报销流程详解、报销凭证规范、常见费用类型报销指南、报销案例分析以及常见问题解答等七大部分，全面覆盖您在工作中可能遇到的各种报销情况目录财务报销基本原则介绍财务报销的四大核心原则及其重要性费用报销管理办法阐述公司费用报销的管理制度与各部门职责报销流程详解详细介绍从费用发生到款项支付的完整流程报销凭证规范说明各类报销凭证的填写要求和票据处理规范常见费用类型报销指南解析差旅费、招待费等常见费用的报销标准报销案例分析通过实际案例展示正确与错误的报销做法常见问题解答解答员工在报销过程中常见的问题与困惑培训目的规范公司财务报销流程通过系统培训，确保所有员工了解并遵循统一的财务报销标准和流程，减少随意性和不规范操作，提高公司财务管理的规范化水平提高报销效率，减少退回率帮助员工掌握正确的报销方法，减少因单据不合规、信息不完整等原因导致的报销退回情况，提高整体报销处理效率确保财务管理有序化和规范化通过规范的报销制度执行，加强公司费用控制，确保财务数据的准确性和真实性，为公司决策提供可靠依据协助员工了解报销制度，避免错误全面解读公司报销政策和要求，帮助员工清晰了解各类费用的报销标准和流程，避免因不了解规定而产生的报销错误第一部分财务报销基本原则财务报销原则的重要性原则的约束作用财务报销原则是公司财务管理这些原则不仅是规范员工行为的基础，对确保财务活动合的准则，也是保护公司和个人规、提高资金使用效率具有重权益的重要屏障通过执行统要意义所有员工都应当深入一的原则标准，可以减少主观理解并严格遵守这些原则，以判断，确保报销行为的公平性维护公司财务秩序和一致性原则的普适性无论职级高低，无论部门差异，所有员工都必须遵循相同的财务报销原则这种普适性确保了公司财务管理的统一性和权威性，是良好财务秩序的基础财务报销四大原则先审批后支出谁批准谁负责确保所有费用在发生前获得相应级明确审批人的责任，促使其认真履别的审批，防止无计划、无预算的行审核职责，对所批准的费用承担随意支出相应责任及时清洁原则手续完整原则要求员工在费用发生后及时办理报确保报销单据和流程的完整性，包销手续，确保公司财务记录的实时括必要的票据、说明和审批手续准确等先审批后支出原则提前申请审批所有费用支出必须事前获得相应权限级别的审批，未经审批的费用支出属于违规行为这一步骤确保费用支出有计划、有预算，避免随意性和盲目性确保合规性通过前置审批，确保支出符合公司预算计划和财务政策，有助于控制不必要的开支，提高资金使用效率审批过程也是对支出必要性和合理性的一次评估违规后果未获得事前审批的费用可能面临无法报销或需要补办繁琐手续的风险反复违反这一原则的员工可能会受到公司的警告或处罚，影响个人信用记录谁批准谁负责原则责任明确审批人对所批准的费用负有监督和管理责任权限与职级挂钩不同级别管理者具有不同的审批权限范围超权限上报超出权限范围的费用必须上报更高级别审批这一原则的核心在于建立清晰的责任机制，确保每一笔费用都有明确的责任人审批人在签字前应当认真审核费用的必要性、合理性和合规性，而不是简单地签字放行只有当审批人真正承担起责任，公司的费用控制才能落到实处同时，公司根据不同职级设定了相应的审批权限，这既是对管理者能力的认可，也是对其责任范围的界定当面对超出自身权限的费用申请时，审批人应当主动上报，不得越权审批手续完整原则报销单据完整确保所有必要的报销单据齐全且填写规范票据真实有效所有提交的票据必须真实、合法、有效必要说明文件特殊情况下提供详细的书面说明和证明材料手续完整原则是确保报销过程合规的基础条件完整的报销手续不仅包括报销单的规范填写，还包括附带的各类原始票据、合同、审批单等文件这些文件应当内容真实、信息完整、手续齐全票据的真实性和有效性是财务部门审核的重点所有发票必须符合国家税务规定，不得使用虚假票据或过期票据在一些特殊情况下，如票据遗失或无法取得正规发票时，需提供详细的书面说明并获得相应审批，才能进行特殊处理及时清洁原则及时报销要求报销时限规定费用发生后应尽快完成报公司规定费用发生后原则销手续，不得长期拖延或上不超过30天必须完成报积压及时报销不仅有利销特殊情况如出差、生于公司财务状况的实时反病等造成延误的，应当提映，也便于员工本人及时前说明并获得批准年底获得报销款项，减少个人报销有特殊截止日期，一资金占用般为12月25日前财务记录准确性及时报销确保公司财务记录的准确性和完整性，有助于真实反映公司的经营状况和资金流向这对公司的预算管理、成本控制和财务分析都具有重要意义第二部分费用报销管理办法管理办法的制定背景公司费用报销管理办法是基于财务规范化管理需求而制定的，旨在建立科学、高效的费用控制体系该办法充分考虑了业务发展需要和成本控制要求，是指导日常报销工作的重要依据管理办法的基本架构公司费用报销管理办法包括总则、适用范围、职责分工、报销流程、报销标准、监督管理等多个章节，形成了一个系统完整的制度体系，覆盖报销工作的各个环节和方面管理办法的执行要求所有员工都必须严格遵守费用报销管理办法，不得以任何理由规避或违反相关规定管理者应当以身作则，带头执行规定，同时加强对下属的监督指导，确保制度落实到位费用报销管理办法概述适用范围管理目标本管理办法适用于公司全体员工，包括通过规范报销流程、明确报销标准，实正式员工、试用期员工、实习生及外派现费用的合理控制和资源的有效配置人员所有因公司业务需要而发生的各提高财务管理透明度，降低运营成本，类费用报销均应遵循本办法保障公司稳健经营更新机制基本流程管理办法将根据公司发展和外部环境变费用报销遵循申请-审批-报销-记账的化定期更新修订内容由财务部提出，基本流程各环节责任人应当各司其经管理层审批后实施所有更新将通过职，确保流程顺畅高效，同时保证每一内部通知及时传达给全体员工笔费用都经过了必要的审核和控制财务部职责审核报销单据合规性办理报销款项支付记录财务数据，生成报表财务部负责对所有报销单据进在确认报销单据合规后，财务将所有报销信息录入财务系行严格审核，确保单据真实有部按照公司规定的付款流程和统，按照会计准则进行分类记效、金额准确无误、手续完备时间节点，及时准确地将报销账，并定期生成各类财务报表齐全对于不符合规定的报销款项支付给员工同时建立完和分析报告，为公司经营决策申请，有权退回并要求补充或善的付款记录，确保资金流向提供数据支持和财务依据更正相关材料清晰可追溯监督报销制度执行情况对公司报销制度的执行情况进行持续监督，发现问题及时纠正和上报定期对报销数据进行分析，识别异常情况，防范财务风险各部门职责部门经理职责员工职责行政部门职责部门经理是本部门费用控制的第一责作为报销申请人，员工应当承担以下行政部门在费用管理中承担特定支持任人，主要职责包括职责职能•审核本部门员工的报销申请，确•熟悉公司报销政策和流程，按规•协助管理办公用品、固定资产等保费用的真实性和必要性定提交报销申请公共资源的采购和使用•控制本部门费用支出，确保在预•确保所提供的票据和信息真实、•参与制定差旅、会议等行政类费算范围内准确、完整用的标准和流程•指导本部门员工正确理解和执行•在规定时间内完成报销手续，不•对公司公务车辆、通讯设备等共公司报销制度拖延积压享资源的使用进行监管•协调解决本部门报销过程中的问•主动配合财务部门的审核工作，•配合财务部门进行专项费用的审题和争议提供必要的补充说明核和核查第三部分报销流程详解报销流程的重要性流程设计的原则规范的报销流程是费用管控的基公司报销流程设计遵循简洁高础，它确保每一笔费用都经过必效、权责明确、风险可控的原要的审核和控制清晰的流程设则我们尽量简化不必要的环计可以提高报销效率，减少不必节，加强关键节点的控制，在提要的延误和错误，同时有助于明高效率的同时确保风险可控流确各环节责任人的职责，形成有程中设置了适当的审批层级，既效的监督机制满足管控需要，又避免过度冗长流程执行的要求所有员工必须严格按照规定的流程办理报销，不得跳过任何环节或寻求特殊通道各环节的负责人应当认真履行职责，不得敷衍了事或推卸责任对于违反流程规定的行为，公司将视情况给予相应的处理费用报销基本流程图费用发生前预算申请与审批在费用实际发生前，申请人需提交费用预算申请，说明费用用途、预计金额和必要性按照权限级别获得相应审批后，方可进行实际支出这一步骤有助于控制不必要的支出，确保费用在预算范围内费用发生后收集凭证费用发生后，申请人应当妥善保管所有原始票据，包括发票、收据、小票等这些凭证必须真实有效、信息完整、金额清晰对于电子票据，需按要求打印并保存原始电子文件填写报销单根据费用类型选择适当的报销单格式，按要求填写相关信息，包括费用明细、发生日期、用途说明等确保填写信息与原始票据一致，金额计算准确无误各级审批报销单需经过部门经理、分管领导等各级审批审批人应认真审核费用的真实性、合理性和必要性，确认是否符合公司政策和预算要求财务审核财务部对报销单进行最终审核，重点检查票据的合规性、金额的准确性、审批的完整性等对不符合要求的报销单有权退回并要求更正付款报销单通过财务审核后，按公司规定的付款时间和方式，将款项支付给申请人一般通过银行转账方式支付，特殊情况可办理现金支付借款流程借款申请与审批员工需填写借款申请单，说明借款用途、金额和归还计划借款单填写规范按要求完整填写借款单各项信息，确保内容真实准确借款期限与清算要求一般借款需在30天内清算，特殊情况可申请延期公司借款是员工因工作需要在费用实际发生前预支公司资金的行为所有借款必须用于公务，严禁挪作他用借款申请应说明具体用途、金额和使用计划，经部门负责人审批后提交财务部办理借款人有责任在规定期限内及时清算借款一般情况下，差旅借款应在出差返回后7个工作日内清算，其他借款应在30天内清算对于超期未清算的借款，财务部将发出催款通知，并可能从工资中直接扣除连续出现借款超期未清算的员工，将影响其后续借款申请的审批费用报销审批流程总经理审批110000元以上的费用支出分管副总审批3000-10000元的费用支出部门经理审批3000元以下的费用支出公司费用报销审批遵循分级授权原则，不同金额的费用报销需要不同级别的管理者进行审批这种分级审批机制既能确保费用得到适当控制，又能提高审批效率，避免所有报销都堆积到高层管理者处除了常规的金额分级审批外，某些特殊费用类型还有额外的审批要求例如，招待费需由部门经理和分管副总共同审批；培训费需由人力资源部门会签；信息系统相关费用需由IT部门会签；固定资产采购需按专门流程办理这些特殊要求旨在确保专业部门参与相关费用的评估和控制报销时效规定天天307一般费用报销期限出差费用报销期限常规办公费用、业务费用等需在发生后30天内完差旅费用应在出差返回后7天内完成报销手续成报销12/25年底费用截止日期每年12月25日前必须完成当年所有费用报销严格的报销时效要求是为了确保公司财务记录的及时性和准确性，同时也有助于员工养成良好的财务习惯所有员工应当认真遵守这些时效规定，不得无故拖延如因特殊原因（如长期出差、生病住院等）无法在规定时间内完成报销，应当提前向财务部说明情况并获得批准对于逾期报销，公司采取分级处理机制逾期30天内的，需部门经理出具书面说明并加签；逾期30-90天的，需分管副总审批；逾期90天以上的，原则上不予报销，特殊情况需总经理特批严重或频繁的逾期报销行为将记入个人绩效考核第四部分报销凭证规范凭证的重要性报销凭证是费用报销的基础和依据，也是公司进行财务记录和税务处理的重要文件规范的凭证管理有助于确保财务信息的真实性和准确性，防范财务风险凭证的基本要求所有报销凭证必须真实、合法、有效，票面信息必须清晰完整，包括日期、金额、内容、税号等关键信息凭证应与实际业务相符，不得伪造、篡改或使用虚假票据凭证的管理责任员工应妥善保管原始凭证，防止丢失或损坏财务部门负责对凭证进行审核和保存，确保凭证的完整性和规范性所有报销凭证将作为会计档案长期保存报销凭证类型增值税专用发票这是最正规的发票类型，包含发票联和抵扣联，可用于增值税抵扣报销时需提供发票联，并确保发票上的购买方名称、税号等信息与公司信息一致大额采购和固定资产购置通常需要专用发票增值税普通发票最常见的发票类型，不能用于增值税抵扣，但可作为成本费用税前扣除凭证报销时应确保发票信息完整，包括发票代码、号码、日期、金额、内容等电子普通发票需打印后方可报销电子发票通过电子方式开具的合法发票，具有与纸质发票同等的法律效力报销时需打印电子发票并附上电子文件打印件上应清晰显示二维码和防伪码等验证信息，便于核实真伪定额发票和其他合法凭证包括火车票、飞机票、出租车票、定额发票等这类凭证通常为定额票据，金额较小报销时需注意查验票面信息的完整性和真实性，某些票据可能需要附加行程单等辅助证明报销单填写规范基本信息填写要求费用分类与编码其他重要事项报销单上的基本信息必须完整准确，包费用需按正确类别填写，常见的费用类•金额大小写必须一致，小写金额精括别包括确到分•大写金额使用中文数字（壹、贰、•申请人姓名、工号和所属部门•差旅费（编码6601）叁等）•报销日期（填写当天日期）•业务招待费（编码6602）•每笔费用应单独列明，不得合并填•费用发生的时间段•办公费（编码6603）写•费用总金额（大小写必须一致）•通讯费（编码6604）•特殊情况需在备注栏详细说明•支付方式（转账或现金）•会议费（编码6605）•所有修改处需申请人签字确认•收款银行账户信息（若为转账）•培训费（编码6606）•报销单需签字或加盖公章，不得代签填写时应确保选择正确的费用类别和编码，以便财务部门进行准确的账务处理付款申请书填写规范基本信息填写适用范围付款申请书需填写完整的付款信息，包付款申请书主要适用于预付款项、合同括收款方全称、银行账号、开户行、付付款、大额采购等情况，通常用于尚未款金额、用途说明等付款金额必须大取得发票但需要先行支付的场景例如小写一致，并注明是否为含税金额特供应商预付款、场地租赁订金、大型设别注意收款方信息必须与合同上的信息备定金等完全一致审批流程附件要求付款申请书需经过更严格的审批流程，付款申请书通常需要附上相关证明文通常包括申请人、部门经理、分管副总件，如合同复印件、订单确认书、报价和总经理的逐级审批金额较大或特殊单等这些附件是付款的依据，必须完付款可能还需财务总监会签所有审批整提供对于分期付款，还需注明总金必须在付款前完成，不得先付款后补额、已付金额和本次付款金额签差旅费报销单填写规范出差信息完整填写包括出差目的、地点、时间、同行人员等详细信息各项费用明细记录分类填写交通费、住宿费、餐费等，并附相应凭证特殊情况说明对于超标准、特殊报销事项提供书面说明并获批差旅费是公司最常见的费用类型之一，其报销单填写尤其需要规范在填写差旅费报销单时，必须明确说明出差事由、具体行程和业务成果，让审核人能够清楚了解出差的必要性和合理性出差日期必须与实际行程相符，与票据上的日期保持一致差旅费报销单中应将各类费用按性质分类填写，不得混淆或合并例如，机票、火车票、住宿费、市内交通费、餐费等应分别列明每项费用都需附上相应的原始票据，并确保票据与填写内容一致特别注意，发生在不同城市或不同日期的同类费用不应合并填写，而应分别列明对于超出标准的费用，必须提供详细的书面说明并获得特别批准借款审批单填写规范1借款用途明确说明借款用途必须具体明确，不得笼统填写为业务需要或工作用途应详细说明用于何种具体业务活动，例如采购办公设备、XX项目差旅费等用途说明应与实际业务相符，便于审批人评估借款的必要性和合理性借款期限约定必须明确约定借款的使用期限和预计还款日期一般情况下，差旅借款应在出差结束后7天内清算，其他借款应在30天内清算特殊情况需要延长期限的，应在借款单上说明原因并获得相应审批还款计划对于金额较大或期限较长的借款，应提供详细的还款计划，说明预计何时、以何种方式清算借款如果预计将分批次还款，应说明每次还款的金额和时间清晰的还款计划有助于财务部门进行资金管理和监督4审批要求借款审批需遵循分级授权原则，金额越大审批级别越高一般情况下，3000元以下由部门经理审批，3000-10000元需分管副总审批，10000元以上需总经理审批所有借款单必须经财务部门会签，确认借款人无未清借款后方可办理报销凭证票据粘贴要求粘贴位置与方式多张票据的排列顺序特殊票据的处理方法票据粘贴是报销单据整理的重要环当需要粘贴多张票据时，应遵循一定某些特殊票据需要特别处理节，正确的粘贴可以提高审核效率，的排列规则•热敏纸票据（如出租车票）需复印减少票据丢失风险具体要求如下•按费用发生的时间顺序排列后一并粘贴•票据应粘贴在A4纸上，不要直接贴•同一天的票据按金额从大到小排列•小型票据（如停车票）需用透明胶在报销单上带全部封住•粘贴时应露出票据的全部关键信息•同类型票据应尽量集中粘贴•多联票据需粘贴原始联，不得使用复印件•大型票据（如火车票）单独粘贴•使用固体胶水或胶条粘贴，不使用•航空登机牌与机票应一并粘贴•电子发票打印件与其他票据分开粘订书钉贴•折叠的大型票据应展开粘贴，避免•每张A4纸不宜粘贴过多票据，避免遮挡信息重叠票据粘贴常见错误覆盖关键信息混乱无序排列使用不当胶带或胶水最常见的错误是胶水或胶带覆盖了票将票据随意堆叠或重叠粘贴，没有按使用透明胶带直接粘贴在票据文字据上的关键信息，如金额、日期、税照时间或类型排序，给审核工作带来上，或使用过多胶水导致票据皱褶、号等这会导致财务人员无法核对信极大困难正确做法是按照统一标准变形，甚至破损这不仅会损坏票息，从而拒绝报销申请正确做法是整齐排列，确保每张票据都能清楚展据，还可能使其失去法律效力应使只在票据边缘使用适量胶水，确保所示，并有逻辑地组织不同类型的票用适量的固体胶或胶条，只粘贴票据有文字信息清晰可见据边缘，保持票面整洁第五部分常见费用类型报销指南本部分将详细介绍公司中最常见的几类费用报销规定，包括差旅费、业务招待费、办公用品费、会议费、培训费等每种费用类型都有其特定的标准、限额和审批要求，员工在申请报销前应当充分了解这些规定，确保费用支出符合公司政策了解并遵循这些费用报销指南，不仅有助于员工顺利完成报销流程，避免因不符合规定而被退回的情况，也有助于公司整体费用的合理控制和有效管理请仔细阅读以下各类费用的具体规定，并在实际工作中严格执行差旅费报销交通费标准与凭证公司根据员工职级设定不同的交通工具标准一般员工乘坐经济舱/二等座，经理级别可乘坐高铁一等座，总监级别以上可乘坐商务舱所有交通费用需提供正规票据，包括飞机票、火车票、出租车发票等网上购票需提供电子客票和支付凭证住宿费标准与凭证住宿标准按城市等级和员工职级确定，一般为三星级酒店标准特殊情况如参加会议需住指定酒店的，应提前申请特批住宿费报销需提供酒店正规发票，发票上应注明住宿人姓名、住宿日期和房间数量出差补助标准公司提供出差期间的餐费和市内交通补助，按照不同城市等级设定不同标准补助按实际出差天数计算，出发和返回当天按半天计算补助可以据实报销也可以按定额发放，具体方式由各部门自行确定特殊情况处理因特殊原因需超标准出行或住宿的，应提前申请并说明理由因公出差期间如有私人行程，应明确区分公私费用，私人部分不得报销临时取消或变更行程产生的费用，需说明原因并经审批后方可报销交通费标准飞机火车/高铁市内交通及其他飞机出行标准根据员工职级确定火车、高铁出行标准市内交通使用规定•普通员工至经理级别经济舱•普通员工二等座/硬座/硬卧•优先使用公共交通工具（公交、地铁）•总监级别及以上可乘坐商务舱•经理级别一等座/软卧•出租车限于以下情况携带大件行•出国商务差旅副总裁级别以上可乘•总监级别及以上商务座/高级软卧李、赶时间、公共交通不便等坐头等舱报销凭证要求•自驾车出差需提前申请，按照

0.6元/报销凭证要求公里标准报销油费•火车票原件•电子客票行程单原件•网购时需提供电子客票和支付凭证报销凭证要求•登机牌原件（或电子登机牌截图）•出租车发票原件（注明起止地点）•支付凭证（如信用卡对账单）•自驾车需提供过路费、停车费票据和里程证明住宿费标准出差补助标准元元10050餐费补助市内交通补助每人每天标准，一线城市可上浮20%每人每天标准，用于市内公共交通元10通讯补助每人每天标准，用于差旅期间通讯费用出差补助旨在覆盖员工出差期间的基本生活开支，包括餐费、市内交通和通讯费用补助按实际出差天数计算，出发和返回当天按半天计算例如，早上出发下午返回的短途差旅，按一天计算；上午出发或晚上返回的，按半天计算补助的发放方式有两种一是据实报销，即员工提供实际发生的餐费、交通费票据，在标准范围内报销；二是定额发放，即不需提供票据，直接按标准发放补助各部门可根据实际情况选择适合的方式，但应保持统一对于接受客户招待的餐费，不得重复报销业务招待费报销审批与使用范围标准限额规定业务招待费用于接待客户、供应商等商业伙伴，促进业务合作所业务招待费标准为每人每餐不超过300元（一线城市可上浮至400有业务招待应事先获得部门经理批准，并明确招待目的和预计费元）酒水费用不得超过餐费总额的30%特殊情况需超标准的，用随意或非业务性质的招待不予报销特别重要的客户招待可能应事先申请并获得分管副总批准全年业务招待费总额控制在部门需要更高级别的审批预算范围内必要凭证与说明合规要求报销业务招待费需提供正规发票（餐饮发票或酒店发票），并填写业务招待必须遵守公司反商业贿赂政策，不得用于影响商业决策或《业务招待费用报销单》，详细说明招待对象（公司名称、人员姓获取不正当利益夜总会、歌舞厅等不适当场所的消费不予报销名和职务）、招待事由、参加人员及商谈内容摘要招待事由应与定期接待同一客户的，应合理控制频次和标准，避免铺张浪费实际业务相关办公用品报销申购与审批流程员工需填写办公用品申请单，列明所需物品名称、数量、用途等信息，经部门经理审批后提交行政部行政部确认库存情况，对于库存不足的物品进行集中采购标准配置清单公司制定了标准办公用品配置清单，包括各类文具、纸张、文件夹等常用物品的规格和限量员工应优先选用标准配置清单内的物品，减少不必要的多样化特殊需求申请标准清单外的特殊办公用品需提供详细申请说明，说明特殊需求的原因和必要性金额较大的特殊办公用品需经分管副总审批资产与费用区分单价超过500元且使用期限超过1年的物品属于固定资产，需按固定资产采购流程办理，不能作为办公用品报销这类物品需进行资产编号和登记管理会议费用报销会议申请与预算会议场地及餐饮标准大型会议需提前填写会议申请表，说明会议内部会议优先使用公司会议室，外部会议场目的、参会人员、时间地点和预算明细地费用需控制在合理范围内外部参会人员费用处理会议材料费用规定涉及外部人员的交通、住宿费用处理需遵循会议材料应简洁实用，大型会议的印刷、横特定规定和标准幅等费用需事先审批会议是公司日常运营中的重要环节，相关费用需要规范管理公司内部小型会议（10人以下）无需特别申请，直接使用公司会议室参会人数超过10人或需使用外部场地的会议，应提前填写会议申请表并获得批准会议餐饮标准为每人每餐不超过100元会议材料应当简洁实用，避免铺张浪费大型会议的宣传资料、横幅、纪念品等需在会议申请中列明预算并获批外部人员参会的交通和住宿费用，原则上由其所在单位承担，特殊情况需由分管副总批准后方可报销培训费用报销培训计划与审批内外部培训费用区别培训相关差旅与资料费用公司培训分为计划内培训和计划外培训内部培训与外部培训的费用管理有明显培训相关的其他费用管理规定两类差异•外地培训差旅费按照公司差旅费标•计划内培训人力资源部年初制定培•内部培训主要包括内部讲师补贴、准执行，需单独填写差旅报销单训计划，经管理层审批后执行此类场地费、材料费、茶点费等内部讲培训已纳入年度预算，执行时只需按师补贴按课时计算，标准为200-500•培训资料费包括教材、参考书籍流程申请即可元/小时，具体视培训内容和讲师级等，需提供正规发票，金额较大的需别而定•计划外培训因业务需要临时增加的事先申请培训项目，需填写《培训申请表》，•外部培训包括培训机构收费、外聘•证书费用与工作直接相关的职业资详细说明培训内容、必要性和预期效讲师费用等此类费用需提供培训机格证书考试费和证书费可以报销，需果，经部门经理和人力资源部审核，构正规发票和培训合同，参训人员需提供官方收费凭证分管副总批准后方可执行提交培训总结和证书复印件•网络课程经批准的在线培训课程费用可报销，需提供购课凭证和完成证明通讯费报销报销对象与标准公司对特定岗位人员的工作通讯费用给予补贴或报销补贴标准根据岗位性质和级别确定高管每月300-500元，中层管理人员每月200-300元，业务人员每月100-200元，其他岗位原则上不予补贴特殊岗位如客服、IT值班等可根据实际工作需要申请额外补贴凭证要求报销通讯费需提供真实有效的通讯费票据，包括运营商正规发票或电子发票打印件发票抬头应为公司名称，并注明使用人姓名和电话号码月度通讯费报销应在次月10日前提交，逾期不予受理如使用个人名义发票，需提供书面说明并获批超标处理通讯费报销严格控制在规定标准内，超出部分原则上由个人承担如因特殊工作原因（如海外出差、大型项目沟通等）导致通讯费用超标，需提供详细说明并获得部门经理批准频繁超标的，人力资源部将与部门经理沟通，评估调整补贴标准的必要性异常情况说明在特殊情况下，如票据丢失、使用临时号码等，需填写《通讯费用特殊情况说明》，详细说明原因并获得部门经理批准离职员工的通讯费报销截止到离职当月，离职后发生的费用不予报销新入职员工从入职次月开始享受通讯费补贴政策固定资产采购报销申购与审批流程固定资产采购需填写《固定资产采购申请表》，详细说明资产类型、规格型号、用途、数量和预算金额申请表需经部门经理、资产管理部门、财务部审核，根据金额大小由相应级别管理者审批采购前需取得至少三家供应商的报价单进行比较验收与入库要求固定资产到货后，申请人与资产管理部门共同进行验收，检查数量、型号、功能是否符合要求验收合格后填写《固定资产验收单》，并办理入库手续重要设备需进行专业测试和验收对于不合格的资产，应立即联系供应商处理发票与合同要求固定资产采购必须取得增值税专用发票，发票信息必须与合同一致价值较大的固定资产（通常超过5万元）必须签订正式采购合同，明确双方权责、技术要求、交付条件、保修条款等合同应经法务部审核后方可签署资产登记与管理所有固定资产入库后，资产管理部门为其分配唯一的资产编号并贴上标签同时在固定资产管理系统中建立档案，记录资产基本信息、使用部门、保管人等使用人需签署《固定资产领用表》，确认承担保管责任资产发放后，财务部门进行账务处理第六部分报销案例分析案例分析是帮助员工理解报销规定的有效方式通过展示具体的报销案例，包括正确案例和错误案例，可以直观地说明报销过程中应该注意的问题和常见错误本部分将通过实际案例，展示报销单据的正确填写方式、常见错误以及特殊情况的处理方法学习这些案例有助于员工在实际工作中避免类似错误，提高报销效率同时，这些案例也反映了公司财务管理的严谨态度和规范要求请认真分析每个案例，思考其中的经验教训，并将这些经验应用到自己的报销工作中请注意，案例中的人名和具体金额均为虚构，仅供学习参考正确报销案例展示差旅费报销案例张经理前往上海出差三天，所有票据齐全且金额符合标准差旅报销单上清晰列明了出差时间、地点、事由和费用明细机票和酒店发票信息完整，出租车票据按时间顺序整齐粘贴所有超过百元的费用都附有详细说明审批流程完整，各级审批人签字清晰业务招待费报销案例李经理接待重要客户，事先获得了部门主管批准招待费用控制在标准范围内（人均280元），并提供了正规餐饮发票报销单上详细记录了被招待客户的公司名称、人员姓名和职务，以及商谈的具体内容参与招待的内部人员名单完整，人数比例合理，且都与该业务相关办公费用报销案例王助理购买了部门所需的办公用品，包括文件夹、笔记本和打印纸等所有物品都在公司标准配置清单内，单价和数量合理报销单填写规范，费用分类准确，并附有详细的物品清单发票为增值税普通发票，抬头为公司名称，票面信息清晰完整审批手续齐全，且在费用发生后一周内及时报销错误报销案例警示票据不合规案例陈同学提交的餐费报销单中，包含多张没有税务局监制章的餐饮小票，而非正规餐饮发票部分发票抬头填写错误，既不是公司名称也不是个人姓名还有几张发票明显是复印件而非原件这些不合规票据被财务部全部退回，要求重新获取合规票据或说明无法取得合规票据的原因超标准报销案例刘经理在三线城市出差，住宿费用每晚550元，远超三线城市普通员工300元/晚的标准且没有提前申请超标准住宿的审批同时，其出差餐费和市内交通费也都超出了公司规定的限额财务部拒绝了超标部分的报销申请，只按标准金额予以报销，超出部分需自行承担程序不合规案例赵主管采购了价值6000元的办公设备，但未履行正常的采购申请和审批程序，直接购买后申请报销该金额超过了其3000元的审批权限，且没有获得分管副总的审批同时，作为固定资产，该设备应按固定资产采购流程办理，而非直接报销财务部要求其补办相关手续并进行资产登记后方可处理信息不完整案例孙助理提交的培训费报销单中，既没有详细说明培训内容和必要性，也没有附上培训总结和证书复印件报销单上多处信息缺失，包括部门编码、费用类别等票据粘贴混乱，部分信息被胶水覆盖无法辨认财务部退回报销单，要求补充完整信息并重新粘贴票据后再提交特殊情况处理案例票据丢失处理吴经理在外地出差时不慎遗失了酒店发票返回后，他立即填写了《票据遗失说明》，详细记录了住宿时间、酒店名称、房费金额等信息，并附上了酒店出具的住宿证明和银行支付记录经部门经理和财务总监共同审批后，财务部同意了特殊报销申请这个案例表明，虽然原始票据丢失，但只要提供充分的替代证明和合理的说明，仍有可能获得报销批准费用超标处理徐总监因紧急商务需要，在北京入住了超过标准的酒店（每晚900元，标准为800元）事后他提交了详细的书面说明，解释由于当天有重要会议且标准酒店已满房，不得已选择了略高于标准的酒店同时提供了多家标准酒店满房的截图证明经分管副总审批后，财务部接受了超标部分的报销该案例说明特殊情况下的超标费用，只要有合理原因并事后及时说明，经适当级别审批后可以获得报销跨年度报销郑经理12月出差，因年底工作繁忙，未能在12月25日前提交报销申请次年1月初，他填写了《跨年度费用报销申请表》，说明了延迟报销的原因，并获得部门经理和财务总监的特别批准财务部按照特殊流程将该费用计入上一年度费用这一案例强调了年底费用报销的特殊性和重要性，同时也说明特殊情况下可以通过额外程序解决跨年度报销问题紧急付款处理马主管需要为重要客户活动紧急支付场地订金5000元，但常规审批流程无法在截止日期前完成他通过填写《紧急付款申请单》，获得了部门经理的电话审批和财务总监的特批，财务部安排了当日紧急付款活动结束后，他立即补齐了所有正式审批手续和凭证该案例表明，面对紧急业务需求，公司有特殊审批通道，但事后必须补齐所有规范手续第七部分常见问题解答政策理解类问题员工在实际工作中经常会遇到各种报销政策理解方面的问题，如标准如何适用、特殊情况如何处理等本部分将解答有关报销政策理解的常见疑问，帮助员工更好地把握公司财务规定的精神和原则操作流程类问题报销流程的具体操作也是员工经常困惑的问题，包括如何填写各类表单、如何处理特殊票据、如何使用报销系统等本部分将提供详细的操作指引，解决员工在报销过程中遇到的实际操作问题特殊情况处理在实际工作中，员工可能会遇到各种特殊情况，如票据遗失、外币报销、临时大额借款等本部分将说明这些特殊情况的处理方法和注意事项，帮助员工在非常规情况下也能正确完成报销发票相关问题发票抬头与税号问发票抬头应该填写什么？税号是多少？答所有报销发票的抬头应统一填写公司全称XX有限公司，不得简写或使用其他名称公司统一社会信用代码（税号）为91XXXXXXXXXXXXXXXXXX员工可在公司内网或向财务部索取印有公司名称和税号的便签，在索取发票时出示特殊情况下确实无法取得公司抬头发票的，需填写情况说明并获批后方可报销发票遗失处理问如果不慎遗失原始发票，如何处理？答发票遗失应立即填写《发票遗失情况说明》，详细说明遗失原因、费用明细和金额同时需提供替代证明材料，如付款记录、合同复印件、消费记录截图等对于增值税专用发票的遗失，还需提供销售方开具的《发票丢失证明》所有遗失发票的报销申请必须经财务经理特批，且单张票据金额超过1000元的还需财务总监审批电子发票打印要求问电子发票需要如何打印和报销？答电子发票必须彩色打印，确保二维码和所有信息清晰可见打印件需为A4纸张完整打印，不得裁剪或缩小报销时除提交打印件外，还需将原始电子发票PDF文件发送至财务部指定邮箱（finance@company.com），邮件主题注明电子发票-报销人姓名-日期对于无法辨识的模糊打印件，财务部有权要求重新打印发票真伪验证问如何确认发票的真实性？财务部如何验证？答员工在取得发票后，可通过国家税务总局全国增值税发票查验平台（https://inv-veri.chinatax.gov.cn/）或当地税务局官方APP进行查验财务部会对所有报销发票进行抽查验证，如发现虚假发票，将退回报销申请并可能追究相关责任长期在外地出差的员工，建议在接收发票时当场使用手机APP验证发票真伪，避免后续问题借款相关问题借款期限与延期借款冲抵规则离职前借款清算问借款需要在多长时间内清算？如需延问报销款项可以直接冲抵借款吗？需要问员工离职前如何处理未清借款？期如何处理？什么手续？答员工提出离职申请后，人力资源部门答一般借款需在30天内清算，差旅借款答报销款可以用于冲抵未清借款，在报会与财务部核对该员工是否有未清借款需在出差返回后7个工作日内清算如因特销单的借款冲抵栏注明需要冲抵的借款所有未清借款必须在办理离职手续前全部殊原因需要延长借款期限，应在原清算期单号和金额即可冲抵后如有剩余报销款结清，可以通过报销冲抵、现金缴纳或从限到期前提交《借款延期申请》，说明延项，将正常发放；如报销金额小于借款金最后工资中扣除等方式处理期原因和预计清算日期，经部门经理批额，员工需另行缴纳差额如有特殊情况导致无法立即清算的借款准，报财务部备案延期最长不超过30需要注意的是，不同用途的借款原则上不（如长期项目尚未结束），需由部门经理天能混合冲抵，例如差旅借款应当用差旅费出具担保说明，确保该借款后续能够妥善多次无故逾期不清算借款的员工，将被列报销冲抵，不得用其他费用报销冲抵确处理离职员工如有恶意拖欠借款行为，入借款风险名单，可能影响后续借款申有特殊情况需要混合冲抵的，需提供书面公司将保留通过法律途径追偿的权利请此外，年底12月10日前必须清算所有说明并获得财务经理批准借款，否则将影响年终奖金发放审批相关问题审批人不在职处理1指定临时代理人或上级主管接替审批职责特急审批流程2紧急业务需求可启动绿色通道加速审批审批退回后重新提交修正问题后可重新进入完整审批流程审批修改与变更已审批内容如需变更需重新获得相应级别批准当常规审批流程无法满足业务需求时，公司提供了多种灵活的解决方案审批人休假或出差时，应指定临时代理人并通知相关部门，确保审批工作不会中断对于确实紧急的业务需求，可以启动特急审批流程，通过电话、邮件等方式获得临时批准，但事后必须补齐正式手续审批被退回是常见情况，员工应认真分析退回原因，针对性地修改和完善材料后重新提交值得注意的是，已经获得审批的事项如需变更（如金额增加、内容调整等），必须重新提交审批，不得自行更改公司鼓励使用电子审批系统，提高审批效率的同时确保流程的完整性和可追溯性报销系统操作问题系统故障应急数据修改与删除在系统出现技术故障或无法访问时，可以常见操作指引报销申请提交后，如发现错误需要修改，采用纸质报销单临时替代遇到故障应立系统登录与密码报销系统的基本操作流程包括选择报销可以在审批完成前通过撤回功能收回申即联系IT服务台（电话8888），报告故公司使用统一的财务管理系统进行报销操类型、填写基本信息、上传票据照片、提请进行修改已经开始审批的单据撤回需障现象和影响范围重要或紧急的报销需作，所有正式员工都有系统账号初始用交审批等环节系统会自动验证基本信息得到当前审批人的同意已完成审批或已求可通过邮件发送扫描版报销单至财务部户名为工号，初始密码为身份证后六位，的完整性，但不会验证票据的合规性，这付款的报销单据原则上不能撤销或修改，应急邮箱首次登录后必须修改密码密码至少包含仍然需要财务人员审核对于初次使用系确有特殊情况需要调整的，需提交书面申（finance.emergency@company.com）8位字符，必须包含大小写字母和数字统的员工，可以观看系统内置的操作教程请并获得财务经理批准系统会保留所有处理系统恢复后，纸质报销数据将由财如连续三次输入错误密码，账号将被锁视频或参加财务部定期举办的系统操作培操作记录，包括提交、撤回、修改和审批务部录入系统，确保数据完整性定，需联系IT部门解锁系统支持电脑端训常见操作问题如单据撤回、审批状态等，便于后续查询和追溯和手机APP登录，推荐使用电脑端完成复查询等，可参考系统帮助文档杂的报销申请其他常见问题外币报销与汇率小额现金报销个人代垫费用处理国际业务产生的外币费用，应按费用发为提高效率，公司对500元以下的小额原则上公司不鼓励员工使用个人资金代生当日的中国银行公布的中间汇率换算费用设立了简化报销流程员工可在每垫公司费用，应通过预借款或公司信用成人民币报销报销单应同时注明原始周

二、四的14:00-16:00到财务部直接办卡支付确因特殊情况必须个人代垫外币金额和换算后的人民币金额汇率理小额现金报销，无需提前申请小额的，报销时需说明代垫原因大额代垫换算页面需截图保存作为汇率依据如现金报销仍需提供合规票据和必要审费用（超过5000元）需部门经理特别批使用个人信用卡支付产生的实际结算汇批，但可以当场审核、当场支付现金准长期或频繁代垫大额费用的情况将率与中行汇率有差异，可提供银行对账每人每月小额现金报销总额不超过2000被视为异常，可能需要向更高管理层说单，按实际支付的人民币金额报销元，超出部分需走常规报销流程明情况福利费用报销公司提供的员工福利，如生日费、团建费、节日福利等，按专门的福利管理规定执行各部门有固定的福利预算，由部门助理或指定人员统一申请和报销员工生日费用由行政部门统一安排，无需个人申请团建活动需提前填写活动申请并获批后方可举办并报销福利费用报销需提供活动照片、参与人员签到表等证明材料总结财务报销注意事项事前了解公司报销政策保存完整有效票据在费用发生前，主动了解相关报销政策和标准妥善保管所有原始票据，确保信息清晰完整限额及时报销避免延误诚信报销，杜绝虚假费用发生后应尽快办理报销，不拖延至期限临如实报告费用信息，不夸大金额或篡改票据近成功的财务报销不仅需要了解规则，更需要养成良好的习惯在日常工作中，应当养成随手索取发票、及时整理票据的习惯，避免因票据丢失或模糊不清而无法报销同时，提前了解各类费用的报销标准和流程，可以帮助您合理规划支出，避免超标准消费财务报销是公司内部控制的重要环节，也是财务管理规范化的体现每位员工都应当理解报销不仅是个人权益的实现，也是对公司资源负责任的表现诚信报销，遵守规章，共同维护公司良好的财务秩序，是每位员工应尽的职责如有任何报销问题，请及时咨询财务部门，以获取准确的指导和帮助联系我们财务部联系人王经理联系电话0XX-XXXXXXXX作为财务部报销业务的主要负责人，王经理全面负责公司的费用报销管理这是财务部报销专线，工作日上午9:00-12:00，下午13:30-17:30有专人接工作如您对报销政策有疑问，或需要处理特殊报销情况，可以直接联系听如遇线路繁忙，您可以留言，我们会在两小时内回复您的问题对于王经理获取专业指导王经理在财务领域拥有十年以上经验，能够为各类紧急事项，您也可以拨打财务部应急手机133-XXXX-XXXX复杂问题提供解决方案办公地点行政楼2楼203室报销办理时间每周

一、

三、五14:00-17:00财务部报销窗口位于行政楼2楼203室，环境整洁舒适，配备等候区和自为了提高工作效率，财务部设定了固定的报销办理时间在此时间段，财助查询终端窗口设有快速通道和普通通道，快速通道专门处理小额报销务人员会专注处理报销业务，确保高效准确如有特殊情况需要在非办理和紧急业务，普通通道处理常规报销业务时间处理报销，请提前与财务部联系，我们将为您安排特别服务月末最后三个工作日报销办理时间延长至9:00-17:00谢谢参与！问题咨询意见反馈培训资料下载途径如果您对本次培训内容有任何疑问，欢迎我们非常重视您对报销流程和政策的反馈本次培训的所有资料，包括PPT课件、报随时向财务部咨询我们设有专门的报销意见如果您有任何改进建议，请填写培销单据模板和操作指南等，均可在公司内咨询邮箱reimburse@company.com，会训后的反馈表，或发送邮件至网的财务专区下载路径为内网首页在24小时内回复您的问题每月第一个周feedback@company.com您的建议将帮部门专区财务部培训资料所有文件三下午，财务部还会举办报销答疑时间活助我们不断完善报销流程，提高服务质将在培训结束后24小时内上传完毕如果动，欢迎各部门同事前来交流和提问量我们会定期收集和分析这些反馈，并您无法访问内网，也可以向所在部门行政在条件允许的情况下采纳合理建议人员索取电子版资料。