《Excel基础培训讲义》课件

基础培训讲义Excel培训目标掌握基本操作和界面Excel熟悉的新界面设计，掌握基本的文件操作、窗口管理和导航技Excel2025巧，为后续深入学习奠定坚实基础学习数据输入与格式化技巧掌握高效的数据输入方法，学会使用各种格式化工具，让您的表格既美观又专业，提升工作效率理解公式和函数的使用方法从基础运算到复杂函数应用，全面掌握的计算能力，让数据分析变得Excel简单而准确创建专业图表和数据可视化课程大纲第一部分基础知识Excel涵盖简介、界面认识、基本概念和操作技巧，为学习打Excel下坚实基础第二部分数据输入与格式化深入学习数据输入技巧、格式设置、排序筛选等核心功能第三部分公式与函数应用掌握公式语法、常用函数和高级计算技巧，提升数据处理能力第四部分图表制作技巧学习各种图表类型的创建方法和美化技巧，实现专业的数据可视化第五部分数据分析与高级功能探索数据透视表、宏、模板等高级功能，成为高级用户Excel简介Excel强大的电子表格软件广泛的应用领域作为微软套件的核心组在财务管理、人力资源、Office Excel件，提供了完整的数据处市场分析、项目管理等各个领域Excel理解决方案从简单的计算到复都有广泛应用无论是制作预算杂的数据分析，都能胜表、员工考勤统计，还是市场趋Excel任，是现代办公环境中不可或缺势分析，都能提供专业的Excel的工具解决方案全球用户认可全球超过亿用户选择作为数据处理工具，这证明了其卓越的功

7.5Excel能和可靠性学会不仅能提升工作效率，更是职场必备技能Excel基本概念Excel工作簿整个文件的容器Excel工作表单个表格页面单元格数据的基本存储单位区域多个单元格组成的矩形范围理解这些基本概念是掌握的第一步工作簿就像一本书，包含多个工作表页面；每个工作表由行和列组成的网格构成；网格的交叉点就是Excel单元格，可以存储数据、公式或函数；而区域则是由多个相邻或不相邻的单元格组成的选定范围界面介绍Excel2025功能区包含开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图等选项卡，每个选项卡下都有相关的命令按钮功能区采用分组设计，让您能快速找到所需功能公式栏位于功能区下方，显示当前选中单元格的内容您可以在此编辑公式、查看计算结果，是数据输入和公式编辑的重要区域工作区主要的数据显示和操作区域，包含行号、列标和单元格网格这里是您进行数据输入、编辑和格式设置的主要场所状态栏位于窗口底部，显示当前文档状态、选定内容的统计信息（如求和、平均值、计数）以及视图切换按钮启动和基本窗口Excel启动应用程序Excel通过开始菜单搜索，或点击桌面快捷方式启动您也可Windows Excel以直接双击文件来打开应用程序启动后会看到起始页面，可以选Excel择新建空白工作簿或使用模板文件管理操作熟悉新建、打开、保存和另存为等基本文件操作学会使用最近文件列表快速访问常用文档，掌握不同文件格式的保存方法，如、xlsx、等格式的区别和用途csv pdf设置自动保存和云同步配置自动保存功能防止数据丢失，了解云同步如何让您OneDrive在不同设备间无缝切换工作设置文档恢复选项，确保意外关闭时能恢复未保存的内容基本操作技巧鼠标操作技巧键盘导航复制粘贴技巧单击选择单元格，拖拽选使用方向键移动选择，掌握复制、剪切、粘贴的择区域，双击快速填充，方向键快速跳转到数多种方式，包括选择性粘Ctrl+右键打开上下文菜单掌据边界，贴功能学会拖拽填充和Page Up/Down握滚轮缩放和滚动操作，翻页浏览，键智能填充，快速完成重复Home/End提高操作效率移动到行首行尾性数据输入工作查找替换功能使用快速查找内容，Ctrl+F进行批量替换支Ctrl+H持通配符和正则表达式，让数据查找和替换更加精确高效实用快捷键Ctrl+C Ctrl+V复制粘贴复制选中的单元格或区域内容粘贴剪贴板中的内容F2Ctrl+Z编辑撤销快速进入单元格编辑模式撤销上一步操作掌握这些基本快捷键能显著提升您的工作效率除了基本的复制粘贴操作，可以剪切内容，可以重做操作，键可以显示功能区的快捷提示，快速移Ctrl+X Ctrl+Y AltCtrl+Home动到表格开始位置，则移动到数据的最后位置熟练使用这些快捷键，让您的操作更加流畅自然Ctrl+End Excel行与列操作删除操作调整大小选中要删除的行或列，右键选择将鼠标悬停在行号或列标边界上，删除注意删除行列会影响其他出现双向箭头时拖拽调整双击内容的位置，删除前请确认数据边界可自动调整为最适合的大小插入操作隐藏显示安全右键点击行号或列标，选择插入选中行或列后右键选择隐藏，可可以添加新的行或列也可以选以临时隐藏不需要显示的内容中单元格后在开始选项卡中点击使用冻结窗格功能可以保持标题插入按钮行始终可见数据输入基础数据类型识别高效输入技巧能自动识别文本、数字、日期和时间等不同数据类型输使用键在同一行的单元格间快速移动，键移动到下一Excel TabEnter入数字时避免添加不必要的格式符号，日期可以用斜杠或短横线行自动填充功能可以识别数据模式，如数字序列、日期序列分隔，时间使用冒号分隔小时和分钟等，只需输入前几项然后拖拽填充柄即可•数字直接输入数值•键向右移动Tab•文本以字母开头或加单引号•键向下移动Enter•日期或•拖拽填充智能识别模式2024/1/12024-1-1•时间•自动更正修正常见错误14:30:00数据类型与格式数值格式设置货币格式自动添加货币符号和千位分隔符，百分比格式将小数转换为百分比显示，科学计数法适用于极大或极小的数值显示日期时间格式提供多种预设的日期时间格式，如短日期、长日期、时间格式等您Excel也可以创建自定义格式来满足特殊需求自定义格式代码使用格式代码可以创建完全自定义的显示格式例如，显示两位小

0.00%数的百分比，年月日显示中文日期格式yyyy mmdd条件格式应用根据单元格值自动应用不同的格式，如用颜色标识高低值、用图标表示趋势、用数据条显示相对大小等格式刷与样式库格式刷使用内置样式应用自定义样式创建表格样式设置选中已设置格式的单元格，点开始选项卡中的样式库提供了根据需要创建并保存自定义样将数据区域转换为表格后，可击格式刷按钮，然后点击目标预设的单元格样式，包括标式，包括字体、颜色、边框等以应用预设的表格样式，自动单元格即可复制格式双击格题、强调、输入等多种类型，设置自定义样式可以在整个添加筛选按钮、交替行颜色等式刷可以连续应用到多个位一键应用专业格式工作簿中重复使用专业表格格式置单元格格式化字体设置对齐方式选择合适的字体、大小和颜色，确保内设置水平对齐（左对齐、居中、右对容清晰易读标题使用较大字体，数据齐）和垂直对齐（顶端、中间、底使用统一字体，重要信息可以用粗体或端），合理的对齐方式让表格更加整齐颜色突出显示美观合并与换行边框底纹合并单元格适用于标题或说明文字，自添加边框可以清晰分隔不同区域，底纹动换行功能让长文本在单元格内完整显颜色可以突出重要信息使用浅色底纹示，避免内容被截断避免影响内容可读性数据排序与筛选基础排序选中数据区域，在数据选项卡中选择升序或降序排序会自动识别标题行并保持数据完整性Excel多列排序使用自定义排序功能可以设置多个排序条件，如先按部门排序，再按工资排序，创建复杂的排序规则自动筛选为数据添加筛选按钮，可以快速筛选出符合条件的数据支持文本筛选、数字筛选和日期筛选等多种类型高级筛选使用高级筛选可以设置复杂的筛选条件，包括多条件组合、通配符筛选等，将结果复制到其他位置引用概念Excel相对引用如、等，当公式被复制到其他位置时，引用会自动调整这是的默认引用方A1B2Excel式，适用于大多数计算场景，让公式具有良好的可复制性绝对引用如、等，使用美元符号固定行号和列号无论公式复制到哪里，引用的单元$A$1$B$2格位置都不会改变，常用于引用常数或固定参数混合引用如或，只固定列号或行号的一部分在复制公式时提供更灵活的引用方式，特$A1A$1别适用于表格计算和矩阵运算外部引用引用其他工作表或工作簿的数据，如或其他文件实现跨Sheet2!A1[.xlsx]Sheet1!A1表格数据关联和汇总分析命名单元格和区域创建名称选中单元格或区域，在名称框中输入有意义的名称，如销售额、成本等名称必须以字母开头，不能包含空格2公式中使用在公式中使用命名区域可以提高可读性，如销售额成本比=-=A1-更容易理解名称在整个工作簿中都有效B1自动创建名称可以根据选定区域的首行或首列自动创建名称，批量为多个区Excel域分配有意义的名称，提高效率名称管理器使用名称管理器可以查看、编辑和删除所有已定义的名称，修改名称的引用范围，确保名称定义的准确性数据验证限制数据类型下拉列表错误提示设置数据验证规则限制输创建下拉列表让用户从预设置输入信息和错误提示，入的数据类型，如只允许定义选项中选择，减少输当用户选择单元格时显示输入之间的整数，入错误，提高数据一致性帮助信息，输入无效数据1-100或只接受特定长度的文本，列表来源可以是手动输入时显示自定义错误消息，防止错误数据输入或引用其他区域提升用户体验循环引用检测会自动检测循环引用Excel错误，当公式直接或间接引用自身时会发出警告学会识别和解决循环引用问题，确保计算准确性公式基础Excel公式语法以等号开始运算符算术和逻辑运算单元格引用相对和绝对引用函数调用预定义函数使用公式是数据处理的核心工具每个公式都必须以等号开始，可以包含数值、单元格引用、运算符和函数运算符有优先级规律括号最高，然Excel后是乘除，最后是加减嵌套公式允许在函数参数中使用其他函数，创建复杂的计算逻辑提供公式审核工具帮助检查和调试公式错误Excel常用运算符算术运算符比较和连接运算符加法（）、减法（）、乘法（）、除法（）和乘方（）是比较运算符用于条件判断，返回或文本连接运+-*/^TRUE FALSE最基础的数学运算符在复杂公式中，运算符有明确的优先级顺算符可以将多个文本或数值连接成一个字符串引用运算符用序括号内优先，然后是乘方，接着是乘除，最后是加减于定义单元格区域•加法运算等于+•=•减法运算•大于，小于-•乘法运算•大于等于，小于等于*==•除法运算不等于/••乘方运算•文本连接^•区域，联合:,基本函数入门求和函数平均值函数计数函数SUM AVERAGECOUNT计算指定区域内计算指定计算区域内数=SUMA1:A10=AVERAGEA1:A10=COUNTA1:A10所有数值的总和支持多个参数，区域数值的算术平均值自动忽略值的个数，=COUNTAA1:A10如可以同文本和空白单元格，只对数值进行计算非空单元格的个数，包括文=SUMA1:A5,C1:C5时对多个区域求和计算本函数条件函数MAX/MIN IF返回区域内的最大值，及格不及格根据条件返回不同结果是=MAXA1:A10=IFA160,,返回最小值常用于数据分析中寻找极逻辑判断的基础函数，可以嵌套使用处理复杂条件=MINA1:A10值日期和时间函数当前日期时间日期构造返回当前日期，返创建指定的日=TODAY=NOW=DATE2024,12,25回当前日期和时间这些函数每次打开期参数分别为年、月、日，可以使用文件或重新计算时都会更新为最新值单元格引用或计算结果作为参数工作日计算日期成分提取开始日期结束日=NETWORKDAYS,提取年份，=YEARA1期计算两个日期之间的工作日数量，自提取月份，=MONTHA1=DAYA1动排除周末可以指定额外的节假日参提取日期常用于按年月日分组统计数数据文本处理函数文本连接或可以将多个文本连接成一个字符串新版本推荐使用函数，支持区域参数=CONCATENATEA1,B1A1B1Excel CONCAT文本提取从左侧提取个字符，从右侧提取，从第个字符开始提取个字符=LEFTA1,33=RIGHTA1,3=MIDA1,2,323大小写转换转换为大写，转换为小写，转换为首字母大写格式，适用于标准化文本格式=UPPERA1=LOWERA1=PROPERA1文本清理删除文本前后和中间多余的空格，只保留单词间的单个空格对清理导入数据中的格式问题非常有用=TRIMA1逻辑函数应用函数进阶IF掌握嵌套的使用方法，如优秀良好及格不及格实现多级IF=IFA190,,IFA180,,IFA160,,条件判断函数AND/OR/NOT要求所有条件都为真，只要一个条=ANDA160,B160=ORA190,B190件为真即可，对条件取反=NOTA160错误处理IFERROR除数为零当公式出错时返回指定值=IFERRORA1/B1,优雅处理除零错误、查找失败等常见问题，提升表格的健壮性查找与引用函数动态引用OFFSET和组合INDEX MATCH起始单元格行偏移列偏移高=OFFSET,,,垂直查找VLOOKUP返回区域查找值查找度宽度创建动态的单元格引用结合其=INDEX,MATCH,,查找值表格区域列号精确区域提供比更灵活的查找他函数可以实现动态区域选择和灵活的数=VLOOKUP,,,,0VLOOKUP匹配在表格第一列查找指定值，返回同行方式可以从任意列查找，返回任意列的据引用指定列的数据第四参数用表示精值，不受表格结构限制FALSE确匹配，表示近似匹配TRUE财务函数贷款计算未来值净现值PMT FVNPV利率期数本金计利率期数每期支付折现率现金流系列=PMT,,=FV,,,=NPV,算每期还款额例如现值计算投资的未来价值计算投资项目的净现值适用于定期存款、年金投帮助评估投资项目的盈利=PMT5%/12,360,-计算年期资等理财规划计算能力和投资价值3000003030万房贷的月供金额内部收益率IRR现金流系列计算投=IRR资的内部收益率与NPV配合使用，全面评估投资项目的财务指标统计分析函数条件统计函数区域条件计算满足条件的单元格数量，区域条件求和区域对满足=COUNTIF,=SUMIF,,条件的单元格求和这些函数是数据分析的基础工具，可以快速统计特定条件下的数据多条件统计和支持多个条件的组合统计，如销售额部门销售部日=COUNTIFS=SUMIFS=SUMIFS,,,期统计销售部年的销售额总和,=DATE2024,1,12024条件平均值区域条件平均区域计算满足条件的数据平均值，支持多条=AVERAGEIF,,=AVERAGEIFS件常用于分组数据的平均值分析频率分析数据区域分组区域计算数据在各个区间的分布频率需要使用数组公式输=FREQUENCY,入，对理解数据分布特征很有帮助数组公式数组公式概念输入方法数组公式可以对多个值同时执行计算，输入公式后按组合键Ctrl+Shift+Enter返回多个结果或单个结果在公式栏中创建数组公式新版的动态数组功Excel显示为公式的形式，花括号由能让很多操作更加简单，自动处理数组{=}Excel自动添加计算应用优势数组运算数组公式能实现复杂的批量计算，减少可以对整个区域进行批量计算，如辅助列的使用，让工作表更加简洁特对两列数据逐一={A1:A10*B1:B10}别适用于条件统计、矩阵运算等高级数相乘数组常数如可以在公式{1;2;3}据处理中直接使用图表基础图表类型选择创建图表步骤不同类型的图表适用于不同的数据展示需求柱形图适合比较选择数据区域，点击插入选项卡中的图表按钮，选择合适的图数据大小，折线图显示趋势变化，饼图展示部分与整体的关表类型会自动识别数据结构并创建基础图表，然后可Excel系，散点图分析两个变量的相关性以进一步调整和美化图表元素构成快速图表功能标准图表包含标题、图例、坐标轴、数据系列、网格线等元选中数据后，会在右下角显示快速分析按钮，点击图表Excel素每个元素都可以单独格式化，添加或删除，以满足不同的选项卡可以快速插入推荐的图表类型，简化图表创建流程展示需求常见图表类型柱形图和条形图折线图和饼图柱形图使用垂直柱子显示数据，条形图使用水平条形两者都适折线图通过连接的线条展示数据随时间的变化趋势，适合时间序合比较不同类别的数据大小当类别名称较长时，条形图更适合列数据饼图将整体分割成扇形区域，直观显示各部分占总体的因为有更多空间显示标签比例关系•比较不同产品销量•股价走势分析•显示各部门业绩•销售趋势追踪•对比年度数据•市场份额分布•预算分配比例组合图表双轴图表创建结合不同图表类型坐标轴设置数据系列格式当数据的数量级差异很大时，在同一图表中使用不同的图表为次坐标轴设置不同的刻度和分别设置每个数据系列的颜可以创建双轴图表将一个数类型，如将销售额显示为柱形标签，确保两个数据系列都能色、样式和标记，确保图表清据系列设置为次坐标轴，让不图，增长率显示为折线图，更被正确解读可以设置不同的晰易读添加数据标签帮助读同量级的数据都能清晰显示好地展示数据的多维信息颜色和样式区分主次坐标轴者准确理解数值信息图表格式调整样式和布局提供多种预设的图表样式和布局模板样式控制颜色和外观，布局决定Excel图表元素的位置和组合方式，一键应用专业格式标题和标签添加清晰的图表标题和坐标轴标题，帮助读者理解图表内容设置合适的字体大小和颜色，确保标题在不同显示环境下都清晰可读坐标轴刻度自定义坐标轴的最小值、最大值和刻度间隔，突出数据的重要变化合理的刻度设置可以避免误导性的视觉效果数据标签和数据表在图表上直接显示具体数值，或在图表下方添加数据表数据标签让读者无需估算就能获得准确数值，提升图表的实用性迷你图迷你折线图迷你柱形图盈亏图样式自定义在单个单元格中显示数以小型柱状图形式显示专门用于显示正负值变可以设置迷你图的颜据趋势的小型折线图数据分布每个数据点化的迷你图表正值显色、线条粗细、标记点适合在数据表中直接展对应一个小柱子，可以示为绿色上升方块，负等样式结合条件格式示每行数据的变化趋快速识别数据中的高低值显示为红色下降方使用，可以创建更加丰势，节省空间同时提供值和变化模式块，零值显示为黑色线富的数据可视化效果可视化信息条图表高级功能动态图表区域使用表格或命名区域创建动态图表，当数据增加时图表自动更新结合函数可以创建更灵活的动态数据源OFFSET趋势线和预测为数据系列添加趋势线，支持线性、指数、多项式等多种回归类型可以延伸趋势线进行未来数据预测，帮助决策分析误差线添加误差线表示数据的不确定性或变异范围可以设置固定值、百分比或标准差作为误差范围，提高数据分析的严谨性自定义图表模板将精心设计的图表保存为模板，便于在其他工作簿中重复使用模板包含所有格式设置，确保图表风格的一致性数据透视表基础透视表优势快速汇总和分析大量数据创建步骤选择数据源，插入透视表字段设置拖拽字段到不同区域数据刷新手动或自动更新数据数据透视表是最强大的数据分析工具之一，能够将大量原始数据快速转换为有意义的汇总报告它允许用户通过简单的拖拽操作，从不同角度Excel分析数据，发现数据中的模式和趋势透视表特别适合处理包含大量记录的数据集，如销售记录、调查数据、财务数据等通过灵活的字段组合，可以创建各种维度的分析报告数据透视表布局行和列区域值区域设置行区域中的字段会创建行标签，列区域中的字段会创建列标签可以将值区域显示实际的汇总数据，默认对数值字段求和，对文本字段计数多个字段拖到同一区域创建多级分组，实现更详细的数据分类和层次结可以更改汇总方式为平均值、最大值、最小值、计数等，满足不同分析构分析需求筛选区域应用排序和分组筛选区域的字段作为页面筛选器，可以快速筛选特定条件的数据例对行和列标签进行排序，可以按字母顺序或按值大小排序对日期字段如，将年份字段放到筛选区域，就可以选择查看特定年份的数据汇可以自动分组为年、季度、月等，对数值字段可以创建自定义区间分总组数据透视表计算显示值方式计算字段将数值显示为百分比、排名、差异、累计等基于现有字段创建新的计算字段，如利润率不同方式如显示为总计百分比可以看出各利润销售额计算字段会自动应用到透=/项目占总体的比重视表的所有数据汇总方式计算项除了求和，还可以使用计数、平均值、最大在特定字段中创建计算项，如在产品字段中值、最小值、乘积、标准差、方差等多种汇创建主要产品项，包含几个产品的汇总总方式分析数据计算项只影响单个字段。