【培训课件】企业非计算机信息系统的管理

企业非计算机信息系统管理培训本次培训课程专门面向中高层管理者与运维人员，深入探讨企业在信息化建设之前的信息流动、组织结构与管理模式我们将系统性地分析非计算机信息系统的特点、管理方法以及在现代企业中的定位什么是非计算机信息系统？核心定义主要表现形式指无需依赖计算机硬件和软件包括人工记录、纸质文档、电的信息收集、处理、存储、传话沟通、面对面会议、公告栏递系统，主要通过人工操作完通知等传统信息处理手段成各项信息管理功能历史地位非计算机信息系统的历史脉络1世纪年代2050-70企业管理主要依靠手工记录和纸质文档，信息流动缓慢但管理相对简单2年代过渡期80-90开始引入打字机、复印机等机械设备，提高文档处理效率，但核心仍是人工操作3世纪转型期21逐步向自动化和数字化转变，非计算机系统成为过渡阶段的重要组成部分非计算机信息系统的基本特征信息载体多样化人工处理为主适用场景特点主要包括纸张文档、会议记录、公告栏数据流转主要通过人工和简单机械方式特别适合小规模、低复杂度的管理场通知、手写台账等形式这些载体具有完成，包括手写、口述、面对面传递等景，能够快速部署，成本相对较低直观可见、易于理解的特点方式•中小企业初期运营•纸质表格和报告•手工录入和整理•临时性项目管理•会议纪要和备忘录•人工传递和分发•应急情况处理•公告栏和通知板•口头汇报和沟通企业信息系统的概念演进人工阶段机械化阶段自动化阶段信息化阶段完全依靠人力进行信息收集、引入打字机、计算器等简单机开始使用计算机进行数据处理建立完整的管理信息系统和决处理和传递械设备和存储策支持系统传统信息管理注重流程规范和人工控制，而现代MIS系统则强调自动化处理和数据分析两者在信息系统与业务系统的分工协作方面各有特色，需要根据企业实际情况进行合理配置企业非计算机信息系统的关键组成信息采集信息存储通过标准化表格、电话记录、会议纪要等方利用档案柜、文件夹、手工台账等物理载体式收集各类业务信息和数据进行信息的分类存储和管理信息检索信息分发建立索引目录和检索机制，方便快速查找和通过人工传递、书面报告、内部通知等渠道获取所需信息资料将信息传达给相关人员管理信息系统（）简介MIS人本导向信息集成决策支持以人为主导，充分发挥管理者的经验将分散的信息收集、传递、整理功能通过系统化的信息处理，为管理层提和判断力，通过人机结合的方式提升有机整合，形成完整的信息流转体供及时、准确的决策依据，提高决策管理效率系统设计围绕人的认知特系确保信息的完整性和一致性质量和效率点和工作习惯非计算机信息系统与的区别MIS非计算机信息系统管理信息系统（MIS）基础设施以人工操作为主，依靠纸质文档和面对面沟通信息处基础设施结合技术辅助手段，利用计算机进行自动化信息处理理完全手工完成，适用于简单业务场景覆盖范围广，处理能力强优势在于部署成本低、操作简单，但效率较低，容易出错，难以优势在于效率高、准确性好，但需要较高的技术投入和专业人员处理复杂业务维护，实施成本相对较高企业常见非计算机信息系统类型信息通告系统文档管理系统报告反馈系统供应链信息流包括公告栏发布、定期建立纸质档案管理制通过人工撰写和流转各利用手工单据记录和传例会、内部通知等形度，包括文件归档、借类报告，建立完整的信递供应链各环节信息，式，确保重要信息及时阅登记、保密分级等完息反馈和汇报机制确保物流与信息流的同传达到相关人员整流程步非计算机信息系统的组织架构决策层1制定信息管理政策和标准管理层2负责流程设计和监督执行执行层3具体操作和信息处理支撑层4提供技术和资源保障明确各层级的岗位职责和信息流转流程，设立关键控制节点，建立部门间的协同机制通过清晰的权责划分，确保信息系统有序运行和持续改进管理方式与管理理念信息分级管理建立权限控制体系，确保信息安全流程规范化制定标准操作程序，提高工作效率定期评估优化持续改进管理方式和工作流程建立完善的信息分级和权限控制制度，通过流程规范化文件确保操作标准化，定期进行系统评估与优化，不断提升管理效果和运行效率信息采集与传递机制表格化收集多渠道汇报设计标准化表格模板，确保数据收集的结合口头汇报和书面报告，保证信息传完整性和规范性递的及时性和准确性质量控制快速响应设立信息质量检查环节，确保数据的准建立紧急情况下的快速反馈机制，确保确性和可靠性重要信息及时处理档案与文件管理归档制度建立制定完善的纸质档案归档标准，包括分类编号、存放位置、保存期限等详细规定建立档案管理责任制，确保每份文件都有明确的归属和管理责任人检索借阅管理建立完整的检索目录和借阅登记制度，包括借阅申请、审批流程、归还时限等环节设置不同级别的查阅权限，确保敏感信息的安全管理保密与销毁制定文件保密分级标准和销毁程序，确定不同类型文件的保存期限和销毁方式建立文件生命周期管理机制，定期清理过期文件日常信息发布与沟通324h例会频次响应时间每周定期召开部门例会，确保信息及时传重要通知24小时内传达到相关人员达5信息渠道公告栏、会议、内刊、口头、书面等多渠道并用建立落地例会机制，确保重要信息在固定时间传达给相关人员会议纪要及时分发，公告栏和内部刊物作为重要的信息发布平台，形成多层次、全覆盖的信息沟通网络流程管控与风险防范审批流转卡控风险提示机制建立层级审批制度，每个环节在关键节点设置风险提示和预都有明确的审批权限和责任警机制，及时发现和防范潜在人，确保重要决策经过充分审问题，降低操作风险核多层复核制度重要信息和决策实行多人复核制度，通过交叉检查确保准确性，防止单点失误权限与职责划分制定详细的岗位职责说明书，明确每个岗位的工作内容、权限范围和责任边界绘制完整的业务流程图，确保流程各环节责任清晰对重要信息实行人员限定管理，建立权限分级制度非计算机系统的信息集成方式流程驱动串联通过标准化的业务流程将各部门有机串联，确保信息在部门间顺畅流转，避免信息断层和重复工作横向协调机制建立部门间的横向协调机制，通过纸质文档和人工方式实现跨部门信息共享和业务协同系统接口设计为未来向现代信息系统转型预留接口，确保传统系统与新系统能够平稳对接和数据迁移典型管理工具与载体工作日志系统每日工作记录和会议纪要本是信息记录的重要载体，帮助管理者掌握工作进度和问题要求格式统

一、记录详实统计报表工具各类汇总统计报表是数据分析的基础，包括月度、季度、年度报表，为决策提供数据支撑审批记录册各类审批单据与记录册确保决策过程的可追溯性，包括请假单、采购申请、费用报销等标准表单实务案例人工档案管理体系实务案例手工报表管理部门填报时间审核环节问题发现率生产部每月3日部门主管→财15%务部总经理→销售部每月5日销售经理→财12%务部总经理→采购部每月4日采购主管→财18%务部总经理→财务部每月8日财务经理→总8%经理案例B企业月度产销报表采用多部门接力填报模式，每个部门按照固定时间提交数据，通过层级审核确保准确性建立了完整的审批单与反馈机制，有效控制了数据质量业务流程优化实践现状梳理方法优化实施策略采用流程图绘制方式，全面梳理现有业务流程，识别关键环节和设置标准化的流程模板，简化不必要的审批环节，合并重复的工潜在瓶颈通过现场观察和员工访谈，了解实际操作中的问题和作步骤通过规范化操作提升整体效率改进需求建立流程监控机制，定期跟踪优化效果，根据实际情况进行动态重点关注信息传递环节、审批效率、文档流转速度等关键指标，调整，确保改进措施落到实处为后续优化提供数据支撑非计算机系统中的信息安全物理安全人员保密档案室门锁管理、钥匙分发控制保密协议签署、责任制落实访问控制文件标识查阅权限、监督检查机制密级标识、敏感信息处理建立完善的物理安全防护体系，加强人员保密意识培训，规范文件标识和分级管理，确保敏感信息得到有效保护内部控制与合规管理分权制衡机制常见风险防范建立流程分权制度，重要业务必针对造假、失误等常见问题制定须经过多人参与和审核，避免权专门的防范措施建立风险识别力过度集中设立相互监督和制和预警机制，及时发现和处理违约机制，确保内部控制有效性规行为审计检查制度定期开展内部审计和现场抽查，确保制度执行到位建立问题整改跟踪机制，督促问题及时整改和持续改进数据准确性与一致性措施数据穿透检查深度核查数据来源成本核查验证关键数据交叉验证留痕追溯机制重要数据全程记录多人复合校对交叉检查防止错误通过多层次的数据验证机制，确保信息的准确性和一致性建立完整的数据处理留痕制度，重要数据变更必须有明确的审批记录和责任人小结非计算机信息系统的优势低成本部署灵活适应性无需购买昂贵的硬件设备和软能够快速适应复杂多变的管理件系统，仅需基本的办公用品场景，根据业务需要随时调整即可快速建立信息管理体系，流程和表格格式，不受系统功特别适合资金有限的中小企能限制业应急响应能力在突发情况下能够迅速启动，不依赖电力和网络环境，确保关键业务的连续性和信息的及时处理小结主要局限性与挑战信息传递缓慢依赖人工传递，信息流转速度慢，难以满足快速决策的需要，容易错过商业机会容易形成孤岛各部门信息难以实时共享，容易出现信息不一致和重复工作，影响整体协调效率标准化困难管理难以规范化和标准化，人为因素影响大，质量控制依赖个人素质和责任心非计算机信息系统在现代企业的定位系统重要补充IT在现代企业中作为信息技术系统的重要补充，处理IT系统无法覆盖或不适合的业务场景与数字化系统形成有机配合，发挥各自优势应急备用方案在临时应急场景下仍然具有重要价值，当IT系统出现故障或网络中断时，能够确保关键业务的正常运行，维护企业运营的连续性文化传承载体承载着企业的管理文化和工作习惯，对员工的行为模式和思维方式产生深远影响，是企业文化建设的重要组成部分非计算机信息系统与数字化结合混合模式运行转型过渡桥梁手工操作与自动化处理并存，在不同业在数字化转型初期起到重要的桥接作务环节选择最适合的处理方式用，降低转型风险和成本协同整合数据源补充与现代信息系统协同工作，实现优势互为数字化系统提供重要的数据来源，丰补和资源整合富信息系统的数据基础数字化转型下的管理思路变化思维模式转变角色职能调整从传统的纸质管理思维向数字化思维转变，更加注重数据分析和管理人员的角色从信息传递者转变为数据分析者和决策者，更加实时监控管理者需要适应新的工作方式和决策模式注重战略规划和创新管理强调流程标准化和自动化，减少人工干预，提高管理效率和准确一线员工从简单的数据录入转向复杂的业务处理和客户服务，技性能要求显著提升人员培训与素质提升1管理者培训针对管理层开展流程规范和制度建设培训，提升系统性管理思维和执行能力2员工技能训练对一线员工进行标准化作业培训，确保操作规范和质量标准的统一执行3文档规范教育加强文件书写规范和归档管理培训，提高信息记录的准确性和完整性内部宣传与管理文化塑造企业外部环境对信息系统管理的影响法律合规要求行业监管特点社会透明期望必须符合国家相关法不同行业有特定的监客户和社会对企业信律法规要求，包括档管要求和标准，需要息透明化的期望不断案管理法、会计法等，根据行业特点调整信提高，要求建立更加确保信息管理的合法息管理方式和内容开放和规范的信息管性和规范性理体系国际标准接轨随着全球化发展，需要与国际先进管理标准接轨，提升信息管理的国际化水平中小企业的信息管理现实资源约束现状管理方式特点缺乏充足的资金投入和专业IT人仍以非计算机信息系统为主要管员，信息化建设进程缓慢技术理方式，流程相对简单但灵活性能力有限，主要依靠基础的办公较高管理者直接参与日常操设备和人工操作作，决策响应速度快发展面临挑战升级改造速度慢，管理规范化程度不高随着业务规模扩大，传统管理方式的局限性日益凸显，亟需寻找适合的解决方案大型企业的转型样态双轨运行模式局部手工流转集成整合挑战非计算机系统与IT系统并轨运行，形成部分特殊业务仍依靠手工流转，保持管面临信息整合和系统对接的复杂难题，多层次的信息管理体系理的灵活性和人性化需要专业的解决方案现代企业典型应用场景应急指挥系统突发事件处理中的快速响应供应链非标流程特殊订单和定制化服务管理内部突发事件紧急情况下的信息沟通协调在现代企业中，非计算机信息系统主要应用于需要快速响应、灵活处理的特殊场景这些场景通常具有时间紧迫、流程非标准化、需要人工判断等特点，传统的信息管理方式能够发挥独特优势信息系统中的人力资源管理考勤管理系统绩效评估体系建立完善的考勤制度和人工排班机制，通过签到表、考勤卡等方采用员工手写工作台账和人工绩效汇总方式，建立客观公正的评式记录员工出勤情况制定详细的请假流程和审批制度价体系定期收集和整理各部门的绩效数据•每日签到签退记录•工作日志记录•请假审批流程•月度绩效统计•加班申请管理•年度考核评定非计算机信息系统的运营与维护日常检查机制流程完善优化建立定期检查制度，对流程执行情况进根据实际运行情况，持续改进和完善管行监督和评估理流程系统持续改进问题反馈处理定期评估系统效果，制定改进计划和实建立问题收集和处理机制，及时解决运施方案行中的问题突发事件中的应急信息管理应急预案准备制定详细的灾备手册和应急操作指南联系网络建立建立完整的应急联系人列表和通讯方式快速响应启动启动应急流程，确保信息快速传达和协调非计算机信息系统在突发事件中展现出强大的应急响应能力，不依赖电力和网络环境，能够在各种复杂情况下保持信息传递的畅通通过预先制定的应急预案和联系网络，确保关键信息能够及时传达给相关人员非计算机信息系统常见问题信息滞后失真文件丢失泄露由于依赖人工传递，信息在多纸质文档容易丢失、损坏或被层级传递过程中容易出现延迟恶意泄露，缺乏有效的安全保和失真，影响决策的及时性和护措施，存在信息安全隐患准确性权责边界模糊权责不清和管理边界错位导致工作效率低下，容易出现推诿扯皮和重复工作的情况对策与改进建议明确责任主体为每个流程环节指定明确的责任人，建立清晰的权责体系制定详细的岗位职责说明书，避免权责交叉和空白地带定期进行责任制检查和考核建立留痕机制强化数据交接和留痕机制，确保每个操作环节都有明确的记录和签字确认建立完整的审计轨迹，便于问题追溯和责任认定加强监督审计建立完善的内部审计和外部监督机制，定期开展专项检查强化过程监控和结果追踪，确保制度执行到位，及时发现和纠正问题非计算机系统向数字化演进的典型路径电子表单引入逐步将纸质表格转换为电子表单，保持原有流程的基础上提高填报和处理效率系统桥接对接建立与ERP、OA等现代管理工具的数据接口，实现信息的自动传递和同步更新标准统一规范制定统一的编号规则和数据转录标准，确保新旧系统之间的数据一致性和可追溯性现代管理理论反哺传统系统全面质量管理应用将TQM方法引入传统信息系统，建立完整的质量控制体系通过PDCA循环持续改进流程质量，提升管理效果精益管理实践运用精益管理思想消除浪费，优化信息流转过程通过价值流分析识别和消除非增值活动，提高整体效率流程再造创新运用流程再造理念重新设计业务流程，结合制度创新提升管理水平打破部门壁垒，建立跨部门协作机制信息思维与纸质文化冲突非计算机信息系统性价比评估35%18运营成本回收周期相比数字化系统节省的初期投资成本比例数字化转型投资回收的平均月数500决策标准员工规模超过此数量建议启动数字化转型通过运营成本与管理效果的对比分析，评估投资回报周期和转型时机当企业规模达到一定程度或业务复杂度超过传统系统承载能力时，应考虑向数字化转型需要综合考虑成本、效率、风险等多个因素标准化文件样式与制度制定建立统一的文件模板标准化体系，包括表格、报告的统一格式要求制定文件样式规范，确保所有文档的一致性和专业性建立定期修订机制，根据实际使用情况动态完善模板和标准，保持制度的时效性和适用性非计算机系统的数据共享与交换交接机制设计标准接口建立建立标准化的部门间资料交接流程，明确交接时间、内容、责任设计信息标准接口规范，为未来系统升级预留兼容性建立数据人等要素设立专门的数据交换节点，确保信息传递的准确性和格式统一标准，确保不同部门和系统间的数据一致性及时性通过标准化的数据编码和分类体系，提高数据共享和交换的效制定详细的交接清单和确认程序，防止数据丢失和错误传递率国际企业相关实践简析1亚洲企业特点注重纸质文档的保存和传承，强调层级审批和集体决策在数字化转型中更倾向于渐进式改革，保持传统管理方式的优势2欧盟合规要求严格的数据保护和文档管理法规要求，非计算机系统需要符合GDPR等法律规范注重环保和可持续发展，推动无纸化办公3多元文化应用在多元文化环境下，非计算机系统体现出较强的文化适应性不同文化背景的员工更容易理解和接受传统的管理方式未来趋势与管理挑战智能化冲击集成难题人工智能和大数据技术对传统信信息孤岛问题日益突出，如何实息系统形成巨大冲击，要求管理现不同系统间的有效整合成为重者重新思考信息处理方式和决策大挑战需要建立统一的数据标模式需要在保持传统优势的同准和交换机制时拥抱新技术素质要求管理者需要具备复合型素质，既要理解传统管理精髓，又要掌握现代信息技术人才培养和能力提升成为关键因素。