工程资料管理管理制度

工程资料管理管理制度工程资料管理管理制度「篇一」文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范，内容正确

1、收发文件管理制度1对外发文应由部门负责人或项目负责人审批签发，做好收发文记录，接收人签字2文件包括公司外发文件、公司内发或传阅文件两部分3外发文件的具体要求公司外发文件在发放记录上注明原件存放处，办公司室统一标识发放文件编号4公司内发或传阅文件的具体要求1公司内发或传阅文件在收发、传阅记录上签字,注明原件存放处2建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对公司的发文，由办公室统一接收,并及时上报公司经理，由公司经理签署意见3建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目部的发文，由项目部接收，由项目负责人签署意见，项目负责人根据具体情况上报公司4项目发放施工队的文件规定

2、如须借出施工合同、监理合同、施工许可证、规划许可证、质量报监登记书、安全监督登记书等原件,须经工程部经理同意方可外借

四、施工技术资料的管理

1、要求施工单位在每栋楼的基础、主体、竣工验收前把施工技术资料交工程部检查验收通过后方可提交县监督站申请验收

2、对于图纸会审、开工令，基槽、主体、竣工验收的通知书、验收报告，质量保修书等需要我公司签字、盖章的，在领导签字、盖章后保留一份在工程部并进行归档

3、在竣工验收后,督促施工单位提交两套竣工资料,一套交当地建设行政主管部门备案,一套留本公司工程部存档对于备案资料应及时办理,备案后把通过备案的《备案表》留一份工程部存档

4、工程部定期（每月一次）对工程资料管理进行检查发现问题及时督促施工、监理单位进行整改,确保工程资料完整

五、对于施工过程中发生的工程质量缺陷、问题、事故资料管理在施工过程中，若发生质量缺陷、问题、事故，要求施工单位提交《质量缺陷（问题、事故）处理方案》，处理方案经工程部经理同意后进行存档

六、监理单位提交的工程技术资料按现行国家文档规范收集、整理、归档

七、对于工程签证资料的管理签证单主要按签证规程操作，但要求做好《签证单（签证申请表）收发登记表》及《签证单存档记录》

八、对工程部工程日记的管理工程部的每一位员工须把每天工地施工现场情况、遇到问题及解决方法记录到工程日记上，每月5日前把上月的施工日记交予资料员提交工程部经理审查并做好存档

九、对书籍的管理

1、对本公司工程部所购买的书籍,资料员须编号并做好《书籍目录》

2、所有的书籍,须经资料员同意后方可借出，并应填写《借阅登记》借阅人须妥善保管所借书籍资料,如有遗失应原价赔偿

十、根据实际情况,对上述工程技术资料由资料员统一进行计算机信息管理，以便查阅工程资料管理管理制度「篇七」施工单位文件资料管理制度有哪些？

1、适用范围本制度适用于对公司实施项目管理体系要求所形成的全部文件和资料，包括适当范围的外来文件和资料的管理

2、职责⑴经理办公室负责组织贯彻实施本制度⑵经理办公室综合档案室负责公司项目挂你文件的收发，文件和资料的贮存和管理⑶各职能部门负责职责范围内支持性文件和资料以及作业指导书的编制、发放、更改的控制和管理⑷项目经理部负责对接收的文件、资料和施工过程中形成记录的控制和管理

3、文件资料的编制与审批⑴各职能部门按项目管理职责编制相应文件⑵文件拟稿要求一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，字迹清楚⑶文件底稿应保留，并附在一份印制的文件后面由经理办公室综合档案室存档备查⑷项目管理职能部门编制的支持性文件，由职能部门领导审批，必要时，由公司主管领导审批施工单位文件资料管理制度有哪些？纳入公司项目管理体系支持性文件范围的国家法律以及上级部门颁发的有关管理办法、文件等，口育各职能部门领导确定⑸文件和资料内容需进行更改，由制定该文件的部门负责实施文件和资料经多次或大面积内容更改后，要重新印制⑹文件和资料更改的审批由原审批部门或人员进行若指定其他部门或人员审批时，该部门或人员要获得原审批部门或人员所依据的有关背景资料禁止未经授权和批准的任意更改⑺文件更改时，与更改文件有关的其他文件的相关内容必须同时修改，以保证相关文件的有效性⑻各职能部门编制〈文件修改记录〉，记录文件的修改情况⑼对项目管理体系有效运行起重要作用的各个工作场所，都得使用相应文件的有效版本，及时撤出作废文件

4、文件资料登记、发放和回收1）文件和资料登记项目管理职能部门、项目经理部的资料员按文件编号、文件名称等项目，填写〈受控文件清单〉工程《施工单位文件资料管理制度有哪些？》项目经理部与业主、设计单位、监理单位之间涉及工程项目的来往函件也要进行登记，按本单位实际情况对文件、资料分门别类进行登记2）文件的收发⑴文件饿发放范围，由该文件的批准人决定资料员按规定发放，收文人员必须在〈发放回收登记表〉上签字，以便备查⑵项目经理部需要分发的文件和资料，如目标、指标及管理方案等，由主管领导确定发放范围，资料员负责发放，并填写〈发放回收登记表〉⑶各职能部门下发的支持性文件应及时通知公司经理办公室综合档案室3）文件资料的回收⑴资料员对被替代或作废、失效文件和资料，按发放范围及时回收，并在〈发放回收登记表〉上注明回收日期⑵资料员对调离本单位人员领取的文件和资料予以回收⑶项目经理部解体时，各职能部门对其领用的文件和资料予以回收

5、文件和资料的存档⑴项目管理职能部门和项目经理部的资料员每半年检查一次在用文件和资料的有效性，并将检查结果报送公司经理办公室综合档案室⑵作为资料留存的作废文件和资料，由资料员将其及时交回公司经理办公室综合档案室，并在登记此文件的相关表格上标识出“该文件作废”字样该文件由发放部门销毁⑶经理办公室综合档案室保管体系管理文件和职能部门移交的全部文件和资料⑷综合档案室于次年一季度前收回替代或作废、失效的管理文件填写〈文件销毁（留用）申请表〉，报部门领导批准后统一销毁工程资料管理管理制度「篇八」为了规范工程档案资料的管理，确保工程资料的保护和利用，依据档案管理规范，结合公司工程档案管理实际情况，特对工程档案资料管理制度做修订如下第一条总则为了加强我司工程技术档案归档管理工作，统一工程技术档案资料的归档要求及标准，遵照国家相关技术档案管理的规定，特制定《工程技术档案归档管理细则》（以下简称细则）第二条工程技术档案的范围工程技术档案是指我公司在项目建设过程中形成的、按规定应当归档保存的各种载体形式的技术文件材料及相关图纸第三条工程技术档案管理责任人

1、工程技术档案管理工作由总经理办公室负责组织开展并管理保存

2、各相关部门（指工程部和设计部）要指定专职人员负责本部门的工程技术档案管理档案管理人员应按本细则的相关要求，切实履行各自职责，对工程技术档案进行规范化管理和合理化利用，按期将归档内容移交给总经理办公室此项工作应纳入各相关部门的工作日程，作为工程项目管理的重要内容和依据

1、对工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档

2、公司工程技术档案的具体归档范围详附录a

3、竣工图分为三类，第一类为单体竣工图（包括建筑、结构、水电、暖通等个相关专业），一式两套，分别由工程部提交档案馆及物业;第二类为零星的竣工图（如:装修、幕墙等），由预算部会同竣工结算资料一同报公司存档;第三类为室外管网竣工图，一式四套，由工程部提交物业及公司档案室各一份第五条归档方法和内容

1、公司工程技术档案采取按工程项目分类的方法进行备案归档，每个项目的档案内容包括三部分a、各相关部门移交给公司的各种载体形式的工程技术文件资料及相关图纸，主要范围详附录ab、工程部移交城建档案馆的竣工资料，主要范围详附录bC、工程部移交物业的竣工资料，主要范围详附录C

2、为了便于统一管理，工程相关部门负责办理的有关工程的证件及批文的原件，扫描备份后统一交总经理办公室档案管理人员备案登记并归档

3、工程部移交城建档案馆的竣工资料，必须备份一套交公司存档第六条归档要求

1、归档的工程文件应为原件若为复印件应指名原件存放处，并加盖部门红图章

2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合

3、归档的工程文件应采用碳素墨水或签字笔书写字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备

4、工程文件中文字材料幅面尺寸规格为a4幅面

5、所有竣工图均应加盖新的竣工图章50nimX80nlm

6、竣工图章应使用不易退色的红印泥，应盖在图标栏上方的空白处

7、利用施工图改绘的竣工图，要求制作竣工图的单位必须圈出修改范围，并标明变更修改依据;凡有重大改变，或变更部分超过图面的1/3的，应当重新绘制竣工图第七条单体工程档案移交各单体工程竣工后，所有需要移交物业备案的资料，应统一交给项目部档案管理员登记，由项目部负责组织移交物业，并做好移交登记手续移交登记手续应包括移交内容的目录及交接人员签字，在移交物业同时将移交手续的登记备份交由总经理办公室档案管理人员存档工程资料管理管理制度「篇九」第一节、技术往来文件的管理一般技术往来文件是指装饰工程准备阶段和工程实施工程中,建设单位（业主）、施工单位（承包商）、设计单位和其他有关单位及人员针对某个特定工程的往来函件，包括各种指示、通知、报告、请示、申请、邀请等文件一般技术往来文件是施工管理和施工索赔的原始依据之一，由专人统一分类编号后保存，以便于今后核查

1.技术往来文件的管理一般技术往来文件的种类很多，可按不同的分类方式设立管理系统一般技术往来文件的分类及管理方法分类管理方法业主按日期保存来自业主的函件，以及致业主的函件副本装饰工程施工单位按日期保存来自装饰工程施工单位的函件以及致装饰工程施工单位的函件副本设计单位按类保存,并按时间登记，作好分发记录监理单位按时间保存监理单位和函件及致监理单位的函件,报告,请示，申请等副本分包商分类,按时间登记保存供应商分类，按时间登记保存其他包括专家顾问、外来检查官员、参观人士、工地服务机构、新闻媒体的评论、观感、报道及其他资料，按时间顺序登记、排列

2.装饰工程公司在实施过程中应提交的书面通知和文件一般技术往来文件的分类及管理方法分类管理方法业主按日期保存来自业主的函件，以及致业主的函件的副本装饰工程施工单位按日期保存来自装饰工种施工单位的函件以及致装饰工程施工单位的函件副本设计单位按类保存,并按时间登记，作好分发记录监理单位按时间保存监理单位和函件及致监理单位的函件、报告、请示、申请等的副本分包商分类,按时间登记保存供应商分类,按时间登记分类保存职员关于职员任命及其他职员时间的函件,应分类保存，但应同时按时间、笔画或汉语拼音编制人员一览表其他包括专家顾问、外来检查官、参观人士、工地服务机构、新闻媒体等的评论、观感、报导及其他资料，按时间顺序登记、排列第二节、工地会议一.认真参加业主及监理工程师组织和主持的第一次工地会议及经常性工地会议了解会议主要内容作好充分的准备第一次工地会议基本上是工程师和施工单位的第一次正式接触,要确定许多影响以后工作的制度和原则，并且是决定工程何时或能否开工的关键环节因此,第一次工地会议具有极其重要的作用必须认真对待并作好会议记录

1.经常工地会议

1.经常工地会议的目的a.讨论施工的问题；b.就有关问题进行讨论结果作出决定；c.记录有关事宜经常工地会议是双方互相通知重要情况的场所，也是定期检查计划与实行计划情况偏差并着手纠正的良好机会,有助于避免误会和分歧

2.会议主要内容a.对上次会议记录的确认；b.工程进展情况；c.对下一个报告期的进度预测;发放施工队的文件、通知不含技术交底，均在项目备案，同时由发放责任人保存原件和发放记录

2、竣工资料1项目经理部按竣工验收条件的规定，认真整理工程竣工资料2竣工资料的内容应包括:工程技术档案、工程质量保证资料、工程检验评定资料、竣工图，规定的其它应交资料3竣工资料的整理应符合下列要求1工程技术档案的整理应始于工程开工,终于工程竣工,真实记录施工全过程,可按形成规律收集,采用表格方式分类组卷2工程质量保证资料的整理应按专业特点,根据工程的内在要求,进行分类组卷3工程检验评定资料的整理应按单位工程、分部工程、分项工程划分顺序，进行分类组卷4竣工图的整理应区别情况按竣工验收的要求组卷4交付竣工验收的施工项目必须有与竣工资料目录相符的分类组卷档案承包人向发包人移交由分包人提供的竣工资料时,检查验证手续必须完备

3、文件、资料保密规定1公司全体员工要树立爱护公司资料，保守公司秘密的观念2未经公司领导同意，任何人不得私自拷备或复印资料，转借他人使用酌情给予处罚d.施工单位投入的人力情况；e.技术事宜；f.财务事宜；g.与其他施工单位、配套工程的协调问题；h.材料质量、供应及保管情况及施工现场的管理情况；i.对施工单位的通知和指令及对业主及监理单的请示和要求；J.索赔

3.会议记录经常工地会议的记录是正式记录,其重性不仅在于指导和控制装饰工程施工的管理,而且在发生争议和索赔时会议记录往往是主要判断依据因此会议记录必须由甲、乙双方都表示同意才有效会议记录必须忠于事实及公平,应准确记录在会议中发表的全部内容会议记录必须清楚列出:会议地点及时间、出席者姓名及他们所代表的单位、会议中发言者的姓名及所发表的内容、决议事项、行动由何人执行等内容经常工地会议通常由总监理工程师主持,装饰工程施工单位负责记录、整理,并在整理好的正式经常工地会议文件上签署完毕,然后交予总监理工程师审阅,签署认可,最后分发各有关单位存档当经常工地会议记录需进行修改,或出现某些争议时,应在下次工地会议上讨论与澄清并取得共识若要对会议的某个事项做进一步的解释和说明时,应采取书面的形式通知对方二.在日常施工生产中，如落实工作安排,督促施工生产，总结工作情况,帮助和教育后进，都需要通过会议的形式来解决主要会议形式有

1.各工种和班组的班前会这一种制度性会议,在上班前15〜30min,由工长主持，项目经理和施工负责人应有选择地参加一些关键工种班组的班前会一般要督促落实两个问题第一.总结前一天的工作包括完成工作量、进度效率、施工质量、劳动安全、用料及文明施工；第二.安排当天的工将当天施工内容、部位、数量、质量、安全、文明施工、技术要点的重点、相关施工规范等注意事项落实到人

2.月、旬、周生产状况总结会主要是总结一段时间内，全工地范围在施工进度、安全、质量、文明、效率、纪律等方面的情况，表扬先进,纠正错误行为此类会议通常由项目副经理主持

3.一般质量安全事故调查和分析会

4.优劣时间现场会装饰工程施工工艺较为繁杂，当出现了先进施工工艺、优质产品、合理化建议时，应及时组织有关施工班组学习和推广当发生典型的违章和冒险作业，以及野蛮施工时,无论是否已造成损失，均应及时纠正并召开现场会,对违章班组或个人进行批评处理

5.劳动竞赛动员和评比会第三节、竣工资料一.竣工资料的主要内容内容及要求

1.竣工工程项目一览表:包括竣工工程名称、位置、结构、层次、面积和附有设备、装置等

2.图纸会审记录；

3.材料代用核定单；

4.施工组织方案及技术交底资料；装饰工程施工组织方案应内容齐全,审批手续完备如有较大的施工措施和工艺变动,要编入交工验收资料技术交底包括设计交底、施工组织设计交底、主要分项工程施工技术交底、合同要点交底等各项交底要有正式书面文字记录和双方签认手续

5.材料、购配件、成品出厂证明和检验报告装饰材料、材料半成品、成品均有出厂质量合格证明，标明出厂日期合格证和检验报告的抄件或复印件应注明原件存放单位，并附抄件人签字和抄件（复印件）单位印章石材、瓷砖除要有出厂合格证外，还应附有现场检验报告防火材料要有国家标准的合格证书和消防部门的使用许可证防火材料要有合格证或试验报告;水泥出厂要有合格证或检验报告;焊接要有焊条合格证书;钢材出厂要有合格证及试验报告

6.施工记录贴墙纸（布）要有基层含水率记录；工程质量事故的发生和处理记录包括事故报告、处理方案和实施记录

7.装饰施工试验报告贴瓷砖的沙浆若在现场自行配制,应经过试贴确定配比试验报告注明组成的材料配比,并说明试验结果，由业主签字确认

8.预检记录包括现场基准点、楼层基准线、预留孔洞和预埋件位置的检查记录

9.隐检记录泛指轻质隔断墙、吊顶等项目的隐检记录情况

10.装饰工程质量检验评定资料包括所有分项工程应有的质量评定表及分布工程汇总评定表

11.交竣工验收书装饰工程施工单位（承包方）、建设单位（发包方）和设计单位（设计师）三方签认的竣工验收单,送质量监督部门进行核查,合格后签发核定书

12.设计变更、洽商记录设计变更、洽商记录应有设计单位、施工单位和建设单位三方代表签认，经济洽商可由装饰施工单位和建设单位两方代表签认分包工程有关设计变更和洽商记录应通过装饰总承包单位办理；设计变更、洽商记录按签证日期先后顺序编号，做到齐全、完整

13.竣工图凡原施工图无变更的,可在新的原施工图上加盖‘竣工图标志后作为竣工图；无大的变更可在原图上改绘,有重大变更的应重新绘制竣工图

14.施工日记

15.其他（封面、总目录）四.竣工资料归档凡是移交的工程档案和技术资料，必须做到真实、完整、有代表性，能如实地反映工程和施工的情况这些档案资料不得擅自修改，更不得伪造同时，凡移交的档案资料,必须按照技术管理权限,经过技术负责人审查签认;对曾存在的问题,评语要确切,经过认真的复查,并作出处理结论3）归档的公司文件未经公司经理同意不得外借;工程资料管理管理制度「篇二」

一、施工单位必须在材料报验时，一并提供材料的产品质量证明文件及有效的检验报告;对于法规要求的见证取样送检或质监站监督送检的材料，施工单位必须及时报告监理或监督员见证送检，并在检测结果出来后3天内取得检测报告;否则，每少一项或数量不符，扣罚施工单位$1000元;每延期一天，扣罚施工单位$500元

二、施工单位必须按《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》及施工技术资料规范的要求，填写施工过程记录、各检验批质量验收记录及分项分部质量验收记录，并做到内容真实、齐全及规范如监理或甲方在检查中发现，未按上述要求填写、整理资料的，每项扣罚施工单位100元，并在当月的进度款中扣除

三、对政府规定的须办理中间验收登记的分项分部工程，施工单位必须在完工后一个月内提交完整的相关资料（含结算资料）；主体工程竣工验收后两个月内、专业分包工程竣工验收一个月内，施工单位必须整理、提供完整的竣工验收备案资料（含结算资料）否则，每延期一天，扣罚施工单位$500元，此项扣罚将在施工单位的工程结算款中扣除工程资料管理管理制度「篇三」

1、我单位将严格遵守合同专用条款，根据业主要求对图纸执行相应保密措施，未经业主许可不复印图纸，也不向第三方扩散，禁止借给与本项目无关人员待工程竣工后交回全部图纸及相应设计文件

2、施工资料的管理由项目技术负责人直接负责，项目配备专职档案管理员，负责施工资料的收集和整理工作工程资料应与施工进度保持同步，按专业归类，认真书写，做到字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项项目部对整个工程施工资料的真实性和完整性负责，完工时由项目部向业主提交完整、准确的工程资料

3、工程资料的填写必须符合《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《建设工程勘察设计管理条例》及国家有关规范、标准

4、本工程将作为我单位重点工程，工程资料采用计算机进行管理，向城建档案馆移交的工程档案采用微缩品或光盘载体工程资料用不易褪色的书写材料书写、绘制

5、项目质量检查员严格执行国家质量验评标准和施工规范，代表企业对工程质量行使监督检查职能负责检查施工记录和试验结果的真实性

6、材料工作人员必须认真贯彻现行建筑工程法规、规程，应在材料进场一周内提供随行质量文件（材质证明、合格证、准用证等），所有材质证明文件均应为原件，如是复印件的应加盖原件存放单位红章，并在材质上注明抄件人、日期、进场批量、原件存放处

7、项目试验人员必须严格按照材料检验标准有关取样的规定取样送检，对出具的试验报告的计算，审核及结论的正确性负责，一切原始数据不准涂改，资料不准抽撤，同时应有试验、计算、审核和负责人签字

8、各责任工长（含测量）对所负责分项分部工程形成的技术资料负责，按照资料员的要求填写资料，保证其内容真实、完整

9、音像资料的收集与管理工作:音像资料是工程资料中不可缺少的部分，它是从工程开工到工程交付使用的全过程中形成的，工程的音像资料也是优质工程的申报资料内容的组成部分项目经理部设专人负责音像资料的收集整理工作，配备必要的设备保证音像资料的安全并严格按照国家《照片档案管理规范》gb/tll821-89进行管理

10、竣工资料的管理:严格执行市有关规定、标准1在施工阶段加强施工资料的管理工作，实行总工负责制，建立施工资料管理岗位责任制，并配备专职城建档案管理员，负责施工资料的管理工作，并设专人负责收集和整理在工程竣工一个月内，向建设单位提供合格的竣工资料2在竣工前将施工资料整理汇总完毕并移交建设单位进行工程竣工验收工程资料管理管理制度「篇四」

一、工程项目资料分类:

1、文字资料:⑴工程项目合同;⑵监理工程师大纲、规划、条例，监理月报，指令，通知，函件;⑶承包商报告、函件;⑷业主指令、通知;⑸设计图纸和设计文件;6会议纪要;7工程质量事故核查处理报告；⑻施工组织设计；9施工进度计划；10工程报表；11经济签证；12现场技术核定单；13认质单;14认价单;15工程款支付申请单；16工程竣工资料；17工程检查验收资料；18公司内部文件资料；19各种电子文档

2、图片图象资料:工程项目照片、录音带、录像带;

3、电脑部份:现场项目管理资料；

二、工程项目资料的管理职责

1、项目主管负责工程项目现场的.资料管理;

2、现场工程项目人员应及时做好现场资料的收集、整理、归档,确保工程项目资料的完整、正确和安全；

三、工程项目资料管理规定

1、工程现场每周必须进行工程项目资料整理归档工作；

2、现场档案资料管理员负责审查档案资料，整理齐全后保存；

3、借阅工程资料必须履行手续，不得遗失,更换；

4、工程项目资料必须建立资料台帐、资料目录

四、工程项目文件资料的签收传递规定

1、设立文件签收本,一切文件资料必须送达时要求签收；

2、设立文件发文本,一切文件资料必须发送时要求接收人签收；

3、公司内部指令，通知、报告必须采取书面形式，均具实名；

4、对监理工程师、承包商所有文件资料必须采取书面形式，均具实名;

5、所有对内对外文件资料必须按职责规定权限审查签发

6、工程项目竣工移交后，现场的文件资料按公司规定和要求进行交接

五、工程项目管理规定表格管理通用表格附后,工程管理过程中必须采用相关表格工程资料管理管理制度「篇五」

一、工程项目资料的管理职责

1、项目主管负责工程项目现场的资料管理

2、现场工程项目人员应及时做好现场资料的收集、整理、归档，确保工程项目资料的完整、正确和安全

二、工程项目资料管理规定

1、工程现场每周必须进行工程项目资料整理归档工作

2、现场档案资料管理员负责审查档案资料，整理齐全后保存

3、借阅工程资料必须履行手续，不得遗失，更换

4、工程项目资料必须建立资料台帐、资料目录

三、工程项目文件资料的签收传递规定

1、设立文件签收本，一切文件资料必须送达时要求签收

2、设立文件发文本，一切文件资料必须发送时要求接收人签收

3、公司内部指令，通知、报告必须采取书面形式，均具实名

4、对监理工程师、承包商所有文件资料必须采取书面形式，均具实名

5、所有对内对外文件资料必须按职责规定权限审查签发

6、工程项目竣工移交后，现场的文件资料按公司规定和要求进行交接

四、工程项目管理规定表格管理通用表格附后，工程管理过程中必须采用相关表格工程资料管理管理制度「篇六」

一、对文件的管理

1、收到建设局等政府有关部门发放的文件后，工程部资料员做好《文件收文登记表》，如须发放到施工单位、监理单位的，复印后及时发放并做好《文件发文记录》

2、对发放到施工单位、监理单位的通知等,须保留一份在工程部，做好《文件发文登记》、《文件存档记录》

3、对施工单位、监理单位提交的文件、报告等，做好《文件收文登记》，如要回复的,经办人应及时呈有关领导批阅处理回复

4、所有文件,须经资料员同意后方可借出，并应填写《借阅登记》

二、对施工图纸、设计变更通知的管理

1、设计院发放到本公司工程部的施工图纸、设计变更等要做好《图纸（设计变更）收文登记表》

2、在收到设计院发放的图纸（设计变更）后,应及时把图纸（设计变更）及时放发到施工单位（或监理单位），并做好《图纸（设计变更）发文登记表》，但须保留一份在工程部存档

三、对合同等管理

1、对于施工合同、监理合同、施工许可证、规划许可证、质量报监登记书、安全监督登记书等,原件留在公司存档,工程部保存一份复印件并注明原件的去处。