公文处理培训课件模板

公文处理培训课件欢迎各位参加本次公文处理培训课程本课程由人力资源部主办，旨在提升全体员工的公文处理能力，规范公文管理流程，提高工作效率主讲人张明华公文管理专家培训时间2023年10月15日-16日培训地点总部大楼三层多功能会议室培训目的与意义提高工作效率通过规范化的公文处理流程，减少审批环节中的延误，优化办事程序，提高部门间协作效率增强规范意识统一公文处理标准，确保全体人员掌握公文格式和要求，减少返工和修改次数降低风险避免因公文处理不当导致的法律纠纷、信息泄露和其他安全风险，保障机构合法权益公文基础知识公文定义法律依据公文是机关在行政管理过程中形《中华人民共和国公务员法》、成和使用的具有法定效力和规范《党政机关公文处理工作条例》体式的文书，是进行公务活动的等法律法规构成了公文处理的法重要工具律基础适用范围适用于党政机关、企事业单位、社会团体等组织在公务活动中形成和使用的各类正式文件公文作用与功能内部管理外部沟通规范内部工作秩序，传达工作任务和要与上级、平级和下级单位进行正式交求，部署组织活动流，表达意见和建议历史记录政策传达记录和保存机关工作的历史资料，为决宣传和落实党和国家的方针政策，确保策和研究提供参考政令畅通公文类型概述命令（令）通知报告适用于发布行政适用于发布、传适用于向上级机法规、规章，宣达要求，批转下关汇报工作、反布重大决定，发级机关的公文，映情况，回复上布命令转发上级机关和级机关的询问不相隶属机关的公文决定适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员行政公文与事务公文对比行政公文事务公文具有行政效力，由党政机关在行使职权过程中形成用于日常事务处理，不具有强制执行力•适用于政府、党委等行政主体•适用于企事业单位内部管理•格式规范，要求严格•格式相对灵活•必须按照法定程序制发•流程简化，便于操作•例如决议、命令、指示等•例如会议纪要、备忘录等制发主体与公文效力行政机关法人实体政府部门发布的公文具有行政强制力，企事业单位发布的公文具有内部约束可以依法要求相关单位和个人执行力，对本单位及下属机构有效执行性文件决定性文件落实上级决策的公文，是具体工作的指涉及重大决策的公文，具有较高法律地导和规范位，是其他公文的依据公文的生命周期拟稿根据工作需要起草公文，确定公文种类、主要内容和基本结构审核对公文内容、格式进行审查，确保准确、规范签发领导或有权限的人员对公文进行签署，确认公文可以生效发文将公文送达主送机关和抄送机关，完成传递收文接收公文并进行登记、分办、承办等处理归档将办理完毕的公文及相关材料整理立卷，归入档案保存机关公文格式要求国家标准遵循GB/T9704最新版《党政机关公文格式》规定版面设计采用固定格式和统一规范的页面布局字体字号正文一般使用3号仿宋体，标题使用2号或小2号黑体页边距上下各3厘米，左右各

2.8厘米，符合打印和装订要求公文基本结构标题公文的名称，包含发文机关、事由和文种主送机关公文的主要受文机关正文公文的主体部分，表达公文的具体内容附件作为公文内容补充说明的材料落款与印章发文机关名称、成文日期和印章公文标题写作规范发文机关标明公文的制发机关，应当使用全称或规范化的简称例如国务院、教育部等若为联合行文，应当按照主办机关在前、协办机关在后的顺序排列，机关名称之间用顿号隔开事由说明公文的主要内容和事项，应当简明扼要，准确反映公文要解决的问题事由前通常加关于二字，后面加的与文种相连文种指明公文的种类，如通知、决定、意见、通报等，应当符合公文处理的规范要求文种应当使用规范的名称，不得随意更改或创造新的文种主送机关的正确列法主送机关是公文的主要受理对象，应当准确填写全称当主送机关为多个时，应当按照隶属关系或重要程度排序，并用逗号分隔对于上行文，主送机关一般只写一个；对于平行文和下行文，可以有多个主送机关分送机关则是需要了解公文内容但不必直接办理的机关，应当在主送机关之后标明抄送字样，并列出相关机关名称公文正文排版与用语行距要求一般为28-32磅，根据内容多少可适当调整字体规范正文使用3号仿宋体，标题使用2号或小2号黑体段落设置每段首行缩进2个汉字符，段间距为0-

0.5行用语要求准确、简洁、庄重，避免使用口语化、感情化表达称谓规范对上级称贵，对平级称你，对下级称你或直接称呼时态表达一般使用现在时，叙述过去事件用过去时公文附件编号与说明附件编号附件应当按照在正文中出现的先后顺序编号，使用阿拉伯数字标注，如附件

1、附件2附件标题应当简明扼要地概括附件内容，使用规范的名称格式要求附件说明应当位于正文之后、落款之前，使用小3号仿宋体正文引用正文中引用附件时，应当注明附件序号，如详见附件1落款与印章要求发文机关名称发文日期印章要求应当使用全称，位于正文（有附件的应当标注公文形成的日期，使用阿拉伯数字将印章应当加盖在落款处，上边缘与发文机在附件说明之后）下方居中位置，与正文年、月、日标全，如2023年10月1日位关名称下边缘相交，居中偏上电子公文之间空一行机关名称应当使用规范的全于发文机关名称下方居中位置应当使用电子印章，与纸质公文具有同等称或经批准的简称效力公文编号与签发345编号要素权限等级流程环节公文编号通常包含发文签发公文的领导层级，从拟稿到最终签发的必机关代字、年份和序号从部门主管到机关一把经审核步骤三个部分手公文拟稿流程详解审核与会签内容审核格式审核会签流程重点检查公文内容的真实性、准确性和检查公文的格式是否符合国家标准和本涉及多个部门的公文应当进行会签会完整性确保公文观点正确，数据准单位规定包括版式布局、字体字号、签意见应当明确、具体，不得含糊其确，表达清晰，无歧义标点符号等方面辞审核人应当对内容的合法性、政策性和特别注意公文的基本要素是否齐全，如会签通常按照横向和纵向相结合的方式可行性进行评估，确保符合上级精神和标题、主送机关、正文、附件、落款等进行，即先由相关业务部门会签，再由本单位实际情况是否规范法规、财务等职能部门会签公文签发流程签发人范围签发顺序签发要求根据公文重要程度和内容多人签发时，应当按照职签发时应当注明签发日确定签发人级别，一般为务从低到高的顺序逐级签期，并可提出修改意见单位负责人或其授权人发每位签发人应当明确签发人有权对公文内容进员重要公文由主要领导签发意见，不得只签名不行修改或者要求重新拟签发，一般性公文可由分表态稿管领导签发电子签发使用OA系统进行电子签发时，应当使用数字签名或电子签章，确保安全可靠用印与分发印章管理用印规范•印章应当由专人保管，建立使•印章应当加盖在落款处，上边用登记制度缘与发文机关名称下边缘相交•用印必须履行审批手续，不得擅自使用•印章应当端正、清晰，不得歪斜、重叠或者模糊•电子印章应当有严格的使用权限控制•涉密公文用印应当遵循保密规定分发办法•按照主送机关和抄送机关名单分发•紧急公文应当优先分发，可采用特殊渠道•电子公文可通过OA系统或加密邮件分发收文处理流程收文登记接收公文并进行编号、登记，记录来源、时间和内容要点初步分类按照公文内容和性质进行分类，确定办理优先级拟办提出办理意见和建议，确定承办部门批办领导审阅并作出批示，明确办理要求和期限承办相关部门根据批示要求办理公文，并及时反馈结果承办与催办公文办理时限与期限规定一般公文1收到后3个工作日内办结2紧急公文收到后24小时内办结特急公文3收到后立即办理，最迟不超过8小时4复杂事项需要延期的，应当提前申请，说明理由和预计完成时间上报公文5按照上级要求的时间完成，一般不超过5个工作日公文归档与查阅归档要求档案管理查阅规定公文办理完毕后，应当及时归档归档归档的公文应当由档案部门统一管理，公文查阅应当履行审批手续，明确查阅的公文应当完整、准确，包括正本、定建立健全档案保管、利用和安全制度目的和范围涉密公文的查阅应当严格稿、审批单等材料档案保管应当符合安全、防潮、防火、遵守保密规定，履行特殊审批程序防盗等要求，确保档案的安全和完好归档时应当按照档案管理规定进行整查阅公文时应当做好登记，记录查阅理，分类编目，确保档案的系统性和完电子档案应当有备份和恢复机制，防止人、查阅时间和查阅内容查阅公文不整性电子公文应当同时进行电子归数据丢失档案管理人员应当定期检查得擅自复制、拍照或者外传，确保公文档，确保纸质档案和电子档案的一致档案状况，及时处理存在的问题信息的安全性公文撤回与废止撤回条件当公文内容有严重错误、违反上级精神或者政策调整时，可以撤回公文撤回应当履行正式程序，发布撤回通知，说明撤回理由撤回程序撤回公文应当经过原签发人或者更高级别领导批准撤回通知应当送达所有收文单位，确保公文不再执行废止方式公文内容过时或者不再适用时，应当废止公文废止可以通过发布新的公文明确废止旧公文，或者在新公文中列出废止的公文目录档案处理被撤回或者废止的公文应当在档案中作出标记，注明撤回或废止的时间和依据，但不得销毁原文公文移交与销毁档案移交销毁条件涉密公文销毁机构改革、职能调整或者工作需要时，应保管期满且无保存价值的公文可以销毁涉密公文的销毁应当严格遵守保密规定，当按照规定移交公文档案移交应当履行销毁前应当进行鉴定，履行审批手续，由采用碎纸、焚烧等方式彻底销毁，确保不正式手续，编制移交清单，双方签字确档案部门会同有关部门共同进行泄露秘密销毁过程应当有专人监督，并认做好记录公文用语规范公文用语应当庄重、严谨、简明、准确，符合公文的性质和要求使用词汇应当规范，避免使用方言、俚语、网络用语和生僻字词表达观点要客观公正，不带个人感情色彩公文中常用的句式有陈述句、祈使句和疑问句，应当根据内容需要选择合适的句式避免使用模糊不清、歧义或者夸张的表达方式常见的忌用语包括口语化表达、感情化用语、不规范缩写等，应当引起注意避免使用在表达时态上，公文一般使用现在时，叙述过去的事件使用过去时，对未来的安排使用将来时，保持时态统一一致数字、日期与单位写法阿拉伯数字使用场景年份、日期、时间、数量、统计数据等汉字数字使用场景表示概数、传统词语、惯用语等年月日表示法2023年10月1日（公文正文和落款）时间表示法9时30分或9:30（24小时制）数值范围表示5~10千克（使用波浪线连接）计量单位使用国家法定计量单位，如米、千克、秒等百分比表示25%（不使用百分之二十五的写法）标点符号和排版细节句号使用逗号使用表示陈述句的结束，语气完整的句子末尾使用表示并列、转折或者停顿，句中停顿较短的地方使用冒号使用表示提示下文或者引出解释说明，常用于列举事项前段落编号页眉页脚使用

一、

（一）、

1、

（1）顺序层级标注，保持统一页眉一般标注机密等密级，页脚标注页码常见错例对比主送机关1错误示例正确示例主送县政府办、市民政局、各乡镇河北省石家庄市人民政府办公室，河北省民政厅，石家庄市桥西区人民政府，石家庄市长安区人民政府•混用全称和简称•使用规范全称•使用各字笼统表述•具体列明各单位名称•未按照隶属关系或重要程度排序•按照行政级别排序•机关名称后加了标点符号•用逗号分隔，最后一个不加标点常见错例对比附件标注2错误示例缺少序号1附件关于加强公文处理工作的实施方案【错误点】即使只有一个附件也应当标注序号附件1，便于后续可能增加的附件编号错误示例标题不明确2附件2方案【错误点】附件标题过于简略，未能准确反映附件内容，应当使用完整、规范的标题正确示例附件1XX单位公文处理工作实施方案附件2XX单位公文处理工作考核办法【正确点】序号齐全，标题完整规范，能够准确反映附件内容案例分析会议通知制作1标题撰写正文编写《XX单位关于召开2023年度工作总结会议的通知》，明第一段说明会议背景和目的，第二段明确会议时间、地确发文单位、事由和文种点、参会人员，第三段说明会议议程和要求附件处理发送范围附件1会议议程，附件2参会人员名单附件内容要详主送各部门、各分支机构；抄送总经理办公室、人力细、准确，与正文保持一致资源部案例分析关于人员调整的决定2人员调整决定是一种常见的内部公文，涉及人事变动和职务任免这类公文的标题一般为《XX单位关于XX人员调整的决定》，明确发文主体和事由正文部分通常包括三个段落第一段说明调整的背景和依据，如根据工作需要，经研究决定；第二段明确具体的任免情况，如任命张某为人力资源部主任；第三段说明执行要求，如请各有关部门认真执行该类公文的拟稿通常由人力资源部门负责，需要经过相关部门会签，最后由单位主要负责人签发整个流程从拟稿到归档通常需要3-5个工作日完成案例分析上报总结报告拆解3报告结构分析语言特点分析逻辑展开分析•标题《XX单位关于2023年上半年•开篇使用现将我单位上半年工作情•按时间顺序展开成效工作情况的报告》况报告如下的常规表述•按重要性排序列举问题•主送机关上级主管部门•成效部分使用完成、实现、提高等•按工作领域分类说明计划积极词汇•正文分为工作成效、问题分析、下•首尾呼应，形成完整闭环步计划三部分•问题部分使用不足、有待加强、需要改进等客观表述•附件详细统计数据和图表•计划部分使用将要、计划、拟定等未来时态行政规范性文件特殊要求合法性审查确保内容符合法律法规和上级政策公开性要求规范性文件应依法公开，确保透明度制定程序需经集体讨论决定，履行特定审批流程有效期限应明确规定有效期，一般不超过5年影响评估重大事项应进行社会稳定风险评估公文格式创新趋势电子公文二维码验证区块链防伪纸质公文向电子公文转在公文上加印二维码，利用区块链技术确保公变，实现无纸化办公方便查询公文真伪和办文的不可篡改性和可追电子公文具有同等法律理进度扫描二维码可溯性每份公文在生成效力，但需要确保安全直接链接到公文系统，后即在区块链上记录哈可靠电子签名和电子查看公文全文或相关附希值，任何修改都会留印章技术的应用，使公件，提高公文的便捷性下痕迹，有效防止伪造文处理更加高效便捷和透明度和篡改公文信息化管理系统公文信息化管理系统是现代公文处理的重要工具，主要包括收发文管理、流程审批、归档管理等功能模块系统能够实现公文全生命周期的电子化管理，提高处理效率，降低资源消耗OA系统实现了公文流转自动化，减少了人工干预，提高了处理效率系统自动记录公文流转的每个环节，形成完整的处理痕迹，便于追溯和监督移动办公功能使领导可以随时随地审批公文，有效解决了异地办公的问题信息化系统的优势在于高效、便捷、透明，但也存在信息安全风险和系统依赖性等问题因此，在使用过程中应当加强安全管理，建立完善的应急预案保密公文处理要点密级划分绝密、机密、秘密三个等级，根据泄露可能造成的危害程度确定保密措施专人管理、专柜保存、专线传输，确保全流程安全查阅权限严格控制知悉范围，实行分级授权，履行审批手续销毁办法专人监督，彻底销毁，确保无信息残留公文错误处理与整改培训与考试制度定期培训针对不同岗位和级别的人员，开展分层分类的公文处理培训新员工入职应当进行岗前培训，在职人员每年至少参加一次业务培训，提高公文处理能力考核机制建立公文处理知识和技能的考核制度，将考核结果纳入绩效评价体系考核内容包括公文基础知识、格式规范、处理流程等方面，确保人员能力符合岗位要求知识竞赛定期组织公文知识竞赛活动，营造学习氛围，激发学习热情竞赛可以采用个人赛和团体赛相结合的方式，设置不同难度的题目，覆盖公文处理的各个方面日常办理流程图公文写作常用模板大全通知模板•标题XX关于XX的通知•正文第一段说明背景，第二段说明内容，第三段提出要求•常用表述现将XX事项通知如下，请认真贯彻执行请示模板•标题XX关于XX的请示•正文第一段说明原因，第二段阐述请示事项，第三段恳请批准•常用表述为了XX，拟XX，妥否，请批示批复模板•标题XX关于XX的批复•正文第一段引述请示，第二段表明态度，第三段提出要求•常用表述收到XX请示，经研究，同意（或不同意）XX报告模板•标题XX关于XX的报告•正文第一段引述要求，第二段汇报情况，第三段表明态度•常用表述现将XX情况报告如下，请审阅实用工具与资源推荐参考书籍《党政机关公文写作与处理》《公文写作规范与技巧》《现代公文写作教程》等专业书籍，提供系统的理论知识和实践指导在线平台中国政府网公文专区、国家档案局网站、各级政府部门公文示例库等，提供最新的政策法规和标准规范移动应用公文宝典APP、公文写作助手、标准公文格式生成器等，提供随时随地学习和参考的便利工具交流社区公文写作研究会、秘书工作论坛、行政管理交流群等，提供经验分享和问题解答的平台高效公文写作技巧123信息收集逻辑梳理精炼表达广泛收集相关资料，确理清思路，构建完整的用简洁明了的语言表达保内容真实准确逻辑框架复杂内容4格式规范严格遵循标准格式，确保规范美观新时代公文创新要求简明性准确性精简文字，压缩篇幅，避免冗长和重用词精准，表达清晰，避免模糊和歧复，提高公文阅读效率义，确保公文理解一致亲民性务实性语言通俗，表达平实，避免官僚气息，内容具体，措施可行，避免空洞和形式拉近与群众距离主义，注重解决实际问题视频讨论典型公文审核讲解推荐视频资源学习重点•《公文审核关键点解析》-国家行政学院•关注审核人员的工作方法和技巧•《常见公文错误案例分析》-中国档案局•学习如何发现公文中的问题和错误•《公文处理标准化操作示范》-政务公开培训中心•掌握不同类型公文的审核要点•《公文写作与审核技巧》-国家公务员培训网•了解公文审核的常见陷阱和难点这些视频资源由权威机构制作，内容专业全面，具有很高的参考在观看视频后，建议结合实际工作进行思考和总结，形成自己的价值建议学员利用业余时间观看学习，加深对公文审核要点的审核方法和经验可以通过小组讨论的方式交流学习心得，互相理解启发，共同提高互动问答学员反馈与疑难解析在培训过程中，学员们提出了许多有价值的问题，反映了实际工作中遇到的困惑和难点常见问题包括多部门联合行文的程序、特殊情况下的公文处理方法、电子公文与纸质公文的效力关系等针对这些问题，培训师提供了专业、详细的解答，并结合实际案例进行了分析例如，对于联合行文，应当明确牵头部门和参与部门的职责分工，确保程序规范；对于特殊情况，应当在遵循基本原则的前提下灵活处理，必要时请示上级机关学员们的反馈表明，这种互动式的问答环节对于解决实际工作中的疑难问题非常有帮助，增强了培训的实用性和针对性小组练习模拟办理环节起草环节学员分组讨论，根据给定的情境和要求起草不同类型的公文要求内容准确、结构完整、格式规范，体现公文的基本特点和要求审核环节小组之间交换文稿，相互审核，找出存在的问题和错误审核内容包括公文的政治性、政策性、法律性和规范性，提出具体的修改意见和建议签发与归档模拟签发程序，由小组推选的领导进行签发，提出修改意见或签发意见完成签发后，进行归档整理，按照规定的方法和顺序装订归档培训心得与改进建议学员心得体会改进建议•系统了解了公文处理的全流程•增加实战案例分析的比例•掌握了公文写作的基本技巧•提供更多的实操练习机会•认识到规范处理公文的重要性•细化不同岗位的培训内容•学会了如何避免常见错误•建立长效的学习和交流机制•提高了公文处理的效率和质量•开发更加实用的辅助工具通过本次培训，学员们普遍反映获益良多，对公文处理工作有了学员们也提出了一些有价值的改进建议，希望后续培训能够更加更加深入的了解和认识，能够更加规范、高效地开展相关工作注重实际操作，更有针对性地解决工作中的具体问题，提高培训的实用性和有效性总结与结束基础知识公文定义、类型、结构和作用处理流程拟、审、签、发、收、办、归各环节要求实用技巧写作规范、常见错误和处理方法创新趋势电子化、信息化和智能化发展方向本次培训全面系统地介绍了公文处理的基本知识和操作技能，帮助学员提高了公文处理的规范性和效率希望大家能够将所学知识应用到实际工作中，不断总结经验，提升能力，为单位的公文处理工作做出贡献培训结束后，如有疑问可随时联系张明华电话13800138000邮箱zhangmh@example.com。