酒店档案管理制度5

酒店档案管理制度

（5）.物业经理人酒店档案治理制度

（五）

1.各部门办理完毕的文件，要准时移交行政办公室，并按条款类目分别存放，三个月后，经检查齐全后，整理立卷归档

2.每天准时将文件归档，以免散失和积压；严格执行档案清理和整理制度，实行周整理、季度大整理和年度大清理防止借阅档案催要不准时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压

3.精确做好档案索引，以便于查找

4.归档前要做好文件资料的归卷和立卷工作，使全部资料和文件可随查随得，避开盲目查找

5.卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复，页号一律在右下角，案卷名目打印四份，卷内名目打印五份

6.案卷的厚度一般

1.5—2cm,装订前要撤除金属物，做好文件材料的检查，对破损或褪色的材料要进展修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边；纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐；字迹难以识别的材料要附上抄件;卷宗标题要标明、问题或名称，文字要简练、准确，字迹要端正

7.依据卷内文件之联系，进展系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷名目等档案名目包括封面、全卷说明、案卷名目和卷内名目

8.案卷按年月、部门排列，永久与长期、短期案卷分开保管

9.行政办公室的门窗要结实，做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温

10.每季度对档案材料的数量和保管状况进展一次检查，发觉问题准时补救，确保档案的安全

11.对于失效的档案要进展销毁，销毁档案前，要仔细鉴定，并且登记造册，并经行政办公室主任审批前方可销毁

12.隐秘级或以上密级档案销毁时，必需派专人监销，防止失密，严禁将档案作为废品直接处理。