工作联系函培训课件

工作联系函培训课件工作联系函是职场沟通的重要工具，掌握其写作技巧对提升工作效率和专业形象至关重要本次培训将全面讲解工作联系函的规范与技巧，帮助学员在实际工作中熟练应用培训目标•了解工作联系函的基本定义与作用•掌握标准格式与写作规范•通过实战案例提升实操能力•学会避免常见错误与法律风险工作联系函的定义与作用工作联系函是单位或个人在工作中用于联系、沟通、证明等事务的书面文件，属于公文的一种它既具有一定的规范性，又不如正式公文那样严格在实际工作中，联系函主要用于•部门间业务沟通与协调•对外证明与说明事项•合作意向表达与洽谈•通知、告知相关事宜与请示、通报等文书相比，工作联系函更加灵活，程序性较弱，但同样需要遵循一定的格式规范工作联系函的适用情境日常业务沟通部门跨界协作用于同一单位内部或相关单跨部门合作项目的启动、进位间的日常业务往来，如信展汇报、资源调配等情况，息告知、资料传递、事项商通过联系函形式明确各方职讨等适用于需要正式记录责与工作内容，确保协作顺的事务性沟通利进行外部单位对接与政府部门、合作企业、客户等外部单位进行正式沟通，包括合作意向表达、资质证明、情况说明等，体现企业专业形象工作联系函的发展历史工作联系函的形式与内容随着社会发展不断演变•古代公文体系中的咨文、照会等是现代联系函的前身•20世纪初开始形成标准化的公文系统，联系函作为非正式公文逐渐规范•改革开放后随着商业活动增加，联系函使用频率提高，内容更加多元•现代电子化趋势明显，但基本格式要求仍然保持当前趋势工作联系函在保持规范性的同时，内容更加简明扼要，格式更加灵活多样，电子化程度不断提高工作联系函与其他公文的比较文件类型主要用途适用范围格式要求审批流程工作联系函沟通、联络、证明广泛，内外部均可相对灵活简单，部门领导审核请示请求上级批准下级向上级严格规范复杂，多级审批通知传达指示、布置工作上级向下级严格规范需集体讨论后发布报告汇报工作、反映情况下级向上级严格规范需经集体研究联系函在企业中的实际意义提升企业专业形象规范的联系函体现企业的专业素养和管理水平，尤其在对外交往中能够树立良好的企业形象明确责任与权益通过书面形式明确各方责任与权益，减少口头沟通可能带来的误解，为后续工作提供依据便于存档与追溯书面联系函便于归档保存，在需要时可以作为工作依据或法律凭证，具有追溯性人事证明函与业务合作函是企业日常使用最频繁的两类联系函，它们直接关系到员工福利与企业业务拓展有效写作的五大原则真实准确简洁明了内容必须真实可靠，数据、日期、名称等用精练的语言表达清楚意思，避免冗长啰信息准确无误，避免使用模糊表述，确保嗦控制总字数在500字以内，每段不超信息的可靠性和参考价值过100字，确保阅读者能够迅速抓住重规范格式点严格按照标准格式撰写，包括标题、主送单位、正文、落款等各部分要素完整，排版整齐美观，符合公文写作规范明确受众合理层次根据接收方的身份、需求和关注点调整内容表达，选择恰当的语气和专业程度，确内容层次分明，逻辑清晰，主次分明，重保信息能够有效传达点突出，使阅读者能够清晰理解文件内容和意图工作联系函标准结构标题居中排列，字体加粗，一般采用发文单位＋关于＋事由＋的函的格式主送单位位于标题下方，顶格写明接收函件的单位全称，后加冒号正文主体内容，包括背景说明、主要事项、请求或意见等，分段表述，层次清晰结尾敬语与落款正文结束后空一行，写上此致加敬礼，再空一行写明发文单位和日期日期及签章落款右下方注明日期，并加盖公章或部门章，必要时由相关负责人签字标题的写作要求工作联系函的标题是整个文件的核心提示，需要做到明确、精准、全面反映主题标准格式为发文单位+关于+主要事项+的函常见标题范例•《XX公司关于员工入职证明的函》•《XX部门关于项目合作事宜的函》•《XX企业关于产品质量情况说明的函》•《XX学校关于实习生接收的函》标题应当简明扼要，一般不超过20个字，避免使用缩略语和不规范表述，确保能够准确传达文件内容主送单位与联系人信息填写主送单位信息是联系函的重要组成部分，直接关系到函件能否准确送达并得到有效处理正确填写要点•单位全称应准确无误，避免使用简称•联系人姓名、职务须核实准确•位置在标题下方，顶格书写，后加冒号•如有多个主送单位，可分行书写或并列正文结构与段落布局背景说明简要交代联系函发送的背景、原因或前期沟通情况，一般在第一段，篇幅简短，点明缘由即可事项阐述详细说明具体事项，包括相关事实、数据、过程等，是正文的主体部分，可根据内容复杂程度分为多个段落，保持逻辑清晰请求表达明确提出请求、建议或期望，使接收方清楚了解发送方意图和后续行动要求，语气应当得体，措辞准确明确段落布局应当层次分明，每段一个中心，段落之间有明确的逻辑关系，避免内容混杂或重复正文一般控制在3-5个段落内，总字数不超过500字结尾敬语与标准落款格式常用敬语及其适用情境敬语适用情境此致敬礼一般情况下的标准用语特此函告通知、告知性质的函件专此函达，敬请查照请求查阅、知晓的函件顺颂商祺商务函件，表示祝福标准落款格式要求•单位名称右侧顶格书写发文单位全称•日期格式年月日阿拉伯数字，如2023年10月15日•签名位置单位名称下方•盖章要求公章应加盖在单位名称与日期之间字体字号与排版规范字体选择•标题黑体，三号•正文仿宋_GB2312，小四号•主送单位、落款仿宋_GB2312，小四号行间距设置•标题上下空两行•正文段落间空一行•正文与结尾敬语间空一行•结尾敬语与落款间空一行页边距建议•上边距

2.8厘米•下边距

2.5厘米•左边距

2.8厘米•右边距

2.6厘米排版应当整齐美观，文字对齐，标点符号使用规范，避免错别字和不规范表述工作联系函常见类型举例通用沟通函入职接收函证明函业务合作函用于日常业务往来，内容包括业人力资源部门出具的证明文件，用于证明特定事实或情况的函表达合作意向或确认合作事项的务咨询、情况说明、工作协调确认接收新员工入职，包含基本件，如在职证明、收入证明等，函件，需明确双方责任与权益，等，格式相对灵活，但仍需遵循信息、职位、入职日期等关键内内容必须真实准确，措辞严谨是商务往来的重要文件基本规范容入职接收函案例展示重点信息填写注意事项•员工基本信息（姓名、身份证号、学历）必须准确无误•职位名称应与公司内部职级体系一致•入职日期明确，格式统一•试用期长度需符合劳动法规定•薪资信息表述清晰（如有）•单位盖章必须为人力资源部门或公司公章入职接收函是员工入职手续的重要组成部分，也是员工办理银行、住房等手续的重要凭证，内容必须真实可靠，格式规范统一业务联系函范本解析1标准格式结构2内容表述重点3常见问题分析标题明确表明业务合作意图，主送单位合作事项描述具体明确，避免模糊表合作内容过于笼统，缺乏可操作性；未准确完整，正文结构完整，包含背景说述；权责划分清晰，明确双方义务；时明确合作期限和终止条件；联系方式不明、合作内容、双方责任、合作期限等间节点和期限表述准确；专业术语使用完整或错误；未注明相关附件；语言表要素，落款规范恰当述不够专业证明函的撰写要点事项简述原则•开门见山，直接说明证明目的•内容简明扼要，避免不必要的修饰•使用客观描述，避免主观评价证明要素与法律合规•被证明对象基本信息准确完整•证明事项真实可查，避免夸大或虚构•涉及个人信息时注意隐私保护•明确证明的有效期限（如适用）•注明用途范围，防止被挪作他用适用场景说明•在职证明用于签证、租房、贷款等•收入证明用于银行贷款、子女入学等•学历/学位证明用于求职、进修等•资质证明用于项目投标、资格认证等•关系证明用于证明特定关系或身份项目合作联系函实例项目基本情况双方责任明确宁波某科技公司与合作伙伴共同开•甲方负责整体方案设计与资源协发智能制造解决方案的合作函，明调确了项目名称、背景、目标和实施•乙方负责核心技术开发与测试周期•双方共同参与项目验收与推广合作内容亮点分析•技术开发范围与具体模块•合作目标量化，便于考核•资源投入与分配方案•责任划分明确，避免纠纷•阶段性目标与交付物•时间节点清晰，便于管理•知识产权归属约定•表述专业，用词准确银行贷款收入证明工作联系函银行对函件内容的具体要求•员工基本信息完整（姓名、身份证号、职位）•入职时间明确（精确到年月日）•劳动合同性质与期限说明•月收入明细（基本工资、绩效、奖金等）•年收入总额（税前与税后分别说明）•单位性质与规模简介收入、职称等信息的规范表达•收入金额同时使用大写和数字表示•区分税前与税后收入•职称/职务使用公司正式名称•避免使用约、左右等模糊表述•注明仅用于XX银行贷款申请•明确证明有效期（一般为1-3个月）校企合作与毕业生接收函教育行业特点校企合作函件强调双方教育资源共享与人才培养责任，语言表述更加正式，常引用相关教育政策或文件毕业生接收函则是企业接收应届毕业生的证明文件，是学生办理离校手续的必要材料内容要素校企合作函需明确合作形式、时间安排、双方责任、学生权益保障等内容毕业生接收函需包含学生基本信息、专业、学历、入职岗位、报到时间、工作地点等关键信息，格式需符合学校要求数据自动生成对于需要批量生成的接收函，可通过Excel数据表格结合Word邮件合并功能，快速生成多份个性化接收函预先设计模板，导入学生信息数据库，一键生成多份函件，提高工作效率合同函件类型与注意事项合同协商阶段联系函•明确表达合作意向与前提条件•提出具体合作方案与条件•对对方提案提出修改建议注意事项避免过早承诺，保留协商空间，明确本函不构成最终合同承诺等免责表述合同履约阶段联系函•确认履约进度与阶段性成果•提出履约过程中的问题与解决方案•申请变更合同条款或履约方式合同解除阶段联系函•明确提出解除合同的理由与依据•提出善后处理与结算方案•保留相关权益与追偿可能关键语句参考模板•我方诚挚期待与贵司建立合作关系...•根据《XX合同》第X条之规定...•因市场环境发生重大变化，建议对原合同作如下调整...•鉴于贵方已构成根本违约，我方决定解除合同...通知类联系函的写作技巧通知对象确定•内部通知明确部门或人员范围•外部通知准确填写单位全称•多对象通知可使用各有关单位通知内容要素•事项说明简明扼要说明通知事项•时间地点准确具体，避免模糊表述•相关要求明确参与人员、携带材料等•联系方式提供负责人及联系方式表达清晰请求或要求的技巧•使用明确的动词请于...、务必...•设定明确的时间节点10月15日前•提供明确的行动指南请将材料发送至...•说明未执行的后果（如适用）•使用礼貌但坚定的语气通知类联系函应当简明扼要，重点突出，便于接收方迅速了解要点并采取行动合并列印批量生成联系函邮件合并功能流程详解Word

1.创建基础模板文档，设置好格式

2.在需要变化的地方插入域代码

3.点击邮件→开始邮件合并→步骤by步骤邮件合并向导

4.选择文档类型（信函）

5.选择收件人列表（Excel数据源）

6.放置域代码到对应位置

7.预览并完成合并数据库信息导入技巧Excel•数据表第一行必须为字段名•字段名不要使用中文符号•避免空白行和列•数据格式保持一致•日期格式统一设置•特殊字符（如￥）需正确设置通过邮件合并功能，可以快速生成数十甚至数百份个性化联系函，大大提高工作效率联系函电子化发展趋势在线模板自动生成应用案例•企业OA系统集成公文生成模块•人力资源系统自动生成证明函•CRM系统关联客户联系函生成•移动端APP一键生成标准化函件现代企业越来越多地采用电子化系统生成标准联系函，通过预设模板和数据库联动，实现快速生成和分发，提高工作效率电子签章与合规性说明•电子签章法律效力《电子签名法》支持•实名认证要求需通过CA认证•电子印章管理严格权限设置•存档要求符合电子档案管理规范•行业限制部分行业仍需纸质原件电子签章技术的成熟为联系函电子化提供了保障，但使用时需注意相关法规要求写作误区与典型错误分析冗长啰嗦内容精简示例错误示例我单位经过认真研究和多方面考虑，本着互利互惠、共同发展的原则，特此函告贵单位，希望能够建立长期稳定的合作关系...精简版本我单位希望与贵单位建立合作关系，具体合作方案如下...信息漏填、错填常见案例常见问题包括单位名称不完整或错误、日期填写错误、联系人信息缺失、职务不准确、落款单位与抬头不一致、缺少重要附件说明等这些错误不仅影响函件的专业性，还可能导致沟通障碍或法律风险格式不规范案例常见格式错误包括标题位置不居中、字体字号混乱、段落缩进不一致、日期格式不规范、签章位置错误等规范的格式是联系函专业性的重要体现，应当严格遵守逻辑条理性强化练习如何通过小标题拆分段落对于内容较多的联系函，可以使用小标题将正文分为几个部分，使结构更加清晰示例

一、项目背景简要说明项目来源和基本情况

二、合作内容详细列出双方合作的具体内容和范围

三、时间安排明确项目各阶段的时间节点

四、联系方式提供双方联系人及联系方式语气与措辞规范礼貌性表达样例场景推荐表达请求协助恳请贵单位给予支持与协助表达感谢对贵单位的大力支持表示衷心感谢提出建议建议贵单位考虑以下方案表达期望期待与贵单位进一步深化合作特殊语境用语规范否定场景避免直接否定，使用婉转表达不佳贵方方案不可行改善贵方方案有待商榷，建议调整...纠正错误客观陈述，避免指责不佳贵单位严重失误...改善经核实，相关数据存在差异...催办事项礼貌坚定，说明紧迫性不佳请立即处理改善因时间紧迫，恳请贵单位尽快处理信息核查与事实依据说明核实关键信息收集原始资料重点核实人名、单位名称、数字、日期等关键信息的准确性对于重要数据，在撰写证明类联系函前，首先要收集相关的原始资料，如合同、协议、记录、建议交叉核对多个来源特别是财务数据和法律信息，更需严格把关报表等，确保所有信息都有据可查避免凭记忆或道听途说撰写重要文件合理融入正文构建证据链将证据自然融入正文，可使用根据XX记录、依据XX合同第X条等表述引入证明类联系函需要形成完整的证据链，各项陈述之间应当相互支持，形成逻辑证据对于重要依据，可考虑作为附件一并提供，增强说服力自洽的整体避免孤立的、无法验证的陈述出现在正式文件中法律风险与风险防控措施常见法律纠纷举例•虚假陈述提供不实信息导致对方损失•承诺不明模糊表述被视为正式承诺•泄露隐私未经授权披露个人或商业信息•知识产权争议不当使用他人专有信息•违反保密义务泄露合作中的保密信息案例某公司在出具收入证明时夸大员工收入，导致员工获得超出还款能力的贷款，最终银行起诉该公司承担连带责任联系函归档与后续跟进文件保存格式与编号•电子版保存PDF格式（防篡改）•纸质版归档原件与复印件分开存放•编号规则部门代码+年份+序号•存储位置共享服务器+本地备份•保存期限根据重要性确定（1-10年）建立规范的文件管理系统，确保联系函可查可循，便于日后查阅和使用特别是涉及重要业务和法律关系的函件，应当永久保存跟进回执与反馈机制

1.发送记录使用快递单号、邮件已读回执等确认送达

2.电话确认重要函件发出后电话确认接收情况

3.回执要求在函中明确要求对方回复确认

4.定期跟进建立定期跟进机制，记录跟进结果

5.反馈处理收到回复后及时处理并记录

6.提醒系统设置自动提醒，避免遗漏重要事项联络与沟通技巧实战电子邮件快递邮寄电话沟通优势便捷快速，可附带文件，有记录可查优势正式性强，有物理凭证劣势时间较优势直接高效，可即时解决问题劣势无劣势缺乏正式性，易被忽略适用日常业长，成本较高适用重要合同、法律文件、书面记录，易产生误解适用紧急事项，需务沟通，需要附件的情况注意使用规范的需要原件的场合注意使用挂号或特快专要即时反馈的情况注意重要内容应当电话邮件格式，设置已读回执递，保留单号后以书面确认与客户或合作方沟通时，应当根据事项重要性、紧急程度和对方习惯选择恰当的沟通方式，重要事项建议采用多种方式结合使用典型实战案例分析

（一）某企业对外业务联系函全过程需求确认1业务部门提出需求，明确联系函目的（寻求与某供应商建立合作关系）、关键内容和预期效果，与相关部门协商确认2资料收集收集公司基本情况、产品信息、合作条件等资料，确保信息准确完整咨询法务部门关于合作条件的表述要求，避免过度承起草审核3诺按照标准格式起草联系函，突出公司优势和合作诚意，明确合作方式和条件经业务部门、法务部门和领导层层审核，修改4发送跟进完善正式发送联系函，同时电话确认对方收到情况一周后进行跟进，了解对方反馈意见，安排后续洽谈事宜成果转化5根据对方反馈调整合作方案，促成初步会谈，最终达成合作意向，为后续正式合同签署奠定基础典型实战案例分析

（二）毕业生接收函操作步骤

1.收集毕业生信息姓名、学校、专业、学历、毕业时间等

2.确认接收岗位与条件部门、职位、薪资范围、入职时间等

3.使用标准模板填写信息确保格式规范，信息准确

4.人力资源部门审核检查信息准确性和完整性

5.主管领导签字确认接收意向

6.加盖公章使用人力资源部门或公司公章

7.发送给毕业生邮寄原件或提供电子扫描件常见问题解答Q接收函与offer有何区别？A接收函主要用于学校就业手续办理，offer更侧重详细的入职条件说明Q接收函是否具有法律约束力？A具有一定约束力，但最终以劳动合同为准Q电子版接收函是否有效？A大多数学校接受盖章后的电子扫描件典型实战案例分析

（三）银行收入证明函失败原因解析某企业为员工出具的收入证明函被银行拒绝，原因分析格式不规范未使用公司正式抬头纸，缺少公司地址和联系方式，标题不规范（用了薪资证明而非标准的收入证明函）内容不完整仅提供月薪，未提供年收入；未明确是税前还是税后收入；未注明员工入职时间和劳动合同性质；缺少单位性质和规模说明表述不清晰使用了模糊表述如约、左右；收入金额只用数字未用大写；未明确证明用途和有效期；落款日期与实际不符最终合格版本关键改进•使用公司正式抬头纸，完整公司信息•标准标题《XX公司关于XX员工收入情况的证明函》•详细说明员工基本信息、入职时间、职位•明确月收入和年收入（税前和税后分别列出）•收入金额同时使用大写和数字表示•注明本证明仅用于XX银行办理住房贷款•明确证明有效期（自出具日起三个月内有效）典型实战案例分析

（四）跨部门沟通函实例1案例背景某公司市场部需要技术部门支持开发新的营销工具，但双方对项目优先级和资源分配存在分歧，导致合作不畅市场部通过正式联系函方式，明确提出需求和合作方案2联系函重点内容明确说明营销工具的业务价值和市场需求；详细列出功能需求和时间节点；提出资源分配建议和配合方式；引用公司战略规划作为支持依据；表达合作诚意和感谢3信息流转问题联系函仅发给技术部门负责人，未抄送给相关决策层；需求描述过于市场化，缺乏技术可行性分析；未事先进行非正式沟通，导致技术部门被动接收4优化建议联系函前先进行面对面沟通，取得初步共识；联系函内容兼顾业务价值和技术可行性；明确项目级别和资源需求；建立常态化沟通机制，不仅依赖正式函件；抄送相关管理层，增加决策支持典型实战案例分析

（五）人事证明函法律风险点某公司人力资源部为离职员工出具的工作经历证明函引发纠纷，员工投诉信息不实，导致失去就业机会风险点分析•职位描述与实际不符证明函中将员工描述为助理，而非实际担任的专员职位•工作时间表述不准确入职时间晚于实际日期一个月•绩效评价主观武断使用表现一般等模糊负面评价•离职原因描述不当直接描述为因工作能力不足被辞退•未经员工确认证明内容未事先与员工确认处理流程优化建议

1.标准化证明模板建立不同类型证明的标准模板

2.信息核实机制多部门交叉核实员工信息

3.客观描述原则避免主观评价，仅陈述客观事实

4.敏感信息处理规范离职原因等敏感信息处理指南

5.员工确认环节提供证明前让员工确认内容

6.法务审核机制特殊情况下的法务审核流程

7.记录留存制度保存证明函副本和制作过程记录写作流程标准化资料准备明确需求收集撰写所需的各类信息和素材，如数据、政策、合同等核实信息的准确性和确定联系函的目的、受众、核心信息和预时效性必要时向专业部门咨询专业内期效果与相关部门或领导沟通确认，确容保方向正确记录关键要求和限制条件起草撰写按照标准格式和结构要求撰写初稿注意语言表达的准确性和逻辑性合理安排段发送归档落，突出重点内容修改审核正式发送联系函，选择恰当的发送方式记录发送时间和方式同时保存副本并按自我检查格式和内容提交相关部门或领规定归档建立跟进机制导审核根据反馈意见修改完善必要时进行多轮审核，确保质量制定标准化的流程检查表，包含每个环节的关键检查点，确保联系函的质量和规范性建立模板库和案例库，提高写作效率信息采集表和模板使用标准模板下载与二次开发•企业内网模板库按类型分类存放标准模板•通用模板调整根据具体需求进行格式微调•专用模板定制特殊业务需求的定制化模板•模板版本管理定期更新并标注版本号•模板使用指南配套详细的使用说明文档建议企业建立统一的模板管理系统，确保所有员工使用最新版本的标准模板，提高工作效率和文件规范性智能工具实操指引Word/Excel快速排版技巧Word

1.使用样式功能为标题、正文设置统一样式

2.页面设置统一设置页边距和纸张方向

3.自动编号利用多级列表功能实现自动编号

4.页眉页脚设置统一的页眉页脚格式

5.插入域代码使用域代码自动生成日期等信息

6.格式刷快速复制格式到其他文本合并单元格技巧•选择需要合并的单元格，右键选择合并单元格•使用表格属性设置单元格对齐方式•使用拆分单元格功能进行精确调整邮件合并批量生成高效练习

1.创建Excel数据源包含所有变量字段

2.设计Word模板插入相应的域代码

3.连接数据源选择邮件→选择收件人

4.插入合并字段在适当位置插入合并字段

5.预览结果查看合并效果并调整

6.完成合并选择完成并合并→编辑单个文档

7.批量保存使用宏实现自动命名和保存通过这些技巧，可以在几分钟内生成数十份个性化联系函，大大提高工作效率多语言国际联系函写作要点/英文联系函常用句型目的英文表达中文对照开场白We arewriting to...我们致函是为了...提出请求We wouldappreciate ifyou could...如果您能...我们将不胜感激表达感谢Thank youfor yourcooperation...感谢您的合作...结束语We lookforward tohearing fromyou.期待您的回复行业案例分享制造业供应链联系函真实样本生产异常沟通流程

1.异常情况初步评估确定影响程度和范围

2.内部沟通确认与质检、生产等部门确认情况

3.起草联系函说明异常情况、原因分析和解决方案

4.审核确认技术部门和管理层共同审核

5.正式发送同时通过邮件和快递方式发送

6.跟进沟通电话确认接收情况并解答疑问

7.解决方案执行按照约定执行整改或补救措施制造业联系函的特点是专业性强，技术术语多，格式更加规范化，

8.结果反馈书面反馈整改结果和效果评估常见的包括原材料采购函、质量问题说明函、生产计划调整函等制造业联系函应当注重技术细节的准确性，同时保持语言简洁明了，避免过多的专业术语导致理解困难行业案例分享金融行业银行业务联系函要求金融行业的联系函要求更加严格规范，通常需要遵循行业监管要求和内部合规标准常见的银行业务联系函包括账户开立函、资金证明函、贷款申请函等这类函件通常要求使用银行统一模板，必须包含完整的客户信息、业务编号、经办人和复核人信息等格式与内容特点金融行业联系函通常采用更为正式的格式，包括银行标识、业务专用章、防伪标记等内容上注重准确性和完整性，数字表达必须同时使用中文大写和阿拉伯数字，时间精确到日，金额精确到分所有关键信息必须经过交叉核验，确保无误风险提示语规范表达金融行业联系函中的风险提示语是重要组成部分，必须按照监管要求和行业标准表述常见的风险提示包括本函不构成任何投资建议、过往业绩不代表未来表现、投资有风险，决策需谨慎等这些表述必须醒目、完整，不得省略或修改行业案例分享教育行业高校就业相关联系函案例•实习接收函企业接收学生实习的正式文件•毕业生就业协议函确认毕业生就业意向•校企合作项目函开展产学研合作的函件•人才培养计划函共同培养专业人才的函件教育行业联系函特点是格式更加规范化，常有特定模板要求，内容注重教育理念和人才培养目标，表述相对正式和学术化双方权责界定要点•明确学校与企业各自责任和义务•清晰界定学生权益保障措施•详细说明合作期限和终止条件•规范知识产权和研究成果归属行业案例分享互联网高科技/合作开发联系函格式1格式特点互联网和高科技行业的联系函相比传统行业更加简洁灵活，常采用电子化方式传递格式上保留基本要素，但减少了繁琐的套话，直接切入主题标题通常简明扼要，如《关于API对接合作的函》，正文结构清晰，重点突出技术参数和合作细节2内容要素此类联系函通常包含项目背景、技术架构、接口规范、数据流向、安全要求、测试方案、上线时间等要素特别注重时间节点的明确性，通常会以表格或列表形式呈现项目里程碑同时，会明确双方技术对接人员及联系方式，便于及时沟通3知识产权事项表述要点高科技行业联系函中，知识产权保护是重点内容通常会明确说明原有知识产权归属、合作过程中新产生知识产权的归属、使用范围和限制条件对于开源代码的使用，会明确许可类型；对于数据的收集和使用，会说明数据安全和隐私保护措施4示例亮点案例中的联系函采用了模块化结构，将技术、商务、法务内容清晰分开；使用图表展示技术架构，提高可读性；附加了详细的API文档链接，避免正文过于冗长；设置了明确的响应时限和升级流程，确保合作顺畅进行专项训练句式转换与内容梳理练习题冗长句改简洁句原句我公司经过认真研究和多方面考虑，本着互利互惠、共同发展的原则，特此函告贵单位，希望能够建立长期稳定的合作关系，为双方创造更大的经济效益和社会价值简洁版我公司希望与贵单位建立长期合作关系，实现互利共赢原句兹证明张某某同志自2020年3月1日起至今在我单位人力资源部担任人力资源专员一职，在职期间表现良好，工作认真负责，具有较强的专业能力和团队协作精神，特此证明简洁版兹证明张某某自2020年3月1日起在我单位人力资源部任职人力资源专员至今专项训练案例改写与补充不足案例补写训练原始案例（不足版本）关于邀请参加产品发布会的函XX公司我公司将举办新产品发布会，诚邀贵公司参加此致敬礼ABC公司2023年10月1日主要不足•缺少具体的时间、地点信息•未说明产品内容和参会价值•缺少回复方式和联系人信息•格式不够规范，内容过于简略专项训练规范排版与格式检查格式漏洞自查清单检查项目常见问题规范要求标题格式位置不居中、字号错误居中排列，黑体，三号主送单位不顶格、缺少冒号顶格书写，后加冒号正文段落段落间距不一致段落间空一行，首行缩进2字符落款位置与正文间距不足正文结束后空两行日期格式使用阿拉伯数字月份统一使用2023年10月15日格式标准文件对比在培训中展示两份内容相同但格式不同的联系函，一份完全符合规范，一份存在多处格式问题，通过对比帮助学员直观认识标准格式的重要性常见排版问题包括•字体混用在同一文件中混用多种字体•字号不一致同类内容字号不统一•行距混乱部分段落行距过大或过小•对齐方式错误应居中的不居中，应左对齐的居中•页边距不规范上下左右页边距设置随意•标点符号使用错误中英文标点混用学员提问与常见疑难解答法律效力问题Q工作联系函是否具有法律效力？A工作联系函具有一定的法律效力，尤其是涉及承诺、证明等内容时在实际纠纷中，联系函可作为书面证据使用但其效力通常低于正式合同，且受制于具体内容和表述方式建议在涉及重要权益时，明确注明本函不构成最终承诺，以正式合同为准等限制性条款电子版与纸质版差异Q电子版联系函是否等同于纸质版？A根据《电子签名法》，符合条件的电子版联系函与纸质版具有同等法律效力关键条件是电子签名必须能够可靠地识别签名人身份，并表明签名人认可该文件内容实践中，建议重要联系函同时保存电子版和纸质版，确保完整性和有效性跨部门协作难题Q如何处理跨部门联系函协作困难？A建议建立标准化的跨部门协作流程1制定部门间联系函模板；2明确审批链条和时限；3建立联系函协作平台，实现在线会签；4定期召开协调会议，解决常见问题；5设立专门联络人，负责跨部门沟通最重要的是，在正式联系函之前进行非正式沟通，达成基本共识紧急情况处理Q紧急情况如何快速出具规范联系函？A建议准备应急模板库，包含各类紧急情况的标准模板建立快速审批通道，明确哪些领导可以在紧急情况下审批同时，利用电子签章系统，实现远程签发对于特别紧急的情况，可先通过电话或即时通讯工具沟通，再补发正式联系函确认培训效果评测与反馈测评题示例填空题

1.工作联系函的标准格式为________（发文单位）+关于+________（主要事项）+的函

2.联系函正文结构一般包括________、________和________三个部分

3.结尾敬语的标准写法是________改错题找出以下联系函中的错误某某公司业务联系函ABC公司我司计划于2023/10/15举办产品展示会，请贵公司参加详情可电话咨询此致某某公司

2023.

10.1总结与后续学习建议培训核心内容回顾应用要点强调本次培训全面讲解了工作联系函的定义、类型、标准格式和写作技巧从基在实际工作中应用所学知识时，请特别注意以下几点1坚持简洁、准本结构到细节规范，从常见类型到行业特点，系统性地梳理了工作联系函的确、规范的原则；2重视信息核查和内容审核；3选择恰当的语气和措知识体系通过实战案例分析和实操练习，帮助学员掌握了联系函写作的实辞；4注意格式统一和排版美观；5关注行业特点和专业要求；6建立标准用技能和注意事项，特别强调了内容的准确性、格式的规范性和表达的专业化的工作流程；7善用模板和工具提高效率性推荐学习资料进阶方向建议为进一步提升公文写作能力，推荐以下学习资源1《现代公文写作实用教后续学习可向以下方向发展1专业领域公文写作（如法律、金融、技术文程》；2《商务写作与沟通技巧》；3《法律文书写作指南》；4国家公文档）；2跨文化商务沟通与写作；3数字化公文管理与自动化；4公文写作写作标准文件；5行业专业写作指南；6各类公文写作在线课程；7企业内与演讲技巧结合；5商务谈判与文书准备技能；6高级公文写作与危机沟部文件范本库通欢迎学员根据自身需求选择适合的发展方向。