公文收文办理培训课件

公文收文办理培训课件培训目标与意义核心培训目标明确收文办理的基本流程及标准规范，确保每一环节操作有据可依提升公文收发、流转、归档的规范性，保证公文处理全流程合规高效通过案例学习规避常见失误，显著提升办文效率和准确性本次培训课程精心设计，旨在帮助各单位文秘人员全面了解和掌握公文收文办理的标准流程，规范操作方法，从而提升整体工作质量和效率公文收文办理相关政策依据主要法规依据行业部门处理办法•《党政机关公文处理工作条例》（2020•教育部《教育系统公文处理实施细则》年最新修订版）是当前公文处理工作的•文化和旅游部《文旅系统公文处理规基本遵循范》•《机关档案管理规定》为公文归档提供•卫生健康委《医疗卫生机构公文管理办了明确标准法》•《电子公文管理办法》规范了电子公文•财政部《财政系统公文处理工作规范》的收发与处理•各省市自治区地方性公文处理规定•《信息公开条例》对涉及公开的公文处各单位应结合自身行业特点，在遵循上位法理提出了特殊要求规的同时，注意落实本行业部门的具体规定收文办理定义与主要内容登记环节签收环节详细记录公文基本信息，编制收文编号，建立收接收并核对公文，确认收文完整性，进行签字或文台账盖章确认初审环节审核公文格式、内容、附件等，确保公文规范完办结归档整确认工作完成，汇总相关材料，按规定进行归档拟办批办保存提出处理意见，呈送领导审批，确定办理方向和要求催办跟踪承办环节监督办理进度，确保按时完成，对延误事项进行相关部门按照批示要求落实具体工作，完成公文催办要求收文办理是指机关、团体、企业等单位对收到的公文进行一收—转—办—结的全过程管理，包含以上七个主要环节，形成一个完整的闭环工作流程收文办理工作的重要性确保政令畅通公文是党政机关传达决策、部署工作的重要载体，规范的收文办理确保上级指示精神及时准确传达至各部门，保障政令畅通无阻防控风险严格的收文办理流程可有效防控公文丢失、延误、错漏办等风险，避免因公文处理不当导致的工作失误和责任事故提升行政效能科学的收文管理能够优化工作流程，减少不必要的环节和时间消耗，显规范高效的收文办理是确保政令畅通、决策落实的关键环节，直接关系到机关著提升机关整体行政效能和工作质量工作的整体质量和效率维护机关形象规范的公文处理彰显机关严谨、高效的工作作风，是机关良好形象的重要体现，对外展示单位的工作水平公文收文办理基本流程概览签收接收公文并签字确认，核对份数、密级等信息，标注接收时间，确保公文完整无误登记详细记录公文来源、编号、标题、收文日期、密级、紧急程度等基本信息，建立台账初审审查主送单位是否合规，检查公文种类、格式、内容、附件是否符合规定要求拟办批办/提出办理建议，呈送领导批示，明确承办部门、办理要求和时限等承办相关部门根据批示要求落实具体工作，完成公文办理任务催办对超期未办结的公文进行催办提醒，确保按时完成办结与归档确认工作完成，汇总相关材料，按照档案管理规定进行立卷归档公文收文办理各环节紧密相连，形成一个完整的工作链条，每个环节都有明确的责任主体和操作规范，共同确保公文处理的规范性和有效性环节一公文签收签收基本要求签收注意事项•每份公文需清点数量、核对内容、签字•验证发文机关公章是否清晰完整（或盖章）确认•核对收文单位名称是否正确，防止误收•明确标注签收时间，精确到年月日时分•检查公文及附件是否完整，附件数量是•签收后24小时内必须进入登记环节，确否与说明一致保处理及时•密级公文应按照保密规定专人签收并做•对特急公文应立即签收并通知相关负责好登记人•电子公文签收需使用电子签名或数字证•涉密公文按照保密规定进行专人签收书•签收人员应保持通讯设备畅通，确保随时可以联系签收操作实务传统纸质公文签收流程电子公文签收系统以单位A为例，该单位实行每日上午9点在公文收发室集中签收制度现代机关单位普遍采用电子签收系统，可溯源责任

1.专人每日前往邮局或上级单位领取公文•系统自动记录签收时间、操作人员信息

2.收发室工作人员接收公文后，核对公文完整性•采用数字证书或电子签名确认身份

3.在送文单上签字或盖章确认•系统自动生成签收回执发送至发文单位

4.填写《公文签收登记簿》，记录签收时间、来源等信息•形成电子签收记录，可随时查询追溯

5.对紧急公文立即通知相关负责人•设置自动提醒功能，防止遗漏和延误

6.按密级要求将公文交由专人保管或进入下一环节•与公文管理系统无缝对接，实现全流程电子化管理环节二公文登记小时项100%248登记完整率登记时限基本登记项所有收到的公文必须全部登记，不得遗漏，确保登记信息公文签收后应在24小时内完成登记工作，特急件应立即登来文编号、主题、主送单位、收文日期、发文机关、密完整准确记级、紧急程度、附件情况登记内容要求登记方式•详细记录来文编号、主题、主送单位、收文日期•纸质登记台账与OA系统双重记录•注明文件的紧急程度、密级等级•电子公文直接通过系统自动生成登记信息•记录发文机关信息及文种类别•涉密公文应在专用涉密登记本上进行记录•附件情况及数量的准确登记•对重要公文进行专册登记，便于查询•按照年度顺序编制本单位收文编号•登记信息定期备份，确保数据安全登记台账样表展示收文编号发文机关发文日期文件标题密级紧急程度文种承办部门承办人办结日期备注2024-001国务院办公厅2024-01-05关于进一步加普通平件通知办公室张明2024-01-20已归档强公文处理工作的通知2024-002省政府办公厅2024-01-08关于召开全省普通急件通知综合科李红2024-01-15已办结经济工作会议的通知2024-003市委办公室2024-01-10关于报送年度普通特急通知各科室王强2024-01-18已归档工作总结的通知2024-004市财政局2024-01-12关于申请项目普通平件请示财务科刘芳2024-01-30正在办理经费的请示台账管理要求常见台账问题•每周对台账进行抽查，确保错误率低于

0.2%•登记信息不完整，遗漏关键字段•专人负责台账维护，确保信息及时更新•编号不连续或重复，影响查询•定期对台账进行备份，防止数据丢失•办理状态未及时更新，无法掌握进度•台账应保存完整，便于查询和统计•承办人信息变更未同步更新•电子台账与纸质台账信息应保持一致•备注信息不规范，缺乏有效参考价值环节三公文初审初审内容初审处理原则•不符合规定的公文应退回并说明理由审查主送单位是否合规，确认公文确实应由本单位接收处理•对主送单位有误的公文，应及时转交正确单位•附件不全的公文，应要求发文单位补充检查公文种类、格式是否符合《党政机关公文处理工作条例》规定•内容有重大错误的公文，应与发文单位沟通更正•初审人员应在公文上签署审核意见和日期核实公文内容是否完整，有无缺页、漏字等问题•对紧急公文应优先审核，确保及时处理检查附件是否齐备，与正文说明是否一致审核公文用语是否规范，有无错别字初审常见问题与纠正错别字问题错收单位漏附件公文中出现错别字或标点符号使用不当，影响公文公文主送单位错误，导致公文发送至非相关部门公文正文提及的附件缺失或数量不符应立即与发严肃性和准确性应在初审中标注并要求发文单位应及时联系发文单位确认正确接收单位，并做好转文单位联系，要求补充提供缺失附件，并在收到后更正或补发更正通知交记录，确保公文流转准确重新进行完整性核查案例某机关2024年因初审疏漏，未发现一份重要决策文件中的数据错误，导致后续工作出现偏差该文件中关于预算的数据少了一个零，原本3000万元被误写为300万元，承办单位按错误数据执行，造成重大损失此案例充分说明了初审环节的重要性，特别是对关键数据的核实必不可少环节四拟办与批办拟办工作内容批办工作流程•结合来文内容，提出具体办理建议

1.将拟办意见和公文一并呈送领导或相关负责人•明确承办部门及协办部门建议

2.领导审阅公文内容，对拟办意见进行修改或确认•对紧急公文明确办理时限要求

3.领导在公文上签署批示意见，明确办理要求•提出是否需要请示领导的意见

4.批示后的公文返回办公室，进行分发处理•对特殊公文提出特别处理建议

5.对特别重要的公文，可能需要逐级上报，由主要领导批示批办环节是公文处理的关键节点，领导的批示直接决定了公文的办理方向和要求，对后续工作具有指导性作用批办流程与注意事项拟办单填写1办公室填写拟办单，提出处理建议，明确承办部门和时限2呈送审批将公文及拟办单呈送相关领导，按照分工和权限确定审批层级领导批示3领导审阅公文，在拟办单上签署具体批示意见，提出工作要求4批示传达将批示后的公文返回办公室，由办公室向承办部门传达领导批示承办落实5承办部门根据批示要求落实具体工作，按时完成任务批办注意事项批办常见问题•坚持一文一事原则，每份公文应单独批示•批示过于笼统，如阅知、办理等，缺乏具体指导•主要负责人批示需备注审批时间与签名，确保可追溯•对多部门协作事项未明确责任分工，导致推诿扯皮•批示意见应明确具体，避免模糊表述•批示流程过长，层层审批，影响办理效率•对需要多部门协作的公文，应明确主办和协办关系•批示意见与公文要求不符，造成执行偏差•紧急公文应优先批办，确保及时处理•批示未注明时间要求，导致工作拖延环节五承办承办工作流程

1.接收批办后的公文，确认办理要求和时限

2.制定工作计划，明确任务分工

3.收集相关材料，开展调研或讨论

4.起草办理意见或回复文件

5.征求相关部门意见，进行必要修改

6.按程序报批办理结果

7.完成办理后，及时将结果反馈至办公室承办要求•承办司局/部门应按照批示要求及时办理公文•重要事项一般应在20个工作日内完成办理并回复•特急公文应在规定时限内优先办理•承办过程中遇到困难应及时向领导汇报•对批示不明确的内容，应主动与批办领导沟通确认90%100%95%承办实操细节任务分解将批示要求分解为具体任务，明确责任人和完成时间，建立工作台账资料收集全面收集与公文相关的背景材料、历史数据和政策依据，为办理提供支撑方案制定根据公文要求和收集的资料，制定详细的工作方案，明确工作步骤和方法组织实施按照方案开展工作，及时协调解决遇到的问题，确保工作顺利推进总结反馈工作完成后进行总结，形成书面报告，及时向领导汇报办理情况案例某市政府收到上级关于城市基础设施建设的重要文件，涉及多个部门协同实施该文件批示后，由城建局牵头，组织规划、交通、环保等部门共同承办承办过程中，城建局作为主办单位，建立了协调机制，定期召开办理进度协调会，明确各部门职责分工，设置时间节点，建立任务清单，有效保障了工作的顺利推进这一做法值得在跨部门协同承办工作中推广环节六催办与跟踪催办机制跟踪方式•办公室定期核查公文办理状态，掌握工作进度•建立公文办理进度跟踪表，记录办理各环节情况•对特急、加急公文设专人跟踪，确保优先办理•利用OA系统实时监控公文流转状态•建立超时自动催办机制，公文超过规定时限2天自动触发催办提醒•定期向承办部门了解办理进展情况•催办可采用系统提醒、电话、短信等多种方式•对重要公文进行重点跟踪，确保按时高质量完成•对多次催办仍未办结的公文，应向主要领导报告•发现问题及时协调解决，防止办理延误公文类型办理时限首次催办时间催办频率催办方式特急件24小时内超时12小时每4小时一次电话+短信+系统急件3个工作日内第2个工作日每天一次系统+电话普通件10个工作日内第8个工作日每2天一次系统提醒办结与结果反馈办结标准结果反馈要求•公文要求的工作已全部完成•办理结束应及时函告来文单位，反馈办理情况•需要答复的事项已正式回复•反馈内容应包括工作完成情况、主要成效、存在问题等•承办部门已提交办结报告•重要公文办结情况应向主要领导报告•相关领导已对办理结果进行确认•收集整理办理过程中形成的材料，形成完整的办结报告•办理过程和结果材料已整理归档•对办理结果进行评估，总结经验教训办结是公文处理的最终环节，标志着公文办理工作的完成办结必须严格把关，确保公文要求得到全面落实环节七归档与立卷归档要求立卷流程•办结公文应按照档案管理规范进行归档

1.收集整理与公文办理相关的全部材料•归档材料必须完整、准确、系统

2.按照时间顺序或逻辑关系排列材料•实现一文一档或一事一卷的归档标准

3.编制案卷目录，注明卷内文件清单•电子公文应同步进行电子归档

4.填写案卷封面，标明案卷名称、编号、密级等信息•归档时限一般为办结后15个工作日内

5.进行案卷质量检查，确保归档质量•密级公文按照保密规定专门归档

6.办理移交手续，将档案移交档案部门保管100%98%95%归档完整率归档规范率及时归档率所有办结公文必须全部归档，确保无遗漏绝大多数档案应符合归档标准，确保档案质量大部分公文应在规定时限内完成归档电子化收文与智能流转电子公文系统功能•自动接收与登记，系统自动生成收文编号•智能流转与分发，减少人工环节•全程监控与提醒，自动跟踪办理进度•电子签章与认证，确保公文真实有效•自动归档与检索，提高档案管理效率•数据统计与分析，为管理决策提供支持目前全国80%以上的机关单位已采用OA系统进行电子公文流转，实现了公文处理的自动化、智能化和高效化收文办理流程图展示流程图要点说明流程优化建议•流程图直观展示了收文办理全过程，包•精简审批环节，减少不必要的层级审批括签收、登记、初审、拟办、批办、承•明确各环节时限要求，压缩办理周期办、催办、办结、归档等环节•增强环节间的信息共享，避免重复工作•各环节之间的衔接和流转关系清晰可见•加强并行办理，提高工作效率•明确了每个环节的责任主体和基本要求•建立快速通道，对紧急公文实行优先处•标注了重要节点的时间要求和质量标准理•包含了特殊情况的处理分支，如退文、转办等常见公文类型与收文注意事项请示报告函向上级机关请求指示、批准的公文向上级机关汇报工作、反映情况的公文平行机关之间商洽工作、询问和答复问题的公文•严格遵循一文一事原则，不得夹带报告事项•重点审核报告内容的真实性和完整性•收文后重点核实是否需要回复及回复时限•注意区分普通报告和请示报告•必须有明确的请求事项和具体意见•注意函的来源和性质，确定处理优先级•一般不需要回复，但需要批示•应在规定时限内予以答复•需要协调多部门意见的应明确牵头单位批复意见对下级机关请示事项作出答复的公文对重要问题提出见解和处理办法的公文•重点核对批复内容与原请示的对应关系•关注意见的指导性和政策性内容•及时传达批复意见，组织贯彻落实•注意区分是否需要结合实际制定实施方案•注意保存批复与原请示的关联记录•重要意见应及时组织学习贯彻在公文收文处理过程中，应根据不同文种的特点和要求，区分事项类别，采取相应的处理方式，防止错流转和误办理特别是对于请示类公文，必须严格按照规定程序办理，确保及时回复；对于意见类公文，应注重组织学习和贯彻落实各类文种收文要点文种主要特点收文重点办理要求常见问题决定对重要事项或重大行动作出决策核实主送范围，确认是否需要贯及时传达学习，制定具体实施方贯彻不及时，执行不到位的公文彻执行案命令向下级机关发布行政指令的公文核对命令的执行主体和时限要求严格按照命令要求执行，及时反执行不坚决，反馈不及时馈执行情况公告向社会公开宣布重要事项的公文确认公告内容是否涉及本单位职配合做好公告发布和宣传工作宣传不到位，影响力有限责通知批转下级机关公文或传达有关精明确通知要求和落实重点及时组织传达学习，落实具体工走过场，不落实神的公文作通报表彰先进、批评错误或传达情况分析通报内容与本单位的关联性对表彰事项学习借鉴，对批评事重表彰轻批评，总结不深入的公文项引以为戒请示文处理要点函件处理要点•请示必须一文一事，不得夹带报告事项•函件收文后重点核实是否需要回复及回复时限•收到请示应及时研究，原则上15个工作日内答复•商洽性函件应及时研究并回应•请示内容不够明确的，可要求补充材料•询问性函件应提供准确信息•请示的答复应使用批复文种•对需要协调多部门的函件，应明确责任分工•对已经答复的请示，应建立专门台账•回复函件应注明原函的发文字号收文办理常见错误案例案例未及时签收，导致误事案例登记信息有误造成业务风险12某区政府办公室因工作人员请假，公文签收岗位无人替岗，导致上级一份关于应急演练的紧急通知延迟两天签收由于错过了演练准备时间，该区未能按要求参加演练，受到了某部门收文登记时，将一份关于项目资金申请的来文编号录入错误，导致后续查询和办理出现混乱在与财政部门核对资金时，因编号不一致，造成项目资金延迟拨付，影响了上级通报批评工程进度教训必须建立岗位AB角制度，确保公文签收岗位有人值守，紧急公文及时处理教训登记信息必须准确无误，特别是涉及资金、项目等关键信息的公文，应当双人核对，确保准确性错误防范与整改措施防范措施整改措施建立岗位责任制，明确各环节责任人，做到责任到人对发现的问题立即整改，制定具体整改方案和时间表定期开展自查自纠，排查公文处理中的薄弱环节和风险点建立错误案例库，开展警示教育，防止同类问题重复发生加强岗位培训，提升公文处理人员的业务能力和责任意识推动回头看工作机制，定期复查整改效果完善制度规范，制定详细的工作流程和操作规程加强考核评价，将公文处理质量纳入绩效考核体系加强信息化建设，运用技术手段提高公文处理的准确性和效率注重经验总结和制度完善，形成长效机制上级部门检查关注点检查方式•随机抽查抽取一定数量的公文进行全流程检查•实地查看查看公文处理场所、设备和台账•人员访谈与公文处理人员交流，了解工作情况•系统核查检查OA系统中的公文处理记录•案例分析针对典型问题进行重点分析检查后续•发现问题应立即整改，并在规定时间内报告整改情况•对严重问题可能进行通报批评或责任追究•对优秀做法可能予以表扬和推广检查主要内容•时效达标公文办理是否在规定时限内完成•台账完整收文登记台账是否规范、完整•归档准确公文归档是否符合档案管理规定•流程规范各环节操作是否符合工作规程•制度健全是否建立完善的公文处理制度•岗位职责责任分工是否明确，人员配备是否到位收文办理新技术应用智能公文审查电子印章技术区块链溯源运用人工智能技术对公文进行自动审核，包采用电子印章替代传统纸质印章，实现公文将区块链技术应用于公文管理，实现公文全括格式规范、文字校对、内容查重等，减少的电子签署和认证电子印章具有唯一性和生命周期的可追溯和防篡改每个环节的操人工审核的工作量，提高初审效率和准确不可复制性，与实体印章具有同等法律效作都会形成不可更改的记录，确保公文处理性系统可自动标注存在问题的地方，并给力，大大提高了公文处理的效率和安全性过程的真实性和完整性，为责任追究提供可出修改建议靠依据云端协同办公移动办公平台语音识别辅助借助云计算技术，实现跨部门、跨地域的公开发移动端公文处理应用，实现随时随地办运用语音识别技术辅助公文处理，如领导可文协同处理多个用户可以同时在线查看和理公文领导可以通过手机APP查看公以通过语音录入批示意见，系统自动转换为处理同一份公文，大大提高了协作效率，特文、进行批示，办公室人员可以随时跟踪公文字；办公人员可以通过语音命令快速检索别适合需要多部门会签的复杂公文办理文流转状态，大大提高了公文处理的时效公文，提高操作便捷性性收文工作岗位职责分工办公室主任1全面负责收文办理工作，审批重要公文的拟办意见，协调解决公文办理中的重大问题文秘人员2负责公文的签收、登记、初审、拟办等日常工作，跟踪公文办理进度，催办督办主办部门负责人3根据领导批示组织本部门承办公文，确保按时保质完成任务，协调相关部门配合承办人员4具体落实公文办理任务，收集整理相关材料，起草办理意见或回复文件，及时报告办理进展档案管理员5负责办结公文的整理、立卷和归档工作，确保档案完整准确，方便查询利用岗位设置原则岗位协作机制•明确岗位职责，避免职责交叉或空白•建立定期会商制度，协调解决公文处理中的问题•设立AB岗保证工作不断档，关键岗位应有备岗•明确部门间的配合关系，避免推诿扯皮•根据公文量和工作特点合理配置人员•对复杂公文实行联合办理，集中优势力量•注重人员专业能力和工作经验的匹配•建立应急处理机制，应对突发情况•建立岗位责任制，实行绩效考核•加强信息共享，提高协作效率收文办理综合演练与讨论实操流程模拟问题情景分析与答疑以下是一个综合性收文办理演练场景情景一收到紧急公文但相关领导出差，如何处理？

1.模拟收到一份省政府办公厅关于城市基情景二公文批示要求与实际情况存在较大础设施建设专项资金申请的通知差距，如何协调？

2.进行签收、登记、初审等基本流程操作情景三多部门协作办理公文，出现责任推

3.拟定办理意见，提出承办部门建议诿，如何解决？

4.模拟领导批示过程，分配任务到相关部情景四公文办理过程中发现前期判断有门误，需要调整方向，如何处理？

5.承办部门制定工作方案，按要求完成任情景五系统故障导致电子公文无法正常流务转，应采取哪些应急措施？

6.办结公文并进行归档立卷针对以上情景，组织参训人员进行讨论分通过全流程模拟演练，让参训人员亲身体验析，提出解决方案，分享实践经验，共同提收文办理的完整过程，加深对各环节操作要高应对复杂情况的能力求的理解和掌握总结与提升建议核心要点总结工作提升建议基础在规范严格遵循公文处理规范，不断完善制度体系公文收文办理是机关运行的基础环节，关系政令畅通和工作效率关键在细节注重工作细节，提高责任意识，防范风险持续培训定期开展业务培训，提升人员专业素质规范的收文流程包括签收、登记、初审、拟办、批办、承办、催办、办结与归系统升级加强信息化建设，推动新技术应用档等环节创新机制建立更加高效的工作机制，优化流程质量评估建立科学的评估体系，促进工作改进每个环节都有明确的操作规范和质量要求，必须严格执行岗位职责明确，责任到人，是确保收文工作质量的关键新技术应用正在推动收文办理工作向智能化、高效化方向发展0100%50%失误目标电子化率效率提升2025年力争实现公文办理零延误、零失误的工作目标全面推进公文处理电子化，实现全流程在线办理通过流程优化和技术应用，公文办理效率提高50%。